Il calendario è lo strumento definitivo per stabilire le priorità. Tutti hanno a disposizione le stesse 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana. Il modo in cui utilizzi questi blocchi di tempo determina se la tua settimana sarà produttiva o se passerai il tempo a destreggiarti tra piccole attività.
Il time blocking, ovvero l'utilizzo del Calendario per riservare del tempo al lavoro, è di gran lunga il modo migliore per raggiungere questo obiettivo. Tuttavia, può essere difficile mantenerlo come abitudine.
Stiamo per cambiare questa situazione.
Un sistema di produttività di cui ti puoi fidare
La tua mente non è fatta per memorizzare informazioni, ma per generare idee. Nel momento in cui ti ricordi un’attività o un follow-up, la cosa migliore da fare è liberare la mente da quel pensiero e inserirlo in un sistema di cui ti fidi.
David Allen in Getting Things Done™ lo ha descritto al meglio:
- Cattura: Trasferisci i pensieri dalla tua mente a un sistema affidabile.
- Chiarisci: qual è l'azione da fare? Se richiede meno di 5 minuti, eseguila. Se richiede più tempo, pianificala.
- Impegnarsi: Mettersi al lavoro.
Crediamo che un calendario sia proprio uno di questi sistemi. Mettendo il tuo lavoro accanto al calendario, ti assicuri di non perdere mai nulla.
Con ClickUp Calendario, le tue priorità, i lavori assegnati e il backlog personalizzabile sono tutti a portata di mano, accanto a uno strumento che controlli già più volte al giorno, pronti per l'azione.
"Sono troppo occupato, non ho bisogno di un sistema!"
Avere un sistema ti dà più tempo, non meno.
Liberare la mente dalle preoccupazioni relative alle cose da fare, alle chat e ai messaggi ti consente di concentrare il tuo tempo e le tue energie altrove. Usa quel tempo per pensare in modo strategico, creativo o per dedicarti alla cura di te stesso: la scelta spetta a te.
Lavora a ritroso partendo da una settimana con esito positivo
Se la tua giornata lavorativa è simile alla mia, non mancano mai cose da fare.
Il mio consiglio? Inizia dall'alto verso il basso concentrandoti sui risultati che desideri ottenere entro la fine della settimana, invece che dal basso verso l'alto con infinite attività e messaggi nella finestra In arrivo. In questo modo le cose giuste riceveranno la giusta attenzione, con un impatto positivo.
Inizio ogni settimana scrivendo tre risultati che renderebbero la settimana un successo. Li inserisco come attività in ClickUp e li contrassegno come attività con priorità.
Ecco la magia: ClickUp Calendario utilizza l'IA per suggerire blocchi di tempo dedicati a tali attività e risolve automaticamente eventuali conflitti modificandoli. In questo modo potrai dedicarti alle cose più importanti, rimanendo flessibile rispetto alle realtà quotidiane.
Fissate delle date, non delle date di scadenza
Immagina di stare componendo un puzzle.
Alcuni compiti sono come il puzzle box: mostrano il risultato finale. Altri sono come singoli pezzi o istruzioni passo passo.
Ecco il punto: non puoi bloccare nel tempo le attività orientate ai risultati impostando date di inizio e di scadenza. Invece, blocca nel tuo calendario il tempo per lavorarci. Le chiamiamo date DA FARE, non date DI SCADENZA. Un'attività può avere molte date DA FARE, ma solo una data DI SCADENZA.
Il calendario di ClickUp semplifica la creazione di più date di esecuzione per un'attività. Clicca su "Pianifica" su qualsiasi attività nella barra laterale, seleziona uno slot libero e il gioco è fatto! Ripeti l'operazione secondo necessità. In questo modo si creano blocchi di concentrazione collegati a un'attività senza alterarne le date di inizio o di scadenza.
Come regola generale, le attività che coinvolgono più persone o che richiedono più di qualche ora sono solitamente risultati. Sei responsabile di garantire che il risultato finale corrisponda all'immagine sulla confezione.
È possibile suddividere un risultato in attività secondarie, ma non tutti lo fanno. A volte il lavoro è imprevedibile, come la correzione di un bug, che può richiedere un'ora o un giorno e spesso comporta tentativi ed errori.
Raggruppa i lavori simili per evitare distrazioni
Raggruppare il lavoro in un unico contesto può ridurre al minimo le distrazioni. Ad esempio, io raggruppo tutte le mie attività amministrative il mercoledì mattina invece di distribuirle nell'arco della settimana. Si tratta di attività di piccola entità, quindi non ha senso riservare un'ora per ciascuna di esse.
Il calendario di ClickUp semplifica tutto questo. Scegli uno slot libero, seleziona il tempo di concentrazione e trascina più attività dal backlog nello stesso blocco.
Questo approccio è in linea con il time boxing, una tecnica che consiste nel stabilire un limite di tempo per l'esecuzione di un'attività per ridurre le distrazioni e migliorare la concentrazione.
Un modo migliore
Il tuo calendario ha bisogno di un aggiornamento, ed eccolo finalmente. Il nostro team ha lavorato duramente per realizzarlo.
La nostra prima versione include:
- Assistenza Google Workspace (Outlook/Microsoft 365 in versione beta aperta).
- IA Notetaker per acquisire automaticamente le note delle chiamate.
- Blocco temporale delle attività assistito dall'IA.
Il tutto su un bellissimo calendario realizzato per professionisti come te.
Prova oggi stesso ClickUp Calendario e facci sapere cosa ne pensi!
PS: Hai difficoltà a smettere di procrastinare? Non vergognarti: servizi come i social media sono progettati per creare dipendenza. Questa estensione per browser potrebbe aiutarti.
Ricardo Clerigo
Responsabile del Calendario, ClickUp