"어, 왜 비건 메뉴가 없나요?" "밴드가 마이크와 조명을 불평하고 있어요." "왜 비건 메뉴가 없죠? "밴드가 마이크와 조명에 대해 불평하고 있어요.""게스트가 분명히 참석하겠다고 했는데 명단에서 찾을 수 없어요!""밴드가 마이크와 조명에 대해 불평하고 있어요 "분명히 참석하겠다고 답신한 게스트가 있는데 리스트에서 찾을 수 없어요!"_
전체 이벤트를 관리하면서 이러한 문제를 모두 해결해야 한다고 상상해 보세요!
이것이 바로 이벤트 프로젝트 관리자가 해야 하는 일이니, 이 모든 것을 관리하는 데 약간의 도움이 필요한 것은 당연한 일입니다.
이 글에서는 이벤트 프로젝트 관리에 대해 알아야 할 모든 것을 다루고, 이벤트 기획자가 프로젝트 매니저로부터 빌릴 수 있는 8가지 팁과 함께 다음과 같은 내용을 중점적으로 살펴볼 것입니다 모든 것을 도와주는 최고의 이벤트 앱 .
파티를 시작하자!_ 🥳
이벤트 프로젝트 관리란 무엇인가요?
이벤트 프로젝트 관리는 기획, 구성, 진행에 관한 모든 것입니다 성공적인 이벤트 유지 관리 .
이러한 이벤트는 레드카펫 행사, 파티, 컨벤션, 무역 박람회 등 축하할 수 있는 모든 이벤트가 될 수 있습니다.
이벤트는 항상 재미있고 쉬워 보이지만, 그렇게 되기 위해서는 많은 일이 필요합니다.
이벤트 기획 과정에는 예산, 일정, 예약, 교통편 조율, 그리고 가장 중요한 것은 맛있는 음식이 필요합니다!
결국, 게스트가 이런 느낌을 받으면 안 되니까요:
프로젝트 관리 이벤트 플랜의 주요 구성 요소는 무엇인가요?
이벤트 날짜와 게스트 수는 이벤트 기획에서 가장 중요한 두 가지 요소입니다. 소규모 이벤트를 계획하는 경우에도 예상 게스트 수를 파악하면 케이터링 업체, 대피 계획 등을 계획하는 데 도움이 될 수 있습니다.
다음은 이벤트 플랜에 포함되어야 하는 몇 가지 다른 중요한 요소입니다:
- 이벤트: 특정 유형의 이벤트와 테마를 선택합니다
- 장소: 이벤트, 게스트, 테마에 맞는 위치를 선택합니다
- 예산: 모든 이벤트 비용을 추정하고프로젝트 예산 *스폰서 : 특별 이벤트는 비용이 많이들 수 있으며 유치스폰서 는 이러한 모든 비용을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다
- 자원봉사자: 숙련된 승무원을 선택하고 계약과 역할을 정리하세요,여정및 회의
- 마케팅: 여기에서는 이벤트에 사람들을 끌어들여야 합니다. 이메일 마케팅, 소셜 미디어 캠페인 또는 인쇄 광고를 통해 이를 수행할 수 있습니다
- 엔터테인먼트: 밴드, 기조 연설자, 댄서 또는 모든 유형의 공연을 선택하여 게스트를 즐겁게 해줄 수 있습니다
- 생산성: 이벤트가 라이브 스트리밍될 경우 시청각 녹화 및 방송을 구성해야 합니다
- 장비: 와이파이, 마이크, 조명, 프로젝터, 스크린 및 케이블이 제대로 작동하는지 확인합니다
- 참석자: 모든 참석자에게 결제 절차, 연락처, 길 찾기 등의 이벤트 정보를 제공하세요. 또한 파티에 몰래 침입하는 사람을 방지하기 위해 액세스 패스를 제공해야 합니다
프로젝트 관리와 이벤트 관리의 유사점은 무엇인가요?
다음은 이벤트 관리와 프로젝트 관리의 세 가지 유사점입니다:
1. 둘 다 마일스톤을 사용하여 진행 상황을 추적합니다
이벤트 관리자와 프로젝트 관리자는 모두 프로젝트 마일스톤 모든 것이 제시간에 제공되도록 보장합니다.
마일스톤이란 무엇인가요?
마일스톤은 기본적으로 중요한 이벤트나 작업을 완료한 시점을 알려주는 체크포인트입니다. 프로젝트 관리에서는 마일스톤을 통해 프로젝트 플랜 .
이벤트에는 움직이는 부분이 많기 때문에 마일스톤은 이벤트 관리자가 모든 것이 플랜대로 진행되고 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다.
다음은 몇 가지 이벤트 플랜입니다 프로젝트 관리 마일스톤 :
- 장소 선택
- 초대장 보내기
- 이벤트 오프닝
- 행사 후 평가
2. 둘 다 작업 목록을 사용하여 체계적으로 관리합니다
작업 목록은 보통 단기 목표가 포함된 간단한 할 일 목록입니다. 이러한 목표를 완료하면 마일스톤에 한 단계 더 가까워집니다.
프로젝트 관리자와 이벤트 기획자는 작업 목록을 사용해 미완성된 작업이 없는지 확인합니다. 음악 정리를 잊어버려 게스트가 이런 기분을 느낀다고 상상해 보세요:
다음은 이벤트 기획 작업 목록의 예시입니다:
- 클라이언트와 회의하기
- 장소 확인
- 예산 설정하기
- 이벤트 날짜 결정하기
- 이벤트 웹사이트 만들기
- 공연자 구성
- 스폰서 구성
- 현장 체크리스트 만들기
- 이벤트 후 설문조사하기
3. 둘 다 팀 간 협업이 필요합니다
프로젝트 관리는 프로젝트 팀, 재무팀, 마케팅팀, 프로덕션팀 등 여러 팀의 노력이 합쳐져야 프로젝트를 제시간에 납품할 수 있습니다.
마찬가지로 성공적인 이벤트를 만들려면 다음이 필요합니다:
- 정확한 예산을 작성하는 재무팀
- 게스트가 원하는 것이 무엇인지 파악하는 클라이언트 관계 관리 팀
- 결제 및 티켓을 관리하는 영업 팀
- 그리고마케팅 팀 이벤트 프로모션을 위해
최악의 이벤트로 역사(또는 바다)에 남고 싶지 않다면 모두가 힘을 모아야 합니다!
이벤트 프로젝트 관리자는 어떤 일을 하나요?
이벤트 프로젝트 관리자는 이벤트의 초기 구상부터 이벤트가 성공적으로 완료될 때까지 이벤트를 관리해야 합니다.
이벤트 기획자는 갑작스러운 악천후, 항공편 지연, 정전 등 통제할 수 없는 상황에 대처해야 하기 때문에 기본적으로 슈퍼히어로와 같은 존재입니다.
슈퍼히어로의 임무 외에도 이벤트 매니저의 다른 책임은 다음과 같습니다:
- 프로젝트 마일스톤, 일정 및 마감일을 정의합니다
- 회사의 목표에 부합하는 이벤트를 조직합니다목표와 오브젝트를 설정합니다* 장소, 장식, 케이터링 및 엔터테인먼트 선택 🎸
- 공급업체 및 클라이언트와 계약 협상
- 이벤트 예산 유지 관리
- 이벤트 중에 발생하는 클라이언트 문제를 해결합니다. 예시: 코미디언의 콘텐츠에 대한 게스트의 불만 제기
이벤트 매니저만 우리를 고용했다면 _ 😉
이벤트 기획자가 프로젝트 관리자로부터 빌릴 수 있는 8가지 팁
이벤트 기획자는 프로젝트 관리자와 비슷한 업무를 수행합니다. 유일한 차이점은 이벤트 매니저는 사람들을 먹이고, 따뜻하게 하고, 행복하게 하고, 즐겁게 해야 하기 때문에 인내심이 더 필요하다는 것입니다!
인내심이 지치지 않도록 프로젝트 관리자에게서 빌릴 수 있는 8가지 팁을 소개합니다:
팁 1: 프로젝트 플랜을 세우세요
먼저 이벤트 콘셉트를 정해야 합니다.
여기에는 어떤 유형의 이벤트를 주최할지, 이벤트의 목표는 무엇인지, 구체적인 시간 제약은 무엇인지, 관련된 작업과 팀원들에 대한 자세한 분석이 포함됩니다.
A. 목표
500명의 게스트가 이벤트에 참석하는 것과 같은 유형의 목표를 설정하거나 환경 지속 가능성에 대한 인식 제고와 같은 무형의 목표를 설정할 수 있습니다. #SaveThePlanet 🌳
어떤 목표를 선택하든, 그 목표를 향한 진행 상황을 측정하기 위해 ClickUp과 같은 도구를 사용해야 합니다.
잠시만요... ClickUp이 무엇인가요?
ClickUp은 세계 최고의 최고 평가 생산성 및 이벤트 관리 소프트웨어 생산성이 높은 팀에서 사용 중소기업 및 대기업에서 사용합니다.
다음과 같은 기능을 제공합니다 문서 를 통해 유용한 이벤트 프로그램을 만들 수 있습니다 알림 케이크 수령을 잊지 않게 해주는 ClickUp은 가장 이벤트가 많은 앱입니다 프로젝트 관리 도구 밖에 없습니다.
이제 ClickUp이 이벤트 목표를 설정하는 데 어떻게 도움이 되는지 다시 살펴보겠습니다. ClickUp의 목표 의 목표는 높은 수준의 오브젝트로, 더 작은 단위로 세분화할 수 있습니다 목표. 목표를 완료할 때마다 목표 달성에 가까워집니다.
ClickUp은 또한 목표 진행률을 백분율로 표시하므로 현재 위치를 정확히 알 수 있습니다.
팀 목표 설정에 관심이 있으신가요? 자세히 알아보기_ clickUp을 사용하여 팀의 목표를 설정하는 방법을 확인하세요. B. 제약 조건
이벤트를 기획하다 보면 몇 가지 제약 조건에 부딪히게 됩니다.
예산 제약, 협소한 장소, 촉박한 마감일, 한정된 팀원 등 여러 가지 제약이 있을 수 있습니다.
이러한 제약 조건을 파악하여 이를 염두에 두고 이벤트를 구성하는 것이 중요합니다.
훌륭한 이벤트 주최자는 제약 조건을 창의력을 발휘할 수 있는 기회로 활용합니다! 예를 들어, 행사장의 스페이스가 한정되어 있다면 측면 문을 열어 텐트 공간을 추가로 만들 수 있습니다. 🎪
ClickUp은 다음을 사용하여 이러한 제약 조건을 관리하는 데 도움을 줄 수 있습니다 프로젝트 관리 차트 , 이벤트 기획 템플릿 및 보기간트 차트 보기 ? 문서 에서 팀원들과 공유할 수 있는 모든 디지털 문서를 만들 수 있는 완벽한 공간입니다 내부 이해관계자 .
때로는 대면 회의가 필요하지 않을 때도 있습니다. 그렇기 때문에 ClickUp에는 Zoom 통합 를 사용하면 ClickUp을 종료하지 않고도 Zoom 통화로 빠르게 이동할 수 있습니다!
하지만 구식 회의를 선호하신다면 간단하게 반복 작업 를 설정하여 주간 회의를 잊지 않도록 하세요:
팁 4: 항상 진행 상황을 추적하세요
이벤트 전문가들은 프로젝트 작업과 마감일에 대한 진행 상황을 추적하는 것이 중요하다는 것을 잘 알고 있습니다.
진행 상황을 추적하면 이벤트 팀이 남은 작업량과 마감일을 맞출 수 있는지 판단하는 데 도움이 됩니다. 또한 클라이언트에게 지연에 대한 정보를 제공하는 데에도 도움이 됩니다.
ClickUp을 사용하면 진행 상황을 쉽게 추적할 수 있습니다.
와 맞춤형 상태 , 이벤트 프로젝트에 '물류', '초대', '이벤트 당일'과 같은 다양한 단계를 추가할 수 있습니다 이렇게 하면 자신에게 맞는 이벤트 워크플로우를 만들 수 있습니다.
고급 기업 이벤트가 _어떻게 진행되고 있는지 계속 주시해야 하나요? 대시보드 는 이벤트에 대한 개략적인 개요를 제공합니다. 여기, 에서 프로젝트 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다 , 직원 성과 및 워크플로우의 병목 현상을 모니터링할 수 있습니다.
또한 스프린트 위젯 like 번업 차트 , 번다운 차트 , 누적 흐름 다이어그램 , 및 속도 차트 를 대시보드에 추가하여 최고의 블랙타이 이벤트를 진행하세요:
팁 5: 리더십과 자신감 발휘하기
뛰어난 리더십과 자신감을 보여주면 팀의 동기를 부여하는 데 도움이 됩니다.
이는 리스크 관리에 특히 중요합니다.
_무엇을 의미하나요?
이벤트에는 항상 많은 일이 일어나고 때로는 일이 잘못될 수 있습니다. 예를 들어 화재가 발생하거나 싸움이 벌어질 수 있습니다.
어떤 재난이 발생하더라도 게스트와 팀이 머리 없는 닭처럼 위아래로 뛰어다니게 해서는 안 됩니다.
요령은 침착하고 차분한 태도를 유지하여 팀이 팔로워를 따라갈 수 있도록 하는 것입니다.
프로젝트 관리의 번잡함을 어떻게 처리해야 할지 잘 모르시겠어요? 여기 있습니다 바쁜 관리자를위한 3 가지 프로젝트 관리 팁 ._
팁 6: 유연하게 대처하세요
유연한 이벤트 관리자가 된다는 것은 지연, 병목 현상 및 기타 문제를 처리할 수 있다는 뜻입니다.
또한 유연한 팀원이 된다는 것은 최상의 결과를 얻기 위해 다른 사람의 의견에 귀를 기울인다는 의미이기도 합니다. 이벤트 관리에서는 마지막 순간에 모든 것이 바뀔 수 있고 적응할 수밖에 없기 때문에 이는 매우 중요합니다.
하지만 ClickUp과 같은 유연한 프로젝트 관리 도구를 사용하면 어떤 일이든 처리할 수 있습니다.
ClickUp에는 다음과 같은 다양한 기능이 있습니다 유연한 보기 조직의 모든 부서를 위한 유연한 보기를 제공합니다:
- 목록 보기: 정교한 목록 보기로 작업을 확인하고 열을 쉽게 필터링, 정렬 및 그룹화할 수 있습니다
- 보드 보기: 애자일 이벤트 관리 팀이 있나요? 이 보기를 사용하여 작업을 이동하려면애자일 워크플로우 박스 보기*: 모든 사람이 무엇을 하고 있는지, 완료됨, 누가 더 많은 일을 할 수 있는 스페이스가 있는지 확인합니다
- 작업량 보기: 아무도 소진되지 않도록 팀의 업무 용량을 관리하세요
- 타임라인 보기: 예정된 이벤트 일정을 시각적으로 확인하세요
드래그 앤 드롭하여 작업 예약 를 ClickUp의 타임라인 보기에 추가합니다.
팁 7: 훌륭한 완성품 제공
이벤트 프로젝트 관리자는 이벤트의 구상부터 완료할 때까지 이벤트를 모니터링해야 한다고 멘션했던 것을 기억하시나요?
네, 프로젝트 관리자도 똑같이 해야 합니다. 아마도 이것은 프로젝트 관리자가 이벤트 기획자에게서 배운 요령일지도 모르겠네요
주방에서 작은 불이 났거나 마지막 순간에 DJ 중 한 명을 교체해야 하는 상황은 중요하지 않습니다. 중요한 것은 이벤트의 성공과 품질뿐입니다.
이벤트의 결과는 이벤트가 끝난 후 몇 주, 몇 달 동안 게스트가 가져갈 것입니다.
게스트와 직원으로부터 피드백을 수집하는 것은 향후 이벤트를 더욱 성공적으로 개최할 수 있는 환상적인 방법입니다. ClickUp의 양식 보기 를 사용하면 멋진 맞춤형 양식을 만들 수 있습니다. 이러한 양식은 링크를 통해 공유하거나 페이지에 내장할 수 있습니다. 양식 응답은 자동으로 작업으로 전환되며 준비가 되면 워크플로우를 통해 이동할 수 있습니다.
팁 8: 디브리핑
디브리핑은 이벤트가 종료된 후에만 진행됩니다.
모든 출연자가 고향으로 돌아가고, 이벤트 사진이 소셜 미디어에 넘쳐나고, 주문이 처리되고 있을 때입니다.
이제 프로젝트 팀 및 클라이언트와 회의를 예약하여 잘된 점과 개선할 수 있는 점을 논의해야 합니다.
이 과정을 더 쉽게 진행하려면 직원들에게 이벤트 플랜을 세우는 과정에서 발생한 문제를 메모하도록 요청해야 합니다.
노트 필기에 대해 말하자면,
ClickUp의 메모장
는 이벤트 팀이 아이디어와 문제를 실시간으로 메모할 수 있는 무료 온라인 스페이스입니다. 심지어
노트를 작업으로 전환할 수도 있습니다
를 디브리핑 세션에 추가하세요.
이것이 이벤트의 끝인줄 알았나요? ? 아직 완료됨이 아니니 뒤풀이 준비하세요
**ClickUp으로 이벤트를 관리할 수 있는 더 많은 방법은 다음과 같습니다
- 템플릿: 사용이벤트 관리 템플릿,파티 기획 템플릿및 이벤트 기획 템플릿 일관된 이벤트를 제공하기 위해
- 교정 및 주석 달기 이벤트 광고에 대한 공동 작업 및 클라이언트와 협력하여 계약 승인 속도를 높입니다
- 마인드 맵 : 멋진 이벤트 테마를 브레인스토밍하고 이벤트 워크플로우를 지도화하세요
- 작업 우선순위: 이벤트 팀이 올바른 순서로 작업을 완료할 수 있도록 작업을 긴급, 높음, 보통 또는 낮음 우선순위로 라벨을 지정합니다
- 이메일 클릭앱: clickUp 작업에서 직접 이메일을 주고받으며 이메일을 선호하는 이해관계자와 연락을 유지하세요
마지막 이벤트 🎭
이벤트는 정말 재미있지만, 모든 것을 원활하게 진행하는 것은 완전히 다른 이벤트입니다!
다행히도, 이벤트 프로젝트 관리 도구 는 이벤트를 서커스로 만들지 않고 모든 것을 관리할 수 있도록 도와줍니다.
하지만 이벤트를 성공으로 이끌고 싶다면 종합 이벤트 플랜 소프트웨어 clickUp처럼.
ClickUp에는 다음과 같은 기능이 있습니다 작업 의존성 정확한 시간 추정치 강력하고 모바일 앱 를 사용하면 체계적이고 성공적인 이벤트를 시작할 수 있습니다. 지금 ClickUp을 무료로 사용해 보세요 에서 일생일대의 이벤트를 구성하는 데 도움이 되는 도구를 경험해 보세요!
