マルチタスクの時代には、あらゆることが必要だ。 生産性ハック 仕事の効率を上げるハックは非常に重要である。理由はたくさんある！
一日中、さまざまなタスクを完了するために、プラットフォームを切り替えてやっていることはないだろうか？これはコンテキストの切り替えと呼ばれています。
ビジネスは拡大しなければならず、従業員のメンタルヘルスは最重要課題です。生産性が高く、精神的に疲れているにもかかわらず、優先度の高いタスクに何も手を付けずに終業するようなことは許されません。そして、これこそがコンテキスト・スイッチの暴走がもたらす結果のひとつなのだ。
コンテキストの切り替えは、組織にとってコストのかかる問題だ。現代の職場に内在し、生産性を低下させる。しかし、福利厚生や仕事の成果に対する悪影響を減らすことはできる。
タスク・スイッチングの意味、コスト、そしてやること。
コンテキスト・スイッチングとは？
コンテクスト・スイッチングとは、仕事中、複数の無関係な異なるタスクの間で、注意の切り替えが成功することである。
例えば、プレゼン用のスライドデッキを準備しながら電子メールをチェックする。そして、インスタントメッセージに答えるためにそれを中断する前に、週次セールスレポートの分析に切り替える。さらに続けることもできる！
MITの科学者は言う
タスクの切り替えは日常生活のブロックである。人間のタスク切り替え能力は非常に高く、脳は柔軟な認知ができるように配線されている。
つまり、私たちは異なるルールや行動プランが適用されるコンテクスト間を切り替えることができるのだ。そしてそれは、私たちが生来、あるコンテクストに関する情報を、別のコンテクストにいる間も心に留めているからである。
残念ながら、認知的柔軟性には "切り替えコスト "という代償が伴う。さらに、コンテキストの切り替えは、会社の仕事では避けられないものだ。
コンテキスト切り替えのコストとは？
コンテキストスイッチの実際のコストは、特定のオペレーティングシステム、ハードウェアアーキテクチャ、スイッチされるプロセスの番号などの要因によって異なります。さまざまな研究や実験が、数秒から数十マイクロ秒の範囲で、コンテキスト切り替えのコストを推定している。
- による文献レビューによるとスティーブン・モンセルによる文献レビューによると、タスク間の頻繁な切り替えはパフォーマンスを低下させ、切り替え直後のエラーを増加させる。
- そのアメリカ人アメリカ は、常にタスクを切り替えている労働者は、毎回数十分しか集中力を失わないことを明らかにした。しかしその結果、作業効率は20～40％低下する。
- 調査によるとカタログ は、そのようなプロフェッショナルは1時間あたり平均13回タスクを切り替えていると主張している。しかし、開発者が自分の生産性が低いと感じるのは、特定の状況においてだけである。例えば、チームメイトと関係のない話題について30分議論することは、そのような状況の1つである。
一方、ビルドが完了するのを待っている間にインスタントメッセージを書いても、開発者は生産性が低いと感じない。この具体的なシナリオでは、新しいタスクを始めるときに、手元のタスクに集中できなくなる。
最後に
/参考文献 https://doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002 ソフィー・ルロワ /%href/
は、労働者は1つのタスクについて考えるのをやめなければ、別のタスクに切り替えた後に良いパフォーマンスを発揮できないと説明している。研究者はまた、最初のタスクが未完成で、そのタスクや次のタスクを終わらせる時間的プレッシャーがない場合、このシナリオはあり得ないと結論づけた。
コンテキスト・スイッチング対マルチタスク
コンテキストスイッチとマルチタスクは、複数のタスクを管理するための2つの異なるアプローチである。コンテキストの切り替えは、タスクとタスクの間を素早く切り替えることであり、しばしば仕事のフローを中断し、再集中するための精神的努力を必要とする。生産性の低下やエラーの増加につながる可能性がある。
一方、*マルチタスクでは、複数のタスクを同時に処理する。これは次のような方法で完了することができる。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/2181/undefined/ タスクの優先順位付け /%href/
に優先順位をつけ、それぞれに時間を割り当てる。マルチタスクは並行して進捗を進めることができる反面、注意が分断され効率が低下することもある。コンテキスト・スイッチングとマルチタスクのどちらを選ぶかは、タスクの性質や、生産性と集中力に対する個人の好みによって決まる。
コンテキストスイッチの種類と対処法
コンテキスト・スイッチングがどういうものかわかったところで、実際にどのようなものか見てみよう。
頻繁な割り込み
コンテキストの切り替えが、あなたによって開始される場合と、他の誰かによって開始される場合とでは、大きな違いがある。後者の場合、あなたはワークフローをコントロールできていないし、ましてや、そのワークフローを確立しているわけでもない。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/12853/undefined/ プロセス管理 /%href/
のアプローチである。誰かが複数のプロジェクトにまたがって仕事をしている場合、新しいタスクは重大な課題となりうる。ワークフローが台無しになる可能性もある。
クリックアップのマインドマップツールでサポートプロセスを構築し、ワークフロー全体を可視化します。
ITサポートの例を見てみましょう。新入社員にアプリへのアクセスを許可するために、マネージャーはITチームのサポートチケットを開かなければならないと定義したらどうなるでしょうか？そうです！このようなリクエストでITチームに割り込むマネージャーは少なくなります。
コンテキスト切り替えソリューション：ルールと手順の作成
次に、アプリのアクセス許可チケットに関するITチームのタイムフレームをルールに定義する。そのルールの中で、例えば、管理者は従業員の入社日の30日前にリクエストを作成しなければならないと規定する。最後に、さまざまなアプリへのアクセスを許可するステップを記載したやることリストを作成する。そして、異なる役割に対してその手順のバリエーションを指定する。
クリックアップをチェックする ワークフローテンプレート 終わりのない中断をなくし、コンテキストの切り替えからチームを守る！_。
不必要なコミットメント
必要のないビデオ通話でいっぱいのカレンダーを操作しようとすることは、誰にでもあることです。私たちのワーキングメモリは、多くのことを処理することができ、不必要なコンテキストの切り替えは、私たちを脱線させる可能性があります。
まず、このことをよく考えてください。ミーティングはあなたの役割にとって必要なものですか？もしそうなら、省略すればいい。そうでなければ、そのミーティングで誰かから直接意見を聞く必要があるか？もしそうなら、そのときにインプットがなくても仕事を続けられるか？
答えが「ノー」の場合、自分の意見に対する人々の反応を生で見る必要があるか？彼らのオブジェクトを克服する必要があるのか？それとも、多くの議論が予想されますか？
チームメンバーの1週間のキャパシティを簡単に管理できます。 作業負荷管理 テンプレート by ClickUp
コンテキスト切り替えソリューション：予約時間の定義
それでは、アポイントメントスロットを定義することをお勧めします。しかし、次のミーティングのリクエストを受ける前に選択しなければなりません。また、どうしても複数のミーティングに出席する必要がある場合は、それぞれの優先度を考慮し、適切な曜日と時間にスケジュールを組むこと。
文脈の切り替えが不必要に高くなるようなミーティングは、すぐに予定を変更するか断ること。さらに、一人でやること、あるいは定期的にやるタスクの時間を確保し、その時間に予定されているミーティングは断る。このスケジューリング 自己管理 を使えば、カレンダービューで私の仕事を整理することができる。
ClickUpのカレンダービューを使って、他のタスクやミーティングと一緒にソーシャル投稿、ブログ、お知らせのスケジュールを立てましょう。
様々なテクノロジー
電子メール、インスタントメッセージ、モバイルデバイスのプッシュ通知を常にチェックしている人は、コンテキストを切り替えすぎている。あるレポート作成者
/参考文献 https://business.adobe.com/resources/reports/state-work-2020.html アドビ /%href/
によると、従業員は電子メール、コラボレーションツール、インスタントメッセージツール、ソーシャルメディア通知によって、1日に約14回中断されていることが明らかになった。
コンテキスト切り替えソリューション：特定のツールに時間を割く
電子メール、メッセージ、通知の絶え間ないフローを根絶することはできないかもしれない。しかし、それらが仕事に与える影響をコントロールすることはできる。
タスクの開始日を選択することで、未整理のオープンタスクに気を取られなくなる。
入ってきた依頼をチェックしたり回答したりする時間を予約し、その時間以外にやることは避ける。特定のツール、アプリ、またはスマートフォンなどのモバイルデバイスに別のスロットを割り当てる。そして、タイムリーなコミュニケーションを損なうことなく、コンテキストの切り替えコストを削減するために、それらのスロットを構成する。
バッチされていないタスク
関連するタスクを他のタスクに頻繁に挟んでいる場合は、次のことを始める必要があります。 バッチ処理 を使うことができる。これは不要なコンテキストの切り替えを避ける素晴らしい方法です。
コンテキスト切り替えの解決策：バッチ関連タスク
タスクのバッチ化とは、コンテキストスイッチのコストを最小化するために、関連するタスクをグループ化することである。結局のところ、コンテキスト・スイッチングとは、関係のないタスクを交互に切り替えることなのです。 プロジェクト管理ツール を使うとよい。
ClickUpのガントチャートビューで1つのタスクとマイルストーンタスクのリレーションシップを表示する
例えば、カスタマーレビューやカスタマーサービスレポートの分析は製品開発のタスクです。そして、製品ロードマップをブレインストーミングしているのであれば、それらの重要なタスクをバッチすることは理にかなっています。
簡単に言えば、タスクのバッチ化とは、関連するタスクを次々にやることです。そして、サポートソリューションに関しても、 ポモドーロアプリ _クリックアップは、を持っている タイムブロックテンプレート タスクをバッチ化することで、コンテキスト・スイッチのコストから逃れることができる。
バック・トゥ・バック・タスク
タスクとタスクの間に息つく暇がない、とやることなすことバラバラ。それなら、1日中バッファリングする必要がある。
コンテキスト切り替えの解決策休憩を取る
直感に反するかもしれないが、異なるタスク（ミーティングも含む）の間に短い休憩を取ることで、集中力と生産性が高まる。それを忘れないための優れた方法は、カレンダーのデフォルトのイベント期間から休憩時間を除外するように設定することだ。
コンテキストスイッチングを避ける10の方法
- タスクの切り替えを認識し、それに応じて優先順位をつける。
- 優先度を設定する： 最も重要なタスクを決め、まずそれに集中する。
- タスクの時間をブロックする： 集中力を維持するために、特定のタスクに専用の時間ブロックを割り当てる。 4.気が散らない環境を作る：作業スペースの雑音、散らかり、中断を最小限に抑える。
- 電子メールを積極的に管理する： 常に中断されるのを避けるために、特定の時間にのみ電子メールをチェックします。
- 時間管理のテクニックを使う：ポモドーロ・テクニックのような方法を試して、一度に1つのタスクに集中する。
- *Minimize interruptions from coworkers: 境界線を確立し、中断されない仕事時間の必要性を伝える。
- ミーティングを繰り返し行う： 深い仕事への中断を最小限に抑えるために、ミーティングを一緒に予定する。
- 緊急でないメッセージのスケジュールを決める：通知やメッセージに応答する特定の時間を設定します。
- 注意散漫を監査し、トリガーベースのシステムを使用する：注意散漫を特定し、排除し、プロセスのビデオを録画し、コンテキストスイッチングを最小限に抑えるシステムを実装します。
コンテキストスイッチの例
ファーマシーメンターの事例と、ClickUpを使ってどのようにコンテキストスイッチングを削減したかをご紹介します。
/参照 https://www.pharmacymentor.com/ ファーマシー・メンター /%href/
の社員は電子メールに追われ、一貫性のないプロジェクト管理を行っていた。その結果、クライアントの業務を処理するのに苦労していた。
それでも十分苦痛ではなかったかのように、彼らが使っているアプリの鎧は、常にコンテキスト・スイッチを発生させていた。必然的に、各コンテキスト切り替えのコストは高くなり、生産性にも影響が出ていた。
Pharmacy Mentorのプロジェクト管理ツールを統合したことで、全社的なコラボレーションレベルが向上した。煩わしくないCRM、Trello、Googleドキュメント、ホワイトボードツールを別々に使う代わりに、ClickUpを採用した。 今では、延々とミーティング、電子メール、インスタントメッセージをする代わりに、チケット内でコラボレーションを行い、コンテキストの切り替えに積極的に対処している。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Whiteboards-for-Effective-Project-Management-With-Clients.gif クライアントとの効果的なプロジェクト管理のためのClickUpホワイトボード /クリックアップ
仮想ホワイトボードでクライアントや社内チームとのコラボレーションを効率化し、イノベーションを促進します。
などなど、
/参照 https://clickup.com クリックUp /をクリックする。
クリックアップは、クライアントアカウントのコラボレーション、コミュニケーション、プロジェクト管理のためのファーマシー・メンターの唯一のプラットフォームとなった。これにより、クライアントをより効率的に管理し、さまざまなアプリを使わずに、より良いクライアント体験を提供できるようになりました。
そして ClickUpの統合 ファーマシー・メンターの生産性は倍増した。また、ClickUpの自動化とリマインダーのおかげで、重複する仕事も減りました。
についてご興味のある方は、当社のブログをご覧ください。 最高のClickUpインテグレーション !
ClickUpで複数のタスクを管理し、コンテキストの切り替えを減らす
コンテキストの切り替えに対価を払うことをやり終えたのであれば、ツールの統合を検討する必要があります。ClickUpはそのためのネイティブ統合の包括的なリストを持っています。複数のタスクを管理するのは大変ですが、そうする必要はありません。
ClickUpの強力なプロジェクト管理機能を使って、コンテキストの切り替えを減らしましょう。 タスク管理 機能です。ClickUpがどのように不要なコンテキストの切り替えを削減し、チームの時間を大幅に節約できるかをお知りになりたいですか？
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