Ti è mai capitato di cancellare o danneggiare accidentalmente una versione aggiornata di un documento? Succede anche ai migliori.
Il software di controllo delle versioni dei documenti è la tua rete di sicurezza in questi casi. Se qualcosa va storto, puoi sempre tornare a una versione precedente, ripristinarla ed evitare quei momenti imbarazzanti.
Senza un software di gestione dei documenti con controllo delle versioni, ognuno ha la propria copia e non è possibile sapere con certezza chi dispone della versione più recente. Il software di controllo dei documenti mantiene tutto in ordine, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina (letteralmente!) grazie alla gestione delle diverse versioni dei tuoi processi aziendali.
Esaminiamo i 10 migliori software di controllo delle versioni dei documenti per il 2024, analizziamo i loro punti di forza e di debolezza e scopriamo come possono aiutare la tua azienda a crescere.
Cosa dovresti cercare in un software di controllo delle versioni dei documenti?
Quando scegli un sistema di controllo delle versioni dei documenti per la tua azienda, dai la priorità alle funzionalità/funzioni che soddisfano le tue esigenze. Ecco alcune funzionalità chiave che puoi cercare:
- Monitoraggio della cronologia delle versioni: un software di controllo delle versioni affidabile conserva una cronologia dettagliata delle modifiche apportate ai documenti, indicando ogni titolare e le relative modifiche. Questa funzionalità garantisce trasparenza e responsabilità e consente il confronto tra le versioni, in modo che gli utenti possano ripristinare le versioni precedenti quando necessario.
- Collaborazione in tempo reale: consentire la collaborazione in tempo reale è fondamentale. La possibilità di aggiungere commenti e annotazioni facilita il lavoro di squadra, rendendo più semplice per più utenti lavorare contemporaneamente sullo stesso documento.
- Controllo degli accessi flessibile: gestire chi può accedere a cosa è fondamentale, soprattutto per le informazioni sensibili. Il tuo software dovrebbe offrire un controllo degli accessi flessibile, garantendo così che solo il personale autorizzato possa visualizzare o effettuare modifiche su documenti specifici.
- Interfaccia intuitiva: un design intuitivo garantisce agli utenti, indipendentemente dalla loro competenza tecnica, di poter navigare nel software senza alcuno sforzo.
- Capacità di integrazione: capacità di integrazione che consentono alla piattaforma di gestione dei documenti di funzionare in modo armonioso con i tuoi strumenti esistenti, in modo da poter essere più efficiente.
- Funzionalità di backup: il software dovrebbe fornire solide funzionalità di backup per prevenire la perdita di dati e garantire la sicurezza dei tuoi documenti sensibili, anche in circostanze impreviste.
- Scalabilità: man mano che la tua organizzazione cresce, anche la tua soluzione di gestione dei documenti dovrebbe crescere. La scalabilità garantisce che il software di controllo delle versioni dei documenti sia in grado di gestire l'aumento dei dati e del carico degli utenti, il tutto senza compromettere le prestazioni.
- Formazione: la collaborazione di più persone sullo stesso documento può creare confusione, soprattutto se non sanno come utilizzare lo strumento e le sue funzionalità/funzioni. Pertanto, lo strumento dovrebbe disporre di materiali di formazione completi per garantire un esito positivo dell'adozione del software.
I 10 migliori software di controllo delle versioni dei documenti da utilizzare
Sebbene sul mercato siano disponibili diverse soluzioni software per la gestione dei documenti, alcune potrebbero ancora mancare di funzionalità/funzioni significative. Abbiamo esaminato diverse opzioni e verificato i loro pro e contro per presentarti l’elenco dei 10 migliori software di controllo delle versioni dei documenti. Scopriamo chi è entrato nell’elenco!
1. ClickUp
ClickUp è una piattaforma all-in-one per la produttività e la collaborazione progettata per consentire a team di qualsiasi dimensione di lavorare insieme senza interruzioni.
È l'app ideale per creare wiki aziendali e documenti tecnici e per documentare le funzionalità dei prodotti, i processi dipartimentali e le attività e le responsabilità individuali.
La funzionalità di controllo delle versioni di ClickUp Docs ti consente di proteggere i tuoi documenti con controlli sulla privacy e sulla modifica e di assegnare la titolarità aggiungendo titolari e collaboratori. Crea link che possono essere condivisi esclusivamente con un determinato team, ospite o membro pubblico invitandoli.
Puoi anche visualizzare la cronologia delle modifiche apportate a un documento o ripristinare versioni precedenti, se necessario.
Con la funzionalità di rilevamento della collaborazione in tempo reale di ClickUp, tutti gli utenti della tua area di lavoro possono effettuare modifiche ai documenti contemporaneamente, creare un elenco di informazioni, aggiungere tag, attività e descrizioni degli obiettivi e gestire le modifiche. Inoltre, la piattaforma aggiorna istantaneamente tutto in tempo reale.
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Aggiungi intestazioni, tabelle, banner, tag, commenti, segnalibri, immagini, video e link, consentendo una condivisione efficiente delle conoscenze.
- Modifica i documenti in modo collaborativo e in tempo reale
- Utilizza i modelli per mantenere l'aspetto dei tuoi documenti coerente.
- Risparmia tempo e aumenta la tua produttività con le funzionalità Modalità Focus, Dettagli pagina e Archivio.
- Duplica un documento condiviso in modalità di condivisione
- Proteggi i tuoi documenti da modifiche indesiderate scegliendo il piano Business Plus.
- Crea tag Doc per trovare facilmente i documenti
- Scrivi, formatta, riassuma e modifica rapidamente i contenuti utilizzando ClickUp AI.
Limiti di ClickUp
- Potrebbe richiedere un periodo di apprendimento per gli utenti alle prime armi.
- Alcune funzionalità/funzioni non sono completamente accessibili nell'app mobile.
Prezzi di ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: 7 $ al mese per utente
- Aziendale: 12 $ al mese per utente
- Enterprise: contattaci per conoscere i prezzi
- ClickUp Brain: Disponibile su tutti i piani a pagamento al costo di 5 $ al mese per ogni membro dell'area di lavoro di ClickUp.
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 9000 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 3900 recensioni)
2. Adobe Acrobat
Adobe Acrobat è un software che ti aiuta a creare, modificare e gestire file PDF. Puoi convertire documenti di diversi formati in PDF e aggiungere anche funzionalità di sicurezza come password o autorizzazioni di firma per proteggere i tuoi file.
La sua funzionalità di controllo delle versioni aggiorna il numero di versione ogni volta che il documento viene modificato. Ti consente inoltre di confrontare le modifiche e salvare versioni diverse.
Inoltre, puoi modificare in modo completo i documenti PDF utilizzando gli strumenti di modifica di Adobe Acrobat, inclusi testo, immagini e formattazione.
Le migliori funzionalità/funzioni di Adobe Acrobat
- Collabora facilmente creando versioni dei documenti e confrontando le modifiche.
- Digita commenti, aggiungi disegni a mano libera ed evidenzia il testo per fornire feedback.
- Apporta modifiche estese come l'aggiunta di testo e pagine, il ritaglio e la rotazione delle pagine, la modifica delle immagini e la correzione di errori di battitura.
- Aggiungi, rimuovi e riordina le pagine utilizzando una semplice funzionalità di trascinamento.
- Converti i file in PDF e viceversa mantenendo la formattazione.
- Condivisione dei file: comprimili senza perdere qualità.
Limiti di Adobe Acrobat
- Potrebbe richiedere un notevole sforzo di apprendimento per i principianti.
- Gli utenti segnalano occasionali problemi di compatibilità.
Prezzi di Adobe Acrobat
- Acrobat Reader: gratis
- Acrobat Standard: 12,99 $ al mese
- Acrobat Pro: 19,99 $ al mese
- Acrobat for Teams: a partire da 22,19 $ al mese per utente.
Valutazioni e recensioni di Adobe Acrobat
- G2: 4,5/5 (oltre 3200 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 10.200 recensioni)
3. QT9 QMS
QT9 QMS è un software di gestione della qualità con funzionalità di gestione e controllo dei documenti. Ti consente di effettuare la condivisione di documenti controllati con il tuo team e altri utenti, come fornitori e clienti.
La funzionalità di copia master e copia di visualizzazione ti consente di gestire facilmente le modifiche. Gli utenti apprezzano la funzionalità di archiviazione automatica, che ti permette di lavorare solo con ciò che è rilevante.
QT9 QMS ti aiuta a organizzare i documenti, risolvere i problemi, condurre audit e gestire i fornitori. Assicura inoltre che le aziende seguano i processi, migliorino il proprio lavoro e tengano traccia delle informazioni sulla qualità per prendere decisioni più intelligenti e ottenere miglioramenti continui.
Le migliori funzionalità/funzioni di QT9 QMS
- Collega centralmente i registri della documentazione in più posizioni
- Utilizza più strumenti che coprono vari aspetti di conformità
- Visualizza una sequenza elettronica delle modifiche apportate a qualsiasi documento.
- Utilizza l'analisi in tempo reale per il monitoraggio delle modifiche
- Invia avvisi via email per far revisionare i documenti
- Assegna gli approvatori e abilita la conformità delle firme elettroniche.
Limiti di QT9 QMS
- Potrebbe presentare difficoltà di integrazione con altri sistemi o software.
- La personalizzazione potrebbe essere complessa
QT9 QMS Prezzi
- Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni di QT9 QMS
- G2: 4,8/5 (oltre 40 recensioni)
- Capterra: 4,7 (oltre 70 recensioni)
4. MasterControl
MasterControl è un software all-in-one per la gestione della qualità. Rende le attività relative alla qualità più fluide ed efficienti, in particolare per i settori regolamentati.
Il suo software di gestione delle revisioni dei documenti consente alle aziende di controllare le revisioni dei documenti e di mantenere versioni aggiornate nel suo sistema basato sul web. Questi documenti possono quindi essere messi a disposizione degli utenti praticamente ovunque.
Questo strumento facilita la gestione della formazione, il controllo delle modifiche, gli audit e la conformità, garantendo il rispetto degli standard di settore e dei requisiti normativi. Inoltre, gli utenti apprezzano i suoi flussi di lavoro di approvazione, che riducono i ritardi.
Le migliori funzionalità/funzioni di MasterControl
- Semplifica il tuo lavoro con flussi di lavoro automatizzati
- Trova tutti i documenti in un unico posto e ottieni una traccia di controllo con indicazione dell'ora.
- Utilizza gli strumenti per il monitoraggio, la gestione e il miglioramento della qualità con la sua piattaforma centralizzata.
- Effettua il monitoraggio delle ispezioni e dei controlli con aggiornamenti tempestivi.
- Mantieni aggiornate le versioni attraverso il controllo dei documenti
- Garantite la conformità normativa grazie ai suoi potenti strumenti.
Limiti di MasterControl
- L'implementazione potrebbe essere complessa e richiedere molto tempo a causa della sua complessità.
- La personalizzazione richiede competenze specifiche, rendendolo meno flessibile per alcuni utenti.
Prezzi MasterControl
- Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni di MasterControl
- G2: 4,3/5 (oltre 280 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 130 recensioni)
5. Sierra QMS
Sierra QMS è un software di gestione della qualità intuitivo che gestisce le attività di qualità per le organizzazioni. Si concentra sul controllo dei documenti, sulle azioni correttive e sulla gestione degli audit per seguire gli standard del settore.
La sua funzionalità di controllo dei documenti ti consente di gestire la visibilità e i diritti di qualsiasi utente assegnato. Inoltre, si distingue per la sua funzionalità di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) che ti consente di sapere dove aggiungere contenuti per una migliore copertura degli argomenti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Sierra QMS
- Assegna automaticamente attività di formazione agli utenti con facile accesso alle procedure operative standard e alle politiche aziendali.
- Monitora lo stato dei documenti con notifiche e report personalizzati.
- Organizza e gestisci i documenti con un solido sistema di archiviazione.
- Carica i modelli per mantenere i tuoi documenti coerenti
Limiti di Sierra QMS
- Potrebbero esserci delle difficoltà nella connessione o nel funzionamento corretto con altri software o strumenti esterni al proprio sistema.
- Potrebbe non offrire funzionalità avanzate di analisi dei dati.
Prezzi Sierra QMS
- Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni di Sierra QMS
- Capterra: recensioni insufficienti
- G2: Non disponibile
6. HotDocs
HotDocs è un software di automazione dei documenti che consente di creare documenti in modo semplice e veloce.
Con il plugin HotDocs Author, puoi tenere traccia delle varie versioni dei modelli che hai creato. Ti consente inoltre di effettuare la condivisione del ruolo di sviluppo dei modelli con altri membri del team e mantiene un archivio organizzato di tutti i tuoi file modello.
HotDocs utilizza due tipi di controllo delle versioni: centralizzato e distribuito, in base alla posizione dell'archivio dei file.
Puoi creare modelli per vari documenti, come contratti o moduli, e poi compilare automaticamente i dettagli. Ciò consente di risparmiare tempo e garantisce la precisione riducendo il lavoro manuale durante la generazione di documenti ripetitivi.
Le migliori funzionalità di HotDocs
- Risparmia tempo con modelli riutilizzabili per vari tipi di moduli o contratti.
- Collega il repository di controllo delle versioni al tuo spazio di lavoro e apporta modifiche al file modello direttamente dallo spazio di lavoro.
- Automatizza la creazione di modelli rispettando le linee guida interne del marchio e i requisiti di conformità del settore.
- Riduci gli errori nella documentazione legale grazie alla sua funzionalità di automazione.
Limitazioni di HotDocs
- Potrebbero essere necessarie competenze di programmazione per creare determinati modelli complessi.
- Compatibilità limitata con alcuni sistemi operativi o versioni software precedenti
Prezzi di HotDocs
- Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni di HotDocs
- G2: 4,4/5 (oltre 80 recensioni)
- Capterra: 4. 1/5 (oltre 60 recensioni)
7. Seismic
Seismic è una piattaforma che aiuta le aziende a gestire e ottimizzare i propri contenuti commerciali e di marketing. Centralizza tutte le risorse relative ai contenuti, come presentazioni, documenti e video, fornendo strumenti per la creazione, l'organizzazione e la condivisione di questi materiali.
Seismic offre il controllo delle versioni dei documenti, consentendoti di gestire i controlli e le autorizzazioni. Ti permette di vedere quando un file è stato caricato e se una determinata parte è riservata. Inoltre, archivia e conserva le versioni precedenti dei file e mantiene una traccia di controllo.
Le migliori funzionalità di Seismic
- Utilizza potenti strumenti di analisi dei dati per il marketing e le attività commerciali
- Organizza e gestisci in modo efficiente i materiali commerciali
- Effettua la connessione con vari sistemi o software, consentendo flussi di lavoro fluidi e la condivisione dei dati.
- Usa LiveDocs per automatizzare e personalizzare i contenuti
Limiti sismici
- Le piccole imprese potrebbero trovarlo costoso rispetto ad altre alternative.
- La configurazione richiede tempo
Prezzi sismici
- Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni Seismic
- G2: 4,7/5 (oltre 1400 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 200 recensioni)
8. Documenti Google
Documenti Google è uno strumento di elaborazione testi online di Google che aiuta gli utenti a creare, modificare e collaborare su documenti in tempo reale. Offre un'interfaccia intuitiva e dispone di varie opzioni di modifica simili a quelle dei tradizionali programmi di elaborazione testi.
Questo strumento basato su cloud consente una collaborazione fluida tra più utenti grazie a funzionalità quali il salvataggio automatico e un facile accesso da qualsiasi dispositivo con connessione a Internet. La sua funzione di controllo dei documenti consente di accedere alle versioni precedenti in formato timestamp.
La sua integrazione con le applicazioni Google Workspace e la possibilità di esportare documenti in vari formati ne aumentano ulteriormente l'utilità.
Le migliori funzionalità dei Documenti Google
- Collabora su un documento con più utenti in tempo reale
- Identifica se qualcuno ha aggiornato un documento dall'ultima volta che l'hai visualizzato.
- Crea diversi tipi di documenti con la libreria di modelli
- Assegna un nome a un massimo di 40 versioni in qualsiasi documento per facilitarne l'identificazione.
Limiti dei Documenti Google
- La versione offline ha funzionalità ridotte, il che influisce sull'accessibilità e sulle funzioni di modifica.
- Offre meno funzionalità di formattazione avanzate rispetto ad alcuni programmi di videoscrittura tradizionali.
Prezzi dei Documenti Google
- Free
- Business Starter: 7,20 $ al mese per utente
- Business Standard: 14,40 $ al mese per utente
- Business Plus: 21,60 $ al mese per utente
- Enterprise: Contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni dei documenti Google
- G2: 4,6/5 (oltre 42.200 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 28.000 recensioni)
9. Microsoft Word
Microsoft Word è un software molto diffuso utilizzato per creare e modificare documenti di testo come lettere, relazioni o curriculum. È in genere lo strumento preferito dalle aziende per la documentazione e la reportistica.
Microsoft Word ti consente di controllare le versioni di un documento dandoti accesso a tutte le versioni precedenti in formato di sola lettura.
Le migliori funzionalità di Microsoft Word
- Utilizza vari strumenti di formattazione per modificare l'aspetto del testo, inserire immagini e creare documenti dall'aspetto professionale.
- Collabora in tempo reale con la funzionalità di condivisione dei documenti.
- Accedi alle versioni principali o secondarie in base alle tue esigenze.
Limiti di Microsoft Word
- Richiede aggiornamenti regolari
- Per accedere alla gamma completa di applicazioni Microsoft Office, incluso Word, potrebbe essere necessario acquistare la suite Office completa. Tuttavia, questo potrebbe risultare costoso per alcuni utenti.
Prezzi di Microsoft Word
- Versione gratis a periodo limitato
- Licenze personalizzate per privati e aziende
Valutazioni e recensioni di Microsoft Word
- G2: 4,7/5 (oltre 1790 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 2000 recensioni)
10. Monday. com
monday. com è un sistema di project management che consente ai team di gestire flussi di lavoro, attività e progetti in modo collaborativo. Offre un'interfaccia visiva con bacheche, Sequenze e dashboard personalizzabili, in modo che i team possano organizzare le attività, monitorare lo stato dei progetti e comunicare in modo efficace.
monday. com controlla e gestisce le versioni dei documenti e conserva tutti i file nello stesso posto. Ciò rende più facile la revisione e l'approvazione dei contenuti rispetto al monitoraggio di più documenti tramite email.
monday. com funzionalità/funzioni migliori
- Visualizza l'anteprima, scarica e aggiungi annotazioni a ciascuna versione.
- Elimina le versioni precedenti per evitare di ingombrare il tuo spazio di lavoro.
- Semplifica il project management grazie a un'interfaccia visivamente intuitiva.
- Crea e personalizza i flussi di lavoro
- Traccia e gestisci i progetti in tempo reale
Limiti di monday.com
- Potrebbe risultare complesso per alcuni utenti.
- Gli utenti potrebbero aver bisogno di piani più costosi per accedere alle funzionalità avanzate.
Prezzi di monday.com
- Uso personale: gratis
- Base: 12 $ al mese per postazione
- Standard: 14 $ al mese per postazione
- Pro: 24 $ al mese per postazione
- Enterprise: contattaci per conoscere i prezzi
monday. com valutazioni e recensioni
- G2: 4,7/5 (oltre 9900 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4580 recensioni)
Per saperne di più: Alternative a Monday
Controlla le versioni per controllare la qualità
Il software di controllo delle versioni dei documenti è il tuo strumento di precisione nella collaborazione in team. Crea un hub in cui il tuo team può lavorare sull'ultimo documento, in modo che non ci sia confusione dovuta a modifiche contrastanti e perdita di dati. Scegli uno strumento che mantenga tutto organizzato e privo di caos.
Se non hai ancora fatto la tua scelta, prova ClickUp!
Il software avanzato di ClickUp offre un'interfaccia intuitiva che effettua il monitoraggio delle modifiche, conserva cronologie dettagliate delle versioni, consente di ripristinare facilmente le versioni precedenti e molto altro ancora!
Oltre al sistema di controllo delle versioni dei documenti, ClickUp offre anche funzionalità di gestione delle attività e di project management per rendere più fluido il tuo flusso di lavoro.
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