組織の成功は、従業員の生産性とプロセスの効率に正比例します。
残念ながら、従業員の生産性を高い水準で維持することは、ほとんどの職場にとって常に続く戦いである。その理由の一つは、従業員のモチベーションを高めたり、効率性を向上させるためのマニュアルが存在しないことである。
戦略的なコミュニケーションの実践から、適切なテクノロジーの選択、健康とウェルネスへの取り組みまで、従業員の生産性にはあらゆる細かい側面が大きな役割を果たしています。
同時に、従業員の生産性やエンゲージメント戦略を実施するのは、人事部という特定の部署の役割ではありません。リーダーシップスタッフ、マネージャー、チームメンバー、そして協力者が重要な役割を果たします。
生産性に影響を与える要因、例えばコミュニケーション、リーダーシップ、健康と幸福、研修と育成について見ていきましょう。
従業員の潜在能力を最大限に引き出し、長期的な成長を促進するポジティブな職場環境を構築する方法について、以下をお読みください。
⏰ 60秒要約
生産性は偶然に生まれるものではありません。従業員の仕事のやり方に影響を与える鍵となる要因によって形作られます。 最も大きな違いを生み出すものは次の通りです。
- コミュニケーションとリーダーシップ* - 明確な期待と強力な指導により、チームの足並みを揃えることができます。
- テクノロジー* - 適切なツールはワークフローを合理化し、無駄な時間を削減します。
- 健康と幸福* – 仕事と私生活のバランスを保つことで、燃え尽きを防ぐことができます。
- トレーニングおよび能力開発 – 成長の機会は従業員のモチベーションを維持します。
- 職場環境* – サポート体制が整った企業文化は、集中力と協調性を育みます。
- モチベーションとインセンティブ - 評価と報酬は業績を向上させます。
- 目標設定 – 明確な目標は従業員に方向性を与えます。
- 作業負荷と時間管理 – 優先度を管理することでストレスを回避できます。
- 給与体系* - 公正な報酬は、仕事に対する満足度を保証します。
ClickUpは、タスク管理、コラボレーション、自動化のための強力なツールをすべて1か所に集め、チームの生産性を維持します。
従業員のエンゲージメントと生産性の価値
従業員のエンゲージメントとは、従業員が仕事に対して献身的に熱意を持って取り組むことを指します。 エンゲージメントの高い従業員は、会社の成功に貢献しようと努力し、職務内容以上の成果を出す可能性が高くなります。 その結果、職場の生産性が向上します。
一方、やる気のない従業員、つまり静かな退職者は、職場に感情的に接続されていません。彼らは何のイニシアティブも取らず、会社や自身の成長に投資することもなく、コミュニケーションから身を引いたり、仕事について頻繁に不満を漏らすこともあります。
ギャラップ社の従業員エンゲージメントレポートから、興味深いデータをご紹介しましょう。エンゲージメントの高い従業員の割合が高いビジネスは、
- 18%の生産性向上
- 顧客エンゲージメントに10%多く投資する
- 23%の収益増
このレポートでは、職場における従業員のエンゲージメントと生産性との間に直接的な相関関係があること、そしてそれが収益性や顧客エンゲージメントの向上といったポジティブな結果をもたらすことを示しています。
しかし、同じレポートでは、2023年には米国の従業員のほぼ2人に1人が積極的に仕事に熱心に取り組んでいないと述べています。 職場での従業員の意欲低下の理由には、以下のようなものがあります。
- 貧弱なマネジメント：過干渉、明確な期待値の欠如、建設的なフィードバックの提供の失敗
- 評価不足：自分の仕事ぶりが認められていないと感じている従業員は、仕事に熱心に取り組む可能性が低くなります。
- 仕事過多または仕事不足：常に仕事に追われていると感じたり、十分な量のやりがいのあるタスクがないと感じたりすることは、いずれも意欲の低下（そして燃え尽き）につながる可能性があります。
- 成長機会の欠如：昇進の見込みのない行き詰まった仕事に就いていると感じている従業員は、仕事への意欲を失いがちです。
これらの問題に対処することは、ビジネスにとってポジティブな職場環境を作り出すのに役立ち、その結果、仕事に熱心で生産性の高い従業員を確保することにつながります。
生産性に影響を与える10の要因
従業員の生産性には、社内外のさまざまな要因が影響します。従業員の生産性に影響を与える組織の鍵となる側面をいくつかご紹介します。
1. コミュニケーション
組織内のコミュニケーション文化は、従業員の生産性レベルに大きな影響を与える可能性があります。例えば、ミーティングの多いチームや、メッセージへの即時返信が求められるチームは、仕事よりもコミュニケーションに多くの時間を費やしている可能性があります。
同時に、コミュニケーション不足もチームの生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。仕事を進めるのに必要な情報が得られない、チームメンバーからの回答を待つのに長い時間がかかるといったことが起こりえます。
そのため、チームの生産性を向上させるには、リアルタイムコミュニケーションと非同期コミュニケーションのバランスを取る必要があります。
以下にその方法を紹介します。
「私たちの仕事の進め方」に関する文書を作成する
企業文化に関する本には、職場のコミュニケーションガイドラインを詳しく説明し、プロジェクトの進捗報告ミーティングの頻度、ノーミーティングデー、電話予約のタイミング、非同期でのコミュニケーションのタイミングなどの情報を盛り込むべきです。
ClickUp Docsのようなツールを使用して、これらのドキュメントを作成およびホストしたり、新入社員がコミュニケーションの方法を理解できるように、オンボーディングwikiにセクションとして追加することもできます。
適切なツールを選択する
チームの多様な要件をサポートする適切なツールを選択することは、コミュニケーション戦略を策定することと同じくらい重要です。
ビデオ会議ソフトウェア、社内チャット、ビデオ録画などの同期型および非同期型のツールを活用しましょう。
同時に、複数のツールで従業員を圧倒しないようにすることも重要です。 弊社では、テクノロジースタックを最大3～4のツールに抑えるか、あるいはオールインワンのツールを使用することをお勧めします。
そのための方法のひとつとして、複数のコミュニケーション手段を提供するツールをひとつ選ぶという方法があります。
例えば、ClickUpを使用すると、以下のようなことができます。
- ClickUpタスクのタグとコメント機能を使用して、プロジェクトの進捗状況を追跡したり、ボトルネックに対処したりしましょう。
- 重要な利害関係者と直接またはグループチャットを開始し、文脈に沿った会話や詳細な非同期会話を行うには、ClickUpチャットビューを使用します。
- コメント、リアルタイム編集、[@]メンション機能を使ってドキュメントを共同編集
- ClickUp Clipを使って素早くビデオ録画を行い、チームメイトと共有して、あなたの見解を詳しく説明しましょう。
- ClickUpのホワイトボードを使用してミーティングを視覚化し、バーチャルミーティングをよりインタラクティブなものにしましょう。
2. リーダーシップ
「従業員は会社を辞めるのではなく、悪いマネージャーを辞める」という言葉を思い出してください。
従業員の生産性に影響を与える重要な要素のひとつに、チームリーダー、マネージャー、そして彼らの直属の部下との関係があります。
優れたリーダーが従業員の生産性を向上させる方法をご紹介しましょう。
- 彼らはチームに明確なビジョンを設定し、全員が何をやればよいのか、そして自分の仕事が全体像にどのように貢献するのかを理解できるようにします。
- 彼らは功績を認め、励ましを与え、前向きな職場環境を育むことで、高い業績を上げる企業文化を確かなものにします。
- 彼らは効果的にコミュニケーションを取り、チームに情報を提供し、従業員が質問や懸念を気軽に相談できる環境を作り出しています。
上級スタッフがより優れたリーダーとなるよう支援する方法のひとつとして、リーダーシップのトレーニングや能力開発に投資することが挙げられます。また、優れた指導者によるマンツーマンのコーチングセッションをスポンサーすることもできます。
3. テクノロジー
テクノロジーは従業員の効率を高める一方で、テクノロジーのトラブルは彼らの時間を奪い、フラストレーションや生産性の低下につながる可能性があります。
テクノロジーがチームの時間を浪費してしまうよくある例としては、
- 長くて複雑なオンボーディングプロセス
- 使いにくい不格好なUI
- 常に発生するバグや不具合
しかし、使用するツールだけがすべてではありません。テクノロジーの使用方法も重要であり、職場の生産性に影響を与える可能性があります。
従業員は毎日の多数の通知に圧倒されていませんか？あるいは、6つものソフトウェアを同時に使用してはいませんか？
テクノロジーの悪影響を緩和する方法は次のとおりです。
- ユーザーフレンドリーなツールに投資する：従業員にとって直感的で学習しやすいテクノロジーを選択し、学習曲線とフラストレーションを最小限に抑える
- トレーニングとサポートの提供：従業員がテクノロジーを効果的に活用できるようトレーニングを行う。
- オールインワンのツールを選択する：各要件に対応するツールを個別に用意するのではなく、複数のソリューションを提供するプラットフォームを選択することで、タブの切り替えを減らすことができます。
4. 健康と幸福
従業員の健康と幸福をサポートすることは、シンプルですが効果的な従業員のモチベーション向上策です。心身ともに健康だと感じている従業員は、集中力や持続力に優れています。これにより、業務中断が大幅に減り、従業員は生産性を維持することができます。
以下は、従業員の健康と幸福を優先し、生産性を向上させ、活気のある職場環境を作り出すための企業の取り組み例です。
- 総合的な健康福利厚生に投資する：幅広い身体的および精神的な健康サービスをカバーする健康保険プランを提供する
- ワークライフバランスのプロモーション：従業員に休憩を取ることを奨励し、就業時間外は仕事から離れ、リモートワークや時短勤務などの柔軟な勤務形態を提案する。
- 健康的な文化を創りましょう：ストレス管理、マインドフルネス、健康的な食習慣に関するワークショップを提供しましょう。また、フィットネス施設へのアクセスを提供したり、フィットネスクラスの費用を従業員に払い戻すこともできます。
- セラピーの費用を負担する：従業員支援プログラム（EAP）へのアクセスを提供し、秘密厳守のカウンセリングサービスやメンタルヘルスに関するリソースを提供する。
5. トレーニングと能力開発
従業員を気遣い、生産性を向上させるもう一つの方法は、スキルアップの機会を提供することです。
これには以下が含まれます。
- 年間自己啓発予算を設定し、社員が専門コースを受講できるようにする
- オンラインプラットフォームと提携し、割引価格でプロフェッショナルコースを提供
- キャリア開発に関する定期的なウェビナーやワークショップを開催する
- 従業員のキャリアの各フェーズにおいて、例えばプロモーションに近づいた際など、メンターシップの機会を提供すること。
多角的なトレーニングプログラムを実施している企業であれば、ClickUpのトレーニングロールアウトプランテンプレートが、さまざまなプログラムの整理と追跡に役立ちます。
このすぐに使えるテンプレートにより、人事部門は
- 各トレーニングプログラムに目標を設定し、その目標に対する進捗を追跡する
- トレーニングプログラムの各フェーズに予算を割り当て、リソースを確保する
- 今後のすべての研修プログラムに一貫したアプローチを行うための体制を整える
研修と能力開発を優先することで、従業員が課題に対処でき、キャリアで停滞することなく、より高い生産性を達成できるようになります。
6. 職場環境
実際のオフィス（またはリモートチームのホームオフィス）は、従業員の生産性に大きな影響を与えます。例えば、照明が不十分で家具の質も悪い快適でない作業スペースは、不快感や集中力の低下につながる可能性があります。
オフィスを構える企業は、インテリアや人間工学に基づいた家具、そして清潔でメンテナンスの行き届いたオフィスに投資することができます。また、従業員がより長く集中力を維持できるよう、温度管理、適切な会議室、騒音対策などの設備にも気を配るべきでしょう。
一方、リモートワーカーを抱えるビジネスでは、快適な作業スペースを維持するための定期的なホームオフィス予算、コワーキング手当、あるいはノイズキャンセリングヘッドフォンなどの機器を従業員に支給することもできます。
7. モチベーションとインセンティブ
やる気に満ちた従業員は、課題に前向きに取り組む傾向があり、問題の解決策を創造的に模索します。また、彼らはより幸せで、自分の役割に充実感を感じています。
しかし、従業員をやる気にさせるにはどうすればよいのでしょうか？私たちは、外発的動機づけと内発的動機づけの両方を組み合わせた戦術の使用をお勧めします。
外発的動機付けには、報酬、表彰、ボーナスなどが含まれます。例えば、営業担当者の歩合給を高くしたり、年に一度の社内表彰式を行うなどです。
一方、内発的動機づけは、もう少し微妙なニュアンスがあります。それは、仕事が楽しい、満足できる、充実しているから仕事をしたいという欲求です。
目的意識、成長、自主性を育む仕事環境を作りましょう。従業員を細かく管理し、彼らの行動をいちいち尋ねることは、彼らの生産性を殺ぐ最も早い方法です。
社員のモチベーションを高めるもう一つの方法は、社員を信頼し、価値を認めていることを示すことです。社員にやりがいのあるプロジェクトを与え、同時に、そのプロジェクトを成功させるためのトレーニングやリソースを提供しましょう。
従業員に報い、彼らに目的意識を持たせるような職場環境づくりに重点的に取り組むことで、意欲的で生産性の高い労働力を育成することができます。
8. 目標設定
従業員の生産性のもう一つの要となるのが、効果的な目標設定です。従業員が明確な目標を持つことで、雇用主が何を期待しているかを理解し、タスクを効率的に優先順位付けできるようになります。これにより、より集中できるようになり、無駄な作業が減ります。
また、目標を設定するだけでは十分ではありません。目標設定プロセスに社員を参加させる必要があります。これにより、社員に所有権と責任感を持たせることができます。
目標設定の生産性向上策として 、私たちは「OKR（Objectives and Key Results）」フレームワークをお勧めします。 OKRは、組織の目標と、個人およびチームの目標が全体像にどのように貢献するかを明確に示します。
限られた目標に焦点を当てることで、チームは仕事をより適切に優先付けし、気が散るのを防ぐことができます。
9. 作業量と時間管理
従業員の生産性と直接的に関係するもう一つの重要な要素は、従業員が抱える仕事の量と、従業員が1日の仕事をどれだけうまくプランニングできるかということです。
効果的な作業負荷管理システムにより、従業員には管理可能な量の仕事が割り当てられ、過剰な負担がかからないようにすることができます。
ClickUp Employee Workloadテンプレートなどのツールを使用すると、チームメンバーの現在の作業負荷を総合的に把握でき、各メンバーのキャパシティに応じたプロジェクトの割り当てが容易になります。
また、誰が何の仕事をしているのかを把握し、現実的な納期を設定し、燃え尽きそうになっていないかを確認することもできます。
テンプレートの使用方法は次の通りです。
- ClickUpにタスクを追加する際、完了するまでにどのくらいの時間がかかるかを入力してください。
- 所要時間に応じて、期限を追加することができます。
- 利用可能な従業員にタスクを割り当てます。
チームが作業負荷を管理するのと同様に、時間を効果的に管理できるようにすることも重要です。 チームメンバーに生産性を追跡するよう促し、タスクを実行するのにかかる現実的な見積もり時間を把握しましょう。
マネージャーは、直属の部下と週次または隔週でミーティングを行い、時間の管理状況を評価し、サポートが必要かどうかを判断することもできます。
10. 給与体系
結局のところ、仕事とはトランザクションです。従業員は時間を費やし、スキルを投入し、その見返りとして金銭を得ます。正当な報酬を受け取っていると感じることができれば、従業員の満足度を高め、ひいてはモチベーションとエンゲージメントの向上につながる可能性があります。
また、経済的に安定している従業員は、副業や役割の変更を望まない傾向があります。同時に、より高い収入を得られる可能性があれば、従業員はより良い結果を達成し、より大きな貢献をしようという意欲が湧くでしょう。
競争力のある報酬に加え、迅速な支払いと効率的で正確な給与管理も重要です。支払いの遅延ほど従業員のモチベーションを下げるものはありません。
ClickUpの給与レポートテンプレートのようなオンライントラッカーの使用をお勧めします。
このテンプレートを使用することで、人事チームは
- 従業員の賃金、支払いスケジュールなど、統合レポートを作成する
- 全従業員の個人情報および支払い情報の中央データベースを設定する
- 自動化による直接入金支払いの設定
ClickUpで従業員の生産的な仕事環境を作りましょう
企業は、包括的なアプローチを取ることで、幸せで健康、かつ生産性の高い労働力を育む職場環境を作り出すことができます。これには、物理的な環境、テクノロジー、トレーニング、福利厚生、モチベーション、作業量管理、報酬戦略などが含まれます。
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