Da fare: più di 10.000 container marittimi persi ogni anno in tutto il mondo? Se non compilate correttamente la polizza di carico, potreste avere difficoltà a ottenere un risarcimento per la perdita subita.
La polizza di carico (BoL) è un documento fondamentale quando si spedisce un inventario fisico, che si tratti di materie prime o di prodotti finiti. È un accordo legale tra il vettore e il destinatario (consignee) e una ricevuta documentata dell'inventario spedito.
La polizza di carico aiuta anche a definire chiaramente chi è responsabile di eventuali perdite, ritardi o danni. Ma non tutte le polizze di carico sono uguali. A seconda di cosa e come esportate, avrete bisogno di diversi tipi di polizze di carico.
Questo significa un sacco di scartoffie e un'alta probabilità di commettere errori. È qui che entrano in gioco i modelli di polizza di carico.
Se preferite lavorare con documenti in Microsoft Word, Excel, PDF o Fogli Google, vi offriamo i migliori modelli di polizze di carico in vari formati.
Cosa rende un buon modello di polizza di carico?
Una polizza di carico (BoL) è un contratto chiaro e completo tra mittente, vettore e destinatario. Deve includere tutti i dettagli essenziali necessari per una spedizione senza intoppi e per un potenziale ricorso legale.
Si tratta di un documento legale importante nel settore delle spedizioni e della logistica, e ci sono diversi formati che si possono utilizzare. Le BoL preconfezionate assicurano che ogni informazione sia presentata nel miglior modo possibile.
Un buon modello di polizza di carico dovrebbe avere sezioni chiaramente definite, come ad esempio:
- Dati del mittente: Nome, indirizzo, informazioni di contatto, ecc.
- Informazioni sul destinatario: Nome, indirizzo, informazioni di contatto, ecc.
- Descrizione della merce: Quantità, peso, dimensioni, valore, ecc.
- Istruzioni di spedizione: Modalità di trasporto, data di consegna, requisiti speciali, ecc.
Un buon modello di polizza di carico deve anche essere conforme ai requisiti legali, come ad esempio specificare:
- Limiti di responsabilità: L'importo massimo per cui il vettore è responsabile in caso di perdita o danno
- Disposizioni di indennizzo: Condizioni in base alle quali il mittente o il destinatario accetta di indennizzare il vettore per qualsiasi richiesta di risarcimento o danno
- Clausole sulla legge applicabile: La giurisdizione e le leggi che si applicano al contratto di trasporto
Il modello deve avere un design flessibile, che consenta di personalizzarlo per soddisfare le diverse esigenze di spedizione. Il modello deve garantire la coerenza tra più spedizioni e aiutare a prevenire errori e incongruenze utilizzando elenchi a discesa predefiniti, funzionalità di riempimento automatico, controlli di convalida dei dati, ecc.
Dovreste cercare un modello di polizza di carico che sia accessibile su diverse piattaforme e che sia compatibile con i formati di file più diffusi, come PDF ed Excel, per consentire una facile condivisione e distribuzione dei moduli di polizza.
Abbiamo stilato un elenco di sette modelli di polizze di carico che possono aiutarvi a semplificare il processo di spedizione.
7 Modelli di polizza di carico
Se gestite un'azienda utilizzando software di e-commerce o che lavorano nel settore delle spedizioni, un documento di carico è fondamentale.
Ecco sette modelli popolari tra cui scegliere:
1. Modello di modulo per polizza di carico di TForceFreight
via TForceFreight Se siete alla ricerca di una polizza di carico semplice, il modello Modulo per polizza di carico di TForceFreight è la scelta migliore.
Questo modello di polizza di carico è strutturato come un ordine di spedizione dettagliato e non negoziabile per le spedizioni nazionali. È ideale quando il mittente e il destinatario sono la stessa entità o la fattura di spedizione è prepagata.
È possibile utilizzare questo modello anche per spedizioni senza transazioni monetarie, come contributi, regali o donazioni.
Il modello offre ampio spazio per delineare le condizioni della spedizione, tra cui il metodo di spedizione concordato, le condizioni di consegna e le istruzioni speciali.
Può aiutarvi a snellire il processo di spedizione e a garantire la conformità alle norme di spedizione nazionali e agli standard del settore.
2. Modello di polizza di carico di CanadaCustoms
via CanadaDogana Il Modello di polizza di carico diretta di CanadaCustoms è un documento affidabile per la spedizione di merci in Canada.
Questo modello dimostra un accordo non negoziabile e legalmente vincolante tra il mittente e il vettore, mettendovi al riparo da potenziali malintesi, escalation o violazioni del dovere.
A differenza del modello precedente, questo BoL è breve e facile da usare. Il suo formato standardizzato riduce al minimo le possibilità di errore.
Questo modello include tutti i dettagli essenziali della spedizione, come l'identità e l'indirizzo del mittente, del destinatario e del vettore, oltre alla quantità, al peso, alla descrizione e al tipo di imballaggio utilizzato per la spedizione.
Come tutte le buone polizze di carico, include anche il numero unico della polizza di carico o il numero di identificazione della spedizione per facilitarne il monitoraggio e la consultazione.
3. Modello di polizza di carico in PDF di PDFFiller
via PDFFiller Il Modello di polizza di carico in PDF da PDFFiller potrebbe essere il vostro documento di riferimento per tenere traccia delle vostre merci in fase di monitoraggio. Questo modello aiuta a registrare i dettagli importanti della spedizione per riferimenti futuri. Ci sono varie sezioni da compilare, tra cui informazioni sull'ordine del cliente, informazioni sul vettore, lista di controllo del rimorchio caricato e del carico, descrizione della merce e altro ancora.
La parte migliore? È stato progettato per gestire più spedizioni in un unico documento.
Il risultato è che snellisce il processo di registrazione, rendendolo uno strumento indispensabile per i professionisti della logistica.
Grazie al suo formato PDF, potete facilmente salvare copie delle informazioni per i vostri archivi personali e inviarle a chiunque ne abbia bisogno.
4. Modulo per polizza di carico in Excel di WPSTemplate (compatibile con Fogli Google)
via Modello WPST Il Modulo per polizza di carico in Excel di WPSTemplate consente di creare documenti di spedizione professionali e conformi utilizzando la familiare interfaccia di Microsoft Excel. Questo modello può essere utilizzato anche con Fogli Google.
Grazie al suo design user-friendly, è possibile inserire e modificare facilmente i dettagli essenziali della spedizione, come le informazioni sul mittente e sul destinatario, la descrizione delle merci, ecc.
Il modello vi aiuterà a formattare automaticamente la polizza di carico, facendovi risparmiare tempo. Inoltre, è possibile modificare e aggiornare il modello secondo le necessità, rendendolo adatto a diverse situazioni di spedizione.
Questo modello segue gli standard industriali per le polizze di carico, garantendo la conformità e la legalità delle transazioni di spedizione. È adatto per documentare tutte le transazioni di spedizione, sia nazionali che internazionali.
È possibile adattarlo rapidamente poiché ha un formato generico che non si rivolge a settori specifici. È la scelta ideale se gestite un'azienda che necessita di un modello di polizza di carico flessibile per vari scenari di acquisto.
Salvatelo sul vostro software di logistica per personalizzarlo rapidamente in base alle diverse esigenze di spedizione.
5. Modello di polizza di carico in PDF di Fluix
via Fluix A volte è necessario un modello di polizza di carico avanzato con controlli di accesso superiori per garantire la sicurezza della spedizione. Se state spedendo merci di valore elevato o merci destinate a un destinatario che desidera mantenere privati i propri dati, il modello Modello di polizza di carico in PDF di Fluix è quello giusto per voi.
Solo gli utenti autore possono modificare i campi relativi al trasporto e al pagamento della polizza di carico, garantendo sicurezza e precisione. Questo aiuta gli spedizionieri a personalizzare facilmente la documentazione di spedizione.
È possibile utilizzare questo modello come polizza di carico diretta non negoziabile per qualsiasi modalità di trasporto.
Il layout pulito del modello lo rende visivamente attraente e intuitivo. È molto più flessibile e personalizzabile dei normali modelli PDF.
È anche possibile compilarlo come modulo web all'interno della piattaforma Fluix, un modo comodo e veloce per scalare le operazioni di spedizione. Sebbene non disponga di campi avanzati per scenari di fatturazione complessi, è la scelta perfetta per le piccole e medie imprese e i liberi professionisti che necessitano di un modello di polizza di carico versatile e ad accesso controllato.
6. Modello di polizza di carico marittima di Shipping Solutions
via Soluzioni di spedizione Questo modello di polizza di carico è stato progettato specificamente per le spedizioni marittime.
Il modello Modello di polizza di carico marittima di Shipping Solutions è un documento completo e affidabile che copre tutti gli aspetti necessari per la vostra spedizione via mare.
Questo modello funge sia da prova di un contratto legale di spedizione che da documento di titolo per il carico. Menziona i dettagli delle parti coinvolte nella spedizione, la descrizione della merce e le istruzioni per l'instradamento.
Questo modello di polizza di carico facilita anche il trasferimento della titolarità, il pagamento e lo sdoganamento delle merci spedite in modo che possano essere consegnate in modo sicuro.
Pur non essendo adatto ad altre modalità di trasporto, è ideale per le aziende che effettuano regolarmente spedizioni internazionali via mare.
7. Modello di polizza di carico di IncoDocs
via IncoDocs Da fare un modello di polizza di carico facile da usare ed efficace? Provate il modello modello di polizza di carico di IncoDocs . Questo modello vi aiuta a documentare facilmente tutti i dettagli importanti delle vostre transazioni di spedizione.
Il layout versatile e il design pulito lo rendono adatto a diverse spedizioni. Il modello include le informazioni del mittente, del destinatario e della parte notificata se il destinatario non è disponibile.
Che siate una piccola o una grande azienda, potete trarre vantaggio dall'uso della polizza di carico di IncoDocs per semplificare il processo di spedizione.
Altri strumenti logistici: ClickUp
Se solo un modello fosse sufficiente per semplificare tutte le vostre operazioni logistiche! Sappiamo che non è così.
La vostra azienda ha bisogno di una piattaforma di gestione logistica in grado di fare tutto.
ClickUp è principalmente una piattaforma di gestione logistica che può fare tutto piattaforma per il project management e la collaborazione che può essere utilizzata per gestire attività, flussi di lavoro e collaborazione relativi alla creazione e alla gestione delle polizze di carico e di altra documentazione per i vostri flussi logistici.
In altre parole, può rendere la quotidianità l'esecuzione di un progetto più facile, eliminando il lavoro delle aziende di logistica.
1. Le capacità di project management di ClickUp
Semplificate il vostro processo di fatturazione grazie allo strumento di Project Management di ClickUp
Come professionisti del settore delle spedizioni, dovete collaborare e comunicare con persone di tutto il mondo. Il project management di ClickUp offre a voi, al vostro team e ai vostri client una piattaforma centralizzata per gestire tutte le conversazioni, le comunicazioni, le attività, i flussi di lavoro, le consegne e altro ancora.
Il consolidamento di tutte le informazioni sulle spedizioni, i dettagli sui clienti e i documenti in un unico luogo elimina la necessità di fogli di calcolo ed email sparsi, migliorando la visibilità per tutte le parti interessate.
Inoltre, è possibile monitorare lo stato delle spedizioni in tempo reale grazie a Dashboard di ClickUp . Queste possono essere personalizzate per visualizzare metriche chiave come le tempistiche di consegna, i potenziali ritardi e l'allocazione delle risorse.
Questo vi aiuta a impostare e a raggiungere i vostri obiettivi indicatori di performance chiave del project management (KPI) per la vostra organizzazione.
Infine, utilizzando ClickUp Automazioni vi aiuterà ad automatizzare attività ripetitive come l'invio di aggiornamenti sulle spedizioni ai clienti o la generazione di reportistica, risparmiando tempo e riducendo l'errore umano.
2. La suite CRM di ClickUp
Utilizzate la suite CRM di ClickUp per gestire i dati, le attività e le comunicazioni per semplificare il vostro flusso logistico
È possibile semplificare i processi aziendali relativi alle spedizioni - comunicazioni con i client e flussi di fatturazione - grazie a Il CRM di ClickUp suite.
ClickUp CRM consente di avere a portata di mano le informazioni sui clienti, compresi i dati di contatto, lo storico delle spedizioni e tutte le interazioni passate. In questo modo il team commerciale ha una visualizzazione completa di ogni cliente e può personalizzare il proprio approccio nelle conversazioni con i clienti.
I rappresentanti commerciali possono inviare email, programmare chiamate e monitorare le interazioni direttamente all'interno di ClickUp, garantendo così un follow-up tempestivo e rafforzando le relazioni con i clienti.
Infine, è possibile accedere a funzionalità personalizzabili, come una gerarchia di cartelle ed elenchi per organizzare meglio le informazioni sui clienti, filtri e tag per individuare informazioni specifiche sulla fatturazione e report avanzati per identificare le aree di miglioramento e ottimizzare la strategia aziendale.
3. ClickUp Documenti
Utilizzate ClickUp Docs per creare contratti e documenti di fatturazione ClickUp Documenti possono trasformarsi in repository completi di conoscenze per la vostra azienda di spedizioni, archiviando documenti essenziali come:
- Politiche di spedizione: Delineano in modo chiaro i termini, le condizioni e i limiti di spedizione della vostra azienda
- Procedure operative standard (SOP): Documentano i processi di passaggio per la gestione di diversi tipi di spedizione, le procedure di imballaggio e i protocolli di sicurezza
- Contratti e accordi: Memorizzare i contratti firmati con clienti, venditori e vettori per una facile consultazione
Creare modelli con ClickUp Docs per gestire l'inventario di magazzino, monitorare i livelli delle scorte e generare reportistica per ottimizzare lo spazio di archiviazione e prevenire le scorte per le operazioni logistiche. È possibile aggiungere widget per aggiornare i flussi di lavoro, assegnare attività all'interno dei documenti e altro ancora.
4. Lo strumento per il monitoraggio del tempo di ClickUp
Utilizzate il monitoraggio del tempo in ClickUp per vedere esattamente quanto tempo viene speso per l'elaborazione di ogni spedizione, consentendo una migliore stima dei costi e l'allocazione delle risorse
Se la vostra azienda fattura a ore, potete usare ClickUp per il monitoraggio del tempo per garantire che gli incassi dei pagamenti e le fatture siano preparati con precisione. Questa funzione è molto utile anche per i project manager che lavorano con gli appaltatori: Gestire le diverse fasi del progetto e raggiungere il vostro obiettivi di project management in modo più rapido ed efficiente.
Il monitoraggio del tempo può aiutare a vedere quanto tempo viene impiegato per elaborare ogni spedizione, consentendo una migliore stima dei costi e l'allocazione delle risorse.
Analizzate i dati sui tempi per individuare i punti in cui le spedizioni subiscono ritardi (ad esempio, sdoganamento, elaborazione delle pratiche). Questo aiuta a snellire i processi e a migliorare l'efficienza complessiva.
Infine, grazie alle visualizzazioni dei flussi di lavoro personalizzabili e a un sistema di struttura di ripartizione del lavoro è possibile monitorare il tempo che i singoli membri del team dedicano alle attività relative alle spedizioni per identificare le aree da migliorare o riconoscere i migliori risultati.
Scegliere la polizza di carico migliore per le vostre esigenze di spedizione
I documenti di carico sono più che semplici pezzi di carta nel settore delle spedizioni e della logistica: sono documenti legali essenziali che supervisionano e proteggono il movimento delle merci in tutto il mondo.
I modelli di polizza di carico, disponibili in formati versatili come Excel, PDF e piattaforme web, offrono alle aziende gli strumenti necessari per ridurre i rischi e semplificare le spedizioni.
Indipendentemente dal modulo di polizza di carico scelto, ClickUp offre una serie di strumenti e funzionalità che possono semplificare i processi di spedizione e fatturazione.
Gestite le attività, monitorate le spedizioni in tempo reale e sperimentate un processo di spedizione più fluido ed efficiente. Inoltre, ClickUp si integra perfettamente con i processi di fatturazione. Generate fatture accurate basate su dati dettagliati di monitoraggio del tempo per ogni spedizione. Cosa state aspettando? Iscriviti a ClickUp oggi stesso!