Come calcolare l'efficienza di flusso per migliorare la produttività

"L'efficienza consiste nel fare meglio ciò che già si sta facendo", ha scritto Peter Drucker, il padre del management moderno, parlando di questo fattore chiave nell'ottimizzazione aziendale.

In tutti i settori, aree geografiche, dimensioni e tipologie, l'efficienza è un fattore fondamentale che consente alle aziende di massimizzare la propria redditività. Che si tratti di ottimizzare una linea di produzione, ridurre i tempi di consegna delle pizze o migliorare la produttività degli sviluppatori, l'efficienza riduce i costi e aumenta i ricavi.

In questo post del blog esploriamo un tipo specifico di efficienza, l'efficienza dei flussi, che apre una nuova prospettiva nella gestione delle operazioni.

Che cos'è l'efficienza del flusso?

L'efficienza del flusso è il rapporto tra il tempo attivo che dedichi all'esecuzione di un'attività e il tempo totale richiesto dall'attività stessa.

Prendiamo come esempio la preparazione della pizza. In genere comporta la preparazione dell'impasto, la preparazione della salsa, l'assemblaggio della pizza, la cottura e il servizio al cliente al tavolo.

Nel project management contemporaneo, raggiungere un'elevata efficienza di flusso è sinonimo di eccellenza operativa. Pertanto, calcolarla con precisione è il primo passaggio per ottimizzare i tuoi processi.

Come calcolare l'efficienza del flusso?

Il calcolo dell'efficienza del flusso è un processo semplice che richiede la comprensione del tempo dedicato al lavoro attivo rispetto alla durata ciclo di un'attività o di un progetto.

Ecco una guida passo passo per aiutarti nel monitoraggio preciso dell'efficienza dei flussi.

1. Definisci cosa comporta un'"attività"

A seconda del lavoro che stai svolgendo, l'attività può essere composta da un unico passaggio o da una serie di passaggi multipli. Per calcolare l'efficienza del flusso, devi sapere in cosa consiste la tua attività.

Ad esempio, se la tua "attività" come team di ingegneri software è il lancio di una nuova funzionalità/funzione, questo potrebbe includere:

Se utilizzi uno strumento di project management come ClickUp, potresti già avere questa suddivisione impostata. In caso contrario, non preoccuparti! Qualsiasi strumento di mappatura dei processi può aiutarti a pianificarlo. Puoi anche utilizzare ClickUp Whiteboard per delineare il flusso di lavoro collaborativo del team.

2. Calcola il tempo di lavoro attivo

Il tempo di lavoro attivo è rappresentato dalle settimane/giorni/ore in cui si lavora attivamente all'attività. Nel progetto software che abbiamo visto sopra, si tratta del numero di ore in cui un progettista scrive il codice del software o un analista della qualità esegue i test.

Il modo migliore per acquisire queste informazioni è monitorare il tempo dedicato a ciascuna attività. Il monitoraggio del tempo di ClickUp consente a ogni membro del team di monitorare il proprio tempo di lavoro attivo avviando un timer o aggiungendolo manualmente.

Supponiamo che il team di ingegneri software lavori su ciascuna attività nel modo seguente.

Il tempo di lavoro attivo totale è di 40 ore o una settimana lavorativa per persona.

È importante notare che il fatto che il test richieda quattro ore non significa che possa essere completato in mezza giornata. A seconda della disponibilità, della capacità, dell'urgenza, della priorità, ecc., l'analista della qualità può eseguirlo in una sola volta o distribuirlo nell'arco di una settimana.

3. Calcola la durata ciclo totale

La durata del ciclo è la durata che intercorre tra l'inizio e la completa esecuzione di un'attività, compresi sia il tempo di lavoro attivo che quello di inattività. In genere viene misurata in giorni/settimane anziché in ore.

Il modo più semplice per calcolare la durata ciclo totale è la data di completamento meno la data di inizio. Quindi, se la progettazione è iniziata il 1° gennaio e l'implementazione è stata completata il 28 gennaio, la durata ciclo è di quattro settimane-persona.

Con ClickUp, puoi assegnare una data di inizio e una data di fine a ogni attività, rendendo estremamente facile individuare la durata ciclo.

4. Calcola l'efficienza del flusso

Una volta calcolati il tempo attivo totale e la durata ciclo totale, utilizza la formula riportata di seguito per misurare l'efficienza del flusso.

Efficienza del flusso = (Tempo di lavoro attivo/Durata ciclo totale) × 100

Estendendo l'esempio sopra riportato: Efficienza del flusso = (una settimana-persona/4 settimane-persona) x 100 = 25%

5. Scopri le lacune nell'efficienza dei flussi

Nel nostro esempio sopra riportato, il 75% del tempo, ovvero tre settimane-persona, non è tempo di lavoro attivo. Si tratta di tempo trascorso in attesa/inattività: in attesa di feedback, in attesa che altri membri del team completino le loro attività o in attesa dell'approvazione per passare alla fase successiva.

Il miglioramento dell'efficienza dei flussi inizia con la riduzione dei tempi di attesa. Prima di mostrarti come inserire l'efficienza dei flussi nel contesto di altre metriche correlate,

Altri KPI relativi all'efficienza del flusso

Sebbene la metrica dell'efficienza del flusso sia importante per i project manager, di per sé non significa molto. Ad esempio, con un'efficienza del flusso del 25%, i membri del team sono produttivi?

A prima vista, potrebbe sembrare che il tuo team stia sprecando il 75% del proprio tempo. Ma non è vero. I tuoi team potrebbero lavorare su quattro funzionalità/funzioni (cioè flussi) in parallelo, avendo una produttività al 100% del tempo.

Per evitare tale confusione, è essenziale comprendere l'efficienza del flusso in relazione ad altre metriche.

Produttività

Il throughput misura la quantità di lavoro completato in un determinato periodo. È un indicatore diretto della produttività di un team. Per un team di ingegneri software, il throughput sarebbe il numero di funzionalità/funzioni lanciate in un determinato periodo di tempo.

Quindi, il tuo team potrebbe lanciare dieci funzionalità/funzioni in quattro settimane e la tua produttività sarebbe dieci, anche se la tua efficienza di flusso è ancora del 25%.

Lead time

Il lead time è il tempo totale che intercorre tra la richiesta di un'attività e la sua consegna. Comprende sia il tempo di lavoro attivo che il tempo di inattività. Nello sviluppo dei prodotti, si tratta del tempo che intercorre tra la richiesta da parte di un cliente o di un membro del team aziendale e il momento in cui viene avviata la produzione.

Oltre al tempo di lavoro attivo/durata ciclo, il lead time include anche il tempo necessario per scrivere le user story, assegnare loro una priorità, assegnare le risorse, ecc. Quindi, se il tuo team è impegnato per i prossimi sei mesi con release già pianificate, il tuo lead time potrebbe essere di sette mesi, anche se l'efficienza del flusso è del 25%.

Utilizzo delle risorse

Il monitoraggio dell'utilizzo delle risorse tiene traccia dell'efficacia con cui un team o un'organizzazione utilizza le risorse disponibili, inclusi personale, strumenti e tempo.

Se la tua efficienza di flusso è del 25% e anche l'utilizzo delle risorse è del 100%, è chiaro che non puoi assumerti altro lavoro. Se anche l'utilizzo delle risorse è del 25%, significa che hai la capacità di fare molto di più.

Limiti del lavoro in corso (WIP)

I limiti di lavoro in corso (WIP) limitano il numero di attività o progetti che possono essere in corso in un dato momento. Vengono utilizzati per garantire che il lavoro richiesto sia concentrato sul completamento delle attività prima di iniziarne di nuove, riducendo così la durata ciclo e aumentando la produttività.

I limiti del lavoro in corso (WIP) aiutano ad aumentare l'efficienza del flusso dando priorità alle attività già avviate.

Insieme, queste metriche possono essere utili per migliorare continuamente l'efficienza dei flussi. Ecco come puoi utilizzarle nei tuoi processi di ottimizzazione.

Suggerimenti per migliorare l'efficienza del flusso

Il primo passaggio per migliorare l'efficienza dei flussi è calcolarla con precisione e identificare le lacune. Sulla base di queste informazioni, prova i seguenti suggerimenti.

Imposta i limiti del lavoro in corso (WIP)

È ovvio che non si dovrebbe iniziare un nuovo lavoro quando quelli attuali sono ancora incompleti. Avere troppi compiti aperti può ritardarli tutti. Una buona prioritizzazione del backlog può aiutare a massimizzare il valore degli elementi in fase di sviluppo.

Utilizza ClickUp per impostare limiti di lavoro in corso (WIP) sulle bacheche, assicurandoti che i carichi di lavoro siano gestibili e che ogni attività riceva l'attenzione che merita.

Tuttavia, questo può diventare controproducente in organizzazioni complesse per attività che richiedono più passaggi. Ad esempio, se fai aspettare uno sviluppatore fino a quando la funzionalità/funzione non viene implementata, avrai almeno otto ore di tempo di inattività, con un impatto sull'efficienza del flusso.

Utilizza i limiti del lavoro in corso (WIP) in collaborazione con la produttività del team, il carico di lavoro e la produttività per ottimizzare i risultati.

Automatizza i flussi di lavoro

Automatizza le attività semplici e ripetitive per ottimizzare il flusso dei processi. I team di ingegneri utilizzano costantemente l'automazione dei test per raggiungere questo obiettivo.

Con il software di project management ClickUp, i project manager possono anche automatizzare attività amministrative come l'assegnazione degli utenti, la creazione di report e l'invio di follow-up/notifiche.

Le automazioni migliorano l'efficienza media del flusso attraverso:

Accelerazione delle attività amministrative: se il divario nell'efficienza dei flussi è dovuto alle limitazioni delle risorse del project manager nella revisione di tutte le attività completate, le automazioni possono eliminarlo in modo efficace.

Prevenire i ritardi: impostare promemoria automatici per segnalare ritardi/deviazioni può aiutarti a tenere sotto controllo la situazione in anticipo.

Eliminazione delle dipendenze e dei colli di bottiglia: supponiamo che il progettista abbia completato il suo passaggio e che sia necessario assegnare il lavoro a uno sviluppatore. Quando questa operazione viene eseguita manualmente, dipende dalla disponibilità del project manager.

Quando automatizzi questo processo, le attività possono passare automaticamente dall'elenco "progettazione" all'elenco "sviluppo", da cui gli sviluppatori possono assegnare le attività a se stessi e iniziare a lavorare. Questo non solo migliora l'efficienza, ma crea anche titolarità e responsabilità tra i membri del team.

Gestisci meglio le risorse

L'allocazione delle risorse gioca un ruolo chiave nell'efficienza del flusso in un processo complesso e articolato in più passaggi. Ad esempio, occorrono quattro ore per progettare una funzionalità/funzione e 24 ore per svilupparla. Ciò significa che nel tempo impiegato da uno sviluppatore per scrivere il codice, il progettista può creare sei funzionalità/funzioni.

Quindi, anche nella sua interpretazione più approssimativa, questo progetto richiede solo 1/6 di un designer per ogni sviluppatore. Oppure sei sviluppatori per ogni designer. Ciò potrebbe richiedere un certo livellamento delle risorse.

Comprendi i dettagli essenziali e pianifica le risorse di conseguenza. Elimina attivamente i colli di bottiglia e pianifica un flusso di lavoro senza interruzioni. Le funzionalità/funzioni di gestione delle risorse di ClickUp sono progettate proprio per questo.

Per partire con il piede giusto nella pianificazione efficace delle risorse, adatta e personalizza un modello di pianificazione delle risorse.

Incoraggia la collaborazione tra i membri del team

La maggior parte delle inefficienze di flusso si verificano durante i passaggi di consegne. Un progettista e uno sviluppatore potrebbero aver bisogno di alcune ore per trasferire le conoscenze prima che quest'ultimo possa iniziare a lavorare attivamente su quella funzionalità/funzione. Tale miglioramento del processo richiede una migliore collaborazione tra i team.

Le funzionalità di collaborazione di ClickUp, come i commenti nidificati, i documenti condivisi, la modifica in tempo reale, la visualizzazione chat, ecc. , consentono ai membri del team di comunicare e collaborare senza sforzo.

Hai una domanda? Lascia un commento. Non conosci i criteri di accettazione? Consulta la descrizione dell'attività. Hai bisogno di ulteriori informazioni sul caso d'uso? Leggi la storia dell'utente su ClickUp Docs. Ancora indeciso? Guarda chi è online e chiedi aiuto!

ClickUp crea una solida area di lavoro virtuale che riduce le lacune comunicative e rende il flusso di lavoro più efficiente.

Tieni sempre gli occhi puntati sull'obiettivo

Informazioni pertinenti, accurate e significative sono alla base dell'ottimizzazione dell'efficienza. Imposta repost in tempo reale sulle dashboard di ClickUp personalizzate in base alle metriche che ti interessano, compresa l'efficienza del flusso.

Migliora l'efficienza del flusso con ClickUp

La domanda fondamentale che sta alla base di qualsiasi iniziativa di eccellenza operativa è: "È il meglio che possiamo fare?" Il più delle volte, la risposta è no.

Per un miglioramento continuo, le organizzazioni odierne necessitano di un approccio strategico volto a eliminare le lacune, ridurre al minimo le inefficienze e ottimizzare i flussi di lavoro. Questo approccio include approfondimenti, azioni e automazioni. ClickUp consente tutto questo e molto altro ancora.

Con dashboard e strumenti di reportistica progettati per potenziare una buona gestione del project management, ClickUp si basa sui dati.

Integrando note, attività, progetti, risorse e strumenti collaborativi in un'unica piattaforma, ClickUp semplifica l'esecuzione delle azioni.

Modelli predefiniti, oltre 100 automazioni e ClickUp Brain ti liberano dalle attività più noiose, consentendoti di concentrarti su ciò che conta davvero.

Crea prodotti migliori, dall'inizio alla fine e oltre. Prova ClickUp gratis oggi stesso.

Domande frequenti sull'efficienza dei flussi

1. Perché misuriamo l'efficienza dei flussi?

Misuriamo l'efficienza del flusso per ridurre al minimo i tempi improduttivi/di inattività nel flusso di lavoro. Una buona efficienza del flusso garantisce che il prodotto possa essere spedito non appena il lavoro attivo è stato terminato.

2. Perché l'efficienza dei flussi è importante?

L'efficienza del flusso è il rapporto tra il lavoro attivo e il tempo totale necessario per la consegna. È importante perché aiuta le organizzazioni a ridurre il tempo necessario per soddisfare la richiesta di un cliente. Ad esempio, se hai bisogno di 2 giorni di lavoro attivo per creare un prodotto, ma hai una durata ciclo di 20 giorni per la consegna, la tua efficienza del flusso è del 10%.

Ciò dimostra che riducendo la durata ciclo è possibile aumentare la produttività e massimizzare significativamente i ricavi.