State perdendo tempo a cercare di fare di più? Il vostro elenco di cose da fare sta superando i vostri lavori richiesti? È facile rimanere indietro e sentirsi sopraffatti, ma se il vostro proposito per il 2024 è quello di affrontare tutto ciò che è presente nel vostro elenco di cose da fare, i sistemi di produttività potrebbero aiutarvi.
I migliori sistemi di produttività si inseriscono naturalmente nel vostro flusso di lavoro, sia che stiate cercando di organizzare la vostra vita che di migliorare la produttività sul lavoro. Possono aiutarvi a superare le distrazioni, a mantenere la concentrazione e a distruggere l'elenco delle attività.
Quali sono i sistemi di produttività più adatti a voi?
Preparatevi a migliorare la vostra produttività! Date un'occhiata a questi 15 sistemi di produttività che vi aiuteranno a raggiungere i vostri obiettivi quest'anno.
Cosa sono i sistemi di produttività?
Un sistema di produttività può essere un quadro, un metodo o uno strumento progettato per aiutarvi a terminare le cose in modo più efficiente.
I diversi sistemi di produttività si concentrano sull'aiutare a superare ostacoli diversi. Potreste avere problemi di procrastinazione, di organizzazione o sentirvi sopraffatti dagli elenchi di cose da fare. Qualunque sia il problema, c'è un sistema di produttività che può aiutarvi.
Ricordate, però, che non esiste un sistema di produttività perfetto! Potreste aver bisogno di mescolare e combinare diversi schemi, metodi e strumenti per creare un sistema che vi aiuti a raggiungere i vostri obiettivi. Provare alcuni sistemi vi aiuterà a capire cosa funziona (e cosa non funziona!).
15 sistemi di produttività che vi aiuteranno a ottenere di più nel 2024
1. La tecnica del Pomodoro
Prendere pause temporizzate con il timer di ClickUp e la tecnica del Pomodoro
Se avete difficoltà a rimanere concentrati durante il vostro lavoro, la tecnica del Pomodoro potrebbe aiutarvi. Questo popolare sistema di gestione del tempo suddivide il vostro programma in intervalli mirati seguiti da una pausa di 5 minuti. Dopo aver completato quattro cicli di Pomodoro, si fa una pausa più lunga per tornare al lavoro concentrati e riposati.
**Pomodoro significa pomodoro. Perché dare a un sistema di gestione del tempo il nome di qualcosa che si usa in una salsa alla marinara? La leggenda narra che un timer da cucina a forma di pomodoro abbia ispirato l'inventore del sistema.
2. Il metodo Da fare terminato (GTD)
Cancellato da David Allen, il metodo Getting Things Terminato è un popolare sistema di produttività che aiuta a liberare la mente dal disordine e a concentrarsi sulle attività. Ecco come funziona:
- Registrate tutto ciò che dovete e volete Da fare non appena vi passa per la testa
- Chiarite gli elementi in una delle tre categorie:
- Un'azione successiva (un'attività immediatamente attuabile)
- Un progetto che richiederà del tempo
- Materiale di riferimento per il futuro
- Organizzare l'elenco e raggruppare attività simili in base alla categoria e all'importanza
- Riflettere sugli elenchi per aggiungere nuovi elementi o modificare gli obiettivi in base ai cambiamenti
- Impegnarsi con gli elenchi, iniziando dalle attività più importanti
Potete personalizzare questo sistema di produttività flessibile per soddisfare le vostre esigenze e adattarlo alle priorità che cambiano.
Da fare una prova? Date un'occhiata a questo modello gratuito del metodo GTD e scoprite come funziona.
3. Blocco del tempo
Tieni facilmente traccia del tuo tempo e dei tuoi impegni con il modello di blocco degli orari di ClickUp
Il blocco del tempo è un'altra tecnica di gestione del tempo che prevede la creazione di blocchi di tempo nella vostra agenda dedicati a progetti o attività specifiche. L'agenda viene trattata come un elenco di cose da fare.
Come sistema di produttività, questo è un buon sistema se avete problemi a mantenere la concentrazione, perché avete solo un'attività alla volta in agenda. Può anche essere molto flessibile, in quanto consente di dare priorità alle attività in base al cambiamento degli obiettivi e delle energie. Potete provarlo subito con questo modello gratuito per il blocco degli impegni .
4. Mangia quella rana
Una citazione di Mark Twain ha ispirato questo metodo di produttività:
"Se il vostro lavoro consiste nel mangiare una rana, è meglio che lo facciate per prima cosa al mattino. E se il vostro lavoro consiste nel mangiare due rane, è meglio mangiare prima la più grande "
Il metodo incoraggia a "mangiare la rana" per prima o ad affrontare per prima l'attività più impegnativa o importante della giornata. Si tratta di un valido sistema di produttività per le persone che procrastinano o che hanno la massima energia di prima mattina. Affrontando per primi l'attività più importante, ci si sente realizzati e si dà l'impostazione per il resto della giornata.
5. Il sistema Zen da fare (ZTD)
Organizzate e visualizzate le vostre attività con diversi filtri nel modello di gestione delle attività di ClickUp, in modo da iniziare a costruire lentamente migliori routine di produttività attraverso un sistema Zen to terminato
Il sistema Zen to Done lavora con un approccio minimalista alla produttività. Invece di adottare subito un sistema di produttività complicato, si costruiscono lentamente abitudini produttive nel tempo.
Utilizza alcune delle stesse idee del metodo GTD, iniziando con l'acquisizione, la chiarificazione e la revisione degli elenchi delle attività. Ma fa un passaggio in più, incoraggiando la consapevolezza e facendo in modo che ci si concentri su un'attività alla volta senza preoccuparsi di quella successiva. Può non funzionare per attività specifiche, ma è un modo eccellente per riportare la calma nel caos.
6. La matrice decisionale di Eisenhower
La matrice decisionale di Eisenhower, nota anche come matrice dell'urgenza e dell'importanza, è una matrice decisionale che può aiutare a determinare le attività più importanti della giornata. La matrice è divisa in quattro quadranti:
- Attività urgenti e importanti: queste vengono affrontate per prime
- Attività non urgenti e importanti: programmare il tempo per queste attività in un secondo momento
- Attività urgenti e non importanti: se possibile, delegate ad altri
- Attività non urgenti e non importanti: rimuoverle dall'elenco delle cose da fare
Questo metodo di produttività vi aiuta a concentrarvi sulle attività che contano e a eliminare quelle che ingombrano la vostra giornata. Scoprite come si comporta il vostro elenco di attività con questo metodo modello gratuito della Matrice di Eisenhower .
7. Raggruppamento delle attività
Il raggruppamento delle attività è un metodo di produttività che consiste nel raggruppare attività simili e completarle in un'unica sessione.
Invece di passare dalle telefonate alle email alla stesura di una relazione, ci si concentra su un solo tipo di attività. Questo è un ottimo modo per ridurre al minimo il cambio di contesto e aiutarvi a concentrarvi. Utilizzate una app per la gestione delle attività per tenere traccia del vostro elenco di cose da fare e organizzare insieme attività simili.
8. Attività singola
Eliminate il passaggio da un'attività all'altra lavorando in ClickUp Docs, che offre tutti gli strumenti e le funzioni necessarie per creare documenti, fare lavoro e completare le attività senza dover passare da una piattaforma all'altra
Il multitasking potrebbe danneggiarvi più di quanto vi aiuti. Provate invece il single-tasking. Il single-tasking è un metodo per concentrarsi e completare un'attività alla volta. In questo modo si dedica tutta l'attenzione all'attività da svolgere, il che può risultare in un minor numero di errori e in un lavoro di qualità superiore. Può anche contribuire a ridurre la stanchezza mentale e lo stress.
9. Il metodo Ivy Lee
Il metodo Ivy Lee è uno dei sistemi di produttività più vecchi di questo elenco, ma è ancora un'ottima tecnica di gestione del tempo. Per utilizzare il metodo Ivy Lee, dovete:
- Scrivere sei attività
- Classificarli in ordine di importanza
- Iniziare la giornata concentrandosi esclusivamente sulla prima attività
- Passare all'attività successiva dell'elenco solo quando si è completata la seguente
- Rimandare le attività non completate al giorno successivo
Concentrarsi solo su sei attività quotidiane può essere un ottimo modo per dare priorità all'elenco delle cose da fare e ridurre la sensazione di sovraccarico. È un sistema semplice e adattabile che può rendervi più consapevoli delle vostre attività.
10. Metodo Kanban
Maggiore produttività grazie alla visualizzazione della Bacheca Kanban completamente personalizzabile
Il metodo Kanban è forse il miglior sistema di produttività per chi pensa in modo visivo. Utilizza una Bacheca e delle schede (o note adesive) per organizzare e gestire le attività. Le attività si muovono attraverso le categorie sulla Bacheca Kanban che rappresenta visivamente il flusso di lavoro.
È un pratico strumento di produttività che funziona sia per i progetti personali che per le attività di lavoro e può aiutare a identificare i punti di strozzatura nel processo. È anche un ottimo modo per collaborare con i team, perché tutti possono vedere le attività sul tabellone e spostarle nelle categorie mentre lavorano. È anche un sistema di produttività facile da adattare a un ambiente virtuale.
11. Il metodo della finestra In arrivo zero
Sopraffatti dalle email? Il Metodo Finestra In Arrivo Zero vi viene in soccorso!
Questa strategia di produttività vi incoraggia a mantenere la vostra finestra In arrivo vuota (o quasi) il più possibile. Invece di ripulire la finestra In arrivo solo di tanto in tanto, si affrontano le email in arrivo per evitare che si accumulino.
Da fare come un'attività scoraggiante? È più facile trattare la finestra In arrivo come una stazione di passaggio invece che come una cella di detenzione.
Deciderete come trattare ogni email in arrivo rispondendo, delegando, programmando, archiviando o cancellando. Programmate il tempo per controllare la posta elettronica invece di rispondere a ogni messaggio, in modo che l'email non interrompa il vostro flusso di lavoro.
12. Attività più importanti (MIT)
I team possono collaborare per determinare le attività più importanti in ClickUp Tasks
Il sistema di produttività Most Important Tasks incoraggia a identificare e concentrarsi sulle attività più importanti della giornata. Invece di cercare di terminare molti elementi, ci si concentra su quelli di maggiore impatto.
In parole povere, si tratta di qualità piuttosto che di quantità. Per utilizzare questo sistema di produttività, dovrete scegliere alcune attività essenziali che hanno un impatto significativo sui vostri obiettivi più importanti, quindi concentrare il vostro tempo sul completamento di tali attività ed eliminare le distrazioni.
Alla fine della giornata potete rivedere il vostro MIT e decidere Da fare domani. Può essere un ottimo modo per concentrare il vostro tempo e avere un maggiore impatto sulle vostre responsabilità personali.
13. Diario puntato
Se amate mescolare i sistemi di produttività con un po' di creatività, potreste innamorarvi del bullet journaling. Invece di fare tutto in digitale, usate carta e penna per tenere traccia di tutti i vostri elenchi di cose da fare, facendo elenchi puntati di pensieri, piani e attività.
Questo sistema di produttività è personalizzabile, per cui è possibile includere la registrazione rapida, la gestione delle attività e il journaling in un unico quaderno. È possibile utilizzarlo anche per pianificare obiettivi a lungo termine, per il monitoraggio delle abitudini o come sistema di calendario unico. In rete si trovano molte ottime ispirazioni sull'uso del bullet journal come potente sistema di produttività.
14. Sistema di calendario Seinfeld
Il sistema del calendario di Seinfeld è noto anche come metodo di produttività "Non rompere la catena". Ispirato alla classica sitcom, questo sistema di produttività si concentra sulla costruzione di coerenza e slancio attraverso il monitoraggio visivo dello stato.
Scegliete un'attività, un'abitudine o un obiettivo da portare a termine ogni giorno, poi segnate i giorni in cui lo completate su un calendario con una grande X. L'idea alla base di questo metodo è che non volete interrompere la catena di X sul calendario, così sarete più motivati a portare a termine la vostra attività. È un modo semplice ma efficace per motivarsi a essere più coerenti.
15. Il sistema della tripletta giornaliera
Il sistema Daily Trifecta è simile al metodo MIT. Con questo sistema di produttività, si scelgono le tre cose più importanti da realizzare ogni giorno.
Le attività scelte devono avere un impatto significativo sui vostri obiettivi, ma siate realistici su ciò che potete raggiungere. Scrivete la vostra Trifecta e poi bloccate il tempo per lavorare su di essa, un'attività alla volta. Questo semplice sistema di gestione delle attività può aiutarvi a concentrarvi e a stabilire le priorità del vostro elenco di cose da fare.
Produttività con ClickUp
Le funzionalità di project management di ClickUp vi aiutano a gestire gli stili di produttività personali e i lavori richiesti dall'intero team
Ci sono molti sistemi di produttività tra cui scegliere, ma quello giusto vi aiuta a sentirvi più organizzati, concentrati e in controllo del vostro elenco di cose da fare. Pensate al vostro stile di lavoro e ai vostri obiettivi e utilizzate questa conoscenza per trovare un sistema che vi aiuti a diventare un concentrato di produttività. La piattaforma di project management di ClickUp può aiutarvi implementando senza problemi i sistemi di produttività più diffusi. Sia che vogliate utilizzare il blocco del tempo, il metodo Kanban o creare il vostro sistema personale, potete farlo con ClickUp.
Utilizzate la libreria di modelli gratuiti per creare un'area di lavoro su misura per le vostre esigenze, che includa gli strumenti di produttività necessari a terminare tutto. Fate brainstorming sulle lavagne online di ClickUp, collaborate in Documenti e tenete traccia delle vostre ricerche in Note. È tutto nella piattaforma ClickUp, così potete dire addio al cambio di contesto e dare il benvenuto alla produttività personale.
È possibile aggiungere ClickUp AI al proprio account! Utilizzate l'IA come un assistente personale, chiedendole di creare bozze di email, riepilogare note di riunioni o persino creare piani di marketing. Ciò che prima richiedeva ore ora viene terminato in pochi secondi e improvvisamente le attività quotidiane sembrano molto più gestibili.
Abbandonate il caos e crogiolatevi nel bagliore dell'efficienza organizzata con ClickUp.