전 세계는 좋은 쇼를 좋아하지만 무대 뒤에서 관리하는 것은 전혀 다른 문제입니다. 이벤트 기획자는 모든 것을 완벽하게 만들기 위해 스케줄을 완벽하게 조정하고, 물류를 분석하고, 창의적인 아이디어를 브레인스토밍하는 데 수개월을 투자합니다.
이것은 의심할 여지없이 긴 할 일 목록의 표면을 긁는 것에 불과합니다. 하지만 이벤트 기획 때문에 머리가 하얗게 질릴 필요가 없다면 어떨까요?
About 협회 및 비영리 단체의 63% 의 63%가 이미 AI를 사용하여 이벤트를 기획하고 있습니다. 이벤트 기획에 AI를 활용하는 것은 단순히 스마트한 움직임이 아니라, 자유로워지는 움직임입니다.
AI를 활용하면 반복적인 작업을 자동화하고 효율성을 높이며 잊을 수 없는 경험을 제공하는 데 집중할 수 있습니다.
이 가이드에서는 다음을 사용하는 방법을 설명합니다 이벤트 기획 및 관리를 위한 AI 도구 .
이벤트 기획을 위한 AI의 이해 ##
인공지능(AI)은 인간의 지능과 창의성을 모방하는 진화하는 기술입니다. 데이터를 통해 학습하여 문제를 해결하고, 아이디어를 브레인스토밍하고, 콘텐츠를 만들고, 복잡한 작업을 실행할 수 있습니다.
이벤트 기획에서 AI는 프로세스를 간소화하고 막판에 발생하는 스트레스를 피할 수 있는 가장 큰 조력자가 될 수 있습니다.
이벤트 기획 과정에서 가장 흔하게 발생하는 몇 가지 문제를 생각해 보세요:
- "이 장소를 실수로 예산을 초과했나요?" "이 장소의 예산을 초과했나요?" "이 장소를 잘못 예약했나요?
- "과거에 실수로 잘못 예약한 업체를 다시 예약했어요!" "이벤트 분위기가 마음에 들지 않아요!"
- "소셜 미디어 게시물의 톤이 우리가 원했던 것과 달라서 전면적인 개편이 필요해요!"_
AI 도구는 커뮤니케이션 관리, 소셜 미디어 구성, 참석자를 위한 맞춤형 메시지 작성을 통해 이러한 문제를 해결하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
AI를 통해 다음과 같은 모든 종류의 이벤트를 어떻게 기획할 수 있는지 자세히 살펴보세요 가상 회의 에서 대규모 무역 박람회까지 모든 것을 간편하게 진행할 수 있습니다.
클라우드 기반의 선도적인 소프트웨어 회사인 Salesforce를 알고 계셨나요? aI를 사용하여 동적 디지털 아바타를 개발합니다 를 사용하여 라이브 이벤트 관리를 지원합니다.
이벤트 기획에 AI를 활용하는 방법 /## 이벤트 기획에 AI를 활용하는 방법
AI 알고리즘은 사용자의 요구에 응답하도록 설계되어 사용자가 프롬프트를 제공하면 AI가 솔루션을 제공합니다.
AI 도구를 효과적으로 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다 이벤트 기획 템플릿 에서 리소스 할당을 최적화하고, 이벤트 데이터를 분석하고, 이벤트를 개선할 수 있는 인기 주제에 대해 알아보세요.
다음은 AI를 사용할 수 있는 7가지 방법입니다 이벤트 기획 소프트웨어 를 사용하여 자동화된 프로세스.
1. 장소 선택 및 최적화하기
올바른 장소를 선택하는 것은 이벤트의 성공에 매우 중요합니다. AI를 활용하면 참석자 데이터, 예산 제약, 선호도 등을 빠르게 분석하여 최적의 장소를 선택할 수 있습니다.
아래 프롬프트와 같은 적절한 프롬프트를 사용하면 AI 도구를 다음과 같이 활용할 수 있습니다 환상적인 장소 관리 소프트웨어 :
"[날짜(들)]에 [참석자 수] 참석자를 위한 [이벤트 유형]을 계획하고 있습니다. 다음 주요 요구 사항에 맞는 장소를 선택할 수 있도록 도와주세요
위치: 선호하는 도시 또는 지역]: [선호하는 도시 또는 지역]_
Capacity: [게스트 수]: [게스트 수]_
어메니티: [편의시설 목록(예: 'AV 장비, 구내 케이터링, Wi-Fi, 주차']): [편의시설 목록(예: 'AV 장비, 구내 케이터링, Wi-Fi, 주차')
예산: [주정부 예산 범위]
접근성: [휠체어 접근성 또는 공항과의 근접성과 같은 세부 정보]
분위기/스타일: [원하는 분위기(예: '모던하고 전문적인' 또는 '소박하고 우아한']): [원하는 분위기
특별 요구 사항: [특정 요구 사항(예: '친환경 인증 장소', '칵테일 시간을 위한 야외 공간' 등)] *특별 요구 사항
응답:
via Claude 함께 읽어보기: excel & ClickUp에서 10 가지 무료 쇼 템플릿 실행
2. 이벤트 체크리스트 만들기
이벤트 플랜에는 원활하게 조율해야 하는 수많은 작업이 포함됩니다.
종합적인
이벤트 기획 체크리스트
aI를 사용하여 잊어버리는 것이 없도록 하세요.
AI 이벤트 플래너가 사전 기획부터 이벤트 후 마무리까지 모든 단계를 관리하는 것과 같습니다.
이벤트 진행에 어려움을 겪고 있다면 아래와 같은 프롬프트를 사용하면 보다 쉽게 진행할 수 있습니다:
"[위치]에서 [날짜]에 [참석자 수]를 위한 [이벤트 유형]을 계획하고 있습니다. 다음 사항을 포함하여 이 이벤트에 맞는 종합적인 이벤트 계획 체크리스트를 작성해 주세요
사전 계획: 목표 정의, 예산 설정, 팀 구성과 같은 작업] [목표 정의, 예산 설정, 팀 구성]_
장소 및 공급업체 조정: [장소 찾기 및 예약, 계약 관리, 케이터링 업체, 데코레이터 및 기타 공급업체와의 조율]
마케팅 및 초대장: [프로모션 자료 만들기, 초대장 보내기, RSVP 추적] *마케팅 및 초대장**_: [프로모션 자료 만들기, 초대장 보내기, RSVP 추적하기
물류 및 운영: [이벤트 일정, 교통편, 좌석 배치, AV 설정 관리] [이벤트 일정, 교통편, 좌석 배치, AV 설정 관리
당일 실행: [등록, 문제 해결, 직원과의 조율 등 이벤트 진행 중 작업 체크리스트]
이벤트 후 마무리: [피드백 수집, 결제 처리, 이벤트 보고서 생성 등의 작업] *이벤트 후 마무리**_: [피드백 수집, 결제 처리, 이벤트 보고서 생성 등의 작업
효율성, 참석자 경험, 비상 계획의 우선순위를 정하세요. 다른 중요한 작업을 추가하여 목록을 확장합니다."
응답:
를 통해 Perplexity 전문가 팁: 보다 체계적인 시스템을 원한다면 AI를 사용하여 "3개월 전", "1개월 전", "이벤트 당일"과 같이 단계별로 나누어 체크리스트를 작성하는 것도 좋습니다
3. 이벤트 테마에 대한 영감 얻기
AI 도구는 고객 중심의 경험을 제공하기 위한 혁신적이고 창의적인 아이디어를 브레인스토밍할 수 있는 성배입니다.
AI와 대화하는 것만으로 테마, 관련 데코레이션, 답례품 아이디어 등을 결정할 수 있습니다. 이 프롬프트를 참고하세요!
"이벤트를 계획 중인데 브레인스토밍에 도움이 필요해요
창의적인 테마 아이디어와 어울리는 데코레이션, 답례품 제안, 색상 구성 및 드레스 코드 등 기타 관련 세부 사항을 제안해 주세요. "네
이벤트는 [생일 파티, 기업 연회, 결혼식 등] 이벤트 세부 정보를 제공하고, 참석 대상은 [자녀 동반 가족, 직장인, 친구 등] 참석자를 설명해 주세요. 예산 제약, 계절적 영감 또는 문화적 요소 등 [특정 선호도 또는 요구 사항]._을 고려하세요
이벤트에 대한 상세하고 일관성 있는 제안을 제공하세요
응답:
를 통해 ClickUp Brain 💡프로 팁: AI 기반 도구는 대화 내용을 기억하는 경우가 많습니다. 따라서 이 프롬프트와 함께 체크리스트 채팅을 계속하면 이벤트 세부 사항에 대한 멘션을 건너뛸 수 있습니다. 군중 관리 플랜을 위해 알아야 할 사항만 물어보세요.
4. 이벤트 아젠다 만들기
사람이 없는 성공적인 이벤트는 없습니다. 참석자들이 즐거운 시간을 보내고, 활동에 참여하고, 기분이 좋아져서 돌아갈 수 있기를 바랍니다.
AI 도구를 사용하여 게스트 목록을 분석하고 게스트의 선호도를 파악하여 모든 사람이 만족할 수 있는 이벤트를 디자인하세요. 프롬프트는 다음과 같습니다
"이벤트를 계획 중이며 참석자를 위한 맞춤형 아젠다가 필요합니다. 다음은 몇 가지 정보입니다
이벤트 세부 정보:_ [이벤트의 목적, 테마, 날짜 등 이벤트에 대한 세부 정보를 입력하세요]
참석자 정보: [직무 역할, 이자, 선호도 등의 프로필 포함]
이벤트 구성요소: [사용 가능한 세션, 워크숍, 기조 주제, 분과 활동 목록]
제약 조건: [시간 한도, 필수 세션 또는 기타 요소 지정]
참석자를 위한 맞춤형 아젠다를 생성하여 다양성과 참여의 균형을 맞추는 동시에 참석자의 프로필과 관심사에 맞는 추천이 이루어지도록 하세요."_
응답:
via Claude
5. 커뮤니케이션 및 초대 맞춤 설정
ChatGPT와 같은 대화형 AI 봇과 Mailchimp와 같은 이메일 자동화 시스템은 이벤트 참석자를 위한 맞춤형 메시지를 생성할 수 있습니다.
게스트 목록의 모든 이름에 일일이 글을 쓰지 않고도 초대장 및 알림 이메일 작성과 같은 작업을 자동화할 수 있습니다.
다음은 선호하는 AI 챗봇을 사용하여 개인화된 커뮤니케이션을 즉시 생성할 수 있는 빠른 프롬프트입니다:
샘플 프롬프트: "[위치]에서 [날짜(들)]로 예정된 [이벤트 유형]에 대한 개인화된 이메일 초대장 및 알림을 만드는 데 도움이 필요합니다. 다음 유형의 이메일을 만드세요:_ 다음 유형의 이메일을 만드세요
초기 초대 이메일::_
이벤트의 목적, 주요 혜택, 주요 볼거리(예: 연사, 워크샵)를 강조하여 이벤트를 따뜻하게 소개합니다
날짜, 시간, 위치, 등록 방법(예: '여기를 클릭하여 RSVP')에 대한 세부 정보를 포함하세요
목표 청중(예: '기업 임원 및 비즈니스 리더']의 공감을 불러일으킬 수 있는 친근하고 전문적인 어조를 사용하세요
리마인더 이메일::_
수신자에게 RSVP를 상기시키거나 아직 응답하지 않은 수신자에게 등록을 독려하세요_
이벤트 카운트다운을 포함시키고 새로운 업데이트를 강조하세요(예: '좌석이 빠르게 채워지고 있습니다!' 또는 '기조 연설자가 방금 발표되었습니다!')_
이메일이 정중한 어조를 유지하면서 긴박감을 느끼게 하세요 정중한 어조를 유지하세요
개인화 세부 정보:
수신자의 이름을 부르고 잠재적 관심사에 따라 메시지를 맞춤화합니다(예: '[직책, 예: [마케팅 전문가]'로서 [주제]에 대한 세션을 좋아할 것입니다.')
수신자가 이전에 브랜드 또는 유사한 이벤트에 참여했던 친숙함을 반영합니다
명확한 클릭 유도 문안(예: '지금 등록하기' 또는 '달력에 추가하기')을 제공하고 간결하고 시각적으로 매력적이며 모바일 친화적인 이메일을 작성합니다."_
답변:
via ChatGPT 또한 읽어보세요: 이벤트 피드백 설문조사 질문(예시 및 템플릿)
6. 마케팅용 콘텐츠 만들기
블로그, 소셜 미디어 캡션, 비디오 스크립트, 발표자 약력 및 기타 프로모션 자료를 작성하세요 /AI 콘텐츠 생성기 를 사용하여 이벤트를 마케팅할 수 있습니다. 이러한 도구를 사용하여 이벤트 웹사이트를 만들고 콘텐츠를 관리할 수도 있습니다.
아래와 같은 프롬프트를 사용하여 콘텐츠가 이벤트의 분위기에 맞고, 목표 대상에게 전달되며, 명확한 아젠다를 설명하는지 확인하세요:
샘플 프롬프트: _"[날짜]에 [위치]에서 [이벤트 유형]을 예약하고 있습니다. 이벤트를 프로모션하고 등록을 유도할 수 있는 매력적인 소셜 미디어 광고를 만들 수 있도록 도와주세요
타겟 오디언스 및 메시지::_
학습 기회, 네트워킹 기회, 전문가 인사이트와 같은 주요 혜택에 초점을 맞춘 메시지로 [대상(예: '기업 임원 및 비즈니스 리더']에 맞게 광고를 맞춤 설정합니다. *타겟 오디언스 및 메시지**:
이벤트 하이라이트::_
이벤트의 목적, 주요 볼거리(예: '[연사 이름], [제목] 기조연설'), 명확한 아젠다(예: '단 2일 만에 리더십 전략 마스터하기!')를 포함한다
콜 투 액션_::_
확실한 CTA를 사용하고 긴급성 또는 독점성을 강조합니다(예: '자리가 한정되어 있습니다-빠르게 행동하세요!')_
플랫폼별 변형:
이벤트의 톤과 브랜딩을 반영하는 관련 해시태그, 링크, 비주얼을 사용하여 [플랫폼 이름]에 맞는 짧고 영향력 있는 카피를 작성합니다
각 플랫폼에 맞는 광고 문구를 제공하여 간결하고 설득력 있으며 이벤트의 목표에 부합하도록 합니다."_
응답:
via Gemini 함께 읽어보기: 이벤트를 돋보이게하는 10 가지 이벤트 마케팅 예시
7. 예산 관리
AI는 비용을 추적하고, 향후 지출을 예측하고, 예산 친화적인 대안을 제안할 수 있습니다. 또한 현재 비용 관리 플랜을 연구하고 이를 개선하기 위한 귀중한 인사이트를 제공할 수 있습니다.
예산 관리 ClickUp 비용 분석 템플릿 을 사용하여 비용을 절감하고, 신중한 선택을 하고, 각 이벤트의 ROI를 극대화하세요.
이 템플릿을 사용하면 비용 가시성 및 추적을 개선하고, 실시간 비용을 모니터링하고, 리소스를 신중하게 할당할 수 있습니다.
비용 분석 플랜을 만들고 싶다면 아래 프롬프트를 AI 챗봇에서 간단히 사용할 수도 있습니다:
"[날짜(들)]에 예정된 [이벤트 유형]을 계획하고 있습니다. AI 기반 인사이트와 제안을 통해 이벤트 플랜을 개선하고 예산 관리를 최적화할 수 있도록 도와주세요."_처럼요
경비 추적::_
실시간으로 비용을 추적하고, 비용을 분류하고, 초과 지출 추세를 파악할 수 있는 방법을 제공합니다_
비용 예측:
역사적 데이터와 현재 플랜을 사용하여 지출을 예측하고 잠재적인 예산 위험을 표시하세요
예산 최적화:
품질 저하 없이 주요 영역(예: 장소, 케이터링, 기술)에 대한 비용 절감 대안 제안:_
인사이트 및 권장 사항:
현재 예산 플랜을 분석하고 자원을 더 잘 배분하고 ROI를 극대화하며 재무 목표를 달성하기 위한 전략을 제안합니다."
응답:
경유 Gemini 이러한 AI 도구는 이벤트 관리 플랫폼과 통합되어 프로세스를 원활하게 진행할 수 있습니다. 하지만 더 나은 대안인 올인원도 있습니다 이벤트용 프로젝트 관리 소프트웨어 .
이벤트 기획 및 관리를 위한 AI 소프트웨어 사용 /
ClickUp 은 단순한 생산성 도구가 아닙니다. 원하는 대로 모양을 만들 수 있는 관리 소프트웨어이기도 합니다. 이 두 가지 기능을 결합하면 강력한
이벤트 프로젝트 관리 tool.
ClickUp의 특별한 점은 무엇인가요? 우선, 다음과 같은 특징이 있습니다 ClickUp Brain . ClickUp의 AI 솔루션은 매우 유용한 몇 가지 기능을 통해 플랜을 쉽게 세우고 관리할 수 있습니다.
완벽한 프롬프트를 만들어야 한다는 걱정을 덜어줍니다. 대신 수백 개의 사전 작성된 프롬프트 라이브러리를 통해 일이 완료됨.
또한 ClickUp Brain은 작업 공간과 통합되어 사용자의 작업, 사용 중인 리소스, 회사 위키 등 모든 것을 흡수합니다. 따라서 일반 영어 지침은 맞춤형 솔루션을 제공합니다.
ClickUp Brain을 사용하면 팀의 진행 상황을 추적하고, 마감일을 알리고, 개선 사항을 업데이트하고, 모두가 같은 페이지를 공유할 수 있습니다. 또한 내장된 글쓰기 도우미가 있어 콘텐츠를 쉽게 생성할 수 있습니다. 플러그인 없이도 내 일을 교정하고, 본격적인 이메일/블로그/소셜 미디어 게시물을 작성하고, 단 몇 분 안에 템플릿을 생성할 수 있습니다.
ClickUp Brain을 사용하여 몇 분 안에 이벤트 콘텐츠 만들기
ClickUp은 AI 기능 외에도 효율적인 이벤트 관리를 위한 사용자 정의가 가능한 무료 템플릿을 제공합니다.
템플릿 ClickUp 이벤트 기획 템플릿 는 예산 추적, 게스트 목록 관리, 타임라인 조정을 중앙 집중화하는 이벤트 사전 준비 도구입니다.
목록, 보드, 달력 등 유연한 보기를 통해 다양한 플랜 스타일에 맞게 조정할 수 있으며, 사전 저장된 목록(예: 활동, 시설, 청구) 및 사용자 지정 필드/상태를 통해 상세한 작업 추적을 보장합니다.
이 템플릿을 사용하면 다음과 같이 할 수 있습니다:
- 실시간으로 문서를 사용하여 공급업체 및 스폰서십 세부 정보를 위해 공동 작업하기
- 진행 막대를 사용하여 마감일을 모니터링하세요
- 예산 추적기를 시각화하여 재정 상태를 파악하기
- 드래그 앤 드롭 방식의 칸반 보드를 사용하여 워크플로우를 만들고 우선순위를 관리하세요
비다 헬스의 이벤트 마케터인 알라이나 마라코타는 다음과 같이 말했습니다 ClickUp 경험 :
> ClickUp으로 전환한 후 회의 시간이 얼마나 절약되었는지 놀라울 정도입니다. 이벤트 기획과 업데이트에 매주 3시간이 걸리던 것이 이제는 1시간 남짓이면 충분합니다. 관련 팀들은 이제 더 중요한 마케팅 우선순위에 더 집중할 수 있는 시간을 갖게 되었습니다
Alaina Maracotta, Vida Health의 이벤트 마케터
The ClickUp 이벤트 관리 템플릿 는 목록, 지도, 타임라인, 예산과 같은 사용자 정의 가능한 보기를 사용하여 기업 이벤트, 제품 출시 또는 컨퍼런스를 플랜하는 데 사용할 수도 있습니다.
이 실행 및 운영 관리 템플릿에는 이벤트 등록, 타임라인 및 리소스를 원활하게 모니터링할 수 있는 간트 차트, 자동화 및 반복 작업과 같은 도구가 포함되어 있습니다.
이 템플릿은 목표 설정과 예산 편성부터 마케팅 및 물류 관리에 이르기까지 성공적인 이벤트를 조직하는 데 필요한 모든 것을 제공합니다.
여러 이벤트를 동시에 관리하는 데 도움이 되는 템플릿도 있습니다 clickUp 이벤트 프로젝트 계획 템플릿 ! 이벤트 전문가는 사용자 지정 필드와 상태를 사용하여 예산, 마감일, 작업 완료 단계를 효율적으로 추적할 수 있습니다.
이 템플릿은 프로젝트 세부 정보를 중앙 집중화하고, 업데이트를 자동화하며, 팀 커뮤니케이션을 간소화하여 원활하고 시기적절한 이벤트 실행을 보장합니다.
함께 읽어보기: 가상 회의 이벤트를 플랜하는 방법
이벤트 플랜의 미래 준비하기
About 이벤트 전문가의 86%는 가 기술이 이벤트에 긍정적인 영향을 미친다고 생각합니다. 업무를 더 쉽게 만들어주는 견고한 이벤트 관리 소프트웨어를 찾는 것은 이벤트의 암울한 실패와 놀라운 성공의 차이입니다.
ClickUp은 올인원 맞춤형 이벤트 관리 시스템으로 모든 Box를 충족합니다. 단 하나의 tool로 팀과 협업하고, 비용/진행 상황을 추적하고, 콘텐츠를 만드는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.
그렇다면 이벤트 플랜을 위한 사용하기 쉬운 단일 도구와 다양한 요구사항을 충족하기 위한 여러 가지 도구 중 어떤 것을 선호하시나요?
전자의 옵션을 선택했다면 다음을 시도해 보세요 가입하여 ClickUp 무료로!