Che si tratti di ristrutturare il bagno o di intraprendere un viaggio attraverso il mondo, è necessario avere una tabella di marcia che illustri il piano nei dettagli. Questa tabella di marcia vi guida verso gli obiettivi e tiene conto di eventuali problemi che potreste incontrare. Serve anche come punto di riferimento: di tanto in tanto la consulterete per verificare i progressi fatti. 🗺️
Nel project management, questa tabella di marcia è chiamata linea di base del progetto. È la base per prendere decisioni informate , gestire le aspettative e valutare l'esito positivo del progetto rispetto agli obiettivi iniziali.
In questo articolo spiegheremo cosa è una linea di base del progetto e perché è così importante per un project management di esito positivo. Inoltre, forniremo istruzioni passo passo per la creazione di una linea di base per la misurazione delle prestazioni, in modo da garantire l'esito positivo dell'intero progetto.
Che cos'è una linea di base del progetto?
Una linea di base del progetto è un punto di riferimento che si utilizza per misurare l'esito positivo del progetto. In genere la baseline viene impostata nelle prime fasi del progetto piano del progetto e concentrarsi su tre elementi chiave:
- Campo: Delinea le attività, le attività, le risorse e i progetti da realizzareprodotti da consegnare all'interno del progetto
- Costo: Rappresenta ilil budget del progetto *Schedule: Definisce le date di inizio e di scadenza per il progetto e le date di scadenza per il progettodelinea le attività cardine per monitorare le prestazioni
Le linee di base del progetto vengono spesso confuse con obiettivi del progetto . Sebbene i due termini siano simili per molti aspetti, la differenza fondamentale è che le linee di base si concentrano sull'analisi delle prestazioni di un progetto in un momento specifico, mentre gli obiettivi si concentrano sui risultati. Si potrebbe dire che le linee di base del progetto contengono informazioni che consentono di raggiungere gli obiettivi del progetto.
Vantaggi di avere una linea di base del progetto
L'impostazione di una linea di base del progetto presenta una matrice di vantaggi, quali:
- Monitoraggio delle prestazioni: Una linea di base del progetto fornisce le basi per il confronto e la comprensione se il progetto sta sotto o sovraperformando in aree specifiche
- Miglioramento della gestione dei costi: Permette di comprendere, supervisionare e gestire i budget del progetto
- Calcolo del valore guadagnato: Aiuta a misurare le prestazioni effettive rispetto ai piani per analizzare le tendenze e i problemi
- Stime future più accurate: Maggiore è l'esperienza con le linee di base del progetto, maggiore sarà l'accuratezza nel determinare le prestazioni e i rischi potenziali di un progetto
- Motivazione: Permette di monitorare lo stato del progetto nel tempo e di vedere a che punto si è arrivati. Inoltre, mantiene il team motivato e alimenta la produttività e l'efficienza
- Comunicazione migliorata con gli stakeholder: Una baseline di progetto fornisce al project manager e agli stakeholder un'idea chiara del percorso del progetto fin dall'inizio, aumentando la trasparenza e riducendo al minimo il rischio di incomprensioni lungo il percorso
Si può cambiare una linea di base del progetto?
Poiché l'impostazione di una linea di base del progetto avviene nelle prime fasi del progetto, è possibile modificare la linea di base del progetto piano del progetto se il progetto è in una fase di sviluppo, ci si può chiedere se sia possibile aggiornarlo in un secondo momento per riflettere cambiamenti specifici. Tecnicamente è possibile, ma ricordate che cambiare la linea di base del progetto può portare a perdere la direzione, lasciandovi senza un chiaro punto di riferimento per misurare le prestazioni. 🧭
La prassi standard è quella di aggiornare la linea di base del progetto solo quando si verificano cambiamenti significativi. Ad esempio, se vengono apportate modifiche all'ambito del progetto, potrebbe essere necessario aggiornare anche i programmi e i costi.
Se si decide di cambiare la linea di base del progetto approvata, salvare la vecchia versione. In questo modo è possibile confrontare le linee di base e determinare con precisione le prestazioni del progetto.
Come impostare una linea di base del progetto e determinare il percorso del progetto in 4 passaggi
L'impostazione di una linea di base può sembrare facile all'inizio: si stimano l'ambito, i costi e la tempistica del progetto e si incrociano le dita, sperando che le previsioni siano abbastanza accurate da servire allo scopo. La realtà è diversa: bisogna considerare numerosi fattori e utilizzare vari strumenti per impostare una linea di base del progetto realistica e utile.
Vi guideremo attraverso il processo e vi mostreremo come ClickUp , una piattaforma all-in-one per la produttività e il project management, può aiutarvi a stabilire delle linee di base molto pratiche per i progetti. 💪
Passaggio 1: determinare l'ambito del progetto
Il viaggio verso la creazione di una linea di base del progetto inizia con la determinazione della portata del progetto l'ambito del progetto . Ciò significa definire tutto ciò che il progetto comporta, comprese le attività, le attività secondarie, i deliverable, i rischi potenziali e i vincoli. In alcuni casi, si può anche parlare di esclusioni, cioè specificare ciò che il progetto non include.
Delineando l'ambito del progetto, si stabiliranno confini chiari, si manterrà il progetto sulla strada giusta, si coglieranno i rischi potenziali in anticipo e si gestiranno le aspettative degli stakeholder come un professionista. 🤓
Il modo migliore per determinare l'ambito del progetto è quello di scrivere una dichiarazione dell'ambito. Questo prezioso documento servirà come base per il piano del progetto. Deve essere completo e conciso, senza lasciare spazio a fraintendimenti e ipotesi.
Per quanto riguarda la formattazione, molti gestori del progetto scelgono di mantenere la dichiarazione dell'ambito elencata per facilitare la lettura e la navigazione, ma voi e il vostro team potreste preferire un layout diverso, in linea con il vostro stile di lavoro e le vostre esigenze.
Esplorate lo scope del progetto con ClickUp
Per rendere più gestibile l'intero processo di definizione dell'ambito, potete utilizzare alcuni dei fantastici strumenti di ClickUp per creare dichiarazioni d'ambito di altissimo livello.
La creazione di una dichiarazione d'ambito è un lavoro richiesto da un team, quindi sono necessarie opzioni di collaborazione di prima classe. Per fortuna, ClickUp ne ha più di una al suo attivo. Ad esempio, è possibile utilizzare Lavagne online di ClickUp , tele digitali progettate per collaborazione in tempo reale a nuovi livelli.
Brainstorming, strategie o mappatura dei flussi di lavoro con le lavagne online di ClickUp, che consentono di collaborare visivamente
Le lavagne online sono perfette per il brainstorming e per dare vita alle idee. Grazie alla modifica dal vivo, tutti sono sulla stessa pagina e possono partecipare attivamente al processo di definizione del progetto. Invitate i membri del team a partecipare a una lavagna online di ClickUp e discutete di come dovrebbe essere la vostra dichiarazione di portata dopo aver considerato i fattori rilevanti.
Mantenete i documenti principali del progetto in modo razionale all'interno di ClickUp Docs
Da fare un brainstorming? È arrivato il momento di mettere per iscritto le vostre decisioni con Documenti ClickUp , l'editor di testi unico della piattaforma e piattaforma di gestione dei documenti . Utilizzatela per creare, condividere, modificare e archiviare documenti importanti.
Collaborate con i membri del team in ClickUp Docs per personalizzare i font, aggiungere relazioni alle attività o collegare le attività direttamente nel documento
Un documento ClickUp è la sede perfetta per l'ambito del progetto. Aggiungete il vostro team a un documento e iniziate a personalizzare la dichiarazione dell'ambito. Ogni persona aggiunta a un documento riceve un cursore con il suo nome, così il monitoraggio di chi sta facendo cosa è facile. Utilizzate le opzioni di formattazione e di stile per personalizzare la vostra dichiarazione dell'ambito e darle un tocco personale.
Se volete accelerare il processo di scrittura e ridurre al minimo il rischio di errori, approfittate di ClickUp AI , la piattaforma nativa Assistente di scrittura basato sull'IA che migliora le funzioni di ClickUp Docs. Può aiutarvi a fare brainstorming e a generare idee, a scrivere la dichiarazione di scopo e a modificarla alla perfezione, garantendo una formattazione coerente. ✨
Utilizzate l'assistente di scrittura IA di ClickUp per generare post per il blog, fare brainstorming di idee, comporre email e molto altro ancora
Se volete evitare di scrivere la vostra dichiarazione di scopo da zero, utilizzate I modelli di ambito del progetto di ClickUp per risparmiare tempo, godere di coerenza e impostare il progetto nel modo giusto.
Passaggio 2: mappare il calendario del progetto
Nel passaggio precedente, avete delineato tutto il lavoro da fare per completare il progetto. È ora di visualizzare questo lavoro su un asse temporale e di determinare le date di inizio e di scadenza, le scadenze finali e i tempi di realizzazione le attività cardine (consideratele come delle soste per misurare le prestazioni).
Quando si tratta di mappare il progetto progetti clickUp ha qualche asso nella manica. 🃏
Verranno esaminate le seguenti tre visualizzazioni (o layout) all'interno della piattaforma che possono facilitare la programmazione:
- Vista Elenco
- Vista Gantt Chart
- Visualizzazione Calendario
vista Elenco ####
Per il tipo di programmazione di cui stiamo parlando, è necessario innanzitutto definire fasi del progetto e impostare la loro durata e le loro scadenze. Da fare in Vista Elenco di ClickUp -offre numerose opzioni di ordinamento e filtraggio per aiutare l'utente a definire e navigare tra le informazioni. Utilizzare Campi personalizzati di ClickUp per fornire dettagli contestuali su ogni attività e sottoattività. Impostate scadenze e priorità, tracciate lo stato di avanzamento, aggiungete etichette e rendete semplice la creazione del calendario del progetto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Elenco-view-with-filters-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Vista Elenco con Filtri Semplificati /$$$img/
Utilizzate i filtri nella vista Elenco di ClickUp per ordinare le attività in base allo stato, alla priorità e a diversi altri campi personalizzati per avere una visione personalizzata del vostro lavoro
Vista Gantt Chart
La vista Elenco è fantastica, ma non è l'unica. Molti project manager sono d'accordo sul fatto che una visualizzazione Grafico di Gantt è lo strumento più importante per visualizzare il piano di un progetto. Questa visualizzazione consente di creare sequenze temporali dinamiche, impostare e gestire scadenze, individuare colli di bottiglia, gestire dipendenze delle attività e pianificare le attività in pochi clic.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Gantt-chart-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Grafici di Gantt /$$$img/
Raggruppate, filtrate o nascondete le attività dei grafici di Gantt di ClickUp 3.0 per monitorare e collegare i flussi di lavoro in tutti i vostri ambienti di lavoro
Grazie alle numerose opzioni di colore, è possibile distinguere chiaramente le diverse attività e tenere d'occhio tutto ciò che accade.
Le viste Gantt di ClickUp consentono anche di scegliere i criteri di ordinamento per facilitare la navigazione. Ad esempio, se volete sapere quale attività importante sta per arrivare, utilizzate la data di scadenza come criterio di ordinamento.
Grazie al design drag-and-drop della visualizzazione, è possibile aggiornare rapidamente la pianificazione del progetto. Tutte le modifiche avvengono in tempo reale, in modo che ogni membro del team sia aggiornato all'istante.
Ordinare le attività in modo semplice e veloce e creare visualizzazioni a cascata con un solo clic per essere sempre all'avanguardia e dare priorità alle cose importanti
I grafici Gantt di ClickUp sono un modo eccellente per entrare nel vivo del progetto e ottenere una ripartizione dettagliata di attività, dipendenze, priorità, attività cardine e stato di avanzamento. Se siete alla ricerca di uno strumento che vi fornisca un'idea di una panoramica più generale delle vostre attività e delle scadenze, utilizzate la sezione Sequenza di ClickUp . Questo semplice schema lineare visualizza le attività in ordine cronologico e consente di controllare le date di scadenza senza entrare nello specifico.
Visualizzazione del calendario
Un'altra visualizzazione molto amata dai project manager è quella del calendario ClickUp Calendario visualizzato . Presenta le attività in un calendario, aiutandovi a ottimizzare i carichi di lavoro e a pianificare il futuro. Anche questa visualizzazione presenta un design drag-and-drop, quindi è facile da impostare e aggiornare. È possibile scegliere cosa visualizzare nella vista: ordinare le voci per priorità o progetto e mostrare i dettagli delle attività (come gli assegnatari o il tempo trascorso).
Gestite e organizzate i progetti e programmate le attività attraverso la flessibile visualizzazione Calendario per mantenere i team in sincronizzazione
È possibile semplificare ulteriormente la mappatura del calendario del progetto affidandosi all'impressionante funzionalità di ClickUp raccolta di oltre 1.000 modelli . È sufficiente scegliere un template modello di progetto che corrisponde alle esigenze del vostro progetto e personalizzatelo in base alle vostre preferenze.
Passaggio 3: Definire i costi
In questa fase si definiscono i costi e si pianifica il budget del progetto per monitorare le spese. 💸
In questa fase si inseriscono tutti i costi stimati relativi al progetto, tra cui manodopera, materiali, attrezzature, utenze e affitti. A seconda della natura del progetto, potrebbe essere necessario creare delle categorie per rappresentare le spese generali in modo più dettagliato. Ad esempio, se state impostando una linea di base per un progetto di costruzione, è probabile che abbiate numerose sottocategorie sotto materiali e manodopera.
La vista Elenco di ClickUp può aiutarvi a creare una panoramica dettagliata dei costi previsti. Create una nuova attività per ogni categoria di costo e stimate il budget utilizzando il Campo personalizzato $$$a. Altri campi personalizzati, come Numeri e File, possono essere utili per fornire ulteriori informazioni su ogni categoria di costo.
Poi, si possono creare attività secondarie per mostrare la distribuzione del budget del progetto.
Stabilire obiettivi misurabili per attività e progetti con progressione automatica per raggiungere più efficacemente gli oggetti con Sequenza definita e traguardi quantificabili
Poiché si tratta di una campagna sui social media, è necessario definire le piattaforme dei social media. Ad esempio, Facebook, Instagram e TikTok.
Poi, dovrete delineare il tipo di contenuto che utilizzerete: in questo caso, video, reel e post.
Sarebbe meglio se definiste anche il vostro traguardo. Ad esempio, si potrebbe trattare di spettatori tra i 18 e i 30 anni.
Infine, si delinea la durata del progetto: 10 settimane.
Utilizzate ClickUp Docs per scrivere la dichiarazione di portata e includere questi aspetti. Aggiungete al documento i membri del team interessati, in modo da tenerli informati.
Quindi, utilizzate la vista Elenco di ClickUp per elencare tutte le attività e le attività secondarie necessarie per raggiungere gli obiettivi.
2. Delineare il calendario del progetto
Per definire le modalità e i tempi di realizzazione degli oggetti, è necessario delineare il calendario nelle viste Elenco e Gantt di ClickUp. È possibile creare una pianificazione settimanale per la campagna. Ad esempio:
- Settimane 1 e 2: Ricerca del pubblico e dei concorrenti
- Settimane 3, 4, 5 e 6: Creare contenuti e ottenere approvazioni
- Settimane 7 e 8: Lancio della campagna sui social media
- Settimane 9 e 10: Monitoraggio delle prestazioni
Questa è solo una bozza di programma. Ogni sezione sarà più dettagliata grazie alla creazione di attività secondarie. Inoltre, fisserete date precise di inizio e di scadenza per ogni attività e sottoattività e creerete delle attività cardine che vi aiuteranno a monitorare lo stato del progetto e ad assicurarvi di essere sulla strada giusta. 🛣️
Trasformate le attività più importanti in tappe fondamentali per creare una rappresentazione visiva dello stato dei vostri progetti
Passare da una all'altra Visualizzazioni ClickUp per vedere il vostro programma da diverse prospettive e, se necessario, aggiungere ulteriori dettagli per renderlo il più trasparente possibile. ClickUp offre più di 15 visualizzazioni, per cui è possibile vedere il quadro generale e ingrandire i dettagli.
3. Definire i costi
Tornate alla vostra vista Elenco di ClickUp, dove avete fornito i dettagli sull'ambito e sul calendario del progetto, e aggiungete il Campo personalizzato denaro per definire il budget per ogni attività.
In questo esempio, si possono avere costi PPC (pay-per-click), costi di sottoscrizione per strumenti di ricerca di parole chiave e costi di creazione di contenuti.
4. Consultare le parti interessate
Aggiungete le parti interessate all'area di lavoro di ClickUp per mostrare loro la linea di base del progetto. Utilizzate la visualizzazione ClickUp Chattare per comunicare, rispondere alle domande e risolvere le incertezze.
Come ClickUp si integra con piattaforme come Zoom è possibile tenere riunioni online per presentare la linea di base del progetto e semplificare la comunicazione.
ClickUp: Il vostro strumento di riferimento per il progetto
ClickUp offre una soluzione completa per stabilire una linea di base del progetto. Dalle oltre 15 visualizzazioni alle lavagne online, ai campi personalizzati, ai modelli e ai file di lavoro integrazioni personalizzate la piattaforma fornisce tutti gli strumenti necessari per creare attività e documenti, comunicare, collaborare e monitorare lo stato di avanzamento. 🥰 Iscriviti a ClickUp e portate il project management al livello successivo!