61％のエグゼクティブが、意思決定に費やす時間の少なくとも半分は、非効率なミーティングに費やされ、実際には何も動いていないと感じている、 マッキンゼーによると .
この思いは、また新たなミーティングのアラートがシステムから鳴り響くと、身震いしたり、ゾッとしたりする数え切れないほどのプロフェッショナルたちと共鳴している。
効果的なミーティングの目的は、選ばれた人たちが集まり、ある結果に向けて情報、視点、データを交換することだ。それが意思決定であれ、ブレーンストーミングであれ、行動プランの作成であれ、その目標は全員が生産性を感じて帰るようにすることだ。
では、フラストレーションのサイクルを断ち切る効果的なミーティングを行うにはどうすればいいのでしょうか？見てみよう。👀
ミーティングの種類
一般に信じられていることとは逆に、ミーティングを成功させるための下準備は、ミーティングをやることよりもずっと前から始まっている。あなたが主催するミーティングの性質が、これを大きく左右する。
意図する成果に応じて、以下のようなものがある。 一般的なミーティングの種類がある。 チームのためにプランすることができます。🧑💻
**1.対面ミーティング
このミーティングでは、参加者全員が物理的に1つの場所（一般にオフィスの敷地内）に集まる。
対面式ミーティングでは、参加者同士がリアルタイムで顔を合わせるため、ミーティング の生産性が向上する。参加者はクリアされたコミュニケーションをとり、ミスコミュニケーションをなくし、効率的に会議に参加することができます。
デジタルの気晴らしという障壁がないため、参加者は非言語的な合図を拾いやすくなり、対話がより認証されたものに見えます。この設定は、リアルタイムでのアイデア共有、討論、ディスカッションを可能にし、瞬時のコラボレーションを可能にします。
フレンドリーなヒント： 気が散るのを最小限に抑えるために「デバイス禁止」ルールを設けましょう。ノートパソコンや携帯電話を設定することで、全員が集中力を維持し、非生産的なミーティングを減らすことができます。
様々な課題に対する創造的な解決策を明らかにすることに重点を置いた革新やブレインストーミングのセッションに最適です。また、部門横断的な複雑な意思決定にも適しています。
**2.バーチャルミーティング
バーチャルミーティング（遠隔ミーティング）は、柔軟性の典型です。参加者は、携帯電話、ラップトップ、タブレットなど、どこからでも、どのデバイスからでも参加できる。これらのミーティングは、ビデオ/オーディオ会議プラットフォームを使ってデジタルで行われる。
バーチャルミーティングは、特にグローバルな従業員を抱える企業にとって、会議室のレンタル料などの経費を削減することができます。その柔軟性により、チームは即座に意思決定を行うことができ、直接ミーティングを開催する手間を省くことができます。
参加者が決められた時間に決められた場所にいる必要がなくなり、組織化が容易になる。インスタンスンスを使って、ホストはミーティングを簡単に追跡できる。 ミーティングメモ用AI .
プロジェクトの更新やタスク報告などの素早いスプリントや、リモートチームとの1対1のミーティングに最適です。
3.ハイブリッドミーティング。
ハイブリッドミーティングは、パンデミック（世界的大流行病）による閉鎖の余波を受け、必然的に出現した。しかし、今日でも主要な役割を果たし続けている。なぜか？ プロモリーフのレポート作成 米国の成人の少なくとも52％が、もしフルタイムで仕事をすることになったら、仕事を辞めることを考えると答えている。
したがって、ハイブリッド仕事は妥協のスイートスポットに当たる。ハイブリッドミーティングは、多国籍企業からバーチャル組織まで、ビジネスがますますグローバル化するチームとのコラボレーションに採用する強力なツールである。
このミーティングには通常、対面での参加者と遠隔地からの参加者の両方が含まれる。
リモート設定と同様、ハイブリッド設定でも中断のないミーティングは保証されません。しかし、強力なビデオ会議プラットフォームと安定したインターネット接続を使用することで、これらのミーティングをより管理しやすくすることができます。
対面参加者と遠隔参加者が混在するチーム、グローバルチームを擁する大組織、柔軟性が鍵になる状況、物理的にその場にいないが意思決定に不可欠な利害関係者からの意見を必要とするミーティング。
📖あわせてお読みください： チームに合ったミーティングの進め方
効果的なミーティングのプランニングと準備
前述したように、ミーティングが効果的なものになるか、チームの時間とリソースを浪費するだけのものになるかは、土台作りが決め手となる。
しかし、素晴らしいミーティングを行うための確実な方法の第一は、自分自身で深く仕事をやることである。
以下は、プランニングの際に覚えておくべきことである。 ミーティングの準備 .🙋
ミーティングの目的を明確に設定する。
ミーティングを通じて達成したい目標を明確にすることから始めましょう。次に、求める成果が「本当に」チームの積極的かつリアルタイムの参加を必要とするかどうかを検討する。
また、電子メールでの会話やメモで同じ成果が得られるかどうか尋ねてみるのもよいでしょう。もう一つ重要な点は、目標が一刻を争うもので、即座の行動を要求するものであるかどうかです。
両方の答えが「イエス」なら、ミーティングを構成する時です。
効果的なミーティングのアジェンダを作成する。
ミーティングの明確な目標が決まったら、 アジェンダを作る 主なトピックについて、誰が話し合うべきか、どのような役割を果たす必要があるのか（そして誰が）を概説する。
さらにステップを踏んで、アジェンダに優先順位をつけ、それぞれに議論すべき時間枠を割り当てることもできる。
この簡単なチェックリストを手元に置き、次回の起草に役立てよう。 ミーティングのアジェンダ :
- 特定のトピックを扱うために指定されたスピーカー
- ミーティングの時間と場所
- ミーティングの期間
- トピックに関する関連背景情報
ここで ClickUpドキュメント は、ミーティングのプランニングやアジェンダの作成、チームのスケジュール調整、ミーティングの議題に基づいた定期的なタスクの割り当てなどに最適なパートナーです。
ClickUp Docsを使ってチームとコラボレーションし、生産性の高いディスカッションを実現しましょう。
その ClickUpアジェンダテンプレート を使えば、目標の追跡、オブジェクトの概要、明確なミーティング構成の作成、タスクとアクションアイテムの割り当てをすべて一箇所で行うことができ、効果的なミーティングを効率化できます。
私は隔週で上司とミーティングをしていますが、アジェンダはClickUpを使っています。イベントやプレゼンテーションの依頼がすべてここに書き込まれ、最新のステータスも表示されるので、上司もチェックできます。
マイケル・ターナー、アソシエイト・ディレクター、キャリア・コミュニティ
適切なミーティング参加者を招待することができます。
どのようなイベントでもそうですが、ゲストリストはその成功（効果）の前例となります。
職場では、意思決定者、専門家、実行者、そしてもちろん主催者など、各集団から適切な割合の人を集めることを意味する。意思決定者が多すぎると、膠着状態に陥り、実行をめぐる議論が遅れる可能性がある。
一方、ブレーンストーミングミーティングでは、多様な視点を持つステークホルダーを参加させることが重要だ。全体として、目標達成に必要な最小限の人数を招待するのがよい経験則である。
知っていましたか？ 「ピザ2枚分のミーティング」というガイドラインは、ミーティングにはピザ2枚分以上の出席者を出すべきでないというものです。このルールは、大規模なミーティングよりも小規模なミーティングの方が生産性が高く、効果的であるという考えに基づいている。このルールは、アマゾンの創業者であるジェフ・ベゾスに由来することが多い。
ミーティングは心してスケジュールする。
都合の良い時間にミーティングをスケジューリングすることで、出席者の関心を高め、集中力を維持し、最終的には、より多くの会議につながる。
/につながる。 https://clickup.com/blog/how-to-have-productive-meetings// 生産性の高いディスカッション /%href/
とミーティングの成果。
異なるタイムゾーンで仕事をする同地点のミーティング参加者など、スケジュールが最も乱れやすいメンバーの賛同を得ることから始める。
ミーティングのスケジュールは、チームメンバーの全体的なエネルギーと生産性を左右します。 調査によると ハーバード・ビジネス・レビューの調査によると、作業負荷が最も少ない時間帯にハイテンションなミーティングをスケジュールすることで、チームのエネルギーと生産性が高まる可能性がある。
毎週のStandUpコールであれ、臨時の緊急チームミーティングであれ、ミーティングに理想的な時間を見つけるために各参加者のスケジュールを監査するのは面倒だ。
クリックアップカレンダービュー
を使用すると、次のようなことが可能になります。 ClickUpカレンダービュー ClickUpカレンダーは、あなたとチームのカレンダーを一元管理することができます。
日、週、月ビューなどの切り替えでClickUpカレンダービューをカスタマイズする
ドラッグ＆ドロップの簡単操作でスケジュールの編集も可能です。カレンダービューは全員の同期を保つので、チーム全員が文字通り同じページを見ることができます。
クリックアップミーティングテンプレート
ClickUp Meetings Templateでミーティングをエンドツーエンドで効率化しましょう
その ClickUpミーティングテンプレート はミーティングをより効率的にします。アジェンダを管理し、メモを取り、フォローアップを追跡し、すべての重要な詳細を手元に置いておくことができます。
ミーティングのニーズに合わせてテンプレートを簡単にカスタムできるので、重要なトピックはすべて網羅できます。メモセクションは重要な論点を記録するのに最適で、フォローアップセクションはアクションアイテムと責任を明確にし、次に何が起こるかを簡単に把握できます。
やること？ による研究 のレポート作成によると、ミーティングを予定するのに最適な時間は午前中、特に午前10時から午後12時の間だという。月曜日の午前中はミーティングに最も適していないが、火曜日は最も理想的な時間帯であると考えられている。
効果的なミーティングの運営
ミーティングを始めるときに正しい前例を作る。
次のミーティングを運営する際に覚えておくべき指針をいくつか紹介します。📋
時間通りに始める
ミーティングを時間通りに始めることは、アジェンダを守る効果的な方法です。また、参加者の時間を尊重し、心遣いを示すことにもなります。
役割分担をする。
ほとんどのミーティングはダイナミックで、新しい展開がその場で繰り広げられます。勢いを持続させるために、このような議論をチームにとって実行可能な収穫に変えましょう。
と クリックUpミーティング を使えば、これらの持ち物を簡単にタスクに変えることができます。
ClickUpタスクでは、ミーティングのメモから直接詳細なアクションポイントを作成できるため、見落としがなくなります。
各種ClickUpタスクを使って、簡単に担当を追跡しよう
タスクを作成したら、次の方法でタスクをデリゲートできます。 ClickUp コメントの割り当て をクリックすると、タスクのコメントからチームメンバーに特定の責任を割り当てることができます。
ClickUp Assign Commentsでステークホルダーにタスクの責任を負わせる
📖あわせてお読みください。 10 Free Meeting Notes Templates to Take Better Meeting Minutes(無料ミーティングメモテンプレート10選)
コラボレーションを促進する
ミーティングの真の成功の尺度は、どれだけ有意義なコラボレーションを促進できるかということです。ディスカッションのトピックに多様な視点を招いたり、参加者にアクションアイテムを割り当てたりすることで、これを達成することができます。
ミーティング議事録テンプレート
ミーティング議事録テンプレートを使って、ミーティング議事録の記録からアクションアイテムの割り当てまで、すべてを簡素化しましょう
その ClickUp ミーティング議事録テンプレート は、ミーティングを文書化するシームレスな方法を提供します。出席者を簡単に記録し、出席者全員が承認されたことを確認できます。テンプレートでは、アジェンダごとに詳細なメモを取ることができ、主要な議論や決定を記録できます。
このテンプレートはコラボレーション設計で、複数のユーザーがリアルタイムで投稿・編集できるため、チームの足並みを揃えることができます。また、鍵となる成果や洞察を追跡し、貴重な情報を提供します。
/を提供します。 https://clickup.com/ja/blog/145197/meeting-recap/ ミーティングの振り返り /%href/
出席できなかった関係者のために。
ミーティング時間を適切に管理する。
効果的なミーティングを行う最善の方法は、アジェンダの各アイテムに割り当てられた時間を設定し、それを守ることです。
しかしこれは、議題から議論が逸脱しないようにしながら、健全な討論の司会をすることも意味します。主催者として意思決定にも参加する場合は、参加者リストに司会者を加えることも検討しましょう。
ミーティング後のフォローアップと説明責任
ミーティングが終わったら、本当の仕事が始まります。ここで、ミーティングが達成しようとした成果を追跡し始めるのです。
ここでは、ミーティングが有意義な結果をもたらすように分析し、確認する方法を紹介します。🎯
ミーティングの成果をまとめる。
ミーティングの真の効果は、参加者一人ひとりの持ち物から測ることができます。 ミーティングが生産性を発揮するのは、実質的な目標や仕事への行動プランにつながったときだけです。
ミーティングのまとめは、参加者全員にとって実行可能な成果に変換する必要があります。ディスカッションが長くなると、細かい会話のポイントがわからなくなりがちです。例えば、あるアジェンダのアクションアイテムに関する指摘があったにもかかわらず、議論されないままになっていることがあります。
要約するタスクの場合 ミーティングの成果 を使えば、すべての詳細を手作業で確認する必要はない。
と ClickUp Brain は、ミーティングの種類、場所、期間から出席者の番号まで、ミーティングデータを素早く要約して取り込むための優れたツールでもあります。
タスクの委任を自動化。
次のステップは、これらのミーティング成果を紙の上だけに残さないようにすることだ。有意義なミーティングの成果を生み出すには、日常のワークフローに組み込むことが重要になります。そのためには ClickUp自動化 タスクを割り当て、必要なときにフォローアップのスケジュールを設定します。
ClickUp Brainと一緒に自動化を使用することで、ミーティングを最大限に効率化し、あなたの負担を軽減します。
ClickUp自動化を管理することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、定期ミーティングでの一貫性を維持します。
進捗状況のモニタリング
ミーティングのタスクをフォロースルーすることで、決定と行動のギャップを閉じた。
これには、タスクのステータスを定期的に監視することも必要である。 一対一のミーティングを予定する 担当者の介入が必要なときはいつでも、担当者と1対1のミーティング /%href/ を予定する。チェックインの頻度は、タスクの複雑さや関係者に応じて決めることができる。
素晴らしい習慣は、チーム内で仕事をし、障害を予測し、緩和の枠組みを作るために単独で働ける「パートナー」を特定することである。
チームが特定のプロジェクトセグメントに過度に集中すると、全体像が見えなくなることが多い。このような狭い視点は、意思決定を迅速化する貴重な洞察の発見を妨げる可能性がある。 ClickUpダッシュボード は強力なコラボレーションツールで、仕事を可視化することで、チームがプロジェクトプランニングとパフォーマンスを改善し、スプリントをよりよく管理し、仕事の優先順位をつけられるようにします。
ClickUpダッシュボードでデータを実用的な洞察に変える
プロジェクト内のさまざまなタスクのステータスを分類して、期限切れのタスクを包括的にビューし、それに応じてリソースを割り当てることができます。
ミーティングの効果測定
ミーティングの効果を測定することは、単なる見栄のパフォーマンスではありません。代わりに監査だと考えてください。
何がミーティングを成功させるのかを理解すればするほど、ミーティングはより良いものになる。ミーティングの効果を測定するためにマップすべきメトリクスを明らかにしよう。📊
- 会議の開始または終了予定時刻と、やることをやった時刻を比較する。アジェンダを規定時間内にカバーできたかどうかをチェックする。ミーティングの準備中* 次のミーティングまでに発生し、閉じたアクションアイテムを追跡する。これは、ミーティングのフォローアップの有効性と、このプロセスをどのように改善できるかを測るのに役立ちます。
- フィードバックの収集: ミーティングの効果を裏付けます。匿名アンケートを活用し、参加者が参加し価値を感じるための抜け穴を特定し、対処する。
- 重要な決定が行われたミーティングを追跡し、成功に必要なプロセスや人材に関する洞察を得る。この実践は、それらの決定が目標に役立つのか、それとも今後見直す必要があるのかを判断するのに役立つ。
- 獲得したエンゲージメント： 生産性の高いコラボレーションのためのテンプレートを作成するために、意味のある高いエンゲージメントを生み出したミーティングを認識する。これらの洞察は、今後のミーティングを強化し、より熱心で効果的なチーム環境を育成するために使用します。
特定のミーティングタイプのベストプラクティス ## Best Practices for Specific Meeting Types
ミーティングはそれぞれ異なり、その結果、生産性を高めるものも異なります。ミーティングを成功させるプランと運営の黄金律は、いくつかのベストプラクティスにかかっている。
すべてのキャッチアップのバーを上げる効果的なミーティング戦略を探ってみよう：
対面ミーティングの最適化
- 目的を明確にする： 参加者全員が、ミーティング中に何か価値を追加したり、持ち帰ったりできるようにする。しかし、より重要なのは、ミーティングが何を達成しようとしているのかを参加者全員に理解してもらうことである。
- 適切なミーティング環境をデザインする：フォーマルな役員会議室のセットアップであれ、ブレーンストーミングセッションのためのカジュアルなスペースであれ、参加と生産性を促進する雰囲気を作る。
- ミーティング疲れに打ち勝つ：インタラクティブな要素やアクティビティを取り入れて、エネルギーレベルを高く保ち、長時間のセッションを通して参加者のエンゲージメントを維持する。
バーチャル・ミーティング・エクスペリエンスを向上させる。
- 短いミーティングにする： 効果的な成果につながる短いミーティングをプランする。3時間のマラソンを30分のキャッチアップに変えるには、アジェンダを短くしましょう。
- 参加者を賢く選択する： 効果を最大化するために参加者数をリミットで制限する。組織全体のイベントを主催するのでない限り、特に意思決定ミーティングの参加者リストは最大7人までにしておこう。
- バーチャルミーティングでは、参加者を積極的に巻き込みましょう。参加者同士の会話や交流を促進するのは、主催者やリーダー次第です。
ハイブリッドミーティングを最大限に活用する。
- ミーティングのエチケットを確立する。ミーティングエチケットを決めることで、何が許容され、何が許容されないかを標準化することができ、遠隔地であろうと、対面であろうと、参加者がより結束してコラボレーションできるようになります。
- すべての参加者の可視性を高める。特に、対面での会話が遠隔地からの参加者の貢献の影に隠れてしまう場合、ビデオを必須とすることで、より公平なコラボレーションのフィールドが生まれます。
- エンゲージメントの向上：場所による断絶をなくし、チームメンバーのコラボレーションを強化します。リアルタイム投票のようなツールを使用することで、遠隔地の参加者が経験する距離感をなくすことができます。
ミーティングにありがちな課題の克服
ミーティングの性質にかかわらず、課題がないわけではありません。どんなに綿密にプランニングされたミーティングでも迷走する可能性はありますが、効果的なミーティングに共通する課題を探ってみましょう。⚠️
議論を支配する人への対応
ミーティングのメリットは、さまざまな視点を生み出す能力にある。
そのため、1人か2人の支配的な意見が議論を独占してしまうと、他の視点が入るスペースがほとんどなくなってしまう。その結果は？表面的で、一面的で、結局のところ役に立たない洞察になる。
ミーティングの主催者として、ミーティング内で優勢なビューがどのようなものであるかを注視するのはあなた次第です。
解決策
✅ 主導的でない声に対して、より自由な質問をする。
✅ 意見に異論がある場合、異なるビューを誘う
✅ バランスの取れた参加と関与のために、世論調査のような インタラクティブなツールを使う
📖あわせてお読みください。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/194061/how-to-participate-in-meetings-effectively/ ミーティングに効果的に参加する方法 /%href/
包括性を確立する
包括性は、ミーティングの種類によってさまざまなフォームをとることができる。例えば、意思決定に関する議論では、チームリーダーが意見を述べる前に、若手のチームメンバーに新鮮な視点を共有してもらう。
ハイブリッドミーティングやバーチャルミーティングでは、バーチャルの出席者に特別な声掛けをし、対面出席者に惑わされることなく意見を述べられるようにする。
解決策
ミーティングの枠組みの中で、エンゲージメントのための プロセスを作成する。
✅ アジェンダの範囲内で、これらの対話のために割 り当てられた時間を統合する
ディスカッションを追跡する
アジェンダのないミーティングは、水掛け論のようなものである。
ただし、参加者がミーティングに参加しているときは、有意義な会話を期待している。仕事の合間を縫ってミーティングに参加しているのですから。
アジェンダがあっても、ミーティングが規定時間をオーバーしたり、重要なアップデートを見落としたりすることがあり、参加者全員に不満が残ります。
解決策
ミーティングの進行役を任命し、議論を軌道に乗せる。
✅ 議題の各アイテムにリミット時間を設定する
✅ 話題から外れたアイデアが出た場合、会話を方向転換させ るが、ミーティング議事録に記録する
技術的な問題を回避する
技術的な不具合はミーティングにとってよくあるハードルです。
よくても議論のフローを遅らせたり、妨げたりする傾向があり、最悪の場合、ミーティングの進行が完了しないこともある。チームメンバーにより良いミーティングテクノロジーを装備し、不測の事態に備えたプランを立てることは、ここでは譲れない。
解決策
✅ 特に重要なイベントの前に、ミーティング技術監査を実施する。
✅ マイクをミュートするタイミングや使用する背景など、ミーティング のエチケットを設定する
📖あわせてお読みください。 ClickUpでミーティングを管理する方法
クリックアップで効果的なミーティングをプランし、実行する」。
要約すると、効果的なミーティングは、仕事やサービス・製品に具体的な、あるいは生産性のある影響を与えます。
つまり、ミーティングのプランニングでさえも、ビデオを逆から見たようなものなのです-結果から始まり、そこへ到達する方法（そして誰と）をプランし、そしてどこから始めるかを考えるのです。
しかし、ClickUpのおかげで、これは一人旅ではありません。生産性向上ツールのエコシステムを活用すれば、ミーティングのプランニング、効率化、管理を効果的に行うことができます。 ClickUpで始める 今日から