비동기 회의란 무엇이며 어떻게 진행하나요?

다양한 팀 빌딩 활동을 조직할 수 있지만, 팀이 진정으로 감사하게 생각하는 것은 업무의 유연성입니다. 오늘날의 세계에서 이는 최고의 직장 혜택입니다.

그렇다면 기업들은 이러한 변화에 발맞추면서 일을 계속 완료(그리고 잘 완료)하기 위해 어떻게 해야 할까요? 우리 이야기의 주인공인 비동기 회의에 대해 알아보세요.

시간을 낭비하는 기존의 회의와 달리, 비동기 회의는 팀 회원들이 각자의 속도에 맞게 협업할 수 있게 해줍니다.

불필요한 회의를 줄이면 직원 1인당 연간 25,000달러 이상의 비용을 절감할 수 있습니다. 이는 결코 적은 금액이 아닙니다. 😱

이 가이드에서는 비동기 회의, 그 장단점, 그리고 팀이 유연성을 즐기면서 생산성을 유지할 수 있도록 돕는 최고의 실행 방식을 살펴보겠습니다.

비동기 회의란 무엇일까요?

비동기 회의는 참가자들이 동시에 참석할 필요가 없는 회의입니다.

이러한 회의는 일반적으로 이메일, 인스턴트 메시지 또는 사전 녹화된 비디오와 같은 비동기식 커뮤니케이션 채널을 사용하기 때문에 팀원들이 동시에 "같은 방에" 있을 필요 없이 쉽게 협업할 수 있습니다.

동기식 회의와 비동기식 회의의 주요 차이점

두 회의 형식의 주요 차이점은 시간입니다. 동기식 회의는 실시간 참석이 필요한 반면, 비동기식 회의는 참가자들이 자신에게 가장 적합한 시간에 자유롭게 참여할 수 있습니다.

다음은 주요 차이점을 정리한 간단한 테이블입니다.

비동기 커뮤니케이션의 장점과 단점

이제 전통적인 회의와 비동기식 커뮤니케이션의 차이점을 알았으니, 이제 중요한 질문을 해결할 시간입니다. 귀하의 팀에 가장 적합한 것은 무엇일까요?

비동기식 일이 당신에게 적합할 수도, 그렇지 않을 수도 있는 몇 가지 이유가 있습니다.

비동기식 커뮤니케이션의 장점

1. 유연성 향상

모든 사람이 똑같은 방식으로 일하는 것은 아닙니다. 팀원 중에는 오전 6시에 활기차게 일하는 사람이 있는 반면, 자정이 지나야 활기를 띠는 사람도 있습니다. 시간대가 다른 글로벌 팀이 함께 일하면, 동기화된 커뮤니케이션은 기업에 물류상의 악몽과도 같은 일이 됩니다.

비동기식 커뮤니케이션 도구를 사용하면 모든 사람이 각자의 속도에 맞게 일할 수 있으며, 누구도 잠옷 차림으로 회의에 참석할 필요가 없습니다. 또한 비용도 절약할 수 있습니다. 팀에 재투자할 수 있는 예산을 왜 출장 경비로 낭비하겠습니까?

2. 생산성 향상

우리 모두는 한 번쯤은 경험한 적이 있을 것입니다. 지나치게 열정적인 동료가 회의를 지배하고, 다른 사람들은 조용히 이메일을 스크롤하는 전화 회의 말입니다.

비동기 회의를 진행하여 모든 사람이 동등한 기회를 가지고 방해받지 않고 기여할 수 있도록 평등한 필드를 마련하세요. 이를 통해 사려 깊은 의견을 도출할 수 있습니다.

더 좋은 점은 비동기식 커뮤니케이션을 통해 끊임없는 알림과 항상 대기해야 하는 압박을 최소화할 수 있다는 것입니다.

잠재적인 단점과 도전 과제

1. 지연된 피드백

비동기식 커뮤니케이션은 때때로 친구가 텍스트에 답장을 기다리는 것과 비슷합니다. 답장이 올 것은 알지만, 당장 오지는 않을 것입니다. 프로젝트에 즉각적인 응답이 필요한 경우, 비동기식 방법은 작업 속도를 늦출 수 있습니다.

긴급한 업무, 촉박한 마감일, 또는 시간에 민감한 결정은 종종 세부 사항을 그 자리에서 논의할 수 있는 동기식 회의가 필요합니다.

예를 들어, 워크숍이나 브레인스토밍 세션은 상호 대화와 실시간 커뮤니케이션을 통해 진행됩니다. 이러한 경우 비동기식 방법은 적합하지 않습니다.

2. 소통 오류의 위험

소통은 효과적인 팀워크의 기반이며, 즉각적인 명확화 능력이 부족하면 비동기식 소통은 오해의 여지를 남길 수 있습니다.

이렇게 잘못될 수 있습니다:

비동기 회의의 일반적인 사용 사례

워크플로우에 비동기 회의를 통합하는 방법의 예시를 소개합니다.

1. 비동기식 일대일 회의

전통적으로 일대일 회의는 직접 만나거나 예약된 전화로 진행되었습니다. 그러나 Buffer의 원격 근무 현황에 언급된 바와 같이, 일대일 비동기 회의가 빠르게 주목을 받고 있습니다.

달력에 시간을 블록으로 예약하는 대신, 관리자와 직원은 이메일이나 ClickUp 채팅 메시지를 통해 체크인하여, 편한 시간에 업데이트, 피드백 또는 요청을 공유할 수 있습니다.

2. 비동기식 일일 스탠드업

"일하고 있습니다"라고 말하기 위해 끝없는 스탠드업 회의에 계속 참석하고 계십니까? 매일 진행되는 비동기식 스탠드업 회의가 여러분을 구해줄 것입니다.

비동기 StandUp을 사용하면 팀 회원이 전용 채널이나 스레드에서 작업, 목표 및 장애물에 대한 최신 정보를 공유할 수 있습니다. 모든 사람이 정해진 기한까지 기여할 수 있으므로 시간을 낭비하지 않고 투명성을 확보할 수 있습니다.

ClickUp Brain과 같은 AI 프로젝트 관리자를 사용하여 ClickUp 작업 공간 데이터에서 비동기 스탠드업 보고서를 더 빠르게 작성할 수도 있습니다!

3. 비동기식 교육

비동기식 교육은 e-러닝 플랫폼, 사전 녹화된 비디오 또는 팟캐스트를 통해 자료를 제공함으로써 비용과 시간을 절감합니다.

직원은 각자의 속도에 맞게 학습하고, 회사는 진행 상황을 추적하고 필요할 때 지원을 제공할 수 있습니다.

4. 비동기 프로젝트 업데이트 회의

지리적으로 분산된 팀을 위해 라이브 프로젝트 업데이트를 예약하는 것은 평소보다 더 복잡하게 느껴질 수 있습니다.

비동기 회의 업데이트를 통해 참가자들은 이메일이나 협업 플랫폼과 같은 도구를 사용하여 편리하게 진행 상황, 문제 및 다음 단계를 공유할 수 있습니다.

조직에서 효과적인 비동기식 회의를 진행하는 방법

비동기 회의는 많은 이점을 제공하지만, 적절한 플랜이 없으면 상황이 금방 나빠질 수 있습니다. 협업에 긍정적인 영향을 미치기 위해 비동기 작업을 간소화하는 방법은 다음과 같습니다.

비동기 회의로 전환하기 위한 단계별 가이드

1단계: 팀을 보드에 등록하세요

모든 사람이 동시에 정보를 공유하는 동기식 회의와 달리, 비동기식 회의는 모든 사람이 시작하기 전에 동일한 페이지를 보고 있어야 합니다. 이는 관련 문서나 데이터를 찾을 수 없는 신입 팀원에게 특히 중요합니다.

비동기 회의의 주의 사항, 조직의 프로세스 흐름, 키 리소스에 액세스하는 방법을 팀에 교육하는 것부터 시작하세요.

또한, 회의 노트 및 실행 항목의 마감일을 포함하는 기대치를 미리 설정하는 것을 잊지 마세요.

2단계: 회의 아젠다를 명확하게 정리하세요

아젠다도, 회의도 필요 없습니다. 피드백, 업데이트, 특정 프로젝트 처리 등 목적을 명확하게 정리하세요.

참가자들이 관련 문서나 데이터를 참고해야 하는 경우, 미리 접근 권한을 부여해 두세요. 잘 준비된 회의 아젠다는 모든 사람의 시간을 절약하고 생산성을 유지합니다.

3단계: 각 회원의 참여 방식을 정의하세요

비동기 회의는 진행 상황 업데이트, 전략 계획, 피드백 루프 등 다양한 주제를 다룰 수 있습니다. 각 팀 회원이 어떻게 참여해야 하는지 명확히 하세요.

역할을 정의하면 모호함을 방지하고 회의에 집중할 수 있습니다.

4단계: 모든 회원이 참여하도록 하기

기여할 것이 없는 팀원 절반을 회의에 끌고 가는 것은 아무 의미가 없습니다.

필수적인 의견을 제공할 수 있는 사람만 초대하고, 각자에게 구체적인 책임을 부여하여 모든 사람이 적극적으로 참여하도록 합니다. 비동기식 회의는 손을 떼는 것이 아닙니다.

5단계: 토론, 통찰력 및 결정 사항 문서화

회의는 그 결과가 기록될 때만 가치가 있습니다. 기억에 의존하는 대신 ClickUp의 AI Notetaker와 같은 AI 회의 녹음 및 트랜스크립션 도구를 사용하세요. 대화에 집중하면서 실시간으로 대화를 트랜스크립션하고, 회의 기록에서 필요한 정보를 빠르게 찾고, 결정을 자동으로 실행 항목으로 변환할 수 있습니다.

ClickUp의 AI 노트 작성 기능을 최대한 활용하기 위해 이 간단한 설명 동영상을 시청하세요.

비동기 회의용 도구

아시다시피, 올바른 도구는 비동기 회의 전략의 성패를 좌우할 수 있습니다. 다음은 몇 가지 최고의 도구입니다.

ClickUp을 통해 얻을 수 있는 이점을 자세히 살펴보세요.

ClickUp이 비동기 회의를 지원하는 방법

비동기 회의에 사용할 도구를 찾을 때는 사무실 문화에 적합하고 모든 업데이트를 자연스러운 대화의 일부로 만들 수 있는 도구를 찾아야 합니다.

ClickUp은 작업 관리, 실시간 협업 및 커뮤니케이션 기능을 모두 하나의 플랫폼에 결합하여 이러한 작업을 훌륭하게 수행합니다. 이렇게 하면 팀 회원은 끊임없는 알림에 시달리지 않고 실제 업무에 집중할 수 있습니다.

ClickUp의 비동기식 도구를 최대한 활용하는 방법에 대한 간단한 설명 비디오를 확인해보세요.

일상 업무에서 ClickUp의 유용성을 더 잘 이해하기 위해, 여러 마감일에 압박을 받는 프로젝트 관리자 Miya의 사례를 살펴보겠습니다.

산재된 이메일로 업데이트를 쫓는 대신, 그녀는 ClickUp 작업을 사용하여 작업 항목을 할당하고, 마감일을 설정하고, 진행 상황을 모니터링합니다. Miya는 명확한 설명, 우선순위 수준 및 작업 상태를 추가하여 모든 사람이 동일한 페이지를 볼 수 있도록 합니다. "잠깐, 이게 무슨 말이야?"라는 순간이 없습니다.

✅ Miya가 ClickUp 작업에서 좋아하는 점:

Miya는 또한 팀이 중요한 프로젝트 문서를 함께 작업해야 합니다. ClickUp Docs를 사용하여 모든 관련 정보를 단일하고 깔끔한 형식의 스페이스에 정리합니다.

그녀의 팀은 문서를 실시간으로 편집하거나 가능한 경우 댓글을 추가합니다. Miya는 팀원을 @멘션하여 팀원이 준비가 되면 참여하도록 합니다.

메모장을 사용하면 체크리스트를 작성하거나, 필수 링크를 삽입하거나, 아이디어를 마감일과 우선순위가 지정된 실행 가능한 작업으로 전환하는 등 회의에 항상 준비된 상태를 유지할 수 있습니다.

✅ ClickUp 문서 및 메모장이 도움이 되는 방법:

Miya는 내부 커뮤니케이션을 위해 기업 문화를 조성하고, 직원들에게 정보를 전달하며, 직원들의 원활한 참여를 유도하기 위한 종합적인 문서인 ClickUp 내부 커뮤니케이션 템플릿을 활용하고 있습니다.

다른 도구를 사용할 때 Miya는 항상 한 가지 문제에 직면했습니다. 메시지 앱이 5분마다 알림을 보내는 듯한 느낌을 받아 집중력이 떨어지고 생산성이 저하되는 것이었습니다.

대신 ClickUp 채팅은 비동기 메시징을 통해 워크플로우를 개선합니다. 모든 메시지는 하나의 공간에 통합되고 관련 작업 공간, 프로젝트, 작업 또는 문서에 연결되므로 Miya와 그녀의 팀은 방해받지 않고 준비가 되었을 때 업데이트를 검토할 수 있습니다.

✅ ClickUp 채팅이 도움이 되는 방법:

그러나 텍스트 메시지는 복잡한 주제를 설명하기에는 불충분한 경우가 많으며, 번역 과정에서 의미가 왜곡될 수도 있습니다. Miya는 ClickUp Clips를 사용하여 화면 녹화, 음성 피드백 및 단계별 안내를 공유하여 커뮤니케이션을 보다 명확하고 매력적으로 만들고 있습니다.

✅ ClickUp Clips가 도움이 되는 방법:

ClickUp은 비동기식 조정을 훨씬 더 간단하고 효과적으로 만들었습니다. 목표와 결과를 요약하고 구조화하는 프레임워크를 구축함으로써, 원격 팀은 기대치를 이해하고 상태 업데이트를 유연하게 제공할 수 있습니다. 화이트보드를 사용한 브레인스토밍이 쉽고, 우선순위를 재구성하기 쉬우며, 참조 이미지 등을 추가하는 등 모든 작업이 매우 유연합니다.

Bazza와 마찬가지로 Miya도 ClickUp 화이트보드를 좋아합니다. 그녀의 팀은 이 도구를 사용하여 전략을 지도에 표시하고 아이디어를 시각적으로 연결합니다.

스프린트를 계획하거나 클라이언트 제안서를 작성할 때, 무한한 가상 캔버스를 통해 세션을 체계적으로 정리하고 실행할 수 있습니다. 실시간 협업 기능 덕분에 브레인스토밍 세션에 특히 유용합니다.

그리고 그게 전부가 아닙니다. 다른 모든 것과 마찬가지로, ClickUp을 사용하면 교정도 더 쉬워집니다.

사용 방법은 다음과 같습니다. 작업에서 첨부 파일을 열고 오른쪽 상단의 "댓글 추가"를 클릭한 다음, 특정 위치를 표시하고 댓글을 남기면 됩니다.

팀 회원에게 할당하여 즉시 조치를 취할 수도 있습니다. PNG에서 PDF에 이르기까지 다양한 파일 형식을 지원하므로 파일에서 직접 변경 사항을 쉽게 표시할 수 있습니다.

그리고 가장 좋은 점은 무엇일까요? ClickUp은 독립적으로 존재하는 것이 아니라 캘린더, Google Drive와 같은 파일 공유 도구 및 기타 생산성 앱과 통합됩니다.

ClickUp의 1000개 이상의 통합 기능을 통해 Miya는 팀의 일정과 문서를 손쉽게 동기화하여 모든 도구가 함께 작동하여 비동기식 커뮤니케이션을 지원합니다.

원활한 도입을 위한 교육 및 훈련 방법

새로운 도구를 단순히 전달하고 팀 회원들이 이를 마스터할 것이라고 기대하는 것은 현실적이지 않습니다. 대신, 다음의 교육 팁을 통해 성공을 위한 기반을 마련하세요.

비동기 회의의 과제 및 극복 방법

비동기식 업무에 익숙하지 않은 팀의 경우, 즉각적인 응답이 불가능하고 명확한 셀프 서비스 문서가 필요하다는 점이 장애물로 느껴질 수 있습니다.

그러나 올바른 전략과 도구를 사용하면 이러한 과제는 완전히 관리할 수 있습니다.

시작에 도움이 되도록, 가장 일반적인 비동기 회의의 문제점과 업무 스트레스를 줄일 수 있는 몇 가지 간단한 해결책을 소개합니다.

1. 개인 시간 관리

⚠️ 도전 과제: 비동기 작업은 각자가 자신의 시간을 효과적으로 관리하는 데 크게 의존하기 때문에, 체계적인 일정을 따르는 사람들에게는 어려울 수 있습니다.

✅ 솔루션: 시간 블록을 설정하고, 결과물에 대한 명확한 마감일을 정하고, 각 작업의 생산성이 가장 높은 시간을 파악하세요. ClickUp의 달력 보기를 사용하여 집중할 시간을 정하고, 일정을 한눈에 확인하고, 마감일을 더 잘 관리하세요.

2. 알림 과부하

⚠️ 도전 과제: 실시간 회의가 없으면 메시지와 업데이트의 양이 너무 많아서 부담스러울 수 있습니다.

✅ 솔루션: ClickUp 채팅과 같은 전용 도구를 사용하여 메시지를 통합하고, 집중해야 할 작업 중에는 알림을 음소거하고, 명확한 커뮤니케이션 가이드라인을 설정하세요. ClickUp 채팅에서 알림을 세부적으로 맞춤 설정하여 방해되고 주의를 산만하게 하는 알림을 음소거하고 중요한 일에만 집중할 수 있습니다.

3. 실시간 상호작용을 줄여 신뢰를 구축하기

⚠️ 도전 과제: 어조, 바디 랭귀지, 자연스러운 순간을 놓치면 관계 구축이 어려워질 수 있습니다.

✅ 솔루션: 음성 노트, 비디오 메시지 또는 주말의 하이라이트를 공유하거나 이모티콘으로 반응하는 등 가벼운 의식을 도입하여 연결을 강화하세요.

4. 시간 소모적인 메시지 작성

⚠️ 도전 과제: 명확하고 간결하며 컨텍스트가 풍부한 비동기 메시지를 작성하는 것은 간단한 구두 설명보다 더 많은 시간이 소요될 수 있습니다.

✅ 솔루션: ClickUp Clips와 같은 도구를 사용하여 화면을 녹화하고, 컨텍스트를 위한 하이퍼링크를 추가하고, 업데이트를 구조화하여 대화의 반복을 최소화하세요.

5. 셀프 서비스 문서에 대한 의존성

⚠️ 도전 과제: 비동기 워크플로우는 접근이 용이하고 상세한 문서에 의존하지만, 이러한 문서를 작성하는 데는 시간이 걸릴 수 있습니다.

✅ 솔루션: ClickUp 문서와 같은 도구를 사용하여 중앙 지식 허브를 구축하고, 정기적으로 업데이트하며, 쉽게 탐색할 수 있도록 하세요.

ClickUp이 비동기 회의와 완벽하게 동기화되는 방법

처음에 ClickUp을 사용하기 시작한 목표는 관리자의 관점에서 모든 사람의 작업을 한눈에 볼 수 있게 하는 것이었지만, 그 이상으로 훨씬 더 큰 것으로 발전했습니다. 모든 직원이 타임라인을 사용하여 자신의 작업을 정리하기 시작했고, 이는 우리가 기대했던 것보다 훨씬 더 놀라운 협업 도구로 자리 잡았습니다. 직원 관리에서 작업 관리 및 원활한 모니터링으로 전환했습니다.

이것이 바로 ClickUp의 장점입니다. 사용자의 요구에 따라 성장하며, 비동기 회의 및 워크플로우와 완벽하게 동기화됩니다.

ClickUp을 사용하기 시작하면 한 번에 한 가지 기능씩 업무가 단순화되기 시작합니다. 예를 들어, ClickUp 작업은 타임라인과 함께 책임을 할당하고, 문서는 협업을 단순화하며, 채팅은 대화를 통합하여 쉽게 참조할 수 있도록 합니다.

ClickUp에서 무료로 계정을 만들고, ClickUp이 어려운 일을 처리하는 동안 업무에 집중하세요!