Immaginate questo: Siete seduti alla vostra scrivania, fissando uno schermo vuoto, cercando di comporre un'email perfetta. Ma trovare le parole giuste sembra impossibile.
E allora... 🥁
Guardi verso l'IA. 👀
L'intelligenza artificiale (IA) sta cambiando drasticamente il modo in cui vengono svolti i lavori digitali. Un tempo scrivere email eccellenti era considerata un'abilità rara. Oggi non è più così, grazie agli strumenti di IA!
Un sondaggio del 2023 di email marketer negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Europa rivela che oltre la metà (51%) degli addetti al marketing ritiene che l'IA email marketing più efficace dei metodi tradizionali. Questo include anche la scrittura di un'email.
IA assistenti per la scrittura di email possono creare email chiare, concise e professionali che ottengono risultati. La ciliegina sulla torta è il tempo che si risparmia integrando l'IA nel processo di scrittura delle email.
Questa guida per principianti su come usare l'IA per scrivere le email ha trattato tutti i vantaggi, le considerazioni etiche, gli strumenti, i suggerimenti e i trucchi per includere senza problemi l'IA nel processo di scrittura delle email.
Ma prima di questo, scoprite alcune opportunità che probabilmente vi sfuggono se non avete fatto amicizia con l'IA.
Benefici dell'uso dell'IA per la scrittura di email
Scoprite come l'IA può trasformare le vostre email in comunicazioni convincenti che non possono essere ignorate.
Utilizzate l'assistente di scrittura IA di ClickUp per generare post per il blog, fare brainstorming di idee, comporre email e molto altro ancora
Risparmiare tempo e lavoro richiesto per le email ripetitive
Immaginate di non dover più scrivere un'altra email di check-in o di follow-up. Strumenti di IA per la scrittura possono automatizzare queste email di routine, imparando il vostro stile di scrittura e generando bozze basate su modelli di email predefiniti. Personalizzate queste bozze con pochi clic per liberare tempo prezioso. Con tutto il tempo risparmiato, arrivare a Finestra In arrivo Zero potrebbe essere possibile!
Aumenta l'efficienza con comunicazioni coerenti e personalizzate
L'IA può analizzare le risposte alle email e le conversazioni passate e identificare gli schemi del vostro stile di scrittura, compresi il tono e il vocabolario. Così, la prossima volta che l'IA genera una risposta, può generare un testo che suona esattamente come voi. Da fare mantenendo una voce coerente e professionale per tutta la comunicazione.
Riduzione degli errori grammaticali
Anche i correttori di bozze più meticolosi possono non notare un errore di battitura o grammaticale. Utilizzate l'IA per scansionare le email alla ricerca di errori di ortografia, punteggiatura o struttura della frase. Assicuratevi che le vostre email lascino un'impressione di pulizia e professionalità.
Personalizzare le comunicazioni per aumentare il coinvolgimento
Sfruttate la capacità dell'IA di segmentare il vostro elenco di contatti. Quindi, chiedete all'IA di personalizzare le vostre email con dettagli specifici come il nome del destinatario, l'azienda o le interazioni precedenti. Fate in modo che le vostre email sembrino pensate per ogni destinatario.
Creare argomenti convincenti
Un oggetto ben scritto è fondamentale per far aprire le email. L'IA è in grado di analizzare le email più performanti e di identificare gli elementi che rendono i messaggi e le loro righe di oggetto così efficaci.
Ancora meglio, l'IA può utilizzare il suo vasto database per suggerire argomenti forti per le email che catturano l'attenzione, invogliano il destinatario ad aprire l'email e, infine, trasmettono il messaggio.
Leggi anche:_ Strumenti di AI per i marketer
Come scrivere email usando l'IA
Introduzione a ClickUp Brain
ClickUp Brain è una suite di funzionalità/funzione di IA all'interno di ClickUp, che offre funzionalità di IA in conversazione, contestuali e basate sui ruoli, accessibili da qualsiasi punto all'interno di ClickUp, per aiutarvi a lavorare più velocemente e ad essere più produttivi.
Non solo può rispondere a tutte le domande sull'attività di ClickUp, ma può anche automatizzare le attività e generare qualsiasi tipo di testo.
Oltre ad altri Creazione di contenuti guidati dall'IA clickUp Brain può aiutarvi nella composizione delle email. Ecco come:
Stesura di una nuova email con ClickUp Brain
- Individuare un'attività aperta e spostarsi nella sezione dei commenti
- Fare clic sull'icona dell'email
- Digitare il comando slash "/Scrivi email" e premere Invio o Invio nel campo dei commenti
- Apparirà una finestra modale ClickUp Brain. Inserite un argomento che riepiloghi brevemente lo scopo dell'email. ClickUp Brain analizzerà questo punto di discussione e genererà una bozza di email in base alle indicazioni fornite.
Provate ClickUp Brain
Personalizzate la bozza generata a vostro piacimento. ClickUp Brain offre anche altre opzioni:
- Copiare il testo dell'email generato.
- Se necessario, fate clic su Prova ancora per indicare a ClickUp Brain di generare una versione diversa dell'email basata sullo stesso argomento.
Rispondere a un'email esistente con ClickUp Brain
Nell'area di lavoro di ClickUp, posizionare l'email a cui si desidera rispondere. Quindi, fare clic sul thread di email per aprirlo.
Nella casella di risposta, digitare il carattere del comando slash '/' seguito da reply e premere Invio. ClickUp Brain vi fornirà due metodi per creare una risposta:
- Creare il vostro discorso riepilogando/riassumere i punti chiave della vostra risposta nel campo designato
- Utilizzare modelli di prompt già pronti come punto di partenza per la risposta, risparmiando tempo e lavoro richiesto. Se si sceglie un prompt già scritto, potrebbe essere necessario inserire dettagli specifici per personalizzarlo per il thread email.
- Una volta che avete un argomento di conversazione, ClickUp Brain genererà una bozza di email di risposta basata sui vostri input. A questo punto, in modo simile all'email generata per le nuove email, è possibile:
- Copiare il testo di risposta
- Fare clic su Prova di nuovo per indicare a ClickUp Brain di generare un'altra versione di risposta utilizzando lo stesso argomento
Provate ClickUp Brain
Nota: ClickUp Brain funziona anche con Documenti ClickUp per migliorare il processo di creazione dei testi.
Utilizzate ClickUp Brain per:
- Fare un brainstorming di idee per i contenuti e utilizzare le migliori nei documenti
- Generare varianti di copy e headline per i test A/B
- Correggere i documenti alla ricerca di errori grammaticali e di ortografia
- Riepilogare informazioni o dati complessi nei documenti e nelle attivitàRiepilogare le note delle riunioni 🐝
10 esempi di prompt per scrivere email con l'IA
Esploriamo dieci esempi di prompt per illustrare come ClickUp Brain vi aiuta a risparmiare tempo in vari scenari legati alle email:
1. Follow up di una riunione
Prompt: _Scrivi un'email che dia seguito ai punti chiave discussi durante la nostra riunione su [argomento della riunione] tenutasi il [data]. Includi elementi d'azione specifici per [nome] e [nome] e una Sequenza per completare l'opera.{\i}
ClickUp Brain output (esempio):
oggetto: Follow-Up sull'argomento della riunione - Elementi d'azione e scadenze_
caro Teams,_
spero che questa email vi trovi bene. Vi scrivo per dare seguito alla nostra produttiva riunione sull'argomento della riunione, svoltasi in data odierna. Di seguito sono riportati i punti chiave che abbiamo discusso, insieme agli elementi d'azione specifici assegnati ai singoli e alle tempistiche previste per il completamento
**Elementi d'azione: *Sono stati assegnati ai singoli individui e le tempistiche previste per il completamento
- Nome 1:_ _Sei stato incaricato di svolgere un elemento d'azione specifico. Si tratta di un elemento cruciale per la sua importanza. La scadenza di questa attività è impostata su una data specifica
- Nome 2: La tua azione comporta un elemento d'azione specifico. Questo ci permetterà di ottenere un beneficio o un risultato. Si prega di completare l'azione entro una data specifica.__Nome 2: _La sua azione prevede un elemento specifico
Timeline per il completamento:
- Nome 1_: elemento d'azione specifico da completare entro una data specifica
- Nome 2_: elemento d'azione specifico da completare entro una data specifica
assicuratevi di dare priorità a queste attività e di rispettare le scadenze, poiché sono fondamentali per la prossima fase del progetto. Se incontrate difficoltà o avete bisogno di ulteriori risorse, non esitate a contattarci.{\i}
manteniamo lo slancio e assicuriamoci di raggiungere i nostri traguardi. Grazie per il vostro continuo impegno e lavoro
i miei migliori saluti
il tuo nome
i suoi dati di contatto
Prova ClickUp Brain
2. Ricerca di informazioni da parte di un client
Prompt: _Creare un'email per richiedere ulteriori informazioni a [nome del cliente] riguardo a [nome del progetto]. In particolare, chiedete informazioni su [informazioni necessarie 1] e [informazioni necessarie 2]. Sottolineate l'importanza di queste informazioni per lo stato del progetto
ClickUp Brain (esempio):
oggetto: Informazioni necessarie per lo stato di avanzamento di [nome del progetto]
_Caro [Nome del cliente],{\i}
spero che questa email ti trovi bene
le scrivo per dare seguito al nostro progetto, [nome del progetto]. Per assicurarci di rimanere in carreggiata e di fornire i migliori risultati possibili, le chiedo gentilmente di darmi il suo contributo su alcuni dettagli.{\i}
in particolare, apprezzeremmo il suo parere su [informazioni necessarie 1] e [informazioni necessarie 2]. Queste informazioni saranno fondamentali per [spiegare come verranno utilizzate le informazioni]
vi preghiamo di farci sapere se avete domande o se avete bisogno di ulteriore assistenza nel fornire queste informazioni. Siamo a vostra disposizione
grazie per la vostra continua collaborazione
cordiali saluti
{\an8}Nome e cognome
3. Invio di una cortese promemoria
Prompt: Comporre un gentile promemoria e una copia dell'email _a [nome] riguardo all'imminente scadenza di [nome dell'attività] in [data]. Esprimete fiducia nella loro capacità di completare con successo l'attività
Output di ClickUp Brain (esempio):
oggetto: Promemoria: Si avvicina la scadenza per il ´[nome dell'attività]_
{\an8}Ciao, [nome], {\an8}
_Questa è un'amichevole promemoria per ricordare che la scadenza per completare [nome dell'attività] si sta avvicinando il giorno [data]. Siamo fiduciosi nelle sue competenze e capacità di portare a termine l'attività nei tempi previsti.{\i}
se avete fatto uno stato di avanzamento significativo e avete bisogno di ulteriore supporto per finalizzarlo, non esitate a contattarci. Saremo lieti di aiutarvi in qualsiasi modo
non vedo l'ora di vedere il vostro eccellente lavoro!
i nostri migliori saluti
{\a6}Il tuo nome è un nome che non ha bisogno di essere cambiato
4. Esprimere gratitudine
Prompt: _Scrivi un'email di ringraziamento a [nome] per il loro [specifico atto di gentilezza o assistenza]. Menziona brevemente l'impatto positivo che il loro contributo ha avuto ed esprimi il tuo apprezzamento
ClickUp Brain output (esempio):
oggetto: Grazie per il tuo [Atto specifico]!
{\an8}Caro [Nome],{\an8}
le scrivo per esprimerle la mia sincera gratitudine per il suo ´[specifico atto di gentilezza o di assistenza]. La sua disponibilità a [spiegare in che modo la sua azione è stata d'aiuto] è stata veramente apprezzata.{\i}
menzioni su come ha avuto un impatto positivo su di lei o sul progetto. È un piacere lavorare con colleghi come lei, che ci supportano e ci aiutano così tanto.{\i}
grazie ancora una volta.{\i}
cordiali saluti
{\a6}Il tuo nome...{\a6}
5. Programmazione di una riunione
Prompt: Componete un'email a programmare un incontro con [nome/i] per discutere di [argomento della riunione]. Suggerite un paio di orari potenziali entro la prossima settimana ed esprimete la vostra flessibilità per soddisfare la loro disponibilità.{\i}
ClickUp Brain output (esempio):
oggetto: Richiesta di riunione: Discutere [Argomento della riunione]_
{\an8}Ciao [nome/i],{\an8}
_Vorrei fissare una riunione per discutere più dettagliatamente di [argomento della riunione]. Sarà un'occasione preziosa per [spiegare lo scopo della riunione]
sono disponibile a riunirmi la prossima settimana in [suggerisci alcune date e orari specifici]. Mi faccia sapere in quale fascia oraria lavora meglio, o se ha in mente orari alternativi.{\i}
non vedo l'ora di entrare in connessione!
i miei migliori saluti,{\i}
{\a6}Il tuo nome è un nome che non ha bisogno di essere cambiato
6. Presentarsi
Prompt: _Crea un'email di presentazione per te stesso a [nome] nel tuo nuovo ruolo presso [nome dell'azienda]. Menziona brevemente il tuo background ed esprimi interesse per la connessione e la collaborazione
ClickUp Brain output (esempio):
oggetto: Introduzione: [Nome] - Nuovo [Titolo del lavoro]] presso [Nome dell'azienda]_
{\an8}Caro [Nome],{\an8}
ti scrivo per presentarmi come [Il tuo nome]], il nuovo [Il tuo titolo di lavoro] presso [Nome dell'azienda]]. Sono entusiasta di entrare a far parte del team di marketing e di contribuire a [menzione di un'area specifica del lavoro dell'azienda]
in precedenza ho lavorato presso [azienda precedente] dove ho [descrivere brevemente la sua esperienza]. Ho una solida esperienza in [menzione delle competenze pertinenti] e una passione per [menzione dell'area di competenza]
ho familiarizzato con il vostro lavoro su [menzionare qualcosa di specifico che avete trovato sul loro lavoro] e credo che ci possano essere opportunità di collaborazione in futuro. Sarei grato di potervi incontrare presto per saperne di più sul vostro ruolo ed esplorare potenziali sinergie
la prego di farmi sapere se è disponibile per una breve telefonata o per una chat virtuale al caffè, quando preferisce
grazie per il suo tempo e non vedo l'ora di entrare in connessione!
cordiali saluti
{\an8}Non è un nome da poco
7. Consegnare cattive notizie
Prompt: _Componete un'email a [nome] che li informi di [notizie negative]. Esprimete empatia per la loro situazione e offrite assistenza o risorse disponibili
ClickUp Brain output (esempio):
oggetto: Riguardo a [Breve descrizione della cattiva notizia]_
{\an8}Caro [Nome],{\an8}
le scrivo per informarLa su [spiegare la cattiva notizia in modo chiaro e conciso]. Capisco che questa notizia possa essere deludente e mi scuso sinceramente per gli eventuali disagi che potrebbe causare.{\i}
se applicabile, spiegare le ragioni della decisione. Abbiamo un grande valore per lei e vogliamo assicurarle che siamo qui per supportarla in questo momento.{\an8}[menzionare ciò che lei apprezza di loro]
offrite suggerimenti per soluzioni o risorse specifiche che potrebbero essere utili. Non esiti a contattarci in caso di domande o di necessità di ulteriore assistenza.{\i}
cordiali saluti
{\an8}[Il suo nome]
8. Richiesta di feedback
Prompt: _Disegnate un'email a [nome] che richieda il loro feedback su [nome del progetto] o su [deliverable specifico]. Delineate le aree specifiche su cui desiderate un feedback ed esprimete il vostro apprezzamento per il loro contributo
ClickUp Brain output (esempio):
oggetto: Feedback richiesto: [Nome del progetto] o [Fornitura specifica]_
{\an8}Caro [Nome],{\an8}
le scrivo per sollecitare il Suo prezioso feedback su [nome del progetto] o [consegna specifica]. Le sue intuizioni e la sua esperienza saranno molto apprezzate
in particolare, mi interesserebbe il vostro feedback su [menzione di aree specifiche su cui vorreste avere un riscontro, ad esempio chiarezza, funzione, design]. Il suo punto di vista sarà cruciale per aiutarci a [spiegare come verrà utilizzato il contenuto generato dal _feedback]
sentitevi liberi di essere sinceri e di fornire qualsiasi critica costruttiva. Diamo valore al vostro feedback onesto e ci sforziamo di migliorare continuamente il nostro lavoro.{\i}
grazie in anticipo per il vostro tempo e la vostra considerazione
i nostri migliori saluti
{\an8}Il suo nome...{\an8}
9. Offrire assistenza o supporto
Prompt: _Crea un'email a [nome] offrendo la tua assistenza per [attività o sfida specifica]. Nota brevemente la tua esperienza o le tue capacità ed esprimi la tua disponibilità a collaborare
ClickUp Brain output (esempio):
oggetto: Offerta di supporto per [attività o sfida specifica]_
{\an8}Ciao [Nome],{\an8}
_Mi sono imbattuto nel tuo recente post/messaggio riguardante [menzione dell'attività o della sfida specifica]. Ho notato che stavi incontrando [menzionare brevemente la difficoltà] e volevo offrirti il mio aiuto.{\i}
ho esperienza in [menzionare l'esperienza pertinente] e credo di poterti aiutare con [spiegare come puoi aiutarmi]. Sono felice di discuterne ulteriormente e di vedere se c'è un modo in cui posso contribuire al vostro esito positivo.{\i}
non esitate a contattarmi se siete interessati a collaborare o avete bisogno di assistenza
i miei migliori saluti
{\a6}Il vostro nome
Provate ClickUp Brain
10. Negoziare una scadenza
Prompt: Componete un'email a [nome nel corpo dell'email_] richiedendo un'estensione della scadenza per [nome dell'attività]. Spiegate il motivo del ritardo e proponete una nuova scadenza realistica. Esprimete il vostro impegno a completare l'attività con un'alta qualità.{\i}
Output di ClickUp Brain (esempio):
oggetto: Richiesta di estensione della scadenza: [Nome dell'attività]_
{\an8}Caro [Nome],{\an8}
le scrivo per richiedere un'estensione della scadenza per [nome dell'attività], che doveva essere consegnata il [scadenza originale]. A causa di [spiegare il motivo del ritardo in modo professionale, conciso e tempestivo], prevedo di aver bisogno di ulteriore tempo per garantire un completamento di alta qualità_
propongo una nuova scadenza pari a [nuova scadenza realistica]. Questo lasso di tempo mi consentirà di [spiegare come verrà utilizzato il tempo aggiuntivo per raggiungere un'elevata qualità]. Comprendo l'importanza della riunione delle scadenze e mi scuso per gli inconvenienti causati da questo ritardo.{\i}
mi impegno a fornire un lavoro eccellente su questa attività. Mi faccia sapere se la nuova scadenza proposta è di suo gradimento. Sarò lieto di discuterne ulteriormente o di rispondere a qualsiasi domanda
grazie per la vostra comprensione e flessibilità
cordiali saluti
{\a6}Il suo nome
*Relative:{\i} Strumenti per la produttività delle email provati e riprovati*
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Oltre a ClickUp Brain, ClickUp offre anche potenti funzionalità di gestione delle attività, collaborazione e monitoraggio del tempo che possono aiutare i team a lavorare meglio insieme in modo produttivo. Iscriviti gratis.