I 10 migliori software per il controllo della versione dei documenti per il 2024

Avete mai cancellato per sbaglio o incasinato una versione aggiornata di un documento? Succede anche ai migliori di noi.

Il software di controllo della versione dei documenti è la vostra rete di sicurezza in questi casi. Se qualcosa va storto, potete sempre tornare a una versione precedente, ripristinarla ed evitare quei momenti di "oops".

Senza un software di gestione dei documenti per il controllo delle versioni, ognuno ha la sua copia e non si può essere sicuri di chi abbia l'ultima versione. Il software di controllo dei documenti mantiene l'ordine, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina (letteralmente!) gestendo le diverse versioni dei processi aziendali.

Passiamo in rassegna i 10 migliori software per il controllo dei documenti in versione 2024, analizziamo i loro punti di forza e di debolezza ed esploriamo come possono aiutare la vostra azienda a crescere.

Cosa cercare in un software per il controllo delle versioni dei documenti?

Quando scegliete il miglior sistema di controllo della versione dei documenti per la vostra azienda, date priorità alle funzionalità/funzione che corrispondono alle vostre esigenze. Ecco alcune funzionalità/funzione chiave da ricercare:

1. **Un solido software di controllo delle versioni conserva una cronologia dettagliata delle modifiche apportate ai documenti, mostrando ogni titolare e le sue modifiche. Questa funzionalità/funzione garantisce trasparenza e responsabilità e consente il confronto delle versioni, in modo che gli utenti possano tornare alle versioni precedenti quando necessario
2. Collaborazione in tempo reale: Abilitazione dicollaborazione in tempo reale è fondamentale. La possibilità di aggiungere commenti e annotazioni facilita il lavoro di squadra, consentendo a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento
3. Controllo degli accessi flessibile: La gestione di chi può accedere a cosa è fondamentale, soprattutto per le informazioni sensibili. Il software deve offrire un controllo flessibile degli accessi, garantendo così che solo il personale autore possa visualizzare o modificare documenti specifici
4. Interfaccia intuitiva: Un design intuitivo assicura che gli utenti, a prescindere dalle loro competenze tecniche, possano navigare nel software senza sforzo
5. Funzionalità di integrazione: Funzionalità di integrazione che consentano alla piattaforma di gestione documentale di lavorare in armonia con gli strumenti esistenti, in modo da essere più efficiente
6. Funzionalità/funzione di backup: Il software deve fornire solide funzionalità di backup per prevenire la perdita di dati e garantire che i documenti sensibili siano sempre al sicuro, anche in circostanze impreviste
7. Scalabilità: Con la crescita dell'organizzazione, deve crescere anche la soluzione di gestione documentale. La scalabilità garantisce che il software di controllo delle versioni dei documenti sia in grado di gestire l'aumento dei dati e del carico di utenti, senza compromettere le prestazioni
8. Formazione: Più persone che collaborano allo stesso documento possono creare confusione, soprattutto se non sanno come usare lo strumento e le sue funzionalità/funzioni. Per questo motivo, lo strumento deve essere dotato di materiali di formazione completi per un'adozione positiva del software

I 10 migliori software per il controllo della versione dei documenti da utilizzare nel 2024

Mentre soluzioni software per la gestione dei documenti sono disponibili sul mercato, alcune potrebbero ancora mancare di funzionalità/funzione significative. Abbiamo esaminato diverse opzioni e controllato i loro pro e contro per presentarvi i 10 migliori software di controllo della versione dei documenti. Scopriamo chi è entrato nell'elenco!

1. ClickUp

la dashboard collaborativa di ClickUp semplifica la creazione, il monitoraggio e la realizzazione dei compiti_

ClickUp è una piattaforma di produttività e collaborazione all-in-one, progettata per consentire a team di ogni dimensione di lavorare insieme senza interruzioni.

È l'app ideale per la creazione di wiki aziendali e per la gestione delle attività documenti tecnici e per documentare le funzionalità/funzione del prodotto, i processi di reparto e le attività e responsabilità individuali. Documenti di ClickUp ' consente di proteggere i documenti con controlli di privacy e modifica e di assegnare la titolarità aggiungendo titolari e collaboratori. Create collegamenti che possono essere condivisi esclusivamente con un particolare team, ospite o membro pubblico invitandolo.

È inoltre possibile visualizzare la cronologia delle modifiche apportate a un documento o ripristinare versioni precedenti, se necessario.

clickUp consente di collegare le attività collegate ai documenti in modo da avere tutto in un unico posto!

Con Rilevamento della collaborazione in tempo reale di ClickUp tutti i membri dell'area di lavoro possono modificare simultaneamente i documenti, elencare informazioni, aggiungere tag, attività e descrizioni di obiettivi, e gestire le modifiche . Inoltre, la piattaforma aggiorna tutto in tempo reale.

traccia la modifica simultanea di più membri del team in tempo reale con la funzione di modifica live di ClickUp

Le migliori funzionalità/funzione di ClickUp

• Aggiungere intestazioni, tabelle, banner, tag, commenti, segnalibri, immagini, video e collegamenti, consentendo diun'efficiente condivisione della conoscenza* Modifica dei documenti in modo collaborativo in tempo reale
• Utilizzate modelli per mantenere l'aspetto dei vostri documenti coerente
• Risparmia tempo e ottieni di più da fare con la modalità Focus, i dettagli della pagina e le funzionalità di archiviazione
• Duplicazione di un documento condiviso pubblicamente
• Proteggete i vostri documenti da modifiche indesiderate optando per il piano Business Plus
• Creare tag sui documenti per trovarli facilmente

• Scrivete, formattate, riepilogate/riassumete e modificate rapidamente i contenuti utilizzando le funzioniClickUp AI

  Limiti del ClickUp

• Può presentare una curva di apprendimento per gli utenti alle prime armi
• Alcune funzionalità/funzione non sono completamente accessibili nell'app mobile

Prezzi di ClickUp

• **Free Forever
• Unlimitato: $7/mese per utente
• Business: $12/mese per utente
• Aziende: Contattare per i prezzi
• ClickUp Brain: Disponibile su tutti i piani a pagamento per $5/Area di lavoro di ClickUp al mese

Valutazioni e recensioni di ClickUp

• G2: 4.7/5 (9000+ recensioni)
• Capterra: 4.7/5 (3900+ recensioni)

2. Adobe Acrobat

via Adobe Acrobat Adobe Acrobat è un software che aiuta a creare, modificare e gestire i file PDF. È possibile convertire in PDF documenti di diversi formati e aggiungere funzionalità/funzione di sicurezza come password o autorizzazioni alla firma per proteggere i file.

La funzionalità di controllo delle versioni aggiorna il numero di versione ogni volta che il documento viene modificato. Consente inoltre di confrontare le modifiche e di salvare versioni diverse.

Inoltre, è possibile modificare in modo completo i documenti PDF utilizzando gli strumenti di modifica di Adobe Acrobat, compresi testi, immagini e formattazione.

Le migliori funzionalità/funzione di Adobe Acrobat

• Collaborare facilmente creando versioni di documenti e confrontando le modifiche
• Digitare commenti, aggiungere disegni a mano libera ed evidenziare il testo per dare un feedback
• Effettuare modifiche estese, come l'aggiunta di testo e pagine, il ritaglio e la rotazione delle pagine, la modifica di immagini e la correzione di errori di battitura
• Aggiungere, rimuovere e riordinare le pagine con una semplice funzionalità di trascinamento e rilascio
• Convertire i file in PDF e viceversa preservando i formati
• Condivisione facile dei file comprimendoli senza perdere qualità

Limiti di Adobe Acrobat

• Può presentare una curva di apprendimento significativa per i principianti
• Gli utenti segnalano occasionali problemi di compatibilità

Prezzi di Adobe Acrobat

• Acrobat Reader: Free
• Acrobat Standard: $12,99/mese
• Acrobat Pro: $19,99/mese
• Acrobat for Teams: A partire da $22,19/mese per utente

Valutazioni e recensioni di Adobe Acrobat

• G2: 4,5/5 (3200+ recensioni)
• Capterra: 4,7/5 (oltre 10.200 recensioni)

3. QT9 QMS

via QT9 QMS QT9 QMS è un software di gestione della qualità con funzionalità di gestione e controllo dei documenti. Consente di condividere i documenti controllati con il proprio team e con altri utenti, come fornitori e clienti.

La funzionalità/funzione di copia master e copia di visualizzazione consente di gestire facilmente le modifiche. Gli utenti apprezzano la funzionalità di archiviazione automatica, che consente di lavorare solo su ciò che è rilevante.

QT9 QMS aiuta a organizzare i documenti, risolvere i problemi, condurre audit e gestire i fornitori. Inoltre, garantisce che le aziende seguano i processi, migliorino il loro lavoro e tengano traccia delle informazioni sulla qualità per prendere decisioni più intelligenti e migliorare continuamente.

Le migliori funzionalità/funzione di QT9 QMS

• Connessione centralizzata dei record di documentazione tra più posizioni
• Utilizzo di più strumenti che coprono vari aspetti della conformità
• Visualizzazione di una sequenza elettronica delle modifiche apportate a qualsiasi documento
• Utilizzo di analisi in tempo reale per il monitoraggio delle modifiche
• Invio di avvisi via email per ottenere la revisione dei documenti
• Assegnare approvatori e abilitare la conformità alla firma elettronica

limiti del SGQ #### QT9

• Potrebbe porre problemi di integrazione con altri sistemi o software
• La personalizzazione potrebbe essere impegnativa

QT9 QMS Prezzi

• Contattare per i prezzi

QT9 QMS valutazioni e recensioni

• G2: 4,8/5 (40+ recensioni)
• Capterra: 4.7 (70+ recensioni)

4. MasterControl

via MasterControl MasterControl è un software di gestione della qualità all-in-one. Rende più fluide ed efficienti le attività legate alla qualità, soprattutto per le industrie regolamentate.

Il suo software di gestione delle revisioni dei documenti consente alle aziende di controllare le revisioni dei documenti e di mantenere versioni aggiornate nel suo sistema basato sul web. Questi documenti possono poi essere resi disponibili agli utenti praticamente ovunque.

Lo strumento facilita la gestione della formazione, il controllo delle modifiche, gli audit e la conformità, garantendo l'aderenza agli standard industriali e ai requisiti normativi. Inoltre, gli utenti apprezzano i suoi flussi di lavoro di approvazione, che riducono i ritardi.

Le migliori funzionalità/funzioni di MasterControl

• Semplificazione del lavoro grazie a flussi di lavoro automatizzati
• Posizione di tutti i documenti in un'unica sede e tracciabilità temporale dei documenti
• Utilizzate gli strumenti per monitorare, gestire e migliorare la qualità con la sua piattaforma centralizzata
• Monitoraggio delle ispezioni e dei controlli con aggiornamenti tempestivi
• Mantenere versioni aggiornate attraverso il controllo dei documenti
• Garantire l'aderenza alla conformità con i suoi solidi strumenti

limiti di #### MasterControl

• L'implementazione potrebbe essere impegnativa e richiedere molto tempo a causa della sua complessità
• La personalizzazione richiede competenze specifiche, il che lo rende meno flessibile per alcuni utenti

Prezzi di MasterControl

• Contattare per i prezzi

Valutazioni e recensioni di MasterControl

• G2: 4.3/5 (280+ recensioni)
• Capterra: 4.6/5 (130+ recensioni)

5. Sierra QMS

via Sierra QMS Sierra QMS è un software di gestione della qualità di facile utilizzo che gestisce le attività di qualità per le organizzazioni. Si concentra sul controllo dei documenti, sulle azioni correttive e sulla gestione degli audit per seguire gli standard del settore.

La sua funzionalità/funzione di controllo dei documenti permette di controllare la visibilità e i diritti di ogni utente assegnato. Inoltre, si distingue per la funzionalità di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) che consente di sapere dove aggiungere contenuti per una migliore copertura degli argomenti.

Le migliori funzionalità/funzioni di Sierra QMS

• Assegnazione automatica delle attività di formazione agli utenti con un facile accesso alle procedure operative standard e alle policy
• Monitoraggio dello stato dei documenti con notifiche e report personalizzati
• Organizzare e gestire i documenti con un solido sistema di registrazione
• Caricamento di modelli per mantenere la coerenza dei documenti

Limiti del SGQ Sierra

• Potrebbe avere problemi di connessione o di lavoro con altri software o strumenti esterni al sistema
• Potrebbe non offrire funzionalità avanzate di analisi dei dati

Prezzi di Sierra QMS

• Contattare per i prezzi

Valutazioni e recensioni su Sierra QMS

• Capterra: Non ci sono abbastanza recensioni
• G2: Non disponibile

6. HotDocs

via HotDocs HotDocs è un documento software di automazione che aiuta a creare documenti in modo semplice e veloce.

Con il plugin HotDocs Author, è possibile tenere traccia delle varie versioni dei modelli creati. Inoltre, consente di condividere il ruolo di sviluppo dei modelli con altri membri del team e di mantenere un repository organizzato di tutti i file dei modelli.

HotDocs utilizza due tipi di controllo di versione: centralizzato e distribuito, in base alla posizione del repository dei file.

È possibile creare modelli per vari documenti, come contratti o moduli, e poi compilare automaticamente i dettagli. In questo modo si risparmia tempo e si garantisce l'accuratezza, riducendo il lavoro manuale quando si generano documenti ripetitivi.

Le migliori funzionalità/funzioni di HotDocs

• Risparmio di tempo grazie a modelli riutilizzabili per vari tipi di moduli o contratti
• Collegate il repository di controllo della versione alla vostra area di lavoro e apportate modifiche al file del modello direttamente dall'area di lavoro
• Automazioni nella creazione dei modelli, nel rispetto delle linee guida interne del marchio e dei requisiti di conformità del settore
• Riduzione degli errori nella documentazione legale grazie alla funzionalità/funzione di automazione

Limiti di HotDocs

• Potrebbero essere necessarie competenze di programmazione per creare alcuni modelli complessi
• Compatibilità limitata con alcuni sistemi operativi o versioni precedenti del software

Prezzi di HotDocs

• Contattare per i prezzi

Valutazioni e recensioni su HotDocs

• G2: 4.4/5 (80+ recensioni)
• Capterra: 4.1/5 (60+ recensioni)

7. Sismico

via Seismic Seismic è una piattaforma che aiuta le aziende a gestire e ottimizzare i contenuti commerciali e di marketing. Centralizza tutti gli asset contenuti, come presentazioni, documenti e video, fornendo provider per la creazione, l'organizzazione e la condivisione di questi materiali.

Seismic offre un controllo della versione dei documenti in cui è possibile gestire controlli e autorizzazioni. Permette di vedere quando un file è stato caricato e se una certa parte è riservata. Inoltre, archivia e conserva le versioni precedenti dei file e mantiene un audit trail.

Le migliori funzionalità di Seismic

• Utilizzare potenti strumenti di analisi dei dati per il marketing e il commerciale
• Organizzare e gestire in modo efficiente il materiale commerciale
• Connessione con vari sistemi o software, consentendo flussi di lavoro fluidi econdivisione dei dati* Utilizzare LiveDocs per automatizzare e personalizzare i contenuti

Limiti sismici

• Le piccole aziende potrebbero trovarlo costoso rispetto ad altre alternative
• L'impostazione richiede molto tempo

Prezzi di Seismic

• Contattare per i prezzi

Valutazioni e recensioni di Seismic

• G2: 4.7/5 (1400+ recensioni)
• Capterra: 4.6/5 (200+ recensioni)

8. Documenti Google

via Google Docs Google Documenti è uno strumento di videoscrittura online di Google che aiuta gli utenti a creare, modificare e collaborare ai documenti in tempo reale. Offre un'interfaccia di facile utilizzo e dispone di vari strumenti per l'elaborazione dei documenti opzioni di modifica simili a quelle dei tradizionali elaboratori di testi.

Lo strumento basato su cloud consente una collaborazione agevole tra più utenti grazie a funzionalità come il salvataggio automatico e il facile accesso da qualsiasi dispositivo con accesso a Internet. La funzionalità di controllo dei documenti consente di accedere alle versioni precedenti in un formato con data e ora.

L'integrazione con le aree di lavoro di Google e la possibilità di esportare i documenti in vari formati ne aumentano ulteriormente l'utilità.

Le migliori funzionalità/funzione dei Documenti Google

• Collaborazione in tempo reale su un documento con più utenti
• Identificare se qualcuno ha aggiornato un documento dall'ultima volta che lo si è visualizzato
• Creare diversi tipi di documenti con la libreria di modelli
• Assegnazione di un nome a un massimo di 40 versioni di qualsiasi documento per una facile identificazione

Limiti dei documenti Google

• La versione offline ha funzionalità ridotte, il che influisce sull'accessibilità e sulle funzionalità/funzione di modifica
• Offre meno funzionalità/funzione avanzate di formattazione rispetto ad alcuni elaboratori di testo tradizionali

Prezzi dei documenti Google

• **Gratis
• Business Starter: $7,20/mese per utente
• Business Standard: $14,40/mese per utente
• Business Plus: $21,60/mese per utente
• Azienda: Contattare per i prezzi

Documenti Google valutazioni e recensioni

• G2: 4.6/5 (42200+ recensioni)
• Capterra: 4.7/5 (28000+ recensioni)

9. Microsoft Word

via Microsoft Microsoft Word è un software molto diffuso, utilizzato per creare e modificare documenti di testo come lettere, relazioni o curriculum. In genere è lo strumento preferito dalle aziende per la documentazione e la reportistica.

Microsoft Word consente di controllare le versioni di un documento dando accesso a tutte le versioni precedenti in formato di sola lettura.

Le migliori funzionalità/funzione di Microsoft Word

• Utilizzate vari strumenti di formattazione per modificare l'aspetto del testo, inserire immagini e creare documenti dall'aspetto professionale
• Collaborazione in tempo reale grazie alla funzionalità di condivisione dei documenti
• Accesso a versioni maggiori o minori in base alle proprie esigenze

limiti di Microsoft Word

• Richiede un aggiornamento regolare
• Per accedere all'intervallo completo delle applicazioni Microsoft Office, compreso Word, potrebbe essere necessario acquistare il programma completoSuite Office. Tuttavia, questo potrebbe essere costoso per alcuni utenti

Prezzi di Microsoft Word

• Versione gratuita a periodo limitato
• Licenze personalizzate per privati e aziende

Valutazioni e recensioni di Microsoft Word

• G2: 4.7/5 (1790+ recensioni)
• Capterra: 4.7/5 (2000+ recensioni)

10. monday.com

via Monday.com monday.com è un sistema di project management in cui i team possono gestire flussi di lavoro, attività e progetti in modo collaborativo. Offre un'interfaccia visiva con schede, sequenze e dashboard personalizzabili, in modo che i team possano organizzare le attività, tenere traccia dello stato e comunicare in modo efficace.

monday.com controlla e mantiene le versioni dei documenti e conserva tutti i file nello stesso posto. Questo facilita la revisione e l'approvazione dei contenuti rispetto al monitoraggio di più documenti tramite email.

Le migliori funzionalità/funzione di monday.com

• Anteprima, scaricamento e aggiunta di annotazioni a ogni versione
• Eliminazione delle versioni più vecchie per evitare il disordine
• Semplificare il project management grazie a un'interfaccia visivamente intuitiva
• Creazione e personalizzazione dei flussi di lavoro
• Monitoraggio e gestione dei progetti in tempo reale

limiti di #### monday.com

• Potrebbe essere complesso per alcuni utenti
• Gli utenti potrebbero aver bisogno di piani più alti per accedere a funzionalità/funzioni avanzate

monday.com prezzi

• Uso personale: Free
• Basic: $12/mese per postazione
• Standard: $14/mese per postazione
• Pro: $24/mese per postazione
• Azienda: Contattare per i prezzi

monday.com valutazioni e recensioni

• G2: 4.7/5 (oltre 9900 recensioni)
• Capterra: 4.6/5 (4580+ recensioni)

Leggi di più:_

**Lunedì Alternativi_

Controllare le versioni per controllare la qualità

Il software di controllo della versione dei documenti è lo strumento di precisione per le collaborazioni del team. Crea un hub in cui il team può lavorare sul documento più recente, in modo da evitare la confusione di modifiche contrastanti e la perdita di dati. Scegliete uno strumento che mantenga tutto organizzato e libero dal caos.

Se non avete ancora scelto, Da fare: ClickUp!

Il software avanzato di ClickUp offre un'interfaccia user-friendly che monitora le modifiche, mantiene una cronologia dettagliata delle versioni, permette di ripristinare facilmente le versioni e molto altro ancora! Oltre al sistema di controllo della versione dei documenti, ClickUp porta con sé anche gestione delle attività e funzionalità di project management per rendere fluido il flusso di lavoro.

Quindi Iscriviti a ClickUp per migliorare il modo in cui i vostri team lavorano e collaborano.