Google ドライブをクリーンアップする方法（10 の戦略と代替クラウドサービス）

Google ドライブの月間ユーザー数は 20 億人を超えますが、その半数は、利用可能なスペースを持続的かつ効率的に活用するのに苦労しています。

このドライブのスペースには、Google フォト、Gmail、スプレッドシート、スライドなどのデータも保存されているため、それらの場所やサイズを特定するには時間がかかります。スペースの使用状況を監視しないと、追加のドライブのスペース分の料金が発生します。

この記事では、Google ドライブをクリーンアップして貴重なストレージスペースを節約するためのいくつかの戦略をご紹介します。各方法の手順を順を追って説明し、デジタルストレージのニーズに最適な Google ドライブの代替サービスもいくつかご紹介します。

少しお待ちください。さあ、始めましょう！ 🎢

Google ドライブのストレージ管理の概要

Google ドライブにはいくつかの裏技がありますが、このクラウドプラットフォームのストレージ管理に関する基本的な知識は不可欠です。

しかし、まず、Google ドライブのストレージを消費しているものを確認しましょう。

Google ドライブのストレージ管理ポリシーについて

Google ドライブには、ユーザーがスペースを効果的に最適化および管理するための、特定のストレージ管理ポリシーがあります。主なポリシーと実践例を以下に示します。

そこで、Google ドライブをクリーンアップする方法をご紹介します。

さて、それは難しいことではありません。Google ドライブをクリーンアップする簡単な方法をご紹介します。👇

Google ドライブを整理する 10 の効果的な方法

Google ドライブをクリーンアップし、定期的に費用をかけずにスペースを空ける 10 の効果的な方法をご紹介します。

1. 古いファイルを削除し、まず大きなファイルから削除してください

ほとんどのクラウドストレージプラットフォームで採用されている、古典的なクリーンアップ戦略です。この方法では、すべてのファイルとフォルダをサイズが大きい順に、または大きいものから小さい順に整理し、最も容量を消費しているものを削除します。

以下にその方法を説明します：

ステップ 1： ［マイドライブ］ を開く

ウェブまたはデスクトップアプリで Google ドライブを開き、左側のメニューバーにある ［マイドライブ］ をクリックします。これにより、ドライブに保存されているすべてのファイルにアクセスできます。

ステップ 2： 並べ替え方向の逆の矢印をクリック

［最終変更日］ ドロップダウンの横にある矢印アイコンをクリックします。ファイルが古い順に表示されるように、矢印が上向きになっていることを確認してください。

リストには、サブフォルダ、PDF、画像、.xls、Word 文書などが混在しています。削除したいファイルのうち、最も古いファイルと最大のファイルを確認してください。

ステップ 3： 削除するファイルを選択

ファイルを選択したら、隅にある 3 つの縦のドット をクリックし、ゴミ箱に移動 をクリックしてファイルを削除します。

2. Google ドライブから Google フォトに写真を移動

Googleフォトに保存された写真やビデオは、ドライブの容量を大幅に消費します。

Google ドライブに写真やビデオを元の品質で保存すると、より多くのストレージが消費されます。代わりに、ストレージ節約オプションを選択してください。ファイルは、品質を若干低下させて保存されますが、より多くのメディアを保存することができます。

以下にその方法を説明します：

デスクトップの Google フォトのダッシュボード にアクセスし、右上隅の 設定 > ストレージの節約 をクリックしてください。

Google フォトと Google ドライブは、Google が提供する同じストレージプールを共有していることにご注意ください。ただし、2021 年 6 月 1 日より前に「高画質」（現在は「ストレージ節約」に名称変更）でアップロードされた写真は、Google ドライブのストレージ容量にはカウントされません。

3. 重複ファイルの検出と削除

1 つ以上のコピーがあるファイルは、Google ドライブのストレージを無駄に消費する、いわば隠れたストレージの食い物のようなものです。多くの場合、手遅れになるまでその正確な場所を知ることはできません。

また、これらのファイルは類似の名前が付いているため、ドキュメントの正しいバージョンを探すのが困難になります。

重複ファイルを削除する超簡単な方法が2つあります。

方法 1： 検索ボックスを使用する

Google ドライブの検索バーに「コピー」と入力してください。

「コピー」で始まるファイルがいくつか表示されます。これらのファイルは、ドライブにすでに保存されている元のドキュメントのコピーです。これらのファイルを削除すると、不要なコピーのストレージ容量が解放されます。

この方法の大きな欠点は、手作業で 1 つずつ実行しなければならないことです。そこで、別の方法をご紹介します。

方法2： 重複ファイル検索ツールを使用する

Google Workspace Marketplace には、Google ドライブと連携するパートナーの重複ファイル検索ツールが掲載されています。これらのツールは、スマートテクノロジーを使用してファイル名だけでなく、あらゆるフォーマットで隠れた重複ファイルをスキャンして削除します。

Filerev および DeDuplicate は、Google ドライブで人気の重複ファイル検索ソフトウェアです。これらのアプリは、高速、軽量、そしてセキュリティの高いアプリです。

4. Google ドライブのゴミ箱を空にする

ドライブからファイルを削除すると、ファイルが整理されるかもしれませんが、ストレージ容量は増えません。その通りです！

ほとんどのユーザーは、ゴミ箱に移動したファイルも Google ドライブのスペースを消費し続けていることを知りません。Google ドライブのゴミ箱を空にする方法を見てみましょう。

ステップ 1： 「ゴミ箱」セクションにアクセスする

Google ドライブの左側のナビゲーションバーにある ［ごみ箱］ をクリックします。

ステップ 2： ファイルを選択して削除する

個々のファイルを選択するか、［ゴミ箱を空にする］ をクリックしてゴミ箱セクション全体を削除してください。

その手順を簡単なビデオでご紹介いたします。👇

ビデオガイド：

5. Gmail のストレージを管理

Gmail の受信トレイにあるニュースレター、プロモーションメール、余分なメッセージは、Google ドライブのストレージ容量を消費します。不要なメールを整理するには、Gmail の検索バー機能や、ラベル、送信者、宛先、添付ファイル、日付、未読など、さまざまなフィルターを使用できます。

次のような電子メールは削除することをお勧めします。

これらの電子メールを削除すると、ゴミ箱に移動します。スペースをすぐに解放するには、ゴミ箱から削除するか、30 日後に Google によって自動的に削除されるまでお待ちください。

もう 1 つの方法は、受信トレイ管理ツールを使用して、この Gmail の整理を定期的に行うことです。時間がない方で、持続的な長期的な解決策をお探しの方は、このプロセスを定期的に自動化するGmail の裏技をご検討ください。

6. 使用していないファイルの整理

ファイルをダウンロードしたり作成したりすると、そのファイルは Drive の奥深くに消えてしまい、二度と見つけることができません。実際、しばらく開いていないファイルは、おそらく必要のないものだと思います。🤔

でも、ファイルを削除するのは面倒に感じますよね。ここでは、手間をかけずに不要なファイルを整理する超簡単な方法をご紹介します 👇

ステップ 1： ［詳細検索］ をクリックします

検索バーをクリックし、Google ドライブのダッシュボードにある ［詳細検索］ ボタンをクリックします。

ステップ 2： ファイラーを使用する

次の画面では、ファイルの種類、所有者、単語の有無、場所、その他の検索フィールドを選択できます。以下は、その一部です。

それでは、ドライブのスペースを無駄に消費している未使用のファイルのみを表示するために、これらのフィールドに何を入力すべきか見てみましょう。

まず、［所有者］ タブのドロップダウンボタンをクリックし、［私が所有］ を選択します。

問題は：

また、この場合は、「単語を含む」ボックスに「無題」と入力してください。これは、ファイルが不完全で未使用の場合、90% の確率で、専用のタイトルを付けずに保存することになり、Google はデフォルトの「無題」タグで保存するためです。

完了したら、場所や変更日などの他のパラメーターを選択し、［検索］ をクリックします。

ステップ 3： 使用していないファイルを削除する

無題のファイルを見つけたら、次の手順に従ってください。

ファイルを選択し、Ctrl+A キーを押してすべてのファイルを選択し、一時ツールバーのゴミ箱アイコンをクリックして、使用していないファイルを削除します。

7. Google ドライブで共有ファイルを管理

他のユーザーと共有したファイルは、Google ドライブのストレージ容量にカウントされます。一方、他のユーザーが共有したファイルは、ストレージ容量を消費しません。

左側のサイドバーにある「自分と共有」をクリックすると、共有されているすべてのファイルを表示できます。

ファイルのサイズと関連性を確認して、削除できるファイルを決定することができます。使用しなくなった大きなファイルは、必ず削除してください。

8. PDF ファイルを Google ドキュメントに変換

Google ドライブ上の PDF ファイルは、Google ドキュメントのファイルよりもはるかに多くのスペースを占めます。これは、Word 形式と PDF 形式の 2 つの類似のファイルを使って確認できます。実際に試してみたところ、その結果は？

Google ドキュメントのファイルサイズは 12 KB でしたが、PDF ファイルとして保存すると 91 KB に増加しました。

そこで、PDF ファイルを Google ドキュメントに変換してスペースを節約する方法をご紹介します。👇

PDF ファイルを右クリックし、［開く］ > ［Google ドキュメント］ を選択してください。

Google ドキュメントでファイルを開くと、そのファイルはドライブに保存されます。これで、PDF バージョンを削除して、膨大な KB のストレージスペースを解放することができます。

一部の Word ファイルを、Google ドキュメントのテンプレートのいずれかに合わせて変換すると、ドキュメントの有用性が高まり、サイズも小さくなることを覚えておいてください。

9. アップロード前に大きなファイルを圧縮する

大きなファイルを圧縮すると、ファイル管理プロセスに 1 分ほど余分な時間がかかりますが、貴重なストレージスペースを節約できます。

圧縮ツールを使用して、大容量の高解像度画像やビデオを小さなファイルに圧縮してから Drive にアップロードすることを検討してください。

10. PowerPoint および Excel ファイルを Google スライドおよびスプレッドシートに変換

Slides や Sheets などの Google Suite のネイティブツールは、従来の Microsoft Word や PowerPoint ファイルよりもスペースをあまり取りません。

ストレージスペースを節約できるほか、リアルタイムの共同作業機能、自動保存、バージョン管理も利用できます。これらのファイルは、特定のソフトウェアをインストールしなくても、インターネットに接続されたあらゆるデバイスから簡単にアクセスできます。

ステップ 1： PowerPoint ファイルをアップロード

Google ドライブを開き、［新規］ > ［ファイルのアップロード］ をクリックします。アップロードする PowerPoint ファイル （.pptx） を選択します。

ステップ 2： Google スライドに変換

アップロードしたら、Google ドライブで PowerPoint ファイルを右クリックし、［開く］ を選択します。自動変換するには、［Google スライド］ オプションを選択します。

この新しいファイルは Google スライドのプレゼンテーションとして保存し、他のバージョンは削除することができます。

デジタルストレージ用の Google ドライブの代替サービス

Google Drive は、個人および企業にとって信頼性の高いクラウドストレージソリューションですが、この分野では唯一のプレーヤーではありません。

デジタルストレージに関しては、Google Drive の最良の代替品としては、iCloud、OneDrive for Business、Dropbox Business などがあります。

一般的な Google ドライブの代替サービスを比較したテーブルを作成しました。

Google Workspaceおよび Googleドライブの代替としてテストされたもう 1つのサービスはClickUp です。

ClickUp は、エンドツーエンドのプロジェクト管理で知られています。しかし、そのストレージ管理機能がコラボレーションやクラウドストレージに最適であることを知っている人はあまりいません。

統合されたドキュメントストレージ、ファイル共有、リアルタイムコラボレーションツールにより、ClickUp はデジタルチームのためのオールインワンソリューションとなっています。

最も重要な点は、無料プランでは 100 MB のストレージしか利用できませんが、すべての有料プランではストレージが無制限になることです。また、Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDrive/SharePoint、Box などのサードパーティツールから、タスクにファイルを添付することもできます。

ClickUp の Google ドライブ統合機能を使用すると、プラットフォーム自体から個人用およびチーム用のドライブをスキャンできます。Google ドライブのファイルは、ClickUp の他の添付ファイルと同様に処理され、プレビューされます。

ClickUp で作成したすべてのスプレッドシート、スライド、ドキュメントは、Google ドライブに自動的に保存されます。月額 7 ドルから、複数のクラウドアプリ、無制限のストレージ、50 以上の完全に設定可能な機能を利用して、コラボレーションを始めましょう。

ClickUp のユニバーサル検索機能を使用すると、ClickUp ワークスペース内で Google ドライブ上のファイルを検索できます。これには、あなた、チームメンバー、またはサードパーティの共同編集者が作成したファイルが含まれます。

ユニバーサル検索機能は、デスクトップ、コマンドセンター、グローバルアクションバーから利用できるので、迅速な検索と取得が可能です。⚡

GitHub、Slack、HubSpot、Confluence などのテクノロジースタックを使用しているかどうかに関係なく、ClickUp は 20 以上の一般的に使用されているクラウドアプリと統合されているため、99% のファイルを指先で検索できます。

サイロ化されたシステムに閉じ込められたすべてのデータを、チームが簡単にアクセスできるようにすることができます。カスタム検索コマンドを追加して、ClickUp の検索結果をさらにカスタマイズすることができます。

ClickUp のドキュメントは、 Google ドキュメントよりもはるかに優れた代替ツールです。ドキュメント管理機能を備えており、ユーザーはプラットフォーム内でドキュメントの作成、編集、共有を行うことができます。

Google ドキュメントでも AI を使用できます。ClickUp Docs は、独自の AI ソリューションである ClickUp Brain とも統合されています。

ドキュメントを ClickUp タスクにリンクして、コメントを追加したり、タスク固有のチャットやアクティビティウィンドウにアクセスしたりすることができます。この機能間の互換性により、関連するすべてのデータを一元化し、簡単に検索できるようになります。

Google Drive の代替サービス を試して、ストレージを改善しましょう。

ドライブの整理整頓は、遅延の減少、検索結果の高速化、フォルダのアクセス性向上など、クラウドプラットフォームでの生産性に大きな変化をもたらします。

ClickUp の Google ドライブ統合機能を使用すると、ストレージスペースを気にすることなくファイルやフォルダを整理でき、そのプロジェクト管理機能は Google ドライブの作業スペースに最適な追加機能です。

Google ドライブのクリアがまだ難しいと感じていますか？今すぐ ClickUp に無料で切り替えましょう。