비동기 일을 최대한 활용하는 방법

직원 생산성은 어떤 조직에서나 신화 속의 존재나 다름없습니다. 누군가가 실제로 생산적인지 어떻게 알 수 있을까요? 그래서 우리는 동기화 회의, 사무실 출근, 정해진 점심 시간, 9시부터 5시까지의 근무 루틴과 같은 점검 기준을 마련했습니다.

하지만 시대는 변했습니다. 더 이상 동기식 사무실 근무만이 유일한 일 형태는 아닙니다. 오늘날의 근로자들은 근무 시간뿐만 아니라 일 방식에서도 더 많은 유연성을 원하고 있습니다.

비즈니스 리더, 관리자 또는 인사 전문가로서 팀원들을 돕기 위해 비동기 업무 전략을 어떻게 도입할 수 있을까요? 함께 알아보겠습니다.

비동기 일이란 무엇인가요?

기본적으로 팀원 각자의 근무 시간이 항상 다른 팀원들의 근무 시간과 일치하는 것은 아니기 때문에, 이러한 업무 방식을 ‘비동기식’이라고 부릅니다.

비동기 근무와 원격 근무: 비동기 근무 환경은 어떤 모습일까요?

비동기식으로 일한다고 해서 반드시 팀원 모두가 원격 근무자이거나 전 세계 각지에 흩어져 있어야 하는 것은 아닙니다. 이는 단순히 모든 팀원이 어떻게, 어디서, 언제 일할지 스스로 결정할 자유가 있다는 것을 의미합니다.

비동기식 업무의 특징은 다음과 같습니다:

간단히 말해, 비동기 일은 생산성을 가시성 및 가용성과 분리합니다. 창업자이자 비동기 근무자인 타일러 길레스피(Tyler Gillespie)가 비동기 커뮤니케이션에 관한 자신의 블로그에서 지적했듯이,

[비동기 일은] 직원들과 팀원들이 끊임없이 감시되거나 관리될 필요가 없는 성숙한 성인이라는 사실을 증명해 주는 것입니다.

결론은 무엇일까요? 일을 하는 모습을 보여주기 위해 꼭 칸막이 사무실에 앉아 있을 필요는 없습니다!

비동기 일 이해하기

비동기 업무는 생산성을 지속적인 의사소통과 분리시킵니다. 비동기 의사소통은 즉각적인 응답이나 반응이 필요 없이, 업무에 대한 방해를 최소화하면서 업무를 완료하는 데 도움이 됩니다. 이러한 업무 방식에서 동료들은 서로의 자율성을 존중하고 업무 환경의 유연성을 소중히 여기게 됩니다.

그렇다면, 이는 기존의 일 방식(우리가 ‘동기식 일’이라고 부르는 것)과 어떻게 다른 걸까요? 함께 알아보겠습니다.

동기식 일과 비동기식 일: 어떤 차이가 있을까요?

비동기식 일과 동기식 일은 주로 특정 시점에 팀 회원들이 일에 참여할 수 있는 여부에 따라 구분되는 두 가지 운영 모델입니다. 동기식 일은 일반적으로 모든 회원이 사무실에 출근해 있거나 온라인으로 접속 가능한 상태인 오전 9시부터 오후 5시까지의 근무 형태를 말합니다.

비동기식 업무란 팀이 목표와 승인 기준을 함께 설정한 후, 각자 자신의 시간과 공간에서 담당 업무를 수행하는 방식을 말합니다. 이러한 차이는 다양한 방식으로 나타납니다.

비동기 일 방식은 어떤 점에서 더 나을까요?

사무실에서의 상황을 상상해 보세요. 출근을 하고, 간단한 인사를 나눈 후, 한 동료가 웹사이트에 올릴 블로그 게시물 같은 콘텐츠를 작성해 달라고 요청합니다. 여러분은 작업을 시작합니다.

똑똑. 월간 Google Analytics 보고서를 논의하고 싶다는 동료가 책상 옆을 지나가며 일을 방해합니다. 수치를 훑어보고 머릿속으로 계산을 하고 있는데… 삐! 상사가 잠시 전화 통화를 하자고 합니다.

몇 가지 작업의 우선순위를 재조정하고 팀 내 인적 문제에 대해 논의하다 보면, 어느새 점심 시간이 되어버립니다.

요약: 여러분이 바쁘게 지내는 동안, 원래의 업무 목록은 그대로 남아 있습니다.

비동기 업무에서도 이러한 문제가 발생할 수 있지만, 해당 시스템은 이를 방지하기 위한 구체적인 전략과 방법을 제공합니다.

비동기 일은, 여러분이나 동료가 로그인하거나 서로 다른 시간대에서 문서를 공동 작성하기 시작할 때까지 기다리는, 마치 어깨를 톡톡 두드리는 것과 같은 신호입니다.

그렇다면 모든 동기식 일이 생산성을 저해한다는 뜻일까요? 아닙니다!

모든 동기식 소통이 불필요한 것은 아닙니다. 팀원들이 같은 인식을 갖도록 하기 위해 실시간 협업이 필요한 경우가 많습니다.

동기식 및 비동기식 일은 각각 어떤 경우에 적합할까요?

동기식 일은 다음과 같이 실시간 소통이 필수적인 경우에 가장 적합합니다:

비동기 업무는 팀이 다음과 같이 집중적인 업무를 수행할 스페이스가 필요할 때 더욱 효과적입니다:

💡 전문가 팁: 비동기식 온보딩으로 전환하는 데 도움이 필요하신가요? ClickUp의 ‘직원 온보딩 템플릿’을 무료로 다운로드하세요. 온보딩 체크리스트를 정리하고, 신입 사원이 자신의 역할을 익힐 수 있도록 회의와 작업을 설정하며, 교육을 관리하는 데 필요한 모든 것을 한곳에서 해결할 수 있는 종합 리소스입니다.

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이 두 가지를 결합한 모델을 따르신다면, 하이브리드 업무 환경에서의 의사소통을 더욱 효과적으로 만들 수 있습니다.

비동기 일이 무엇이며, 기존 업무 모델과 어떻게 다른지 이해하셨으니, 이제 이를 적극적으로 도입하는 방법을 알아보겠습니다.

비동기 업무 도입 방법: 최고의 실행 방식

이론적으로 비동기 일은 간단합니다. 구성원들이 자신에게 가장 적합한 방식으로 스스로와 일을 관리하도록 하면 됩니다. 하지만 실제로는 이로 인해 혼란이 발생할 수 있습니다.

비동기 일을 원활하게 도입하려면 직원뿐만 아니라 관리자, 인사 담당자 등도 지원할 수 있는 인력, 프로세스, 기술이 필요합니다. 성공을 보장하기 위해 이러한 최고의 실행 방식을 어떻게 활용할 수 있는지 함께 살펴보겠습니다.

1. 비동기 일의 선도자를 발굴하고 경영진의 지지를 확보하세요

사람들이 그 일을 믿고 공감하지 않는다면 어떤 일도 제대로 완료할 수 없습니다.

비동기 일을 원활하게 진행하려면 구성원들의 심리를 파악해야 합니다. 경영진의 지지를 확보하는 동시에 직원들이 진정으로 원하는 바가 무엇인지 파악해야 합니다.

경영진의 지지 확보

비동기 업무에 대한 경영진의 지지를 얻는 핵심은 경영진의 목표(효율성, 생산성, 조직 문화, 결과)와 비동기 업무의 이점 사이의 연결을 명확히 보여주는 데 있습니다.

비동기 일을 리더들이 중요하게 여기는 성과와 연결하세요:

다음과 같은 문장을 활용해 보세요: “비동기식 커뮤니케이션은 회의 일정을 기다릴 필요 없이, 명확하게 생각하고 질 높은 답변을 할 수 있는 시간을 더 많이 확보해 줍니다. “

경영진은 또 다른 큰 변화를 우려할 수도 있습니다. 따라서 시범 운영을 제안해 보세요:

이를 통해 팀원들이 느끼는 위험감을 줄이고, 긍정적인 효과를 직접 경험할 수 있게 해줍니다.

직원들이 원하는 바 파악하기

그런 다음, 팀원들 사이에서 변화를 주도할 수 있는 특히 열정적인 회원을 찾아내세요. 변화 관리를 강화하는 데 필요한 도구와 프로세스를 제공하여 이들이 주도적인 역할을 할 수 있도록 지원하세요.

2. 시스템 구축하기

원격 팀에게도 공통의 작업 공간이 필요하며, 이는 가상 공간일 뿐입니다. 팀을 위해 포괄적이고 다각적인 가상 작업 공간을 구축하세요. ClickUp의 원격 근무를 위한 올인원 업무 플랫폼은 비동기식 업무를 원활하게 수행하는 데 필요한 모든 것을 제공합니다:

3. 의사소통 체계화하기

구축하는 모든 시스템이 비동기적 의사소통, 아이디어 교환, 그리고 실행 과제에 대한 협업을 가능하게 하도록 하십시오.

ClickUp에는 다양한 비동기식 커뮤니케이션 기능도 포함되어 있습니다. ClickUp 작업은 중첩된 댓글 기능을 제공하여 팀이 맥락을 고려하며 아이디어를 토론하고 논의할 수 있게 해줍니다. ClickUp 화이트보드와 마인드 맵은 팀이 아이디어를 브레인스토밍하고, ClickUp 문서를 통해 기존 지식과 연결하며, 후속 조치를 위한 실행 가능한 작업까지 생성할 수 있는 공유 캔버스를 제공함으로써 시각적이고 효과적인 가상 협업을 가능하게 합니다.

ClickUp 채팅은 비동기 협업을 위해 특별히 개발되었으며, 대화가 일이 진행되는 바로 그 자리에서 집중적이고 실행 가능한 방향으로 이루어지도록 설계되었습니다.

메시징 앱과 업무 관리 도구를 번갈아 가며 사용할 필요 없이, 팀원들은 ClickUp 내에서 바로 프로젝트를 논의할 수 있습니다. 바로 그 자리에서 업무, 문서, 타임라인과 함께 확인할 수 있죠. 팀원에게 태그를 달거나, 특정 작업이나 문서에 링크를 걸 수 있을 뿐만 아니라, 단 한 번의 클릭으로 메시지를 실행 항목으로 전환할 수도 있습니다.

스레드를 활용하면 토론 내용을 체계적으로 정리할 수 있으며, 알림 기능을 통해 시차가 몇 시간이나 나더라도 중요한 내용을 놓치지 않을 수 있습니다. 필요할 때는 실시간으로, 필요하지 않을 때는 비동기식으로 활용하세요.

4. 텍스트 메시지를 넘어 Slack 활용을 극대화하세요

문자 메시지를 주고받을 때, 특히 서로 다른 방언을 사용하거나 문화적 배경이 다른 사람들 사이에서는 어조가 오해의 소지가 있을 수 있습니다. 그러니 Slack 같은 채팅 앱은 잠시 접어두고, 텍스트, 음성, 비디오 등 다양한 채널을 통해 소통할 기회를 마련해 보세요.

예를 들어, ClickUp Clips를 사용하면 화면 녹화 영상을 즉시 공유하고 음성 피드백을 제공할 수 있습니다. (모두가 동시에 시간을 내야 하는) 영상 통화를 하는 대신, 수신자가 나중에 볼 수 있도록 (나레이션 유무에 관계없이) 비디오를 제작할 수 있습니다.

Clip를 사용하면 다음과 같은 기능도 이용할 수 있습니다:

🎥 ClickUp의 자체 AI인 ClickUp Brain을 활용하여 음성 및 비디오 메시지를 텍스트로 변환하고 비동기 일에 활용하는 방법을 여기에서 확인해 보세요:

5. 기대치를 관리하고 소통을 충분히 하세요

팀원들이 한자리에 모여 서로를 위한 가이드라인과 기대치를 설정하세요. 여기에는 다음과 같은 사항에 대한 결정이 포함될 수 있습니다:

ClickUp Docs에서 팀이나 조직을 위한 비동기 업무 헌장을 작성해 보세요. 관련자 모두와 공유하고, 댓글을 달거나 피드백을 제공하도록 초대하세요. 진행하면서 지속적으로 개선해 나가세요!

비동기 업무 문화에서 과도한 의사소통은 버그가 아니라 기능입니다. 실시간 대화를 통해 빈틈을 메울 수 없기 때문에, 처음부터 특히 명확하고 상세하게 전달하는 것이 오해, 지연, 재작업을 방지하는 데 도움이 됩니다.

팀원들에게 부담을 주지 않으면서 비동기 업무 문화 속에서 효과적으로 과잉 소통하는 방법은 다음과 같습니다.

💡 전문가 팁: ClickUp Brain의 AI 기능을 활용하면 간단한 프롬프트만으로 긴 문서나 토론 스레드를 몇 초 만에 요약할 수 있습니다.

6. 생산성 추적

팀원들은 자신이 무엇을 하고 있는지, 언제 일하고 있는지 등을 감시받는 것을 달가워하지 않을 수 있지만, 이는 조직이 생산성을 추적하는 데 도움이 됩니다. 팀원들에게 다음과 같은 행동을 장려하십시오:

또한 회의, 이메일, 채팅 메시지, Slack 빠른 회의 등에 소요되는 시간을 추적하여 비동기 업무 전환이 생산성에 미치는 영향을 측정해 보세요.

7. 집단사고 방지하기

간단히 말해, 집단사고(Groupthink)란 사람들이 대립을 피하고자 하는 나머지, 비판적 사고 없이 무언가에 대해 합의하는 현상을 말합니다. 원격 팀에서는 의견이 다른 구성원들이 그냥 침묵하기 쉬우므로, 이 문제가 더 심각해질 수 있습니다.

이러한 상황이 발생하지 않도록 하려면:

8. 업무와 워크플로우 통합

대부분의 팀은 일을 수행하기 위해 여러 가지 tools를 사용합니다. 비동기식 커뮤니케이션 tools를 효과적으로 통합하면 일이 훨씬 수월해집니다.

예를 들어, Zoom을 ClickUp과 연동하여 프로젝트 관리 플랫폼에서 바로 화상 회의를 시작할 수 있습니다. Slack 연동을 활용하면 특정 담당자에게 작업 상태 변경 사항을 알릴 수 있습니다. 소프트웨어 팀은 GitHub, LambdaTest 등의 도구를 연동하여 원활한 워크플로우를 구축합니다.

아무리 최선을 다하더라도 어려움은 피할 수 없습니다. 어떤 문제에 직면할 수 있는지, 그리고 이를 어떻게 극복할 수 있는지 함께 살펴보겠습니다.

비동기 일: 과제와 한계

비동기 협업이 여러 가지 이점을 제공하며 현대적인 팀들 사이에서 큰 인기를 끌고 있다는 사실은 이미 잘 알려져 있습니다. 하지만 비동기 방식이 그 자체로 모든 상황에 최선의 접근 방식은 아닙니다. 그 이유와 이러한 한도를 극복할 수 있는 방법을 알아보겠습니다.

Zoom 피로와 알림 과부하

물리적으로 같은 공간에서 일하지 않으면 팀원들이 서로에게 지나치게 자주 연락을 하거나 회의를 너무 많이 요구하게 될 수 있습니다. 이는 비동기 업무 방식을 도입한 본래의 목적을 무색하게 만들 수 있습니다.

🔷 해결책

조직 내에 문서화 문화를 정착시키세요. 팀원들이 핵심 아이디어, 사고 과정, 의견 등을 기록하도록 장려하여, 필요할 때마다 누구나 이를 확인할 수 있도록 하세요. 이를 통해 장기적으로 모든 구성원의 업무를 더 수월하게 만들어 줄 비동기식 워크플로우를 구축하세요.

여러 시간대를 아우르는 의사소통

“안녕”이라고 메시지를 보냈는데, 상대방이 답장을 보낼 때쯤이면 무슨 말을 하려 했는지 잊어버린 적이 있으신가요? 팀이 서로 다른 시간대에서 근무할 때 이런 일이 더 자주 발생할 수 있습니다.

🔷 해결책

팀 참여도

원격 근무로 인한 고립감과 동료들과의 대면 상호작용 부족은 동기 부여에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 비언어적 표현과 대면 시의 활기찬 분위기는 사기를 높이는 데 핵심적인 역할을 합니다. 팀 회원들은 목적 의식을 잃거나 조직의 목표와 일체감을 상실할 수 있습니다.

🔷 해결책

팀원들의 참여도를 관리자의 핵심 책임 영역(KRA)에 포함시키세요. 가끔씩 팀원 간의 유대감을 다지고 즐길 수 있는 활동을 마련하세요. (팀원들에게 고양이 사진을 공유해 달라고 요청해 보는 것도 좋습니다. 항상 효과가 있죠!)

긴급성 대 유연성

원격 근무를 하다 보면 팀원들이 특정 문제의 시급성이나 영향을 제대로 파악하지 못할 수 있습니다. 예를 들어, ‘우선순위 1’ 티켓은 즉시 처리해야 하지만, 유연한 근무 체계를 갖춘 팀에서는 이를 처리할 수 있는 인력이 없을 수도 있습니다.

🔷 해결책

서비스 수준 계약(SLA)을 준수할 수 있도록 유연한 일정을 계획하세요. 특정 시간에 팀원이 대기해야 하는 경우, 이를 미리 명확히 하고 그에 맞춰 일정을 조정하세요.

교육의 효과

자기 주도형 개별 학습이 인기를 얻고 있지만, 이것이 항상 가장 효과적인 방법은 아닙니다. 업무 환경 내에서 암묵적 지식을 문서화하거나 전수하는 것은 거의 불가능에 가깝습니다. 같은 사무실에서 함께 일하면 비동기 방식으로는 구현하기 어려운 행동 양식을 모범으로 보여줄 수 있습니다.

🔷 해결책

실천 중심의 학습 모듈을 구축하세요. 팀원들을 한자리에 모아 서로에게서 배울 수 있도록 하세요. 수업 플랜을 상호작용형으로 구성하세요. 초기 온보딩에 그치지 말고, 팀원들을 정기적으로 교육하고 재교육할 수 있는 기회를 마련하세요.

오늘날의 업무 문화에서 비동기 일의 중요성

여러 가지 이유로 인해 비즈니스 리더와 인사 전문가들은 더 이상 비동기식 업무 구조를 피할 수 없게 되었습니다.

구직자의 선호도

Z세대 직원들은 원격 근무를 훨씬 더 선호하는 경향이 있으며, 이러한 유연성은 직장 내 여성들에게도 매력적으로 다가옵니다.

디지털 노마드 생활

오늘날 많은 지식 근로자들은 이동 중에도 일을 처리하는 것을 선호합니다. 가장 전문화되고 고소득을 올리는 기술 분야 중 일부는 위치와 시간에 구애받지 않기를 원하는 사람들만이 갖출 수 있습니다. 이들에게 비동기 업무 방식과 디지털 노마드 tools는 업무 효율성을 높이는 데 필수적인 요소가 됩니다.

대체 휴가 정책

지금까지는 한 사람이 한 가지 정규직 업무를 담당하며, 정해진 일수의 유급 휴가를 부여받았습니다. 오늘날 직원들은 훨씬 더 많은 유연성을 원합니다. 그들은 다른 관심사를 추구하기 위해 안식년이나 장기 휴가를 원하고 있습니다.

이로 인해 두 명의 직원이 하나의 정규직 위치에 대한 책임을 분담하는 ‘직무 공유(job sharing)’ 제도가 등장했습니다. 이 관행은 로펌에서 점점 보편화되고 있으며, 컨설턴트들은 작업의 긴급도에 따라 작업을 분담하고 특정 작업에 대한 책임을 맡고 있습니다.

이를 통해 직원들은 일과 시간을 공유하여 누군가가 반드시 해당 작업을 처리하도록 할 수 있습니다. 이러한 유연성은 특정 직원 한 명에 대한 의존성을 낮추어, 의존성으로 인한 병목 현상을 최소화합니다.

경쟁 우위

요즘 모든 조직이 원격/하이브리드 근무를 고려하고 있습니다.

오늘날과 같은 경쟁이 치열한 시장에서 최고의 인재를 유치하려면 비동기식 업무 방식을 도입한 기업이 되어야 합니다.

인재 부족

인재 부족 문제와 관련해, 비동기적 일 방식에 익숙한 조직은 전 세계 어디에서나 인재를 채용할 수 있습니다. 이는 비용 효율적일 뿐만 아니라 장기적으로 상당한 이점을 가져다줄 수 있습니다.

이 방법이 매력적으로(혹은 피할 수 없는) 들린다면, 조직 내에서 비동기 일 방식을 도입하는 방법을 알아보세요.

노동력의 미래: 비동기식 근무가 취업 시장에 어떤 변화를 가져오고 있을까요?

당연히 비동기식 일은 조직 전체의 문화와 정서적 기반에 큰 변화를 요구합니다.

직원들은 스스로 업무를 관리할 수 있어야 하며, 관리자는 자주 만나지 않거나 한 번도 본 적이 없는 직원들을 더 신뢰해야 합니다.

특히 지식 노동 분야에서 확대되고 있는 인재 부족 현상으로 인해 관리자들은 비동기식 일을 수용하고 장려할 수밖에 없게 되었습니다.

ClickUp으로 비동기 일을 완벽하게 소화하세요

동기식 일이든 비동기식 일이든, 생산성은 종종 유니콘이나 체셔 고양이처럼 신화 속의 존재처럼 여겨집니다. 전통적인 업무 환경에서는 가시성, 즉 온라인 상태 유지, 칸막이 사무실에 앉아 있는 것, 회의에서 적극적으로 발언하는 것 등이 생산성의 지표로 여겨지곤 했습니다.

비동기식 업무 환경에서는 일의 가시성이 뒷전으로 밀리기 마련입니다. 비동기식 팀이 원활하게 운영되려면 일, 의사소통, 성과를 관리하는 완전히 새로운 방식이 필요합니다.

ClickUp의 프로젝트 관리 소프트웨어는 바로 이러한 목적을 달성할 수 있도록 설계되었습니다. 화이트보드, 마인드 맵, 실시간 채팅, 업무 관리, 문서, 대시보드 등 다양한 기능을 갖춘 ClickUp은 팀원들이 어디에 있든 상관없이 팀의 업무 방식을 혁신적으로 변화시켜 줄 것입니다.

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