questo post è stato scritto da Ericka Marett, project manager presso il Dipartimento di Ricerca e Sviluppo di New York Adhere Creative . Ecco la sua storia sulla ricerca del giusto
{\an8}Che cosa? blog?p=1964 software di gestione dei progetti {\an8}Che cosa?
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Chiunque abbia sperimentato la vita di un'agenzia sa che una buona marketingsistema di project management può rendere un progetto più o meno importante. Anche se i problemi che le agenzie incontrano nella gestione dei client possono essere simili, la soluzione ideale dipende dalle loro esigenze specifiche.
Nel corso degli anni, le nostre esigenze si sono evolute, causando la frustrazione per alcuni limiti incontrati con ciò che avevamo sempre usato. Abbiamo quindi iniziato la nostra ricerca: abbiamo fatto un passaggio indietro, ci siamo rimboccati le maniche e abbiamo trovato la soluzione ideale per i nostri clienti software di project management ricerca avviata.
Inizio del nostro viaggio
La nostra agenzia, Adhere Creative abbiamo usato Basecamp per circa 8 anni e per molto tempo lo abbiamo amato! Ci ha permesso di comunicare facilmente con i client, di lavorare sui progetti come team e di tenere in ordine le date di scadenza. Tuttavia, lentamente ma inesorabilmente lo abbiamo superato. Anche se da un po' di tempo stavamo pensando di cambiare, il vero punto di svolta è arrivato quando abbiamo implementato agile project management .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/09/adhere-creative-office-min-1400x799.png Il team creativo di Adhere /$$$img/
Abbiamo chiuso il negozio per circa una settimana e abbiamo fatto un'immersione profonda negli sprint, nelle schede Kanban, nelle retrospettive e in molto altro ancora. Alla fine del nostro settimana intensiva anche se abbiamo visto un aumento significativo della nostra efficienza dopo l'implementazione di Agile, ci siamo rapidamente resi conto che Basecamp non era in grado di ospitare i nostri nuovi processi.
Il primo segnale di allarme è stato Kanban~searchTerm~'~sort~~false~sortDirection~'asc~page~1)) . Se non avete familiarità con il Kanban, immaginate una lavagna divisa in diverse colonne che rappresentano le fasi di un progetto, ad esempio in corso, in fase di revisione da parte del client e completato. Tutti i progetti vengono spostati su questa lavagna per rappresentare visivamente lo stato di avanzamento dell'intera agenzia.
Purtroppo, Basecamp non poteva ospitare questo tipo di struttura, quindi mentre lavoravamo ai progetti in Basecamp "spostavamo" i progetti su un Kanban improvvisato che avevamo costruito in Excel. Come potete immaginare, era un casino.
In poche parole, abbiamo superato Basecamp. La piattaforma è semplice da usare e conveniente per un'agenzia in erba, ma con la nostra evoluzione ci ha solo frenato. Poiché Basecamp creava più problemi di quanti ne risolvesse, è diventato evidente a tutti i membri del team che avevamo bisogno di una nuova piattaforma di project management, e in fretta.
Fare un elenco e controllarlo due volte
Esistono centinaia di piattaforme di project management e il pensiero di doverle setacciare tutte per trovare quella perfetta era scoraggiante. Quindi, come ogni buon project manager, ho iniziato l'attività stilando una lista di controllo.
Per alcune settimane ho osservato l'agenzia e ho stilato un elenco di tutti i problemi legati al project management che avevo notato. Col tempo è emerso uno schema. Ho identificato circa 15 problemi principali e li ho abbinati a soluzioni di project management. A distanza di tempo, gli elementi inseriti nell'elenco sembrano ovvi, ma per mesi abbiamo visto solo i problemi e non le soluzioni che potevano risolverli. Ecco un'anteprima del mio elenco:
- Mostrare visivamente lo stato delle attività (Kanban)
- Creare attività secondarie e co-assegnarle
- Integrazione di Slack, Dropbox e Google Suite
- menzioni @ all'interno di un'attività
- Date di inizio e fine dell'attività
- Spazio di archiviazione dei file all'interno della piattaforma
- Notifiche via email
- Integrazione con il client
- Facile ricerca di tutti i progetti e le comunicazioni
- Ricerca delle attività per client, assegnatario e data
- Dati relativi al carico di lavoro
- Funzionalità del grafico Gantt
- Integrazione del monitoraggio del tempo
- Assegnatari multipli per attività
- Attività ricorrenti
Speed Dating
Dopo aver creato e concordato l'elenco, sono andata avanti con la ricerca di candidati software di project management o, come mi piace chiamarlo, con lo speed dating. Con centinaia di opzioni tra cui scegliere, queste piattaforme avevano solo pochi minuti per mantenere il mio interesse prima di passare alla pila dei no.
Ho iniziato il processo cercando " piattaforme di project management per agenzie ." I no più immediati sono stati tutti i software che richiedevano un processo di personalizzazione lungo e costoso, come Jira e Kantata (ex Mavenlink). Inoltre, ho eliminato dall'elenco le piattaforme che non raggiungevano le funzionalità/funzione offerte da Basecampa, perché mi sembrava di fare un passaggio indietro.
Dopo qualche giorno, avevo un elenco di circa 10 piattaforme, che era ancora troppo ampio. Quindi ho cercato su Internet tutti i blog, i podcast e i geroglifici che ho trovato relativi ad altre agenzie che parlavano delle loro esperienze con le piattaforme di project management.
Non sorprende che abbia trovato molte altre persone deluse da Basecamp, ma sono riuscito a restringere l'elenco a un promettente gruppo di cinque: ClickUp, Asana , DoInbound, Lavoro di squadra e Flusso .
Le cinque finali
Con il mio elenco in una mano e il caffè nell'altra, ho iniziato a programmare dimostrazioni . Ogni piattaforma mi ha fatto sentire la sua voce, ma alla fine la scelta è caduta su quale provider avrebbe soddisfatto il mio elenco originale di 15 requisiti.
DoInbound è stata una scelta rapida. All'inizio, la piattaforma sembrava perfetta. Hanno creato una piattaforma di project management specifica per l'imbuto di marketing inbound di HubSpot e, come agenzia inbound, ci hanno convinto. Ma senza la flessibilità necessaria per integrare i componenti Agile nella piattaforma, non se ne faceva nulla.
Ero entusiasta di saperne di più su Asana, perché aveva ottime recensioni. Quello che non mi entusiasmava era essere respinto. Dopo aver inviato email e telefonato diverse volte senza ottenere risposta, alla fine mi hanno informato che la nostra agenzia era troppo piccola per una demo dal vivo e mi hanno indirizzato verso il loro centro risorse. Se l'esperienza della demo era indicativa di come sarebbe stato il supporto clienti, ero fuori.
TeamWork e Flusso erano ottime opzioni. Soddisfacevano la maggior parte degli elementi del mio elenco, ma c'era un concorrente che superava di gran lunga gli altri: ClickUp.
Bonus:_ **Software per agenzie di marketing
**Perché ClickUp?
Se ClickUp fosse una persona, saremmo migliori amici. Potrei scrivere pagine e pagine su ClickUp, ma dato che probabilmente non siete dei nerd del project management come me, vi risparmio la noia. Vi consiglio vivamente ClickUp se siete un'agenzia, se state superando la vostra attuale piattaforma o se gestite progetti in modalità Agile. Ecco perché:
1. Uno dei motivi principali per cui amiamo ClickUp è la capacità illimitata di ordinare, filtrare e raggruppare. Abbiamo un elenco di client in continua evoluzione e ogni cliente ha un grande elenco di progetti con attività di ClickUp lunghe un chilometro. ClickUp consente di ordinare per client, progetto, attività, sottoattività, assegnatario, data di scadenza e stato.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/09/image1-1400x689.png ordinamento in ClickUp /$$$img/
2. Abbiamo FINALMENTE una $$$a Bacheca Kanban ClickUp ha una visualizzazione "Bacheca", che abbiamo adattato per riflettere gli stati delle attività. Ora possiamo spostare visivamente le attività sulla Bacheca Kanban ogni mattina durante le nostre riunioni di check-in. Abbiamo portato il nostro project management a un livello completamente nuovo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/09/image3.png Vista Bacheca in ClickUp /$$$img/
3. ClickUp si aggiorna più dell'algoritmo di Google. Il che, per una volta, è una buona cosa. Durante il processo di dimostrazione, mi è stato detto che ClickUp ha sviluppatori in quasi tutti i fusi orari, in modo da poter correggere, aggiornare e migliorare rapidamente la piattaforma. Se volete aggiungere qualcosa a ClickUp, sono più che felici di aggiungerlo all'elenco.
4. L'interno delle attività di ClickUp è il sogno di un project manager. Le istruzioni per le attività, i file, le conversazioni, le date di inizio e fine, le stime di tempo, il monitoraggio del tempo e le dipendenze hanno tutti un posto proprio, il che rende la gestione del progetto più efficiente.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/09/image4.png Attività di ClickUp /$$$img/
Iniziare
Se state cercando una nuova piattaforma di project management, vi suggerisco di iniziare come ho fatto io: facendo un elenco dei desideri. Una volta creato l'elenco iniziale, suddividete gli elementi in must-have e nice to have. In un settore sovraffollato, i must-have vi aiuteranno a eliminare rapidamente le piattaforme di project management dall'elenco.
Ma, in ultima analisi, niente vi aiuterà a prendere una decisione meglio che scavare e sporcarvi le mani. Cercate di ottenere una versione di prova gratuita prima di impegnarvi in un contratto annuale e testate la piattaforma. Mentre scavate, ponetevi alcune domande:
- Questa piattaforma si adatta al nostro processo attuale? O deve essere cambiata?
- La piattaforma creerà più problemi di quanti ne risolva?
- In quanto tempo il mio team può essere operativo?
- La piattaforma è intuitiva o avremo bisogno di una guida per l'utente lunga un chilometro?
- Quanto velocemente risponde il supporto clienti?
- La piattaforma è adatta alle esigenze dell'intera agenzia o di un solo dipartimento?
- Con quale frequenza la piattaforma viene aggiornata o migliorata?
Le risposte a queste domande possono essere molto indicative. Consiglio anche di testare un client prima di trasferire tutti i progetti sulla nuova piattaforma. Anche testare il passaggio di consegne tra i team di project management, design, contenuto e account director può aiutare a determinare se l'uso quotidiano della piattaforma è adatto alle vostre esigenze.
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Ericka Lewis Marett
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In qualità di Project Manager di Aderire alla creatività Ericka Marett guida i suoi client e il suo team verso l'esito positivo dell'inbound marketing. Quando non crea piani di progetto, può essere trovata a ricreare Master Chef nella sua cucina.