Stai leggendo questo blog, il che significa che utilizzi Notion AI per prendere appunti durante le riunioni, preparare un wiki, gestire i tuoi progetti o semplicemente ne sei a conoscenza.
Notion vanta una community di fan grazie alle sue funzionalità/funzioni multifunzionali ed è diventato uno strumento indispensabile per 30 milioni di utenti. Mentre annuisci, hai mai sentito parlare di Notion IA?
È Notion, ma migliore: più potente e con automazione. Notion IA è disponibile per tutti gli utenti, quindi non c'è motivo per cui non dovresti provare la funzionalità IA.
Prima di determinare quali funzionalità IA dovrebbero essere le tue scelte principali, iniziamo con l'ottenere ulteriori informazioni su Notion IA.
Man mano che procederemo, tratteremo come utilizzare Notion IA in modo efficace, i migliori modelli Notion, i limiti di Notion IA e una potente alternativa a Notion che dovresti prendere in considerazione.
Cos'è Notion IA?
Notion AI è un assistente intelligente con funzionalità IA che ti consente di portare a termine il tuo lavoro più rapidamente e di avere una maggiore produttività.
Immaginiamo che tu stia creando una bozza per il tuo post sul blog.
Fornisci a Notion IA dettagli quali gli obiettivi che intendi raggiungere con il blog e il tuo pubblico di riferimento. Accedi a Notion IA e ti verrà presentato uno schema per la condivisione immediata con il tuo team.
Hai visto cosa è successo?
Hai accelerato il processo di scrittura: non devi più dedicare ore alla ricerca per identificare i punti essenziali della struttura. Esprimi le tue idee e sfrutta Notion IA per fare il lavoro pesante.
Funzionalità di Notion IA
Abbiamo accennato alla potenza delle funzionalità IA nella sezione precedente; approfondiamo l'argomento ed esploriamo le restanti funzionalità.
Riassuntore
Scomponi un intero documento per coglierne l'essenza in un attimo con un riepilogo/riassunto IA. Copia il contenuto, incollalo nella tua area di lavoro Notion e usa "/riepilogare". Se desideri riepilogare solo una sezione, evidenzia il testo e clicca su "Ask IA" per ottenere i risultati.
Elementi da intraprendere
Seleziona gli elementi da fare dalle trascrizioni delle chiamate e dalle note delle riunioni utilizzando gli elementi disponibili nella funzionalità IA. Individua ciò che devi fare e portalo a termine in tempo.
Formattazione dei contenuti
Aggiungi dei punti elenco e chiedi all'IA di trasformarli in un paragrafo. Oppure fai il contrario: trova i punti critici di un ampio set di dati nei punti elenco o riepiloga/riassumili in una tabella.
Tono di scrittura
Personalizza il tuo stile di scrittura modificando il tono dei tuoi contenuti esistenti. Rendili più professionali o personali. Non è necessario riscrivere l'intera bozza: basta perfezionarla con l'IA.
Traduci
Rendi i tuoi contenuti disponibili ai team globali traducendo quelli esistenti in più lingue utilizzando Notion IA. Non è necessario rivolgersi a un'agenzia esterna.
Notion IA traduce il tuo testo e salva la bozza nell'area di lavoro Notion.
Errori di scrittura
Correggi gli errori ortografici e grammaticali nei tuoi contenuti quando scrivi su strumenti di IA come Notion. L'editor integrato evidenzierà gli errori che potrai correggere immediatamente.
Definizione e sinonimo
Definisci le parole che non conosci mentre leggi un documento su Notion evidenziando il testo. Allo stesso modo, evita di ripetere troppo spesso le stesse parole utilizzando dei sinonimi. Basta evidenziare il testo che desideri sostituire ed esprimere i tuoi pensieri in modo più chiaro senza ripetizioni.
Come utilizzare Notion IA in modo efficace?
Ormai dovresti conoscere il potere che Notion IA apporta al tuo lavoro quotidiano. Scopriamo alcuni casi d'uso di Notion IA, iniziamo e portiamo il tuo lavoro al livello successivo.
Ottimizza il project management
Notion è già uno strumento di project management molto popolare. L'IA consente ai team sul posto di lavoro di lavorare più velocemente, con maggiore precisione e chiarezza. Offri loro maggiore libertà di personalizzare il contesto dei loro progetti utilizzando i blocchi di IA.
Crea ID per attività specifiche per il monitoraggio più efficiente. Hai anche la possibilità di creare sottoattività, impostare nuove notifiche a livello di pagina e di proprietà e visualizzare in anteprima i progetti Figma all'interno del database. La cosa più interessante è che la funzionalità di compilazione automatica dell'IA genera automaticamente gli aggiornamenti del progetto per tutte le tue proprietà.
Bonus: modelli Notion per il project management!
Brainstorming di idee
Quando fai brainstorming per pianificare un progetto o una nuova campagna creativa, attiva Notion IA con un prompt personalizzato che soddisfi le tue esigenze.
Ad esempio, se hai intenzione di scrivere un nuovo post sul blog ma sei bloccato, chiedi a Notion IA di generare la struttura del blog, tenendo a mente i punti più rilevanti che il pubblico di destinazione desidera leggere.
Basta effettuare la selezione di "brainstorm ideas" dal menu IA. La tua pagina Notion, ricca di nuove idee, ti darà quella spinta iniziale di cui hai tanto bisogno.
Automatizza le attività di routine
Uno dei migliori casi d'uso degli strumenti di IA come Notion è la sua capacità di ridurre il tempo dedicato alle attività ripetitive, consentendo al tuo personale di concentrarsi su compiti strategici e fondamentali per la missione aziendale.
Grazie all'apprendimento automatico, Notion IA è in grado di estrarre numeri da contenuti quali email, menu contestuali, tabelle semplici o altre risorse digitali.
Allo stesso modo, puoi generare report dal tuo database in pochi secondi, operazione che richiederebbe ore se terminata manualmente. La riduzione del lavoro richiesto è un punto di forza che fa pendere la bilancia a favore di Notion. Leggi Notion v/s ChatGPT se hai interesse per un'analisi.
Migliora la comunicazione
La comunicazione in un ambiente di lavoro globale è fondamentale per creare un clima lavorativo positivo. Tuttavia, le differenze culturali e linguistiche rappresentano ostacoli importanti che puoi superare con Notion e i contenuti generati dall'IA.
Traduci i messaggi per migliorare la collaborazione tra i dipendenti internazionali che lavorano agli stessi progetti. Traduci i dati di formazione e i contratti ufficiali nelle lingue locali per integrare facilmente i partner e mantenere la trasparenza.
Le funzionalità/funzioni di scrittura IA sono utili anche quando si devono redigere comunicati stampa o annunci aziendali. Usa Notion per modificare il tono dei contenuti, correggere gli errori ortografici e migliorare la scrittura in generale.
Organizza riunioni più efficaci
Un grande ostacolo alla motivazione è lasciare i tuoi dipendenti disorientati dopo una riunione o con la sensazione che "avrebbe potuto essere una semplice email". I dipendenti hanno un limite di tempo sul lavoro e non hanno tempo per riunioni inutili.
Scrivi i tuoi pensieri o incolla il contenuto grezzo che hai preparato in un altro documento nella tua area di lavoro Notion. Usa il tasto spazio e scegli l'opzione "riepilogare/riassumere" per conservare i punti più rilevanti ed essenziali del testo lungo.
Con l'aiuto di un'altra opzione IA, gli "action items" informano con precisione il tuo team su cosa deve fare dopo la riunione.
Con il componente aggiuntivo IA, i tuoi pensieri disorganizzati diventano punti chiari con un programma di riunioni solido e attività specifiche per i dipendenti.
Integrazione con gli strumenti esistenti
Una delle funzionalità/funzioni più interessanti di Notion IA, che lo rende uno strumento di IA indispensabile, è la possibilità di integrarsi con strumenti di terze parti. Notion gode di un'ottima reputazione per la sua capacità di integrarsi con molti strumenti, facilitando la collaborazione.
Con l'IA integrata in Notion, le capacità di integrazione diventano ancora più potenti. L'IA ti consente di impostare flussi di lavoro personalizzabili per più strumenti, in modo da comunicare i dati in modo più chiaro.
Immagina di utilizzare un altro strumento per la gestione delle attività. Integrando tale strumento con Notion, l'IA analizza la bacheca delle attività, le classifica in modo intelligente e suggerisce le dipendenze. In questo modo, le tue attività vengono automaticamente classificate in ordine di priorità e puoi prendere decisioni più rapide per pianificare un piano per ulteriori azioni.
Modelli Notion IA
Notion IA può migliorare ancora? Sì. Mentre l'IA gestisce la parte di automazione delle tue attività quotidiane, i modelli rendono più facile l'esecuzione dei compiti.
Cosa sono i modelli Notion IA?
I modelli Notion IA sono framework o progetti predefiniti pronti all'uso nell'area di lavoro. La struttura dispone già di segnaposto ed elementi come tabelle, caselle di controllo ed elenchi adatti a un'attività specifica.
Se vuoi creare qualcosa su Notion, scegli il modello più adatto e inizia.
Ad esempio, stai assumendo un consulente di social media per occuparsi dei post sui social media dall'inizio alla fine.
Per creare una descrizione del lavoro, scegli il modello di descrizione del lavoro di Notion con i segnaposto per la panoramica dell'azienda e i dettagli del lavoro. Inserisci i dettagli per ogni sezione in base alle tue aspettative per il ruolo. Utilizza Notion IA per generare automaticamente il testo per il ruolo.
Grazie ai modelli predefiniti e all'IA, non dovrai partire da zero, aumentando così la tua produttività.
I migliori modelli Notion IA
Notion offre oltre 10.000 modelli tra cui scegliere. Si tratta di una gamma impressionante in grado di soddisfare le tue esigenze aziendali.
Ecco la nostra selezione dei cinque migliori modelli Notion IA da prendere in considerazione la prossima volta che lavorerai a un progetto. Non si tratta di un elenco esaustivo, quindi ti consigliamo di consultare altre fonti come Thomas Frank, uno dei migliori autori di modelli Notion, per risparmiare tempo e lavoro richiesto.
Modello per appunti di riunione
Questo modello è il layout perfetto per documentare gli appunti delle riunioni e semplificare il processo. Comprende sezioni quali programmi, partecipanti, punti di azione e attività di follow-up. Lo strumento IA di Notion presenta sezioni chiare per prendere appunti, effettuare il monitoraggio delle attività, assegnare responsabilità e monitorare le prestazioni dei membri del tuo team in modo rapido e semplice.
Modello di pianificatore per blog
Questo modello è ideale per il tuo team di contenuti per pianificare, gestire e rivedere i contenuti. I modelli di database come il pianificatore di blog diventano l'unico punto di riferimento per il tuo team per organizzare i post del blog in base agli hub. Utilizzando Notion IA, i tuoi scrittori identificheranno le parole chiave e prenderanno spunto dalla struttura dei contenuti.
Modello per la raccolta di feedback
Questo è uno dei modelli gratuiti offerti da Notion. Ottenere feedback è essenziale per la crescita della tua attività, sia dai tuoi dipendenti, dai potenziali clienti o dagli utenti esistenti. Con questo modello, raccogli e organizza i contributi senza lavoro manuale. Una volta fatto ciò, Notion IA identifica i temi ricorrenti e fornisce approfondimenti dettagliati.
Modello per il monitoraggio degli obiettivi
Tieni traccia degli obiettivi del team e rimani aggiornato sullo stato. Raggruppa gli obiettivi in base al progetto, monitora i passaggi compiuti dal team e visualizza lo stato sotto forma di grafici o semplici tabelle.
Attività commerciale
Scrivere può richiedere un certo lavoro per i venditori. Se hai intenzione di scrivere un'email ai tuoi clienti per annunciare un aumento dei prezzi, in genere contatteresti il team di marketing o quello dei contenuti per farti aiutare a redigere l'email.
Abbiamo un trucco per aumentare la produttività che non richiede di contattare altri team.
Con Notion IA, inserisci le informazioni aziendali nel modello di outreach commerciale, aggiungi gli argomenti che desideri trattare (aumento dei prezzi) e lascia che Notion IA faccia il resto.
Immagina di essere un'azienda di software di contabilità che sta pianificando una campagna di fine anno rivolta a tutti i propri clienti. Il seguente prompt è uno dei tanti esempi di come utilizzare Notion IA.
Informazioni sull'azienda – Hayes Corp. sviluppa un software di contabilità moderno, all'avanguardia e basato su cloud per le aziende. Il nostro target di riferimento sono i direttori finanziari e i responsabili finanziari. Il nostro software è pensato per i team finanziari, per semplificare la contabilità e renderla meno noiosa.
Temi: contabilità basata sul cloud, nuovo anno = nuovo piano, software di contabilità economico e tono più cordiale ma professionale e autorevole.
Limiti dell'utilizzo di Notion IA
Come altri strumenti nel settore dell'IA, Notion AI ha dei limiti. Per utilizzare Notion AI in modo efficiente, è necessario conoscerne i limiti prima di iniziare.
Limiti di utilizzo: Notion IA può limitare l'utilizzo delle sue funzionalità/funzioni al solo scopo di garantire prestazioni ottimali per tutti.
Funzione chat: se hai bisogno di aiuto mentre utilizzi le funzionalità/funzioni di Notion IA o sei bloccato sulla pagina Notion, potresti dover risolvere il problema da solo, poiché non è disponibile alcuna funzione chat integrata.
Curva di apprendimento: la curva di apprendimento è ripida e richiede un po' di tempo ai nuovi utenti per abituarsi alla sua interfaccia, come il menu a blocchi e altre funzionalità IA.
Diamo un'occhiata a una potente alternativa a Notion che supera i limiti di Notion IA.
Scopri ClickUp: la migliore alternativa a Notion IA per il tuo team
Notion IA è una risorsa interessante che offre modi pratici per organizzare il lavoro e fare di più in meno tempo. Tuttavia, l'abbondanza di funzionalità rende Notion difficile da usare per i nuovi utenti.
A tal proposito, ecco una breve panoramica di ClickUp, uno dei migliori sostituti di Notion IA, facile da usare anche per i principianti.
ClickUp AI e Docs
Le funzionalità ClickUp AI e Docs lavorano insieme per trasformare una pagina vuota in una bozza ricca di contenuti e approfondimenti di valore grazie alle automazioni.
Pianifica, gestisci, organizza e semplifica il tuo processo di scrittura dall'inizio alla fine con questa alternativa a Notion IA.
Utilizza strumenti di IA realizzati artigianalmente
Da un lato, la scrittura di documenti è un processo lungo e richiede un'ampia ricerca di base.
D'altra parte, ClickUp dispone di una serie di strumenti progettati per team o scopi specifici e genera contenuti utilizzando l'IA.
Immagina che il tuo team del supporto clienti voglia generare un rapporto sullo stato.
Devono selezionare "Assistenza" dal menu a tendina degli strumenti di IA e scegliere "Rapporto sullo stato" dalle opzioni disponibili. Quindi, condividono con l'IA le istruzioni su ciò che desiderano trovare nel rapporto.
Il rapporto sullo stato è pronto quando clicchi sul pulsante "Genera". Da qui, il team perfezionerà il contenuto, aggiungerà dati, evidenzierà il testo importante e effettuerà la condivisione di questo rapporto con la dirigenza.
Riassumi i contenuti
Una delle funzionalità/funzioni più importanti degli strumenti di scrittura basati sull'IA è il riassuntore, che aiuta a eliminare le parti superflue e a concentrarsi sull'essenziale, indipendentemente dal tipo di documento che stai creando.
Supponiamo che incolliate il contenuto di un lungo rapporto nei documenti ClickUp, ma che vi interessino solo le informazioni chiave. Aggiungete questo contenuto come introduzione al documento utilizzando il comando "Inserisci blocco di riepilogo/riassunto". Allo stesso modo, rigenerate la risposta dell'IA se non siete soddisfatti del risultato o indicate all'IA cosa deve fare dopo.
Localizza la scrittura
Che si tratti di comunicare con il tuo team globale o di gestire una campagna di email marketing specifica per un determinato Paese, traduci i contenuti per renderli più personali per il tuo pubblico locale.
Inizia aprendo i tuoi contenuti esistenti su ClickUp Documenti.
Evidenzia il testo, clicca su "Traduci" e scegli la lingua in cui desideri tradurre il contenuto. Inserisci direttamente questo contenuto localizzato in una posizione aperta utilizzando l'opzione "Inserisci". In alternativa, genera un nuovo testo se non sei soddisfatto dei risultati.
Oltre a quanto trattato in questo articolo, ClickUp AI è un assistente di scrittura completo e uno strumento di modifica dei documenti che ti aiuta a correggere errori grammaticali e ortografici. Rendi i tuoi contenuti più concisi o più lunghi e formattati il documento con blocchi di contenuto come intestazioni e tabelle.
ClickUp AI e attività
Come componente aggiuntivo IA, ClickUp AI svolge un ruolo fondamentale nel fornire una visibilità completa delle tue attività senza complicare le cose. Riduci il tempo necessario per organizzare e monitorare le attività per concentrarti su compiti più analitici.
Estrai attività
Carica i documenti e ClickUp AI estrarrà automaticamente le attività su cui il tuo team deve lavorare. Non dovrai esaminare manualmente ogni paragrafo del contenuto per assegnare i compiti al tuo team.
Organizza e collabora
ClickUp AI crea un elenco di attività dopo aver estratto le attività dai tuoi file. Questo elenco organizza in modo ordinato le attività e le condivide con il tuo team per la collaborazione. Ciò consente a te e al tuo team di muovervi rapidamente; utilizza la funzionalità "organizza e collabora" per colmare il divario tra pianificazione ed esecuzione.
Ad esempio, il CMO ti chiede di preparare la strategia GTM per un prodotto appena lanciato entro una settimana. Copia e incolla il contenuto dell'email e ClickUp AI pianificherà l'elenco delle attività che il tuo team dovrà seguire per rispettare la scadenza.
Funzionalità Pro: modelli di documentazione tecnica per organizzazioni molto impegnate
Una documentazione tecnica chiara e concisa aiuta a ridurre i ticket di assistenza. Invece di dover scrivere codice per recuperare dati da documenti diversi, i modelli di ClickUp sono semplici da usare e rappresentano un ottimo punto di partenza per tutti i membri dell'organizzazione.
Anche per i nuovi dipendenti responsabili della manutenzione del prodotto, della risoluzione dei problemi e della creazione di una base di conoscenza wiki, i modelli di documentazione tecnica di ClickUp mantengono soddisfatti il tuo team e i tuoi clienti.
Non limitarti a Notion IA: scegli ClickUp per ottenere i migliori risultati
Per sfruttare al meglio Notion AI, devi avere pazienza. La curva di apprendimento ripida, la mancanza di supporto tramite chat e i limiti di utilizzo renderanno il tuo lavoro con gli strumenti di IA più impegnativo che gestibile nel lungo termine.
Se Notion IA ti sta rubando tempo ed energie, è ora di passare a ClickUp. Si tratta di uno strumento di project management facile da usare anche per i principianti, dotato di funzionalità di IA che ti aiutano a lavorare più velocemente.
Man mano che la tua attività cresce, anche la dimensione del tuo team si espanderà. Avrai bisogno di un solido strumento di project management con funzionalità IA per fornire supporto a una crescita di alto livello e gestire i dati in modo efficace senza tempi di inattività.
È qui che ClickUp rappresenta un'opzione eccellente per la tua azienda per automatizzare le operazioni e semplificare diversi processi.
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