1971年、コンピュータプログラマーのレイモンド・トムリンソンは、自分自身に最初の電子メールを送信し、歴史に名を残しました。その画期的なメッセージの内容は、「QWERTYUIOP」というものでした。エキサイティングですね。
今日では、電子メールはもはや目新しいものではありません。むしろ、生産性を低下させる最大の要因のひとつとなっています。
🚨 平均的な人は 1 日に 120 通の電子メールを受信しています。 Adobe によると、ビジネスパーソンは 1 日 5 時間以上 を電子メールの閲覧と返信に費やしており、これは 1 日の労働時間のほぼ半分に相当します。手書きの手紙が希少な贅沢品のように感じられるのも不思議ではありません。
しかし、電子メールは依然として企業コミュニケーションのバックボーンです。電子メールの記録は法廷でも証拠として認められるほど、その重要性は非常に高いのです。
そのため、電子メールの優先順位付けは、電子メールの生産性を高め、ストレスを軽減し、電子メールによるコミュニケーションを改善することにつながります。
適切な電子メールの優先順位付け戦略により、受信トレイを生産性を低下させる要因から、強力な整理ツールに変えることができます。ステップごとに詳しく見ていきましょう。
⏰ 60 秒の要約
以下のスマートな電子メール管理戦略を活用して、受信トレイを整理し、管理しましょう。
- 電子メールの分類：ラベル、フラグ、タグを使用して、優先度に応じて電子メールを分類します。
- 特定の電子メールの受信時間を設定：受信トレイを常にチェックする手間を省き、電子メールの管理に専念する時間をスケジュールします。
- 電子メールツールを使用：ClickUpを使用して、電子メールをタスクに変換し、フォローアップを自動化し、Gmail または Outlook と同期します。
- 購読の解除と整理：不要なニュースレターを削除し、古い電子メールをアーカイブします。
- 電子メールをアクションに変える：ClickUp Brain などのツールを使用して、電子メールを要約し、実行可能なタスクを作成します。
電子メールの優先順位付けが重要な理由
すべてのビジネスは、収益の増加と売上の拡大という同じ最終目標を共有しています。その目標を達成するには、コミュニケーション、特に電子メールによるコミュニケーションが的確である必要があります。
調査によると、リードへの応答に 5 分以上かかる場合、資格認定の成功率は 10 分の 1 に低下します。応答時間を 5 分から 10 分に延長すると、成功率は 400% 低下します。つまり、1 分 1 秒が重要なのです。
これが、電子メールに優先順位をつける必要がある理由です。電子メールの管理を正しく行うことは、効果的なコミュニケーションのための宝庫です。
では、クライアントから従業員に話題を移しましょう。従業員の 70%近くが、職場でのコミュニケーションには電子メールを好むと答えています。これは、チームの大部分が、情報共有と調整のために電子メールに依存していることを意味します。
つまり、受信トレイを無視することはできないのです。その代わりに、電子メールの優先順位付けにさらに力を入れることが賢明な方法です。
AI ツールは、自動分類から返信の作成まで、あらゆる機能を提供するため、受信メッセージの管理がこれまで以上に簡単になりました。しかし、まだ紹介すべきことはたくさんあります。電子メールの優先順位付けに関するステップバイステップガイドを見て、その方法を確認しましょう。
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職場での電子メールの優先順位付けステップバイステップガイド
電子メールの優先順位付けの第一ルール：すべての電子メールは同じではない。
受信メッセージに優先度を割り当てることで、重要なことに集中でき、優先度の低い電子メールの山に埋もれることを回避できます。
受信トレイをプロのように整理する方法は次のとおりです。
ステップ 1 – 電子メールの分類
毎日1,600 億通の迷惑メールが送信されており、これは全電子メールの 46% を占めています。上司からの重要なメッセージが、「奇跡の」投資に関するスパムブログ記事と一緒に表示されることは、きっと避けたいでしょう。
そのため、まず、電子メールの優先順位付けにおいて、その重要度に基づいて電子メールを分類することから始めます。
まず、電子メールクライアントのラベル、タグ、またはフラグを使用して優先度を割り当てます。
Gmail で電子メールを整理するには、星マークで重要なメッセージにマークを付けます。受信トレイ内の電子メールの横にある星マークをクリックし、すべてを表示するには、左側のメニューから「スター付き」を選択します。
Outlook を使用している場合は、フォローアップが必要な電子メールにフラグを付けることができます。メッセージの横にあるフラグアイコンをクリックすると、アクションを実行する期日をリマインダーとして設定することもできます。
💡 プロのヒント： 早急な対応が必要な電子メールには、「優先度高」、「緊急」、「対応必要」などのラベルを付けましょう。これは、受信トレイに信号機のようなシステムを導入するようなものです。赤は「すべてを停止して対応」を意味します。
受信トレイを整理する最も簡単な方法の 1 つは、フィルターとラベルを使用することです。これらのツールは、送信者、件名、キーワードなどの基準に基づいて、受信電子メールや緊急のメッセージを自動的に分類します。
たとえば、VIP 送信者や重要なプロジェクトからの電子メールは優先度の高い受信トレイに直接送信し、プロモーション用の電子メールは別のフォルダに静かに移動することができます。
Gmail でフィルターを作成する方法を簡単に説明します。
- 受信トレイを開き、検索バーにある「検索オプションを表示」アイコンをクリックしてください。
- 検索条件（例：送信者、件名）を入力し、検索をクリックして試してみてください。
- 下部にある「フィルターを作成」をクリックしてください。
- アクション（分類、削除、ラベル付けなど）を選択
- 「フィルターを作成」をもう一度クリックしてください。
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ステップ 2 – ツールと機能の使用
受信トレイを整理しても、すぐに混乱が再び生じやすいものです。そのため、電子メール管理ツールは不可欠です。
例えば、ClickUp を考えてみましょう。このプロジェクト管理ツールは、自動化機能により電子メールのタスクを自動化することができます。ステータスが変更されたときに電子メールを送信したり、タスクを割り当てたりするように設定することができます。例えば、タスクが「完了」とマークされたときに、チームリーダーに電子メールで通知する、といったことができます。
複数の電子メールアカウントをお持ちですか？Shiftなどのツールを使用すると、1 つの便利なダッシュボードから仕事用と個人用の電子メールをまとめて表示できます。Shift を使用すると、アプリを切り替えることなく、アカウント間の会話を管理できます。
優れた検索機能といえば、ClickUp の「接続検索」も忘れてはなりません。この強力な AI 駆動のツールは、キーワードやプロジェクトの説明を使用して、電子メール、ドキュメント、会話をスキャンします。これは、受信トレイやファイル専用の検索エンジンを持っているようなものです。
整理整頓には、Unroll.meを使用して、もう読まなくなったニュースレターをまとめて購読解除してみてください。すべてを一掃しても、選択的に購読を解除しても、無関係な電子メールを減らして受信トレイを整理する簡単な方法です。
電子メールの優先順位付けには、他にも多くのツールや機能があります。ただし、管理の手間が軽減され、効率が向上するため、1 つに固執することをお勧めします。
ニーズに合ったツールを正確に見つけるために、以下の機能を備えたツールを探してみてください。
- 電子メールの自動化：仕分け、ラベル付け、通知の送信などの操作を自動化して、ワークフローをスムーズにします。
- 統合ワークスペース:1つのプラットフォームでタスクと電子メールを管理し、ツールを切り替える手間を省きます。
- 高度な検索機能：AI 搭載の検索機能により、電子メール、ドキュメント、会話を瞬時に検索
- カスタマイズ可能なテンプレート：一貫性のある効率的なコミュニケーションのために、電子メールテンプレートを作成して再利用できます。
- 統合機能：カレンダー、CRM、生産性アプリと同期して、接続されたデジタル環境を実現
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ステップ 3 – 毎日の優先度の設定
目標は、受信トレイに費やす時間を減らすことです。受信トレイの毎日の優先度を設定することで、時間を節約し、ストレスを軽減し、重要なタスクに集中することができます。メール管理を効率化する方法をご紹介します。
- 「今すぐやる」アプローチ:2 分以内で処理できる電子メールは、すぐに返信する。これにより、未処理の電子メールが溜まるのを防ぐことができます。
- タスクの委任：チームメンバーからの入力が必要な電子メールは、明確な指示を添えて転送してください。委任することで、細やかな管理を行うことなく、適切な担当者が確実にアクションを起こすことができます。
- 後で処理：緊急ではないものの、対応が必要な電子メールがありますか？リマインダーを設定したり、スヌーズして特定の時間にフォローアップを行うことができます。優先度受信トレイや電子メール管理ソフトウェアなどのツールを使用すると、これらの電子メールを効率的に整理することができます。
- 不要な電子メールを削除：古い電子メールや無関係な電子メールを削除しましょう。受信トレイを整理することで、集中力が高まり、重要なメッセージが際立つようになります。
関連記事：電子メールタスク管理とは何ですか？その実施方法
高度な電子メール管理のヒント
毎日何百通もの電子メールが殺到する中、何の助けもなしに電子メールに対応し続けることは不可能です。
解決策は？テクノロジーを避けずに、毎週受信トレイに届く 100 件以上の未読電子メールを管理するために、テクノロジーを活用しましょう。
AI と生産性向上ツールを活用する
ほとんどの電子メールは、共有する最新情報、管理するプロジェクト、または守るべき期限など、タスクに要約されます。そのため、タスク間を飛び回って作業するよりも、電子メールとワークフロー管理を 1 つに統合する方が理にかなっています。
ClickUp は、電子メールの管理とタスクの優先順位付けを統合するのに最適なソリューションです。
ClickUp は Gmail および Outlook とシームレスに統合され、次のようなメリットがあります。
- Gmail から直接、電子メールを実行可能なタスクに変換
- 受信トレイを離れることなく、タスクのステータスと優先度を更新
- 電子メールのコンテンツをタスクのコメントとして共有し、コラボレーションを強化
- 電子メールのやり取りに基づいてタスクをスケジュールおよびデリゲートする
- Outlook の電子メールを ClickUp タスクと同期して、追跡を効率化
- Outlook で ClickUp タスクのリマインダーを設定する
- 電子メールからのタスク作成を自動化して、ワークフローをスムーズに
しかし、それだけではありません。ClickUpは、ClickUp Assign Commentsや ClickUp Mentions などの機能を使用して、電子メールをさらに整理することができます。
たとえば、オスカーの事例をご覧ください。
📌 例： プロジェクトマネージャーのオスカーは、クライアントから、ウェブサイトの再設計に関する最新情報の提供を求める電子メールを受け取りました。オスカーは、詳細を別のツールにコピーする代わりに、ClickUp を使用して、その電子メールを再設計プロジェクトのタスクに直接添付しました。そして、デザインチームに具体的な指示を記載したコメントタグをすばやく追加し、フォローアップをリードデザイナーのサラに割り当て、期限を設定しました。これらの作業はすべて、ClickUp 内で完了しました。
余分なタブも、見落としも、クライアントへの更新の遅れも一切ありません。まるで魔法のような機能です。
ClickUp Brain を使用すると、さらに便利になります。この AI 搭載のアシスタントは、数秒で電子メールの草案を作成することで、電子メールの管理を次のレベルに引き上げます。
仕組み：重要なポイントを入力するだけで、ClickUp Brain が、あなたの意図や受信者に合った、プロフェッショナルでトーンにぴったりの電子メールを作成します。
長い電子メールを実行可能なステップに変換したい場合は、ClickUp Brain がコンテンツを要約してタスクを生成します。
関連記事：電子メールで AI を使用する方法（使用例とツール）
コミュニケーションのベストプラクティス
電子メールでのコミュニケーションを成功させるために必要なツールはすべて揃っていますが、プロフェッショナルで協調的なコミュニケーションを維持するための、電子メール管理戦略をいくつかご紹介します。
1. 明確なコミュニケーションガイドラインを確立する
特定のコミュニケーションタイプに最適なチャネルを定義しましょう。
例えば、正式な最新情報については電子メール、簡単な質問についてはインスタントメッセージ、詳細な議論についてはミーティングをスケジュールするなどです。これにより、混乱が減り、やり取りが効率化されます。
2. スタンドアップミーティングの実施
スタンドアップは、毎日行われる短いミーティング（通常は立ちながら行われます）で、全員がタスク、プラン、障害に関する最新情報を共有します。このアジャイル手法にヒントを得た方法により、部門間の連携が迅速に図れます。
💡 プロのヒント：ClickUp の「デイリースタンドアップミーティングテンプレート」を使用して、メモを残し、進捗を追跡し、過度な計画を立てずに課題に対処しましょう。
3. 多様なコミュニケーションのニーズを尊重しましょう
グループチャットや Zoom コールが得意な人ばかりではありません。書面による最新情報の共有やプライベートな連絡を好む人もいます。
ClickUp チャットなどのツールを使用して、アイデアの共有を促進し、拡大しましょう。また、あまり発言しないチームメンバーにも定期的に声をかけて、彼らの意見も確実に聞くようにしてください。
4. アクティブリスニングを優先する
良いコミュニケーションは、話すことと同じくらい聞くことが重要です。
ミーティングでは、参加者に次の返答を考えるのではなく、他の人の発言に集中するよう促しましょう。フォローアップの質問を用いた構造的な議論も効果的です。
関連記事：受信トレイを空にする方法 101：スマートな電子メール管理
5. 統一されたコラボレーションプラットフォームを活用しましょう
全員が同じツールを使用することで、「複数のプラットフォームを使い分ける」混乱を回避できます。
ClickUp を使用すると、チームはプロジェクトのスケジュール、メモ、タスクを一元化し、さまざまなチーム機能を組み合わせることで、コミュニケーションをシームレスにすることができます。
最大のメリットは、Gmail や Outlook などの主要な電子メールプラットフォームと ClickUp を統合して、受信トレイに届いた電子メールをキャプチャし、チームメンバーに直接タスクを割り当てられることです。
関連記事： Gmailのルールを作成する方法
6. 重要な成果物の可視性を確保
誰がどのタスクを担当し、その期限はいつなのかを、全員が確実に把握できるようにしましょう。共有カレンダー、タスクリスト、プロジェクトボードを使用すると、これらの詳細情報をすべてのチームメンバーがアクセスでき、透明性を保つことができます。
関連記事：時間を有効活用：効率を最大限に高める、最高の受信トレイ管理ツール
7. メモを取り、フォローアップを行う
ミーティングでは、重要なポイントやアクションアイテムを記録する担当者を決めましょう。これらのメモを迅速に配布し、フォローアップを行って、タスクやアイデアが見落とされないようにしてください。
避けるべきよくあるミス
電子メールを効果的に管理することは簡単なことではありませんが、最善の意図で策定した戦略でさえ、いくつかのよくあるミスによって失敗に終わる可能性があります。受信トレイを管理する際に避けるべき 5 つのミスをご紹介します。
1. 受信トレイをゴミ箱にしてしまわないように
雑然とした状態を放置しすぎると、受信トレイはデジタルブラックホールと化してしまいます。無関係な電子メールを定期的に削除またはアーカイブしないと、重要なメッセージが埋もれてしまいます。
受信トレイを自分のデスクのように扱い、重要な電子メールを紛失しないように、整理整頓してください。
2. 電子メールを執拗にチェックする
受信トレイを絶えず更新すると、ワークフローが中断され、生産性が低下します。中断から再び集中力を取り戻すには、平均で約23 分かかります。その代わりに、受信トレイをチェックする時間を決め、それを厳守しましょう。集中力が向上し、その成果が実感できるでしょう。
3. 重要でないメッセージの優先順位を過度に高く設定する
優先度の低い電子メールに返信して、重要な電子メールを放置してしまうことはよくあります。緊急度、送信者の重要度、締め切りなど、優先度を明確に分類するフレームワークを確立することで、このような事態を回避しましょう。
4. 購読解除を忘れる
2年前に参加したウェビナーからまだ電子メールが届いていますか？購読を解除する時がきました。
無関係なニュースレターやメーリングリストをフィルタリングしないと、受信トレイが埋まってしまい、時間を無駄にしてしまいます。手動でこれを行うのが面倒だと思われる場合は、AI ツールを利用すれば、数分で自動的に実行することができます。
5. リマインダーやフラグを無視する
リマインダーやフラグなどの機能を使用しないことは、付箋を机の上に置かず、引き出しの中にしまっておくようなものです。
これらのツールを使用すると、フォローアップや締め切りを見逃すことがありません。重要なタスクを追跡するために活用してください。
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ClickUp により、コンテンツ作成チームでの電子メールによるコミュニケーションの必要性が減り、コラボレーションが効率化されました。アイデアの考案やブレインストーミングから最初の草案作成までの時間が 2~3 倍短縮されました。
ClickUp により、コンテンツ作成チームでの電子メールによるコミュニケーションの必要性が減り、コラボレーションが効率化されました。アイデアの考案やブレインストーミングから最初の草案作成までの作業が 2~3 倍速くなりました。
さまざまな業界で、ClickUp の電子メール統合機能により、チームは、無限に続く電子メールのスレッドや混乱を招くやり取りに費やしていた何百時間もの時間を節約しています。
電子メールを実行可能なタスクに変換する機能、Gmail や Outlook とのシームレスな同期、AI を使用して電子メールの草案作成や要約を行う機能など、ClickUp は受信トレイを生産性の源に変えます。
タスクの管理、フォローアップの委任、受信トレイの整理など、ClickUp があらゆる作業をサポートします。
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