Come misurare la produttività sul posto di lavoro?
Produttività

Come misurare la produttività sul posto di lavoro?

Da fare: i dipendenti disimpegnati costano all'economia degli Stati Uniti un'enorme quantità di denaro 1,9 trilioni di dollari di perdita di produttività all'anno?

I dipendenti produttivi sono una risorsa per qualsiasi azienda. Da fare in meno tempo, aumentano i ricavi aziendali senza aumentare la forza lavoro.

Le organizzazioni investono molto tempo, strumenti e risorse per misurare il rendimento dei dipendenti produttività dei dipendenti . Questo lavoro richiesto non serve solo a identificare i dipendenti con prestazioni elevate e a pianificare bonus e incentivi. Permette anche alle aziende di individuare i colli di bottiglia e i processi inefficienti che incidono sui livelli di produttività collettiva dei dipendenti.

Ma prima di tutto, cos'è la produttività? È il numero di attività completate, di ore lavorate o di traguardi raggiunti? Per la maggior parte delle aziende, si tratta di un mix di tutti questi elementi e di molto altro ancora

In questo post del blog esploreremo diverse metriche di produttività che le aziende possono utilizzare per misurare i livelli di produttività individuale e collettiva dei dipendenti.

Capire la produttività

La produttività consiste nell'ottenere il massimo valore dalle risorse investite. Pertanto, produttività e crescita economica sono strettamente collegate. I cicli aziendali, le recessioni e i tassi di inflazione hanno un forte impatto sulla produttività. Ad esempio, le recessioni possono portare a licenziamenti, che possono ridurre la produttività della forza lavoro.

Allo stesso modo, un ambiente macroeconomico stabile migliora la fiducia dei dipendenti e la sicurezza del lavoro. È più probabile che la vostra forza lavoro si concentri sulle proprie attività con maggiore dedizione e impegno. Inoltre, poiché un "ambiente macroeconomico stabile" significa di solito "condizioni aziendali stabili", le aziende mantengono operazioni coerenti ed evitano misure di riduzione dei costi.

Un quadro che analizza l'impatto delle condizioni economiche sulla produttività della forza lavoro è il residuo di Solow, chiamato anche produttività totale dei fattori (TFP).

Nel quadro del residuo di Solow, la "produttività" si riferisce al fattore non spiegato nel confronto tra produzione e input. Questa crescita inspiegabile della produzione è attribuita ai guadagni di efficienza derivanti dai progressi tecnologici e dalla produttività dei lavoratori.

Quali sono i fattori che influenzano la produttività?

Ecco alcuni fattori comuni che influiscono sulla produttività dei dipendenti:

  • Dinamiche di team: Relazioni tese tra compagni di squadra e gestori possono portare a conflitti e a una diminuzione del morale, ostacolando in ultima analisi i livelli di produttività all'interno del team
  • Processi organizzativi: Flussi di lavoro inefficienti e processi macchinosi possono anche risultare in errori e ritardi, lasciando i dipendenti frustrati e riducendo la loro produttività
  • Comunicazione: Un altro fattore che può ostacolare i livelli di produttività è rappresentato da pratiche di comunicazione inadeguate, come direttive poco chiare, micromanagement o riunioni frequenti che si protraggono per tutta la giornata lavorativa
  • Infrastruttura tecnologica: Anche la mancanza di attrezzature e software adeguati può fare una grande differenza. Computer obsoleti, internet lento o software inadeguato possono avere un impatto negativo sull'efficienza
  • Carico di lavoro: Scadenze irrealistiche e risorse insufficienti sono altri elementi importanti che incidono non solo sui livelli di produttività di un dipendente, ma anche sul suo benessere generale

La produttività è una funzione di tanti fattori interconnessi. Pertanto, misurare il giusto livello di produttività diventa importante per un'organizzazione che voglia migliorare i propri processi e mantenere la propria forza lavoro sana e felice.

Come misurare la produttività

Esistono diversi metodi e schemi per quantificare la produttività. Queste misurazioni della produttività tengono conto di diversi elementi, metriche e formule fondamentali per arrivare a misurare la produttività di ogni dipendente, funzione e dipartimento dell'organizzazione (e se c'è un margine di miglioramento nei numeri).

I diversi livelli di misurazione della produttività

Per misurare la produttività di un'azienda, bisogna considerare diversi livelli: dai singoli dipendenti all'intera organizzazione. Ogni livello fornisce una visualizzazione diversa delle operazioni aziendali, come i risultati di una persona, quelli di un team o le prestazioni complessive dell'azienda.

Individui

**I report sulla produttività personale sono un ottimo modo per analizzare l'efficienza individuale strumenti di produttività forniscono reportistica integrata sulle prestazioni e sulla produttività di un individuo.

Ad esempio, lo strumento Modello di reportistica sulla produttività personale di ClickUp consente ai dipendenti di monitorare il tempo dedicato a varie attività settimanali e mensili.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-24.png Consentite ai dipendenti di valutare i propri livelli di rendimento con il modello di rapporto sulla produttività personale di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-900200039654 Scarica questo modello /$$$cta/

Il modello mostra dati quali:

  • Da fare, quanto tempo dedica un dipendente ad attività con diversi livelli di priorità
  • Come possono migliorare i loro livelli di prestazione elavorare più velocemente* Lo stato di avanzamento complessivo verso i propri obiettivi o traguardi

Gli individui possono anche utilizzare attributi personalizzati come Fattura, Tipo di attività, Progresso e Tempo di esecuzione per memorizzare dettagli importanti sulle attività e visualizzare i dati sulla produttività in modo più granulare.

Teams

La misurazione della produttività dei team inizia allineando i lavori richiesti dai singoli con gli obiettivi condivisi. Ciò comporta l'impostazione di traguardi chiari e misurabili per il team e il monitoraggio dello stato di raggiungimento degli stessi. Ciò garantisce che i membri del team lavorino per obiettivi comuni e consente di valutare le prestazioni in base al raggiungimento degli obiettivi collettivi.

Ciò può tradursi in obiettivi come il numero di lead qualificati per i team di marketing e il fatturato per utente per i team commerciali. Anche in questo caso, è possibile sfruttare le funzionalità/funzione di monitoraggio del proprio strumento di project management.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-25.png Obiettivi di ClickUp /$$$img/

Impostare obiettivi specifici e vincolati nel tempo per ogni team o reparto e monitorare lo stato di avanzamento con ClickUp Obiettivi

Con Obiettivi di ClickUp per esempio, è possibile impostare diversi tipi di traguardi per misurare lo stato e la produttività, come ad esempio:

  • Target numero: Per monitorare il numero di lead qualificati generati in un mese
  • traguardi Sì/No: Per verificare se una funzionalità/funzione o la correzione di un bug è stata resa disponibile come da piano
  • Obiettivi di attività: Conteggio del numero di ticket di assistenza chiusi da un agente del servizio clienti ogni settimana

Impostando obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti, Limitati nel tempo) e monitorando regolarmente lo stato di avanzamento, è possibile misurare efficacemente la produttività collettiva del team e garantire il raggiungimento dei traguardi ogni settimana, mese e trimestre.

Organizzazioni

La maggior parte delle organizzazioni determina il proprio indice di produttività esaminando numeri come i tassi di crescita dei ricavi, i margini di profitto e il ritorno sugli investimenti (ROI)

In questo caso, diversi reparti, come il marketing, le vendite e il successo dei clienti, si allineano e lavorano per raggiungere alcuni obiettivi strategici, come la generazione di lead, il coinvolgimento dei clienti e il fatturato ricorrente annuale (ARR).

Ecco due modi per misurare il tasso di produttività dell'intera organizzazione:

  • Ricavi per dipendente: Basta dividere il fatturato totale per il numero totale di dipendenti per trovare il fatturato per dipendente. Quindi, se avete 20 dipendenti e il vostro fatturato è di 100.000 dollari per una settimana, ogni dipendente genererà in media 5.000 dollari
  • Rapporto di efficacia del team: Innanzitutto, calcolate il vostro profitto lordo (ricavi meno tutte le spese). Poi dividete il profitto per i costi dei dipendenti. Se il profitto lordo è di 50.000 dollari e l'investimento totale nei dipendenti è di 5.000 dollari, il rapporto di efficacia del team è di 10:1

L'aspetto positivo del rapporto di efficacia del team è che non dovete limitarvi ai ricavi o ai profitti. È possibile utilizzare anche altre metriche di performance, come il Net Promoter Score (NPS) e il tasso di completamento degli sprint.

Le tre formule per misurare la produttività

Ecco alcune formule comuni per misurare l'indice di produttività in diversi settori.

1. Produttività del lavoro

È la formula più semplice: da fare è dividere la produzione per l'input.

Se un'azienda manifatturiera produce 1.000 unità di un prodotto in una settimana e impiega 100 ore di lavoro per produrle. La produttività sarà quindi di 1.000/100, ovvero 10 unità all'ora.

2. Calcolo basato sugli obiettivi

Questo approccio si concentra sulla valutazione delle prestazioni rispetto a obiettivi o traguardi predefiniti. In questo caso, indica chiaramente se un determinato obiettivo è stato raggiunto, superato o fallito. È quindi possibile rivalutare la strategia e pianificare l'esito positivo futuro.

Ad esempio, se l'obiettivo è aumentare le entrate mensili del 20%, il tasso di produttività viene valutato in base al fatto che:

  • Avete raggiunto l'obiettivo e aumentato le entrate del 20% (tasso di produttività del 100%)
  • Lo avete superato e avete aumentato le vostre entrate del 25% (tasso di produttività del 125%)
  • Non avete raggiunto l'obiettivo e avete aumentato le entrate del 15% (tasso di produttività del 75%)

3. feedback a 360 gradi

Con questo metodo si raccolgono feedback da varie fonti, come colleghi, supervisori, client e dipendenti, per valutare in modo completo le prestazioni di un individuo o di un team.

Il feedback può essere raccolto attraverso sondaggi e interviste, oppure assegnando un punteggio a un individuo o a un team in base a criteri predefiniti. A differenza degli altri due metodi, feedback a 360 gradi è più qualitativo che quantitativo e può fornire indicazioni più sfumate sulle prestazioni di un individuo o di un team.

Calcolo della produttività e dell'efficienza

La produttività è spesso usata in modo intercambiabile con l'efficienza, ma le due cose differiscono quando vengono usate in contesti specifici.

  • La produttività analizza la relazione tra output e input, ovvero la quantità o la qualità dell'output generato per unità di input. La formula è quindi Output / Input
  • L'efficienza, invece, valuta il grado di utilizzo delle risorse per ottenere i risultati desiderati. La formula sarebbe quindi una misura di (Output / Input) x 100%

Sebbene entrambe le metriche siano importanti per la performance organizzativa, esse forniscono prospettive diverse sull'efficacia operativa.

Misurare la produttività: Esempi del mondo reale

Ecco come si può misurare la produttività in diversi settori:

  • Produzione: Monitoraggio delle unità prodotte all'ora in una catena di montaggio
  • Servizio: Conteggio delle chiamate dei clienti gestite per agente al giorno in un call center
  • Retail: Calcolo dei ricavi commerciali per dipendente in un negozio al dettaglio
  • Tecnologia: Misurare le nuove funzionalità/funzione distribuite in ogni ciclo di sprint
  • Ospitalità: Misurazione del tasso di occupazione delle camere o dei ricavi per camera disponibile in un hotel

Ecco alcuni KPI che possono essere utilizzati per diversi team o ruoli:

  • Marketing: Lead in entrata, visite al sito web, conversioni degli annunci
  • Commerciale: Nuovi account, fatturato generato, tasso di conversione
  • Prodotto e ingegneria: Nuove funzionalità/funzione, hotfix, time-to-market
  • Esito positivo dei clienti: Punteggio NPS, numero di risposte, recensioni dei clienti

Infine, nel misurare la produttività, assicuratevi di non enfatizzare eccessivamente un fattore, sia esso individuale o di team o quantitativo o qualitativo. Non si tratta solo di numeri, ma anche di qualità, contesto e altre sfumature.

Per misurare la produttività occorre utilizzare un mix di metriche quantitative e qualitative, impostare obiettivi realistici e promuovere una cultura del miglioramento continuo.

È altrettanto importante misurare la produttività dei team remoti.

Misurare la produttività nel lavoro da remoto

La quarta rivoluzione industriale, caratterizzata da progressi tecnologici - intelligenza artificiale (IA), blockchain, realtà virtuale (VR) e automazione - ha cambiato radicalmente il nostro modo di lavorare.

Non solo le aziende stanno salendo sul carro del lavoro ibrido e da remoto, ma anche i team con appaltatori, agenzie e freelance sono sempre più numerosi. Questa forza lavoro diffusa a livello globale rende davvero difficile adottare misure di produttività corrette.

È qui che entrano in gioco strumenti di gestione dell'area di lavoro e di monitoraggio della produttività come ClickUp. Grazie a una suite completa di strumenti - project management, comunicazione interna, documenti e persino automazioni - ClickUp può aiutare le organizzazioni a monitorare la produttività individuale e del team

Inoltre, i suoi strumenti di comunicazione asincrona e in tempo reale, le sue funzionalità di automazione e altro ancora possono aiutare a snellire le comunicazioni e a ridurre il lavoro intenso. Ecco come:

Rimanere in carreggiata con i progetti

Con ClickUp è possibile impostare progetti separati (con attività, sottoattività e elementi di azione), assegnarli ai membri del team e discutere gli aggiornamenti di stato in un unico luogo. Inoltre, è possibile utilizzare la funzione Vista Bacheca di ClickUp per organizzare (e trascinare) le attività e aggiornarne rapidamente lo stato.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-26-1400x888.png ClickUp Vista Bacheca /$$$img/

Organizzate le vostre attività in una Bacheca Kanban e visualizzate a volo d'uccello le vostre attività e il loro stato

Misurare la produttività assegnando Punti dello sprint e livelli di priorità per ogni attività o elemento d'azione in ClickUp. Questo può aiutare a quantificare il lavoro che ogni dipendente (e team) completa in ogni ciclo di sprint.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-27-1400x940.png Visualizzazione delle attività di ClickUp /$$$img/

Misurare la produttività del team assegnando punti sprint per ogni attività

Come ulteriore vantaggio, i punti sprint possono anche aiutarvi a stimare la durata e il lavoro richiesto per completare ogni attività, assicurandovi di assegnare le attività in modo efficiente senza sovraccaricare il vostro team.

Misurare lo stato di avanzamento dei grafici di performance

Un altro ottimo modo per misurare la produttività è l'impostazione di obiettivi per ogni sprint o progetto. ClickUp offre l'accesso a numerosi reportistici che consentono di analizzare lo stato del team, di identificare i colli di bottiglia e di modificare i vostri obiettivi piani di produttività . Alcuni grafici includono:

  • Grafici di burnup e burndown: Mostrano la quantità di lavoro completata e quella rimanente
  • Flusso cumulativo: Questi diagrammi aiutano a visualizzare lo stato di avanzamento delle attività attraverso diversi stadi, come backlog, in corso e test, in modo da poter identificare il tempo trascorso dalle attività in ciascuna fase
  • Velocità: Mostra quanto tempo impiegano in media i dipendenti per completare un'attività, in modo da poter pianificare meglio gli sprint futuri

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUp-Velocity-Charts-gif.gif Grafici della velocità di ClickUp /$$$img/

Confrontate le previsioni con i tempi effettivi utilizzando i grafici di velocità di ClickUp per comprendere le prestazioni del team in più sprint

Calcolo della produttività con il monitoraggio del tempo

Abbiamo visto che il modo più semplice per monitorare la produttività è input vs. output. Per i lavoratori della conoscenza, si tratta del tempo trascorso su un'attività rispetto alle attività completate.

Se avete freelance o dipendenti part-time che vengono pagati a ore, potete usare un software per il monitoraggio del tempo per avere un'idea delle loro ore fatturabili

ClickUp, per esempio, fornisce un software per il monitoraggio delle ore di lavoro funzionalità/funzione di monitoraggio del tempo incorporata che consente ai singoli dipendenti di aggiungere voci di tempo per ogni attività insieme a una nota che descrive ciò che hanno fatto.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-28.png Funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp /$$$img/

Generazione di fogli di presenza per ogni dipendente e comprensione del modo in cui trascorre il proprio tempo durante la settimana o il ciclo di sprint

I manager possono accedere ai timesheet dei singoli dipendenti e valutarne i livelli di produttività e di performance. Possono anche utilizzare il monitoraggio cumulativo del tempo per capire quanto tempo impiega ciascun membro del team per i diversi gruppi di attività.

Leggi anche:_ 8 Obiettivi di produttività per aumentare la produttività nel 2024

Misurare la produttività del team con ClickUp

Aumentare i livelli di produttività del team è importante per raggiungere i traguardi prefissati e aumentare le entrate e la redditività dell'azienda. Dare priorità alla misurazione della produttività è essenziale per guidare la crescita, l'innovazione e l'esito positivo.

Se fate parte della Quarta Rivoluzione Industriale, vi consigliamo di provare ClickUp, che non solo vi aiuta a monitorare i livelli di produttività individuale e collettiva della vostra organizzazione, ma è anche dotato di una serie di strumenti in grado di migliorare la produttività del team .

Non ci credete? Ecco cosa ha da dire un cliente di ClickUp:

_La vostra agenzia si sta perdendo un sacco di produttività se non usate ClickUp! Senza ClickUp, dovrei assumere altre 3 persone per riuscire a terminare le stesse cose.{\i}

Ravi Tharuma, CEO e fondatore, LAVA

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Domande frequenti (FAQ)

1. Qual è la migliore misura della produttività?

Sebbene non esista un unico modo migliore per misurare la produttività, i KPI specifici per progetto possono rivelarsi utili. Forniscono punti di dati chiari che tracciano lo stato di avanzamento verso obiettivi specifici. Inoltre, possono essere personalizzati per diversi reparti, come sviluppo, marketing e commerciale.

2. Da fare per calcolare la produttività?

Il modo più semplice per calcolare la produttività è quello di dividere l'output prodotto per il totale degli input utilizzati.

Ad esempio, se un rappresentante commerciale effettua 20 telefonate ai clienti in 5 ore, la sua produttività è di:

20 chiamate / 5 ore = 2 chiamate all'ora

3. Quali sono le tre misure della produttività?

Le tre misure comuni della produttività sono:

  1. Produzione per input: Calcola l'output totale (beni o servizi prodotti) diviso per l'input totale (risorse utilizzate, come ore di lavoro o capitale investito)
  2. Obiettivi: Monitorare lo stato di avanzamento di specifici obiettivi di produttività per verificare se le risorse sono utilizzate in modo efficace
  3. Tempo: Misurare la durata delle attività (ad esempio, la durata del ciclo) per identificare i colli di bottiglia del flusso di lavoro