アメリカ心理学会の調査によると、71％の従業員が仕事でストレスを感じていると回答している。 仕事とウェルビーイングに関するアンケート調査 .精神的な燃え尽きだけでなく、44％の労働者が肉体的な消耗を感じていると報告している。
これを受けて、企業は 従業員特典 無制限休暇や週休4日制のように、従業員が休みを取るように仕向ける。
しかし、平均的なアメリカ人は（無制限休暇を取得しても）次のような休暇しか取っていない。 休日10日 年間
企業は「さあ、休みを取りなさい！」と言うかもしれない。しかし、業務上の現実はしばしば、従業員が仕事を切り離して完全に充電することを難しくしている。圧倒的な作業負荷、休暇を申請することの汚名、その他の要因によって、従業員は尻込みしてしまうのだ。
その解決策として、休暇申請テンプレートを用いて休暇申請プロセスを標準化することで、休暇申請と承認に伴う精神的負担を軽減し、休暇申請時に全従業員が公平に扱われるようにします。
この記事では、このトピックについて説明し、関係者全員にとってスムーズでストレスのない休暇取得プロセスを構築するのに役立つ10種類の無料テンプレートを提供します。
休暇申請テンプレートとは？
休暇申請テンプレートとは、従業員が正式に仕事を離れる時間を申請するために使用する標準化された文書です。休暇申請をテンプレート化することで、企業は承認プロセスを迅速化し、エラーを減らし、そして最も重要なことですが、休暇ポリシーの遵守を確実にすることができます。
休暇申請テンプレートには通常、以下の3つのセクションがあります：
- 従業員の詳細：従業員の詳細：氏名、ID番号、部署、タイトルなど、従業員に関する基本情報。
- 要求の詳細：リクエストの詳細：開始日と終了日、休暇の種類（休暇、病気、私用など）、簡単な欠勤理由。
- 承認欄：このエリアは、承認プロセスを文書化するための署名と日付のために確保され、従業員の署名、上司の承認、場合によっては人事部の確認が含まれる。
また、休暇申請フォームの基本的な構成は一貫していますが、企業サイズ、業種、特定の休暇規定によって異なる場合があります。例として、会社によっては、PTO期間中に希望する連絡方法を尋ねたり、あなたが不在の場合にプロジェクトの直接責任者（DRI）をメンションしたりする場合があります。
良い休暇申請テンプレートとは？
適切な休暇申請テンプレートは、人事プロセスを円滑かつ効率的に進めるために重要です。作業負荷を増やさず、簡素化する必要があります。
テンプレートを選ぶ際に考慮すべき鍵は以下の通りです：
- 監査証跡：テンプレートには、提出日、承認レベル、バージョン履歴など、申請のステータスを追跡する機能が含まれている必要があります。
- すべての情報を含む：従業員と承認者の両方にとって必要なすべての重要な詳細を網羅している必要があり、前後のコミュニケーションを最小限に抑えることができます。
- 適応性：基本的な情報だけでなく、さまざまな休暇タイプに合わせてカスタマイズできるテンプレートが望ましい。
- 拡張性：拡張性：少なくとも数年間は、あるいは会社の従業員数が増加しても、同じテンプレートを（若干の修正を加えて）使用できること。
- 統合機能：従業員の休暇を追跡できるよう、人事・給与ソフトと統合できるテンプレートを探す。
オプションとして、会社のロゴを入れることができ、モバイルフレンドリーなテンプレートを探しましょう。
10 無料の休暇申請テンプレート
無料の休暇申請フォームテンプレートを10個ご紹介します：
1.ClickUp 休暇申請テンプレート
ClickUp Time Off Request Templateですべての休暇申請を一元化し、チームの可視性を向上させる
テンプレート ClickUp休暇申請テンプレート は、従業員の申請から管理者の承認まで、休暇管理プロセス全体を簡素化するように設計されています。従業員の時間を追跡し、誰がいつ会社を離れているかを把握できるため、不在時の作業負荷を適切にプランニングできます。
構築 ClickUp プロジェクト (ClickUpのタスク管理スイート）、このテンプレートでは、従業員が簡単に休暇申請を提出し、申請ステータスをビューし、申請が承認されたり却下されたりしたときに通知を受け取ることもできます。
ClickUpのTime-Off Request Formから従業員に申請してもらう。
このテンプレートの最も優れた点は、休暇の種類、時間数/日数、開始日と終了日、正式な申請の理由などのカスタムフィールドを備えたタイムオフ申請フォームが付属していることです。また、申請者と上司が電子署名を追加できる独立したセクションもあります。
従業員がフォームを提出すると、次のように使用できます。 ClickUp自動化 管理者は、ボードビューとリストビューを使用して、誰が休暇中かを確認し、ステータス（新規、承認、却下）に基づいてリクエストをフィルタリングすることもできます。
このテンプレートでは、すべてのフィールドが指定されているため、休暇申請プロセス全体が自動化され、全員が同じページで確認できるようになります。さらに、フォームが客観的であるため、従業員は制限や管理を感じることなく、自由に休暇を申請できます。
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2.ClickUp PTOカレンダーテンプレート
ClickUp PTOカレンダーテンプレートで、誰が出勤し、誰が退勤しているかのスナップショットを取得しましょう。
アプリやタイムトラッカーは数あれど、カレンダーに勝るものはありません。タスク、ミーティング、PTOの追跡など、カレンダーは他のシステムにはない明確な視覚的概要を提供します。
シンプルで視覚的にわかりやすいカレンダーがお好きなら、カレンダーはいかがでしょうか。 **PTOカレンダーのテンプレートです。 あなたのためのテンプレートです。全従業員の休みを共有可能なカレンダービューにし、出勤・退勤を把握できます。
カレンダーは、誰が外出中かを表示するだけでなく、各従業員が何日休暇を取ったかも追跡します。 これは、チームメンバーに休暇を取得するよう促すのに特に便利です。
私の仕事はこうです：
- まずClickUp ドキュメント で文書を作成し、従業員がどれくらいの休暇を取得し、それをどのように処理するかを概説する。
- ClickUp Formsを使ってPTO申請フォームを作成します。
- を使用します。クリックアップカレンダービュー を使用して、従業員の有給休暇を可視化できます。
- ClickUpを人事ソフトウェアに接続し、従業員の休暇数を追跡し、更新する。
最後に、カレンダーを公開することで、全従業員の可視性と透明性を高めることができます。
またお読みください:*
/参照
https://clickup.com/ja/blog/134717/undefined/
職場の柔軟性を受け入れる：リモートでチームを成長させる！
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3.ClickUp リクエストフォームテンプレート
ClickUp Request Form Templateを使って、新しいチームメンバーをタイムオフシステムに参加させましょう。
これは直接のタイムオフ申請テンプレートではなく、スムーズなタイムオフ・プロセスの基礎となるものです。 ClickUp リクエストフォームテンプレート は、新入社員から必要な情報を一度に収集することで、オンボーディングプロセスを簡素化します。
新メンバーが入社するたびに、従業員（またはそのチームリーダー）とそのチームは、People Opsチームに従業員プロフィールの設定を依頼し、PTOフォームとカレンダーにアクセスできるようにすることができます。
フォームにはいくつかの基本的なフィールドがありますが、シフトの詳細や場所ベースの情報、その他の関連データ用に追加のフィールドを追加することができます。例として、地域ごとに異なる休暇ポリシーや、休暇や病欠などの休暇タイプがある場合、新入社員に適用されるポリシーを指定することができます。
こうすることで、従業員の福利厚生や仕事と生活のバランスに対するコミットメントを示すことができます。
/クタバトン
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4.ClickUp チームリクエストテンプレート
ClickUp Teams Requests Templateを使って、（休暇からソフトウェアへのアクセスまで）リクエストプロセスを統一しましょう。
特に新興企業やSMB（中堅・中小企業）では、業務が多忙なため、さまざまなリクエストのために複数のフォームを使い分けると、あっという間に混乱してしまいます。そのような場合、従業員からの依頼を1つのフォームにまとめると便利です。
The ClickUpチームリクエストテンプレート これは、従業員がハードウェア機器やツールの利用から休暇まで、何でもリクエストするために提出する一般的なフォームです。これにより、マネージャーにとっても、新しいリクエストがあったかどうかを確認するために複数のフォームをチェックする必要がなくなり、簡単になります。
やることは、フォームに「休暇」の新しいカテゴリーと休暇詳細のカスタムフィールドを追加するだけです。クリックアップフォームは条件付きフィールドを備えているので、各リクエストタイプに関連するフィールドのみを従業員に表示することができます。
ボードビューでは、チームリードがリクエストを分類することができますが、ClickUp自動化を使って、タイムオフリクエストを優先度高く設定し、できるだけ早く対応できるようにすることができます。
これにより、すべての社内リクエストに対応する単一の効率的なシステムを構築できます。
5.ClickUp チームスケジュールテンプレート
ClickUp Team Schedule Templateを使って、休暇中の従業員の作業負荷管理を合理化しましょう。
従業員の欠勤中の作業負荷管理は、組織内のすべてのビジネスプロセスを滞りなく実行するために不可欠です。マネージャーがタスクを再分配することで、チームメンバーが不在でもプロジェクトが順調に進むようにします。 不在 .こうすることで、多くの従業員が休暇申請を敬遠する主な理由のひとつである、仕事が山積みになるストレスを感じることなく、休暇を楽しむことができる。
その ClickUpチームスケジュールテンプレート このチェックリストには4つのアクションアイテムがあります：
- 従業員のスケジュール上のタスクのタイムラインと期日を確認する。
- プロジェクトに参加している（または参加できる）他の人を確認する。
- 現在と将来のスケジュールを確認する
- 優先度の高いタスクを引き受けることができるか、本人に確認する。
タスクの再分配に構造的なアプローチをプロバイダーとして提供することで、このシステムはプロジェクトの継続性を確保し、ボトルネックを防止し、そして最も重要なことは、休職中の従業員とその同僚のストレスを軽減することである。
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6.ClickUpシフトスケジュールテンプレート
ClickUpシフトスケジュールテンプレートでオフタイムの人員不足をアカウントします。
通常の9時から5時の従業員の作業負荷管理が複雑であるなら、複数のシフトを持つ企業にとっては二倍です。 チームの稼働状況をクリアされた概要で把握できるシフト表は、効率的な休暇プランと承認に役立ちます。
その ClickUpシフトスケジュールテンプレート を使えばかなり簡略化できる
このテンプレートは、シフトに役割を分解し、責任者に割り当て、欠勤を追跡するのに役立ちます：
- 一目で誰がいつ仕事をしている参照してください。
- 簡単に誰が出ていると理由を追跡する
- チームの稼働状況に応じてシフトを調整
- スタッフの必要性と潜在的な不足を予測する
シフト情報を一元化することにより、テンプレート 戦略的にコミュニケーションを改善 チームメンバー間のコミュニケーションとコラボレーションを戦略的に改善する。
このプロセスはもっと良くなると感じますか？ ClickUp 目標 は、シフトがどの程度うまく回っているかを測定し、改善点を見つけるのに役立ちます。マイルストーンやターゲットを設定して、プロセスの効率を測定し、改善点を見つけることができます。 例: ClickUpのTrue/False目標を使用すると、毎日必要な人員を満たしているかどうかを確認できます。
基本的に、シフトスケジュールを管理するだけでなく、最大限の効率を得るために最適化することもできます。
7.ClickUp チームスケジュールカレンダーテンプレート
ClickUpチームスケジュールカレンダーテンプレートを使って、チーム全員のタスク（とオフ）を可視化しましょう
テンプレート ClickUp チームスケジュールカレンダーテンプレート を使用すると、休暇を取る従業員からの引き継ぎをスムーズに行うことができ、休暇前に必要なタスクや情報を共有することができます。 プロジェクトの遅延を最小限に抑え、スムーズな移行を可能にします。
テンプレートには4つのビューが用意されています：
- プロジェクトアクティビティ: チームに割り当てられたすべてのタスクの概要を把握できる「リストビュー」に加え、新しいタスクの作成と管理が可能です。
- 週間スケジュール: 期日に基づいてタスクを視覚的に整理するカンバンスタイルのボードです。
- ワークロード: このビューは、個人とチームの作業量を明確に把握し、割り当てのバランスを取り、作業負荷の過負荷を防ぐのに役立ちます。ビューの期間を1ヶ月、2週間、1週間に変更でき、従業員の休暇を積極的にプランニングできます。
- チームスケジュール:これはカレンダービューで、タスクの期間と重複を表示し、効率的な時間管理とリソース割り当てを可能にします。
これは、チームメイトが同僚の不在中に追加の責任を取るか、潜在的な依存関係を識別するかどうか、彼らの努力を調整するのに役立ちます。 同時に、管理者は誰にも過負荷をかけずに効率的に仕事を再配分することができます。
8.ClickUp 時間割テンプレート
ClickUp Hourly Schedule Templateで時間給を正確に支払いましょう。
時間給従業員の時間追跡は、正確なシステムを導入していないと混乱する可能性があります。報酬が固定されているサラリーマンとは異なり、時間給従業員は実際に働いた時間に応じて給料が支払われます。つまり、「休日」だけでなく「休日時間」も追跡しなければなりません。
The ClickUp 時間割テンプレート カレンダービューとタイムトラッカーを組み合わせて時間給労働者を管理するためのフレームワークを提供します。
このテンプレートは、効率的な時間管理のために従業員のスケジュールを計画することができますウィークリーカレンダービューを持っています。
従業員が1時間（または1日）休暇を取りたい場合は、その時間帯をブロックすることができます。 としてブロックし、メモを含めます。 というメモを入れる。超便利でしょう？
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9.タイムオフ記録人事テンプレート by Template.net
経由 テンプレートネット もしあなたが小規模ビジネスであったり、時間外労働の申請を追跡するための簡素なアプローチを好むのであれば、このを使うことができる。 タイムオフ記録人事テンプレート by Template.net 各従業員用に複製し、誰かが休暇を取るたびに更新するだけです。休暇やその他の欠勤を記録するのに便利です。
テンプレートには、従業員情報、PTO手当、休暇の種類、残日数、休暇取得の履歴など、必要不可欠な詳細が含まれています。フルタイマー、パートタイマーなど、異なる休暇ポリシーやカテゴリーがある場合は、各従業員レコードにポリシーを追加すると便利です。
これにより、従業員の休暇記録を一元管理するだけでなく、会社の休暇ポリシーの遵守を徹底することができる。
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10.スタートアップ社員の休暇申請フォーム by Template.net
経由 テンプレート・ネット リスト最後のテンプレートもシンプルなものだ。 The スタートアップ従業員休暇申請フォーム by Template.net 従業員が休暇を申請する際に上司と共有できるシンプルなフォームです。
従業員の詳細、休暇の詳細、上司の承認（とコメント）、人事の承認の4つのセクションがあります。また、会社の方針で病気休暇を取る際に医師の診断書が必要な場合は、ファイルを添付することもできます。
このテンプレートは、特に小規模ビジネスや新興企業で、わかりやすい休暇管理システムが好まれる場合に適しています。
ClickUpで社員の休日を管理しよう
きちんとした時間管理システムは、欠勤の追跡や作業負荷の管理に役立つだけでなく、現地の労働規制を確実に遵守します。ClickUpがお手伝いします。
私の仕事管理ツールは、休暇申請テンプレート、チームスケジュール、時間追跡、作業負荷管理機能を備えており、プロセスを簡素化し、やり取りを減らし、ワークライフバランスを優先する企業風土を作るのに役立ちます。
さらに、ClickUpは1000以上のアプリやプラットフォーム（ほとんどの人事・給与管理ソフトウェアを含む）と統合しているため、自動的に休暇を追跡し、正確な支払いを行うことができます。
ぜひお試しください。 ClickUpに無料登録する に登録し、休暇申請（および承認）プロセスを標準化しましょう。