"Efficienza è fare meglio ciò che è già terminato" ha scritto Peter Drucker, il padre del management moderno, ne parla come di un fattore chiave per l'ottimizzazione aziendale.
In tutti i settori, aree geografiche, dimensioni e tipologie, l'efficienza è un modo fondamentale con cui le aziende massimizzano la loro redditività. Che si tratti di ottimizzare una linea di produzione, ridurre i tempi di consegna della pizza o migliorare la produttività degli sviluppatori, l'efficienza riduce i costi e aumenta i ricavi.
In questo post esploriamo un tipo specifico di efficienza, l'efficienza di flusso, che apre una nuova prospettiva nella gestione delle operazioni.
**Che cos'è l'efficienza di flusso?
L'efficienza di flusso è la proporzione di tempo attivo che si dedica all'esecuzione di un'attività rispetto al tempo totale che questa richiede.
Prendiamo l'esempio della preparazione della pizza. In genere si tratta di preparare l'impasto, preparare la salsa, assemblare la pizza, cuocerla e servirla al cliente in tabella.
- Se ognuno di questi cinque passaggi richiede 2 minuti, il tempo di esecuzione dell'attività è di 10 minuti
- Tuttavia, se c'è un ritardo di 6 minuti perché il forno non è disponibile, il tempo totale dell'attività è di 16 minuti
- L'efficienza del flusso è 10/14, pari al 62,5%
Nel project management contemporaneo, il raggiungimento di un'elevata efficienza di flusso è sinonimo di eccellenza operativa. Quindi, calcolarla con precisione è il primo passaggio per ottimizzare i processi.
**Come calcolare l'efficienza di flusso?
Il calcolo dell'efficienza di flusso è un processo semplice che prevede la comprensione del tempo speso per il lavoro attivo rispetto alla durata totale del ciclo di un'attività o di un progetto.
Ecco una guida in passaggi per aiutarvi a monitorare con precisione l'efficienza del flusso.
1. Delineare il significato di "attività"
A seconda del lavoro che si sta facendo, l'attività può essere un unico passaggio o una serie di passaggi multipli. Per calcolare l'efficienza del flusso, è necessario sapere in cosa consiste l'attività.
Ad esempio, in un team di ingegneria del software, se la vostra attività è il lancio di una funzionalità/funzione, potrebbe includere:
- Progettazione
- Sviluppo
- Test
- Distribuzione
Se utilizzate uno strumento di project management come ClickUp, potreste già avere impostato questa ripartizione. In caso contrario, niente paura! Qualsiasi strumento di mappatura dei processi può aiutarvi a mappare il tutto. Potete anche usare ClickUp Whiteboard per delineare il flusso di lavoro collaborativo del team.
Mappatura dei processi con ClickUp
2. Calcolo del tempo di lavoro attivo
Il tempo di lavoro attivo è costituito dalle settimane/giorni/ore in cui l'attività viene svolta attivamente. Nel progetto software che abbiamo visto sopra, questo è il numero di ore in cui un progettista sta codificando il software o un analista della qualità sta eseguendo i test.
Il modo migliore per acquisire queste informazioni è il monitoraggio del tempo dedicato a ciascuna attività. Monitoraggio del tempo con ClickUp consente a ogni membro del team di monitorare il proprio tempo di lavoro attivo avviando un timer o aggiungendolo manualmente.
Organizzatevi meglio e utilizzate meglio il vostro tempo utilizzando il monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp
Supponiamo che il team di ingegneria del software lavori su ogni attività nel modo seguente.
- Progettazione: 10 ore
- Sviluppo: 24 ore
- Test: 4 ore
- Distribuzione: 2 ore
Il tempo di lavoro attivo totale è di 40 ore o una persona a settimana.
È importante notare che un test di quattro ore non significa che possa essere eseguito in mezza giornata. A seconda della disponibilità, della capacità, dell'urgenza, della priorità e così via, l'analista della qualità può fare tutto in una volta sola o distribuirlo nell'arco di una settimana.
3. Calcolo della durata totale del ciclo
La durata totale del ciclo è quella che intercorre tra l'inizio dell'attività e il suo completamento, includendo sia il lavoro attivo che il tempo di inattività. In genere si misura in giorni/settimane anziché in ore.
Il modo più semplice per calcolare la durata totale del ciclo è la data di completamento-data di inizio. Quindi, se la progettazione è iniziata il 1° gennaio e il deployment è stato completato il 28 gennaio, la durata del ciclo è di quattro settimane-persona.
Con ClickUp è possibile assegnare una data di inizio e una data di fine a ogni attività, rendendo straordinariamente facile trovare la durata del ciclo.
4. Calcolo dell'efficienza del flusso
Una volta ottenuto il tempo totale attivo e la durata totale del ciclo, utilizzare la formula seguente per misurare l'efficienza del flusso.
Efficienza del flusso = (tempo di lavoro attivo/tempo totale di ciclo)×100
Estendendo l'esempio precedente: Efficienza di flusso = (una persona-settimana/4 persone-settimane)x100 = 25%
5. Imparare i gap di efficienza del flusso
Nell'esempio precedente, il 75% del tempo, ovvero tre persone-settimana, non è tempo di lavoro attivo. Si tratta di tempo trascorso in attesa/differenza: in attesa di un feedback, in attesa che gli altri membri del team completino le loro attività o in attesa dell'approvazione per passare alla fase successiva.
Il miglioramento dell'efficienza del flusso inizia con la riduzione dei tempi di attesa. Prima di mostrare come collocare l'efficienza del flusso nel contesto di altre metriche correlate,
Altri KPI relativi all'efficienza del flusso
Sebbene la metrica dell'efficienza del flusso sia importante per i project manager, da sola non significa molto. Ad istanza, con un'efficienza di flusso del 25%, i membri del team sono produttivi?
A valore nominale, potrebbe sembrare che il team stia sprecando il 75% del proprio tempo. Ma non è vero. I team potrebbero lavorare su quattro funzionalità (cioè flussi) in parallelo, con una produttività pari al 100% del tempo.
Per evitare questa confusione, è essenziale capire l'efficienza dei flussi in relazione ad altre metriche.
Produttività
Il throughput misura la quantità di lavoro completato in un determinato periodo. È un indicatore diretto della produttività di un team. Per un team di ingegneria del software, il throughput sarebbe il numero di funzionalità lanciate in un determinato periodo di tempo.
Quindi, il vostro team potrebbe lanciare dieci funzionalità/funzione in quattro settimane, e il vostro throughput è dieci, anche se la vostra efficienza di flusso è ancora del 25%.
Lead time Lead time è il tempo totale che intercorre tra la richiesta di un'attività e la sua consegna. Comprende sia il tempo di lavoro attivo che il tempo di inattività. Nello sviluppo di un prodotto, questo tempo va da quando un cliente o un membro del team aziendale fa una richiesta a quando questa viene messa in produzione.
Oltre al tempo di lavoro attivo/durata ciclo, il lead time comprende anche il tempo necessario per scrivere le storie degli utenti, assegnare le priorità, assegnare le risorse, ecc. Quindi, se il team è impegnato per i prossimi sei mesi con rilasci già pianificati, il lead time può essere di sette mesi, anche se l'efficienza del flusso è del 25%.
Utilizzo delle risorse
L'utilizzo delle risorse monitora l'efficacia con cui un team o un'organizzazione utilizza le risorse disponibili, compresi il personale, gli strumenti e il tempo.
Se l'efficienza del flusso è pari al 25% e il vostro utilizzo delle risorse è anche del 100%, è chiaro che non è possibile accettare altri lavori. Se l'utilizzo delle risorse è anche del 25%, significa che si ha la capacità di fare molto di più.
meglio gestione delle risorse con la visualizzazione del Carico di lavoro di ClickUp
Limiti di lavoro in corso (WIP)
I limiti al lavoro in corso (WIP) limitano il numero di attività o progetti che possono essere in corso in un dato momento. Si usa per garantire che i lavori richiesti siano concentrati sul completamento delle attività prima di iniziarne di nuove, riducendo così la durata ciclo e aumentando la produttività.
I limiti del WIP contribuiscono ad aumentare l'efficienza del flusso dando priorità alle attività già iniziate.
Insieme, queste metriche possono essere utili per migliorare costantemente l'efficienza del flusso. Ecco come utilizzarle nei processi di ottimizzazione.
Consigli per migliorare l'efficienza del flusso
Il primo passaggio per migliorare l'efficienza del flusso è il calcolo accurato e l'identificazione delle lacune. Sulla base di queste informazioni, provate a seguire i seguenti suggerimenti.
Impostazione dei limiti di lavoro in corso (WIP)
Dovrebbe essere ovvio non iniziare nuovi lavori quando quelli in corso sono ancora incompleti. Avere troppe attività aperte può ritardarle tutte. Una buona prioritizzazione del backlog può aiutare a massimizzare il valore degli elementi in fase di sviluppo.
Usate ClickUp per impostare i limiti di lavoro in corso (WIP) sulle Bacheche, assicurando che i carichi di lavoro siano gestibili e che ogni attività riceva l'attenzione che merita.
impostazione dei limiti dei lavori in corso (WIP) su ClickUp_
Tuttavia, questo può diventare controproducente nelle organizzazioni complesse per le attività in più passaggi. Per istanza, se si fa attendere uno sviluppatore fino alla distribuzione della funzionalità/funzione, si avranno almeno otto ore di inattività, con un impatto sull'efficienza del flusso.
Utilizzate i limiti del lavoro in corso (WIP) in collaborazione con la produttività del team, il carico di lavoro e la produttività per ottimizzare i risultati.
Automazioni dei flussi di lavoro
Automazione di attività semplici e ripetitive per snellire i processi flusso. I team di ingegneri utilizzano continuamente l'automazione dei test per raggiungere questo obiettivo.
Con il software di project management ClickUp, i project manager possono anche automatizzare attività di amministratore come l'assegnazione di utenti, la creazione di reportistica e l'invio di follow-up/notifiche.
Le automazioni migliorano l'efficienza del flusso medio:
Eliminazione delle attività di amministratore: Se il divario nell'efficienza del flusso è dovuto al project management vincoli di risorse nel rivedere tutte le attività completate, l'automazione può eliminarla efficacemente
Prevenire i ritardi: L'impostazione di promemoria automatici per notificare ritardi/deviazioni può aiutare a gestire la situazione in anticipo
Eliminare le dipendenze e i colli di bottiglia: Supponiamo che il progettista abbia completato il suo passaggio e che debba essere assegnato a uno sviluppatore. Quando questo è manuale, dipende dalla disponibilità del project manager.
Quando si automatizza questo processo, le attività possono passare automaticamente dall'elenco "progettazione" all'elenco "sviluppo", dal quale gli sviluppatori possono assegnare le attività a se stessi e iniziare il lavoro. Questo non solo migliora l'efficienza, ma crea anche titolarità e account tra i membri del team.
snellire i processi e identificare i colli di bottiglia con ClickUp_
Gestire meglio le risorse Allocazione delle risorse gioca un ruolo chiave nell'efficienza del flusso in un processo complesso e a più passaggi. Ad istanza, occorrono quattro ore per progettare una funzionalità e 24 ore per svilupparla. Ciò significa che nel tempo che uno sviluppatore impiega per il codice, il progettista può creare sei funzionalità/funzione.
Quindi, anche secondo l'interpretazione più cruda, questo progetto ha bisogno solo di 1/6 di un progettista per ogni sviluppatore. O sei sviluppatori per ogni progettista. Questo potrebbe richiedere alcuni livellamento delle risorse .
Capire i dettagli e pianificare le risorse di conseguenza. Eliminare attivamente i colli di bottiglia e pianificare un flusso di lavoro continuo. Gestione delle risorse di ClickUp è stata progettata proprio per consentire questo tipo di gestione.
Per un'efficace pianificazione delle risorse, adattate e personalizzate un piano di modello per la pianificazione delle risorse .
Incoraggiare la collaborazione del team
La maggior parte delle inefficienze del flusso si verificano durante i passaggi di mano. Un progettista e uno sviluppatore potrebbero aver bisogno di qualche ora per trasferire le conoscenze prima che quest'ultimo possa iniziare a lavorare attivamente su quella funzionalità/funzione. Il miglioramento del processo richiede una migliore collaborazione tra i team.
Le funzionalità di collaborazione di ClickUp, come i commenti annidati, i documenti condivisi, la modifica in tempo reale, la vista Team e così via, consentono ai membri del team di comunicare e collaborare senza sforzo.
Avete una domanda? Lasciate un commento. Non conoscete i criteri di accettazione? Consultate la descrizione dell'attività. Volete saperne di più sul caso d'uso? Leggete la storia dell'utente su ClickUp Documenti. Ancora dubbi? Vedete chi è online e chiedetegli aiuto!
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Tieni sempre gli occhi sul premio
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Monitoraggio dell'efficienza del flusso su ClickUp Dashboard
Migliorare l'efficienza del flusso con ClickUp
La domanda fondamentale che guida qualsiasi iniziativa di eccellenza operativa è: "È il meglio che possiamo fare?" Il più delle volte la risposta è no.
Per migliorare continuamente, oggi le organizzazioni hanno bisogno di un approccio strategico per eliminare le lacune, ridurre al minimo le inefficienze e ottimizzare i flussi di lavoro. Questo approccio comprende intuizioni, azioni e automazioni. ClickUp consente tutto questo e molto altro.
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Domande sull'efficienza del flusso
1. Da dove viene misurata l'efficienza di flusso?
Misuriamo l'efficienza del flusso per ridurre al minimo i tempi improduttivi/di inattività nel flusso di lavoro. Una buona efficienza del flusso garantisce che il prodotto possa essere spedito non appena terminato il lavoro attivo.
2. Perché l'efficienza del flusso è importante?
L'efficienza del flusso è il rapporto tra il lavoro attivo e il tempo totale di consegna. È importante perché aiuta le organizzazioni a ridurre il tempo necessario per soddisfare le richieste dei clienti. Per istanza, se avete bisogno di 2 giorni di lavoro attivo per creare un prodotto, ma avete una durata ciclo di 20 giorni per consegnarlo, la vostra efficienza di flusso è del 10%.
Ciò dimostra che, riducendo la durata del ciclo, è possibile aumentare la produzione e massimizzare i ricavi in modo significativo.