Aziende e privati in tutto il mondo utilizzano Microsoft Teams per comunicare, lavorare e crescere. Circa 320 milioni di utenti in tutti i settori verticali sfruttano attivamente questa piattaforma.
Non sarebbe fantastico poter sfruttare al massimo Microsoft Teams? Trasformerà il modo in cui i tuoi team si connettono, collaborano e aumentano la produttività.
Scopriremo i migliori suggerimenti per aiutarti a migliorare i tuoi flussi di lavoro e avvicinare i tuoi team, in modo che possano collaborare meglio. Abbiamo trucchi facili che vanno dalle operazioni di base alle funzioni avanzate.
Forniremo anche suggerimenti su come mantenere la sicurezza del tuo account Microsoft Teams. Continua a leggere per scoprire come sfruttare al meglio Microsoft Teams.
I 20 migliori trucchi e suggerimenti per Microsoft Teams
Ecco alcuni dei nostri migliori suggerimenti e trucchi per Teams:
1. Trova i messaggi importanti all'interno delle tue conversazioni
Man mano che le attività si accumulano e le varie responsabilità si moltiplicano, diventa difficile orientarsi tra le conversazioni e i file passati.
La funzionalità di ricerca consente di accedere rapidamente a file e progetti di cui si è perso traccia. Digitare ciò che si sta cercando nella barra di ricerca e premere Invio. I risultati appariranno nel riquadro sinistro con diverse schede per persone e file. Passare da una scheda all'altra per eseguire una ricerca più specifica.
Inoltre, il Keyword Query Language (KQL) è un metodo avanzato per semplificare la ricerca. Utilizza parole chiave per migliorare la capacità di ricerca. Prova a utilizzare queste parole chiave per restringere la ricerca in MS Teams:
- "Da:" seguito dal nome della persona
- "Oggetto:" seguito dall'oggetto o da una parola chiave in esso contenuta
- "In:" seguito dal nome del canale o della chat di gruppo
- "Inviato:" seguito dalla data del messaggio
2. Configurare un canale di team e inviare messaggi a più persone contemporaneamente
Con Microsoft Teams, è possibile inviare messaggi a più membri del team e comunicare all'interno dell'organizzazione creando un canale Teams. Per aggiungere persone al proprio team, seguire questi passaggi:
- Nell'elenco delle squadre, clicca su "Entra" o "Crea una squadra".
- Seleziona Crea un team
- Seleziona Crea un team da zero
- Seleziona a livello di organizzazione
- Inserisci il nome del team e clicca su Crea.
Questo team funge da canale per inviare un unico messaggio a tutti. Tutti, tranne gli utenti ospiti, vedranno il tuo messaggio. Inoltre, gli altri membri del team verranno aggiornati automaticamente man mano che vengono aggiunti o rimossi da Microsoft 365.
3. Integrare l'utilizzo di Sharepoint
Sharepoint è una piattaforma Microsoft integrata utilizzata per la sicurezza e la condivisione di file.
Condividi i file con gli altri membri del tuo team tramite Sharepoint facendo clic sulla scheda File. Collabora e lavora sui file utilizzando Office Online o l'applicazione desktop.
4. Riorganizza i tuoi canali e i tuoi teams
Gestire più canali può creare confusione. Ecco perché riorganizzarli è un ottimo modo per fare chiarezza!
Basta trascinare i team per posizionarli nell'ordine preferito. Trascinare i team o i canali più impegnativi nell'elenco delle cartelle fissate. Nascondere i canali cliccando sui puntini di sospensione accanto al nome del team per i canali di cui non si è membri attivi.
Per visualizzare i team nascosti:
- Vai in fondo all'elenco Teams sul lato sinistro e seleziona "Team nascosti".
- Trova il team che stai cercando
- Fai clic sull'icona Altre opzioni, quindi effettua la selezione "Mostra".
Allo stesso modo, per visualizzare i canali nascosti all'interno di un team, seleziona "canali nascosti" e "Mostra".
5. Modifica la durata del tuo stato
Ecco un altro utile trucco per Microsoft Teams: regola le impostazioni della durata dello stato per passare automaticamente dallo stato "occupato" a "assente" dopo un determinato periodo di tempo, in modo che gli altri sappiano quando non sei online.
Modifica questa impostazione predefinita seguendo questi passaggi:
- Clicca sull'immagine del profilo nell'angolo in alto a destra
- Seleziona la freccia dello stato
- Scegli tra 30 minuti, 1 ora, 2 ore, oggi e questa settimana dall'opzione durata. Imposta un intervallo di tempo personalizzato se nessuna delle opzioni elencate è adatta alle tue esigenze.
6. Aggiungi ai segnalibri le conversazioni principali
L'aggiunta di segnalibri alle conversazioni è una funzionalità utile che consente di salvare le discussioni in thread sul proprio profilo per un monitoraggio più efficace.
Avere tutte le conversazioni, i team, i canali, i progetti, le riunioni e i documenti in un unico posto a volte rende difficile la navigazione. Segui questi semplici passaggi per aggiungere ai segnalibri le conversazioni importanti e accedere ai dettagli necessari:
- Clicca sui puntini di sospensione accanto alla conversazione che desideri aggiungere ai segnalibri.
- Clicca su Salva questo messaggio per aggiungerlo a un segnalibro.
Per visualizzare i segnalibri salvati, clicca sull'immagine del tuo profilo e vai su Salvati. Clicca nuovamente sull'icona salvata davanti al canale per rimuovere il segnalibro.
Salvare le conversazioni può essere utile anche quando si è concentrati su un'attività particolare e si desidera conservare qualcosa di importante per visualizzarlo in un secondo momento.
7. Notifiche urgenti nelle chat
A volte è necessario inviare messaggi urgenti per comunicazioni immediate, risposte rapide e azioni tempestive su problemi critici o urgenti. Microsoft Teams consente di contrassegnare i messaggi come "Urgente" o "Importante" per avvisare tempestivamente il destinatario dell'urgenza del contenuto.
Vai su Azioni e app > Imposta opzioni di consegna. Una volta contrassegnato un messaggio come importante, la persona o il gruppo riceverà una notifica ogni due minuti per i successivi venti minuti o fino a quando non lo leggerà.
8. Condurre un sondaggio
Condurre un sondaggio può essere complicato. Richiede la raccolta di risposte accurate e l'analisi dei dati, il tutto mantenendo alto il coinvolgimento delle persone.
Microsoft Teams semplifica la creazione di sondaggi. Fai clic sull'icona Moduli sotto la casella dei messaggi per creare il tuo sondaggio. Digita qui la tua domanda ed elenca le possibili risposte. Attiva l'opzione Risposte multiple per consentire agli utenti di selezionare più di un'opzione.
Invia il sondaggio e raccogli automaticamente le risposte dei membri del gruppo. Il gruppo riceve in tempo reale i riepiloghi/riassunti delle risposte al sondaggio.
9. Utilizza sfondi diversi
La tua stanza è in disordine e la riunione inizia tra cinque minuti: cosa fai? Microsoft Teams ti consente di sfocare lo sfondo o sostituirlo con un'immagine.
Per sfocare lo sfondo, vai alle impostazioni audio e video, clicca sui puntini di sospensione accanto ad esse e seleziona "Sfoca lo sfondo". Utilizza un'immagine particolare come sfondo selezionando "Mostra effetti sfondo" e scegliendo un'immagine dalla barra laterale.
10. Accedi alle trascrizioni delle riunioni tramite Stream
Le trascrizioni delle riunioni aiutano a registrare discussioni, decisioni e elementi da intraprendere per riferimento futuro. Scarica la trascrizione della tua riunione in pochi semplici passaggi con Microsoft Teams.
Da fare, carica la registrazione della riunione o le conversazioni su Microsoft Stream. Fai clic sui puntini di sospensione e seleziona Aggiorna dettagli video. Qui, scegli la lingua del video e accedi al file dei sottotitoli generato automaticamente.
Quindi, scarica la trascrizione della riunione da Microsoft Stream.
11. Stabilisci una connessione con persone che non fanno parte della tua organizzazione
Una delle funzionalità/funzioni più utili di Microsoft Teams è quella che consente di aggiungere ospiti esterni al proprio team.
Utilizza l'accesso ospite per invitare chiunque disponga di un account Gmail, Outlook o altro account di email a partecipare, condividere e collaborare alla tua riunione Teams.
12. Automatizza le attività con l'applicazione Power Automate
Automatizza le attività ripetitive per velocizzare i tuoi processi.
Scarica l'app Power Automate e aggiungila come elemento fissato alla barra di navigazione in Teams. Utilizza i modelli esistenti dell'app o crea un flusso di lavoro personalizzato.
13. Multitasking con Immersive Reader
Un altro suggerimento importante per Microsoft Teams: Immersive Reader è una fantastica funzionalità disponibile in tutte le app di Microsoft Office 365, come MS Word e PowerPoint. È dotata di una funzione di sintesi vocale che legge post, messaggi di chat e documenti mentre si svolgono altre attività.
Per utilizzare la modalità Lettore immersivo, clicca sui puntini di sospensione accanto al messaggio, effettua la selezione "Lettore immersivo", quindi clicca su Riproduci.
14. Utilizza la lavagna online di Microsoft per collaborare
Un altro eccellente trucco di Microsoft Teams è quello di utilizzare la lavagna online Microsoft Whiteboard per la collaborazione e la condivisione.
Accedi a una lavagna online dove tutti i membri possono contribuire con testo e immagini utilizzando strumenti di disegno. Integra le lavagne con canali e chat e utilizzale durante le riunioni.
15. Pianifica gli eventi con un calendario
Non perderai mai più le riunioni di Teams grazie al calendario degli eventi nell'app desktop Teams. Ti aiuta a rimanere aggiornato sui prossimi eventi riassumendo quelli in programma.
Tutto quello che devi fare è selezionare un canale, cliccare sull'icona + e selezionare l'icona del Calendario. Inserisci il nome dell'evento e clicca su aggiungi.
16. Integrare l'IA per semplificare le operazioni
Gli strumenti di IA possono lavorare in parallelo con le funzioni umane per assistere nelle operazioni aziendali e velocizzare i processi. Integra Microsoft 365 Copilot per collaborare con gli altri membri e gestire le riunioni senza intoppi.
Utilizza Copilot per creare un programma, scrivere uno script, prendere note e generare idee.
17. Utilizza l'applicazione mobile
Uno dei principali vantaggi delle applicazioni mobili rispetto ai desktop è la possibilità di passare da un dominio aziendale all'altro. È anche più semplice effettuare il monitoraggio delle conversazioni dal proprio dispositivo mobile e rimanere aggiornati sugli aggiornamenti critici grazie alla sua interfaccia più semplice.
Scarica l'app Teams dal Play Store o dall'App Store e inserisci le tue credenziali di accesso. Per cambiare dominio, clicca sul tuo profilo e seleziona il dominio desiderato.
18. Utilizzare le scorciatoie da tastiera
Le scorciatoie da tastiera rendono le attività più semplici e veloci. Esegue i comandi più rapidamente senza dover cercare ripetutamente nel menu.
Alcune utili scorciatoie da tastiera di Windows sono:
- Ctrl+E – ricerca,
- Ctrl+Shift+M – disattiva audio,
- Ctrl+N – nuova chat,
- Ctrl+Shift+R – registrazione e
- Ctrl+Shift+P – pausa/ripresa della registrazione
Per gli utenti Mac, alcune utili scorciatoie da tastiera includono:
- Comando+N – nuova chat,
- Comando+Segno di uguale (=) – Zoom,
- Comando+Segno meno (-) – riduci lo Zoom,
- Comando+6: apri i file e
- Comando+O – allega un file
19. Filtra e cerca i messaggi tramite menzioni
Sfoglia la chat di Teams per trovare ciò che ti serve. Usa il simbolo "@" per individuare e contattare rapidamente la persona che ti serve.
Inoltre, potrai trovare i messaggi in cui qualcuno ti ha menzionato o taggato. Per trovare le menzioni, vai al feed delle attività, clicca su Filtro e seleziona Menzioni.
20. Evita le interruzioni durante il lavoro
Quando hai bisogno di concentrarti completamente su un'attività, attiva una funzionalità su Teams che blocca i pop-up o le notifiche per evitare distrazioni.
Basta cliccare sul proprio profilo, selezionare la scheda delle notifiche e modificare la frequenza degli avvisi. Ciò consente di concentrarsi su un canale o un file, mettendo in pausa le notifiche provenienti da altri canali.
Sicurezza con Microsoft Teams
Sebbene Microsoft Teams disponga di strumenti eccellenti per la gestione delle attività, è necessario assicurarsi che la sicurezza sia sufficiente prima di utilizzarlo per la propria azienda.
La sicurezza è una delle principali preoccupazioni delle aziende che integrano soluzioni basate sul cloud. Fortunatamente, i molteplici livelli di crittografia di Microsoft 365 garantiscono la sicurezza dei dati aziendali.
Affidati alla crittografia end-to-end (E2EE) di Teams per crittografare i dettagli delle videochiamate dall'inizio alla fine, garantendo la decrittografia a destinazione. Protegge l'audio, il video e la condivisione dello schermo durante le chiamate.
Per una maggiore sicurezza, utilizza Office 365 Defender, un componente aggiuntivo opzionale che potenzia la protezione. Aiuta a proteggerti da spam, link dannosi, attacchi di phishing e malware.
Ecco alcuni suggerimenti utili per garantire la sicurezza delle vostre operazioni con Microsoft Teams:
- Utilizza le etichette di riservatezza: Microsoft Information Protection (MIP) ti consente di etichettare la riservatezza dei dati per proteggerli da applicazioni di terze parti e moderare le impostazioni di protezione.
- Controllo dell'accesso ai dati: si consiglia di utilizzare i controlli di accesso ai dati per proteggere i dati dagli utenti esterni. È possibile concedere l'accesso agli utenti esterni all'organizzazione in diversi modi: abilitando la funzionalità lobby, utilizzando canali privati, modificando le impostazioni di accesso e configurando gruppi di sicurezza per proteggere i dati.
- Monitoraggio dell'utilizzo: infine, osservare le interazioni degli utenti per valutare i problemi di sicurezza e intervenire se necessario. Creare un elenco delle autorizzazioni di terze parti e verificare manualmente le altre applicazioni che richiedono l'accesso.
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