プロジェクト管理で最も重要なことのひとつは、仕事をデリゲートすることだ。あなたはスーパースターかもしれないが、実際、力仕事をすべて自分でやることはできない。チームメンバーにタスクを引き受けてもらう必要がある。 他の優先度に集中することができる。 .
さらに、仕事をデリゲート済みであれば、同僚も仕事に参加し、自分の強みを発揮することができる。
少人数のチームを率いるにせよ 複数のプロジェクトを監督するにしても 他のチームメンバーに仕事を任せることで、目標を達成し、プロセスをスムーズに進めることができます。しかし、どのように仕事を任せるかは、「言うは易く行うは難し」である。
ここでは、デリゲートについて深く掘り下げ、タスクを任せる際のガイダンスを提供し、他のチームメンバーに仕事を任せることで得られる数々のメリットを紹介します。そして、より効果的なマネジャーになるための仕事の任せ方のヒントを紹介します。🤩
デリゲート済みとは？
デリゲート済みとは、特定のタスクをチームの他の人に割り当てることです。これは、チームリーダーやマネージャーは自分の努力に集中し、他のチームメンバーに時間のないタスクを任せることができるようにするために完了します。 デリゲート済みタスク も、タスクや活動がチーム内の誰かのスキルセットにより適している場合に登場する。
デリゲート済みは、以下の重要な要素である。 チームマネージャー しかし、特に新任の監督にとっては威圧的でもある。
手放すことが難しいマネージャーもいる。特に、すべてのタスクをコントロールし、貢献者であることを好むマネージャーであればなおさらだ。
また、どのようなタスクをデリゲートすればよいかを見極めるのが難しいマネジャーもいる。また、タスク管理や組織作りが混沌としているため、デリゲートしたくてもできない場合もある。
このようなマネジメント活動には、強力なリーダーシップ・スキルとデリゲート・スキルも必要だ。効果的にやるためには、明確にコミュニケーションをとり、整理整頓し、サポートを提供する必要がある。また、いつ自分で仕事をやるべきか、いつ仕事を任せるべきかを見極める能力も必要です。🛠️
タスクをデリゲートすべき時
任せるべきタスクを見極めるのは正確な科学ではなく、むしろ芸術だ。すべてのタスクをデリゲート済みでなければならない特定のシナリオはない。ビジネスのニーズ、チームの帯域幅、そして望む成果によって決まる。
しかし、デリゲート済みのプロセスにおいて、どのタスクを任せるべきかを決めるために使えるガイドラインはいくつかある。まず、仕事を任せるべきかどうかを判断するために、以下の質問を自問することから始めよう：
- このタスクはデリゲート済みか？
- 定期的なタスクは、しばしば他のチームメンバーに引き継がれます。これは、常に新しい仕事のトレーニングや引継ぎに時間を費やすことなく、簡単に任せることができる方法です。
- チーム内の誰かがこの仕事を処理するのに適しているか？ あなたがこの活動を完了するためのスキルセットを持っていない場合、またはチーム内の誰かがそのトピックについてより深い知識を持っている場合、彼らに仕事を委任することを検討してください。
- 優秀なリーダーは、チームが会社とともに成長し、学ぶことを望んでいます。既存のスキルを高め、新しい知識を提供できるデリゲート済みタスクを特定することは、この目標を達成するのに役立ちます。
- 仕事をデリゲートすることは、何かを任せれば二度とその仕事を扱わないということではありません。サポートや指導を提供し、望ましい結果を確認するという積極的な役割が必要です。そのための十分な時間を確保すること。
タスクをどのようにデリゲートし、どれが良い候補かを決めるのはプロセスです。自問自答するだけでなく、誰に仕事を任せるかを考えましょう。その人がどれだけ充実しているかをアカウントに入れましょう。 やることリスト は何か、そのタスクをやることをどう感じるか、成功しそうだと思うかどうか。💪
タスクを効果的にデリゲートする10の秘訣
デリゲート済み仕事の構成と、それを実行するタイミング、適切な人を選ぶことの利点がわかったところで、次はそれをどのように実践するかを考えましょう。初めてデリゲートする人も、スキルを高める方法を探している人も、効果的なデリゲートのための10のヒントを参考にしてください。🌻
1.何を任せるか決める
まず、どの仕事を任せるかを決める必要がある。起業家であれば、アシスタントやフリーランサーにほんの少しのタスクを任せるかもしれない。プロジェクトマネージャーやチームリーダーとして、さまざまな部署に何十ものタスクを任せたいと思うかもしれない。
どのように任せるにしても、他のチームメンバーに何を引き継ぎたいかを正確に考えることが重要だ。
ClickUpタスクから複数の担当者を追加し、コメントを委譲する。
一般的に、次のような仕事はデリゲート済みです：
- 定期的なタスク
- チームメンバーの専門知識や利息に合った仕事
- 以下の仕事に関連する仕事目標に関連する仕事 ### 2.明確なコミュニケーションの枠組みを作る
チームのリーダーとして、コミュニケーションがいかに重要かはご存知のはずだ。デリゲート済みも同じだ。チームリーダーとして、あなたは明確なコミュニケーションの枠組みを作る必要がある。 コミュニケーションの枠組みと期待 .
ClickUpのデリゲート済みマトリックス・テンプレートをカスタマイズして、誰もがアクセスできる全レベルの意思決定のコマンド・チェーンを設定する。
使用方法 ClickUpの権限委譲マトリックステンプレート を使えば、チーム内の意思決定を効率化できます。9つのカスタムフィールドで権限を割り当て、3つのビューで情報データベースを作成し、誰が何を担当しているかを全員が把握できます。
内蔵の追跡ツールと プロジェクト依存関係 警告は、潜在的なリスクとマイルストーンの成功を知らせる。
3.チームの強みを知る
仕事をデリゲートする際は、その仕事を任せる人が成功に必要な能力を持っていることを確認したいものです。つまり、その人のスキルを把握し、関連する新しいスキルを学ぶ機会をプロバイダーすることだ。
そのための最善の方法は、定期的に 一対一のミーティングを行うことである。 .従業員のキャリアの目標、仕事の楽しさ、通常の仕事以外のことに挑戦したいかを聞く。 仕事の範囲 .
チームの強みを考慮することで、独自のワークフローに合ったハイパフォーマンスなチームを育成することができます。チーム全体の長所と短所を見るには、1つのビューで仕事をする方がずっと簡単です。
ClickUp Skills Mapping Templateを使って、従業員のスキル情報を簡単に収集・整理できます。
やること マネジメント能力 チームの他の1人か2人を管理するために活用できるか？開発チームを助けることができる技術的なスキルを持っているか？
これが
/参照 https://clickup.com/templates/skills-mapping-t-205355895 ClickUpスキルマップテンプレート /%href/
は、チーム、外部メンバー、フリーランサー、その他理想的なワークフローを変える可能性のある資産の詳細情報を記録するのにとても便利です。彼らの強みが何であれ、仕事を任せる際には、従業員の利息と一緒に考慮するようにしてください。🏋️
Bonus: スキル・マトリックス・テンプレート !
4.優先度の作成
有能なリーダーは次のことを知っている。
/を知っている。 https://clickup.com/ja/blog/2181/undefined/ 仕事に優先順位をつける /%href/
プロジェクトを遅らせないためには、どのタスクを最初に完了させる必要があるのかを区別することがいかに重要か。タスクのデリゲート済みには、どのアイテムを最初に処理しなければならないかを明確に伝えることが重要である。
そうすることで、チームメンバーはどこから始めればいいのかがわかり、次に何が起こるのかのロードマップを持つことができる。
このClickUp優先度マトリックステンプレートを使って、緊急度、影響度、重要度でプロットした重要タスクを特定する。
このステップはとても重要で、チームがこのテンプレートを使う主な理由のひとつである。 ClickUpの優先度マトリックステンプレート .まず、完了する必要のあるタスクをすべてリストアップします。各タスクの重要度と緊急度を評価する。
それらを優先度マトリックスに当てはめる。 優先度を視覚的に整理する。 チームメンバーは、最初に集中すべき仕事の参考資料としてこれを使うことができ、次に何が来るのかをすぐに確認することができます。
5.背景と背景を提供する
会社の目標を達成するための役割を理解していれば、私の仕事はより成功します。タスクをデリゲートするチームメンバーも同様です。
私の仕事やプロジェクトが、全体像の中でどのように位置づけられ、どのような結果をもたらすのかを理解させましょう。自分がチームにどのように貢献しているかを理解し、パズルの重要なピースであると感じられれば、成功したいと思うようになるはずだ。
また、コンテキストはチームメンバーがタスクの目的を十分に理解する助けにもなる。あなたはこれらのタスクのプロかもしれませんが、同僚にとっては初めての経験です。タスクの手順を説明したり、やることを紹介するビデオを作成したりしましょう。
そうすれば、チームメンバーが仕事を成功裏に完了するために必要な情報を持っていることがわかり、自信を持って仕事を引き継ぐことができます。
ClickUpドキュメントにおけるRACIマトリックスの例
また、プロジェクトの組織構造に関する情報を提供するのにも役立ちます。のようなツールは ClickUpのRACIマトリックス のRACIマトリクスは、チームメンバーに次のような洞察を与えることができる。 プロジェクトの役割 , プロジェクト成果物 また、問題が発生した場合、誰に頼めばいいのか。📝
パフォーマンスの高いチームを育てたいのであれば、チームがタスクに取り組む（時間のかかるタスクに取り組む）ための仕組みが必要です。効果的なデリゲート済みは、全員が目の前のタスクを把握するのに役立つ。
6.必要な場所でサポートを提供する
プロジェクトマネージャーやチームリーダーとして、あなたはプロジェクトを通してチームをサポートすべきです。これは、成功するために開発する必要があるスキルがあれば、トレーニングを提供することを意味する。
また、次のようなリソースに関するサポートも必要だ。 タスク管理ソフトウェア -私の仕事をサポートしてくれる専門家に接続する。
7.プロセスよりも結果を優先する
チームメンバーが自分のやり方と違う方法でタスクを完了したからといって、彼らが良い仕事をしなかったとは限りません。どのようにそこに到達したかよりも、結果に注目してください。私たちは学び方も仕事も違うので、デリゲート済みタスクを見直すときは、心を開いてください。
良い仕事と結果こそが重要なのです。🏆
8.自主性を重視するが、チェックイン
ClickUpでよりスマートなフォームを作成するには、条件ロジックを使用してプロセスを合理化します。
両者が成功した部分を特定し、改善の余地があるかどうかを検討します。
仕事の責任をデリゲートするメリット
A 良いプロジェクト管理者 は、効果的にデリゲートすることがどれほど価値あることかを知っている。そうすることで、あなたは他のことに努力を集中することができますし、デリゲート済みのスキルはチーム作りに役立ちます。✨
デリゲートの主なメリットは以下の通りです：
- デリゲート済みは、チームメンバーが実践的なアプローチをとることを可能にします。積極的に関与し、新しい能力を学び、重要なプロジェクトで役割を果たすことで、チームメンバーは会社とより密接に接続し、自分の仕事で変化をもたらしていると感じるようになります。
- 燃え尽き症候群を軽減します：タスクを効果的にデリゲートすると、作業負荷が分散されます。そうすれば、各チームメンバーは忙しくても、圧倒されたり、燃え尽きたりすることはない。各メンバーの作業負荷が可視化されることで、チームの幸福と幸福な企業文化への関心が高まる。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/workload-view-flat-image-1-2-e1641348627973-1400x911.png クリックアップの作業負荷ビュー /クリックアップ
チームの誰が仕事不足なのか、あるいは仕事過多なのかが一目でわかるので、リソースを簡単に再配分できる。
- It promotes professional development* and innovation: By allowing your teams work on tasks on their own, you give them a creative license to come up with innovative solutions and new approaches.
- デリゲート済みは、効果的なコミュニケーションを必要とします。また、マネージャーはチームメンバーがプロセスを細かく管理することなく仕事を引き受けることを信頼するため、エンパワーメントのサポートにもなる。
- It can save time and help you reach new milestones :仕事を効果的に分割することで、プロジェクトを完了し、目標を達成するまでの時間が短縮されます。
- It makes budgeting more effective: プロジェクトをチームメンバーごとに一口サイズのタスクに分割することで、関係するすべてのリソースと個人の明確なロードマップがあるため、予算編成が容易になります。
デリゲート済みタスクの課題
サクセスマネージャーにとって、タスクのデリゲート済みは重要なスキルですが、難しいものです。ここでは、マネジャーがデリゲート済みプロセスで遭遇する可能性のある一般的な障害をいくつか紹介する：
- 信頼の欠如：* 一部のマネジャーは、他人が自分の基準通りにタスクを完了することを信頼することが難しく、責任の引継ぎに消極的になる。
- コントロールを失うことへの恐れ： デリゲート済みは、タスクがどのように実行されるかについて、ある程度のコントロールを手放すことを意味する。
- チームメンバーは、特定のタスクを引き継ぐために必要なスキルや知識が不足している可能性があり、トレーニングのための時間とリソースを必要とする。
- 適切な人に適切なタスクを割り当てることの難しさ： チームメンバーのスキル、利息、作業負荷に基づいて、適切なメンバーとタスクをマッチングさせることは複雑な場合がある
- チームメンバーからの抵抗: すべての従業員が、特に過重労働を感じたり、タスクが専門外であると思われる場合、追加責任を引き受けることを熱望しているわけではありません。
- 非効果的なコミュニケーション:タスクの期待、期限、またはオブジェクトに関する誤解は、デリゲート・プロセスにおける悪い結果につながる可能性がある。
- 時間的制約 : 適切なデリゲート済みには、トレーニング、モニタリング、フィードバックの時間が必要である。ペースの速い環境 ## デリゲート済みタスクの力を活用する
デリゲートの技術をマスターするには、どのようなタスクを誰に任せるべきか、そしてそれを効果的にやるにはどうすればよいかを知ることです。今回紹介する10のコツを身につければ、組織のあらゆるレベルでデリゲートを成功させることができる。 今すぐClickUpを試す を使えば、すべてのプロジェクト管理プロセスに対応できます。タスクの整理や割り当てから、優先度マトリックスの作成、進捗を監視する追跡ツールの使用まで、効果的なリーダーになるために必要なものが見つかります。👩🏽💼