Sapevi che un dipendente medio impiega circa cinque minuti e mezzo per scrivere un'email? Potrebbe non sembrare molto. Tuttavia, considerando che la maggior parte di noi invia circa 112 email a settimana, questi cinque minuti e mezzo diventano 11 ore a settimana!
Si tratta di più di una giornata lavorativa sprecata per ogni dipendente, considerando solo il tempo impiegato per scrivere email.
I tuoi dipendenti potrebbero anche essere coinvolti in altri lavori ripetitivi, come preparare relazioni, rispondere a promemoria, registrare note di riunioni, creare presentazioni, effettuare modifiche a testi di marketing e molto altro ancora!
Non sarebbe meglio se esistesse un modo intelligente per automatizzare tutte queste operazioni di creazione e gestione dei documenti?
Documenti Google ha la soluzione che fa per te con la sua ultima innovazione: Duet IA. Ecco una panoramica dettagliata su come utilizzare Duet IA in Documenti Google per rendere il tuo lavoro più veloce ed efficiente.
Comprendere l'intelligenza artificiale nei Documenti Google
Quando si parla di IA nei Documenti Google, gli strumenti di scrittura sono i primi che vengono in mente. Tuttavia, Google Workspace ha impiegato l'IA anche prima che l'IA generativa diventasse mainstream.
L'IA ha reso i Documenti Google più intuitivi e ha migliorato l'esperienza dell'utente. Ad esempio, prepara automaticamente schemi gerarchici dei documenti per semplificare la navigazione. Allo stesso modo, l'IA ha contribuito a correggere automaticamente le parole errate o a evidenziare gli errori grammaticali con correzioni consigliate.
Allontanandoti dall'ambiente Docs, scoprirai che Gmail supporta Smart Compose per prevedere contestualmente e completare automaticamente le frasi mentre digiti le tue e-mail. Google Chat ha introdotto qualcosa di simile attraverso Smart Replies, offrendo risposte appropriate ai messaggi in arrivo. Anche Google Maps ha sfruttato l'IA per una navigazione più intelligente.
L'IA è sempre stata al centro di Google Workspace e Duet AI è destinata a portarla a un livello superiore.
Che cos'è Duet IA in Documenti Google?
Annunciato al Google I/O 2023 come funzionalità "Help me write", Duet AI è l'ultimo strumento di IA generativa sviluppato da Google Workspace Labs. Basato su una combinazione di linguaggio generativo e immagini, questo assistente IA è in grado di generare testi o immagini in base alle specifiche indicazioni fornite dall'utente.
Duet IA è all'altezza dell'attività, sia che tu voglia creare infografiche o grafici, sia che tu voglia generare riepiloghi/riassunti o presentazioni. Può anche effettuare la condivisione di feedback e suggerimenti preziosi per migliorare il tuo processo creativo.
La sua versatilità è così vasta ed estesa che Google lo definisce un potente collaboratore che funge anche da coach, partner di pensiero, fonte di ispirazione e stimolo alla produttività. E per mantenere questa immagine, è dotato dei seguenti cinque moduli:
- Aiutami a scrivere: ti aiuterà nella creazione di contenuti partendo da zero
- Aiutami a organizzare: per creare tabelle e programmi personalizzati su Fogli
- Aiutami a visualizzare: genera immagini originali e accattivanti per le presentazioni Slides
- Aiutami per la connessione: può aiutarti a impostare videochiamate di alta qualità su Meet
- Aiutami a creare un'app: per lo sviluppo di app senza codice utilizzando AppSheet
Poiché l'offerta "Help Me Write" è più in linea con i Documenti Google, ci concentreremo principalmente su di essa. Quindi, d'ora in poi, quando parleremo di Duet IA, ci riferiremo principalmente alla funzionalità "Help Me Write" di Duet IA.
Vantaggi di Duet IA
Il clamoroso successo di strumenti di IA generativa come ChatGPT e Dall-E è la prova di quanto tali innovazioni nel campo dell'IA migliorino i processi aziendali. Ecco una panoramica di cosa aspettarsi dalle funzionalità/funzioni basate sull'IA di Duet:
- Duet AI è un potente strumento di scrittura basato sull'IA in grado di generare contenuti di alto valore e significativi che soddisfano le aspettative del tuo pubblico, mantenendo al contempo la voce, il tono e lo stile del tuo marchio.
- Il testo generato è originale, contestualizzato e unico. La tua azienda gode di una titolarità assoluta su tali creatività, il che rende queste risorse un fattore di differenziazione competitivo
- L'automazione del processo di scrittura libera risorse che possono essere dedicate ad attività più complesse o creative. Questo utilizzo strategico delle risorse aumenta la produttività della forza lavoro e migliora il morale dei dipendenti
- Oltre a generare contenuti, Duet IA può anche rivedere testi esistenti, aggiornarli o arricchirli, oppure convertire contenuti da un formato all'altro. Questo riutilizzo dei contenuti aiuta le aziende a perseguire i propri obiettivi di marketing, costruzione di relazioni e coinvolgimento dei clienti senza stravolgere le risorse
- L'allineamento del valore del testo generato migliora il successo dei clienti, l'ottimizzazione delle risorse riduce i costi e migliora le prestazioni e la redditività aziendali
- La perfetta integrazione con Google Workspace consentirà agli utenti di passare da Documenti Google a riunioni, da Slides a Sheets e a qualsiasi altro prodotto o servizio senza perdere dati o concentrazione
Guida introduttiva a Duet IA in Documenti Google
Sebbene Duet AI faccia parte dei Documenti Google, le aziende hanno bisogno di un account Google Workspace per esplorare la profondità e l'ampiezza dei servizi offerti. Precedentemente noto come G Suite, Google Workspace è una suite di produttività e collaborazione basata su cloud che contiene strumenti come Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, ecc.
| Nota: gli utenti con account Google personali possono anche sperimentare le funzionalità, le funzioni e i prodotti IA dell'azienda registrandosi a Google Workspace Labs. |
Google Workspace è disponibile nei seguenti piani di sottoscrizione (il costo indicato si riferisce a impegni annuali):
- Business Starter: 6 $ al mese per utente
- Business Standard: 12 $ al mese per utente
- Business Plus: 18 $ al mese per utente
- Enterprise: prezzi personalizzati
Seleziona un piano per iniziare a utilizzare Google Workspace. Al momento del pagamento, non dimenticare di includere il componente aggiuntivo Duet IA al prezzo di 30 $ per utente per accedere all'assistente IA.
| Nota: se non vuoi impegnarti con la versione Enterprise a pagamento, valuta prima di iscriverti alla versione di prova gratuita di 14 giorni. |
Una volta effettuato l'acquisto, registrati per provare le nuove esperienze di IA generativa su Google Workspace.
Congratulazioni, sei pronto per utilizzare Duet IA!
Come utilizzare l'IA nei Documenti Google per scrivere o riscrivere testi
Ora che hai attivato il tuo fidato assistente di scrittura, ecco una guida su come utilizzare l'IA nei documenti Google:
- Apri un nuovo documento Google
- Vedrai un'icona a forma di bacchetta magica con il messaggio "help me write" (aiutami a scrivere) fluttuare nell'angolo in alto a sinistra del foglio vuoto
- Clicca su questa icona per aprire una finestra di dialogo in cui dovrai inserire il tuo prompt
- Inserisci il prompt e clicca sul pulsante "Crea".
- In pochi secondi, Duet IA genererà un testo basato sul tuo prompt
- Se sei soddisfatto del risultato, seleziona "Inserisci" e il contenuto verrà importato nel tuo documento Google
- Se non sei soddisfatto della risposta, seleziona "Riprova" nell'opzione "Perfeziona" per generare un'altra bozza o versione
- Se desideri modificare o perfezionare il testo generato, seleziona altre opzioni nella sezione "Perfeziona". Modifica il tono, riepiloga/riassumi, elenca, approfondisci o accorcia il contenuto generato. Puoi anche aggiornare il prompt o aggiungere contesto tramite perfezionamenti personalizzati.
I passaggi sopra indicati servono per creare contenuti da zero. Se desideri riscrivere o effettuare una modifica su contenuti esistenti, ecco cosa devi fare:
- Apri il documento Google esistente o incolla il tuo contenuto in uno nuovo
- Seleziona le frasi o i paragrafi che desideri modificare per effettuare una modifica
- Clicca con il tasto destro del mouse e passa con il cursore sull'opzione "Perfeziona il testo della selezione". Seleziona la modifica che desideri apportare, ovvero elaborare, riepilogare/riassumere, ecc.
Segui i passaggi sopra indicati per utilizzare la funzione "Help me write" su Gmail e compilare automaticamente la bozza della tua email.
Casi d'uso dello strumento di scrittura Duet IA
"Help Me Write" di Duet IA combina velocità, versatilità e precisione. Questa combinazione lo rende una soluzione altamente scalabile per creare, modificare, perfezionare e rinnovare i contenuti scritti in tutti i reparti e le organizzazioni.
Se hai bisogno di aiuto per avviare i tuoi strumenti di scrittura basati sull'IA, ecco alcuni casi d'uso che potrebbero ispirarti:
Marketing e commerciale
Il marketing e il commerciale sono le applicazioni più note dell'IA generativa. Allo stesso modo, puoi utilizzare Duet AI per:
- Creazione di contenuti e copywriting: crea testi di marketing, post per blog, didascalie per i social media, pubblicità e altro materiale di marketing su larga scala
- Ottimizzazione e riutilizzo dei contenuti: ottimizza i testi esistenti per i motori di ricerca al fine di migliorare il posizionamento. Aggiorna i blog più performanti e converti i contenuti da un formato all'altro (ad esempio, un caso di studio in un'infografica).
Supporto clienti
Duet IA nei Documenti Google può aiutarti nelle seguenti attività di supporto clienti:
- Compilazione di una base di conoscenze: prepara una libreria di risorse utili e domande frequenti per rispondere alle preoccupazioni dei clienti e consentire il self-service
- Bozze di risposta alle e-mail: prepara bozze di risposta alle e-mail dei clienti e ai ticket di supporto
Settore legale e finanziario
Con Duet IA, i settori o le attività altamente regolamentati possono garantire la conformità nei seguenti modi:
- Relazioni aziendali e contratti: genera relazioni dettagliate, contratti o accordi, in tutto o in parte, evidenziando le informazioni chiave relative alla conformità, alla sicurezza, ecc.
- Fatturazione accurata: sfrutta l'IA dei Documenti Google per estrarre i dati dai Fogli Google e effettuare l'automazione della fatturazione, aumentando velocità, efficienza e accuratezza.
Sviluppo del prodotto
Gli sviluppatori di prodotti possono utilizzare la combinazione di Duet IA e Documenti Google per i seguenti scopi:
- Brainstorming e ideazione: poiché i Documenti Google sono una piattaforma di modifica collaborativa dei documenti, riunisci i team per fare brainstorming o effettuare la condivisione di suggerimenti e utilizza le idee collettive come promoti per alimentare Duet IA.
- Documentazione: inserisci le specifiche dei prodotti e altre informazioni nei prompt di Duet IA per generare manuali utente, annunci di aggiornamenti delle funzionalità/funzioni, guide ai prodotti e altri documenti simili.
Ricerca e sviluppo
Che tu stia conducendo ricerche di mercato o lavorando allo sviluppo di un nuovo prodotto, Duet IA può tornarti utile, come illustrato di seguito:
- Scrittura tecnica: prepara documenti tecnici completi per nuovi prodotti, processi, catene del valore, tendenze e modelli e molto altro ancora
- Riepiloghi condensati: riepiloga i risultati della ricerca in estratti essenziali e conclusioni chiave per discussioni esterne o interne
Suggerimenti e trucchi per potenziare le operazioni con Duet IA di Google
Dopo aver letto i casi d'uso dello strumento di scrittura IA dei Documenti Google, potresti essere ansioso di testarne le varie funzionalità, dalla presa di appunti alla creazione di riepiloghi/riassunti. Prima di intraprendere questo viaggio, abbiamo alcuni consigli e trucchi che possono aiutarti a ottenere di più:
- Anziché inserire solo parole chiave o frasi sospese, crea i tuoi prompt in modo che siano leggibili in linguaggio naturale, proprio come se stessi interagendo con una persona.
- Fornisci a Duet IA il contesto relativo a ciò che desideri ottenere dall'attività. Tali informazioni di base consentiranno al programma di aiutarti meglio con contenuti più orientati al valore.
- Includi la voce, il tono e lo stile del tuo marchio durante la condivisione dei prompt con Duet IA. Inoltre, includi il livello di competenza dello scrittore e il pubblico di destinazione per un maggiore coinvolgimento
- Se desideri creare dettagli specifici su prodotti o servizi, come guide pratiche, manuali utente, ecc., effettua la condivisione di tutte le informazioni rilevanti per ottenere una risposta più appropriata
- Suddividi le tue richieste in parti più piccole e separate per query complesse e stratificate. In questo modo Duet IA potrà concentrarsi su un aspetto alla volta e fornire soluzioni più complete
- Evita di usare un linguaggio ambiguo o poco chiaro. I prompt con istruzioni chiare e precise otterranno una risposta migliore
Limiti di Duet IA
Duet IA mostra un immenso potenziale nel usufruire di un nuovo livello di produttività aziendale. Tuttavia, questo percorso sarà tutt'altro che facile a causa dei seguenti ostacoli:
- Google ha fissato il prezzo di Duet IA a 30 dollari al mese, allineandolo a quello del suo diretto concorrente Microsoft Copilot. Un modello di prezzo così aggressivo lo rende inaccessibile alle PMI, anche se l'azienda ha indicato futuri adeguamenti di prezzo
- Anche per le grandi aziende e le imprese con grandi disponibilità finanziarie, Duet IA potrebbe non essere un affare così vantaggioso, poiché attualmente esegue solo la generazione di contenuti di base con funzionalità di modifica limitate
- Essendo una tecnologia relativamente nuova, l'intero toolkit Duet IA è ancora in corso di sviluppo, con circa un anno di formazione sul campo. È normale che commetta errori e non sia ancora affidabile fino a quando la tecnologia non si sarà stabilizzata
- Duet IA non ha attualmente la capacità di gestire condizioni rare, insolite o eccezionali (casi limite), che potrebbero causare un'errata interpretazione del contesto, generare risultati inappropriati e implementare un modello eccessivamente sicuro di sé
- Duet IA è vulnerabile alle allucinazioni del modello causate da una mancanza di fondamento e di concretezza, come qualsiasi altra tecnologia di IA. Tali errori possono rapidamente diventare costosi nelle applicazioni aziendali
Nonostante il suo aspetto promettente, queste prestazioni deludenti sono il motivo per cui gli utenti cercano alternative all'IA dei Documenti Google. Dopotutto, nessuno vuole pagare per contenuti banali e privi di fantasia con capacità di modifica limitate.
Alternative a "Help Me Write" dei Documenti Google Duet IA
"Help Me Write" di Duet IA ha alcune buone funzionalità/funzioni, ma potrebbe essere migliorato. Fortunatamente, ClickUp Brain è qui per colmare questa lacuna.
Ecco una rapida panoramica di ciò che ClickUp Brain ha da offrire:
- Generatore di contenuti: crea una varietà di risorse di contenuto, dai post dei blog alle righe dell'oggetto delle email che invogliano a cliccare e molto altro ancora! Controlla le variabili dei contenuti come il tono del marchio, la leggibilità, lo stile, ecc. per massimizzare il coinvolgimento
- Modifica e formatta i contenuti: ClickUp Brain è il tuo copywriter che darà nuova vita ai tuoi contenuti, perfezionando i testi esistenti fino a ottenere la versione migliore della tua bozza. Formatta i contenuti per renderli più leggibili, scorrevoli e in linea con il tuo marchio
- Sintetizzatore: genera riassunti di appunti di riunioni, aggiornamenti sulle attività, thread di commenti, rapporti di ricerca e sviluppo e molto altro ancora. Questi riassunti richiedono solo pochi secondi e possono essere incorporati in ClickUp Docs con un solo clic.
- Azioni da intraprendere: convertite note, riassunti e altra documentazione in azioni gerarchiche. Presentato sotto forma di elenchi interattivi di cose da fare e liste di controllo, questo elenco di attività e attività secondarie aiuta a misurare e visualizzare i progressi compiuti.
- Lavoro collaborativo: che tu lavori con un team o individualmente in collaborazione con ClickUp AI, scrivere con ClickUp AI rende il brainstorming e il lavoro collaborativo più facile e creativo
Ecco dove ClickUp Brain supera Duet IA di Google:
- Offre funzionalità di generazione di contenuto più complete per migliorare la tua scrittura
- Il suo prezzo competitivo lo rende accessibile sia alle startup che alle PMI e alle grandi aziende
- Avrai accesso a strumenti di IA predefiniti e preconfigurati per settori e reparti specifici
- È disponibile in un'app mobile intuitiva che semplifica il lavoro in mobilità
Ma soprattutto, ClickUp Brain si integra con la piattaforma ClickUp e i suoi moduli sottostanti, come ClickUp Docs, per tradurre qualsiasi contenuto in attività concrete senza dover cambiare piattaforma! Preparati, mettiti comodo e scrivi con ClickUp Brain.