Pernah mendengar banyak tentang diagram alur kerja tetapi tidak tahu apa itu?
Nah, kebingungan berhenti sampai di sini. ✋
Sekilas, diagram alur kerja mungkin terlihat seperti garis besar yang rumit yang ingin Anda hindari dengan cara apa pun. Atau Anda mungkin berpikir bahwa dibutuhkan orang yang khusus untuk memahami diagram alur kerja.
Namun jika Anda meluangkan waktu beberapa menit saja untuk mempelajari apa yang membuat diagram alur kerja sangat berguna bagi tim dan organisasi, kemungkinan besar Anda akan ketagihan untuk membuatnya.
Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas dan menciptakan lebih banyak sistem alur kerja yang efektif untuk memastikan tim Anda mengirimkan hasil kerja terbaik mereka, Anda sebaiknya menandai panduan ini.
👉 Baca artikel terkait ini di 15 Perangkat Lunak Alur Kerja Teratas (2024 Ulasan) untuk mempelajari lebih lanjut.
Mari selami lebih dalam!
Apa itu diagram alur kerja?
Anda mungkin pernah mendengarnya disebut sebagai diagram proses atau bahkan bisnis pemetaan proses . Terlepas dari itu, ide yang mendasarinya adalah sama.
Diagram alur kerja dirancang untuk menjadi peta jalan visual dari suatu proses. Diagram ini biasanya dibuat untuk membantu tim menguraikan dan meningkatkan proses kerja mereka. Sebagai contoh, tim SDM mungkin perlu membuat diagram alur kerja untuk menyempurnakan strategi orientasi karyawan baru mereka ; sedangkan Departemen manajemen TI dapat menggunakan diagram alur kerja untuk meningkatkan proses pemeriksaan vendor mereka.
Konsep diagram alur kerja dibuat pada akhir tahun 1800-an oleh Henry Gantt dan Frederick Winslow Taylor. Alasannya? Jauh sebelum perangkat lunak diagram adalah sesuatu, bisnis industri menggunakan ilmu manajemen untuk menjinakkan efisiensi dan memastikan bahwa kualitas output mereka tinggi. Bagaimana caranya? Mereka membuat diagram proses.
Keindahan dari diagram proses adalah bahwa diagram ini tidak hanya menguraikan tugas-tugas yang membentuk sebuah proses (seperti daftar tugas dengan awal dan akhir), tetapi juga dapat membantu Anda memvisualisasikan data, perjalanan pengambilan keputusan, dan bahkan tonggak-tonggak penting dalam proses tertentu . Luar biasa, bukan? Dan visualisasi hanyalah salah satu dari sekian banyak manfaatnya.
Bonus: Template diagram alir & diagram alir perangkat lunak !
Manfaat menggunakan diagram alur kerja
Sekarang, bagian dari penggunaan diagram alur kerja adalah memahami semua manfaat yang ditawarkannya. Pada intinya, semua itu adalah tentang mendorong peningkatan.
Meningkatkan komunikasi tim
Jika ada satu hal yang perlu dilakukan oleh tim, itu adalah untuk mendapatkan pemahaman yang sama. Mereka juga membutuhkan kejelasan sebanyak yang mereka bisa dapatkan.
Diagram alur kerja adalah cara yang sempurna untuk tim untuk berkolaborasi dalam memvisualisasikan sistem yang akan membantu mereka mengirimkan proyek mereka ke garis finish. Hal ini membuat proses menjadi lebih cepat dan lebih sedikit sumber daya yang terbuang. Hal ini juga membantu mengurangi kemacetan yang menjengkelkan. ⌛
Mengungkap kemacetan proses
Kejutan! Anda mungkin memiliki lebih banyak kemacetan proses dan area masalah atau konflik dalam strategi Anda yang dapat dihilangkan. . Namun sulit untuk mengetahui hal tersebut jika Anda tidak memiliki tata letak visual yang membantu Anda menentukan area masalah.
Semakin banyak hambatan yang Anda temukan, semakin Anda dapat menciptakan sistem yang efisien sehingga tim Anda dapat menghasilkan karya terbaik mereka. Dan siapa yang tidak menginginkannya?
Dokumentasikan sistem Anda
Mereka mengatakan bahwa sejarah akan terulang kembali jika kita tidak belajar darinya. Sama halnya jika Anda tidak mendokumentasikan apa yang telah berhasil di masa lalu.
Apakah tim Anda adalah agensi digital yang berurusan dengan banyak bagian yang bergerak dan revisi klien atau Anda adalah perusahaan perangkat lunak angkutan truk yang menggunakan sistem yang berulang untuk onboarding Alat-alat SaaS dengan cepat, Anda ingin mendokumentasikan apa yang berhasil untuk tim Anda.
Diagram alur kerja adalah cara yang dapat diakses oleh siapa pun di tim Anda untuk memahami proses dan tugas-tugas perusahaan. Selain itu, mereka tidak akan menghabiskan banyak waktu untuk bertanya dan mengatasi kebingungan (hei, ini terjadi!).
👉 Lihat ini template alur kerja !
Berikut adalah 5 contoh diagram alur kerja
Tidak semua diagram alur kerja dibuat sama. Jika Anda bertanya-tanya seperti apa bentuknya, berikut ini adalah ikhtisar dari beberapa diagram yang paling populer yang bisa Anda mulai gunakan, segera setelah hari ini.
1. Diagram jalur renang
Alur kerja diagram swimlane
Bayangkan sebuah jalur renang di kolam renang. Kemudian gambarkan garis besar dengan tugas-tugas, serta menandai anggota tim yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut, dalam pengaturan vertikal. Itulah yang Anda sebut sebagai diagram jalur renang .
Ini adalah diagram alur kerja yang berguna ketika Anda mencoba menemukan di mana tugas-tugas saling bertentangan satu sama lain. Diagram ini juga merupakan cara yang solid untuk membuat anggota tim bertanggung jawab dan menetapkan kepemilikan tugas-tugas utama dalam proses tertentu.
2. Diagram garis waktu
Diagram garis waktu
Diagram ini persis seperti namanya: diagram ini memetakan visual dari urutan kejadian secara berurutan. Diagram garis waktu membantu Anda mendapatkan gambaran umum yang lebih akurat mengenai cakupan suatu proses.
Diagram ini dapat membantu Anda mengetahui ke mana waktu Anda digunakan serta di mana Anda membuang-buang waktu. Proses yang menghabiskan banyak sumber daya, termasuk waktu, dapat memperoleh manfaat dari penggunaan diagram garis waktu. Manajer proyek dan direktur operasi gudang dapat menggunakan diagram ini.
3. Diagram alur kerja yang lincah
Diagram alur kerja tangkas
Diagram ini memungkinkan Anda memvisualisasikan keseluruhan proses yang diperlukan untuk membuat produk atau layanan. Ini adalah salah satu diagram terbaik untuk membuat setiap bagian dari proses Anda sangat terlihat. Diagram ini juga menyoroti siapa saja yang ditugaskan di tim Anda untuk setiap tugas.
Agile diagram paling baik untuk proyek yang lebih kompleks. Tim teknik atau koordinator acara dapat menggunakan diagram tangkas agar tetap ramping dan sangat efisien saat mereka mengatur tim dan memenuhi tenggat waktu.
Bonus: Perangkat Lunak Diagram UML !
4. Diagram alur kerja proses **4
Diagram alur kerja proses
Anda bisa menggunakan diagram alur kerja proses untuk menggambarkan hubungan antara tugas-tugas yang membentuk sebuah proses. Sangat bagus untuk menstandarkan proses yang sering Anda gunakan. Misalnya, jika Anda bekerja di bagian SDM dan perlu mendokumentasikan proses perekrutan dan orientasi karyawan. Diagram mungkin merupakan salah satu cara terbaik untuk mengatur dan mengoptimalkannya.
Diagram alur kerja proses sangat mudah, yang menjadikannya diagram yang sempurna untuk mendorong pengambilan keputusan dan meningkatkan sistem yang sudah ada.
5. Diagram alur kerja data **5
Diagram alur kerja data
Diagram alur kerja data bekerja paling baik ketika Anda mencoba memvisualisasikan aliran data dalam sebuah proses, bukan hanya daftar tugas yang diperlukan untuk menyelesaikannya dari awal hingga akhir.
Dari mana data berasal? Ke mana data tersebut akan pergi setelah tugas tertentu selesai? Bagaimana sebuah titik data bertentangan dengan titik pengambilan keputusan? Ini semua adalah pertanyaan yang akan lebih mudah dijawab setelah Anda memetakan diagram data.
Diagram data juga sangat bagus untuk menguraikan bagaimana data mengalir di dalam tim dan apakah akan ada pemrosesan data yang saling bertentangan dengan tim yang berdekatan. Ini adalah cara yang bagus untuk memetakan sistem yang sudah Anda gunakan sehingga Anda dapat membuatnya lebih efisien.
👉 Lihat kami Panduan Contoh Diagram & Templat !
Cara membuat diagram alur kerja pertama Anda
Meskipun Anda bisa menggunakan metode analog tradisional dengan pena dan kertas untuk membuat diagram alur kerja Anda, berikut ini beberapa saran: lewati saja. Jauh lebih baik menggunakan alat bantu digital untuk membuat diagram Anda.
Diagram ini dapat dibagikan, mudah diedit, dan Anda dapat menyimpannya di laptop Anda sampai akhir waktu. Fitur Papan Tulis ClickUp memberi Anda sebuah kanvas di mana Anda bisa dengan mudah mulai membuat dan membagikan diagram alur kerja Anda.
1. Mengenal simbol Diagram Alur Kerja & Bagan
Ada rima dan alasan untuk diagram alur kerja. Dengan kata lain, diagram ini dibuat dengan bentuk standar yang memiliki arti-sehingga setiap orang yang membaca diagram alur kerja memiliki pemahaman yang sama. Berikut adalah ikhtisar singkatnya:
- Panah/garis: Ini digunakan untuk menandakan arah dan aliran diagram Anda. Mereka juga digunakan sebagai simbol penghubung yang menghubungkan bentuk/tugas tertentu. ➡️
- Jajar genjang: Anda dapat menggunakan ini untuk menunjukkan dengan tepat di mana data baru memasuki suatu proses. 📒
- Berlian: Bentuk ini digunakan untuk menunjukkan keputusan dalam alur kerja Anda yang diperlukan untuk melanjutkan ke langkah berikutnya. 🔶
- Persegi panjang: Anda dapat menggunakan persegi panjang untuk melambangkan satu langkah dalam diagram alur kerja 🟪
- Silinder: Ingin menambahkan data ke alur kerja Anda? Inilah gunanya silinder. 🔋
- Oval: Ini menandai titik awal dan akhir alur kerja. 🏉
Sekarang setelah Anda terbiasa dengan simbol alur kerja, berikut ini cara memilih diagram yang tepat.
2. Pilih diagram Anda sesuai dengan tujuan akhir Anda
Memilih diagram alur kerja yang tepat untuk Anda dimulai dengan tujuan akhir. Misalnya, tentukan apakah Anda menginginkannya:
- Memvisualisasikan proses baru untuk proyek yang akan datang
- Menjalankananalisis alur kerja untuk mengidentifikasi ketidakefisienan dalam sistem lama
- Mengoptimalkan cara Anda menggunakan semua sumber daya di seluruh proses
- Menetapkan ekspektasi tim untuk alur kerja tertentu dan meningkatkan cara Anda berkomunikasi
- Memecah proses yang sangat kompleks dengan banyak tugas, titik pengambilan keputusan, dan data yang berbeda
Kemudian setiap tugas dapat dipetakan dengan jenis alur kerja yang berbeda. Katakanlah Anda adalah perusahaan arsitektur yang perlu mengoptimalkan proses penerimaan klien baru . Membuat diagram pemetaan proses (lihat daftar kami di atas) mungkin sudah sesuai.
Jadi, sekarang Anda telah memilih diagram alur kerja yang sesuai untuk Anda. Tetapi Anda tidak dapat membuatnya tanpa alat yang tepat yang Anda inginkan. 🛠️
3. Mendaftarlah ke ClickUp (fitur papan tulisnya gratis!) 👀 🙌
Jika Anda mencari salah satu cara termudah untuk mulai membuat diagram alur kerja Anda, tidak perlu mencari lagi selain ClickUp .
Ini adalah Fitur papan tulis memiliki semua alat yang Anda perlukan untuk membuat alur kerja yang dapat dikolaborasikan dan dibagikan oleh tim Anda sesuai kebutuhan.
Setelah Anda mendaftar, cukup arahkan ke + View, gulir ke bawah, dan klik Whiteboard.
Anda akan disambut dengan papan tulis yang bersih dan rapi di mana Anda bisa mulai menguraikan diagram pilihan Anda.
Papan Tulis ClickUp
4. Buat draf papan tulis dan undang anggota tim Anda
Anda tidak perlu membuat diagram alur kerja sendirian! Anda bisa mengundang anggota tim Anda untuk berkolaborasi dan menjadi bagian dari prosesnya.
Untuk melakukannya, buka Pengaturan Ruang, lalu klik Berbagi & Izin dan Anda dapat menambahkan anggota ke ruang Anda. Setelah Anda memasukkan anggota tim Anda, Anda dapat mulai mengerjakan diagram Anda secara real-time.
Masing-masing dari Anda akan dapat melihat kursor satu sama lain saat Anda membuat bentuk dan menghubungkan tugas.
Papan Tulis ClickUp
Jembatani kesenjangan yang mulus dari ide hingga eksekusi dengan membuat tugas ClickUp langsung dari Papan Tulis Anda
5. Buat diagram alur kerja Anda dengan alat bantu bentuk
Mulai saat ini, papan tulis adalah milik Anda. Anda dapat membuat diagram alur kerja sebanyak yang Anda butuhkan dan menyimpannya, membagikannya, menampilkannya dalam presentasi, atau memodifikasinya kapan pun Anda perlu.
Anda dapat membuat bentuk secara intuitif, menghubungkannya saat Anda pergi, dan menggunakan fitur Teks untuk memberi label pada setiap bentuk dengan tepat. Anda bahkan dapat mengunggah bentuk dan gambar unik Anda sendiri melalui alat unggah gambar.
via Vivian Tej/ClickUp
Bonus: Contoh Alur Kerja Manajemen Proyek !
Ciptakan sistem yang mengagumkan dengan diagram alur kerja
Meskipun ini bukan daftar semua diagram alur kerja yang mungkin dapat Anda gunakan, namun ini merupakan batu loncatan yang kuat untuk memasuki dunia diagram alur kerja.
Gunakan ini untuk memandu Anda melalui diagram alur kerja Anda berikutnya sesi curah pendapat atau pertemuan tim.
Diagram alur kerja menempatkan Anda dan tim Anda di belakang kemudi sambil memastikan semua orang tetap berada di halaman yang sama.
Diagram ini merupakan cara yang dapat diandalkan untuk meningkatkan komunikasi, mengatasi hambatan proses, dan mendokumentasikan sistem Anda secara efisien.
Untuk mulai membaca semua manfaat diagram alur kerja, tinggal memilih yang terbaik berdasarkan tujuan akhir Anda. Setelah itu, Anda siap untuk menyusun diagram Anda, mulailah dengan fitur Papan Tulis ClickUp secara gratis di sini!