このブログ記事をお読みになっているということは、Notion AIを使ってミーティングのメモを作成したり、wikiを準備したり、プロジェクトを管理したりしているか、あるいはNotion AIについてご存知なのでしょう。
Notionはその多機能さから多くのファンを擁し、3,000万人のユーザーにとって欠かせないツールとなっています。そう思われる方もいらっしゃるでしょうが、Notion AIについてはご存じでしょうか？
Notionの機能をさらに強化し、より強力で自動化された「Notion AI」が登場しました。Notion AIはすべてのユーザーが利用可能ですので、ぜひAI機能を試してみる価値があります。
どのAI機能を優先すべきかを決める前に、まずはNotion AIについて詳細はこちらを見ていきましょう。
本記事では、Notion AIの効果的な活用方法、おすすめのNotionテンプレート、Notion AIのリミット、そして検討すべき強力なNotionの代替ツールについて解説していきます。
💡 これまで以上にAIを活用しているのに、仕事が中途半端なまま戻ってくることはありませんか？
それは通常、その作業に適したAIを使っていないことを意味します。
この1分間のクイズに答えて、使用しているツールに重複や文脈の欠如がないか、あるいは仕事をエージェントに引き継ぐべき時期かどうかを確認してみましょう。
Notion AIとは？
Notion AIは、AI機能を備えた賢い相棒のような存在で、作業を迅速に完了させ、生産性を高めることができます。
例えば、ブログ記事のアウトラインを作成しているとしましょう。
ブログを通じて何を達成したいか、ターゲット層は誰かといった詳細をNotion AIにプロンプトしてください。Notion AIを利用すれば、すぐにチームと共有できるアウトラインが提示されます。
さっき何が起きたか、お分かりでしょうか？
執筆プロセスが大幅にスピードアップします。アウトラインの要点を絞り出すために何時間もリサーチに費やす必要はもうありません。自分の考えを書き出し、Notion AIに面倒な作業を任せましょう。
Notion AIの機能
前のセクションではAI機能の威力を少し触れましたが、ここではさらに深く掘り下げ、残りの機能について詳しく見ていきましょう。
要約する機能
AI要約機能を使えば、文書全体を分析して、瞬時に要点を把握できます。コンテンツをコピーしてNotionワークスペースに貼り付け、「/summarize」と入力してください。特定のセクションだけを要約したい場合は、そのテキストをハイライトして「Ask AI」をクリックすると、結果が表示されます。
アクションアイテム
AI機能の「アクションアイテム」を活用して、通話記録やミーティングメモからアクションアイテムを抽出しましょう。次にやることを把握し、期限通りに成果を出しましょう。
コンテンツのフォーマット
箇条書きを追加し、AIにそれを段落に変換してもらうこともできます。あるいは、その逆の手法として、大量のデータから重要なポイントを箇条書きで抽出したり、テーブルにまとめて要約したりすることも可能です。
文章のトーン
既存のコンテンツのトーンを変更して、文章のスタイルをカスタムしましょう。よりプロフェッショナルな印象にしたり、親しみやすい表現にしたりできます。下書きを最初から書き直す必要はありません。AIを使って微調整しましょう。
翻訳
Notion AIを使って既存のコンテンツを多言語に翻訳し、グローバルチームが利用できるようにしましょう。外部の業者に依頼する必要はありません。
Notion AIは文章を翻訳し、その下書きをNotionワークスペースに保存します。
文章の誤り
NotionなどのAIツールでコンテンツを作成する際、スペルや文法のエラーを修正しましょう。統合エディターがエラーをハイライト表示してくれるので、すぐに修正できます。
定義と類義語
Notionでドキュメントを読んでいる際に、分からない単語があれば、そのテキストをハイライトして定義を確認できます。同様に、同義語を使うことで、同じ単語を何度も繰り返すのを避けましょう。置き換えたいテキストをハイライトするだけで、繰り返しなく、より明確に考えを表現できます。
Notion AIを効果的に活用するには？
今や、Notion AIが日々の仕事にもたらす威力を、すでにご存知のことでしょう。Notion AIの活用例をいくつか紹介し、早速使い始めて、仕事の質を一段と高めていきましょう。
プロジェクト管理を効率化
Notionはすでに人気のプロジェクト管理ツールです。AIを活用することで、職場のチームはより迅速に、より詳細かつ明確に作業を進めることができます。AIブロックを使って、プロジェクトのコンテキストを自由にカスタマイズできる自由度を高めましょう。
特定のタスクにIDを割り当てることで、より効率的に進捗を追跡できます。また、サブタスクの作成、ページ単位やプロパティごとの通知設定、データベース内でのFigmaデザインのプレビューも可能です。さらに素晴らしいのは、AIの自動入力機能により、すべてのプロパティのプロジェクト更新情報が自動的に生成される点です。
アイデアのブレインストーミング
プロジェクトや新しいクリエイティブキャンペーンのプランを立てるためにアイデアを出し合う際は、ニーズに合わせたカスタムプロンプトでNotion AIを活用しましょう。
例えば、新しいブログ記事を書こうとしているものの、執筆の行き詰まりに直面している場合は、ターゲット読者が最も知りたいポイントを考慮しつつ、Notion /AIにブログのアウトラインを作成してもらうとよいでしょう。
AIメニューから「アイデアのブレインストーミング」を選択するだけです。新しいアイデアで満たされたNotionのページが、あなたに必要な第一歩を踏み出す手助けをしてくれます。
ルーチンタスクの自動化
NotionのようなAIツールの最大の活用例の一つは、反復的なタスクにかかる時間を削減し、スタッフが戦略的かつミッションクリティカルなタスクに集中できるようにする点にあります。
Notion AIは機械学習を活用し、電子メール、コンテキストメニュー、簡易テーブル、その他のデジタル資産などのコンテンツから番号を抽出することができます。
同様に、手作業では数時間かかっていたデータベースからのレポート作成も、わずか数秒で完了します。手作業の努力を軽減できる点は、Notionを選ぶ決め手となる大きなメリットです。詳細な分析にご興味がある方は、「Notion vs ChatGPT」の記事をご覧ください。
コミュニケーションの改善
グローバルな職場におけるコミュニケーションは、良好な職場環境を築く上で極めて重要です。しかし、文化や言語の違いは大きな障壁となりますが、NotionとAI生成コンテンツを活用すれば、こうした課題を乗り越えることができます。
メッセージを翻訳して、同じプロジェクトに取り組む国際的な従業員間のコラボレーションを向上させましょう。トレーニングデータや正式な契約書を現地語に翻訳することで、パートナーのオンボーディングを円滑にし、透明性を維持できます。
AIによる文章作成機能は、プレスリリースなどの全社向け発表を作成する際にも役立ちます。Notionを活用して、コンテンツのトーンを調整したり、スペルミスを修正したり、文章全体の質を向上させたりしましょう。
より充実したミーティングを行う
従業員のモチベーションを大きく損なう要因の一つは、ミーティングの後に従業員が戸惑ったり、「これなら電子メールで済んだのに」と感じたりすることです。従業員には仕事にかける時間がリミットされており、無意味なミーティングに費やす余裕などありません。
思いついたことを書き留めたり、別のドキュメントで作成済みの下書きをNotionワークスペースに貼り付けたりしましょう。スペースキーを押して「要約する」オプションを選択すれば、長いテキストの中から最も関連性が高く重要なポイントだけを残すことができます。
別のAI機能である「アクションアイテム」を活用すれば、ミーティング後にチームメンバーがやることを正確に伝えることができます。
AIアドオンを使えば、まとまりのない考えも、しっかりとしたミーティングのアジェンダや従業員への具体的なタスクとして、明確なポイントに整理されます。
既存のツールと連携する
Notion AIを欠かせないAIツールにしている最大の機能の一つは、サードパーティ製ツールとの連携機能です。Notionは多くのツールと連携できることで定評があり、コラボレーションを容易にしています。
Notionに組み込まれたAIにより、連携機能が大幅に強化されます。AIを活用すれば、複数のツール間でデータをより明確にやり取りできるよう、カスタマイズ可能なワークフローを設定できます。
例えば、タスク管理に別のツールを使用しているとします。そのツールをNotionと連携させることで、AIがタスクボードを分析し、タスクをインテリジェントに分類して、依存関係を提案してくれます。これにより、タスクの優先順位が自動的に付けられ、今後の行動プランを立てるための意思決定がより迅速に行えるようになります。
Notionへの投資をさらに進める前に、小規模チームがNotionを離れた際にどのような気づきを得たのか、ぜひご一読ください。
Notion / AIは機能を追加するだけです。そもそもチームがNotionの限界を感じた原因である「機能の断片化」を解決するものではありません。Notionから乗り換えた中小企業がどのような成果を上げたのか、そしてなぜ乗り換えて後悔しなかったのかをご覧ください。👇🏼
Notion AIテンプレート
Notion AIはさらに進化するのでしょうか？はい、可能です。AIが日々のタスクの自動化を担う一方で、テンプレートを使えばタスクの実行がより簡単になります。
Notion AIテンプレートとは？
Notion AIテンプレートとは、ワークスペース内に用意されている、すぐに使える既成のフレームワークや青写真のことです。その構造には、特定のタスクに対応したプレースホルダーや、テーブル、チェックボックス、リストなどの要素がすでに組み込まれています。
Notionで何かを作成したい場合は、適切なテンプレートを選んで始めましょう。
例えば、ソーシャルメディアの投稿を最初から最後まで一貫して担当してもらうために、ソーシャルメディアコンサルタントを採用する場合などです。
求人票を作成するには、会社の概要や職務内容のプレースホルダーが用意されたNotionの求人票テンプレートを選択してください。その役割に求める要件に合わせて、各セクションの詳細を入力してください。Notion AIを使用して、その役割に関するテキストを自動的に生成しましょう。
あらかじめ用意されたテンプレートとAIを活用すれば、一から作業を行う必要がなく、生産性の向上につながります。
おすすめのNotion AIテンプレート
Notionには、10,000種類以上のテンプレートが用意されています。これは、ビジネス上のあらゆるニーズに応えることができる、実に広い範囲です。
次にプロジェクトに取り組む際に検討すべき、Notion AIテンプレートの厳選トップ5をご紹介します。これは網羅的なリストではありませんので、時間と努力を節約するため、Notionテンプレートのトップ作成者の一人であるThomas Frankなどの他の情報源も確認することをお勧めします。
ミーティングメモ用テンプレート
このテンプレートは、ミーティングの議事録を作成し、そのプロセスを効率化するための最適なレイアウトです。アジェンダ、出席者、アクションアイテム、フォローアップタスクなどのセクションが用意されています。NotionのAIツールには、メモの作成、タスクの追跡、責任の割り当て、チームメンバーのパフォーマンスのモニタリングを迅速かつ簡単に行える明確なセクションが用意されています。
ブログ計画テンプレート
このテンプレートは、コンテンツチームがコンテンツの計画、管理、レビューを行うのに最適です。ブログプランナーのようなデータベーステンプレートは、チームがhubごとにブログ記事を整理するための唯一の参照ポイントとなります。Notion AIを活用することで、ライターはキーワードを特定し、コンテンツ構成に関するヒントを得ることができます。
フィードバック収集テンプレート
これは、Notionが提供する無料テンプレートのひとつです。従業員、見込み顧客、既存のユーザーなどからのフィードバックは、ビジネスの成長に不可欠です。このテンプレートを使えば、手作業なしで意見を収集・整理できます。収集が完了すると、Notion AIが繰り返し出てくるテーマを特定し、深い洞察を提供します。
目標管理テンプレート
チームの目標を追跡し、進捗状況を常に把握しましょう。プロジェクトごとに目標をグループ化し、チームが進めたステップを監視し、進捗状況をチャートやシンプルなテーブルで可視化できます。
営業アプローチ
営業担当者にとって、文章作成は仕事かもしれません。例えば、顧客に向けて値上げを告知する電子メールを作成する場合、通常はマーケティングチームやコンテンツチームに協力を依頼することになるでしょう。
他のチームに連絡する必要のない、生産性を高める裏技をご紹介します。
Notion AIを使えば、営業アプローチ用テンプレートに会社情報を入力し、取り上げたいテーマ（価格上昇など）を追加するだけで、あとはNotion AIが魔法のように処理してくれます。
例えば、会計ソフトウェア会社として、すべての顧客に向けた年末の連絡キャンペーンを計画していると想像してみてください。以下のプロンプトは、Notion AIの活用例の一つです。
会社情報 – Hayes Corp. は、企業向けの最新鋭のクラウド型会計ソフトウェアを開発しています。主なターゲット層はCFOや財務マネージャーです。当社のソフトウェアは、財務チームが会計業務を簡単に、そして退屈に感じさせないよう支援することを目的としています。
テーマ – クラウド型会計、新年＝新たなプラン、手頃な価格の会計ソフト。また、文体を「温かみがありながらも、プロフェッショナルで信頼感がある」ものに変更してください。
Notion AI利用上の制限事項
AI業界の他のツールと同様、Notion AIにもリミットがあります。Notion AIを効率的に活用するには、使い始める前にそのリミットを把握しておく必要があります。
利用リミット：Notion AIは、すべてのユーザーに最適なパフォーマンスを提供することを唯一の目的として、機能の利用を制限する場合があります。
チャット機能：Notion AI機能の使用中に助けが必要だったり、Notionのページで行き詰まったりした場合、組み込みのチャット機能がないため、自分で解決策を見つけなければならないかもしれません。
習得の難易度：習得の難易度は高く、初めて利用するユーザーがブロックメニューなどのインターフェースやその他のAI機能に慣れるまでには、ある程度の時間がかかります。
Notion AIの欠点を克服した、強力なNotionの代替ツールを見てみましょう。
❗️出力は高速化。実行は低速化。
Notion AIが、誤った結論を導き出したり、曖昧さを隠したり、実際には完了していない仕事を「完了」に見せかけたりしている場所を特定しましょう。レビューの遅れがどこにあるかを正確に把握してください。👇🏼
ClickUpのご紹介：チームに最適なNotion AIの代替ツール
Notion AIは、仕事を整理し、より短い時間でより多くの成果を上げるための実用的な方法を提供する、魅力的なツールです。しかし、機能が豊富すぎるため、初心者にとっては少し圧倒されてしまうかもしれません。
そこで、Notion AIの優れた代替ツールの一つであり、初心者にも使いやすいClickUpについて、簡単に概要をご紹介します。
ClickUp AIとDocs
ClickUp AIとDocs機能が連携し、自動化を活用して、空白のページを価値あるコンテンツや洞察に満ちた下書きへと変えます。
このNotion AIの代替ツールを使って、執筆プロセスを最初から最後までプラン・管理・整理し、効率化しましょう。
手作業で作り込まれたAIツールを活用する
一方で、文書作成は時間がかかる作業であり、十分な背景調査が必要です。
一方、ClickUpには、特定のチームや目的に合わせて設計された多彩なツールが揃っており、AIを活用してコンテンツを生成することも可能です。
例えば、カスタマーサポートチームがステータスレポートを作成したい場合を想像してみてください。
AIツールのドロップダウンメニューから「サポート」を選択し、表示されたオプションの中から「ステータスレポート」を選びます。その後、レポートにどのような内容を盛り込みたいかをAIに指示します。
「生成」ボタンをクリックすれば、ステータスレポートが完成します。その後、チームはコンテンツを調整し、データを追加し、重要なテキストを強調表示して、このレポートを経営陣と共有します。
コンテンツを要約する
AIライティングツールの最も重要な機能の一つが「要約機能」です。これは、作成するドキュメントの種類を問わず、不要な部分を削ぎ落とし、本質に絞り込むのに役立ちます。
例えば、長いレポートからClickUpのドキュメントにコンテンツを貼り付ける際、重要なポイントだけに注目したい場合を考えてみましょう。「要約ブロックを挿入」機能を使って、このコンテンツをドキュメントの導入部分として追加しましょう。同様に、AIの生成結果に満足できない場合は、AIに再生成を依頼したり、次に何をすべきかを指示したりすることも可能です。
文章のローカライズ
グローバルチームとのコミュニケーションでも、各国向けの電子メールマーケティングキャンペーンの実施でも、コンテンツを翻訳して、現地の読者により親しみやすいものにしてください。
まずは、ClickUpドキュメントで既存のコンテンツを開いてみましょう。
テキストをハイライトし、「翻訳」をクリックして、翻訳先の言語を選択してください。「挿入」オプションを使用すれば、この翻訳済みコンテンツを開いている場所に直接挿入できます。また、翻訳結果に満足できない場合は、新しいテキストを生成することも可能です。
ここでご紹介した内容とは別に、ClickUp AIは、文法やスペルミスを修正するのに役立つ、本格的なライティングアシスタント兼 文書編集ツールです。コンテンツをより簡潔にしたり、長くしたりできるほか、ヘッダーやテーブルなどのコンテンツブロックを使って文書のフォーマットを整えることも可能です。
ClickUp AIとタスク
AIアドオンであるClickUp AIは、タスクを複雑にすることなく、タスクの可視性を高める上で極めて重要な役割を果たします。タスクの整理や進捗管理にかかる時間を削減し、より分析的な業務に集中できるようになります。
タスクの抽出
ドキュメントをアップロードするだけで、ClickUp AIがチームが取り組むべきタスクを自動的に抽出します。チームにタスクを割り当てるために、コンテンツの各段落を手作業で確認する必要はありません。
整理と共同作業
ClickUp AIは、ファイルからタスクを抽出してタスクリストを作成します。このタスクリストはタスクを整理し、チームと共有して共同作業を可能にします。これにより、あなたとチームは迅速に業務を進めることができます。「整理と共同作業」機能を活用して、計画と実行のギャップを埋めてください。
例えば、CMOから、新製品のGTM戦略を1週間以内に作成するよう依頼があったとします。電子メールのコンテンツをコピーして貼り付け、ClickUp AIがチームが期限内に完了できるよう、タスクリストをスケジュール設定してくれます。
プロ向け機能：多忙な組織のための技術ドキュメントテンプレート
明確で簡潔な技術文書は、サポートチケットの削減に役立ちます。さまざまなドキュメントからデータを取得するためにコードを書く必要がなく、ClickUpのテンプレートは手間がかからず、組織内の誰もがすぐに活用できる優れた出発点となります。
製品のメンテナンス、トラブルシューティング、Wikiナレッジベースの構築を担当する新入社員であっても、ClickUpの「テクニカルドキュメントテンプレート」を使えば、チームと顧客の両方を満足させることができます。
Notion AIだけにとどまらず、最高の結果を得るにはClickUpを選びましょう
Notion AIをうまく活用するには、忍耐が必要です。学習曲線が急で、チャットサポートがなく、使用リミットもあるため、長期的に見ると、AIライティングツールを活用した仕事は、管理可能な範囲を超えて困難なものになってしまうでしょう。
もしNotion AIの操作に時間と労力を費やしているなら、今こそClickUpに切り替えるべき時です。ClickUpは、初心者にも使いやすいプロジェクト管理ツールであり、人工知能機能を備えているため、作業効率を向上させることができます。
ビジネスの成長に伴い、チームの規模も拡大していくでしょう。高い成長を支え、ダウンタイムなくデータを効果的に管理するためには、AI機能を備えた堅牢なプロジェクト管理ツールが必要となります。
こうした場面で、ClickUpは業務の自動化やさまざまなプロセスの効率化を図る上で、ビジネスに最適な選択肢となります。
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