イベントの手配は、カードで家を建てるようなものだ。一歩間違えれば、すべてが狂ってしまう！華やかなイベントを成功させるには、綿密なプランニングが必要だ。✨
そこでエクセルのテンプレートの出番です。予算計画、ベンダーの調整、ゲストリストの管理、経費の追跡、イベント情報の整理整頓などに役立ちます。小さなオフィスの落成パーティーでも、盛大な製品発表会でも、エクセルのイベント計画テンプレートがあれば、どんなイベントでも簡単に実行できます。
このブログ記事では、イベントの主催者や管理者にとって最も便利な無料のイベント計画テンプレートについて説明します。
さっそく始めましょう！🎉
良いイベントプランテンプレートとは？
イベントプランニングには、イベントテーマの構想、イベント目標の設定、詳細、リソース、人材の調整、期限と予算の管理、評価など、いくつかの側面があります。
ローレンス・カーター
/参照 https://www.goodreads.com/book/show/4720889-event-planning イベントプラン /%href/
良いイベントプランテンプレートは、上記のすべての側面をカバーしています。ここでは、イベント企画のテンプレートに注目すべきいくつかの特徴を紹介します：
- ユーザーフレンドリー：使いやすく、カスタマイズ可能で、構造化されたレイアウトを持つExcelのイベントプランニングテンプレートを選択します。イベント企画書のテンプレートであれ、スケジュール管理シートであれ、さまざまなイベントのタイプに対応できるテンプレートであることが望ましく、イベント独自のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。
- スムーズな統合探すイベントプランテンプレート 既存のツール、スプレッドシート、カレンダーアプリと統合できる、 イベントプランニングソフトウェア 、プロジェクト管理ソフトウェア、コミュニケーション・プラットフォーム、その他多数
- 簡単なコラボレーションチームメンバーやベンダーとのリアルタイムコラボレーションを可能にするExcelのイベントプランテンプレート。データ保護を確保しながら、複数のユーザーが同時にプランにアクセス、編集、コミュニケーションできるテンプレートであることを確認しましょう。
- チェックリスト：イベントのToDo、期日、完了する責任者を追跡するカスタマイズ可能なタスクチェックリストを備えたイベントテンプレートを探しましょう。タスクを整理し、アカウント責任を果たすのに役立つ。
- ベンダーの詳細サプライヤーの詳細：連絡先から注文、住所、その他の重要な詳細まで、サプライヤー情報を一元管理できるイベントプランテンプレートを選びましょう。
- イベントの概要：イベントの概要：重要なマイルストーン、期限、潜在的な問題など、プロジェクトの詳細が一目でわかるテンプレートを探す。
- シームレスなレポート作成：イベントを成功させるために、カスタムレポート、予算、予算概要、イベント参加者リスト、タスク進捗レポートなどを作成できるエクセル製のイベントプランテンプレートを入手する。
エクセルのイベントプランテンプレート
イベント企画の複雑さに圧倒されないよう、時間を節約できるエクセルのイベント企画テンプレートをご紹介します👇。
1.イベントプランテンプレート by ProjectManager
via マイクロソフト 恋人や友人のためにベビーシャワーをプランニングしていて、すべてをどのように整理したらいいか悩んでいませんか？その マイクロソフトによるベビーシャワーのテンプレート は、あなたが始めるために必要なすべてです。このテンプレートは、イベント前とイベント中に実行する必要があるすべてのアクションアイテムの詳細なタスクリストを作成するのに役立ちます。
また、ゲスト、装飾品、消耗品のセクションが分かれているので、各費用を簡単に分類して記録することができます。さらに、タスクに費やした時間を追跡し、「メモ」列にタスクの詳細を追加できます。
📌 📌例:誰が料理を持ってくるか、ゲームの手配、プレゼントの管理などのタスクを簡単に割り当てることができます。また、装飾品やパーティーグッズ、会場のレンタル料などの支出を追跡することで、予算内に収めることができます。ゲストリスト機能を使えば、招待状の送り忘れや、出席率の追跡もありません。
🌟 Ideal for: 妊婦の親や、ベビーシャワーを計画している友人に最適です。
5.マイクロソフトによるウェディングタイムラインプランナーテンプレート
via
/参照 https://www.template.net/editable/15152/event-planner-invoice テンプレート・ネット /%href/
イベントプランニングで最も難しいことのひとつは、資金を整理し、クライアントの承認を得ることだ。その イベントプランナーの請求書テンプレート by Template.net イベントプランナー向けの請求書テンプレートです。
このExcelのイベントプランテンプレートには、総費用を計算する式が組み込まれています。クライアント情報、サービスタイプ、アイテム料金、追加料金などの請求詳細を入力すると、合計金額が自動計算され、エラーのリスクを軽減できます。また、料金の内訳が明確に表示されるため、クライアントの透明性が確保され、信頼とリレーションシップが強化されます。
📌 例:あなたが企業イベントを管理するフリーランスのイベントプランナーなら、このテンプレートで簡単に経費を追跡し、クライアントへの請求書を作成できます。アイテム料金、提供したサービス、追加費用を入力すると、テンプレートが自動的に支払総額を計算し、クライアントにサービスと費用の内訳を明確に伝えます。
フリーランスのイベントプランナーやイベント運営会社、代理店などに最適です。
イベントプランニングにエクセルを使うリミット
エクセルのテンプレートはデータを整理するのには適していますが、イベント企画には最適なツールではありません。その理由は以下の通りです：
スケーラビリティの問題
エクセルのイベントプランテンプレートは、データの処理キャパシティにリミットがあります。データ量が増えると、パフォーマンスが低下したり、頻繁にクラッシュしたりする可能性があります。さらに、ゲスト数、タイムライン、予算/経費など、イベントの側面ごとに異なるExcelファイルを作成する必要があります。すぐに、複数のアクティブなエクセルシートを持つことになります。
非効率なタスク管理
エクセルを使ってやることリストを作成し、担当者や期日を追跡することはできます。しかし、締め切りに間に合わないことがないように、素早くリマインダーを出すのはどうだろう？それはエクセルではできません。さらに、エクセルはメンバーにタスクを割り当てることができません。その結果、締め切りを逃してしまうかもしれません。
自動化の限界
ベンダーが納品を遅らせたり、注文を直前でキャンセルしたとしよう。これにより、タスク完了や予算調整の遅れなど、いくつかの変更が設定される。イベント管理ソフトとは異なり、エクセルはこうした直前の変更を自動的に更新することはできない。すべて手動でやること、そしてそれをチームに知らせる必要があります。
リアルタイムのコラボレーションができない
エクセルにはコラボレーション機能がありません。エクセルシートを更新するたびに、それをチームと共有しなければなりませんが、このやり取りによって、複数のエクセルシートのバージョンからなる長いスレッドがすぐに作成され、チームメンバーが混乱しやすくなります。さらに、エクセルには変更を追跡するバージョン管理機能がないため、チームが常に最新の状態を保つことが難しくなります。
エラーが起こりやすい
自動化が限られているため、エクセル・シートは人為的エラーや不正確さが発生しやすい。手作業によるデータの更新や処理は、タイプミス、誤った式、誤ったデータの配置などの結果を招き、不正確な計算や誤った決定をもたらし、イベントの成功に影響する。
代替イベントプランテンプレート
ここまでお読みいただいたように、エクセルのイベントプランテンプレートにはいくつかの欠点があります。結局のところ、それはイベントプランニングのために設計されていません。
次のようなツールに切り替えるのがベストです。 ClickUp ClickUpは、スムーズなイベントプランニングのためのリアルタイムコラボレーションと自動化機能を提供する。ClickUpはカスタマイズ可能な様々なイベントプランテンプレートを提供しているため、テンプレートを探すために様々なプラットフォームを見て回る必要がないのが最大の特徴だ。
1.ClickUp イベントプロジェクト概要テンプレート
ClickUp イベント・プロジェクト概要テンプレート
イベントプランが混乱する最も一般的な理由の1つは、チームメンバー間のコミュニケーションミスです。それがスコープクリープや予算オーバーにつながることも少なくありません。だからこそ、イベントごとに明確な概要が必要なのです。
その
/参照 https://clickup.com/templates/event-brief-kkmvq-6146907 ClickUp イベントプロジェクト概要テンプレート /%href/
が最適です。イベントの目標や鍵となる要素を概説することで、誰もがイベントの目的を明確にし、方向性を示すことができます。また、予算やリソースの管理もしやすくなります。
このテンプレートは、イベント概要、プロジェクト要約、イベントスケジュールの3ページ構成になっており、詳細なイベントプランニングが可能です。イベントのタスクをリストアップし、プランの中で障害となりうるものを特定することができます。
このイベントプランテンプレートがあれば、以下のことが可能です：
- 明確なイベント目標とオブジェクトを設定することで、全員が同じページを見ることができます。
- 関係者の意見を取り入れ、協力的な戦略を立てる
- イベントプランニングに費やす時間を短縮する
📌 📌 例：企業セミナーを運営する場合、テンプレートで会場の選択、講演者の手配、参加者の登録など、あらゆる鍵の概要を把握することができます。明確なタスクと期限を設定することで、ClickUpは見落としを防ぎます。
イベントコーディネーター、マーケティングチーム、企業イベントを企画するプロジェクトマネージャーに最適です。
2.ClickUp 大型イベントプランテンプレート
ClickUp 大型イベントプランテンプレート
大きなイベントが控えている場合は ClickUp 大型イベントプランテンプレート は詳細なイベントプランの作成に最適です。
このテンプレートには、イベント概要、プロジェクトプラン、経費・ゲストトラッカー、そして
/参照 https://clickup.com/ja/blog/207009/event-feedback-survey/ イベントフィードバックアンケート /%href/
を使ってイベントを評価することができます。イベントの動きを整理して追跡し、タスクをデリゲート済み、進捗を完了性するのに役立ちます。
📌 例:大規模な技術会議の場合、このテンプレートは講演者のスケジュールからスポンサーとの調整まで、あらゆる側面を追跡します。締め切りを守り、障害を早期に発見し、必要に応じて調整することで、最初から最後までスムーズなイベントを実現できます。
🌟 Ideal for: Organizations and event management companies handling large seminars or conferences.
💡Pro Tip：大きなイベントをプランニングする前に、予算を設定し、タイムラインを設定しましょう。ここでは
/参照 https://clickup.com/features/gantt-chart-view ClickUp ガントチャート /ガントチャート
をクリックして、すべてのタスクのタイムラインを作成します。
3.ClickUp イベント予算テンプレート
ClickUp イベント予算テンプレート
小さなオフィスパーティーでも、初めての国際的なパーティーでも。 仮想会議イベントプラン イベント予算の設定はすべてにおいて必須である。
その
/参照 https://clickup.com/templates/event-budget-t-126217580 ClickUp イベント予算テンプレート /%href/
は、イベントごとに目標と予算を設定するのに最適なツールです。このテンプレートを使用すると、次のことが可能になります：
- すべてのイベント費用を一箇所で追跡
- 支出を分析し、情報に基づいた予算決定を行う
- イベント予算の超過を防ぐ
- 節約の機会を特定する
- イベント・マーケティング努力の評価
📌 例：バーチャルカンファレンスを開催する場合、イベント予算テンプレートは、プラットフォーム料金（オンラインイベント開催）、講演者への謝礼、デジタルマーケティングキャンペーン、バーチャルイベントツール（分科会会場やライブストリーミングソフトウェアなど）など、さまざまなコストの管理に役立ちます。経費が発生すると、それを簡単に追跡し、決められた予算内に収まるようにすることができます。
🌟 こんな方に最適: 限られた予算で盛大なイベントを開催したいイベントプランニング会社やビジネス
💡プロのヒント：使用方法 ClickUp テーブルビュー ClickUpのイベント管理テンプレートを使えば、イベントのプランニングから実行まで簡単に行うことができます。会場の予約からゲストの管理、予算の作成まですべてサポートします。
このテンプレートを使えば、イベントのタスクや締め切りを常に把握し、チームと協力し、リソースを共有し、予算を追跡して経費を効果的に管理することができます。つまり、このテンプレートを使えば、プロセスを合理化し、時間とコストを管理し、全体的なリスクを減らすことができます。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/22567/event-project-management/ イベントプロジェクト管理 /%href/
を次のレベルに引き上げる。
例：*年間を通して一連の企業イベントを管理している場合、このテンプレートを使用すると、各イベントを個別に追跡できますが、1つの統一されたワークスペースで管理できます。締め切りを監視し、参加者を追跡し、予算を管理し、すべてのロジスティクスがスムーズに実行されるようにすることができます。複数のイベントを同時に追跡できる機能は、複数のプロジェクトを同時に進めるイベント管理者にとって非常に貴重です。
🌟 こんな方に最適: イベント管理のプロ、企業のイベントプランナー、複数のイベントを同時に開催するマーケティングチーム
5.ClickUp イベントプランドキュメントテンプレート
ClickUpイベント企画書テンプレート
この ClickUpイベントプランドキュメントテンプレート は、イベントの細部まで網羅したマスターチェックリストです。
このイベントプランテンプレートには、一般情報、ベンダーリスト、招待者リスト、設定詳細、スケジュールなど、すべてのイベント詳細が個別のページにまとめられています。これらのページを自動的にフォーマットし、すべての情報に素早くアクセスできるようにすることができます。
さらに、このテンプレートにはゲストリストを作成するためのテーブルや、タスクを完了する際にチェックするためのチェックリストが組み込まれています。
📌 📌 例:結婚式をコーディネートしている場合、このテンプレートはすべてを整理するのに役立ちます：式のタイムラインを作成し、RSVPの回答を追跡し、ベンダーとの契約を管理し、各タスクをスケジュール通りに完了させます。チームメンバー（花屋、ケータリング、カメラマンなど）ごとにタスクを簡単に更新・割り当てることができ、全員が自分の責任を把握できます。
🌟 イベントプランナー、ウェディングコーディネーター、企業イベントマネージャーなどに最適です。
6.ClickUp イベントマーケティングプランテンプレート
ClickUp イベントマーケティングプランテンプレート
イベントをプロモーションしたいですか？この ClickUp イベントマーケティングプランテンプレート はイベント情報を整理するのに最適なツールです。
このイベントプランテンプレートでは、イベントのマーケティング戦略をプランニングし、スポットライトを浴びることができます。このテンプレートを使って、チームとの調整、予算の作成、締め切りの設定、プランや目標に対するイベントマーケティングの努力の評価を行うことができます。
このテンプレートは、次のことに役立ちます。
- イベントのマーケティング予算を効果的にプランニングし、追跡します。
- マーケティング活動におけるチームメンバー間のコミュニケーションとコラボレーションを効率化する
- 目標に対する実際の成果を比較することで、マーケティング努力の成功を分析します。
📌 📌 例: 製品の発売を企画している場合、このテンプレートを使用してマーケティング戦略を作成し、追跡することができます。ソーシャルメディアへの投稿やプレスリリースのプランニングから、インフルエンサーへの働きかけ、プロモーションのタイムラインの設定まで、このテンプレートを使用することで、イベントのマーケティング努力を予定通りに行うことができます。
🌟 こんな方におすすめ: イベントコーディネーター、マーケティングチーム、イベントプロモーション戦略を強化したい中小企業の所有者
📖 続きを読む： イベントを際立たせる10のイベントマーケティング例
7.ClickUp イベントプロモーションテンプレート
ClickUpイベントプロモーションテンプレート
プランニング、プロモーション、そして実行。
/でできることです。 https://clickup.com/templates/event-promotion-t-2wpbapa ClickUp イベントプロモーションテンプレート /%href/
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ソーシャルメディアキャンペーンのプランニング、インフルエンサーへのコンタクト、プロモーション電子メールの送信、プロモーションの成果測定など、イベントプロモーションのタスクをひとつにまとめたテンプレートです。
このテンプレートを使えば、イベントプロモーション資料の作成と配布を管理し、より多くのターゲットに確実に届けることができます。さらに、マーケティングやプロモーション活動のタイムラインを設定し、効率的にプロモーションキャンペーンを実施することができます。
📌 例:会議を主催し、認知度を高める必要がある場合、このテンプレートを使用してイベントのプロモーションを管理できます。電子メールのデザイン、登録ページの設定、ソーシャルメディアキャンペーンの管理など、すべてのタスクを追跡します。締め切りを設定し、タスクを割り当てることができるこのテンプレートは、イベントプロモーションの努力を調整し、軌道に乗せることができます。
🌟 Ideal for: イベントマーケティング担当者、ソーシャルメディアマネージャー、効果的なイベントプロモーションのために構造化されたアプローチを必要とする広報担当者に最適です。
💡プロのヒント：レバレッジ
/参照 https://clickup.com/features/automations クリックアップ自動化 /参照
既存の顧客や見込み客へのプロモーション電子メールの送信を自動化します。
8.ClickUp イベントプロジェクトプランテンプレート
ClickUp イベントプロジェクトプランテンプレート
複数のイベントを管理し、経費の追跡やタスクの監視に課題を抱えている場合は、このテンプレートをご利用ください。 ClickUp イベントプロジェクトプランテンプレート は、効率的なプランニングに必要なものです。ウェビナー、ネットワーキングイベント、マスタークラスなど、複数のプロジェクトをスプレッドシートフォーマットで一度にプランニングできます。
このテンプレートを使えば、新規イベント、プラン、準備、レポート作成、完了などのフェーズに基づいてイベントを分類し、特定のイベントの詳細をすばやく見つけることができます。さらに、このテンプレートでは、優先度、カスタムステータス、期日、イベントタイプ、担当者別に今後のイベントをリストアップできます。
📌 📌 例:ウェビナーをシリーズで開催している場合、このテンプレートでスピーカーの調整から参加者の登録、イベント後のフィードバックまで、各ウェビナーの準備状況を追跡できます。また、プラットフォームへのアクセス、プレゼンテーションスライド、マーケティング資料など、イベント特有の詳細も追跡できるため、すべてのウェビナーをスムーズに配信できます。
複数のクライアントに対応するイベント管理エージェンシーに最適です。
9.ClickUp イベントプランテンプレート
ClickUp イベントプランテンプレート
イベントのプランニングに関しては、少ない方が良いこともあります。数多くのディテール、アクティビティ、装飾に頭を悩ませるよりも、いくつかの核となる要素に集中することがイベントの成功につながります。
ディテールに圧倒されてしまいそうなら、以下の方法を試してみてください。 ClickUp イベントプランテンプレート イベントプランニングを効率化。場所から入札の確保まで、すべてを視覚化するのに役立ちます。まず、イベントの要件とリソースのリストを作成します。次にボードビューに切り替えると、優先度の高いタスクやイベント全体のワークフローを、ドラッグ＆ドロップでかんばんボード上に可視化できます。
さらに、このイベントプランナーテンプレートで、イベントチームとリソースを調整し、イベントの目標と進捗を追跡できます。
📌 例:大規模なカンファレンスをプランニングする場合、このテンプレートを使って、会場の予約、スピーカーの調整、参加者の登録など、フェーズごとのタスクリストを作成できます。このテンプレートを使えば、どんなに大規模なイベントであっても、最も重要なタスクに集中し、忘れ物を防ぐことができます。
🌟 こんな方におすすめ: 中小企業の所有者、企業のイベントプランナー、不必要な複雑さを排除して効果的なイベントを開催したい非営利団体
💡プロのヒント：レバレッジ
/参照 https://clickup.com/features/whiteboards クリックアップホワイトボード /参照
を使って、壮大なイベントのテーマやアイデアをチームとブレインストーミングしましょう。ワークフローを作成し、戦略をプランし、シームレスな実行を確実にするためにプロセスをマップします。
10.ClickUp アドバンスイベントプランテンプレート
ClickUp上級イベントプランテンプレート
イベント開催は簡単なことではありません！この ClickUp上級イベントプランテンプレート に勝るものはないと感じている。
/にも劣る気がする。 https://clickup.com/ja/blog/109291/project-management-software-for-events/ イベント用プロジェクト管理ソフト /%href/
.このテンプレートは、今後開催される複数のイベントを簡単に整理・管理するための理想的な機能を提供します。会場の予約、ケータリング、イベントの予算計画、ゲスト管理などを効率化できます。
この機能は、ベンダーの空き状況の追跡、締め切りの確認、イベントを確実に軌道に乗せるために最適です。
イベントプランニング会社や大規模な企業イベントを主催するビジネスに最適です。
ClickUpでイベントプランニングを格上げしよう
Excelは、小規模で個人的な集まりのプランニングには便利なツールです。しかし、大規模な企業イベントやパーティーを管理するには、リアルタイムのコラボレーション機能に制限があり、拡張性に課題があるため、エクセルのイベントプランテンプレートでは不十分です。📈
カスタム自動化、ビュー、リアルタイムコラボレーションなどの高度な機能を提供します。
ClickUpのイベントプランテンプレートなら、タスクやゲストから予算やベンダーリストまで、イベントの詳細を一元管理できます。さらに、テンプレートを簡単にカスタマイズして、イベントの詳細を表示したり、チームとプランを話し合ったり、リソースを共有したり、イベント管理を簡単に行うことができます。
ClickUpの無料イベントプランニングテンプレートを試す準備はできましたか？
/参照 https://clickup.com/signup 今すぐサインアップ /%href/
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