Scope Creep: come gestire in modo proattivo qualsiasi progetto

La chiave per una gestione efficace dello scope creep è trovare l'equilibrio tra l'impostazione dei limiti e l'incoraggiamento all'esplorazione.

Combinando il pensiero creativo e la disciplina organizzativa, i team sono in posizione di sfruttare lo scope creep a loro vantaggio

L'ampliamento dell'ambito spesso risulta in progetti più interessanti per voi e per il vostro team. Quindi, invece di scoraggiarsi, perché non abbracciare lo scope creep per aiutarci a rimanere agili e adattivi? È un'opportunità per sviluppare le nostre capacità creative e trovare soluzioni che portino il progetto al livello successivo. ⚡️

Parliamo di quali sono le cause dello scope creep e impariamo i consigli pratici per tenerlo sotto controllo senza limitare l'innovazione. Lungo il percorso, lasceremo cadere gratuitamente project management modelli e risorse che potete utilizzare, da piccoli progetti creativi ai principali aggiornamenti del software!

Che cos'è lo Scope Creep?

Lo Scope Creep è un fenomeno che si verifica quando vengono apportate modifiche o aggiunte agli oggetti originali di un progetto, con o senza l'approvazione dei principali stakeholder e dei project manager

In un contesto positivo, lo scope creep può contribuire ad ampliare i parametri di un progetto, consentendogli di diventare più ambizioso e di esplorare nuove possibilità. In un contesto negativo, può creare ritardi significativi, aumento delle spese e insoddisfazione da parte dei client o di altri stakeholder.

Ottenere chiarezza di fronte a richieste in continua evoluzione può essere una sfida. Ma se ci ricordiamo che è una parte necessaria del processo, abbiamo il controllo. È importante rimanere concentrati e curiosi quando si affrontano i cambiamenti del mercato sequenza del progetto o il budget. Per ogni svantaggio, c'è un vantaggio!

Tabella che spiega gli svantaggi e i vantaggi dello scope creep di progetto svantaggi dello Scope Creep | ❌ Svantaggi dello Scope Creep | ✅ Vantaggi dello Scope Creep | | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Teams distrae dall'obiettivo iniziale del progetto, rendendo difficile prioritizzare le attività | Favorisce la collaborazione tra i membri del team | | Aumenta i costi e riduce il budget a causa di requisiti nuovi o modificati | Introduce funzionalità/funzione aggiuntive che possono causare conflitti tra le parti interessate con interessi diversi | Scopre in anticipo i costi e i requisiti di risorse non previsti e previene le sorprese in corso d'opera | | L'attenzione a tutte le richieste potrebbe significare una qualità inferiore e dettagli trascurati | Aumenta la soddisfazione dei clienti, che hanno l'opportunità di vedere soddisfatte le loro esigenze in modo più efficace quando sono coinvolti nel processo | | Insoddisfazione degli stakeholder quando le loro richieste non vengono soddisfatte | Approfondimenti che aiutano a perfezionare il progetto e a renderlo più efficiente o economicamente vantaggioso in futuro | Allunga la Sequenza del progetto e comporta il mancato rispetto delle scadenze a causa dell'aggiunta di nuovi lavori o dell'adeguamento dei carichi di lavoro attuali | Crea nuove opportunità aziendali, poiché l'ampliamento dell'ambito spesso apre strade per la generazione di entrate non considerate in precedenza |

Cosa causa lo Scope Creep?

Lo Scope Creep si verifica quando un progetto inizia a diventare più complesso, inutilmente grande o richiede più tempo del previsto durante il processo di sviluppo. Può derivare dalla mancanza di requisiti e oggetti chiari per il progetto e di una procedura formale per la sua realizzazione processo di gestione del cambiamento .

Ma anche il più semplice dei processi piano del progetto sono a rischio di insinuazione dell'ambito. Si possono prendere tutte le decisioni giuste con le migliori intenzioni. Poi arriva l'imprevisto e si devono superare livelli di ambiguità più elevati nel progetto del progetto . 🔍

La buona notizia è che se si individuano i segni per tempo, si avranno maggiori possibilità di prevenire la portata indesiderata!

Vediamo quali sono i segni interni ed esterni più comuni di di insuccesso del progetto .

Scrivere una struttura di ripartizione del lavoro in documenti ClickUp dinamici

Segni interni

Più richieste di riunione del team per allinearsi allo scopo del progetto

ho voluto contattarvi perché il team si sente un po' sopraffatto dal progetto e avrebbe bisogno di un'altra riunione. Vorremmo prenderci un po' di tempo per capire meglio cosa comporta il progetto, dove possiamo trovare informazioni e quali sono i nostri ruoli"

Quando rispondete alle richieste di riunione del team, assicuratevi di considerare gli allineamenti con lo scopo generale del progetto. Chiedetevi: "Quale contributo darebbe questa riunione al quadro generale? "

Collegate i punti e mostrate come ogni elemento del programma abbia un legame logico con la missione del progetto. Inoltre, cercate di capire quanto deve durare la conversazione in ordine al risultato desiderato. Se pensate che la riunione debba durare un'ora, provate con 40 minuti! 🧑‍💻

Siate flessibili e usate il vostro giudizio migliore quando offrite idee o soluzioni alternative che potrebbero aiutare il team ad avvicinarsi all'obiettivo. Infine, assicuratevi di seguire i membri del team dopo ogni riunione per assicurarvi che tutti siano sulla stessa pagina e che supportino il continuo stato verso l'obiettivo finale del progetto.

Imparate a discutere i risultati attesi durante la prossima riunione riunione di avvio del progetto !

Utilizzate i comandi slash e la modifica del testo per organizzare rapidamente le note in ClickUp Docs

Aumenta il numero di attività "urgenti" o "urgenti" con una durata stimata aggressiva

Quando un progetto ha attività urgenti e frettolose ogni pochi giorni, questo ha un impatto significativo sulla Sequenza perché pone l'accento sulla velocità e sulla precisione allo stesso tempo. Ciò significa che i team devono trovare il modo di completare le attività rapidamente e con il massimo livello di qualità. 🤩

Spesso è più difficile di quanto sembri e può risultare che i team completino le attività oltre le ore previste, si imbattano in ostacoli o stimino erroneamente la durata stimata per completare l'attività. Una porta girevole per la comunicazione apre l'area di lavoro di un membro del team a continui dings e pings.

Per ridurre al minimo il numero di attività accelerate, lavorate con le parti interessate per fissare scadenze adeguate e gestire le loro aspettative. Quindi, documentate un processo per filtrare le richieste e delegare le attività ai membri del team. (Ma di questo si parlerà più avanti)

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Gestire il calendario del progetto con date di inizio e di scadenza in ClickUp

Scarsa comunicazione/assenza di documentazione

Una documentazione chiara di ogni fase di un progetto è essenziale per il suo esito positivo. Senza di essa, il team potrebbe trascurare dettagli e processi cruciali per la riunione delle scadenze e delle aspettative di budget. Gli stakeholder non saranno in grado di capire perché sono state prese determinate decisioni o di monitorare lo stato del progetto, rendendo difficile fare scelte informate o valutare l'esito positivo. 🏆

Informazioni e istruzioni ben scritte consentono ai nuovi membri del team di essere operativi rapidamente senza sottrarre produttività agli altri membri del progetto o ai gestori del team

Segnali esterni

Un ambito poco definito e aperto all'interpretazione

Un ambito del progetto mal definito causa grattacapi a tutti i soggetti coinvolti e influisce negativamente su scadenze e budget. Fate domande su qualsiasi elemento non chiaro in modo che l'ambito del progetto sia chiaro, conciso e dettagliato.

**Stabilire dei paletti per massimizzare la produttività del team e l'atmosfera dell'ufficio è essenziale

Elevare il processo di onboarding del client o degli stakeholder è il primo passaggio.

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Intraprendete i client o lo sponsor del progetto con una dichiarazione dell'ambito del progetto in ClickUp Docs

Eventi imprevisti

Nessun progetto è immune da interruzioni ed eventi imprevisti che possono avere un forte impatto sullo stato:

• Assenze non programmate del personale
• Disastri naturali
• Problemi tecnici o legali imprevisti
• Cambiamenti improvvisi nel mercato
• Cambiamenti dei fornitori
• Aggiornamenti automatici di Microsoft Windows che nessuno ha richiesto

In queste situazioni, l'uso di una piano di emergenza riduce al minimo qualsiasi danno potenziale, in modo che il progetto possa rimanere il più possibile in linea con il traguardo. È anche importante che tutte le parti coinvolte siano flessibili e disposte ad apportare modifiche in ordine all'avanzamento del progetto.

L'ingresso di ulteriori stakeholder avviene in ritardo

Quando nuovi stakeholder si aggiungono a un progetto in ritardo, possono introdurre complessità a causa della loro mancanza di conoscenza delle decisioni già prese.

Questo può portare all'introduzione di nuovi indicatori di performance chiave (KPI) e di nuovi elementi di valutazione attività cardine del progetto che potrebbe finire per alterare i deliverable esistenti. (Tratteremo piani di esito positivo più tardi!)

**CONSIGLIO PRELIMINARE Usare un file di di lavoro aiuta a comprendere chiaramente le consegne del team. Scarica Modello di ambito di lavoro di ClickUp e utilizzate la nostra piattaforma gratuita per gestire qualsiasi progetto!

7 Consigli per gestire ed evitare lo Scope Creep

Il project manager è la prima e l'ultima persona coinvolta in un progetto. Da fare non solo per la supervisione di ogni progetto fase del progetto ma sono i custodi del processo. 🔑

I processi sono ciò che mantiene tutti e tutto organizzati, anche nelle situazioni di maggiore pressione. Se state entrando in un progetto senza i sistemi minimi in atto, sarà difficile sfruttare lo scope creep.

Ecco sette consigli per gestire lo scope creep:

Suggerimento #1: Richiedete un modulo di accettazione completato per ogni richiesta di progetto

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Creare un processo di approvazione dell'ambito con ClickUp Modulo

La finestra In arrivo è una delle porte preferite dal creep dell'ambito per invitare se stesso e prendere il controllo del progetto. Il tempo dedicato all'invio di email sta sottraendo preziose ore di lavoro. Si invia un elenco di domande, si interpretano informazioni e si attendono le risposte per mettere insieme un brief formale.

Con un modulo di accettazione del progetto come ClickUp Modulo, proteggete in modo proattivo la produttività del vostro team 24 ore su 24.

I moduli sono prevedibili. I moduli memorizzano i dati. I moduli fanno risparmiare denaro.

Quando un client o uno stakeholder esamina le domande del Modulo, vede riflesso il proprio processo di pensiero. Questo li aiuta a raccogliere le informazioni necessarie che servono al gestore del progetto per capire la loro richiesta prima che il team si impegni in qualsiasi lavoro. 👥

Queste domande sono state pensate per darvi una direzione e un'ispirazione per il vostro modulo di richiesta di progetto:

• Ci sono immagini esistenti (foto, infografiche, loghi, ecc.) che devono essere utilizzate nel progetto?
• Ci sono contenuti esistenti (scritti, reportistica, sondaggi, risultati di studi, ecc.) che devono essere utilizzati nel progetto?
• Come verrà misurato l'esito positivo? Elencare tutti gli elementi pertinentioKR e KPI aziendali.
• Avete un elenco di messaggi o punti chiave da includere nel progetto?
• Ci sono elementi tecnicivincoli o considerazioni tecniche di cui essere consapevoli?
• Ci sono linee guida per il branding o l'estetica che devono essere prese in considerazione?
• Ci sono regolamenti legali o standard di conformità da rispettare?
• Ci sono contenuti o immagini da escludere dal progetto?
• Qual è l'obiettivo del progetto?
• Qual è la Sequenza e il budget del progetto?
• Chi è il pubblico a cui è destinato il progetto?
• Chi sono gli stakeholder del progetto?
• Da fare quando il progetto viene consegnato?
• Si tratta di un progetto nuovo o aggiornato?

Bonus:_ Modelli di dichiarazione di lavoro_ !

Suggerimento #2: Preparare le attività nel backlog prima di assegnarle

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/priority-in-clickup.png impostazione delle priorità in ClickUp /$$$img/

Impostare le priorità in ClickUp per distinguere ciò che deve essere terminato subito da ciò che può aspettare

Quando tutte le attività hanno la stessa priorità livello di priorità può essere difficile per i membri del team sapere su quali attività concentrarsi per prime. L'assegnazione di livelli di priorità consente ai team del progetto di organizzare il lavoro in base alle conoscenze, all'esperienza e alle capacità individuali, in modo che ogni attività venga completata nel modo migliore. 🎯

Le priorità ci promemoria per guardare oltre il momento immediato e pianificare il futuro. Delineando i nostri obiettivi principali, creiamo chiarezza e concentrazione su come raggiungere i nostri obiettivi a lungo termine. Questo può aiutarci a stabilire le priorità delle attività, a eliminare le distrazioni e a rimanere motivati nel perseguire obiettivi importanti.

In ordine a un obiettivo di sistema di priorità per avere un impatto positivo sui team interfunzionali, fate di questo un processo chiave del vostro flusso di lavoro. **Comunicate al vostro team di progetto i segnali di priorità che li aiuteranno a gestire le loro energie e il loro tempo sulle attività giuste ogni giorno

Tuttavia, se state gestendo un progetto complesso con più parti in movimento, aggiornare manualmente ogni attività non è un buon uso del vostro tempo. (Suggerimento: Scope creep!) È qui che entra in gioco l'automazione. 🤖

Suggerimento #3: Automatizzare il più possibile i lavori ripetitivi

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/clickup-automation-for-priority-changes-1400x955.png automazione di ClickUp per le modifiche di priorità /$$$img/

Le attività banali e amministrative non sono delineate nel piano del progetto, quindi spesso vengono date per scontate. **Archiviare, organizzare e aggiornare manualmente le attività ogni giorno aggiunge tempo al progetto

L'automazione consente ai team di progetto di concentrarsi sul lavoro creativo, evitando di impantanarsi in attività noiose ma necessarie e ripetitive. 🔁

Siete nuovi alle Automazioni? Ecco come iniziare:

1. Impostate un timer per 30 minuti
2. Scegliete un flusso di lavoro nel piano del progetto del team
3. Scrivete ogni singolo passaggio del processo, anche le attività più piccole
4. Evidenziate le attività più lunghe del flusso di lavoro da eliminare (ad esempio, il tag dei manager per la revisione delle risorse)
5. Controllate il fileGuida alle Automazioni di ClickUp per iniziare oggi stesso ad automatizzare il vostro flusso di lavoro!

Informazioni su ClickUp Automazioni

$$$a Suggerimento #5: Stabilire una processo di gestione del cambiamento

Delineare il piano del progetto e il processo di gestione delle modifiche in un documento ClickUp

Il processo di controllo delle modifiche è una parte essenziale del project management e prevede l'impostazione di procedure standard per la gestione delle richieste di modifica. Senza questo processo, lo scope creep aggiungerà confusione al progetto.

Ecco come stabilire un processo di controllo delle modifiche:

1. Sviluppare un modulo per le richieste di modifica: Iniziate creando un modulo che includa tutti i dettagli necessari per presentare una richiesta di modifica

2. Identificare un comitato di controllo delle modifiche: Selezionare le persone responsabili dell'approvazione o del rifiuto della richiesta di modifica. Questo comitato dovrebbe comprendere membri del team di più reparti che potrebbero essere interessati dalla modifica

3. Creare flussi di lavoro per il controllo delle modifiche: Determinare i passaggi necessari per valutare una richiesta di modifica, come la raccolta di feedback da parte degli stakeholder interessati, la valutazione dei rischi della modifica proposta e la considerazione del suo effetto sulla sequenza temporale e sul budget

4. Implementare un sistema di monitoraggio delle modifiche: Impostare un sistema efficiente per monitorare ogni richiesta e la relativa documentazione, come le approvazioni, le modifiche, gli elementi d'azione e l'impatto

5. Documentare e condividere le linee guida: Tutti gli stakeholder coinvolti devono avere accesso alla documentazione

6. Comunicare al team le modifiche: Spiegare perché il cambiamento è necessario per il progetto, come migliorerà il loro lavoro e dove trovare le risorse per il cambiamento

Bonus:_ Software di gestione del cambiamento_ !

Suggerimento #6: Coinvolgere il team del progetto

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Chat-view-Attachment-3-1400x926.png La visualizzazione della chat memorizza tutti i vostri commenti in ClickUp /$$$img/

La visualizzazione della chat memorizza tutti i commenti in ClickUp per trovare rapidamente le conversazioni

Il coinvolgimento attivo del team nelle decisioni e nella strategia è essenziale per un project management di esito positivo. Quando tutti i membri del team sono in grado di fornire il loro contributo, si crea un senso di titolarità e aumenta il loro commit e la loro motivazione nei confronti del progetto.

Più prospettive possono portare a nuove soluzioni e idee creative. Invitare il team a partecipare al processo decisionale e alle discussioni strategiche consente di raggiungere più rapidamente gli obiettivi del progetto. Inoltre, rende più facili le conversazioni sulle decisioni difficili, perché il contesto è stato fornito in prima persona. 🤝

Ci sono sfide che vanno oltre le competenze di un project manager. Affidatevi all'esperienza e alla guida del vostro team per delegare il lavoro giusto . Informeranno il livello di lavoro richiesto e ridurranno al minimo lo scope creep!

Suggerimento #7: Stabilire un ciclo di feedback semi-rigido

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Allineare il team del progetto con gli strumenti di annotazione di ClickUp

Ottenendo un feedback tempestivo, i team possono affrontare i problemi prima che si trasformino in problemi gravi nei momenti più critici del progetto.

Se non si stabiliscono dei punti di controllo lungo il percorso, aumentano le probabilità di un'espansione dell'ambito.

**Un ciclo di feedback realizzabile dovrebbe essere un dialogo tra il gestore del progetto, i membri del team che fanno il lavoro e le parti interessate

Il risultato? Un quadro strutturato per valutare lo stato di avanzamento, discutere le modifiche e determinare se sono necessari nuovi oggetti.

5 Esempi di Scope Creep

Questi 5 scenari sono esempi di scope creep nel project management:

1. Modifica dei requisiti: Quando i requisiti iniziali di un progetto vengono modificati a metà strada, con conseguente aggravio di lavoro e di costi per tutti gli stakeholder coinvolti. Un esempio potrebbe essere quello di uno sviluppatore di software a cui viene affidata l'attività di creazione di un'app mobile che richiede l'integrazione di un'API, ma dopo l'avvio del progetto il client richiede l'aggiunta di funzionalità/funzione come l'integrazione del riconoscimento facciale nell'API.
2. **Quando il contatto designato per il progetto cambia nel corso del progetto e i requisiti sono diversi da quelli originariamente specificati. Un esempio è quello di un team di ingegneri ingaggiato per la costruzione di un ponte, ma a metà della costruzione il gestore del team cambia il responsabile della supervisione del progetto e vuole che vengano aggiunte alcune funzionalità che non erano incluse nello scopo originale.
3. Cambiamento delle risorse: quando le risorse assegnate a un progetto cambiano, determinando costi aggiuntivi o vincoli di tempo. Un esempio è quello di un'azienda di web design a cui viene chiesto di creare un sito web da zero, ma dopo aver iniziato a lavorarci, il client chiede di acquistare un software aggiuntivo che non era incluso nel budget iniziale.
4. **Quando la Sequenza di un progetto viene modificata a metà strada, risultando in un lavoro supplementare o in costi aggiuntivi per tutte le parti coinvolte. Un esempio è dato dal caso in cui a un team di sviluppo software viene chiesto di creare un'app che deve essere completata entro una scadenza specifica, ma in seguito vengono aggiunte altre funzionalità/funzione che richiedono tempo e risorse supplementari.
5. Cambiamento delle specifiche: quando le specifiche tecniche di un progetto vengono modificate dopo che il progetto è già stato avviato, con conseguente aggravio di lavoro o di costi per tutti gli stakeholder coinvolti. Un esempio è quello di un team di costruzione a cui viene chiesto di costruire un edificio per uffici che soddisfi determinati requisiti di dimensione e design, ma poi il client richiede funzionalità/funzione aggiuntive come una piscina coperta e un teatro che non erano state originariamente incluse nello scopo.

Strumenti essenziali per la gestione dello Scope Creep

Ora che avete a disposizione una risorsa di suggerimenti per gestire lo scope creep, cosa vi resta da fare?

Segnate l'inizio e la fine della vostra giornata in ClickUp, la piattaforma di produttività all-in-one in cui i team si riuniscono e si concentrano sull'efficienza operativa. 💪

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