Come annotare un PDF (Guida 2025)

Vuoi imparare come annotare un PDF?

Le annotazioni sui PDF sono il modo più semplice per effettuare la condivisione di idee e commenti su un documento PDF. Inoltre, ti liberano dal peso di usare montagne di fogli e evidenziatori!

Ma qual è lo svantaggio?

Ti troverai di fronte a più pulsanti di quanti tu possa gestire e più funzioni di quante tu possa immaginare.

Ma non preoccuparti.

Se hai difficoltà con il tuo visualizzatore PDF, fai un respiro profondo.

Analizzeremo i passaggi per l'annotazione dei PDF sul visualizzatore PDF più popolare di tutti i tempi: Adobe Acrobat. E come bonus, ti mostreremo anche un modo più semplice per annotare i PDF!

Che cos'è un'annotazione?

Per annotazione si intende l'aggiunta di note su un documento fisico o digitale. Alcuni lo fanno per proprio riferimento, mentre altri desiderano lasciare informazioni importanti per i lettori.

I modi più semplici per annotare un documento sono:

In sostanza, è il peggior incubo di ogni amante dei libri!

Immagina di prestare a qualcuno una copia immacolata di Jane Austen e di riceverla indietro con le pagine sgualcite e piene di segni evidenziatori!

Ma cosa dici?

Ma anche se l'abitudine di aggiungere annotazioni può distruggere libri (e relazioni), può aiutare i professionisti creativi a migliorare il proprio lavoro.

Ma cos'è esattamente un'annotazione?

Quando si annota un documento PDF, è possibile:

Indipendentemente dalla tua professione, l'annotazione è il modo migliore per creare un documento strutturato, facile da leggere e coinvolgente. E come bonus, risparmi carta facendolo su un file PDF! (#savethetrees).

Un modo da fare è utilizzare il lettore PDF integrato nel tuo dispositivo, come Microsoft Edge per Windows e l'app Anteprima PDF per iPad. Altri strumenti offrono anche un autore di PDF interattivo. In alternativa, puoi scaricare un visualizzatore PDF come Adobe Acrobat.

Ma perché Adobe?

Se vuoi imparare ad annotare i PDF, è sempre consigliabile iniziare con Adobe Acrobat per due motivi.

Ecco perché esploreremo come annotare un PDF nell'ultima versione del software Adobe Acrobat.

Come si aggiungono annotazioni in Adobe Acrobat?

Adobe Acrobat offre ai propri utenti un numero di stili di annotazione.

Tuttavia, i tipi più comunemente utilizzati sono:

(Clicca sul tipo di annotazione per esplorarlo)

Nota: per accedere alle funzionalità complete di commento in Adobe Acrobat, il titolare del file deve prima abilitare i commenti. Per farlo, vai su File > Salva con nome > Reader Extended PDF > Abilita commenti e misurazioni. In questo modo verrà salvato sul tuo sistema un nuovo file aperto ai commenti.

A. Come utilizzare la barra degli strumenti per le annotazioni e i disegni in Acrobat?

Prima di iniziare ad annotare, dobbiamo prima capire con cosa stiamo lavorando e familiarizzare con Acrobat.

Ma prima devi rendere visibili la barra degli strumenti per le annotazioni e i disegni. Da fare, vai su Strumenti > e seleziona Commento per aprire la barra degli strumenti Commento.

Se desideri distinguere tutti gli strumenti di marcatura di Acrobat, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra degli strumenti e seleziona Mostra tutte le etichette. In questo modo verrà visualizzato il nome di ogni strumento accanto alla relativa icona.

La barra degli strumenti Commenti mostra una selezione di icone per commenti di testo e disegni.

Ecco una breve panoramica ( più avanti spiegheremo come utilizzarli ).

1. Annotazioni del testo

Cliccando sulla funzionalità di annotazione del testo è possibile:

Nota: per scoprire come accedere allo strumento di testo senza aprire la barra degli strumenti Commenti (mentre stai leggendo), vai a questa sezione.

2. Disegna

Nella barra degli strumenti Commenti, subito dopo "Casella di testo" vedrai le icone Disegno e Cancella disegno.

Clicca sul simbolo con i tre puntini per visualizzare l'elenco completo delle opzioni di disegno, tra cui varie forme (strumento rettangolo, strumento ovale, strumento freccia, ecc.) e riquadri di testo.

B. Come aggiungere commenti di testo rapidi?

Se ritieni che la barra degli strumenti Commenti non sia adatta alla visualizzazione, puoi sempre aggiungere commenti direttamente durante la lettura.

Seleziona il testo del PDF su cui desideri inserire un commento e clicca su una delle seguenti opzioni:

Dopo aver formattato il testo, puoi cliccare nuovamente sul testo sottolineato, barrato o evidenziato per aggiungere un commento rapido o eliminare la formattazione.

C. Come aggiungere note adesive?

Aggiungere una nota adesiva al tuo PDF è il modo più intuitivo per imitare la revisione di un documento cartaceo con carta e penna.

Per aggiungere una nota adesiva, attiva prima la barra degli strumenti Commenti ( consulta il punto "A" per sapere cosa fare).

PS: L'icona della nota è la prima nella barra degli strumenti.

Seleziona l'icona e clicca sulla parte della pagina PDF in cui desideri aggiungere la nota adesiva. Si aprirà una finestra di commento in cui potrai digitare il tuo testo.

Per ridimensionare la nota, fai clic con il pulsante destro del mouse sul simbolo della nota adesiva e effettua la selezione di Apri nota a comparsa.

Una volta aperto, puoi ridimensionare la Box pop-up.

Per modificare il campo di testo, selezionalo e clicca sul simbolo con i tre puntini nella barra degli strumenti per:

Bonus: estrattori di dati PDF basati sull'IA!

D. Come aggiungere una casella di testo o una didascalia?

Un post-it si chiude quando non si passa il mouse sull'icona. Ma se vuoi che il tuo commento rimanga sempre visibile al lettore, puoi aggiungere una casella di testo o una didascalia.

1. Casella di testo

Seleziona l'icona Casella di testo nella barra degli strumenti Commenti, quindi fai clic sulla parte del documento in cui desideri aggiungerla.

Una volta digitato il commento, puoi formattarlo selezionando l'opzione Proprietà testo nella barra degli strumenti Commenti.

2. Callout

Per aggiungere una didascalia, clicca sul simbolo con i tre puntini nella barra degli strumenti Commenti.

Quindi, seleziona Riquadro di testo e clicca sulla parte del documento in cui desideri aggiungerlo.

Una volta digitato il commento, puoi formattarlo selezionando l'opzione Proprietà testo nella barra degli strumenti Commenti. Puoi anche ridimensionare il testo come preferisci.

Ma aspetta, c'è di più.

Adobe offre anche la possibilità di:

Queste sono davvero delle funzionalità/funzioni straordinarie! Non è fantastico?

Esatto.

Questo è ciò che ci ha insegnato la nostra esperienza con la tecnologia (e la vita).

Anche un software eccellente come Adobe Acrobat può rallentare il processo di annotazione nel tempo.

Ti stai chiedendo come fare?

I 3 svantaggi delle annotazioni sui PDF

Uno strumento di annotazione come Adobe Acrobat è indispensabile nel lavoro.

Tuttavia, non consigliamo di utilizzarlo per tutte le revisioni dei documenti per questi tre motivi:

1. È un'app che richiede molta RAM e rallenta il sistema.

Stai lavorando su un annotatore PDF mentre altre app sono in esecuzione sul tuo sistema?

Prepara i popcorn perché ti aspetta una lunga attesa!

La suite Adobe è notoriamente pesante in termini di RAM.

Non è possibile che funzioni senza problemi a meno che non sia l'unico software pesante in esecuzione sul tuo sistema.

Anche se utilizzi un'app di annotazione alternativa più leggera, il caricamento di immagini di grandi dimensioni e file annotati potrebbe rallentare il tuo sistema.

2. Nessuna modifica in tempo reale (eccetto nella versione a pagamento)

Ogni volta che leggi i commenti dei tuoi colleghi su Acrobat, devi apportare le modifiche su MS Word o un documento Google. Quindi, converti il file in PDF e rispediscilo per l'approvazione.

L'unico modo per aggirare questo lungo processo?

Acquista la versione Adobe Acrobat Pro a 14,99 $ al mese.

La maggior parte delle persone non ritiene che sia un affare equo.

E noi siamo d'accordo con loro!

3. Confusione sulle versioni

Supponiamo che tu abbia accettato i primi due svantaggi e che stia utilizzando un lettore PDF per il tuo processo di revisione.

Probabilmente finirai per inviare via email i PDF ogni volta che li annoti. Col tempo, accumulerai decine di versioni dello stesso contenuto, creando una montagna di disordine digitale.

Non preoccuparti, abbiamo un'app di annotazione alternativa pensata proprio per te!

Qual è il miglior software per annotare un PDF?

Da quanto possiamo capire, i gestori di contenuti e i revisori hanno bisogno di almeno cinque strumenti diversi:

Ma cosa diresti se ti dicessimo che puoi fare tutto questo (e molto altro) su un'unica piattaforma basata su cloud chiamata ClickUp?

Cos'è ClickUp?

ClickUp è lo strumento per il project management più apprezzato al mondo, utilizzato da team di startup e grandi aziende in tutto il mondo.

Che tu sia un professionista dei media o uno sviluppatore di app, ClickUp risponde a tutte le tue esigenze con il suo impressionante elenco di funzionalità. Puoi anche utilizzare la sua potente estensione Chrome per una gestione efficiente delle attività.

È anche lo strumento migliore per affrontare le sfide del lavoro da remoto . *

Per ulteriori informazioni, consulta questi articoli:

Per ora, però, diamo un'occhiata alla sua selezione di funzionalità per la creazione e la gestione dei contenuti.

A. Annotazioni e correzione di bozze senza sforzo

Perché dovresti solo annotare i PDF quando puoi revisionare in almeno cinque diversi formati?

ClickUp offre supporto per i formati di file PNG, GIF, JPEG, WEBP e PDF per aiutarti in questo senso.

In questo modo, una volta che i tuoi documenti sono pronti, puoi caricarli nella attività pertinente nell'area di lavoro di ClickUp e invitare i colleghi ad annotare il tuo PDF o qualsiasi altro formato del tuo file.

Ecco come annotare il file:

Aspetta, non devo prima scaricare il file?

No, puoi annotare qualsiasi file all'interno di ClickUp, senza scaricarlo!

Ricorda, non devi essere un esperto di PDF e avere a che fare con una complicata barra degli strumenti di annotazione in ClickUp. Tutto ciò che ti serve è essere un fan delle annotazioni semplici e collaborative.

B. Redazione collaborativa in Docs

Scrivere non è più un lavoro solitario perché ClickUp Docs lo rende super collaborativo!

Non solo potrai accedere alle funzionalità/funzioni di collaborazione in tempo reale e a un facile spazio di archiviazione dei dati, ma potrai anche:

L'ultima volta che abbiamo controllato, nessun lettore PDF era in grado di gestire tutte queste funzioni contemporaneamente!

C. Facile registrazione dello schermo con Clip

Le immagini valgono più di mille parole.

Questo significa che i video parlano da soli... o almeno così pensiamo?

Quindi, quando le cose si complicano, usa un software di registrazione dello schermo come Clip per mostrare ai tuoi membri come fare, invece di lasciare commenti!

Basta cliccare sul pulsante "Registra" nella sezione Commenti dell'attività di ClickUp pertinente. Questo ti consentirà di spostarti da una cartella all'altra e da una finestra all'altra registrando ogni secondo.

Una volta terminato, basta caricare la registrazione come commento nello stesso thread di conversazione.

D. Conversazioni cristalline con la sezione Commenti e la visualizzazione Chat

Non tutto può essere espresso con una nota o un commento a margine, giusto?

Ecco perché ClickUp ti offre una sezione Commenti e una vista Chat.

Questo ti consente di inviare file o note scritte nella sezione Commenti di qualsiasi attività. Puoi anche assegnare un commento a qualcuno e ClickUp lo convertirà automaticamente in un elemento da intraprendere per assicurarsi che non venga ignorato.

Ma cosa succede se vuoi effettuare la condivisione di note su una serie di attività contemporaneamente o semplicemente avviare una conversazione?

Passa alla vista Chat. Questo è il tuo spazio per conversazioni informali o per scambiare idee.

E. Gestione potente dei processi con attività, attività secondarie e liste di controllo

Se la creazione di contenuti fosse facile, saremmo tutti Shakespeare!

Purtroppo, comporta una serie di attività piccole ma importanti.

Se te ne perdi uno, hai perso un'occasione.

Non preoccuparti. Basta usare le attività, le attività secondarie e le liste di controllo di ClickUp!

Ti aiuterà a suddividere il processo di creazione e revisione dei contenuti in elementi realizzabili.

Ecco come puoi fare:

F. Pianificazione creativa con le mappe mentali

Il tuo cervello elabora i pensieri più rapidamente di quanto possa fare qualsiasi penna o tastiera.

Fortunatamente, la funzionalità di mappe mentali di ClickUp è il modo più veloce per catturare questi pensieri.

Metti nero su bianco una serie di idee complesse utilizzando uno dei numerosi modelli di ClickUp o parti da zero su una pagina bianca. Basta scegliere un'idea e metterla in pratica.

Letteralmente!

Conclusione

Le annotazioni sono importanti per il processo di revisione quanto una ciotola di popcorn lo è per una maratona di Netflix.

È assolutamente essenziale!

È il modo in cui il tuo team virtuale può effettuare la condivisione di idee e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

E più veloce ed efficiente è il processo, migliore sarà il contenuto che potrai fornire.

Purtroppo, un annotatore PDF confuso e costoso non farà altro che rallentare il tuo processo.

Hai bisogno di un software per l'annotazione dei PDF che sia leggero e multifunzionale.

Quello che ti serve è ClickUp.

È la soluzione a tutte le tue esigenze di project management e funge da software all-in-one per il tuo processo di creazione di contenuti.

Scarica ClickUp oggi stesso per annotare qualsiasi cosa ed entrare nel paradiso dei contenuti, gratis!