La mente umana è uno strumento potente.
Ma a volte può improvvisamente svuotarsi!
Come dimenticare di annotare gli elementi alimentari che mancano nella dispensa o le modifiche al progetto richieste dal client entro la fine della giornata.
Sebbene il nostro cervello sia in grado di fare davvero molto, a volte affidarsi alla memoria non è sempre il modo migliore per tenere traccia delle nostre attività.
Ecco perché un elenco delle cose da fare in Excel può essere utile.
Ti aiuta a suddividere le tue attività in diverse sezioni su un unico foglio di calcolo, che puoi visualizzare in qualsiasi momento.
In questo articolo tratteremo i sei passaggi per creare un elenco di cose da fare in Excel e discuteremo anche di un'alternativa migliore in grado di gestire requisiti più complessi in modo più semplice.
Cominciamo!
Che cos'è un elenco di cose da fare in Excel?
Un elenco delle attività da fare in Microsoft Excel ti aiuta a organizzare le tue attività più importanti in forma tabellare. È dotata di righe e colonne per aggiungere nuove attività, date e altre note specifiche.
⭐ Modello in primo piano
Stanco degli elenchi di cose da fare disordinati in Excel? Prova gratis il modello di elenco delle cose da fare di ClickUp e effettua il monitoraggio delle attività in modo semplice, ottenendo maggiori risultati senza complicazioni! ✅
In sostanza, ti permette di riunire tutte le tue cose da fare in un unico foglio di calcolo.
Che si tratti di preparare una lista di controllo per un trasloco o un elenco di attività di un progetto, una lista di cose da fare in Excel può semplificare il processo di lavoro e archiviare tutte le informazioni.
Sebbene esistano altre app efficaci per creare elenchi di cose da fare, le persone utilizzano Excel perché:
- Fa parte della suite Microsoft Office che tutti conoscono bene.
- Offre potenti regole di formattazione condizionale e convalida dei dati per analisi e calcoli.
- Include una serie di strumenti di reportistica come matrici, grafici e tabelle pivot, che facilitano la personalizzazione dei dati.
Infatti, puoi creare elenchi di cose da fare in Excel per una vasta gamma di attività, tra cui la project management, l'onboarding dei clienti, gli itinerari di viaggio, l'inventario e la gestione degli eventi.
Senza ulteriori indugi, impariamo come creare un elenco di cose da fare in Excel.
6 semplici passaggi per creare un elenco di cose da fare in Excel
Ecco una semplice guida passo passo su come creare un elenco di cose da fare in Excel.
Passaggio 1: apri un nuovo file Excel
Per aprire un nuovo file, clicca sull'app Excel e ti troverai nella pagina Home di Excel. Fai doppio clic su Blank Workbook per aprire un nuovo foglio di calcolo Excel.
Se stai già utilizzando un foglio Excel e desideri aprire un nuovo file:
- Clicca sulla scheda File, che ti porterà alla vista backstage. Qui puoi creare, salvare, aprire, stampare e effettuare la condivisione di documenti.
- Seleziona Nuovo, quindi fai clic su Cartella di lavoro vuota.
Vuoi un metodo ancora più veloce?
Dopo aver aperto Excel, premi Ctrl+N per creare una cartella di lavoro vuota.
Il tuo nuovo foglio di lavoro è ora pronto per l'uso.
Passaggio 2: aggiungi le intestazioni delle colonne
Nella nostra lista delle cose da fare in Excel, vogliamo tenere traccia delle attività e monitorare lo stato aggiungendo le intestazioni delle colonne: Data, Nome attività, Traguardo, Stato e Commenti. È possibile inserire le intestazioni delle colonne nella riga superiore del foglio di calcolo.
Queste intestazioni di colonna consentiranno a chiunque visualizzi il tuo foglio di calcolo di cogliere l'essenza di tutte le informazioni in esso contenute.
Passaggio 3: inserisci i dettagli dell'attività
Inserisci i dettagli delle attività sotto l'intestazione di ciascuna colonna per organizzare le informazioni nel modo desiderato.
Nella nostra tabella delle cose da fare abbiamo raccolto tutte le informazioni rilevanti che vogliamo monitorare:
- Data: contiene le menzioni delle date specifiche
- Nome attività: contiene il nome delle nostre attività
- Traguardo: il numero di attività che intendiamo completare
- Stato: riflette lo stato di avanzamento del nostro lavoro
Puoi anche correggere l'allineamento della tabella selezionando le celle desiderate e facendo clic sull'icona per l'allineamento al centro dalla scheda Home.
Passaggio 4: applicare i filtri
Troppe cose da fare?
Utilizza l'opzione Filtro in Excel per recuperare i dati che corrispondono a criteri particolari.
Tutto quello che devi fare è selezionare una cella qualsiasi all'interno dell'intervallo dei tuoi dati (A1-E11) > Seleziona Dati > quindi seleziona Filtro.
Vedrai apparire degli elenchi a discesa nell'intestazione di ogni colonna, come mostrato nell'immagine sottostante.
Clicca sulla freccia del menu a tendina della colonna a cui desideri applicare un filtro.
Come mostrato nella nostra tabella dell'elenco delle cose da fare qui sotto, vogliamo applicare il filtro alla colonna Stato, quindi abbiamo selezionato l'intervallo di celle D1-D11.
Quindi, nel menu Filtro che appare, puoi deselezionare le caselle accanto ai dati che non desideri visualizzare e fare clic su OK. Puoi anche deselezionare rapidamente tutto facendo clic su Seleziona tutto.
Nel nostro elenco delle cose da fare, vogliamo visualizzare solo le attività Aperte, quindi applichiamo il filtro per quei dati.
Dopo aver salvato questo file Excel, il filtro sarà automaticamente disponibile la prossima volta che aprirai il file.
Passaggio 5: ordinare i dati
Puoi utilizzare l'opzione Ordina in Excel per visualizzare rapidamente e comprendere meglio i tuoi dati.
Vogliamo ordinare i dati nella colonna Target, quindi selezioneremo l'intervallo di celle C1-C11. Fai clic sulla scheda Dati e seleziona Ordina.
Apparirà una finestra di dialogo Avviso di ordinamento che chiederà se si desidera Espandere la selezione o Continuare con la selezione corrente. È possibile scegliere la seconda opzione e fare clic su Ordina.
Si aprirà la Box di dialogo Ordina, in cui dovrai inserire:
- La colonna che desideri ordinare per
- Valori delle celle che desideri ordinare
- Ordine in cui desideri ordinare i dati
Per la nostra tabella, abbiamo scelto la colonna Target e mantenuto l'ordine dal più piccolo al più grande. *
Passaggio 6: modifica e personalizza l'elenco delle cose da fare
Puoi modificare i campi, aggiungere colonne, usare colori e font per personalizzare la tua lista di cose da fare come preferisci.
Come nella nostra tabella, abbiamo evidenziato la colonna Stato in modo che chiunque la visualizzi possa comprendere rapidamente lo stato di avanzamento delle attività.
Et voilà! ✨
Abbiamo creato un semplice elenco delle attività da fare in Excel che può aiutarti a tenere traccia di tutte le tue attività.
Vuoi risparmiare più tempo?
Crea un modello dalla tua cartella di lavoro esistente per mantenere le stesse opzioni di formattazione che usi di solito quando crei i tuoi elenchi da fare.
Oppure puoi utilizzare qualsiasi modello Excel per elenchi di cose da fare per iniziare subito.
10 modelli di elenchi da fare in Excel
I modelli possono aiutarti a mantenere la coerenza dei tuoi fogli di lavoro, soprattutto quando sono relativi a un progetto o a un client specifico. Ad esempio, un modello di elenco delle attività da fare giornaliero in Excel migliora l'efficienza e ti consente di completare le tue attività più rapidamente.
Ecco alcuni modelli di elenco di cose da fare in Excel che possono aiutarti a migliorare l'efficienza e risparmiare tempo:
1. Modello di elenco attività per la gestione dei progetti in Excel
Scarica questo modello di elenco attività per la gestione dei progetti di project management.
2. Modello di elenco inventario Excel
Scarica questi modelli di elenco inventario.
3. Modello di elenco degli elementi da intraprendere in Excel
Scarica questo modello di elenco di elementi da intraprendere.
4. Modello semplice di elenco delle cose da fare in Excel
Scarica questo semplice modello di elenco delle cose da fare.
5. Modello di lista di controllo per il pagamento delle bollette in Excel
Scarica questo modello di lista di controllo per il pagamento delle bollette.
6. Modello di elenco delle cose da fare settimanali in Excel
Scarica questo modello di assegnazione settimanale.
7. Modello di elenco delle cose da fare con priorità in Excel
Scarica questo modello di elenco delle cose da fare con priorità.
8. Modello di elenco delle cose da fare per i compiti in Excel
Scarica questo modello di elenco delle cose da fare per i compiti.
9. Modello di elenco delle cose da fare con scadenze in Excel
Scarica questo modello di elenco delle cose da fare con scadenze.
10. Modello di elenco attività di progetto Excel
Scarica questo modello di elenco attività di progetto.
Tuttavia, non sempre è possibile trovare un modello che soddisfi le proprie esigenze specifiche.
Inoltre, la gestione dei dati in Excel è soggetta a errori umani.
Ogni volta che un utente copia e incolla informazioni da un foglio di calcolo a un altro, aumenta il rischio che si verifichino nuovi errori nei report successivi.
Prima di affidarti agli elenchi delle cose da fare di Excel, ecco alcune limitazioni da considerare.
3 principali svantaggi degli elenchi da fare in Excel
Sebbene siano ampiamente utilizzati, i fogli di calcolo Excel non sono sempre l'opzione migliore per creare i tuoi elenchi di cose da fare.
Ecco i tre svantaggi più comuni dell'utilizzo di Excel per gli elenchi delle cose da fare:
1. Mancanza di titolarità
Quando più persone lavorano sullo stesso foglio di calcolo, non è possibile sapere chi sta apportando le modifiche.
Potresti finire per ripetere un'attività inutilmente se una persona dimentica di aggiornare la colonna Stato del lavoro negli elenchi delle cose da fare condivisi dopo che l'attività è stata terminata.
Inoltre, è possibile modificare facilmente i dettagli delle attività, i valori e altre voci negli elenchi delle cose da fare (intenzionalmente o meno). Non saprete a chi attribuire la responsabilità dell'errore o della modifica!
2. Modelli poco flessibili
Non tutti i modelli di liste di cose da fare in Excel che trovi online sono affidabili. Alcuni di essi sono estremamente difficili da manipolare o personalizzare.
Passerai un'eternità su Internet per trovarne uno che faccia al caso tuo.
3. Lavoro manuale
La creazione di elenchi di cose da fare in Excel richiede una notevole quantità di lavoro manuale.
Potrebbe volerci un po' di tempo per compilare gli elementi della lista delle cose da fare e creare un sistema organizzato.
Questo non ci convince perché tantissimi strumenti di project management possono farti risparmiare un sacco di tempo e lavoro richiesto creando e gestendo le tue cose da fare.
Inoltre, la complessità aumenta con l'aumentare delle dimensioni dei dati nel file Excel. Naturalmente, vorresti un sostituto per semplificare le tue cose da fare, effettuare il monitoraggio e ridurre il lavoro manuale e monotono che comporta.
E, onestamente, Excel non è un'app per elenchi di cose da fare.
Per gestire le cose da fare, hai bisogno di uno strumento appositamente progettato per questo scopo.
Come ClickUp, uno dei software di produttività e project management più valutati che consente di creare e gestire facilmente le cose da fare.
Guide Excel correlate:
Crea elenchi di cose da fare senza sforzo con ClickUp
ClickUp può aiutarti a creare elenchi di attività da fare intelligenti per organizzare le tue attività.
Dall'aggiunta delle date di scadenza all'impostazione delle priorità, le funzionalità/funzioni complete di ClickUp ti consentono di creare e portare a termine tutte le tue attività!
Come?
Una sola parola: lista di controllo!
Le liste di controllo di ClickUp ti offrono l'opportunità perfetta per organizzare le informazioni relative alle tue attività, in modo da non perdere nemmeno il più piccolo dettaglio.
Tutto quello che devi fare è cliccare su Aggiungi accanto a Da fare (lo trovi in qualsiasi attività di ClickUp), quindi selezionare Lista di controllo. Puoi dare un nome alla tua lista di controllo e iniziare ad aggiungere le azioni da svolgere. Facile!
Organizza facilmente le informazioni relative alle attività in modo da non perdere mai nulla con le liste di controllo in ClickUp.
Le liste di controllo all'interno di ClickUp danno alle tue attività una struttura chiara. Oltre a annotare i dettagli essenziali, puoi anche creare delle attività secondarie per suddividere ulteriormente le tue attività.
Puoi anche organizzare e riorganizzare le voci della lista di controllo con la semplice funzionalità drag-and-drop.
Riorganizza la tua lista di controllo ClickUp trascinando e rilasciando gli elementi.
Preoccupato che alcune attività possano essere trascurate?
Con ClickUp, puoi aggiungere assegnatari alle tue attività specifiche per portare a termine il lavoro.
Gestisci gli elementi della tua lista di controllo assegnandoli a te stesso o al team in ClickUp.
Ti consente inoltre di riutilizzare i tuoi modelli di lista di controllo preferiti per aumentare l'efficienza del tuo lavoro.
Per scegliere un modello:
- Fai clic su Aggiungi dalla sezione Da fare di qualsiasi attività.
- Clicca su Lista di controllo per visualizzare le opzioni disponibili.
- Scegli un modello e seleziona Usa modello.
Usa i modelli di lista di controllo di ClickUp per rimanere efficiente con diverse attività ricorrenti.
Ancora fissato con Excel? Va bene così.
La vista Tabella di ClickUp può aiutarti ad andare avanti.
Ma la nostra vista Tabella non è una semplice matrice di righe e colonne.
Puoi visualizzare i tuoi dati in modo chiaro e creare campi personalizzati per registrare praticamente qualsiasi cosa, dallo stato di avanzamento delle attività agli allegati di file e oltre 15 altri tipi di campi.
Inoltre, puoi facilmente importare i dettagli dei tuoi progetti in corso in ClickUp con le nostre opzioni di importazione da Excel e CSV!
Ma aspetta, non è tutto!
Ecco alcune altre funzionalità/funzioni di ClickUp che ti faranno dimenticare Excel in un attimo:
- Assegna attività: assegna attività a uno o più assegnatari per velocizzare il tuo ritmo di lavoro.
- Tag personalizzati: organizza in modo efficace i dettagli delle tue attività aggiungendo dei tag.
- Dipendenze delle attività: aiuta i tuoi colleghi a comprendere le loro attività in relazione ad altre attività impostando le dipendenze.
- Attività ricorrenti: risparmia tempo e lavoro richiesto semplificando le attività ripetitive.
- Sincronizzazione con Google Calendar: sincronizza facilmente gli eventi del tuo Google Calendar con la vista Calendario di ClickUp. Qualsiasi aggiornamento nel tuo Google Calendar verrà automaticamente riportato anche su ClickUp.
- Ricerca intelligente: cerca facilmente documenti e altri elementi che hai creato, aggiornato o chiuso di recente.
- Stati personalizzati: indica lo stato delle tue attività, in modo che il team sappia in quale fase del flusso di lavoro si trovano attualmente.
- Blocco note: annota rapidamente le tue idee con il nostro blocco note digitale portatile.
- Visualizzazione incorporata: riordina lo schermo e aggiungi le app o i siti web accanto alle tue attività.
- Diagrammi di Gantt: tieni traccia dello stato di avanzamento del lavoro, degli assegnatari e delle dipendenze con una semplice funzione di trascinamento (consulta questa guida alle dipendenze in Excel ).
Gestisci i tuoi elenchi di cose da fare con ClickUp
Excel può essere una buona opzione per pianificare le attività quotidiane e semplici elenchi di cose da fare. Tuttavia, quando si lavora con più colleghi e attività, Excel potrebbe non essere l'ideale per le vostre esigenze. La collaborazione non è facile, richiede troppo lavoro manuale e non c'è responsabilità da parte del team.
Ecco perché hai bisogno di uno strumento affidabile per gestire le attività, tenere traccia delle scadenze, seguire i progressi del lavoro e promuovere la collaborazione all'interno del team.
Fortunatamente, ClickUp offre tutto questo e molto altro ancora.
Puoi creare cose da fare, impostare promemoria, effettuare il monitoraggio degli Obiettivi e visualizzare report approfonditi.
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