直接コミュニケーションを活用して生産性を向上させる方法

「広告の決定に必要なユーザー行動パターンのデータが不足しています。本日提出する前に追加してください。

または

「このレポートには、ビジネス全体のデータも追加したほうがいいと思います。後で確認していただけますか？

2つのうちどちらが良いか？それは状況次第です。

最初の文は、あなたに何が期待されているのか、その理由を曖昧さなく正確に説明しています。これは直接的なコミュニケーションの一形態です。2 文目は、不正確に見えるものの、間接的なコミュニケーションを通じて、会話のきっかけを作り、アイデアや交渉のスペースを残しています。

これらのコミュニケーションスタイルは、職場においてそれぞれ適切な役割を果たします。このブログ記事では、その理由と方法を解説します。

直接的なコミュニケーションの理解

直接的なコミュニケーションスタイルとは、情報または指示を率直かつ明確に交換することを指します。メッセージは、ヒント、暗黙の意味、非言語的な合図に頼ることなく、明確かつ明示的に伝達されます。

直接的なコミュニケーションの主な特徴は、次のとおりです。

理論的には、直接的なスタイルは仕事をする上で最良の方法のように思えます。透明性があり、断固とした、明確なコミュニケーションに問題があるはずはありません。しかし、実際には、間接的なコミュニケーションも非常に有用です。

直接的コミュニケーションと間接的コミュニケーション

職場にはさまざまなコミュニケーションスタイルがあります。ボディランゲージ、視覚的な合図、暗黙のメッセージなどを重視する間接的なコミュニケーションは、特定の状況では強力なツールとなります。その特徴は次のとおりです。

直接的なコミュニケーションと間接的なコミュニケーションの違い

その違いを要約してみましょう。

直接的コミュニケーションと間接的コミュニケーションの最適な活用事例

コミュニケーションに正しいスタイルや間違ったスタイルはありません。その状況において最も適切なスタイルがあるだけです。つまり、あるスタイルが別のスタイルよりも適している特定の条件や状況があるということです。

直接コミュニケーションを使用するための理想的な条件は、次のとおりです。

たとえば、インターンに、彼らが取り組んでいる重要なレポートについて指示を出す場合を考えてみましょう。この場合は、直接コミュニケーションが必要です。たとえば、次のような表現が考えられます。

「このレポートの分析セクションに、Google スプレッドシートでグラフとチャートを作成してください。ブランドカラーを使用し、同じシートにソースデータをリンクしてください。今週中に確認できるように、私宛てに送信してください。

レストランの駐車場で、駐車について係員に指示をする場合、「自動停止機能に問題があるので、イグニッションを切る前にライトを消してください」と言うでしょう。この場合、係員はあなたの車を知らないので、直接コミュニケーションが必要なのです。

間接的なコミュニケーションを使用する理想的な条件は、次のとおりです。

「あなたは解雇です」と直接的に伝えることは、テレビでは良い演出かもしれませんが、そのニュースのデリケートな性質を考えると、仕事場では理想的なコミュニケーションスタイルとは言えません。このような状況では、共感的な間接的なコミュニケーションが有効です。

AirbnbのCEOであるブライアン・チェスキーは、パンデミックの影響により人員削減を発表しました。

「本日、Airbnb の従業員数を削減することを決定しました。この決定に至った経緯、退職する従業員に対する対応、今後の予定について、できる限り詳しくご説明いたします。

ご覧のとおり、間接的ではありますが、これは曖昧化や責任の回避ではありません。実際、まったく逆です。

チームが長期間一緒に仕事をして、共通の用語を持っている場合は、間接的なコミュニケーションも有効です。「私たちは BYOD です」や「問題は EUD だけにある」といった表現は、そのグループ内のメンバーには完全に理解されます。The Office のミームも同様です！😀

では、どのようにコミュニケーションを取ればよいのでしょうか？

職場における直接的なコミュニケーションのチャネル

あなたが働く環境は、直接コミュニケーションのための優れたチャネルです。それは、オフィスの会議室でも、ClickUp のようなコラボレーションツールでもかまいません。その仕組みは次のとおりです。

対面でのやり取り

直接の会話には、話者と聞き手の 2 人が必要です。最も効果的な方法は、顔を合わせて話すことです。これにより、以下のことが可能になります。

バーチャルチャット

対面でのコミュニケーションが不可能な場合、次善の策はオンラインチャットです。これは必ず必要になります。

ClickUp チャットは、この目的に最適なツールです。フォルダからチャンネルを作成できるため、異なるプラットフォームを切り替える必要がありません。人にタグを付けたり、タスクをリンクしたり、メモを追加したり、絵文字で返信したりすることができます。

プロジェクト管理ツール内で、すべてのコミュニケーションをコンテキストに沿って管理しましょう。メッセージから直接タスクを作成し、チームメイトと SyncUp をすばやく実行し、タスクのフォローアップを行うなど、さまざまなことができます。

プロジェクト管理におけるタスク

仕事のある特定の部分に関するすべての情報を1か所にまとめるのが最善の方法です。ClickUp タスクは、これを実現する効果的な方法を提供します。やることすべてについてタスクを作成したら、次のことができます。

会話としてのコメント

上記では、ClickUp タスクのネストされたコメントを紹介しました。さらに、ClickUp のホワイトボード、マインドマップ、ドキュメントでもコメント機能を使用することができます。

たとえば、プロセスマップが記載されたホワイトボードでは、欠落しているステップについてコメントを追加することができます。Clickup 内で共有されたデザインファイルには、「最新のブランドガイドラインに合わせてデザインを更新してください」などのフィードバックをコメントとして追加することができます。

必要に応じて、ClickUp のコメントの割り当て機能を使用して、特定の担当者を指定し、担当者やプロジェクトに関与するすべての人にタグを付けることができます。

このコミュニケーションチャネルにおける具体例をいくつか見てみましょう。

直接コミュニケーションの例

直接的なコミュニケーションは、特に相手が初めて行う作業の場合、具体的な指示を与えるのに最適です。

指示：直接的なコミュニケーションの最も良い例は、ステップバイステップのガイドやフローチャートです。コンテンツスタイルガイドは、インターンがブランドの一貫した仕事を公開するのに役立ちます。

ポリシーと手順：ClickUp Docs などの職場コミュニケーションツールを使用して、社内プロセスのミニウィキペディアを作成します。組織で許容される行為と許容されない行為を、全員が確認できるように明記します。

組織内の発表を構造化するには、これらのコミュニケーションプランテンプレートをお試しください。

フィードバック： 「前回のレポートは調査が十分でしたが、フォーマットが読みにくかったです。今後のレポートは、読みやすさを向上させるため、提供されているテンプレートを使用してください。このような直接的なフィードバックは、問題を明確に伝え、改善のための実行可能なステップを示します。

チームコラボレーション： 直接コミュニケーションは、2 人間だけで行われるものではありません。組織全体のグループディスカッション、ミーティング、チームコラボレーション活動でも活用してください。

定期的な更新：チーム全員にメッセージを確実に伝えるために、一部の活動を自動化できる場合もあります。ClickUp のマルチタスクツールバーを使用すると、複数のタスクの管理、責任の割り当て、期限の設定、コメントの一括投稿を一度に行うことができます。

現実のビジネスシーンで直接的なコミュニケーションがどのように機能するかを理解した今、なぜそれが重要なのかを見ていきましょう。

直接コミュニケーションによる生産性の向上

直接コミュニケーションは、無駄を排除します。話者は自由に話すことができ、受け手は素早く理解することができます。これにより、双方の時間と努力が節約され、最終的にはチームのコラボレーションが向上し、生産性が向上します。これを職場に導入する方法をご紹介します。

データを利用可能にする：ハードデータに基づいた直接コミュニケーションは、送受信が簡単です。このためには、ClickUp ダッシュボードを使用してください。たとえば、「今週のリード数は同じですが、コンバージョンは 40% 減少しています。何が起こったのか分かりますか？

チームメンバーの責任を明確にする：説明責任を明確にするため、SMART の目標を設定しましょう。その後、ClickUp の目標に設定することで、全員が目標を確認し、進捗を追跡できるようになります。

冗長性を最小限に：スタンドアップで従業員に同じことを繰り返させないようにしましょう。ClickUp Brain を使用してスタンドアップレポートを自動的に生成し、節約した時間をより有意義な交流に充てましょう。

異なるコミュニケーションスタイルを持つ人へのアドバイス

使用するコミュニケーションスタイルは、状況によってほぼ完全に異なります。そこで、コミュニケーションスタイルを採用する際に留意すべき点をいくつかご紹介します。

あなたの主なコミュニケーションスタイルが直接的なコミュニケーションである場合

トーンに注意： 直接的は、失礼な態度に一歩手前です。 therefore、トーンをプロフェッショナルで配慮のあるものに保ちましょう。丁寧な言葉遣いを心がけ、お願いしますとありがとうを忘れずに。

積極的に聞く：直接的なコミュニケーションを行う人は、自分のメッセージを伝えることに集中しがちですが、それだけでは不十分です。積極的に聞く練習をしてください。相手の話を中断せずに、注意深く聞いてください。

フィードバックに注意する：うなずく、口にする、など、メッセージの受け手の非言語的な合図を観察しましょう。場の空気を読み、それに応じてメッセージをカスタマイズしましょう。

相手に合わせて対応：特に、間接的なコミュニケーションが一般的な文化や背景を持つ相手と接する場合は、ステップに注意してください。直接的なコミュニケーションが相手を不快にさせないように注意してください。

適切な場合、間接的なコミュニケーションを活用しましょう：職場での過剰なコミュニケーションは有用なテクニックとなる場合があります。共感を加えることで、コミュニケーションの質を大幅に向上させることができます。

このアプローチは、期待を明確に伝えながら、相手の感情を尊重するものです。

間接的なコミュニケーションが好みの方

遠回しに言わない： 間接的なコミュニケーションは、故意に曖昧にしたり責任を回避したりすることではありません。実際、共感と繊細さを持って話すことです。間接的と不明確を混同しないでください。

自信を持つ：自己主張は間接的なコミュニケーションの機能ではありません。間接的なコミュニケーションをする人は、自分のニーズや意見をはっきりと表現することを躊躇します。礼儀正しい自己主張を練習しましょう。これは、横のコミュニケーションや 上司とのコミュニケーションにおいて特に重要です。

直接的なコミュニケーション能力のある人々に適応する：間接的なコミュニケーション能力のある人々は、直接的なコミュニケーションを攻撃や待ち伏せと受け取ることがあります。しかし、機能性の高いチームは、多くの場合、直接的なコミュニケーション能力に長けています。

他の方法（直接的な方法）が必ずしも間違っているわけではないことを理解する。直接的なコミュニケーションをする相手と仕事をする場合は、ヒントや微妙な合図に頼らない。相手の言葉をそのまま受け止め、率直かつ明確な言葉で話す。

ClickUp による効果的なコミュニケーション（直接または間接）

知識労働の世界では、対人コミュニケーションが成功の基盤となります。要件、概要、説明、アイデア、フィードバック、プロセス、最新情報など、毎日、無数の直接的および間接的なコミュニケーションが行われています。

ClickUp のような包括的なプロジェクト管理およびコラボレーションツールは、これを可能にするだけでなく、さらに向上させます。ClickUp ドキュメントおよび ClickUp タスクは、仕事が始まる前にコミュニケーションを図るのに役立ちます。

コメントと ClickUp チャットにより、プロジェクト中のアイデアのやり取りが可能になります。ClickUp ダッシュボードは、レビューや振り返りに最適です。時間の経過とともに、ClickUp は組織の知識の唯一のソースとなり、システムを利用するすべての人にとって価値を高めます。

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