Sapevate che un dipendente medio passa circa cinque minuti e mezzo a redigere email? Potrebbe non sembrare molto. Tuttavia, considerando che la maggior parte di noi invia circa 112 email alla settimana, questi cinque minuti e mezzo diventano 11 ore alla settimana !
Si tratta di più di una giornata lavorativa sprecata per ogni dipendente; questo è solo il tempo trascorso a scrivere email.
I vostri dipendenti potrebbero essere coinvolti anche in altri lavori ripetitivi, come la preparazione di reportistica, la risposta a memorandum, la registrazione le note delle riunioni creare presentazioni, modificare copie di marketing e molto altro ancora!
Non sarebbe meglio se esistesse un modo intelligente per automatizzare la creazione e la gestione di tutti questi documenti?
Ebbene, Google Documenti vi copre con la sua ultima innovazione: Duet IA. Ecco uno sguardo dettagliato su come è possibile utilizzare Duet IA in Documenti Google per rendere il vostro lavoro più semplice il mio lavoro più velocemente e più efficiente.
Comprendere l'intelligenza artificiale in Google Documenti Strumenti di scrittura sono i primi a venire in mente quando si parla di IA in Google Documenti. Tuttavia, l'area di lavoro di Google ha impiegato l'IA anche prima che l'IA generativa diventasse di uso comune.
L'IA ha reso Google Documenti più intuitivo e ha migliorato l'esperienza dell'utente. Per istanza, prepara automaticamente i contorni gerarchici dei documenti per semplificare la navigazione. Allo stesso modo, l'IA ha aiutato a correggere automaticamente le parole sbagliate o a evidenziare gli errori grammaticali con le correzioni consigliate.
Se si esce dall'ambiente di Documenti, si scopre che Gmail supporta Smart Compose per prevedere contestualmente e completare automaticamente le frasi mentre si digitano le email. Anche Google Chat ha adottato qualcosa di simile con i Messaggi intelligenti, che offrono risposte appropriate ai messaggi in arrivo. Anche Google Mappa ha sfruttato l'IA per una navigazione più intelligente.
L'IA è stata al centro dell'area di lavoro di Google e Duet IA è destinato a portarla a un livello superiore.
**Che cos'è Duet IA in Google Documenti?
Duet IA ha cinque moduli sottostanti
Annunciata al Google I/O 2023 come funzionalità/funzione "Aiutami a scrivere", Duet IA è l'ultimo strumento di IA generativa sviluppato dai Google Workspace Labs. Grazie a una combinazione di linguaggio generativo e immagini, questo assistente IA è in grado di generare testi o immagini in base alla specificità dell'utente IA prompt .
Duet IA è all'altezza dell'attività, sia che si tratti di creare infografiche o grafici, sia che si tratti di generare riepiloghi/riassunti o decks. Può anche condividere feedback e suggerimenti preziosi per migliorare il vostro processo creativo.
La sua versatilità è così vasta ed estesa che Google la definisce un potente collaboratore che funge anche da coach, partner di pensiero, fonte di ispirazione e stimolatore della produttività" Per mantenere questa immagine, viene fornito con i seguenti cinque moduli:
- Aiutami a scrivere: Aiuta nella creazione di contenuti da zero
- Aiutami a organizzare: Per creare tabelle e tabelle organizzative su misura su Tabella
- Aiutami a visualizzare: Genera immagini originali e convincenti per le presentazioni di Slides
- Aiutami a connettermi: Può aiutarvi a impostare videochiamate di alta qualità su Meet
- Aiutami a creare un'app: Per lo sviluppo di app senza codice utilizzando AppSheet
Poiché l'offerta "Aiutami a scrivere" è più in linea con i documenti Google, ci concentreremo principalmente su di essa. Quindi, in futuro, quando parleremo di Duet IA, ci riferiremo principalmente alla funzionalità "Aiutami a scrivere" di Duet IA.
Vantaggi di Duet IA
L'esito positivo di Duet AI Strumenti di IA come ChatGPT e Dall-E è una prova di quanto queste innovazioni IA siano in grado di migliorare i processi aziendali. Ecco una panoramica di ciò che ci si può aspettare dalle funzionalità di Duet basate sull'IA:
- Come potente strumento di scrittura IA, Duet IA è in grado di generare contenuti di grande valore e significato che corrispondono alle aspettative del pubblico, pur mantenendo la voce, il tono e lo stile del marchio
- Il testo generato è originale, contestuale e unico. La vostra azienda gode della titolarità assoluta di tali creazioni, il che rende questi asset un elemento di differenziazione competitiva
- L'automazione del processo di scrittura libera le risorse per concentrarsi su attività più complesse o creative. Tali attività strategicheutilizzo delle risorse aumenta la produttività della forza lavoro e migliora il morale dei dipendenti
- Oltre a generare contenuti, Duet IA è in grado di rivedere i testi esistenti, aggiornarli, aggiungervi valore o convertirli da un formato all'altro. La riproposizione dei contenuti aiuta le aziende a rispettare gli obiettivi di marketing, di costruzione delle relazioni e di coinvolgimento dei clienti, senza sprecare risorse
- L'allineamento del valore dei testi generati migliora l'esito positivo dei clienti, l'ottimizzazione delle risorse riduce i costi e migliora le prestazioni e la redditività aziendale
- L'integrazione perfetta con l'area di lavoro di Google consentirà agli utenti di passare da Documenti a Meets a Slides a Fogli e ad ogni altro prodotto o servizio senza perdere dati o concentrazione
Iniziare con Duet IA in Google Documenti
Sebbene Duet IA faccia parte di Google Documenti, le aziende hanno bisogno di un account dell'area di lavoro Google per esplorare la profondità e l'ampiezza dei servizi offerti. Precedentemente nota come G Suite, l'area di lavoro Google è una suite di produttività e collaborazione basata sul cloud che contiene strumenti come Gmail, Drive, Documenti, Fogli, Slides, ecc.
Nota: Gli utenti con account personali Google possono anche sperimentare le capacità, le funzionalità e le produttività dell'IA dell'azienda iscrivendosi ai Google Workspace Labs
aiutami a scrivere in Google Docs
I passaggi sopra descritti riguardano la creazione di contenuti da zero. Se si desidera riscrivere o modificare un contenuto esistente, ecco come fare:
- Aprire il documento Google Documenti esistente o incollare il contenuto in un nuovo documento
- Selezionare le frasi oparagrafi che si desidera modificare
- Fare clic con il tasto destro del mouse sull'opzione "Affina il testo selezionato". Selezionate la modifica che desiderate fare, ovvero elaborare, riepilogare/riassumere, ecc.
Seguite i passaggi sopra descritti per utilizzare la funzione "Aiutami a scrivere" di Gmail per riempire automaticamente la bozza della vostra email.
Aiutami a scrivere è anche su email
Casi di utilizzo dello strumento di scrittura Duet IA
Help Me Write di Duet IA combina velocità, versatilità e precisione. Questo mix lo rende una soluzione altamente scalabile per creare, modificare, perfezionare e rinnovare i contenuti scritti in tutti i reparti e le organizzazioni.
Se avete bisogno di aiuto per mettere in funzione i vostri strumenti di scrittura basati sull'IA, ecco alcuni casi d'uso a cui ispirarvi:
Marketing e commerciale
Il marketing e la vendita sono le applicazioni più note dell'IA generativa. Sulla stessa linea, è possibile utilizzare Duet IA per:
- Creazione di contenuti eIA copywriting: Creazione di testi di marketing, post di blog, didascalie per i social media, annunci pubblicitari e altri materiali di marketing su scala
- Ottimizzazione e riproposizione del contenuto: Ottimizzare i testi esistenti per i motori di ricerca per migliorare il posizionamento. Aggiornare i blog ad alte prestazioni e convertire i contenuti da un modulo all'altro (ad esempio, un caso di studio in un'infografica)
Assistenza ai clienti
Duet IA in Google Documenti può aiutare nelle seguenti attività di supporto clienti:
- Compilazione della base di conoscenze: Preparare una libreria di risorse utili e FAQ per rispondere ai dubbi dei clienti e consentire l'autoassistenza
- Risposte in bozza via email: Preparare bozze di risposte email alle richieste dei clienti e ai ticket di supporto
Legale e finanza
Con Duet IA, i settori o le attività altamente regolamentate possono mantenere la conformità nei seguenti modi:
- Rapporti aziendali e contratti: Generazione di report dettagliati, contratti o accordi - nel loro complesso o in parte - evidenziando le informazioni chiave relative a conformità, sicurezza, ecc.
- Fatturazione accurata: Sfruttare l'IA di Documenti Google per estrarre i dati da Fogli Google e automatizzare la fatturazione per una maggiore velocità, efficienza e precisione
Sviluppo del prodotto
Gli sviluppatori di prodotti possono utilizzare la combinazione di Duet IA e Documenti Google per i seguenti usi:
- Brainstorming e ideazione: Dal momento che Documenti Google è un sistema di collaborazionedi modifica dei documenti piattaforma, riunite i team per fare brainstorming o condividere suggerimenti e utilizzate le idee collettive come prompt per alimentare Duet IA
- Documentazione: Alimentare le specifiche dei prodotti e altre informazioni con i prompt di Duet IA per generare manuali per l'utente, annunci di aggiornamento delle funzionalità, guide ai prodotti e altri documenti di questo tipo
Ricerca e sviluppo
Se state conducendo ricerche di mercato o lavorando allo sviluppo di un nuovo prodotto, Duet IA può essere utile, come illustrato di seguito:
- Scrittura tecnica : Preparare documenti tecnici completi per nuovi prodotti, processi, catene di valore, tendenze e modelli e altro ancora
- Riepilogo/riassunto: Riepilogare/riassumere i risultati della ricerca in estratti minimi e risultati chiave per discussioni esterne o interne
Consigli e trucchi per potenziare le operazioni con Duet IA di Google
Con i casi d'uso sopra descritti dello strumento di scrittura IA di Documenti Google, potreste essere desiderosi di testare le sue varie capacità, dalla presa di note alla creazione di riepiloghi/riassunti. Prima di intraprendere questo viaggio, abbiamo alcuni suggerimenti e trucchi che possono aiutarvi a ottenere di più:
- Piuttosto che inserire solo parole chiave o frasi sospese, create i vostri prompt in modo che si leggano in un linguaggio naturale, come se steste interagendo con una persona
- Offrire a Duet IA un contesto su ciò che si desidera ottenere dall'attività. Questo contesto le consentirà di aiutarvi meglio con contenuti di maggior valore
- Includere la voce, il tono e lo stile del proprio marchio durante la condivisione dei prompt con Duet IA. Includete anche il livello di competenza di chi scrive e il target di riferimento per ottenere un maggiore coinvolgimento
- Se state cercando di creare dettagli specifici per un prodotto o un servizio, come ad esempio una guida alle istruzioni per l'uso, un manuale per l'utente e così via, condividete tutte le informazioni pertinenti per ottenere una risposta più appropriata
- Suddividere le richieste in parti più piccole e separate per query complesse e stratificate. Da fare in questo modo Duet IA può concentrarsi su una cosa alla volta e fornire soluzioni più complete
- Evitare di usare un linguaggio ambiguo o poco chiaro. I prompt con istruzioni chiare e precise otterranno una risposta migliore
Limiti di Duet IA
Duet IA mostra un immenso potenziale per usufruire di un nuovo piano di produttività aziendale. Tuttavia, questo viaggio sarà tutt'altro che tranquillo a causa dei seguenti ostacoli:
- Google ha fissato il prezzo di Duet IA a 30 dollari al mese, equiparandolo a quello del suo diretto concorrente Microsoft Copilot. Un modello di prezzo così aggressivo lo rende inaccessibile alle PMI, anche se l'azienda ha indicato futuri adeguamenti dei prezzi
- Anche per le aziende e le società con tasche profonde, Duet IA potrebbe non essere un affare così vantaggioso, dato che attualmente esegue solo la generazione di contenuti di base con funzioni di modifica limitate
- Essendo una tecnologia abbastanza nuova, l'intero toolkit di Duet IA è ancora in corso (WIP), con circa un anno di addestramento nel mondo reale. Aspettatevi che commetta errori e che rimanga inaffidabile fino a quando la tecnologia non si sarà stabilizzata
- Duet IA non ha attualmente la capacità di gestire condizioni rare, insolite o eccezionali (casi limite), il che potrebbe causare un'errata interpretazione del contesto, la generazione di output inappropriati e l'eccessiva fiducia nel modello
- Duet IA è vulnerabile alle allucinazioni dei modelli causate dalla mancanza di basi e di fattualità, come qualsiasi altra tecnologia IA. Questi errori possono diventare rapidamente costosi nelle applicazioni aziendali
Nonostante l'aspetto promettente, queste prestazioni poco brillanti sono il motivo per cui gli utenti sono alla ricerca di un sistema di intelligenza artificiale alternative a Google Documenti IA. Dopotutto, nessuno vuole pagare per contenuti poco fantasiosi, boilerplate e con capacità di modifica del contenuto limitate.
Alternative a Google Documenti "Aiutami a scrivere" Duet IA
"Help Me Write" di Duet IA ha alcune buone funzionalità/funzione, ma potrebbe essere migliore. Fortunatamente, IA ClickUp AI è qui per raccogliere il suo Slack.
l'IA di ClickUp esegue una serie di funzioni_
Ecco una rapida panoramica di ciò che ClickUp AI ha da offrire:
- Generatore di contenuti: Crea una varietà di contenuti, dai post del blog agli oggetti delle email meritevoli di clic e altro ancora! Controlla le variabili del contenuto come la voce del marchio, la leggibilità, lo stile, ecc. per massimizzare il coinvolgimento
utilizzare ClickUp AI per generare contenuti significativi
- Modificare e formattare i contenuti: ClickUp AI è il vostro copywriter per dare nuova vita ai vostri contenuti, per perfezionare il testo esistente fino a ottenere la versione migliore della vostra bozza. Formatta i contenuti per renderli più leggibili, scansionabili e in linea con il marchio
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Reprompting\\_GIF.gif Riproduzione con ClickUp AI /$$$img/
clickUp IA è in grado di aggiornare la tonalità di contenuti nuovi ed esistenti
- Repilogare/riassumere: Genera riepiloghi per le note delle riunioni, gli aggiornamenti delle attività, i thread di commento, le relazioni di ricerca e sviluppo e molto altro. Questi riepiloghi richiedono solo pochi secondi e possono essere incorporati inDocumenti ClickUp con un solo clic
crea riepiloghi da documenti, thread di chat e altro ancora
- Elementi d'azione: Convertire note, riepiloghi/riassunti e altra documentazione in elementi d'azione gerarchici. Presentati come elenchi interattivi di cose da fare e liste di controllo, questi elenchi di attività e sottoattività aiutano a misurare e visualizzare lo stato di avanzamento
convertire i piani in azioni con ClickUp AI_
- Lavoro collaborativo: Sia che lavoriate con un team o individualmente in collaborazione con ClickUp AI, scrivere con ClickUp AI rende il brainstorming e il lavoro collaborativo più facile e creativo
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/ClickUp-AI-Tools-for-Marketing-Teams-Write-a-Case-Study-Example.gif Strumenti di IA di ClickUp per i team di marketing Scrivere un esempio di studio di caso /$$$img/
con ClickUp AI ogni attività è collaborativa
Ecco dove ClickUp AI supera Duet IA di Google:
- Ha capacità di generazione di contenuti più complete per migliorare la vostra scrittura
- Ha un prezzo competitivo che lo rende accessibile a startup, PMI e aziende
- Ha accesso a strumenti di IA pre-costruiti e pre-configurati per settori e dipartimenti specifici
- Viene fornito con un'app mobile intuitiva che facilita il lavoro in movimento
Soprattutto, ClickUp AI si integra con la piattaforma ClickUp e i suoi moduli sottostanti, come ClickUp Documenti, per tradurre qualsiasi contenuto in attività di ClickUp senza dover cambiare piattaforma! Preparatevi, impostate e scrivete con ClickUp AI .