airtable è lo strumento giusto per voi?

Quando è arrivato sulla scena, nel 2012, Airtable era il più famoso del blocco negli ambienti del project management.

ma riceve ancora tanti applausi come dieci anni fa?

e soprattutto, può un foglio di calcolo essere davvero una soluzione per la gestione dei progetti?

Questa recensione di Airtable vi aiuterà a rispondere a queste domande per decidere se è il miglior software di project management per il vostro team.

Ne esamineremo le funzionalità/funzione, i pro e i contro, nonché i piani tariffari di Airtable, per offrirvi una recensione completa dell'app.

Iniziamo.

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Cos'è Airtable?

Airtable è un programma facile da usare software per database e fogli di calcolo . Consente di aggiungere "record", o celle di dati, a una tabella di dati completa. Questa griglia viene visualizzata come area di lavoro predefinita di Airtable.

Essenzialmente, Airtable prende le migliori funzionalità/funzione di una tabella di dati Excel o di un foglio di calcolo Fogli Google e li presenta in una semplice interfaccia utente!

Un foglio di calcolo di Airtable può aiutare un utente: Gestire i dati di inventario quando ora avete strumenti dedicati ai progetti?

Non lo so nemmeno io!

Ma Airtable è per queste persone.

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5. I blocchi di Airtable possono integrare plugin di terze parti

I plugin di terze parti che supportano l'integrazione con Airtable sono chiamati "blocchi"

Airtable non ha le funzionalità/funzione essenziali che ci si aspetta da un'app di project management (ciò che offre la maggior parte delle alternative di Airtable).

I blocchi consentono di lavorare con plugin come Google Drive per compensare gli svantaggi dello strumento.

Alcune delle sue integrazioni più popolari includono:

• Slack: strumento di messaggistica istantanea e di comunicazione
• GitHub: piattaforma di sviluppo software
• WordPress: sistema di gestione dei contenuti gratuito e open-source
• Stripe: piattaforma di elaborazione dei pagamenti online

Nota_: L'aspetto negativo è che i blocchi non sono inclusi nei piani tariffari di base di _Airtable. Non è possibile usufruire delle integrazioni di _Airtable Google senza sborsare un bel po' di soldi

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I vantaggi di Airtable

perché usare Airtable?

Sebbene il marchio Airtable sia fondamentalmente solo un foglio di calcolo di bell'aspetto, Da fare ha alcuni vantaggi:

1. Adattabile a tutti i tipi di azienda

L'interfaccia utente di Airtable segue un formato base di foglio di calcolo che può adattarsi a quasi tutte le aziende.

Gli utenti di Airtable possono scegliere le visualizzazioni più adatte al loro lavoro e personalizzare i valori dei dati in diversi formati, come ad esempio:

• Valuta
• Date
• Testo lungo
• Valori preimpostati

È anche possibile integrare plugin di app di terze parti tramite blocchi nel database di Airtable per semplificare i flussi di lavoro esistenti. In alternativa, è possibile utilizzare l'integrazione Zapier per la connessione a diverse app.

2. Condivisione facile di file e dati Airtable

Per compensare la mancanza di collaborazione del team funzionalità/funzione, lo strumento consente agli utenti di Airtable di condividere facilmente file e dati. Questa funzionalità/funzione è offerta anche nel piano gratuito di Airtable.

Grazie alle app desktop e all'app mobile su piattaforme iOS e Android, è possibile accedere ai file da qualsiasi luogo. Inoltre, grazie agli ottimi limiti di spazio di archiviazione dei file, è possibile scaricare file di grandi dimensioni per il proprio team.

Per quanto riguarda la condivisione dei dati dei fogli di calcolo, Airtable offre alcune opzioni:

• Condivisione di collegamenti con diverse autorizzazioni di visualizzazione
• Incorporare la base di Airtable nei vostri siti web
• Utilizzare la chiave API di Airtable per personalizzare la vostra app (tutti gli utenti di Airtable hanno accesso alla propria chiave API attraverso la documentazione API di Airtable)
• Trasferire i dati in Fogli Google attraverso Airtable Importer, Zapier o altre app che supportano l'integrazione con Airtable

Queste opzioni vi permettono di condividere il vostro database o i risultati di Airtable con chiunque vogliate in pochissimo tempo!

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I 6 svantaggi di Airtable

Sebbene Airtable sia un software pratico, non è l'app perfetta per la gestione.

In pratica è un'applicazione per la gestione dei strumento di gestione di database

• non uno strumento di progetto!

È come bere la Coca Cola Light.

Non è neanche lontanamente simile a quella vera, anche se si comporta come se lo fosse.

Lo sappiamo tutti.

Ecco 6 svantaggi di Airtable:

(cliccate sui collegamenti per passare a un inconveniente specifico)

1. La mancanza di commenti organizzati rende difficile la collaborazione
   2. Nessuna visualizzazione consolidata di tutti i team
      3. L'impostazione delle attività (e delle sottoattività) è complessa
         4. Nessuna funzionalità/funzione dettagliata di reportistica
            5. Manca di una funzionalità/funzione di monitoraggio nativa
               6. Modello di prezzo costoso ### Airtable Contro #1: Nessun commento organizzato

Le moderne piattaforme di project management sono incentrate sulla collaborazione in tempo reale e sul feedback.

Ma Airtable non è stato progettato per questo.

A differenza del marchio Airtable, lo strumento vero e proprio è più un database relazionale che aiuta a rappresentare le relazioni tra i dati in una tabella.

cos'è un database relazionale?

**Il fatto stesso che dobbiate chiederlo dimostra quanto sia complicato tutto questo, giusto?

Significa che Airtable non si concentra su una facile collaborazione o comunicazione. Se volete lasciare un commento al vostro team, dovrete effettuare diverse ricerche per trovare il record giusto.

**E sappiamo tutti quanto sia divertente cercare tra centinaia di messaggi!

L'unica soluzione è collegare Airtable a un altro software di project management.

ma a che scopo?

La soluzione ClickUp: Commenti e commenti assegnati volete comunicare con i membri del vostro team, giusto?

Non avete bisogno di un database relazionale o di altri termini super-confusi e irrilevanti.

**Quello che vi serve sono le sezioni di commento

Fortunatamente, questo è esattamente ciò che ClickUp vi offre.

ClickUp consente di lasciare commenti all'interno di ogni attività, come in Slack!

Tutte le conversazioni di cui avete bisogno, proprio lì!

E c'è di più..

Certo, potreste lasciare un commento chiedendo a qualcuno di Da fare, ma quanto spesso le persone lo dicono?

**E anche se strapparsi i capelli è una reazione assolutamente "legittima", non è necessariamente produttivo

Ma non preoccupatevi, ClickUp vi copre.

I commenti assegnati di ClickUp vi aiutano a creare attività azionabili dai commenti per facilitare le revisioni. Potete assegnarli a chiunque nel vostro team (compresi voi stessi).

Il membro del team viene taggato e riceve anche una notifica per l'attività. Il commento appare anche nella barra di accesso rapido delle attività, finché non viene risolto o riassegnato a qualcun altro.

Con i commenti assegnati, non dovrete più preoccuparvi che i vostri commenti non vengano presi in considerazione!

Contro di Airtable #2: Mancanza di visualizzazioni di un quadro generale

Ecco alcune domande comuni che i project manager si pongono spesso:

qual è lo stato di questa attività? Come sta procedendo? Dove sono le mie ciambelle?

(Dico sul serio! Chi non vuole una ciambella?!)

Quando un utente usa Airtable è praticamente impossibile rispondere a queste domande e sapere cosa sta succedendo.
Per la gestione delle attività, ognuno deve aggiornare le proprie tabelle manualmente e darvi accesso.

Anche in questo caso, dovrete passare da una tabella all'altra del team solo per trovare quello che volete!
se questo non è fastidioso, cosa lo è?

Perderete tutto questo tempo a passare da una tabella all'altra quando invece potreste sgranocchiare una ciambella a doppio vetro con gli zuccherini.

E questo non è un compromesso ragionevole.

**Mai

La soluzione ClickUp: Stati personalizzati delle attività

I manager devono sapere in ogni momento cosa sta succedendo in un progetto.

Non hanno il tempo di esaminare le attività di tutti per scoprire cosa sta succedendo.

Per fornire una panoramica rapida degli stati di avanzamento, ClickUp consente di aggiungere stati di attività personalizzati!

Basta una rapida occhiata a uno stato per sapere cosa sta succedendo e poi tornare al proprio lavoro!

Questi stati possono essere personalizzati per ogni team e organizzazione.

Ad esempio, un team di progettazione può usare stati come "wireframing" e "concept", mentre i team di sviluppo software preferiscono usare "revisione" o "problemi trovati" In questo modo, chiunque può controllare lo stato di avanzamento con un solo sguardo.

Con un'app di project management come ClickUp, potete analizzare in modo rapido ed efficiente lo stato di avanzamento dei team!

Contro di Airtable #3: le attività (e le sottoattività secondarie) sono quasi impossibili da usare

a volte un'attività può richiedere più lavoro di quanto pianificato, giusto?

Ma gestire le attività in Airtable è praticamente impossibile.

da fare, Airtable ha anche delle attività?

Risposta breve:

Risposta lunga:

Ha delle righe senza la possibilità di aggiungere commenti specifici.

Dovrete fare un sacco di lavoro richiesto per utilizzare o organizzare effettivamente le attività, il che vanifica lo scopo di un software di project management.

E non chiedete nemmeno delle attività secondarie!

Per quelle, dovrete creare e collegare un'altra tabella contenente le _attività di cui avete bisogno.

Davvero. A proposito di disordine, confusione e complessità!

La soluzione ClickUp: Attività, sottoattività e liste di controllo ClickUp si basa sull'adozione di azioni immediate.

Lo troverete in ogni attività creata.

hai bisogno di un aggiornamento? Fatto

devi assegnare qualcosa a qualcuno? Fatto

devo cancellare qualcosa? Fatto_

vuoi più zucchero nel caffè? Non possiamo ancora farlo, ma ci stiamo lavorando!

Le attività sono il più importante di ClickUp .

Per questo motivo è possibile spostare le attività da un elenco all'altro o modificarle in qualsiasi momento.

Le attività secondarie aggiungono un ulteriore livello alla struttura, consentendovi di definire obiettivi dettagliati e degli elenchi di cose da fare all'interno del vostro attività . Come per le normali attività, è possibile aggiungere livelli di informazioni alle attività secondarie, come ad esempio assegnatari , date di scadenza e priorità .

Con le liste di controllo di ClickUp, il team può portare a termine un'attività con la massima facilità.

Le liste di controllo di ClickUp supportano:

1. Nesting: ogni lista di controllo può contenere più sottoelementi per aiutarvi ad essere dettagliati quanto volete
2. Funzione Drag and Drop: spostate facilmente gli elementi per riprogrammare il vostro elenco
3. Assegnazione di elementi: assegnazione di elementi dell'elenco a membri specifici del team
4. Modelli: creazione di modelli di liste di controllo che possono essere immediatamente aggiunti ai vostri progetti

Con una tale personalizzazione di ogni dettaglio, penserete di essere incaricati di girare un dramma d'epoca!

Contro di Airtable #4: assenza di funzionalità/funzione dettagliate per la reportistica

Airtable non fornisce all'utente una reportistica dettagliata.

Gli unici report disponibili sono grafici di base e report tramite i blocchi di Airtable, che sono troppo costosi .

In Airtable non c'è praticamente modo di analizzare lo stato di avanzamento del progetto per sapere se le cose stanno procedendo secondo il piano!

La soluzione ClickUp: Potenti funzioni di reportistica ClickUp dispone di un'infinità di potenti funzionalità/funzioni di reportistica per tenervi aggiornati sullo stato del vostro progetto.

E quando diciamo tonnellate, intendiamo proprio questo

Ci sono più grafici del numero di sequel della serie Fast and Furious!

Lo strumento integrato Vista Gantt Chart vi permette di tenere sotto controllo i vostri progetti in modo semplice. Basta una rapida occhiata per sapere come si stanno muovendo i progetti.

E non è tutto.

I grafici di ClickUp automatizzano diversi processi in tempo reale. Ecco un assaggio di ciò che possono automatizzare:

• Riaggiustaredipendenze in base alle modifiche del programma
• Determinare le percentuali di stato di avanzamento del progetto in base alle attività completate sul totale delle attività
• Confrontare lo stato di avanzamento attuale con lo stato di avanzamento previsto
• Identificare lepercorso critico per conoscere le attività da fare per rispettare le scadenze

E i grafici di Gantt sono solo la punta dell'iceberg per quanto riguarda le funzionalità di reportistica!

La potenza di ClickUp Dashboard forniscono panoramiche dei dati del progetto.

Ci sono tonnellate di widget per dashboard tra cui scegliere, come ad esempio:

• Grafici della velocità : identifica il tasso di completamento delle attività
• Grafici di burndown : evidenzia lo stato di avanzamento del team rispetto ai traguardi prefissati per aiutare ad analizzare il lavoro rimanente
• Grafici di burnup : evidenzia la quantità di lavoro già terminato rispetto all'ambito di riferimento
• Grafici di flusso cumulativi : monitorano lo stato di avanzamento del progetto nel tempo

Contro di Airtable #5: Manca il monitoraggio nativo del tempo

volete sapere quanto tempo ha richiesto ogni attività? Nel piano Free di Airtable non è possibile.

Non è possibile fare stime sulla durata stimata dei progetti o monitorare il tempo senza un'altra integrazione con Airtable o componente aggiuntivo

Non solo questo è scomodo, ma i blocchi di Airtable sono disponibili solo nei suoi piani premium come il piano Airtable Pro e il piano Enterprise.

Dovrete sborsare almeno 20 dollari al mese per utente per una semplice funzionalità di monitoraggio del tempo!

O forse usare l'orologio e timbrare i numeri in un altro foglio di calcolo?

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Dopotutto, è esattamente quello che vi serve: un foglio di calcolo in più.

La soluzione ClickUp: Monitoraggio del tempo nativo ClickUp dispone di un tracciatore di tempo nativo con la sua estensione per Google Chrome, in grado di registrare il tempo speso per ogni attività.

non è più necessario indovinare la durata di un'attività

O di utilizzare l'orologio mentre si crea un altro foglio di calcolo 😉

Ogni attività memorizza anche il tempo in lotti individuali, in modo da poter vedere quanto tempo ogni persona ha impiegato per l'attività.

cosa c'è di meglio? È 100% Free.

ClickUp si integra anche con diversi strumenti di monitoraggio del tempo per fornire informazioni dettagliate, tra cui:

• Time Doctor
• Pomodoro Time
• TimeCamp
• e molti altri!

Airtable Contro #6: Piani tariffari costosi

Sebbene Airtable offra un piano gratuito, le sue funzioni sono troppo limitate.

Come piano di base Piani Airtable non permettono di usare i blocchi, non hanno nessuna funzionalità/funzione di monitoraggio del tempo o di reportistica.

Per le funzionalità/funzione essenziali come i blocchi o le visualizzazioni personali e bloccate, il costo di Airtable salirà ad almeno $20/mese per utente con i piani Airtable più costosi!

dite addio alle vacanze che avevate pianificato dopo la scomparsa di COVID-19!

Ecco un'analisi più approfondita del modello di costo di Airtable:

Modello di prezzo di Airtable

Airtable offre tre piani tariffari tra cui scegliere:

A. Airtable Free plan: gratis

Basi illimitate e 1200 record Airtable per base. 2 GB di spazio di archiviazione per base e tutte le visualizzazioni incluse.

B. Piano Airtable Plus: 10 dollari al mese per utente

Include tutte le funzionalità/funzione "Free", più 5000 record Airtable e 5GB per base.

C. Piano Airtable Pro: $20/mese per utente

Include tutte le funzionalità "Plus", 50.000 record, 20 GB per base e rimuove il marchio Airtable da qualsiasi modulo Airtable creato.

Il piano Airtable pro offre anche blocchi e... _più opzioni di colore?

La soluzione ClickUp

Pagando 20 o anche 10 dollari per ogni utente su base mensile, il costo totale di Airtable può rapidamente superare i 200 dollari al mese per la maggior parte dei team di progetto.

perché?

perché pagare così tanto per una piattaforma di database relazionale come Airtable quando ClickUp offre molte più funzioni a prezzi molto più accessibili?

ClickUp offre tre opzioni di prezzo:

• Piano Free : attività e utenti Unlimited con supporto clienti 24/7
• Unlimited ($5 per utente al mese): offre le funzionalità "Free" + spazio di archiviazione illimitato, visualizzazioni, dashboard e integrazioni
• Business ($9 per utente al mese): offre funzionalità "Unlimited" + Google single sign-on + cartelle obiettivi + ospiti extra + viste private e altro ancora

A differenza dei piani Airtable, ClickUp offre funzioni di monitoraggio, attività illimitate e supporto clienti 24/7 nel piano Free !

E per soli $$$a al mese per utente, si ottengono dashboard per una reportistica avanzata e integrazioni per ottimizzare il project management.

In questo modo, vi rimarrà più che abbastanza denaro per la vacanza che avevate pianificato, o per un nuovo laptop o per una fornitura mensile di ciambelle!

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Conclusione

L'app Airtable non è un cattivo strumento se volete un database relazionale e un foglio di calcolo basati sul cloud!

Ma la sua utilità finisce qui.

Ricordate che non è uno strumento di project management!

perché pagare per uno strumento inefficace quando la migliore app di gestione progetti al mondo è lì, gratis?

ClickUp non solo ha versioni migliori di tutte le funzionalità/funzione trattate in questa recensione di Airtable, ma ha anche tonnellate di funzioni aggiuntive a un prezzo conveniente.

Che preferiate Kanban, Scrum o qualsiasi altro metodo di project management, ClickUp è l'unico strumento di cui avete bisogno!

perché no? iscriversi a ClickUp e fare un giro di prova oggi stesso?