"Le riunioni sono il luogo in cui il lavoro vero e proprio va a morire."
Dicevo sempre cose del genere, e per una buona ragione.
Pensateci: una riunione di un'ora con otto persone non è solo un'ora, ma otto ore. È un'intera giornata lavorativa che se ne va in sessanta minuti. Non spenderemmo mai con noncuranza l'equivalente di otto ore di lavoro, eppure bruciamo otto ore di tempo collettivo senza pensarci due volte.
Credevo che il lavoro asincrono fosse la soluzione. Ho sostituito le riunioni con documenti dettagliati, consentendo a tutti di esaminarli e contribuire secondo i propri ritmi. È stata una sensazione liberatoria! Ognuno lavorava secondo i propri ritmi, senza essere interrotto dal continuo suono delle notifiche delle riunioni. Ero così entusiasta di questo approccio che la gente ha iniziato a chiamarmi "Async Dean".
Ma c'era qualcosa che non andava.
Alcuni membri del team prosperavano mentre altri andavano alla deriva. Il disallineamento cresceva. Le decisioni ristagnavano. E ho notato qualcosa di sorprendente: alcuni dei nostri lavori migliori venivano realizzati solo quando eravamo al telefono. I problemi che cercavamo di risolvere iniziavano a scomporsi in modi nuovi.
Ecco cosa ho imparato: le riunioni non sono intrinsecamente negative, sono solo mal progettate.
Perché la maggior parte delle riunioni fallisce
La maggior parte delle riunioni è destinata a fallire prima ancora di iniziare. Sono affrettate, gonfiate e prive di direzione.
Ecco perché:
Il problema del contesto
Le riunioni efficaci non iniziano quando le persone si collegano alla chiamata, ma molto prima. Senza una condivisione di contesto, le riunioni diventano costose sessioni di aggiornamento. Nessuno vuole passare 20 minuti a imparare ciò che avrebbe potuto leggere in anticipo.
La trappola del programma vaga
"Discutere gli aggiornamenti del progetto" non è un programma, è un'ammissione di scarsa pianificazione. Un vero programma risponde a domande come: Quale decisione stiamo prendendo? Quale problema stiamo risolvendo?
Senza queste risposte, state solo riservando spazio nel Calendario.
L'effetto sovraffollamento
Le riunioni prosperano grazie alla concentrazione, e la concentrazione muore nella folla. Ogni partecipante superfluo indebolisce la conversazione. Ci si ritrova con degli spettatori invece che con dei collaboratori, ognuno dei quali si chiede silenziosamente perché sia lì.
Le decisioni che svaniscono
Una decisione presa ma non documentata potrebbe anche non essere mai stata presa. Senza una chiara registrazione e un seguito, le riunioni diventano un ciclo infinito delle stesse discussioni, settimana dopo settimana. Non state andando avanti, state girando a vuoto.
Un modo migliore
Le riunioni non dovrebbero solo richiedere tempo, ma dovrebbero anche portare a progressi. Eppure, quante volte finiscono per produrre note sparse, decisioni dimenticate o elementi che non vengono mai messi in pratica? Gli strumenti progettati per aiutarci a collaborare spesso ci lasciano a districarci nel caos.
Questo è ciò che abbiamo deciso di risolvere. Il nostro team ha riflettuto a lungo su come trasformare le riunioni da fonte di frustrazione a fonte di slancio.
Un modo per farlo è il nostro IA Notetaker , uno strumento creato per trasformare il caos che segue le riunioni in intuizioni chiare e attuabili.
Ecco l'idea...
Catturate le decisioni, non solo le parole
Le riunioni sono ricche di decisioni e intuizioni preziose, ma spesso queste vengono sepolte sotto una montagna di note. L'IA Notetaker assicura che ogni decisione presa venga registrata e possa essere condivisa facilmente con chiunque, indipendentemente dal fatto che fosse presente o meno nella sala.
Trasformare le conversazioni in azioni
Non basta registrare ciò che è stato detto. Le riunioni dovrebbero far progredire il lavoro. IA Notetaker acquisisce gli elementi da intraprendere, li assegna alle persone giuste e garantisce che nulla venga trascurato.
Preservare il contesto
Ogni riunione si svolge nell'ambito di un progetto più ampio. Collegando le discussioni alle attività, ai file e alle decisioni passate, IA Notetaker fornisce un contesto completo, consentendo al vostro team di andare avanti senza dover riproporre argomenti già trattati in passato.
Più che un semplice riepilogo/riassunto, si tratta di chiarezza e slancio.
Quando le riunioni hanno una connessione perfetta con il lavoro stesso, smettono di essere un peso e iniziano a restituire tempo:
Non dovrete più cercare note, né chiedervi cosa sia stato deciso.
La parte migliore?
Non si tratta solo di registrare ciò che è stato detto, ma di stabilire una connessione con il lavoro che viene svolto prima e dopo la riunione.
Ogni discussione ha un contesto, ogni decisione ha un seguito.
La vera domanda
Ogni riunione dovrebbe partire da un punto chiaro: "Qual è lo scopo di questa riunione? Stiamo risolvendo un problema, prendendo una decisione o stabilendo una direzione chiara?"
Se non siete in grado di rispondere a queste domande, non avete bisogno di una riunione, ma di ripensare il vostro approccio.
L'obiettivo non è avere più riunioni o meno riunioni. È avere riunioni migliori. Riunioni che rispettano il vostro tempo e danno più di quanto prendono. Riunioni che trasformano le conversazioni in progressi.
Perché, se condotte nel modo giusto, le riunioni non sono il luogo in cui il lavoro muore. Sono il luogo in cui il lavoro prende vita.
Pronti a trasformare le vostre riunioni?
Smettete di lasciare che le riunioni vi rubino tempo ed energie: trasformatele nella vostra arma segreta per raggiungere lo stato desiderato.
Con ClickUp AI Notetaker, puoi registrare ogni decisione, elemento di azione e contesto senza sforzo, assicurandoti che il tuo team rimanga concentrato durante la riunione e allineato per i passaggi successivi.