Bagi beberapa tim, masalahnya bukan terletak pada fase pelaksanaan—melainkan fase perencanaan yang seringkali menjadi hal yang membingungkan. Memikirkan tugas-tugas dan memutuskan mana yang akan diselesaikan seringkali merupakan langkah paling membosankan dalam setiap upaya, baik pribadi maupun profesional.
Untungnya, ada solusi yang tepat untuk masalah perencanaan Anda: templat Getting Things Done (GTD)! Gunakan templat ini untuk membuat pengelolaan tugas menjadi mudah dan fokuslah pada hal yang paling penting pada akhirnya—tindakan.
Untuk membantu Anda menemukan alat perencanaan tugas yang paling sesuai, kami telah menyusun daftar 10 templat GTD gratis terbaik. Kami akan membahas fitur-fiturnya dan menunjukkan cara memanfaatkannya secara optimal.
Apa itu Template GTD?
Getting Things Done (GTD) adalah metodologi manajemen tugas yang dikembangkan oleh David Allen, seorang pakar produktivitas terkemuka. Tujuan GTD adalah membantu orang mengatasi kecemasan terkait tugas dan mencapai tujuan mereka melalui lima langkah sederhana:
- Mencatat tugas di satu tempat
- Menjelaskan dan memutuskan apakah suatu tugas dapat dilaksanakan atau ditunda
- Mengelompokkan ke dalam kategori
- Merenung, meninjau, dan memperbarui
- Keterlibatan dan penyelesaian
Bagian integral dari sistem GTD adalah “alat pengumpulan,” yaitu, sebuah templat untuk menghubungkan semuanya. Templat GTD adalah kerangka kerja yang sudah jadi yang memungkinkan Anda mengumpulkan, mengatur, dan memprioritaskan tugas sambil memantau kemajuan setiap langkah.
Dengan templat GTD, Anda dapat merencanakan dan menjalankan pekerjaan dengan lebih efisien. Dengan peta jalan yang jelas di hadapan Anda, Anda tidak akan mudah melewatkan tugas-tugas penting atau tenggat waktu. Mengetahui apa yang perlu Anda lakukan memungkinkan Anda untuk fokus pada pencapaian hasil terbaik, baik untuk pertumbuhan pribadi maupun profesional.
Apa yang Membuat Template GTD yang Baik?
Template Getting Things Done yang baik memiliki kualitas-kualitas berikut:
- Fungsionalitas: Mendukung seluruh proses GTD—mulai dari pencatatan tugas hingga pemantauan kemajuan
- Kesederhanaan: Memiliki tata letak yang rapi dan tidak berantakan serta mudah digunakan untuk tinjauan mingguan
- Fleksibilitas: Memungkinkan Anda untuk menyesuaikan dan mengadaptasi templat ini ke berbagai situasi
- Aksesibilitas: Dapat diakses di berbagai perangkat, sehingga Anda dapat mengeditnya di mana saja
- Integrasi: Terintegrasi dengan mulus dengan alat produktivitas lain yang Anda gunakan
10 Template GTD Terbaik untuk Produktivitas Pribadi
Jangan habiskan lebih banyak waktu untuk memikirkan tugas daripada mengerjakannya. Gunakan salah satu dari 10 templat GTD yang luar biasa ini dan hindari kerumitan!
Baik Anda seorang praktisi GTD berpengalaman maupun pemula dalam metode ini, templat-templat ini memberikan rasa kejelasan dan kendali pada alur kerja harian Anda. Templat-templat ini juga gratis untuk digunakan!
1. Template Getting Things Done ClickUp
Jika templat adalah bangunan, Templat Getting Things Done ClickUp ini akan menjadi gedung pencakar langit! Templat ini dilengkapi dengan berbagai tingkatan fitur dan elemen kustom, sehingga Anda dapat mengelola semua proyek dan tugas yang muncul dalam kehidupan Anda.
Mungkin awalnya terasa membingungkan, tetapi templat ini menyediakan panduan yang jelas untuk memudahkan navigasi. Hal yang sama berlaku untuk sebagian besar templat lain dalam daftar ini!
Sebagai templat tingkat folder, templat ini berisi banyak daftar dan tampilan. Mulailah dengan mencatat dan mendeskripsikan semua tugas Anda di daftar Inbox. Anda kemudian dapat memperkirakan durasinya, memberi peringkat dari satu hingga lima berdasarkan tingkat usaha yang diperlukan, dan memutuskan apakah tugas tersebut dapat ditindaklanjuti, sesuai petunjuk Allen, pencipta metode GTD.
Langkah selanjutnya adalah mengelompokkan tugas-tugas ke dalam kategori yang sesuai. Anda dapat memberi konteks pada tugas-tugas tersebut menggunakan tag seperti "pekerjaan", "rumah", atau kategori kustom. Anda juga dapat mengelompokkannya ke dalam daftar lain, yang meliputi:
- Tjadwal: Memuat tampilan Kalender untuk tugas-tugas yang telah dijadwalkan
- Daftar Proyek: Membantu Anda membagi dan memprioritaskan proyek, misalnya, tugas-tugas yang kompleks
- Referensi: Berkaitan dengan materi yang dapat berguna untuk tugas-tugas di masa mendatang
Template ini memiliki empat opsi otomatisasi untuk menghemat waktu Anda, seperti memindahkan tugas dari daftar Inbox ke daftar Jadwal setelah tanggal jatuh temponya berubah. Dan yang terbaik—Anda selalu dapat menyesuaikannya agar sesuai dengan alur kerja GTD yang Anda sukai!
2. Template Papan Getting Things Done ClickUp
Template Papan Getting Things Done dari ClickUp membuat tugas-tugas harian Anda terasa lebih mudah dengan menampilkannya secara sederhana dan menarik.
Ini adalah templat tingkat daftar yang ramah pemula dengan dua mode tampilan, yaitu tampilan. Yang pertama adalah papan Kanban yang menampilkan tugas sebagai kartu. Dengan gambar dan label berwarna-warni, templat ini memberikan sentuhan segar pada proses yang biasanya monoton.
Tampilan lainnya berisi informasi yang sama, tetapi disusun dalam format daftar tugas tradisional.
Menggunakan templat ini adalah pengalaman produktivitas yang bebas stres. Baik dalam tampilan Daftar maupun Papan, tambahkan tugas baru dan berikan informasi yang relevan tentangnya, seperti:
- Perkiraan waktu
- Tag kategori untuk berbagai aspek kehidupan, seperti bisnis, rumah, dan kebugaran
- Tag konteks, seperti pribadi, komputer, panggilan, dan dokumen
- Peringkat efisiensi energi
- Label prioritas
Secara default, tugas dikelompokkan berdasarkan status. Untuk memperbarui status tugas, seret dan lepaskan tugas tersebut ke bidang grup yang ditentukan. Anda juga dapat menyesuaikan kriteria pengelompokan dan penyortiran serta elemen templat lainnya.
3. Template Kerangka Kerja Getting Things Done ClickUp
Baik Anda seorang ahli GTD maupun pemula, Template Kerangka Kerja Getting Things Done ClickUp ini adalah tiket kelas satu Anda menuju Kota Produktivitas!
Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur namun tetap mudah dan intuitif untuk digunakan. Ini adalah templat tingkat folder dengan empat daftar:
- Ide: Tempat untuk menyimpan tugas-tugas potensial dan yang ditinggalkan, serta mencatat referensi untuk digunakan nanti
- To Do: Daftar tugas dengan tingkat urgensi dan ketergantungan yang telah ditentukan
- Kalender: Daftar tugas yang dijadwalkan dan tampilan Kalender interaktif untuk aktivitas
- Proyek: Daftar tugas bertahap yang akan datang
Di tingkat Folder, Anda dapat menemukan tampilan Daftar Tugas utama, yang berisi semua tugas dari minggu sebelumnya dan lainnya, terlepas dari daftar mana pun yang menjadi bagiannya.
Template ini juga mencakup diagram alur GTD dalam tampilan Whiteboard. Diagram praktis ini membantu Anda memahami seluruh proses GTD sebagaimana diterapkan di ClickUp. Diagram ini terdiri dari serangkaian tindakan dan pertanyaan yang dapat Anda ajukan pada diri sendiri untuk menentukan apa yang harus dilakukan terhadap setiap tugas yang Anda terima. Silakan sesuaikan diagram ini agar sesuai dengan alur kerja Anda.
4. Template Manajemen Tugas Sederhana ClickUp
Terkadang, solusi yang paling sederhana adalah yang paling efektif. Template Manajemen Tugas Sederhana ClickUp mewujudkan filosofi ini dengan desain minimalis dan fitur yang tangguh.
Anda dapat memilih di antara dua tampilan yang berisi informasi yang sama—Daftar atau Papan. Jika Anda terbiasa menggunakan spreadsheet, tampilan Daftar mungkin terasa lebih praktis, sedangkan mereka yang lebih visual biasanya lebih menyukai tampilan Papan.
Apa pun situasinya, gunakan templat ini untuk mengumpulkan semua tugas dan informasi terkait. Tetapkan tugas, tentukan tenggat waktu, dan prioritaskan dengan menandai tingkat urgensi.
Kesederhanaan templat ini juga memberi Anda kebebasan untuk menyesuaikannya. Tambahkan daftar atau tampilan baru dan sesuaikan templat ini dengan berbagai konteks. Misalnya, Anda dapat melakukan brainstorming menggunakan Tampilan Peta Pikiran atau Tampilan Papan Tulis, atau bahkan menyematkan berkas Google Docs dan mengeditnya langsung di platform.
5. Template Tugas yang Harus Dilakukan di ClickUp
Meskipun tidak sepenuhnya mengikuti metodologi GTD, Template Work To Do dari ClickUp ini tetap dapat meningkatkan produktivitas Anda. Template ini menawarkan sistem manajemen tugas yang dinamis dan dapat disesuaikan untuk tim atau bisnis apa pun.
Template tingkat daftar ini terdiri dari tiga tampilan:
- Daftar Tugas
- Kalender Mingguan
- Kalender Bulanan
Di Tampilan Daftar, Anda akan menemukan daftar lengkap semua aktivitas. Aktivitas-aktivitas tersebut disusun dalam kelompok Harian, Mingguan, dan Bulanan, yang menunjukkan jangka waktu penyelesaian yang ditetapkan. Anda dapat menambahkan informasi lebih lanjut di kolom-kolom di sebelah kanan, seperti status, tanggal jatuh tempo, dan prioritas. Di kolom jenis tugas, cantumkan departemen yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, seperti Pemasaran atau TI.
Di tampilan kalender, Anda dapat menyeret tugas untuk menjadwalkan atau menjadwalkan ulang. Jika Anda sudah memiliki aplikasi kalender favorit, Anda dapat menyinkronkannya untuk alur kerja yang lebih efisien.
Meskipun dirancang untuk keperluan bisnis, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan templat ini untuk penggunaan pribadi. Anda hanya perlu mengganti kategori jenis tugas dengan kategori Anda sendiri, dan Anda siap untuk memulai!
📮Wawasan ClickUp: Hanya 12% responden survei kami yang menggunakan fitur AI yang terintegrasi dalam paket produktivitas. Tingkat adopsi yang rendah ini menunjukkan bahwa implementasi saat ini mungkin kurang memiliki integrasi yang mulus dan kontekstual yang dapat mendorong pengguna untuk beralih dari platform percakapan mandiri yang mereka sukai.
Misalnya, apakah AI dapat menjalankan alur kerja otomatisasi berdasarkan perintah teks biasa dari pengguna? ClickUp Brain bisa ! AI ini terintegrasi secara mendalam ke dalam setiap aspek ClickUp, termasuk namun tidak terbatas pada merangkum obrolan, menyusun atau menyempurnakan teks, mengambil informasi dari ruang kerja, menghasilkan gambar, dan banyak lagi! Bergabunglah dengan 40% pelanggan ClickUp yang telah mengganti 3+ aplikasi dengan aplikasi serba guna kami untuk pekerjaan!
6. Template Daftar Tugas Kalender ClickUp
Template Daftar Tugas Kalender ClickUp memadukan pengorganisasian tugas dan manajemen waktu dengan mulus. Ini adalah alat GTD yang sangat diperlukan bagi siapa pun yang kesulitan memenuhi tenggat waktu dan ingin mengoptimalkan perencanaan mereka. ⏰
Seperti yang dapat Anda lihat dari tampilan Daftar Jadwal, templat ini dirancang khusus untuk manajer, sehingga mereka dapat mengatur pekerjaan karyawan mereka. Namun, Anda tetap dapat menyesuaikan templat ini untuk penggunaan pribadi dengan mengganti nama-nama dengan aktivitas dan melakukan beberapa penyesuaian lainnya.
Selain tampilan Daftar dan Kalender yang biasa, templat ini dilengkapi dengan tampilan Formulir Permintaan Rapat. Sesuaikan formulir ini dan kirimkan ke orang lain, baik rekan kerja maupun teman. ClickUp akan secara otomatis membuat tugas menggunakan informasi yang diberikan, sehingga menghemat waktu dan tenaga.
Jika Anda berencana menggunakan templat ini untuk pekerjaan, Anda akan menyukai fitur pelacakan waktu bawaan yang disertakan. Anda dapat menemukan opsi ini dengan mengklik suatu tugas dan membuka Task Tray. Di dalam Task Tray, Anda juga dapat menambahkan ketergantungan, subtugas, dan komentar.
7. Template Tugas Harian ClickUp
Alat lain yang dapat Anda gunakan untuk melacak kewajiban sehari-hari adalah Template Daftar Tugas Harian ClickUp. Meskipun sederhana, templat ini bekerja dengan sangat baik. Templat ini membantu Anda tetap mengontrol tugas-tugas harian, memastikan tidak ada yang terlewat.
Jika Anda belum pernah menggunakan alat manajemen tugas sebelumnya, templat ini adalah pilihan yang tepat untuk memulai.
Ini adalah templat tingkat tugas yang menampilkan semua fungsinya begitu Anda membuka Task Tray. Templat ini dilengkapi dengan tiga kategori daftar periksa—Pribadi, Pekerjaan, dan Sekolah. Seperti biasa, Anda dapat menyesuaikannya serta hampir semua elemen lainnya.
Gunakan templat ini dengan mencantumkan semua tugas dalam kategori daftar periksa masing-masing. Evaluasi beban kerja hari ini dengan memilih tingkat kesulitannya dari menu dropdown, atau tambahkan file dan komentar untuk memberikan informasi tambahan. Anda juga dapat melacak waktu untuk mengetahui seberapa besar upaya yang dibutuhkan untuk tugas tertentu. Punya pemikiran tentang topik tertentu? Catatlah di kolom komentar.
Saat Anda menyelesaikan tugas, centang kotak centang yang sesuai. Bilah kemajuan akan diperbarui secara otomatis berdasarkan jumlah tugas harian yang telah diselesaikan. Anda dapat melihat semua perubahan di log yang terletak di sisi kanan daftar periksa.
8. Template Rencana Tindakan Harian ClickUp
Ada acara penting yang akan datang? Gunakan Template Rencana Tindakan Harian ClickUp untuk mengatur dan mengelola semua tugas yang berkaitan dengannya. Ini adalah alat manajemen proyek serbaguna yang membantu Anda mengawasi semua proyek Anda.
Template tingkat daftar ini dilengkapi dengan tiga tampilan khusus:
- Langkah-langkah Tindakan: Tampilan Daftar yang berisi semua langkah proyek beserta informasi terkait, seperti departemen yang ditugaskan, tanggal jatuh tempo, prioritas, dan tingkat kerumitan
- Tujuan: Tampilan papan tugas dan subtugas, disusun berdasarkan departemen
- Timeline: Tampilan Timeline horizontal yang menampilkan urutan tindakan untuk setiap departemen, sesuai dengan tanggal jatuh tempo, ketergantungan, dan informasi lain dari tampilan Daftar
Berkat sifat fleksibel ClickUp, Anda dapat menyesuaikan templat ini untuk menyesuaikan dengan berbagai jenis acara dan proyek.
9. Template Daftar Tugas Excel oleh Vertex42
Jika Excel adalah alat andalan Anda, Anda pasti akan menyukai Template Daftar Tugas Excel dari Vertex42 ini. Template ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan, mengevaluasi, dan melacak kemajuan tugas sehari-hari, dengan gaya spreadsheet!
Mulailah dengan mencantumkan semua tugas atau proyek Anda di kolom pertama. Di kolom-kolom berikutnya, Anda dapat menetapkan tanggal jatuh tempo, memperbarui status, menandai prioritas, dan menambahkan catatan. Anda juga dapat mengevaluasi tugas berdasarkan model PICK:
- Mungkin: Mudah, nilai rendah
- Terapkan: Mudah, bernilai tinggi
- Tantangan: Sulit, bernilai tinggi
- Hapus: Sulit, nilai rendah
Di tab Daftar, Anda dapat menyesuaikan kategori dropdown untuk kolom PILIH, status, dan prioritas.
Yang membuat templat ini menonjol adalah aturan pemformatan bersyarat bawaan-nya. Misalnya, begitu status suatu tugas berubah menjadi "selesai", semua informasinya akan berubah menjadi abu-abu, sehingga tidak terlalu mencolok di antara tugas-tugas yang masih aktif.
10. Template Dasar Getting Things Done untuk Google Sheets oleh Template.net
Meskipun namanya "Basic", templat Google Sheets Getting Things Done dari Template.net ini sama sekali tidak sederhana! Templat ini berisi segala yang Anda butuhkan untuk menerapkan strategi GTD dan merencanakan proyek Anda dengan sempurna.
Template ini dilengkapi dengan banyak tab. Tab utamanya adalah Ringkasan, yang memberikan gambaran singkat tentang informasi terpenting dan kemajuan secara keseluruhan. Anda dapat menggunakan tab lainnya untuk kategori tugas GTD yang berbeda, seperti:
- Kotak Masuk
- Daftar Tunggu
- Daftar Proyek
- Daftar "Suatu Hari/Mungkin"
Setiap tab memiliki tata letak unik yang disesuaikan dengan kategori tugas. Misalnya, tab Inbox memiliki kolom-kolom berbeda yang didedikasikan untuk evaluasi tugas, yang sangat penting pada tahap penyaringan awal.
Sebagai dokumen Google Sheets, templat ini secara otomatis menyimpan kemajuan Anda di cloud dan memungkinkan kolaborasi secara real-time dengan rekan tim atau teman.
10 Template GTD Terbaik: Gambaran Umum
Kami akan membahas secara singkat keunggulan masing-masing templat dalam tabel berikut:
| Template | Untuk apa ini |
| Template ClickUp Getting Things Done | Template GTD klasik yang dilengkapi dengan berbagai fitur dan opsi otomatisasi |
| Template Papan Getting Things Done ClickUp | Template GTD yang lebih sederhana dengan tampilan papan tugas yang menarik secara visual |
| Template Kerangka Kerja Getting Things Done (GTD) ClickUp | Sebuah templat yang mencakup semua elemen GTD yang Anda butuhkan, termasuk diagram alur yang menjelaskan prosesnya |
| Template Pengelolaan Tugas Sederhana ClickUp | Alat perencanaan dasar yang memberikan Anda kebebasan penuh untuk menyesuaikannya |
| Template Tugas yang Harus Dilakukan di ClickUp | Template perencanaan berorientasi bisnis dengan dua tampilan Kalender |
| Template Daftar Tugas Kalender ClickUp | Templat yang ideal untuk manajemen waktu, dilengkapi dengan formulir Permohonan Rapat |
| Template Tugas Harian ClickUp | Templat berbasis daftar periksa untuk perencanaan harian dan pemantauan kemajuan |
| Template Rencana Aksi Harian ClickUp | Template perencanaan proyek GTD yang serbaguna untuk membantu Anda melacak dan mengelola semua langkah |
| Template Daftar Tugas Excel oleh Vertex42 | Templat perencanaan yang memungkinkan Anda mendefinisikan dan mengevaluasi tugas berdasarkan model PICK |
| Template Dasar Getting Things Done untuk Google Sheets oleh Template.net | Template GTD yang lengkap dengan berbagai tab, termasuk ringkasan kemajuan |
Tingkatkan Produktivitas Anda dengan Template GTD dan ClickUp
Menjadi produktif bukanlah hal yang mudah, terutama di dunia yang penuh dengan gangguan seperti saat ini.
Dengan bantuan templat GTD, Anda dapat mengatur tugas-tugas Anda dengan lebih baik dan mengembangkan fokus yang lebih kuat pada tujuan Anda. Templat ini memberdayakan Anda untuk tetap berkomitmen pada tujuan Anda, menjaga disiplin diri, dan mencapai kesuksesan yang lebih besar baik dalam kehidupan pribadi maupun profesional.