Ti stai chiedendo se Jira è un buon strumento per il project management?
Jira è uno strumento di project management offerto da Atlassian che ti aiuta a pianificare, effettuare il monitoraggio e gestire un carico enorme di progetti.
A pensarci bene, Jira è come il Godzilla degli strumenti di project management.
È gigantesco, apparentemente onnipotente e invincibile, e in qualche modo intimidatorio.
Ma questo rende Jira lo strumento di project management giusto per te?
Beh... dipende.
In questo post descriveremo com'è il project management con Jira e come si integra con la metodologia Agile. Scoprirai anche alcuni limiti significativi di Jira e come superarli.
Cominciamo subito!
Cos'è Jira?
Jira era un software di project management inizialmente incentrato sul monitoraggio dei bug, ma ora può aiutare le aziende a gestire anche la maggior parte del loro altro lavoro di progetto.
Curiosità:
La parola Godzilla deriva dal giapponese "Go-jira", rendendo Jira il vero Godzilla degli strumenti di project management!
Le aziende ora utilizzano il software Jira per:
- Monitoraggio di bug, problemi, funzionalità/funzioni, attività, ecc.
- La sua capacità di integrarsi con diverse applicazioni esterne come Salesforce, Git e così via
- Funzionalità di progetto come la creazione di un flusso di lavoro personalizzato, ticket flessibili e gestione dei costi
- Le loro bacheche Scrum e Kanban
Lo strumento di project management Jira cerca di soddisfare molte di queste esigenze degli utenti, anche se a volte può sembrare un po' opprimente e controproducente.
Consulta la nostra recensione di Jira per ulteriori informazioni.
Nessuno ha mai detto che domare Godzilla sarebbe stato facile!
Utilizzo di Jira per il project management agile dei progetti
Atlassian Jira prende molto sul serio le pratiche Agile.
Nella metodologia Agile, si suddivide un progetto o un requisito in parti o attività secondarie più piccole e più gestibili.
Quindi, il tuo team Agile inizia a lavorare su queste attività in modo collaborativo, portandole a termine una alla volta prima di ottenere il feedback dei clienti su ciascuna fase.
Vedi, Agile è sinonimo di collaborazione e miglioramento continui.
Quando gestisci i progetti in modo agile, lo strumento Jira ti aiuta a:
Ciascuno di questi passaggi generali è fondamentale per il project management, e vedremo perché:
1. Imposta un piano di progetto
All'inizio di qualsiasi progetto Agile, dovrai prima creare il backlog del progetto (una serie di attività) e organizzarle in sprint.
Le attività di Jira sono chiamate "problemi" e sono rappresentate da schede digitali.
Ecco come aggiungere un'attività nel software Jira:
- Crea un problema Jira dalla dashboard di Jira e seleziona Attività come tipo di problema.
- Descrivi i dettagli dell'attività o eventuali requisiti sotto la scheda.
- Aggiungi eventuali documenti o immagini di supporto, se necessario.
- Assegna le scadenze per il completamento delle attività
- Se necessario, suddividi le attività di Jira in parti ancora più piccole.
Una volta creata una questione o un'attività Jira, puoi aggiungerla al tuo piano del progetto.
È proprio come costruire una scultura con i LEGO.
Si assemblano blocchi di diversi colori e forme per formare il tutto.
2. Assegna ruoli e autorizzazioni al team del progetto
Una volta creata un'attività, il passaggio successivo sarà assegnarla a qualcuno. In base alla tua esperienza, sceglierai un membro adatto del team del progetto e gli assegnerai l'attività.
Ma prima di tutto, dovrai stabilire i ruoli dei membri del team nello strumento di project management Jira e decidere chi ha accesso a cosa.
3. Monitora lo stato di avanzamento del progetto
Ora disponi di un piano di progetto dettagliato e hai assegnato i membri del team più adatti a ciascuna delle tue attività.
Ora puoi sdraiarti su una poltrona reclinabile e rilassarti, giusto? 😴
Magari potresti andare a fare un brunch e vedere un nuovo film sui mostri, no?
Purtroppo, ciò accade raramente.
Le cose non vanno sempre secondo i piani e, prima che te ne accorga, la scadenza del progetto è la settimana prossima e sei solo a metà dell'opera.
Puoi utilizzare queste funzionalità/funzioni dello strumento Jira per tenere sotto controllo le tue scadenze:
- Rapporti sul monitoraggio del tempo: dopo aver impostato il monitoraggio del tempo in Jira, questi rapporti forniscono informazioni in tempo reale su quanto tempo è stato dedicato a ciascun progetto o attività.
- Grafici Burnup: una rappresentazione visiva di quanto hai già realizzato
- Report con grafici a torta: una ripartizione con grafico a torta delle attività Jira all'interno di un progetto
- Rapporti sull'età media: mostra il tempo medio in cui un problema Jira è rimasto irrisolto.
- Diagramma di flusso cumulativo: rappresenta lo stato delle attività del progetto nel tempo
In questo modo, potrai identificare eventuali colli di bottiglia, cercare opportunità di miglioramento e garantire che tutti i membri del tuo team Agile lavorino alla capacità ottimale.
Bonus: Monday.com Vs. Jira & Jira Vs. Linear
Jira è adatto al project management?
Prima di prendere una decisione e scegliere Jira come software di project management, considera queste limitazioni:
Esamineremo più da vicino ciascuna di queste limitazioni e vedremo come superare questi inconvenienti nella gestione delle attività con un altro strumento di project management, ClickUp.
1. Complicato da usare
Gli utenti segnalano spesso che Atlassian Jira è difficile da configurare e che l'interfaccia è confusa da usare durante la gestione dei progetti.
Dopotutto, Jira è nato come strumento per il monitoraggio dei bug per un team di sviluppo software, e questa è ancora oggi la sua funzione principale.
Sebbene siano state aggiunte diverse modifiche e funzionalità/funzioni, Jira rimane comunque solo uno strumento di monitoraggio dei problemi confezionato in modo da sembrare un software di project management.
È come indossare un costume da T-Rex e pensare di essere abbastanza bravo da ottenere un cameo nel nuovo film di Godzilla!
Lo strumento Jira può risultare molto complicato per i membri che non fanno parte del tuo team di sviluppo software, a causa della sua interfaccia utente complessa e della curva di apprendimento ripida necessaria per padroneggiarne le funzioni.
La soluzione di ClickUp: facile integrazione, interfaccia utente intuitiva
ClickUp è lo strumento di project management numero uno al mondo e l'alternativa a Jira, perché le sue funzionalità/funzioni sono progettate pensando all'utente finale.
Ecco come ClickUp supera la complicata esperienza utente di Jira:
- È facile configurare e iniziare a utilizzare il software di project management.
- L'interfaccia utente intuitiva è facilissima da usare per gli utenti.
- I comandi slash ti aiutano a eseguire le attività del progetto direttamente dalla tastiera.
- Semplici gerarchie di attività per navigare e organizzare rapidamente le attività del tuo team
Confronta Jira e Trello!
2. Nessuna funzionalità di gestione delle risorse
Certo, Godzilla ha fatto tutto da solo.
Ma non puoi.
Ecco perché hai un team con tantissime altre risorse da gestire!
Purtroppo, gestire le tue risorse è più difficile di quanto dovrebbe essere con Jira. Mancano molte funzionalità di base per la gestione del team e delle risorse che consentono a tutti di essere sulla stessa lunghezza d'onda, come gli OKR e le funzionalità di gestione del tempo.
La soluzione di ClickUp: tantissime funzionalità/funzioni per la gestione delle risorse e del carico di lavoro
Con ClickUp, non avrai alcuna difficoltà a gestire le tue risorse per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e mantenere le cose ottimizzate.
Ecco alcune funzionalità/funzioni che ti saranno utili:
- Vista Carico di lavoro: visualizza facilmente la capacità del tuo team di gestire le risorse in modo efficiente
- Vista Riquadro: ordina le attività in base all'assegnatario per vedere rapidamente a cosa stanno lavorando tutti.
- Obiettivi: suddividi i tuoi obiettivi (scopi) in traguardi più piccoli (risultati chiave) per seguire l'approccio OKR.
- Strumento di monitoraggio del tempo nativo: tieni traccia di quanto tempo tu e il tuo team dedicate alle attività
- Widget Sprint: monitora lo stato di avanzamento dei tuoi progetti con i grafici Burn Up, Burndown e Velocity.
3. Impossibile assegnare attività a più assegnatari
Un progetto complesso spesso comporta una serie di attività complicate che richiedono il lavoro di più persone.
Purtroppo, Jira supporta solo l'assegnazione di un'attività a una sola persona, indipendentemente dalla complessità o dall'impegno richiesto dall'attività stessa.
A volte è semplicemente necessario che più di una mente lavori su un problema, e non consentire agli utenti di aggiungere più assegnatari a un'attività non è una scelta intelligente.
La soluzione di ClickUp: aggiungi più assegnatari
ClickUp comprende che a volte una sola persona non è sufficiente per completare un’attività.
Ecco perché ClickUp ti consente di aggiungere più assegnatari a un'attività che richiede più di una persona. E se hai bisogno di coinvolgere un gruppo numeroso di persone, puoi semplicemente assegnare le attività a un team (gruppo di utenti).
Ricorda, una persona da sola non può sconfiggere Godzilla. Per farlo hai bisogno di un team formidabile!
Puoi anche ordinare e filtrare le tue attività in base a più assegnatari e team nelle viste Calendario, Elenco o Bacheca.
4. Impossibile creare modelli di attività
Probabilmente ti capiterà di lavorare su più progetti contemporaneamente. Alcuni di questi progetti potrebbero avere attività che vengono condivise.
Non sarebbe fantastico poter semplicemente copiare le attività simili da un progetto e incollarle in un altro progetto?
Purtroppo non è così semplice.
Jira non dispone di funzionalità integrate per creare modelli di attività e riutilizzarli per altri progetti.
Per utilizzare i modelli di attività in Jira, dovrai visitare l'Atlassian Marketplace e acquistare un componente aggiuntivo.
Tutto quel lavoro in più, solo per un modello!
La pensiamo allo stesso modo.
La soluzione di ClickUp: modelli di attività
Fortunatamente, ClickUp offre una soluzione intelligente a questo problema.
Con i modelli di attività di ClickUp, riutilizzare i modelli è facile. Puoi usarli per eventi, processi o qualsiasi altra cosa desideri in futuro.
ClickUp offre anche tantissimi modelli predefiniti, così non dovrai preoccuparti di crearne uno da zero. Basta sceglierne uno per iniziare.
In questo modo, potrai creare modelli di attività potenti e personalizzabili senza alcuno sforzo. Potrai anche effettuare modifiche, sovrascrivere e caricare rapidamente dai modelli.
5. Nessun monitoraggio nativo degli obiettivi
Quando lavori instancabilmente su una serie di attività, è facile perdere di vista il quadro generale.
In che modo l'attività su cui stai lavorando influisce sul progetto nel suo complesso?
Riusciremo a raggiungere i progressi previsti per il progetto entro la scadenza stabilita?
Fissare degli obiettivi offre chiarezza e direzione al tuo team e aiuta a stabilire una connessione con un obiettivo più ampio.
Tuttavia, Jira non dispone di una funzionalità integrata per gli obiettivi.
E se desideri effettuare il monitoraggio degli obiettivi di pianificazione dello sprint, dovrai acquistare un componente aggiuntivo separato dall'Atlassian Marketplace.
Ti ricorda un po' l'iPhone 12.
Adattatore di alimentazione non incluso. Si applicano costi aggiuntivi 😐
La soluzione di ClickUp: funzionalità Obiettivi integrata
ClickUp è consapevole di quanto sia importante per i team fissare e effettuare il monitoraggio degli obiettivi. Ecco perché la funzionalità Obiettivi è integrata. Senza costi aggiuntivi.
Con ClickUp, puoi suddividere i tuoi obiettivi in traguardi più piccoli. Man mano che completi ogni traguardo, ti avvicini al raggiungimento dei tuoi obiettivi!
Hai anche il controllo completo sui tuoi traguardi. Questi possono essere:
- Numeri: effettua il monitoraggio degli incrementi e dei decrementi in intervalli di numeri
- Vero/Falso: Quando un'attività è "terminata" o "non terminata"
- Valuta: per avere sempre sotto controllo la tua gestione finanziaria
- Attività: effettua il monitoraggio delle tue attività o dell'elenco delle attività
6. Nessun profilo
Se sei un project manager, vorrai sapere su cosa sta lavorando il tuo team, se qualcuno è sovraccarico di lavoro e quali attività sono state completate.
Senza queste informazioni, avrai difficoltà a consentire al tuo team di lavorare al massimo delle proprie capacità e di raggiungere i risultati fondamentali in tempo.
Questo, tuttavia, non è possibile con Jira.
Con Jira, hai a disposizione la tua bacheca Kanban e la tua bacheca Scrum che offrono una visione d'insieme delle attività del tuo progetto.
Ma questo è tutto.
Ottieni una panoramica di alto livello, ma nessuna informazione dettagliata sul carico di lavoro dei membri del tuo team.
Certo, c'è un rapporto sul carico di lavoro degli utenti, ma questo non fornisce informazioni approfondite su chi svolge la maggior parte del lavoro, quali sono le attività completate di recente e se esistono attività non pianificate nel tuo backlog.
La soluzione di ClickUp: Profili
La funzionalità Profili di ClickUp è come una finestra sulle responsabilità delle persone. Aiuta te e il tuo team a mantenere la responsabilità.
Utilizzando i profili, puoi:
- Accedi alla descrizione, al ruolo, alla posizione, ecc. di una persona.
- Visualizza la loro lista di attività o gli elenchi individuali di cose da fare
- Dai un'occhiata alle attività svolte dai dipendenti sul posto di lavoro.
- Crea promemoria per i membri del tuo team sulle date di scadenza
- Identifica le attività che non sono ancora state pianificate ma che sono state assegnate
- Visualizza le attività di tendenza per le persone insieme alle percentuali basate sull'attività delle attività.
Inoltre, utilizzando Team Insights e reportistica di ClickUp, puoi analizzare se qualcuno è indietro con il proprio lavoro, chi sta lavorando di più e quanto tempo richiede ogni attività.
Inoltre, utilizzando la vista Riquadro, puoi scoprire esattamente su cosa stanno lavorando le persone, cosa è stato terminato, chi ha bisogno di più attività e chi ha troppe attività.
E non è tutto.
Pulse in ClickUp ti consente di analizzare l'attività nella tua area di lavoro in un dato giorno, in base al numero di utenti attivi ogni ora. Puoi anche ottenere informazioni dettagliate sulle attività che le persone stanno commentando o visualizzando in quel momento, in modo da poter intervenire immediatamente e collaborare all'istante.
Tutte queste funzionalità/funzioni lavorano insieme per offrirti un accesso senza precedenti alle prestazioni del tuo team, aiutandoti a sfruttare queste informazioni per un efficiente project management.
7. Nessuna funzione di chat
Il project management agile si basa sulla collaborazione continua con i membri del team e le parti interessate.
Certo, potresti usare l'email.
Tuttavia, in un ambiente frenetico, perché optare per la posta tradizionale quando puoi invece utilizzare la messaggistica istantanea?
È spontaneo, comodo e facile da effettuare il monitoraggio.
Purtroppo, Jira non offre una funzionalità di chat live per collaborare con il tuo team. Per accedere alla chat live, dovrai acquistare un componente aggiuntivo separato dall'Atlassian Marketplace.
La soluzione di ClickUp: chat
La vista Chat di ClickUp supporta conversazioni rapide in tempo reale con i membri del tuo team o altre parti interessate.
E la parte migliore è che non devi nemmeno uscire dall’area di lavoro per iniziare a chattare. Puoi semplicemente scegliere di avviare conversazioni mentre lavori!
Ma non è tutto. Puoi anche aggiungere allegati, inviare notifiche, effettuare la condivisione di codici e persino includere incorporamenti nella tua chat.
Inoltre, ogni attività di ClickUp ha una propria sezione commenti. Puoi utilizzarla per discutere facilmente delle attività.
E se qualcosa è troppo complicato da spiegare in testo, puoi registrare un breve video utilizzando Clip per illustrare il tuo punto di vista. Questo ti aiuterà a evitare malintesi e faciliterà la collaborazione tra i membri del tuo team.
Ma non è tutto.
Questo
offre tantissime altre funzionalità/funzioni che ti aiutano a stare al passo con Jira, come ad esempio:
- Commenti assegnati : converti i commenti in elementi da intraprendere per assicurarti che vengano gestiti
- Stati personalizzati: personalizza gli stati per evidenziare le diverse fasi dei flussi di lavoro delle tue attività.
- Visualizzazioni multiple : scegli tra visualizzazioni come Elenco, Riquadro, Bacheca e Calendario per ottenere prospettive uniche sul tuo lavoro.
- Automazione : automatizza le azioni ripetitive nel tuo progetto impostando combinazioni di trigger e azioni personalizzati.
- Agile Bacheca : anticipa le scadenze utilizzando i grafici Velocity, Burndown, Burnup e Cumulative Flow dalla tua dashboard Agile.
- Visualizzazioni del diagramma di Gantt: pianifica le attività, gestisci le dipendenze e monitora lo stato di avanzamento del progetto da un unico posto.
- Autorizzazioni : decidi cosa possono (e non possono) fare i membri del tuo team e gli ospiti all'interno di ClickUp
- Tipi di campi personalizzati: aggiungi informazioni dettagliate alle tue visualizzazioni, come etichette, caselle di controllo, date, file e così via.
- App mobili : scarica l'app ClickUp per Android o iOS per mantenere la tua produttività anche quando sei in viaggio.
Smetti di lasciare che Jira riduca la tua produttività 🐲
Jira è uno strumento versatile per il project management che ti aiuta a gestire attività, problemi, bug e funzionalità/funzioni.
Tuttavia, poiché è stato originariamente progettato per aiutare i tipici sviluppatori di software a effettuare il monitoraggio di bug e problemi, manca di diverse funzionalità fondamentali per il project management.
Fortunatamente, ClickUp è in grado di compensare ampiamente questi svantaggi.
È facile da usare, supporta più assegnatari, può gestire obiettivi e ti offre modelli di attività, oltre ad altre fantastiche funzionalità/funzioni.
Allora perché non passare da Jira a ClickUp e assicurarti di rispettare sempre le scadenze?
