また非生産的なミーティングを恐れている？あなただけではありません。ミーティング過多はあまりにも一般的であり、それは最大の問題でもある。 オフィスの時間の浪費者 .
しかし、そのような終わりのないディスカッションを、集中力のあるアクション満載のセッションに変えることができたらどうでしょう？
ミーティングを成功に導くための設定です。大した努力は必要ありませんが、集中力を維持し、ミーティング中の無駄な時間を避けることができます。事前に何が起こるかを知り、自分の考えを整理しておけば、ミーティングに参加しているときの自信も高まります。
この記事では、次のミーティングを乗り切るだけでなく、成功させるための鍵となるステップをご紹介します！
なぜミーティングの準備が重要なのか？
ミーティングのプランニングに時間をかけることで、集中した効率的なディスカッションが可能になります。意図したことを成功させる ミーティングの成果 .
徹底したミーティング準備の利点は以下の通り：
- 効率性の向上：* 明確なアジェンダは、議論の追跡を維持し、時間浪費の余談を防ぐ。
- 意思決定の向上:十分な準備をした参加者が情報を得ることで、より思慮深い議論とより良い意思決定につながる。
- コラボレーションの強化：事前に情報やオブジェクトを共有することで、協力的な環境が生まれる。
- 士気の向上：よく運営されたミーティングは全員の時間を尊重し、満足度とモチベーションの向上につながる。
避けるべきミーティング準備の一般的な間違い
ミーティングの効果を頓挫させる、よくある落とし穴に対処しよう：
- 明確な目標がない： 明確な目標がないと、ミーティングは無目的で非生産的なものになります。ミーティングを始める前に、望ましい結果を明確にしましょう。
- アジェンダがない、またはアジェンダの設計が不十分： アジェンダがないと、時間を浪費する。不十分なアジェンダは、焦点と方向性を欠く。トピック、時間、論点の概要を明確にしたアジェンダをクリアされたものにする。
- 直前の招待: 事前に招待状を送り、出席者に十分な準備時間を与える。
- 即興に頼らないこと。話すポイントを準備し、トピックを調べ、潜在的な質問を予測し、全員の時間を最大限に活用する。
- テクノロジーに不慣れ：* 全員が必要なテクノロジーにアクセスでき、それを快適に使えるようにする。
ミーティング準備のステップ
ミーティングの準備がなぜ必要なのか、どうすれば間違った方法でやることを避けられるのかがわかったところで、生産的で成功するミーティングのフェーズを整えるための5つのステップを紹介しよう：
ステップ1：ミーティングの設定
ブレーンストーミング、意思決定、進捗報告など、ミーティングの明確なオブジェクトを特定する。次に、ミーティングの目標達成に直接関わる人だけにカレンダーの招待状を送る。
ほとんどの出席者が仕事できる時間を選び、全員のスケジュールを尊重する。
| プロからのアドバイス電子メールやメッセージでミーティング枠を決めたり、終わりのないやり取りを避けるために、ミーティングスケジューリングツールを使う。
ステップ2：アジェンダの作成と共有
明確な論点を論理的な注文でアジェンダを構成する。スケジュールオーバーを避けるため、各ポイントに必要な時間を見積もりましょう。
プレゼンテーションやディスカッションのリード（該当する場合）など、特定の責任をデリゲート済みにしておくとよいでしょう。こうすることで、一人がミーティング全体を支配するのではなく、全員がミーティングに貢献できるようになります。
以下のようなツールがあります。 ClickUpのミーティングアジェンダテンプレート はミーティング準備のこのフェーズで非常に役立ちます。
ClickUpのミーティングアジェンダテンプレートでミーティングの構成と注文を確立しましょう。
このテンプレートには、ミーティングの詳細、オブジェクト、ディスカッショントピック、アクションアイテム、出席者を記録するためのセクションが用意されており、包括的で整理されたアジェンダを作成できます。ミーティングのタスクをアクションアイテムに分解し、ミーティング参加者間で責任を割り当てることで、重要な決定ポイントのフォローアップを確実に行うことができます。
このテンプレート内で
- カスタムステータスを作成し、さまざまなアジェンダアイテムの進捗状況を監視します。
- カスタムフィールドを追加して属性を割り当て、アジェンダタスクを管理します。
- カスタムビューを使用して、リスト、ガント、ワークロード、カレンダーなどのClickUpワークフローを構築します。
- ミーティングアジェンダをシームレスにリンクされている /参照 https://clickup.com/features/docs/ ClickUp ドキュメント /とシームレスにリンクします。 とリンクさせ、ミーティングの議事録を作成します。これにより、決定事項、アクションアイテム、次のステップを文書化するための中心的な場所が作成されます。
ステップ3：ミーティングの招待状を送る
招待状には、ミーティングの目的、アジェンダ、日時、会場、必要な準備などをクリアされた形で明記します。具体的な情報やアイデアを準備してくる必要がある場合は、出席者に伝える。
また、出席者が事前にアジェンダの追加を提案したり、質問を投げかけたりできるよう促しておくとよい。
ステップ4：チームから質問やアイデアを集める
ミーティング前の話し合いを促進し、以下の方法で情報を収集する。 クリックUpフォーム .
クリックアップフォームを使って、ミーティング中に取り上げるべき質問、アイデア、懸念事項を集めましょう。
回答データを自動的に整理し、アクションを起こすことができます。これにより、参加者のニーズに合わせてアジェンダを調整できます。その結果、全員が自分の貢献を準備して臨むことができます。
ステップ5：サポート資料の配布
ミーティングに欠かせないレポート、プレゼンテーション、データなどは、事前にプロバイダーから提供しましょう。そうすることで、全員が同じページで理解し、ミーティング中に入念な説明をする必要性を最小限に抑えることができます。
これらのステップはほとんどのミーティングに有効ですが、すべてのミーティングが同じようにできるわけではありません。
ミーティングの種類と準備の必要性
ミーティングの目的は、新しいアイデアのブレーンストーミングから重要な意思決定まで、さまざまな範囲があります。ミーティングの時間を最大限に活用するためには、ミーティングの種類とそれぞれの効果的な準備方法を理解することが大切です。
1対1のミーティング
このような個人的なミーティングは、通常1つの問題に焦点を当てたり、個人の業績について話し合ったりするため、拡張機能が必要です。
やることは以下のとおり：アジェンダをパーソナライズして、ミーティングを行う個人の具体的なニーズや能力開発分野に取り組む。
アジェンダは ClickUpマンツーマンミーティングテンプレート を使い、目標、進捗状況、障害などを中心にディスカッションを構成する。
ClickUpマンツーマンミーティングテンプレートで直属の部下と強い仕事関係を築こう
このテンプレートには、従業員の役割、ミーティングの目的と期待、前回のメモ、定期的なミーティングのアジェンダなどの詳細なセクションが含まれています。テンプレート内にネストされたページを作成し、各ミーティングの鍵を一元的に追跡することができます。
| ヒント:_ ClickUp/%href/によるこれらの[](|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|)
を使えば、ミーティングでの出来事を簡単に記録できます。
すべての ミーティング議事録 ミーティング中に議論されたアクションアイテムや解決策を全員が理解できるように、ミーティングの議事録を中央の場所に保管する。
| Pro-tip: これらの[](|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|)
.チームメンバーは、ブレーンストーミング、トーキングポイントの追加、フォローアップアクションの割り当てをアジェンダ内で直接行うことができ、ミーティングをよりよく管理できます。
ミーティングは、ミーティング中に発生したフォローアップアイテムを記録する中心的な場所としても使用できます。チームメンバーは、コメントを追加したり、質問したり、すべてのベースがカバーされていることを確認できます。
ミーティング用ClickUpを最大限に活用するための簡単なヒント:。
- ClickUpの各アクションアイテム内でディスカッションやコメントを有効にする。 これにより、フォローアップタスクに関するさらなるコミュニケーションや明確化が促進され、協力的なプランニングにつながる。
- ClickUp内の各アクションアイテムに期日とリマインダーを設定する。 これにより、全員に情報が提供され、フォローアップタスクが期限内に完了するようになります。
- クリックアップの /参照 https://clickup.com/ja/blog/52130/undefined/ タスク管理テンプレート /タスク管理テンプレート を使ってミーティングのフォローアッププロセスを整理しましょう。あらかじめ定義されたテンプレートには、一般的なフォローアップタスクが含まれているため、時間を節約し、一貫性を確保することができます。
すべてのミーティングを生産性の高いセッションに変えるために、しっかり準備しよう
綿密にプランニングされたミーティングは生産性の高いミーティングです。全員に最新情報を提供し、アイデアの無料フローを促し、「やること」を何度も生み出す。
一番の利点は？これを実現できるのは オンライン・ミーティング・ツール ClickUpのような。
ClickUpはバーチャルミーティングの指令センターとして機能します。アジェンダ、ドキュメント、ブレーンストーミングセッションまでもがきちんと整理され、誰もがアクセスできるスペースを想像してみてください。メモを探し回ったり、鍵になる書類がどこに行ったかわからなくなったりすることはもうありません。
ClickUpはすべてを合理的かつコラボレーティブに保ち、次回のミーティングをより活発なディスカッションにし、時計を見つめるようなものでなくします。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに登録する /%href/
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