A caccia di produttività: La ricerca di un'agenzia di marketing digitale per trovare il giusto project management software

Questo post è stato scritto da Ericka Marett, project manager presso Adhere Creative. Ecco la sua storia sulla ricerca del software di project management giusto per la loro agenzia digitale! Vai qui per scoprire come ClickUp può aiutare la tua agenzia di marketing digitale.

Chiunque abbia esperienza nel mondo delle agenzie sa che un buon sistema di project management per i progetti di marketing può determinare il successo o il fallimento di un progetto. E anche se i problemi che le agenzie incontrano nella gestione dei clienti possono essere simili, la soluzione ideale dipenderà dalle loro esigenze specifiche.

Nel corso degli anni, le nostre esigenze si sono evolute, portando a una certa frustrazione per alcune delle limitazioni che abbiamo riscontrato con ciò che abbiamo sempre utilizzato. Così, abbiamo iniziato la nostra ricerca: abbiamo fatto un passo indietro, ci siamo rimboccati le maniche e abbiamo dato il via alla ricerca del software di project management perfetto.

Iniziamo il nostro viaggio

La nostra agenzia, Adhere Creative, ha utilizzato Basecamp per circa 8 anni e per molto tempo lo abbiamo adorato! Ci ha permesso di comunicare facilmente con i clienti, lavorare sui progetti in team e rispettare le date di scadenza. Tuttavia, lentamente ma inesorabilmente, abbiamo superato questa fase. Anche se era da tempo che stavamo preparando un cambiamento, la vera svolta è arrivata quando abbiamo implementato il project management agile.

Abbiamo chiuso i battenti per circa una settimana e ci siamo immersi completamente in sprint, bacheche Kanban, retrospettive e molto altro ancora. Alla fine della nostra settimana intensiva, siamo emersi come una macchina da guerra snella ed efficiente guidata dal sottoscritto, lo scrum master (inserire risata malvagia). Sebbene abbiamo riscontrato un aumento piuttosto significativo della nostra efficienza dopo l'implementazione di Agile, ci siamo subito resi conto che Basecamp non era in grado di adattarsi ai nostri nuovi processi.

Il primo campanello d'allarme è stato Kanban. Se non hai familiarità con Kanban, immagina una lavagna divisa in diverse colonne che rappresentano le fasi di un progetto, come in corso, revisione del cliente e completato. Tutti i progetti vengono spostati su questa lavagna per rappresentare visivamente lo stato di avanzamento dell'intera agenzia.

Sfortunatamente, Basecamp non era in grado di adattarsi a questo tipo di struttura, quindi mentre lavoravamo sui progetti in Basecamp, li "spostavamo" su un Kanban improvvisato che avevamo creato in Excel. Come potete immaginare, era un disastro.

In poche parole, Basecamp non era più adatto alle nostre esigenze. La piattaforma è semplice da usare e conveniente per un'agenzia agli esordi, ma man mano che crescevamo, ci ostacolava. Poiché Basecamp creava più problemi di quanti ne risolvesse, è diventato evidente a tutti i membri del team che avevamo bisogno di una nuova piattaforma di project management, e in fretta.

Fai un elenco e ricontrollalo due volte

Esistono centinaia di piattaforme di project management disponibili e l'idea di esaminarle tutte per trovare quella perfetta era scoraggiante. Quindi, come ogni buon project manager, ho iniziato l'attività creando una lista di controllo.

Per alcune settimane ho osservato l'agenzia e ho stilato un elenco di tutti i problemi relativi al project management che ho notato. Col tempo è emerso uno schema. Ho identificato circa 15 problemi fondamentali e li ho abbinati a soluzioni di project management. Guardando indietro, gli elementi che sono finiti nell'elenco sembrano ovvi, ma per mesi abbiamo visto solo i problemi e non le soluzioni che potevano risolverli. Ecco un'anteprima della mia lista:

Speed Dating

Dopo aver creato e concordato l'elenco, ho proceduto alla ricerca dei software di project management candidati, o come mi piace chiamarlo, allo speed dating. Con centinaia di opzioni tra cui scegliere, queste piattaforme avevano solo pochi minuti per mantenere vivo il mio interesse prima che le spostassi nella pila dei no.

Ho iniziato il processo cercando " piattaforme di project management per agenzie". Ho scartato immediatamente tutti i software che richiedevano un processo di personalizzazione lungo e costoso, come Jira e Kantata (precedentemente Mavenlink). Successivamente, ho eliminato dall'elenco le piattaforme che non offrivano le funzionalità/funzioni di Basecamp, perché mi sembrava un passo indietro.

Dopo alcuni giorni, avevo stilato un elenco di circa 10 piattaforme, che era ancora troppo lungo. Quindi, ho setacciato Internet alla ricerca di ogni blog, podcast e geroglifico che potessi trovare relativo ad altre agenzie che discutevano delle loro esperienze con le piattaforme di project management.

Non sorprende che molte altre persone fossero deluse da Basecamp, ma sono riuscita a restringere l'elenco a cinque promettenti candidati: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork e Flow.

I cinque finalisti

Con l'elenco in una mano e il caffè nell'altra, ho iniziato a programmare le demo. Ogni piattaforma mi ha presentato le proprie caratteristiche, ma alla fine la scelta è ricaduta sul provider di servizi che soddisfaceva l'elenco originale di 15 requisiti.

DoInbound è stata una scelta veloce. All'inizio, la piattaforma sembrava perfetta. Hanno creato una piattaforma di project management specifica per il funnel di inbound marketing di HubSpot e, come agenzia di inbound, ci ha convinti. Ma senza la flessibilità di integrare componenti Agile nella piattaforma, era impossibile utilizzarla.

Ero entusiasta di ricevere ulteriori informazioni su Asana perché aveva ottime recensioni. Quello che non mi entusiasmava era essere ignorata. Dopo aver inviato diverse email e fatto diverse telefonate senza ottenere risposta, alla fine mi hanno informato che la nostra agenzia era troppo piccola per una demo dal vivo e mi hanno indirizzato invece al loro Centro risorse. Se l'esperienza della demo era indicativa di come sarebbe stato il supporto clienti, non ero interessata.

TeamWork e Flow erano ottime opzioni. Soddisfavano la maggior parte degli elementi dell'elenco, ma c'era un concorrente che superava di gran lunga gli altri: ClickUp.

Bonus: Software per agenzie di marketing

Perché ClickUp?

Se ClickUp fosse una persona, saremmo migliori amici. Potrei scrivere pagine e pagine su ClickUp. Ma dato che probabilmente non sei un fanatico del project management come me, ti risparmierò la noia. Consiglio vivamente ClickUp se sei un'agenzia, stai superando la tua piattaforma attuale o gestisci i progetti utilizzando Agile. Ecco perché:

1. Uno dei motivi principali per cui amiamo ClickUp è la sua capacità illimitata di ordinare, filtrare e raggruppare. Abbiamo un elenco di clienti in continua evoluzione e ogni cliente ha un lungo elenco di progetti con attività infinite. ClickUp consente di ordinare per cliente, progetto, attività, attività secondarie, assegnatario, data di scadenza e stato.

2. Finalmente abbiamo una lavagna Kanban! ClickUp ha una vista "Bacheca", che abbiamo modificato per riflettere lo stato delle attività. Ora possiamo spostare visivamente le attività lungo la lavagna Kanban ogni mattina durante le nostre riunioni di controllo. Abbiamo portato la nostra project management a un livello completamente nuovo.

3. ClickUp si aggiorna più spesso dell'algoritmo di Google. Il che, per una volta, è una cosa positiva. Durante la demo, mi è stato detto che ClickUp ha sviluppatori in quasi tutti i fusi orari, in modo da poter correggere, aggiornare e migliorare rapidamente la piattaforma. Se c'è qualcosa che desideri aggiungere a ClickUp, saranno più che felici di aggiungerlo all'elenco.

4. L'interno delle attività di ClickUp è il sogno di ogni project manager. Le istruzioni relative alle attività, i file, le conversazioni, le date di inizio e fine, la durata stimata, il monitoraggio del tempo e le dipendenze hanno tutti un proprio posto, il che rende il project management più efficiente.

Per iniziare

Se stai cercando una nuova piattaforma di project management, ti consiglio vivamente di iniziare come ho fatto io: creando un elenco di desideri. Dopo aver creato l'elenco iniziale, classifica questi elementi in base a quelli indispensabili e quelli auspicabili. In un settore sovraffollato, gli elementi indispensabili ti aiuteranno a eliminare rapidamente dalla lista le piattaforme di project management.

Ma, in definitiva, nulla ti aiuterà a prendere una decisione migliore che approfondire la questione e metterti all'opera. Cerca di ottenere una versione di prova gratis prima di impegnarti con un contratto annuale e testa la piattaforma. Mentre approfondisci la questione, poniti alcune domande:

Le risposte a queste domande possono essere molto indicative. Consiglio anche di testare un client prima di trasferire tutti i progetti sulla nuova piattaforma. Testare il passaggio di consegne tra i team di project management, progettazione, contenuto e account director può anche aiutare a determinare se l'uso quotidiano della piattaforma soddisfa le tue esigenze.

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Ericka Lewis Marett

In qualità di project manager di Adhere Creative, Ericka Marett guida i suoi clienti e il suo team verso l'esito positivo nell'inbound marketing. Quando non è impegnata a creare piani di progetto, la si può trovare nella sua cucina a ricreare Master Chef.