Il rimborso manuale delle spese di viaggio è un'operazione tediosa. È necessario tenere fogli di calcolo, raccogliere tutte le ricevute delle spese di viaggio dai dipendenti, verificarle, registrare i dati e approvare il rimborso. Inoltre, questo metodo lascia spazio agli errori.
Perché affrontare tutte queste seccature relative ai dati di spesa quando puoi automatizzare questo processo con un software di gestione delle spese e dei viaggi?
Invece di conservare centinaia di ricevute cartacee e lunghe righe di spese dei dipendenti, puoi semplicemente scansionare le ricevute per registrare le spese e automatizzare i processi di approvazione attraverso flussi di lavoro definiti, rendendo la gestione dei viaggi aziendali più semplice che mai.
Scopriamo i 10 migliori software per la gestione delle spese e dei viaggi in grado di fornire supporto alle tue esigenze di viaggio aziendale, le loro funzionalità principali e i prezzi.
Cosa cercare in un software per la gestione delle spese e dei viaggi?
Un software per la gestione delle spese e dei viaggi dovrebbe semplificare le prenotazioni, la fatturazione e i rimborsi. Ecco alcune funzionalità che consentono di semplificare il processo di rimborso:
- Dashboard intuitivo: un dashboard intuitivo ti aiuta a monitorare facilmente le spese di viaggio di ciascun dipendente quando inviano le note spese digitali. Cerca visualizzazioni personalizzabili, integrazioni con app e monitoraggio in tempo reale.
- Automazione: il software dovrebbe compilare automaticamente i dettagli delle transazioni dalle schede aziendali e calcolare i rimborsi spese.
- Acquisizione delle ricevute digitali: dovrebbe essere in grado di estrarre i dati dalle ricevute digitali e compilare i campi delle spese, eliminando la necessità di inserire manualmente le voci.
- Analisi avanzate: le migliori piattaforme di gestione delle spese offrono funzionalità di reportistica e analisi approfondite per aiutare le aziende ad analizzare e gestire le spese di viaggio.
- Convenienza: il software dovrebbe offrire prezzi personalizzati e ragionevoli in base alle esigenze aziendali.
I 10 migliori software per la gestione delle spese e dei viaggi da utilizzare
Ecco i 10 migliori software per viaggi e spese in grado di gestire tutte le tue esigenze di viaggio aziendale, dalla prenotazione del viaggio alla gestione delle spese, al monitoraggio del budget e alla gestione delle ricevute.
1. TravelPerk
TravelPerk è una piattaforma che offre una gestione ottimale della reportistica sui viaggi e sulle note spese. Supporta molteplici casi d'uso, come prenotazioni di viaggi di gruppo per eventi fuori sede, gestione dei viaggi, gestione delle spese e fatturazione centralizzata.
Grazie al tracker di viaggio integrato, i responsabili delle risorse umane possono monitorare i viaggi dei dipendenti in tempo reale e verificare se rispettano le politiche e le conformità in materia di spese di viaggio.
Le migliori funzionalità/funzioni di TravelPerk
- Controlla il tuo budget di viaggio con informazioni in tempo reale dalla dashboard interattiva di TravelPerk.
- Aggiungi potenti integrazioni con un solo clic per gestire tutte le tue spese da un unico posto.
- Modifica le tue prenotazioni in qualsiasi momento con Flexi Perk, una soluzione che con un solo tocco ti permette di prenotare biglietti aerei e hotel a qualsiasi tariffa e di cancellarli in qualsiasi momento.
- Visualizza lo stato dei viaggi in tempo reale con una mappa interattiva.
- Ottieni informazioni approfondite sull'impronta di carbonio dei viaggi per introdurre soluzioni di viaggio sostenibili.
Limiti di TravelPerk
- Ha opzioni di prenotazione dei viaggi con un limite.
- Necessita di potenziali miglioramenti dell'interfaccia utente per le prenotazioni di viaggio. Ad esempio, non è possibile cercare direttamente gli hotel e occorre scorrere l'intero elenco.
Prezzi di TravelPerk
- Starter: gratis
- Premium: 99 $/mese + 3% sulla prenotazione
- Pro: 299 $/mese + 3% di prenotazione
- Enterprise: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di TravelPerk
- G2: 4,6/5 (oltre 1500 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (404 recensioni)
2. Fyle
Fyle è una soluzione per la gestione delle spese che effettua l'automazione del processo di rimborso spese, compresa la riconciliazione delle spese effettuate con schede aziendali e l'elaborazione dei rimborsi spese dei dipendenti. Collegalo al tuo software di contabilità per effettuare il monitoraggio delle spese relative a fornitori, progetti e reparti.
È possibile integrare Fyle con NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR e QuickBooks. Sebbene non offra funzionalità di gestione dei viaggi, può essere integrato con TravelPerk per analizzare e fornire la reportistica sulle spese di viaggio dei dipendenti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Fyle
- Sfrutta l'IA conversazionale per raccogliere note spese digitali e abbinarle alle transazioni con carta di credito.
- Effettua l'automazione della compilazione dei moduli di spesa, dell'invio dei report e della sincronizzazione delle spese con il tuo software di contabilità come Quickbooks, Sage e Xero.
- Ottieni informazioni utili in tempo reale sui tuoi dati di spesa attraverso il potente e avanzato dashboard analitico.
Limiti di Fyle
- Le categorie di spese con un limite di Fyle rendono difficile registrare con precisione tutti i tipi di spese.
- Ha una curva di apprendimento ripida
Prezzi di Fyle
- Standard: 6,99 $ al mese per utente, fatturato annualmente
- Aziendale: 11,99 $ al mese per utente, fatturato annualmente
- Enterprise: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Fyle
- G2: 4,6/5 (oltre 1300 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (146 recensioni)
3. WeGoPro (precedentemente Travelstop)
WeGoPro è un software per la prenotazione e la gestione dei viaggi e il monitoraggio delle spese. Dispone di oltre 800 compagnie aeree e 600.000 hotel elencati per facilitare la prenotazione e il controllo dei viaggi per le aziende.
Con WeGoPro, puoi monitorare le spese aziendali su un unico dashboard in tempo reale. Ti consente inoltre di tenere traccia delle violazioni delle politiche di viaggio frequenti e delle norme di conformità.
Le migliori funzionalità/funzioni di WeGoPro
- Risparmia ore di lavoro manuale e accelera i rimborsi grazie alla reportistica automatizzata delle spese.
- Gestisci le spese multivaluta con tassi di cambio istantanei per gestire le spese aziendali globali senza alcun ritardo.
- Ottieni informazioni basate sui dati grazie a una visione consolidata delle tue spese per categoria di spesa o reparto in un unico posto.
- Tieni traccia dei dati dei viaggiatori d'affari in tempo reale e garantisci sicurezza e supporto immediato attraverso mappe interattive.
Limiti di WeGoPro
- Offre opzioni di alloggio limitate rispetto ad altre piattaforme di gestione dei viaggi.
- Prezzi più elevati per prenotazione possono influire sul budget di viaggio, specialmente per le piccole imprese aziendali.
Prezzi WeGoPro
- Standard: 10 $/prenotazione
- Premium: contattaci per conoscere i prezzi
- Spese: 5 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni di WeGoPro
- G2: 4,4 /5 (12 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (18 recensioni)
4. Expensify
Expensify è un'app per la gestione delle spese con funzionalità illimitata di monitoraggio delle ricevute. La sua funzione SmartScan scansiona tutte le ricevute con un solo clic e le carica automaticamente sulla dashboard.
Puoi effettuare la sincronizzazione di Expensify con i software di contabilità aziendale, risorse umane e viaggi per riunire tutti i dati, semplificando i processi di revisione finanziaria.
Le migliori funzionalità/funzioni di Expensify
- Acquisisci tutte le ricevute con un solo clic grazie a SmartScan per importare automaticamente le tue spese e ottenere rimborsi rapidi.
- Guadagna fino al 2% di cashback sulle schede Expensify per transazioni superiori a 250.000 $.
- Crea regole di spesa per classificare automaticamente i pagamenti ricorrenti.
Limiti di Expensify
- Presentare note spese separate per le schede di credito personali e aziendali può essere un compito gravoso per i dipendenti.
- I frequenti problemi tecnici nel processo di scansione delle ricevute richiedono un lavoro richiesto per l'invio delle note spese.
Prezzi di Expensify
- Collect: 5 $ al mese per utente, fatturato annualmente
- Control: 9 $ al mese per utente, fatturato annualmente
Valutazioni e recensioni di Expensify
- G2: 4,5/5 (oltre 5100 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 1000 recensioni)
5. Navan
Navan è un software di automazione della gestione delle spese che raccoglie i dettagli delle spese aziendali dalle ricevute dei dipendenti e dalle spese delle schede di credito aziendali. Le aziende possono limitare l'uso delle schede per evitare spese eccessive da parte dei dipendenti.
Puoi utilizzare Navan per rimborsare le spese vive dei viaggiatori aziendali in 45 paesi e 25 valute. Inoltre, Navan Rewards consente ai dipendenti di guadagnare premi sui loro viaggi.
Le migliori funzionalità di Navan
- Tieni traccia delle spese di viaggio dei dipendenti con reportistica e analisi avanzate delle spese.
- Ottieni dati in tempo reale sulle emissioni di carbonio per effettuare il monitoraggio degli obiettivi di viaggio sostenibile.
Limiti di Navan
- Il team del supporto clienti potrebbe impiegare più tempo del solito per rispondere alle tue richieste di supporto.
- La mancanza di supporto GPS offline rende difficile registrare i viaggi quando i dipendenti si recano in un altro Paese senza una scheda SIM internazionale.
Prezzi Navan
- Crescita: Gratis
- Professional: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Navan
- G2: 4,7/5 (oltre 7500 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (176 recensioni)
6. Happay
Happay è una piattaforma completa per la gestione dei viaggi e delle spese. Offre diverse soluzioni di gestione delle spese per vari casi d'uso, come lo strumento di prenotazione autonoma (SBT) per prenotare biglietti di viaggio e hotel per motivi aziendali e Xpendite per effettuare il monitoraggio automatico delle spese da oltre sei fonti.
La sua soluzione di audit intelligente aiuta i manager a identificare e segnalare le violazioni delle politiche di viaggio da parte dei dipendenti. Le analisi intelligenti di Happay offrono preziose informazioni sui modelli di spesa dei dipendenti, consentendo un maggiore controllo sulla spesa aziendale.
Inoltre, la sua perfetta integrazione con i sistemi contabili lo rende la soluzione definitiva per una gestione finanziaria efficiente.
Le migliori funzionalità/funzioni di Happay
- Ottieni reportistica delle spese accurata al 100% da oltre 6 fonti con Happay Xpendite.
- Rileva le ricevute duplicate e le violazioni delle politiche utilizzando SmartAudit per garantire la conformità.
- Gestisci i tuoi viaggi e le tue spese ovunque ti trovi con l'app mobile Happay, dotata di tutte le funzionalità/funzioni web.
- Ottieni informazioni in tempo reale sui viaggi e sulle spese con DeepAnalyze per prendere decisioni ben informate.
Limiti di Happay
- Può richiedere molto tempo e portare a rapporti errati nella reportistica.
- Può essere difficile gestire spese che coinvolgono più categorie di spesa, progetti e valute.
Prezzi Happay
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Happay
- G2: 4,5/5 (305 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (829 recensioni)
7. Emburse Certify
Emburse è un altro popolare software di gestione delle spese per la creazione, l'invio e l'approvazione delle spese. Fornisce anche un sistema di gestione dei viaggi e delle spese che semplifica la pianificazione dei viaggi, la conformità alle politiche, la registrazione delle spese e la raccolta delle informazioni relative ai visti e alla salute dei viaggiatori.
È possibile effettuare l'impostazione delle pre-approvazioni per le spese di viaggio per un migliore controllo dei costi. Inoltre, elimina le attività manuali come l'invio di una nota spese o di una ricevuta fisica.
Le migliori funzionalità/funzioni di Emburse Certify
- Pianifica la creazione automatica dei resoconti delle spese con ReportExecutive per evitare il noioso lavoro di compilazione manuale della reportistica.
- Individua violazioni e duplicati utilizzando Embrace Audit per un processo trasparente di gestione delle spese e dei rimborsi.
- Elimina i colli di bottiglia nel flusso di cassa fornendo la pre-approvazione dei programmi di viaggio.
- Migliora il processo decisionale finanziario analizzando le spese e i modelli di spesa.
Limiti di Emburse Certify
- La sua interfaccia utente complessa rende difficile la navigazione nell'app per gli utenti.
- Offre funzionalità di integrazione limitate.
Prezzi di Emburse Certify
- Certify Now: 12 $ al mese per utente
- Professionale: Prezzi personalizzati
Scopri le valutazioni e le recensioni di Certify
- G2: 4,5/5 (2035 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (1279 recensioni)
8. SAP Concur
SAP Concur offre una soluzione integrata per la gestione delle spese, dei viaggi e delle fatture. Offre una maggiore visibilità sulle transazioni e garantisce la conformità grazie alla connessione tra le spese di viaggio e la fatturazione dei dipendenti in un unico sistema.
Le migliori funzionalità/funzioni di SAP Concur
- Automatizza il sistema di gestione delle spese con Concur e velocizza i rimborsi.
- Analizza i dati e le informazioni relative alle spese aziendali e alle sequenze di liquidazione delle fatture con dashboard complete.
- Semplifica i dettagli dei viaggi aziendali collegando viaggi, viaggiatori e itinerari in un unico posto con Concur Travel.
- Automatizza l'elaborazione dei conti fornitori per mitigare potenziali rischi di frode e di non conformità.
Limiti di SAP Concur
- Impossibilità di visualizzare note spese risalenti a più di 90 giorni fa
- Ha tempi di risposta elevati per i ticket di supporto.
Prezzi SAP Concur
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di SAP Concur
- G2: 4,0/5 (oltre 6000 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (2030 recensioni)
9. TravelBank
TravelBank è un'altra soluzione completa per la gestione delle carte, il monitoraggio delle spese e la gestione dei viaggi. Con TravelBank puoi inviare note spese digitali, effettuare l'automazione delle approvazioni, ottimizzare le spese di viaggio, riconciliare le transazioni con carte aziendali e ottenere una migliore visibilità dei dati.
Le migliori funzionalità/funzioni di TravelBank
- Monitora l'allocazione e la spesa dei fondi per controllare le spese aziendali.
- Prevedi le spese future e pianifica il piano di viaggio di conseguenza.
- Integra tutte le schede di credito aziendali virtuali e effettua automaticamente la sincronizzazione delle transazioni nella piattaforma di gestione delle spese TravelBank.
Limiti di TravelBank
- Può essere difficile modificare le prenotazioni
- Lo strumento di scansione a volte acquisisce informazioni errate dai caricamenti delle ricevute.
Prezzi di TravelBank
- Viaggi: 25 $ al mese per utente
- Spese: 10 $ al mese per utente
- Viaggi e spese: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (226 recensioni)
10. Zoho Expense
Zoho Expense è uno strumento di gestione delle spese e dei viaggi che consente alle aziende di automatizzare la reportistica sulle spese e semplificare la prenotazione dei viaggi di lavoro. Inoltre, esegue la scansione automatica delle transazioni effettuate con carte di credito e carte aziendali insieme alle ricevute per una migliore riconciliazione. È anche possibile impostare indennità giornaliere per i dipendenti in diverse regioni.
Le migliori funzionalità/funzioni di Zoho Expense
- Ottieni una visione completa delle richieste di viaggio dei tuoi dipendenti con analisi istantanee e dashboard intuitive.
- Automatizza il monitoraggio del chilometraggio senza compromettere la sicurezza dei dati
- Migliora la verifica delle spese e il controllo delle frodi, così non dovrai più controllare manualmente ogni transazione.
- Semplifica il monitoraggio delle ricevute aziendali grazie alla scansione automatica avanzata in più di 14 lingue.
Limiti di Zoho Expense
- Piccole discrepanze nella funzionalità di riconoscimento delle ricevute portano a reportistica delle spese inefficace.
- Ha integrazioni limitate
Prezzi di Zoho Expense
- Free
- Standard: 4 $ al mese per utente, fatturato annualmente
- Premium: 6 $ al mese per utente, fatturato annualmente
- Personalizzato: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (oltre 1100 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 900 recensioni)
Altri strumenti di gestione dei viaggi
I software di gestione delle spese e dei viaggi possono aiutarti a effettuare il monitoraggio delle spese eccessive e delle violazioni delle politiche aziendali. Tuttavia, per evitare spese eccessive, è necessaria una pianificazione strategica dei viaggi. Prova ClickUp, una piattaforma all-in-one per creare piani di viaggio intelligenti.
ClickUp
Con ClickUp, puoi creare piani di viaggio personali o aziendali dettagliati a costi contenuti. Si tratta di uno strumento di viaggio all-in-one per travel manager e privati. Inizia con la pianificazione del budget. Per farlo, non hai bisogno di uno strumento di contabilità basato sull'IA. Utilizza Docs di ClickUp per collaborare con il team di viaggio, discutere i budget e creare itinerari.
Con ClickUp for Finance, tu e il tuo team finanziario potete monitorare gli obiettivi finanziari dell'organizzazione e impostare un budget di viaggio adeguato.
Successivamente, avrai bisogno di modelli di itinerario per pianificare un viaggio di lavoro senza intoppi.
ClickUp offre diversi modelli di itinerario per soddisfare le tue diverse esigenze di viaggio. Questi modelli ti aiutano a pianificare in modo più efficace e a gestire i cambiamenti dell'ultimo minuto nel piano.
Puoi anche semplificare la pianificazione dei viaggi aziendali o personali con il modello Travel Planner di ClickUp. Il modello ti aiuta a effettuare il monitoraggio dei voli e delle prenotazioni alberghiere e a effettuare la condivisione dei tuoi piani di viaggio con amici, familiari o colleghi.
Ora che hai pianificato il tuo viaggio e il budget, è il momento di creare un programma per il tuo viaggio con la vista Calendario di ClickUp. Puoi pianificare tutte le attività del viaggio, compresi i giorni di riposo e i tempi di viaggio.
Semplifica la pianificazione e la gestione dei viaggi con ClickUp
Scegliere il software giusto per la gestione delle spese e dei viaggi è essenziale per garantire la conformità, mantenere il flusso di cassa ed elaborare rapidamente i rimborsi.
Tuttavia, spesso mancano di funzionalità di pianificazione dei viaggi e hanno opzioni di prenotazione costose.
ClickUp è la soluzione migliore per colmare questa lacuna. Combina i tuoi processi di gestione dei viaggi e delle spese con ClickUp per semplificare la pianificazione e l'esecuzione dei viaggi di lavoro, ottenendo così una migliore gestione delle spese.
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