GoogleドライブはGoogleが開発したクラウドストレージで、Gmailアカウントで作成したドキュメントや他のユーザーと共有したドキュメントをすべて保存することができる。さらに、Googleドライブはこれらのドキュメントを自動的に同期するため、毎回ファイルを一から更新することなく、中断したところから仕事を再開することができる。
GoogleドライブはGoogleワークスペースのバックボーンであり、チームが必要とする無料ストレージ、アクセス性、可視性を提供します。Googleドライブのインターフェイスでは、ファイルの作成とドロップが簡単かつクイックに行えます。
Googleドライブのユーザーで、生産性をさらに高めたいとお考えですか？Googleドライブを最大限に活用するための便利なGoogleドライブハックのリストをまとめました。
これらの便利なTipsを使って、使い方を最適化し、ワークフローを効率化しましょう。
Google Driveの必須機能
このクラウドベースのプラットフォームの可能性を最大限にロック解除する準備はできましたか？
Google ドキュメント、Google シート、Google スライドを理解する
Googleドライブの3つのコンポーネントは、ドキュメント、スプレッドシート、スライドです。
Google ドキュメント
ドキュメントはリアルタイムの共同作業用ドキュメントで、デバイスの種類や場所に関係なく、誰でもコンテンツを作成、編集、共有できます。
新しい Google ドキュメントを作成すると、次の機能を体験できます：
- リアルタイムコラボレーション: ドキュメントは、部門を超えたチームとのリアルタイムのコラボレーションを簡素化し、共有、グループ編集、アクションアイテムの追加、コメント、提案、バージョン履歴のチェックを簡単に行うことができます。特定のチームメンバーにタグ (@Name) を付けてメンションすることで、アプリケーションを切り替えることなくドキュメント内で会話を進めることができます。
- より速く書くための内蔵インテリジェンス: Docsの革新的な作文機能は、作文プロセスをスピードアップするための自動作文推奨機能を提供します。さらに、音声入力、文法提案などの機能により、最終原稿をミスのないものにします。
- オフラインでの生産性： ドキュメントでは、インターネット接続がなくても、執筆、編集、Googleドライブファイルストリームへのアクセスが可能です。多くの
Google ドキュメントの代替ソフト はこの機能を提供していません。
- 他のGoogleアプリやアドオンとの統合： Googleドキュメントは、Googleシート、Google Meet、Gmail、Slidesのような他のGoogleアプリケーションと必ず統合されます。
のようなサードパーティのアプリケーションにアクセスする。 生産性ツール
- セキュリティの脅威なしに重要なデータを抽出: ソーシャルメディアのレポート、HubSpotの毎月のウェブサイト訪問者リスト、潜在的なリードのリストなど、大量のデータセットをセキュリティの脅威なしに抽出し、ダウンロードできます。シート内でBigQueryなどのツールを使用してデータを分析し、セキュリティの脅威を心配することなくパーソナライズされたダッシュボードを構築できます。
Google スライド
スライドを使えば、どんなデバイスでも、インパクトのあるストーリー仕立てのプレゼンテーションをリアルタイムで作成できます。
スライドの主な機能は次のとおりです：
- 少ない努力で説得力のあるプレゼンテーション: Slidesのビルトインプレゼンテーションテンプレート、カラーパレット、フォントオプションにより、リアルタイム、共同作業、説得力のあるプレゼンテーションを迅速に作成できます。
- 余分なプレゼンテーション機能: キャプション、スピーカーメモ、スピーカービューなどの追加機能を備えたスライドは、プレゼンテーション中のスピーカーの信頼性を高めます。
さらに、Teamsは、リアルタイムコラボレーション、編集、チームメンバーとの共有など、通常のGoogleドライブ機能を提供します。
Googleドライブのゴミ箱（コンピューティング）の機能
Googleドライブのゴミ箱は、削除されたGoogleドライブのファイルストリームが移動されるフォルダです。ゴミ箱にある1つまたは複数のファイルは30日以内に復元され、30日を過ぎると自動的に削除されます。
Googleドライブのゴミ箱には主に2つの機能があります：
- ファイルの削除:ゴミ箱からファイルを削除するには、そのファイルを右クリックし、「削除」をクリックします。ゴミ箱にファイルを送ることができるのは、ファイルの所有者のみです。ファイルの所有者でない場合は、ファイルのコピーを作成（元のファイルの複製を作成）してからゴミ箱に移動する必要があります。
- ゴミ箱からファイルを復元するのも同様に簡単です。ファイルをゴミ箱に移動してから30日以内に、同じファイルを復元したい場合は、ゴミ箱に移動し、ファイルを右クリックし、「復元」をクリックします。または、30日間待ちたくない場合は、「永久削除」をクリックして永久に削除してください。
ゴミ箱を使えば、適切なストレージ量を維持するのが簡単になります。所有者だけがファイルを削除できるようにすることで、Driveはあなたのデータの安全性を確保し、同意なしに削除できないようにします。
Googleドライブの「元に戻す」機能のやること
Googleドライブの「元に戻す」機能は、Googleドライブとそのサブフォルダ内のファイルの移動、名前の変更、フォルダのアップロード、許可の更新、ゴミ箱の削除、復元ができるため、Googleワークスペースに役立ちます。
ビジネスにおけるGoogleドライブ：コラボレーションとファイル共有への注目
強化されたセキュリティ機能、高度な検索機能、リアルタイムのコラボレーションツールにより、Googleドライブはあらゆるサイズの企業に堅牢なソリューションを提供します。
リアルタイム編集によるGoogleドライブでのコラボレーション強化の仕組み
Googleドライブには以下のような高度な編集機能があります：
- ドキュメント、シート、スライドの編集中に複数のチームメンバーとリアルタイムで共同作業が可能
- チームメンバーがコメント、提案、その他のアクションアイテムを追加した場合、電子メールで即座に通知を受け取ることができます。
- 編集の詳細については、ドキュメント、シート、スライドのバージョン履歴を確認してください。
- アプリケーションを切り替えることなく、チームメンバーのコメントに返信できます。混乱を避けるために、コメント/返信を編集し、対応したら解決済みマークを付ける。
リアルタイム編集機能により、チームに細かな変更が通知されるため、メンバー間の混乱や衝突が少ない結果となっています。Driveでは、バージョン履歴を分単位で確認でき、必要に応じて以前のバージョンを復元できます。
Teamsは、チームメンバー全員が同じページを閲覧し、各詳細が同じ場所に文書化され、コンテンツとデータの単一の真実のソースが構築されるよう、各共同作業者の貢献を支援します。
Googleドライブの共有許可について
Googleドライブは ファイル共有ソフト を使えば、全員がリモートワークでも、包括的なクロスファンクショナルチームを構築することができる。
企業にとってのGoogleドライブの最も重要な利点は以下の通りです：
チームを疲弊させることなく組織の規模を拡大できる。
Googleドライブには、組織の規模を拡大し、チームマネージャーを管理するために必要なほとんどのソリューションが集約されています：ドキュメント作成のためのドキュメント、データベース管理のためのシート、革新的なデッキを作成するためのスライド、チームメンバーや関係者とのコラボレーションのためのミーティング、社内チームとのコミュニケーションのためのチャット。
Googleでは、複数の拡張機能やアドオンアプリを使ってワークスペースをパーソナライズできます。ドキュメントをテンプレート化して繰り返しタスクを削減したり、Sheetsでカスタムワークフローを構築したり、あらかじめ定義されたプレゼンテーションテンプレートを作成してプレゼンテーションの作成にかかる時間を最小限に抑えることができます。
運用コストの削減
GoogleのFreeプランは、1人または小規模チームにとって十分に実用的です。
また、Google Oneの有料プランを選択する場合、ベーシックプランは月額1.99ドルからで、最大100GBのストレージスペースを提供する。エンタープライズプランは月額9.99ドルで、最大2TBのストレージスペースとすべてのGoogleドライブアプリを利用できる。
どこからでもアクセス可能
リモートチームを管理する上で、モビリティは重要だ。例えば、社員が外出していても、モバイルデバイスからプレゼンテーションを作成することができる。
共有さえされていれば、世界中のどこからでもどんなドキュメント、シート、スライドにもアクセスできる。外出先で企画書を書く必要があっても、ミーティングに参加する必要があっても、Googleドライブがあれば場所やデバイスの種類は問題になりません。
エキスパートユーザーになるためのGoogleドライブハック15選
Googleドライブは、生産性の高いチームを作り、維持するために計り知れない可能性を秘めています。以下のGoogleドライブハックを活用して、ワークスペースを最大限に活用しよう：
1.Googleドライブのクイック共有機能を理解する
Googleドライブのクイック共有機能を使えば、チームメンバーとファイルやフォルダを共有するのが簡単になります。数回クリックするだけで、近くにあるデバイスとコンテンツを共有できます。この機能は、Android 6以上のデバイス、Chromebook、一部のWindowsデバイスでご利用いただけます。
ファイルの場所を確認し、「共有」、「クイック共有」の順にタップします。画面に近くのデバイス名が表示されます。好みのものを選び、ファイルやフォルダを送信する。この機能はオフラインでも使えます。
Googleドライブでは、設定を変更したり、ファイルを共有できる人を決めたりできることをご存知ですか？また、10分間だけファイルを共有することもできます。
2.Googleドライブで通知のメリットを活用する
Googleドライブのデフォルトの通知モードは電子メールですが、ウェブ、モバイル、電子メールの中から好きな通知モードを選ぶことができます。
グーグルドライブでは、以下のようなことが発生すると通知されます：
- 新しいファイル/フォルダが共有された場合
- アクションアイテム/コメントであなたが言及された場合
- 新しいユーザーからファイルやフォルダへのアクセス要求があった場合
通知を受け取るようにデバイスの環境設定をします。設定ページ」の「通知」をクリックし、デバイス（コンピューター、アンドロイド、iPhone、iPad）のチェックを外してください。
Googleドライブのスマートブラウザ通知は、非同期で仕事をするリモートチームにとって画期的なものだ。頻繁にミーティングをする必要がなくなり、チーム全体に仕事の進捗状況を簡単に知らせることができる。
3.検索機能を効果的に使う
Googleドライブのスマート検索バーでは、ファイル名、コンテンツ、タイプ、サイズ、日付、共有相手からファイルを検索できます。この高度な検索機能では、所有者、単語、名前、場所、変更日、承認などのフィルタを追加して入力することができます。手動で各ファイルを開くよりも早くファイルを見つけることができます。
経由
4.Googleドライブの拡張機能とアドオンを調べる
ビルトイン機能とは別に、Google Driveはビジネスユーザーにシームレスなエクスペリエンスを提供するために、複数の拡張機能とアドオンを統合している。例
例えば ClickUp-Googleドライブ統合
は、以下の方法でプロジェクト管理者の生活を簡素化します：
- Docs、Sheets、SlidesなどのGoogle DriveファイルストリームをClickUpタスク、サブタスク、コメントに直接添付し、チーム全体の可視性とコラボレーションを実現します。
- クリックアッププラットフォームから離れることなく、また両方のアプリケーションを切り替えることなく、個人的なドライブファイルや共有ドライブファイルをクリックアップ内で閲覧できます。
- ClickUpでドキュメントやシートを作成すると、自動的にGoogleドライブに保存され、タスクに添付されます。
ClickUpとGoogle Driveの統合により、ClickUpから直接Googleドキュメントを作成し、自動的にGoogle Driveに保存され、タスクに添付されます。
より多くのGoogleツールにアクセスする
で職場を整理しよう。
5.Drive、Docs、Sheets、その他のアプリをデスクトップやモバイルにインストールする
Googleドライブハックの1つは、Docs、Sheets、Slides、および同様のアプリケーションをラップトップ、iPad、携帯電話にインストールすることだ。Googleドライブはすべてのデバイスで同期します。コンピュータでファイルを作成し、モバイルで編集し、別のデバイスから開くと、コンテンツは自動的に更新される。
Googleドライブはすべてのファイルや写真をバックアップするが、ストレージのリミットは1アカウントにつき15GBである。ストレージのリミットを超えると、ストレージを追加購入するか、新しいファイルを保存するために古いファイルを永久に削除する必要がある。
6.ドライブでGmailの添付ファイル制限を回避する
25MBを超えるサイズのドキュメントやメディアファイル（画像やAdobe Creativeファイルなど）を電子メールに添付すると、Gmailは送信を制限します。Googleドライブはありがたいことに、10GBまでのファイルを送ることができる。
経由 Gメール これを可能にするには、まずGoogleドライブに文書やMicrosoft Officeのファイルをアップロードし、メールから共有可能なリンクを送信します。または、電子メールの下書きのバーにあるドライブアイコンをクリックし、共有したいファイルを選んで「挿入」をクリックすると、電子メールにファイルを添付することができます。
7.外部ファイルのドラッグ＆ドロップ
Googleドライブにファイルをアップロードするには、2つの方法があります。新規作成」を選択し、「ファイルのアップロード」をクリックし、デバイスからファイルを選択し、Googleドライブにアップロードします。
ドラッグ・アンド・ドロップ機能は、ファイルをより速くアップロードする方法です。WindowsのエクスプローラまたはMacOSのFinderからGoogleドライブにファイルをドラッグするだけです。
8.重要なGoogleドライブファイルをブックマークする
新しいファイルを見つけたいとき、Googleドライブをスクロールする必要がありますか？その代わりに、画面上部にファイルをブックマークすることができます。
Googleドライブのハックは、ブックマークバーにファイルタイプを追加することです。chrome://ブックマークにアクセスし、ドキュメント、シート、スライド、その他のファイルタイプを追加します。
9.デザイン済みテンプレートへのアクセス
Googleには、Docs、Sheets、Slides、Googleフォーム、その他のコンポーネントのテンプレートがあらかじめ用意されています。これらのテンプレートは、急いでいるときや一からファイルを作成する気分になれないときの救世主です。Googleの膨大なライブラリから好きなテンプレートを選び、必要であればカスタムして使い始めましょう。
テンプレート・ライブラリにアクセスするには、シートのようなファイルタイプを選び、右側の矢印をクリックすると、2つのオプションが表示される："白紙のスプレッドシート "と "テンプレートから"。2番目のオプションをクリックして、希望のテンプレートを見つけてください。
経由
/参照 https://www.google.com/sheets/about/ Google スプレッドシート /%href/
やることリスト、仕事、プロジェクト管理など、さまざまな種類のテンプレートがあります。
Google スプレッドシート経由
ドキュメントには、履歴書、提案書、営業文書などのオプションがあります。
10.PDFを編集可能にする
元のドキュメントがなく、PDFを編集する必要がある場合は、Googleにアップロードし、「Googleドキュメントで開く」オプションを選択します。PDFは新しいドキュメントに変換され、自動的に保存されます。Googleドライブのアイコンをクリックしてアクセスしてください。文書ファイルを編集し、PDFとして保存します。
11.スキャナーなしで文書をスキャンする
ドキュメント（請求書や領収書など）を直接スキャンしてドキュメントに保存したいですか？そのためにGoogle Driveをハックする方法があります。
Android携帯からGoogleドライブを開く。をクリックしてスキャンマークを見つけ、選択します。スマホのカメラが紙の画像をキャプチャし、トリミングして端を取り除きます。Googleドライブはそれをドライブ内で白黒PDFに変換します。
12.大人数のチームのためにドライブを整理する
組織全体でGoogleワークスペースを使用している場合、Googleドライブハックの1つは、Google共有ドライブ（以前はチームドライブとして知られていた）を設定することです。共有ドライブの目的は、その中に保存されているドキュメントやファイルがチームのためのものであるということです。毎回アクセス権を共有する必要はなく、チームの誰でもいつでもこれらのファイルにアクセスできる。
一番の利点は、誰かが退職しても、その人が作成したドキュメントはこのタイプのドライブに影響を受けずに残ることです。
チームドライブの作成ステップは以下の通りです：
- Googleドライブにアクセスする。
- 左側の「共有ドライブ」をクリックする。
- 新規作成」をクリックします。
- 共有/チームドライブの名前を入力します。
- 作成」をクリックします。
このドライブにアクセスできるメンバー全員を追加し、簡単にアクセスできるようにします。
13.有益な記事やビデオを直接ドライブに保存する
インターネットを見ていて、有益な記事やレポート、ビデオを見つけたとします。それをどうやって保存しますか？保存方法 Googleによるこの拡張機能 をクリックすると、そのファイルをドライブに保存してアップロードすることができる。
14.Googleドライブのショートカットを覚える
Googleドライブの操作をスピードアップするショートカットをご紹介します：
| ショートカット | 目的 |
|---|---|
| Enter または o ファイルを開く | |
| x ファイルを1つだけ選択する。 | |
| 新規ドキュメントを作成する。 | |
| 新しいシートを作成する。 | |
| Ctrl + z（Windowsの場合） Command + Z（MacOSの場合） 最後の操作を元に戻す。 | |
| Ctrl + Shift + C（Windowsの場合 Command + Shift + C（MacOSの場合 Command + Shift + C）｜ドキュメントのワード数をチェックする｜Shift + 3（MacOSの場合 Command + 3 | |
| 選択したアイテムを削除する。 | |
| .(ドット）｜選択したファイルを共有｜. | |
| t 設定メニューを開く | |
| n ファイル名を変更する |
ショートカットで生産性を高める Google Driveのショートカット
15.二要素認証（2FA）をオンにする
2FAをオンにすると、チームメンバーが別のデバイスからドライブにサインインするたびに、IDとパスワード、およびGoogleが登録した携帯電話番号に送信するコードを入力する必要があります。この検証コードとその他の詳細により、認証されたアクセスが保証されます。
これを有効にすると、Googleドライブにセキュリティ層が追加され、不正アクセスを防ぐことができます。
Google ドライブのリミット
Googleドライブは、個人や大規模チームにとって最も信頼できるツールの1つですが、Googleサービスに関連するいくつかのリミットがあるため、ユーザーはしばしば代替オプションを探します。
ドライブのファイルとフォルダのリミット
Googleドライブのパワーユーザーは、アカウントを通じて最大5億のアイテムを作成します。平均ファイルサイズが400KBまでで、ストレージスペースが2TBのスタンダードプランの場合、容量が足りなくなる前に5億アイテムのリミットに達し、ストレージをアップグレードする必要があります。
ストレージのリミット
無料プランの個人ユーザーのストレージリミットは15GBです。ベーシックG-Suiteサブスクリプションを選択した場合、ストレージのリミットは30GBとなり、中規模組織ではかなり少なくなります。
エンタープライズ・スターター・プランでは、エンドユーザーに1TBのストレージを提供し、月額6ドルから利用できる。より多くのストレージを使用したい場合は、月額料金が上がります。
十分なストレージオプションを求める中小企業にとって、Googleドライブのストレージリミットや相対的な料金プランは最良の選択とは言えないかもしれない。
ドライブのアップロードとコピーのリミット
一つのアカウントからのファイルアップロードのリミットは24時間以内で750GBまでです。このリミットは24時間後に更新されますが、Googleフォトのようなメディアファイルの大量アップロードを必要とする多くのビジネスにはまだ十分ではありません。
Googleドライブに代わるものをお探しでしたら、お勧めのものがあります。
ClickUpをミーティング：最高のGoogleドライブ代替サービス
ClickUpはプロジェクト管理ソリューションとして聞いたことがあるかもしれませんが、その機能はそれだけではありません。Googleドライブの代替としてClickUpを使う方法をご紹介します。
ClickUpはSheetsに代わるデータベースツールです。
ClickUpに内蔵されているダイアグラムツールと、コード不要のデータベースの設計、構築、管理を含むビジュアル機能は、大規模なプロジェクトデータベースの最有力候補です。
マインドマップを使って、データベース内のアイデアを書き留めましょう。これらのアイデアを
/参照 https://clickup.com/features/whiteboards クリックアップホワイトボード /%href/
を使用して、付箋、コネクタ、画像、その他のデータベースオブジェクトで概念を接続します。
ClickUp Whiteboardsを使ってチームと新しいアイデアをブレストし、場所に関係なくアイデアの段階に全員を参加させて、アイデアを実現させましょう。
切り替える
テーブルビュー
を使って、アイデア全体をデータベース構造に変換することができます。
ClickUpのテーブルビューを使ってスプレッドシート上でタスクを管理・追跡しよう
テーブルビューには15以上のカスタムフィールドと式があり、データベース設計プロセスの時間を節約し、スピードアップします。
クリックアップダッシュボード
は、データ駆動型の意思決定のために、このデータベースからの洞察を表示するのに役立ちます。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-545.png ClickUpダッシュボード /クリックアップダッシュボード
私の仕事を思い通りに可視化。ClickUpダッシュボードでパーソナライズされたダッシュボードを作成しましょう。
プロジェクトを効率化するClickUp階層
使用方法
ClickUpの階層
機能を使って、ファイル、ドキュメント、シート、フォームを保存し、整理することができます。これにより、チーム全員が同じページですべてのファイルにアクセスでき、混乱が少なくなります。
好みに応じて、フォルダ内にファイルを整理し、リストビュー、テーブルビュー、ボードビューなど、好みのフォルダ構造を選択できます。
すべてのビュー'で、あなたとチームの可視性を向上させます。サブタスクでタスクを分類して、プロジェクトをよりコントロールし、チームにふさわしい柔軟性を与えましょう。
ClickUp独自の階層でプロジェクトを整理し、15以上のビューで仕事を可視化する方法をカスタムしましょう。
クリックアップドキュメントでドキュメントを置き換える
使用方法
ClickUp ドキュメント
を使えば、下書きを作成し、テーブルを追加し、将来使用するためにナレッジベースに変換することができます。チームメンバーにタグを付けたり、コメントを投稿したり、通常のテキストを追跡可能なテキストに変換して進捗を確認するなど、リアルタイムのコラボレーションを最大限に活用できます。
ドキュメントを他のワークフローに接続して、アクセシビリティを向上させ、生産性を確保しましょう。
リアルタイムのコラボレーションを検出し、ClickUp Docsでチームメンバーと仕事をしましょう。
Google Drive Hacksでチームの生産性を高めよう
チームが日々のコミュニケーション、ファイルやドキュメントの管理、データベース管理、その他の職場業務にGoogleワークスペースを使用している場合、高度なGoogleドライブハックを学ぶことが必要です。そうすることで、リモートワークのチームと密接に仕事をし、すべての組織タスクを把握することができます。
上記の共有Googleドライブハックを使って、日々のタスクをより早く完了しましょう。
Googleドライブのキーボードショートカット、オフラインアクセス、編集可能なPDF、インテリジェント検索エンジン機能、豊富なテンプレートライブラリなどのハックを使って生産性を高めましょう。
Google Driveに代わる優れた生産性ツールをお探しなら、ClickUpをお試しください。
無料サインアップ
.
よくある質問(FAQ)
Googleドライブの効果的な使い方について教えてください。
Google ドライブやドライブフォルダを最も効率的に使用するには、Google ドライブのキーボードショートカットを覚えて、複数のステップを回避しましょう。オフラインのドキュメントやフォルダ全体にアクセスして、生産性を維持しましょう。
Google ドライブをスマートに使うには？
オフラインアクセス、高度な検索、テンプレートライブラリ、ファイルを保存するチームドライブ、クイック共有機能などの機能を利用して、新しいフォルダを作成したり、同じフォルダを整理したりしましょう。また、PDFエディターなど他のGoogleツールを使って、作業スペースを最適化することもできます。
Googleドライブの3つのメリットとは？
Googleドライブの3つのメリットは以下の通りです：
- 遠隔地にいるチームにとって、1つの真実の情報源となり、複数のファイルについてリアルタイムで共同作業ができる。
- 手頃な価格で、ファイルに加えたすべての変更が自動的に保存される。
- インターネットに接続しなくても、ファイルやMicrosoftドキュメントを編集できる。