Menurut survei efektivitas rapat kami, 12% responden merasa rapat terlalu ramai, 17% mengatakan rapat berlangsung terlalu lama, dan 10% percaya rapat tersebut sebagian besar tidak perlu.
Dan apakah Anda bisa menyalahkan mereka ketika hampir 50% pertemuan berlangsung selama satu jam atau lebih?
Tapi apakah pertemuan-pertemuan itu harus sebegitu lamanya? Bisakah kita mengganti pertemuan-pertemuan panjang dan seringkali tidak produktif ini dengan pertemuan singkat dan terfokus "SyncUps" saja?
Jawaban singkatnya: Ya, kami bisa.
Jawaban yang lebih panjang, atau panduan langkah demi langkah? Itulah yang dibahas dalam posting blog ini!
Di bawah ini, kami menunjukkan cara mengganti rapat umum di Zoom dengan ClickUp SyncUp.
Masalah dengan Rapat All-Hands Tradisional
Sebelum kita membahas penggantian rapat tim, mari pahami mengapa rapat Zoom tidak lagi memberikan keselarasan tim yang konsisten.
Masalah penjadwalan dan konflik zona waktu
Menurut survei Microsoft Work Trend, jumlah rapat yang dijadwalkan setelah pukul 8 malam telah meningkat sebesar 16% di kalangan karyawan yang bekerja di zona waktu global.
Meskipun kolaborasi di tempat kerja kini lebih mudah dari sebelumnya, mengelola rapat Zoom di berbagai zona waktu telah menjadi jauh lebih sulit. Selalu ada anggota tim yang harus mengorbankan jam kerja mereka untuk menghadiri rapat seluruh tim.
Partisipasi pasif
Hampir 67% karyawan terganggu selama rapat virtual. Mereka either memeriksa email di ponsel, mengirim pesan teks, melamun, berselancar di internet, atau melakukan pekerjaan rumah tangga.
Jauh dari interaktif, sebagian besar rapat seluruh tim akhirnya didominasi oleh suara-suara yang paling keras. Sebuah kelompok kecil berbicara, beberapa merespons, dan sisanya tetap diam.
Visibilitas terbatas setelah pertemuan
Apa kesamaan antara rapat-rapat yang paling tidak produktif?
- Tidak ada catatan tindak lanjut, ringkasan, atau tindakan yang dibagikan setelah pertemuan.
- Rapat seringkali tidak dihadiri oleh peserta kunci, dan akibatnya keputusan menjadi tertunda.
- Tidak ada agenda atau materi bacaan sebelumnya yang disediakan sebelumnya.
Menurut Calendly, hal ini konsisten baik untuk pertemuan internal maupun eksternal.
Dengan kata lain, setelah rapat Zoom, seseorang harus secara manual memasukkan daftar tugas, menetapkan tanggung jawab, menetapkan batas waktu, dan menambahkan konteks ke alat manajemen proyek.
Praktik menyalin-tempel dan berpindah-pindah konteks ini menyebabkan apa yang kami sebut sebagai Work Sprawl, di mana ide, tugas, dan tindak lanjut tersebar di berbagai alat—dan hal ini akhirnya menghabiskan lebih dari empat jam per karyawan per minggu!
📮 ClickUp Insight: Hasil survei efektivitas rapat kami menunjukkan bahwa 42% tim menggunakan klip rekaman (21%) atau alat manajemen proyek (21%) untuk pekerjaan asinkron.
Namun, alat-alat ini seringkali memerlukan alat tambahan, langganan terpisah, login, dan kurva pembelajaran.
Sebagai aplikasi serba guna untuk kerja, ClickUp memudahkan komunikasi asinkron. Akses klip video, pesan suara, alur kerja proyek, dokumen kolaboratif, dan pencatat catatan AI bawaan —semua dalam satu ruang kerja.
Mengapa mengelola langganan yang bermacam-macam dan informasi yang tersebar ketika satu solusi dapat menyederhanakan seluruh alur kerja Anda?
💫 Hasil Nyata: Tim yang menggunakan fitur manajemen rapat ClickUp melaporkan pengurangan sebesar 50% dalam percakapan dan rapat yang tidak perlu!
Kesempatan penyelarasan yang terlewatkan
Tidak semua orang bisa hadir secara langsung. Dan bahkan ketika mereka hadir, tidak semua orang merasa nyaman untuk berbicara.
Pembaruan penting dibagikan sekali saja, dalam momen yang terikat waktu. Siapa pun yang melewatkan rapat harus mengandalkan ringkasan dari orang lain atau rekaman yang tidak lengkap. Pertanyaan muncul kemudian dalam obrolan pribadi, thread sampingan, atau panggilan tindak lanjut.
Pembaruan satu arah
Sebagian besar rapat all-hands jarak jauh berfungsi sebagai siaran. Pimpinan membagikan hasil kuartalan, pengumuman produk, atau perubahan kebijakan sementara yang lain mendengarkan.
Format ini memaksa orang keluar dari pekerjaan mendalam untuk mengonsumsi informasi yang sebenarnya dapat ditinjau secara asinkron. Presentasi slide, pembaruan yang direkam, atau ringkasan tertulis singkat dapat menyampaikan pesan yang sama—tanpa mengganggu hari kerja.
Waktu yang terbuang ini tidak termasuk biaya peralihan konteks. Penelitian menunjukkan bahwa mungkin dibutuhkan waktu hingga 23 menit untuk kembali fokus pada tugas setelah Anda terganggu dari pekerjaan yang mendalam.
👀 Tahukah Anda? Pertemuan Zoom yang tampaknya tidak berbahaya dapat menyebabkan lima jenis kelelahan pertemuan yang berbeda: umum, visual, sosial, motivasi, dan emosional. Skala Kelelahan dan Kelelahan Zoom (ZEF Scale), yang dikembangkan oleh peneliti Stanford, secara ilmiah mengukur fenomena ini.
Lalu, apa solusinya untuk kelelahan Zoom?
Di bawah ini, kami menunjukkan cara mengadakan rapat seluruh tim secara asinkron.
Apa Itu ClickUp SyncUp dan Mengapa Cocok untuk Rapat Seluruh Tim
ClickUp SyncUp adalah alat rapat dan kolaborasi yang didukung AI yang memungkinkan Anda memulai panggilan audio dan video instan dengan tim Anda langsung dari ruang kerja ClickUp Anda.
Luncurkan panggilan satu lawan satu dan grup dengan tim Anda untuk dengan cepat menyelesaikan pertanyaan dan hambatan.
SyncUps merupakan bagian dari ClickUp Chat dan tersedia di semua paket, termasuk paket gratis. Anda dapat memulai SyncUp dari DM atau Channel ClickUp Chat mana pun. Selain itu, Anda dapat merekam diskusi dan menerjemahkannya dengan ClickUp AI Notetaker.
Setiap rekaman tetap terhubung dengan obrolan, Tugas ClickUp, atau proyek yang relevan. Ubah diskusi menjadi hasil yang dapat dilacak agar tidak hilang atau terlupakan.
Begini cara ini membantu komunikasi yang lebih jelas untuk rapat seluruh tim Anda:
Kontekstual terintegrasi
Keunggulan utama SyncUp adalah integrasinya dengan pekerjaan Anda yang sebenarnya. Anda dapat memulai SyncUp di saluran Chat tertentu atau pesan langsung, dan menjaga percakapan tetap terfokus.
Anda juga dapat berbagi file dan dokumen referensi selama panggilan SyncUp, serta melampirkan tugas-tugas spesifik yang relevan dengan pembahasan.
📌 Contoh: Tim IT sedang menerapkan persyaratan otentikasi dua faktor baru. Selama panggilan SyncUp bersama, mereka mendemonstrasikan proses pengaturan dengan membagikan layar mereka dan menjelaskan masalah umum yang mungkin dihadapi karyawan.
Setelah panggilan, tautan rekaman SyncUp ditambahkan ke tugas keamanan IT dan disematkan langsung di dalam dokumen ClickUp yang berfungsi sebagai panduan peluncuran resmi. Dokumen tersebut mencakup instruksi langkah demi langkah, tangkapan layar, dan FAQ, semuanya disimpan di satu tempat.
Saat pembaruan masuk, dokumen diperbarui alih-alih memulai percakapan baru. Karyawan tahu persis di mana mencari panduan terbaru. Tim IT terhindar dari pertanyaan berulang atau pertemuan tindak lanjut. Hasilnya adalah sumber kebenaran tunggal yang dapat diakses sendiri dan tetap terhubung dengan pekerjaan di balik peluncuran.
Bahkan anggota tim yang tidak ikut dalam panggilan dapat menonton rekaman dan mengakses dokumen tepat yang disebutkan oleh pimpinan.
📮 ClickUp Insight: Pekerja pengetahuan mengirim rata-rata 25 pesan per hari, mencari informasi dan konteks. Hal ini menunjukkan bahwa banyak waktu terbuang untuk menggulir, mencari, dan memahami percakapan yang terfragmentasi di email dan obrolan. 😱
Andai saja Anda memiliki platform cerdas yang menghubungkan manajemen tugas, proyek, obrolan, dan email (plus AI!) dalam satu tempat. Tapi Anda memilikinya: Coba ClickUp!
Ringkasan dan transkrip yang didukung oleh AI
Keuntungan utama SyncUp adalah semua orang dapat melihat SyncUp yang sama tanpa perlu online pada waktu yang sama.
Mereka dapat melihat rekaman, transkrip, atau ringkasan untuk memahami konteksnya.
Semua hal, termasuk pembaruan, kemajuan, dan hambatan, dapat diakses di dalam ClickUp Tasks, Docs, dan Chat Anda.
⭐ Bonus: Dengan ClickUp Enterprise AI Search, Anda dapat mengakses informasi dari catatan Anda di ruang kerja ClickUp dalam hitungan detik, dan itu pun menggunakan perintah bahasa alami.
Misalnya, jika Anda telah absen selama seminggu, Anda dapat meminta asisten AI untuk mendapatkan detail rapat dan tugas yang perlu dilakukan dari SyncUp minggu lalu.
Tindakan asli yang terhubung dengan Tugas
Tanggung jawab hilang begitu panggilan Anda berakhir di aplikasi Zoom. Namun, dengan ClickUp SyncUps, diskusi dapat dengan cepat dihubungkan ke tugas yang dapat dilacak, karena semuanya berada di dalam ruang kerja yang sama.
Misalnya, jika ringkasan rapat mencakup tugas tindakan, Anda dapat meminta ClickUp Brain, asisten AI bawaan ClickUp, untuk membuat tugas yang relevan menggunakan konteks Workspace.
👀 Tahukah Anda? Rapat video berturut-turut dapat menyebabkan stres kumulatif di otak Anda. Menurut laboratorium neurosains Microsoft yang menggunakan teknologi EEG, istirahat 10 menit antara rapat dapat mengembalikan tingkat stres ke level normal. Rapat tim tradisional menghilangkan periode pemulihan mental yang krusial ini dari tim Anda.
Membuat pembaruan video asinkron dengan ClickUp SyncUps
Tidak setiap pembaruan memerlukan semua karyawan di perusahaan untuk menghadiri pertemuan.
📌 Contoh: Alih-alih menjadwalkan rapat tinjauan desain berulang, pemimpin tim desain merekam video SyncUp singkat langsung di dalam saluran obrolan tim desain.
Apa yang terjadi:
- Desainer merekam video SyncUp berdurasi 4 menit yang memandu melalui layar Figma yang diperbarui.
- Mereka menjelaskan apa yang berubah, mengapa berubah, dan di mana umpan balik diperlukan
- SyncUp diposting di saluran obrolan rapat seluruh tim yang terhubung dengan tugas desain yang relevan.
Bagaimana tim merespons:
- Manajer Proyek (PM) dan insinyur menonton video secara asinkron.
- Umpan balik masuk sebagai komentar berurutan yang terhubung dengan video.
- Umpan balik spesifik diubah menjadi tugas tindak lanjut seperti “Perbarui status kosong” atau “Jelajahi warna CTA alternatif”.
- Tidak ada konteks yang hilang karena video, komentar, dan tugas disimpan bersama-sama.
Mengapa ini cocok untuk tim desain:
- Desainer tidak perlu mengulang presentasi yang sama berulang kali.
- Zona waktu tidak lagi menghalangi kolaborasi.
- Keputusan dan alasan desain didokumentasikan secara otomatis.
Siapa pun di organisasi dapat membuka rekaman untuk melihat transkrip atau menghasilkan ringkasan. Mereka bahkan dapat mengajukan pertanyaan langsung di thread Chat.
Engagement yang terus-menerus
Apa yang dilakukan karyawan saat mereka memiliki kekhawatiran saat menonton rekaman SyncUp?
Mereka dapat meninggalkan komentar berstempel waktu pada video dan menugaskan komentar tersebut kepada orang yang dapat menyelesaikan pertanyaan tersebut secara spesifik. Komentar-komentar ini tetap terlihat di Clips Activity agar semua orang dapat merujuknya.
Namun demikian, semua rekaman SyncUp tetap tersimpan di Clips Hub sebagai ClickUp Clips.
Begini cara Clips membantu mempercepat komunikasi asinkron:
👀 Tahukah Anda? 66% rapat menjadi tidak produktif begitu karyawan berhenti berbagi ide. Dan tidak butuh banyak—cukup tolak saran seseorang sekali selama rapat bersama, dan mereka akan diam dalam lima rapat berikutnya. Penolakan tunggal itu menciptakan efek domino, membuat semua rapat Anda menjadi tidak produktif.
📚 Baca Lebih Lanjut: Aktivitas Peningkatan Keterlibatan Karyawan yang Meningkatkan Semangat
Cara Mengadakan Rapat All-Hands Asinkron Menggunakan ClickUp SyncUp
Begini cara Anda dapat menggunakan ClickUp SyncUp untuk berbagi pembaruan perusahaan secara luas, tanpa mewajibkan kehadiran semua orang dalam rapat seluruh tim.
Langkah 1: Tetapkan pedoman yang jelas untuk komunikasi rapat seluruh tim
Untuk memastikan komunikasi asinkron berhasil, tetapkan pedoman komunikasi yang jelas.
Buat dokumen ClickUp yang terstruktur dengan pedoman komunikasi yang jelas. Jelaskan:
- Pertemuan mana yang wajib dihadiri secara langsung, dan mana yang opsional (tonton rekamannya nanti)?
- Seberapa jauh sebelumnya SyncUp untuk tim global harus dijadwalkan?
- Apakah karyawan boleh mengikuti panggilan langsung di luar jam kerja mereka, atau apakah menonton rekaman panggilan tersebut diizinkan?
- Bagaimana anggota tim harus mengonfirmasi bahwa mereka telah melihat pesan atau pembaruan tersebut.
- Seberapa cepat komentar pada rekaman SyncUp rapat seluruh tim harus ditangani?
- Tempat semua konten rapat seluruh tim yang diarsipkan disimpan, dan cara mencari pembaruan sebelumnya.
- Jangka waktu respons pesan (prioritas tinggi dalam 4 jam, pembaruan standar dalam 24 jam)
Setelah itu didokumentasikan, tentukan strategi komunikasi mana (Clips, SyncUp, Pesan Chat) yang sesuai dengan berbagai skenario. Berikut kerangka kerja:
| Jenis pembaruan | Format | Bagaimana cara kerjanya? |
| Hasil kuartalan, perubahan strategis | Clips dan Dokumen | Memberikan waktu kepada orang-orang untuk menganalisis angka dan mempertimbangkan implikasinya sebelum mengajukan pertanyaan. |
| Demonstrasi produk, panduan fitur | Clips dengan berbagi layar | Tim dapat menghentikan, memutar ulang langkah-langkah kompleks, dan merujuk pada alur kerja yang tepat saat mengimplementasikan. |
| Restrukturisasi organisasi, perubahan kepemimpinan | Live SyncUp (singkat) + tindak lanjut Clip | Pertanyaan dan jawaban secara real-time menjawab kekhawatiran secara langsung, sementara Clip menyediakan referensi permanen bagi mereka yang melewatkannya. |
| Pencapaian mingguan dan tonggak penting | Pesan obrolan atau SyncUp langsung | Tergantung pada struktur tim Anda dan preferensi mereka—pembaruan asinkron yang cepat cocok untuk tim yang tersebar, sementara perayaan langsung lebih cocok untuk tim yang solid. |
| Perubahan kebijakan mendesak | SyncUp untuk seluruh tim (opsional) dengan rekaman | Keputusan yang sensitif terhadap waktu memerlukan klarifikasi dan keselarasan segera di seluruh organisasi. |
⚡ Arsip Template: Template Rencana Komunikasi Proyek Gratis: Excel, Word, & ClickUp
Langkah 2: Bagikan agenda sebelum rapat
Bagikan agenda rapat yang jelas kepada anggota tim Anda setidaknya 48-72 jam sebelumnya melalui email dan saluran Chat.
Agenda Anda harus mencakup:
- Apa yang akan dibahas dalam rapat seluruh tim dan mengapa rapat ini diadakan sekarang
- Lampirkan dokumen ClickUp atau laporan yang harus ditinjau oleh anggota tim sebelum rapat.
- Pembagian waktu untuk setiap segmen, sehingga orang tahu kapan masukan mereka dibutuhkan.
- Pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya yang ingin dijawab oleh karyawan—terutama berguna bagi mereka yang tidak dapat hadir secara langsung tetapi ingin kekhawatiran mereka dibahas dalam rekaman.
- Keputusan penting yang perlu diambil dan siapa yang bertanggung jawab untuk mengambilnya
- Hasil yang diharapkan dari pertemuan
⭐ Bonus: Jangan biarkan ide-ide brilian Anda hilang karena catatan tempel dan rekaman suara. Gunakan ClickUp Talk to Text untuk mendikte agenda rapat Anda dan dapatkan transkrip serta formatnya secara instan dalam dokumen ClickUp.
Langkah 3: Mulai dan rekam SyncUp Anda
Mulai SyncUp langsung dari:
- Sebuah Kanal
- Sebuah DM
- Tampilan di lokasi yang memiliki saluran obrolan yang terkait dengannya
Untuk merekam sesi Anda, tekan ikon rekam.
Anda dapat menambahkan peserta dengan membagikan tautan SyncUp atau mengundang mereka.
✏️ Catatan: Jika Anda mengadakan rapat bersama dengan lebih dari 200 orang, Anda mungkin ingin menggunakan integrasi ClickUp Zoom untuk menjadwalkan rapat Zoom sebagai gantinya.
Cukup ketik /Zoom di saluran obrolan ClickUp, dan sistem akan menghasilkan tautan rapat yang terintegrasi dengan ruang kerja Anda.
⚡ Arsip Template: Template Manajemen Proyek Gratis untuk Semua Jenis Proyek
Langkah 4: Ringkas hasil dengan ClickUp Brain
Setelah SyncUp Anda direkam, buka di Clips Hub dan klik Summarize untuk meminta ClickUp Brain atau BrainGPT menghasilkan ringkasan singkat dari diskusi.
Gunakan ClickUp Brain untuk:
- Ringkas pengumuman penting, keputusan, dan pembaruan dari SyncUp.
- Ekstrak poin tindakan dan ubah menjadi Tugas dengan pemilik dan tanggal jatuh tempo.
- Sorot risiko, ketergantungan, atau tindak lanjut yang dibahas selama panggilan.
- Buat ringkasan singkat "hal-hal yang perlu Anda ketahui" untuk orang-orang yang tidak dapat hadir.
💡 Tips Pro: Gunakan Super Agents, rekan kerja AI ClickUp, untuk menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan beradaptasi dengan ruang kerja Anda dengan kecerdasan dan interaksi yang mirip manusia.
Super Agents unggul dalam mengelola alur kerja rapat seperti ini:
- Brief kreatif: Menyusun brief kreatif berdasarkan konteks tugas atau Chat, termasuk perbaikan yang dapat diterapkan untuk menstandarkan proses penerimaan dan mempercepat persetujuan.
- Ringkasan fitur: Mengubah permintaan fitur menjadi ringkasan terstruktur, memudahkan tim Agile untuk menyelaraskan cakupan, memperkirakan waktu dengan efisien, dan mengurangi pekerjaan ulang.
- Email tindak lanjut: Mengubah catatan rapat AI Notetaker menjadi email tindak lanjut yang ringkas dan siap dikirim ke klien, mencatat keputusan, penanggung jawab, dan tenggat waktu untuk langkah selanjutnya yang jelas.
Lihat lebih banyak agen rapat serupa untuk tim Anda:
Manfaat Memindahkan Rapat Seluruh Tim ke ClickUp SyncUp
Inilah alasan mengapa ClickUp SyncUp adalah alternatif terbaik untuk Zoom:
- Tanpa perlu berganti aplikasi: Integrasikan pekerjaan dan komunikasi dalam satu alat, memungkinkan Anda memulai rapat yang sepenuhnya kontekstual tanpa perlu berganti aplikasi. Saat tim kewalahan dengan AI Sprawl, ini merupakan penghemat waktu yang signifikan.
- Akuntabilitas bawaan: Minta Brain untuk membuat dan menugaskan tugas berdasarkan diskusi SyncUp, sehingga setiap percakapan menghasilkan tindakan konkret. Ubah rapat seluruh tim Anda menjadi diskusi produktif dan tidak berulang.
- Converged AI Workspace: Hubungkan alat, file, dan alur kerja dalam platform terpadu dengan ClickUp. Semua pengetahuan perusahaan Anda tersimpan di satu tempat, terindeks, dan mudah dicari.
- Efisiensi biaya: SyncUps dapat diakses melalui perangkat seluler dan tersedia bahkan pada paket gratis, memungkinkan tim terkecil sekalipun untuk mengadakan pertemuan virtual tanpa biaya tambahan.
- Otomatisasi alur kerja: Hemat waktu dengan menghilangkan proses manual bolak-balik dan hindari catatan rapat yang tidak konsisten.
- Pendekatan asinkron terlebih dahulu: Percepat komunikasi asinkron dengan klip audio/video, transkrip otomatis, ringkasan yang dihasilkan AI, dan komentar berstempel waktu untuk pertanyaan atau umpan balik.
⚡ Arsip Template: Template Diagram Organisasi dalam PPT, Word, & ClickUp
👀 Tahukah Anda? Orang yang mengangguk di kamera bukanlah tanda setuju—seringkali itu adalah tanda kepatuhan. Penelitian menunjukkan bahwa individu cenderung mengikuti pendapat mayoritas selama pertemuan online profesional ketika kamera mereka menyala. Ternyata, kelelahan Zoom meningkat secara signifikan ketika karyawan dipaksa untuk tetap menyalakan kamera mereka.
Kasus Penggunaan Nyata untuk Rapat Seluruh Tim Asinkron
Komunikasi asinkron praktis, dan perusahaan-perusahaan terkemuka di seluruh dunia telah menerapkan pendekatan asinkron untuk menyampaikan pembaruan perusahaan secara luas:
GitLab
GitLab dikenal dengan model komunikasi handbook-first, async-by-default, yang memberikan panduan jelas tentang cara berbagi dan mengonsumsi informasi secara perusahaan. Prinsip utama meliputi:
- Dokumentasi sebelum diskusiPembaruan perusahaan, keputusan, dan proses ditulis dalam GitLab Handbook sehingga semua orang dapat mengakses sumber kebenaran yang sama secara asinkron.
- Komunikasi asinkron daripada rapat langsungPembaruan dirancang untuk diakses di berbagai zona waktu, mengurangi ketergantungan pada rapat real-time sebanyak mungkin.
- Pembaruan yang direkam dan ditulis untuk visibilitas yang luasRapat atau pengumuman penting sering direkam dan/atau dirangkum secara tertulis agar anggota tim dapat mengikuti perkembangan sesuai jadwal mereka sendiri.
- Harapan yang jelas untuk rapatSetiap rapat memerlukan agenda yang dibagikan sebelumnya (“tanpa agenda, tanpa peserta”), sering menggunakan dokumen langsung sehingga orang dapat berkontribusi secara asinkron atau melewatkan rapat sepenuhnya jika tidak diperlukan.
- Alat kerja mendukung transparansi, bukan isolasiPembaruan pekerjaan, perencanaan, dan diskusi kapasitas biasanya dilacak dalam masalah yang didokumentasikan, halaman, atau proyek, bukan dalam percakapan pribadi atau spreadsheet yang tidak didokumentasikan.
Zapier
Zapier adalah perusahaan yang sepenuhnya bekerja jarak jauh dan tersebar, dengan budaya komunikasi asinkron yang telah lama diterapkan untuk mendukung tim di berbagai zona waktu. Praktik komunikasi mereka meliputi:
- Menekankan kolaborasi asinkron sebelum menjadwalkan pertemuan langsung, sehingga diskusi dan persiapan dapat diselesaikan terlebih dahulu.
- Menggunakan alat seperti Async (platform blog internal mereka) dan Slack untuk berbagi pembaruan, konteks, dan informasi perusahaan yang dapat dibaca dan dibalas oleh tim sesuai waktu mereka sendiri.
- Mendorong persiapan asinkron (termasuk rekaman layar atau panduan rekaman) untuk membantu mengurangi pertemuan langsung yang tidak perlu; sesi langsung digunakan ketika interaksi real-time memberikan nilai tambah di luar apa yang dapat diberikan oleh asinkron.
- Beroperasi sebagai tenaga kerja jarak jauh 100% terdistribusi, yang secara alami membentuk cara komunikasi dan pembaruan perusahaan disampaikan.
📚 Baca Lebih Lanjut: Perangkat Lunak OKR Terbaik untuk Tim
Praktik Terbaik untuk Rapat Perusahaan Secara Asinkron
Komunikasi asinkron membebaskan tim Anda dari kebutuhan untuk selalu online.
Dengan demikian, kami telah mengubah praktik terbaik menjadi daftar periksa—gunakan daftar ini saat Anda membagikan pembaruan perusahaan secara asinkron:
🤝 Tetapkan ekspektasi yang jelas
- Tentukan rapat tim mana yang memerlukan kehadiran langsung dan mana yang dapat ditonton nanti.
- Tetapkan batas waktu respons (misalnya, pembaruan mendesak dalam 4 jam, pembaruan standar dalam 24 jam)
- Jelaskan cara karyawan harus menanggapi pembaruan (komentar, reaksi, penyelesaian tugas)
🧠 Sentralisasi pembaruan perusahaan secara keseluruhan
- Gunakan saluran obrolan ClickUp khusus untuk seluruh perusahaan.
- Simpan agenda, rekaman, klip, ringkasan, dan tindak lanjut di satu tempat.
- Hindari penyebaran pembaruan di email, Slack, dan DM.
📆 Standarkan pembaruan berkala
- Buat templat dokumen ClickUp untuk rapat all-hands triwulanan dan bulanan.
- Gunakan bagian tetap untuk metrik, prioritas, risiko, dan tanya jawab.
- Kurangi waktu persiapan dan bantu karyawan mengetahui apa yang diharapkan setiap kali.
💬 Sesuaikan format dengan pesan
- Clips untuk demonstrasi produk dan panduan langkah demi langkah
- Obrolan untuk pencapaian cepat dan pengumuman
- SyncUps untuk pembaruan strategis atau diskusi sensitif
✅ Otomatisasi tindak lanjut
- Buat pengingat untuk menonton rekaman atau menanggapi thread.
- Otomatis arsipkan tugas yang telah diselesaikan
Jadikan Rapat Seluruh Tim Benar-Benar Inklusif dengan ClickUp SyncUps
Rapat all-hands tradisional secara sengaja mengesampingkan orang-orang. Siapa pun yang tidak bisa menghadiri slot waktu tersebut akan ketinggalan.
Dengan kerja jarak jauh dan tim yang tersebar secara geografis, komunikasi asinkron telah menjadi sama pentingnya.
Perusahaan berkembang ketika mereka menyeimbangkan percakapan sinkron dengan alur kerja asinkron, yang disesuaikan dengan setiap situasi.
ClickUp SyncUps memungkinkan Anda mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia. Siap mengganti rapat Zoom seluruh tim dengan SyncUps? Daftar di ClickUp secara gratis untuk memulai.