Calcola il carico di lavoro di project management prima di scegliere un modello tariffario. Per le attività di agenzia e consulenza, parti dalle ore dedicate al project management, stabilisci una tariffa fatturabile che copra i costi di realizzazione, quindi definisci il prezzo per un ambito di lavoro ben definito. Una percentuale può essere adeguata quando la base contrattuale monitora il coordinamento a carico del project manager. Questa è una guida al calcolo, non un elenco delle tariffe di mercato tipiche.
Se un preventivo riporta solo la dicitura “project management”, il cliente non può capire cosa sia incluso. Definisci prima il lavoro, poi mostra come hai calcolato il compenso.
Punti chiave
Punti chiave
- Stima le ore dedicate al project management separatamente dal lavoro di produzione.
- Utilizza una tariffa oraria quando il lavoro richiesto è incerto e un compenso fisso quando l’ambito del progetto è stabile.
- Utilizza una percentuale solo quando il contratto definisce una base di riferimento per il monitoraggio dell’attività di gestione del progetto.
- Specifica cosa è incluso, quali fattori influenzano il prezzo e in che modo il client approva il lavoro aggiuntivo.
Inizia dal lavoro che il tuo compenso copre
Una commissione di project management dovrebbe coprire i costi relativi al coordinamento e alla supervisione indicati nel contratto. Annota le responsabilità del project manager prima di scegliere una tariffa o una percentuale.
A seconda dell’incarico, l’ambito di competenza del project manager potrebbe includere:
- Creazione e aggiornamento del calendario del progetto
- Coordinamento delle revisioni e delle approvazioni da parte dei clienti
- Monitoraggio dei rischi, delle decisioni, delle dipendenze e delle variazioni di budget
- Organizzazione degli aggiornamenti sullo stato di avanzamento e dei passaggi di consegne
- Chiusura del progetto e documentazione degli elementi in sospeso
Distinguete questo lavoro dai risultati di produzione dell’agenzia. Progettazione, redazione dei testi, sviluppo, spesa pubblicitaria, costi dei fornitori e spese di viaggio devono essere inclusi nel compenso solo se previsto dal contratto. In caso contrario, elencateli separatamente o escludeteli.
Specifica quanti cicli di revisione, gruppi di parti interessate, riunioni e aggiornamenti di reportistica sono coperti dal compenso. Se tali esigenze aumentano, il client dovrebbe essere informato della variazione di prezzo prima che inizi il lavoro aggiuntivo.
Scegli un modello di tariffazione adatto al lavoro
Le tariffe orarie, forfettarie e percentuali risolvono problematiche diverse. Scegli il modello più adatto in base alla tua capacità di stimare con precisione il lavoro e al lavoro richiesto dal project manager rispetto al budget del progetto.
| Modello | Calcolo delle commissioni | La soluzione più adatta | Principale rischio da gestire |
|---|---|---|---|
| Tariffa oraria o a tempo e materiali | Ore approvate moltiplicate per la tariffa fatturabile | L'ambito o la durata sono ancora in fase di definizione | L'importo totale può aumentare senza un limite massimo né una previsione regolare |
| Commissione fissa per il progetto | Stima del lavoro richiesto per la gestione del progetto (PM) per un ambito definito | I risultati attesi, le approvazioni e i criteri di completamento sono chiari | Il lavoro extra può erodere il margine se le modifiche all’ambito del progetto non vengono quotate |
| Percentuale di una base di costo concordata | Costo definito del progetto moltiplicato per la percentuale concordata | La responsabilità del PM varia in base a quella specifica base di costo | La base può includere spese che il PM non gestisce |
Una percentuale del budget complessivo del progetto non costituisce automaticamente una commissione di gestione del progetto equa. Un budget elevato destinato a media, fornitori o produzione potrebbe non comportare un aumento delle ore di gestione del progetto. Se si utilizza una percentuale, è necessario definire nel contratto la base di calcolo, le esclusioni e le modalità di gestione delle modifiche approvate dal cliente.
Un accordo di consulenza a forfait è un accordo ricorrente, spesso a tariffa fissa. Definisci l’ambito di lavoro o le ore mensili, le aspettative di risposta e cosa succede quando la domanda supera la capacità riservata. Se il client necessita di una gestione flessibile delle richieste, una tariffa oraria con un tetto massimo mensile potrebbe essere più facile da prevedere.
Utilizza una panoramica del mercato come contesto, non come parametro di riferimento
Nella pagina "Costi su Upwork " dedicata ai project manager, alla voce "Tariffe orarie mediane (USD)" è indicato un intervallo compreso tra "19 e 45 dollari" all'ora, secondo un'immagine del testo acquisita il 5 novembre 2026. La pagina precisa che tale cifra rappresenta le fasce orarie tipiche ricavate da alcuni contratti storici in tutto il mondo e che i prezzi per i clienti dipendono dalla negoziazione. Non vengono riportati né la data di pubblicazione o di aggiornamento, né la durata del contratto, né la dimensione del campione, né i criteri di selezione, né il metodo di calcolo utilizzato per il titolo. Consideratela come un’istantanea del mercato, non come una tariffa standard o un parametro di riferimento specifico per un’agenzia.
Una tabella separata relativa ai livelli di esperienza presenta una nota a piè di pagina dedicata. Essa descrive le tariffe applicate dai liberi professionisti su Upwork in Nord America con oltre 1.000 ore di esperienza e un tasso di esito positivo del 90%. Tali dettagli si riferiscono esclusivamente a quella tabella, non all’intervallo indicato nel titolo.
Altre fonti pubblicate forniscono esempi diversi e di portata limitata. Sakas and Company raccomanda di aggiungere dal 25% al 30% al budget del progetto per il project management da parte dell’agenzia prima di formulare un preventivo (pubblicato il 25 maggio 2015). ONES fornisce un elenco di percentuali comprese tra il 10% e il 20% del costo del progetto per le attività di marketing e creative e tariffe orarie da 50 a 250 dollari (21 ottobre 2026); l’esempio di percentuale riportato si riferisce a un onorario fisso o a un anticipo. Si tratta di cifre specifiche della fonte, non di una tariffa universale o raccomandata.
Il ricarico del 10-20% applicato da Element Three ai servizi in outsourcing copre la selezione dei fornitori, l’organizzazione e la gestione, non una commissione generale di project management (consultato il 5 novembre 2026). L’intervallo del 2-8% indicato da Highspire per la consulenza nella gestione dei lavori edili si riferisce a casi concreti nel settore edile, non a un parametro di riferimento per agenzie o società di consulenza (14 agosto 2025). Queste fonti non stabiliscono un unico onorario fisso tipico. Utilizzate i passaggi di calcolo riportati di seguito per elaborare un preventivo basato sul vostro ambito di intervento, sui vostri costi e sulla vostra capacità fatturabile.
Calcola il compenso in cinque passaggi
Elabora il preventivo sulla base del lavoro di gestione del progetto, quindi inserisci i termini relativi al calcolo e all’ambito di lavoro in modo che il client possa prenderne visione.
- Definisci l’ambito della gestione del progetto. Elenca le attività di coordinamento, i risultati attesi, i punti decisionali e le fasi del progetto incluse nel compenso. Indica anche il lavoro escluso.
- Stima le ore di gestione del progetto per attività. Suddividi la stima in avvio, pianificazione, approvazioni, coordinamento, reportistica e chiusura, a seconda delle necessità. Utilizza i dati dei progetti precedenti, se disponibili; etichetta chiaramente le nuove ipotesi.
- Calcola una tariffa fatturabile. Somma i costi da includere nella tariffa, quali retribuzioni, oneri sociali, spese generali e tempo non fatturabile, relativi a un periodo prestabilito. Dividi il totale per le ore fatturabili realistiche dello stesso periodo per ottenere il costo per ora fatturabile.
- Stabilisci la tariffa per il cliente. Se definisci il prezzo in base a un traguardo per il margine lordo, utilizza la formula: tariffa per il cliente = costo totale per ora fatturabile / (1 - traguardo per il margine). Il margine è la quota del compenso del cliente che rimane al netto dei costi di consegna inclusi, non un ricarico sul costo.
- Verifica che la commissione sia adeguata al progetto. Confronta l’importo totale con il budget del progetto e il lavoro richiesto. Per un modello percentuale, utilizza la base di calcolo della commissione indicata per iscritto e confronta il risultato con una stima basata sulle ore.
Per un piano più ampio dei costi del progetto, consulta la guida al budget del progetto.
Lavora su un esempio con tariffa oraria, dall’ambito di lavoro al compenso
Utilizza come esempio un incarico affidato a una piccola agenzia. I dati riportati di seguito sono ipotesi, non un preventivo di mercato.
Supponiamo che il costo totale di prestazione del PM sia di 60 $ per ora fatturabile e che il traguardo del margine lordo sia del 25%. La tariffa applicata al client è pari a 60 $ / (1 - 0,25) = 80 $ all’ora.
| Lavoro di gestione dei progetti incluso nell’ambito di applicazione | Ore stimate |
|---|---|
| Avvio del progetto e conferma dell’ambito | 2 |
| Piano di tempistica e delle responsabilità | 3 |
| Approvazione e coordinamento delle dipendenze | 3 |
| Aggiornamenti sullo stato e sul budget | 2 |
| Chiusura e consegna | 2 |
| Tempo totale stimato per la gestione del progetto | 12 |
Il compenso per il progetto è pari a 12 ore x 80 $ = 960 $. Se l’ambito di lavoro potesse ragionevolmente richiedere da 10 a 14 ore, la stessa tariffa produrrebbe un intervallo di pianificazione compreso tra 800 $ e 1.120 $. Tale intervallo deriva da questa stima ipotetica. Non si tratta di un benchmark di settore.
Per un preventivo a tariffa fissa, verifica che le ore coprano i cicli di approvazione e la cadenza di reportistica concordati. Per la fatturazione oraria, indica con quale frequenza effettuerai la reportistica sui dati effettivi e quando chiederai al client di approvare ulteriori ore.
Calcola una commissione percentuale a partire da una base definita
I dati riportati di seguito sono ipotetici. Servono a illustrare il calcolo, non rappresentano un tasso di mercato né una raccomandazione.
Ipotizziamo un budget di progetto pari a 20.000 $. Il contratto prevede una commissione di gestione del progetto (PM) del 10% su una base definita di 12.000 $ relativa alla manodopera e al lavoro dei fornitori coordinati dal PM. Sono esclusi 8.000 $ di spesa per i media che non rientrano nell’ambito di competenza del PM.
12.000 $ x 10% = 1.200 $
L’esempio relativo alle ore riportato sopra ha prodotto un compenso di 960 $, quindi il metodo percentuale risulta superiore di 240 $ in base a queste ipotesi. Tale differenza è un prompt per verificare se la base di calcolo del compenso monitora effettivamente il lavoro svolto dal project manager. Se i costi di trasferimento modificano la percentuale senza alterare il lavoro richiesto, è opportuno restringere la base di calcolo o utilizzare un altro modello di compenso.
Mostra al client cosa comprende il compenso
Spiega al client cosa comprende il compenso e come varia il prezzo quando l’ambito del progetto si amplia.
Una breve proposta potrebbe recitare:
Costo di project management: 960 $ per circa 12 ore. Questo importo include la riunione iniziale, il piano di tempistica e delle responsabilità, il coordinamento delle approvazioni, due aggiornamenti sullo stato di avanzamento e sul budget e la chiusura del progetto. Il lavoro di produzione e i cicli di revisione aggiuntivi non rientrano in questo ambito. Valuterò il lavoro aggiuntivo e otterrò l’approvazione prima di avviarlo.
Costo del project management: 960 $ per circa 12 ore. Questo importo include la riunione iniziale, il piano di tempistica e delle responsabilità, il coordinamento delle approvazioni, due aggiornamenti sullo stato di avanzamento e sul budget e la chiusura del progetto. Il lavoro di produzione e i cicli di revisione aggiuntivi non rientrano in questo ambito. Valuterò il lavoro aggiuntivo e otterrò l’approvazione prima di avviarlo.
Utilizza questa formulazione solo se tali servizi corrispondono all’incarico. Sostituisci le ore, il prezzo, il lavoro incluso e quello escluso con i valori presenti nel tuo preventivo effettivo.
Se gestisci progetti per i clienti presso un'agenzia, la guida al project management in agenzia tratta le pratiche relative alla definizione dell'ambito di lavoro e alla consegna in modo più ampio.
Proteggi il tuo margine in caso di variazioni dell’ambito del progetto
Quando l’ambito del progetto si amplia ma il compenso rimane fisso, il PM si fa carico del lavoro aggiuntivo. Stabilisci una procedura di modifica semplice prima dell’avvio del progetto.
- Modifiche che richiedono un nuovo preventivo, come l’aggiunta di un risultato finale o di un ciclo di revisione supplementare.
- Registra chi può approvare la modifica e dove viene documentata l’approvazione.
- Stabilisci un punto di controllo per verificare le ore o il budget utilizzati rispetto al preventivo.
- Tieni separate le spese dei fornitori e i costi di trasferimento dal compenso del project manager, a meno che il contratto non li includa.
- Per quanto riguarda l’anticipo, specifica se la capacità non utilizzata viene riportata all’anno successivo e come vengono fatturate le ore aggiuntive.
Queste condizioni aiutano entrambe le parti a valutare se il compenso sia ancora adeguato al lavoro svolto. Inoltre, offrono al PM un chiaro punto di riferimento per fermarsi a riflettere e stabilire il prezzo di una modifica all’ambito di lavoro, anziché accoglierla in silenzio.
Domande frequenti
Quale percentuale dovrei applicare per il project management del progetto?
Non esiste una percentuale unica valida per tutti i servizi di project management. Una percentuale è utile solo quando la base di calcolo e le responsabilità di gestione corrispondono al tuo lavoro. Per il project management orientato al cliente, valuta innanzitutto le ore di gestione e la tariffa. Utilizza una percentuale quando il contratto definisce una base che effettua un monitoraggio ragionevole delle responsabilità del project manager.
Come si calcolano i costi di project management di un progetto a partire dal budget del progetto?
Moltiplica la base tariffaria concordata per la percentuale concordata. Prima di procedere al calcolo, stabilisci se la base include la manodopera, le spese per i fornitori, i costi per i media, i costi rimborsabili o solo una parte definita del budget. Confronta quindi il risultato con un preventivo basato sulle ore, in modo da poter spiegare a cosa si riferisce la percentuale.
È meglio applicare una tariffa oraria o un compenso fisso?
Utilizza la tariffa oraria quando l’ambito o la durata sono incerti e il cliente necessita di flessibilità. Opta per un compenso fisso quando i risultati attesi, le approvazioni e la data di completamento sono chiari. Se permangono elementi di incertezza, un preventivo orario con un limite massimo o un punto di revisione può aiutare il cliente a gestire i costi.
Il project management dovrebbe costituire un elemento di bilancio separato?
È possibile. Un elemento di bilancio separato rende visibile il lavoro del project manager quando la proposta include anche servizi di produzione o di altro tipo. Specifica le responsabilità incluse ed evita di addebitare separatamente il lavoro già compreso in un altro onorario.
Inserisci il compenso, l’ambito di lavoro e le regole relative alle modifiche in un’unica proposta
Metti il calcolo dei compensi accanto all’ambito di lavoro e alle regole relative alle modifiche. Questo offre al client una base chiara per l’approvazione e un modo per stabilire il prezzo dei nuovi lavori.
Utilizza un modello di proposta di budget per definire il budget e le relative ipotesi.
