Ketika mengelola beberapa tugas secara bersamaan, mengandalkan daftar tugas mental atau mencatatnya dalam buku catatan yang tidak jelas bisa menjadi resep bencana.
Sebelum Anda menyadarinya, tenggat waktu telah datang dan pergi, dan tugas-tugas tersebut teronggok di sana, terlupakan hingga menjadi penghalang bagi proyek-proyek penting.
Solusi yang lebih efektif? Diagram alir Getting Things Done (GTD). Ini adalah bagan visual untuk merencanakan dan melacak tugas-tugas yang harus Anda selesaikan.
Mudah diterapkan, diagram alir GTD semakin banyak digunakan di tempat kerja oleh para penggemar produktivitas, profesional, dan individu untuk meningkatkan efisiensi.
Mari kita bahas dasar-dasar metode GTD dan kemudian tunjukkan cara membuatnya menggunakan ClickUp.
Apa itu Getting Things Done (GTD)?
Metode Getting Things Done (GTD) dirancang oleh David Allen untuk membantu mengelola tugas, proyek, dan komitmen secara lebih efektif. Prinsip-prinsip intinya termasuk menangkap semua tugas dan ide dalam sistem eksternal, mengorganisasikannya menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti, dan secara sistematis mengerjakannya untuk mengurangi stres dan meningkatkan fokus.
via Buku Google Mari kita lihat prinsip-prinsip utama dari metode GTD yang dapat membantu Anda menjadi superstar produktivitas.
Prinsip-prinsip utama diagram alir GTD
Menangkap
Kumpulkan semua tugas, ide, dan komitmen dalam sebuah sistem eksternal (misalnya, buku catatan, aplikasi) daripada mencoba menyimpannya di dalam pikiran Anda.
📚Contoh: Bayangkan Anda sedang rapat dan tiba-tiba teringat bahwa Anda harus menjadwalkan janji temu dengan dokter gigi. Daripada mencoba mengingatnya nanti, Anda segera mencatatnya di aplikasi perencana harian .
Klarifikasi
Tentukan arti setiap item yang ditangkap dan tindakan apa yang harus Anda lakukan untuk menyelesaikan tugas.
📚Contoh: Untuk tugas, "selesaikan laporan proyek", Anda harus memperjelas langkah selanjutnya seperti "data penelitian" atau "tulis draf.". Gunakan templat manajemen tugas untuk menstandarkan langkah-langkah untuk setiap proses dalam metode GTD.
Mengatur
Letakkan item di tempat yang semestinya. Anda dapat menambahkan tugas ke kalender, daftar tugas, atau file referensi ke daftar proyek.
Contoh: "Beli bahan makanan" berada di bawah 'daftar tugas' dan 'menulis laporan proyek' berada di bawah daftar "proyek kerja". Gunakan tombol templat GTD gratis untuk mengotomatiskan pengumpulan, pengorganisasian, dan memprioritaskan tugas sembari melacak kemajuan setiap langkah.
Reflect
Tinjau dan perbarui daftar Anda secara teratur untuk tetap berada di atas tenggat waktu Anda.
📚Contoh: Pada akhir setiap minggu, menggunakan aplikasi GTD -tinjau daftar tugas Anda, sesuaikan tenggat waktu, dan centang tugas yang sudah selesai. Dengan cara ini, Anda dapat menghindari kekacauan diagram alir GTD Anda.
Melibatkan
Gunakan sistem Anda yang telah terorganisir untuk mengambil tindakan dan menyelesaikan tugas.
📚Contoh: Sekarang Anda telah mencatat dan mengatur tugas-tugas Anda, membangun sistem GTD yang efisien untuk menyelesaikan sesuatu. Ikuti 'langkah selanjutnya' dalam daftar untuk tetap berada di jalur yang benar.
Manfaat penerapan diagram alir GTD
Penentuan prioritas tugas
Pemrosesan GTD membantu Anda memecah tugas menjadi langkah-langkah selanjutnya yang dapat dikelola. Hal ini memberikan gambaran yang jelas tentang proyek Anda dan memungkinkan Anda untuk memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya.
Manajemen waktu yang lebih baik
Anda dapat mengatur tugas ke dalam kategori yang dapat ditindaklanjuti seperti yang harus dilakukan, yang akan datang, dan yang sudah selesai. Metode GTD membantu Anda menyelesaikan setiap tugas dengan lebih cepat karena langkah-langkah selanjutnya sudah tersedia di hadapan Anda.
Penetapan tujuan yang lebih baik
Kategorikan tugas berdasarkan kontribusinya terhadap tujuan yang lebih besar, bukan berfokus pada tugas-tugas individual secara terpisah.
Misalnya, tugas sederhana seperti "menulis email klien" dapat menjadi bagian dari sasaran yang lebih besar, seperti "meningkatkan retensi klien sebesar 10% pada kuartal ini."
Langkah penting dalam menciptakan Sasaran profesional yang cerdas adalah memvisualisasikan bagaimana setiap tindakan terkait dengan tujuan yang lebih luas.
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Ketika tugas-tugas Anda dicatat dan diatur melalui proses GTD, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih baik tentang apa yang harus difokuskan selanjutnya.
Dengan lebih sedikit gangguan dan sistem yang terstruktur dengan baik, pilihan Anda akan didasarkan pada prioritas, tenggat waktu, dan tujuan, bukan pada firasat, yang mengarah pada hasil yang lebih efektif.
Rasa kendali yang lebih baik
Salah satu manfaat terbesar dari proses GTD adalah memberikan Anda rasa kendali yang lebih baik atas beban kerja Anda.
Memahami Metodologi Menyelesaikan Pekerjaan (GTD)
Komponen inti dari GTD
Kotak masuk: Di mana semua tugas pada awalnya ditangkap Penelitian tentang "efek Zeigarnik" menunjukkan bahwa tugas yang belum selesai menciptakan ketegangan mental dan memenuhi pikiran kita. Dengan menangkap tugas-tugas ini secara eksternal, kita dapat mengurangi beban kognitif ini.
Kotak masuk berfungsi sebagai titik pengumpulan awal untuk semua masukan dalam hidup Anda. Konsep ini didasarkan pada prinsip David Allen untuk "menangkap" gagasan bahwa pikiran Anda adalah untuk memiliki ide, bukan menahannya.
Kotak Masuk dirancang untuk menangkap segala sesuatu-tugas, ide, komitmen, atau apa pun yang menarik perhatian Anda. Kotak masuk bisa berbentuk fisik (seperti baki di meja Anda atau buku catatan) atau digital (seperti aplikasi atau folder email). Tujuannya adalah untuk membuat pemotretan tanpa hambatan. Semakin mudah menambahkan item ke Kotak Masuk, semakin besar kemungkinan Anda akan menggunakannya secara konsisten.
Tindakan selanjutnya: Item yang siap untuk segera ditindaklanjuti
Kemudian, identifikasi "Tindakan Berikutnya" Anda untuk memajukan proyek.
Menuliskan "tindakan selanjutnya" akan memperjelas apa yang perlu dilakukan, yang juga membantu mengurangi penundaan dan kelumpuhan keputusan.
💡Tip Pro: Alih-alih daftar tugas yang tidak jelas seperti "Kerjakan laporan," Anda harus menambahkan tindakan spesifik seperti "Menyusun paragraf pendahuluan untuk laporan kuartalan."
Menunggu: Tugas yang menunggu tindakan dari orang lain
Daftar "Menunggu Untuk" dalam sistem GTD membantu Anda mengelola ketergantungan-khususnya ketika Anda mendelegasikan pekerjaan.
Daftar ini akan mencakup:
- Tugas
- Orang yang bertanggung jawab atas tugas tersebut
- Tanggal pendelegasian
Proyek: Tugas multilangkah yang membutuhkan perencanaan
Dalam sistem GTD, sebuah "proyek" didefinisikan sebagai hasil apa pun yang membutuhkan lebih dari satu langkah tindakan. Hal ini dapat berkisar dari merencanakan tugas pribadi mingguan Anda hingga meluncurkan produk baru di tempat kerja.
Ini seperti memiliki peta yang menunjukkan semua tempat yang harus Anda kunjungi, bukan hanya berfokus pada belokan berikutnya.
Setiap proyek dalam daftar Anda harus memiliki setidaknya satu langkah selanjutnya yang jelas. Dengan cara ini, Anda menghubungkan tujuan yang lebih besar dengan tindakan kecil yang dapat Anda lakukan sekarang.
Sistem GTD menyarankan sebuah trik praktis yang disebut "perencanaan alami" untuk proyek-proyek Anda. Caranya cukup sederhana:
- Tentukan langkah Anda selanjutnya
- Cari tahu mengapa Anda melakukan proyek ini
- Bayangkan seperti apa kesuksesan itu
- Lemparkan beberapa ide
- Terorganisir untuk semua tugas
Bagaimana cara kerja diagram alir GTD?
Menangkap
Abadikan tugas-tugas Anda dan tuliskan apa saja yang ada di pikiran Anda. Hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan, tugas pribadi, ide acak-semuanya bisa masuk. Anda dapat menggunakan apa pun yang cocok untuk Anda: buku catatan, aplikasi, memo suara.
Anggap saja ini seperti mengosongkan kantong Anda di penghujung hari. Keluarkan semuanya di luar sana!
Klarifikasi
Mengklarifikasi seperti memilah-milah tumpukan pekerjaan. Ambil setiap tugas yang relevan satu per satu dan tanyakan pada diri sendiri: "Apakah ini dapat ditindaklanjuti?"
Untuk setiap item yang tidak dapat ditindaklanjuti:
- Buang saja jika Anda tidak membutuhkannya
- Simpan sebagai referensi jika Anda mungkin membutuhkannya nanti
- Taruh di daftar "Suatu Hari Nanti/Mungkin" jika ada kemungkinan di masa depan
Untuk item yang dapat ditindaklanjuti:
- Lakukan segera jika membutuhkan waktu kurang dari 2 menit
- Delegasikan tugas yang akan datang jika ada orang lain yang harus melakukannya
- Tunda jika Anda perlu melakukannya nanti
Mengatur
Sekarang, saatnya untuk meletakkan segala sesuatu di tempatnya. Setiap tugas dimasukkan ke dalam kotak yang tepat, seperti:
- Tindakan Berikutnya: Daftar tugas yang harus dilakukan untuk tugas satu langkah Anda
- Rencana Proyek: Apa pun yang membutuhkan lebih dari satu langkah
- Menunggu: Hal-hal yang sedang Anda tunggu untuk dikerjakan oleh orang lain
- Terjadwal: Hal-hal yang perlu dilakukan pada tanggal atau waktu tertentu
Libatkan
Temukan tugas-tugas yang relevan berdasarkan yang berikut ini:
- Konteks (di mana Anda berada, alat bantu apa yang Anda miliki)
- Waktu yang tersedia
- Tingkat energi
- Prioritas
💡Kiat Pro: Untuk proyek yang kompleks, membuat diagram alur kerja untuk memvisualisasikan tugas-tugas Anda dan mengidentifikasi prioritas dengan cepat.
Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Membuat Diagram Alir GTD
Meskipun buku catatan atau aplikasi pencatatan sederhana dapat membantu Anda memulai, kami sarankan untuk memilih sistem yang lebih kuat (dan dapat diandalkan) untuk membuat diagram alir GTD.
Lagipula, bukankah tujuannya adalah untuk menjadi lebih terorganisir dan produktif?
Alat manajemen proyek seperti ClickUp memiliki
- fitur penetapan tujuan dan manajemen tugas untuk menangkap dan memperjelas daftar tugas Anda
- beberapa tampilan dan templat untuk mengatur tugas Anda dengan lebih baik, dan
- bantuan AI tingkat lanjut untuk terlibat dalam proyek Anda untuk hasil yang lebih baik
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat diagram alir GTD dalam ClickUp.
1. Curah pendapat tugas: Gunakan ClickUp Dokumen untuk membuat daftar semua tugas untuk kotak masuk Anda dan mengatur tujuan
Pertama, Anda memerlukan tempat untuk menaruh semua ide dan bahan referensi. Anda bisa mulai dengan membuat Dokumen ClickUp baru berjudul "Kotak Masuk" Di sini, Anda bisa menambahkan semua tugas, proyek, dan ide. Jangan khawatir tentang pengorganisasian; cukup letakkan semuanya di sana. Anda juga bisa menambahkan bahan referensi yang mungkin Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas Anda-Docs mendukung pemformatan teks kaya, hyperlink, multimedia, dan banyak lagi.
Setelah Anda membuat daftar tugas, mulailah mengelompokkan tugas-tugas tersebut ke dalam tujuan-tujuan yang lebih luas. Sasaran ClickUp memungkinkan Anda untuk menentukan tujuan menyeluruh untuk setiap tugas, memperjelas bagaimana setiap tugas sesuai dengan gambaran yang lebih besar.
Gunakan ClickUp Goals untuk melampirkan tujuan pada setiap tugas untuk sistem bagan alur GTD Anda
2. Mengatur secara visual: Memanfaatkan Peta Pikiran untuk mengkategorikan dan memprioritaskan tugas Peta Pikiran ClickUp adalah alat yang sangat baik untuk mengelompokkan tugas-tugas terkait secara visual dan menetapkan prioritas.
Petakan alur kerja GTD Anda menggunakan ClickUp Mind Maps
Buat Peta Pikiran baru, dan mulailah mencabangkan tugas-tugas dari kategori utama Anda (misalnya, pekerjaan, pribadi, proyek). Di bawah setiap kategori, Anda bisa menarik dan melepaskan tugas dari kotak masuk Anda untuk menggambarkan hubungannya secara visual.
Misalnya, di bawah pekerjaan, Anda dapat menambahkan 'kirim email ke Josh' atau 'buat dek untuk rapat berikutnya'
Saat Anda memetakan tugas-tugas Anda, kenali tugas mana yang mendesak dan mana yang dapat ditunda.
3. Beri kode warna pada tugas: Menerapkan Bidang Khusus untuk indikator status visual
Dengan ClickUp, Anda dapat membuat diagram alir GTD visual untuk melacak kemajuan alur kerja Anda. Bidang Khusus ClickUp memungkinkan Anda untuk menambahkan detail spesifik seperti status, prioritas, atau tingkat upaya untuk setiap tugas. Mereka memungkinkan Anda menggunakan kode warna untuk menjaga semuanya tetap teratur.
Buka tampilan tugas Anda dan buat Bidang Khusus untuk mencatat detail tugas, seperti, "Status" (misalnya, harus dilakukan, sedang berlangsung, selesai) atau "Prioritas" (misalnya, tinggi, sedang, rendah). Kemudian, tetapkan status untuk setiap tugas dengan menggunakan warna yang berbeda.
Membuat Status Khusus di ClickUp
Jadi, Anda akan melihatnya dalam warna hijau setiap kali tugas dengan prioritas tinggi telah selesai dan warna merah untuk tugas yang membutuhkan perhatian. Hal ini menambahkan lapisan kejelasan lain pada diagram alir GTD Anda.
4. Letakkan diagram alir: Gunakan Tampilan Papan untuk merepresentasikan tugas-tugas dalam tahapan yang berbeda Tampilan Papan dari ClickUp adalah alat bantu gaya Kanban yang kuat untuk mengatur tugas secara visual saat mereka berkembang melalui tahapan yang berbeda.
Untuk memulai, buat kolom yang sesuai dengan tahapan utama GTD seperti "Kotak Masuk" (tempat tugas pertama kali masuk), "Tindakan Berikutnya" (tugas yang Anda rencanakan untuk ditangani berikutnya), "Menunggu" (tugas yang ditunda), dan "Selesai" (untuk tugas yang sudah selesai).
Memvisualisasikan status tugas dengan Tampilan Papan ClickUp
Saat Anda memproses setiap tugas, seret tugas dari satu kolom ke kolom berikutnya, untuk membuat diagram alir GTD dinamis yang mencerminkan kemajuan Anda. Hal ini menawarkan visibilitas waktu nyata ke dalam apa yang sedang berlangsung, apa yang menunggu, dan apa yang sudah selesai.
💡Kiat Pro: Anda dapat mempersonalisasi Board View dengan menambahkan tahapan tambahan seperti "Tinjau" (untuk tugas yang memerlukan pertimbangan lebih lanjut) atau "Suatu hari nanti" (untuk ide atau proyek yang ingin Anda kembalikan lagi nanti). Jangan lupa untuk menambahkan kolom "Selesai" untuk memberi diri Anda rasa pencapaian setelah tugas selesai.
5. Hubungkan ke proyek: Tautkan tugas ke proyek tertentu untuk memudahkan pelacakan
ClickUp memungkinkan Anda menautkan setiap tugas ke proyek tertentu, sehingga semuanya tetap terhubung dan memastikan Anda memiliki akses mudah ke detail yang relevan.
Untuk setiap tugas, pilih opsi untuk mengaitkannya dengan proyek tertentu di Ruang Kerja ClickUp . Hal ini memastikan bahwa semua tugas yang terkait terlihat di satu tempat ketika Anda melihat proyek.
Visualisasikan semua tugas Anda secara bersamaan di Ruang Kerja ClickUp Anda
Menghubungkan tugas ke proyek memungkinkan Anda melihat konteks yang lebih luas, melacak kemajuan proyek secara keseluruhan, dan menghindari redundansi atau kebingungan.
6. Atur otomatisasi: Buat pengingat dan tenggat waktu
Proses GTD menekankan pentingnya tanggal jatuh tempo dan pengingat. Otomatisasi ClickUp memungkinkan Anda untuk secara otomatis menetapkan tenggat waktu, mengirim pengingat, dan memicu tindakan berguna lainnya berdasarkan kondisi tertentu-di dalam peta alur kerja GTD Anda.
Siapkan pengingat untuk Tinjauan Mingguan Anda. Anda dapat membuat aturan seperti "Ketika sebuah tugas berpindah ke 'Tindakan Berikutnya', atur pengingat untuk dua hari kemudian" atau "Ketika sebuah tugas terlambat, beritahukan kepada saya."
Tetap berada di jalur yang benar tanpa intervensi manual menggunakan Otomatisasi ClickUp
Otomatisasi ini akan membuat Anda tetap berada di jalur yang benar tanpa memerlukan intervensi manual. Anda juga dapat membuat otomatisasi yang mengatur ketergantungan antar tugas, sehingga memastikan Anda tidak dapat memulai Tugas B hingga Tugas A selesai.
7. Jadwalkan tinjauan: Gunakan Tugas Berulang untuk pemeriksaan dan penyesuaian rutin.
Metode GTD menganjurkan peninjauan rutin agar tetap teratur dan menjaga momentum. Gunakan Tugas Berulang di ClickUp untuk menjadwalkan check-in rutin dan menyesuaikan sistem Anda sesuai kebutuhan.
Siapkan tugas berulang yang diberi label "Tinjauan Mingguan" atau "Perencanaan Bulanan" Ini akan mendorong Anda untuk meninjau kemajuan Anda, memprioritaskan ulang tugas, dan memastikan semuanya terbaru.
Atur pengingat tinjauan menggunakan otomatisasi Tugas Berulang di ClickUp
Selama peninjauan ini, pastikan tugas-tugas selaras dengan tujuan Anda dan lakukan penyesuaian jika perlu-apakah menugaskan ulang tugas, menggeser tenggat waktu, atau memperbarui prioritas.
8. Meringankan pekerjaan berat dengan templat GTD yang telah dibuat sebelumnya Templat Menyelesaikan Sesuatu (Daftar Sederhana) dari ClickUp membantu Anda mengelola proyek yang lebih besar dengan memecahnya menjadi tugas-tugas terkait yang lebih kecil.
Dengan tampilan yang sudah dibuat sebelumnya seperti Daftar, Kalender, dan Papan, lacak kemajuan dengan memvisualisasikan tugas-tugas Anda dalam berbagai tahap penyelesaian.
Templat Menyelesaikan Tugas dari ClickUp
Sesuaikan kategori tugas, tetapkan tingkat prioritas, dan tambahkan tanggal jatuh tempo-memudahkan untuk menyesuaikan templat dengan alur kerja GTD Anda.
Seperti yang diinstruksikan oleh David Allen, atur setiap tugas ke dalam kategori yang sesuai dan berikan konteks. Urutkan setiap bidang tugas ke dalam item dan daftar yang dapat ditindaklanjuti dan yang tidak dapat ditindaklanjuti, seperti:
- Dijadwalkan: TermasukTampilan Kalender ClickUp untuk tugas-tugas yang diblokir waktu
- Daftar Proyek: Membantu memecah dan memprioritaskan tugas
- Bahan referensi: Untuk tugas-tugas yang akan datang
Tantangan dan Solusi Umum Menggunakan GTD
Beberapa tantangan umum yang dapat dipecahkan oleh para profesional dengan menggunakan peta alur kerja GTD:
Kasus tantangan 1: Pengusaha yang melakukan banyak hal
Tantangan: Seorang pendiri startup memiliki banyak tugas-pengembangan produk, pemasaran, penggalangan dana, dan manajemen tim. Dia kewalahan dengan tugas-tugasnya dan berjuang untuk tetap fokus dan membuat kemajuan di semua lini.
Mengatasi tantangan dengan menggunakan diagram alir GTD
- Menerapkan kotak masuk digital seperti Dokumen di ClickUp untuk menangkap semua ide dan tugas
- Buat daftar Tindakan Berikutnya untuk konteks yang berbeda: @komputer, @telepon, @rapat
- Gunakan daftar Proyek untuk melacak berbagai inisiatif (fitur produk, kampanye pemasaran, presentasi ke investor)
- Mendelegasikan tugas kepada anggota tim dan mengatur otomatisasi untuk pengingat dan tenggat waktu
- Jadwalkan tinjauan untuk menyelaraskan tugas dengan prioritas bisnis saat ini dalam diagram alur GTD
- GunakanTemplat Menyelesaikan Tugas dari ClickUp untuk memprioritaskan, melacak, dan menjalankan tugas di lokasi pusat
Kasus tantangan 2: Pekerja lepas yang kreatif
Tantangan: Seorang desainer grafis menangani banyak tugas, seperti menyelesaikan proyek klien, membuat faktur, pengembangan keterampilan, dan mencari klien baru. Dia berjuang dengan penundaan dan memenuhi tenggat waktu.
Mengatasi tantangan ini dengan menggunakan diagram alir GTD
- Pertama, tangkap semua ide dan buat daftar bahan referensi di ClickUp Docs
- Kemudian, bagi ide-ide ini ke dalam tugas-tugas terkait dan aturlah menggunakan Bidang Khusus yang telah dibuat sebelumnya
- Gunakan atributTemplat Kerangka Kerja Get Things Done oleh ClickUp untuk memprioritaskan tugas berdasarkan konteks, tanggal jatuh tempo, dan tingkat upaya
- Gunakan status untuk membuat kategori tugas, seperti 'terbuka', 'dalam proses', 'ditinjau', dan 'ditutup'
Menerapkan Diagram Alir GTD dengan ClickUp
Sekarang adalah waktunya untuk mengendalikan apa yang kita bisa, dengan orang yang tepat, pada waktu yang tepat.
David Allen
Diagram alir GTD adalah solusi hebat untuk memecah proyek yang kompleks menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan relevan yang bisa dikerjakan oleh anggota tim Anda secara individual.
Penggemar produktivitas menggunakan peta alur kerja GTD untuk menghilangkan tugas-tugas yang tidak perlu atau tugas-tugas duplikat dan mendapatkan kembali waktu untuk berpikir dan berkreasi.
ClickUp membuat pembuatan diagram alir GTD menjadi lebih mudah dan lebih mudah diakses. Mulai kendalikan waktu Anda dengan mendaftar di ClickUp secara gratis .