Pernahkah Anda menyelesaikan hari Anda dan berpikir bahwa semuanya sudah selesai, hanya untuk mendapatkan pesan dari klien yang membuat Anda terhenti di tengah jalan: "Kami belum menerima laporan Anda?
Tiba-tiba, semuanya terasa tidak beres. Dan bagian terburuknya? Anda sudah mental, dan sekarang Anda berusaha keras untuk memperbaiki apa yang terlewatkan.
Inilah yang dapat dihindari oleh ChatGPT Tasks. Fitur terbaru OpenAI ini memudahkan Anda untuk mengatur pengingat satu kali dan pengingat berulang, sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan tindak lanjut, tugas, atau tenggat waktu yang penting lagi.
Dalam artikel blog ini, kami akan menjelaskan cara menggunakan Tugas ChatGPT, berbagi contoh nyata, dan menunjukkan kepada Anda cara mengatasi keterbatasannya dengan solusi manajemen tugas yang lebih tangguh seperti ClickUp.
Mari jadikan kepanikan di menit-menit terakhir sebagai masa lalu! 🙌
ringkasan 60 Detik
- Fitur tugas terjadwal ChatGPT memungkinkan Anda mengatur pengingat dengan mudah untuk tugas sekali pakai dan tugas yang berulang, sehingga Anda tetap berada di jalur yang benar
- Anda akan menerima notifikasi yang tepat waktu, memastikan Anda tidak akan pernah melewatkan tugas penting, bahkan saat offline
- Tugas ChatGPT memiliki keterbatasan. Untuk mengatasinya, pasangkan ChatGPT dengan pengelola tugas untuk pelacakan waktu nyata, berikan petunjuk yang spesifik, dan atur pengingat manual untuk akuntabilitas
- Menggunakan alat bantu alternatif yang lebih tangguh seperti ClickUp juga dapat membantu. Alat ini menawarkan templat dan alat yang dapat disesuaikan sepenuhnya agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda
- Dengan ClickUp, Anda bisa mengatur tugas secara efisien menggunakan daftar yang sudah dibuat sebelumnya, tampilan dinamis, dan Bidang Khusus, yang semuanya disesuaikan dengan industri atau alur kerja apa pun
Cara Menggunakan Tugas ChatGPT
Pernahkah Anda merasa tidak melakukan cukup banyak hal, bahkan ketika Anda sudah mencapai tujuan di kiri, kanan, dan tengah? Itu adalah rasa bersalah karena produktivitas yang merayap. Namun, inilah masalahnya: menjadi produktif bukan berarti terus-menerus bekerja; namun bekerja dengan cerdas.
Di situlah tugas terjadwal ChatGPT dapat membantu. Berikut ini cara kerja ChatGPT untuk membantu Anda mencentang tugas-tugas tersebut dari daftar tugas dan mengelola jadwal yang rumit:
Langkah 1: Mengakses tugas ChatGPT
Untuk menjadwalkan tugas menggunakan ChatGPT, klik ikon profil Anda di pojok kanan atas. Kemudian, pilih 'Tugas' dari menu tarik-turun. Anda akan melihat daftar semua tindakan terjadwal dan pengingat yang akan datang.
Catatan: Tugas ChatGPT hanya tersedia untuk pengguna ChatGPT Plus yang memiliki akses ke model GPT-4. Jika Anda belum menggunakan Plus, Anda harus meningkatkan untuk menggunakan fitur ini.
Langkah 2: Siapkan pengingat atau tugas
Jika ini adalah pertama kalinya Anda mengatur pengingat atau tugas, Anda punya pilihan! Anda bisa mengikuti salah satu saran praktis dari ChatGPT, atau jika Anda ingin sedikit berpetualang, klik 'Coba sendiri' dan pegang kendali.
Inilah yang dapat Anda lakukan sebagai alternatif:
- Pilih 'ChatGPT dengan tugas terjadwal' (Anda akan menemukannya di menu tarik-turun)
- Minta ChatGPT untuk membuat tugas seperti: 'Ingatkan saya tentang ulang tahun ibu saya pada tanggal 13 Maret'
Setelah tugas dikirimkan, Anda akan menemukan notifikasi ini:
💡 Kiat Pro: Buatlah pengingat yang lebih spesifik dengan pengingat Anda! Daripada hanya 'ingatkan saya untuk mengirim email kepada John,' cobalah 'ingatkan saya untuk mengirim email kepada John tentang laporan Q2 pada pukul 3 sore. ' Semakin jelas Anda, semakin baik ChatGPT dapat membuat Anda tetap berada di jalur yang benar. Ini semua tentang memberikan konteks yang tepat untuk digunakan!
Langkah 3: Perbarui, jeda, atau hapus tugas
Pertama, buka tugas terjadwal dari 'Halaman tugas' di web ChatGPT. Dari ikon profil Anda, buka menu pop-up. Jelajahi dan pilih tugas yang ingin Anda perbarui, dan klik ikon pensil.
Untuk menjeda atau menghapus tugas tersebut, klik 'tiga titik horizontal (elipsis). '
Jika Anda memperbarui tugas, Anda akan diminta untuk memasukkan detail berikut ini:
- Nama tugas: Berita keuangan harian
- Petunjuk: Mencari sumber-sumber terkemuka dan memberikan rangkuman wawasan berita
- Pengaturan jadwal: Setiap hari pukul 9:00 pagi PST (tentukan juga di sini tugas satu kali, jika ada)
Langkah 4: Aktifkan notifikasi
Setelah Anda mengatur pengingat, aktifkan pemberitahuan agar selalu diperbarui. Dari aplikasi desktop atau seluler Anda, buka 'Pengaturan pemberitahuan' di web ChatGPT.
Anda akan memiliki opsi untuk memilih antara email, pemberitahuan push, atau keduanya. Notifikasi akan muncul di layar, baik ketika ChatGPT berjalan di latar belakang atau tidak.
Anda mungkin perlu memperbarui pengaturan browser tambahan untuk mengaktifkan pemberitahuan desktop. Jika ChatGPT mendeteksi bahwa izin yang diperlukan dinonaktifkan, Anda mungkin akan melihat ini:
Klik tombol izinkan untuk mengaktifkan izin yang diperlukan. Jika Anda menggunakan Chrome, tampilan seperti ini akan muncul di layar Anda:
Baca Lebih Lanjut: Alat Perangkat Lunak Manajemen Tugas Terbaik untuk Meningkatkan Alur Kerja Anda
Cara menggunakan Tugas ChatGPT untuk keuntungan maksimal Anda
Baik Anda menangani banyak proyek atau hanya membutuhkan sedikit struktur, berikut ini cara menggunakan ChatGPT untuk memaksimalkan produktivitas:
- Pecah tujuan besar: Daripada merasa kewalahan, biarkan ChatGPT Tasks membantu Anda membagi proyek besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti untuk menjaga tugas tetap pada jalurnya
- Meminimalkan pemikiran yang berlebihan: Bingung harus mulai dari mana? Minta ChatGPT untuk menyarankan langkah selanjutnya yang logis untuk tugas apa pun
- Prioritaskan seperti seorang profesional: Dapatkan saran yang didukung AI tentang apa yang harus ditangani terlebih dahulu berdasarkan urgensi, kepentingan, atau upaya untuk mengatur tujuan dengan lebih baik
- Mengotomatiskan pekerjaan rutin: Gunakan ChatGPT untuk menyusun konsep email, meringkas catatan rapat, atau membuat templat yang dapat digunakan kembali
- Lacak kemajuan & sesuaikan: Tinjau tugas yang telah Anda selesaikan secara teratur untuk mengidentifikasi pola, mendelegasikan tugas secara efektif, dan menghindari kelelahan
✍️ Petunjuk untuk memulai
- Pisahkan proyek saya tentang [topik] menjadi langkah-langkah kecil yang dapat dikelola.
- Prioritaskan tugas-tugas ini berdasarkan urgensi dan kepentingannya: [buat daftar tugas Anda].
- Sarankan alur kerja sederhana untuk mengelola tugas harian saya secara efisien.
- Buatlah draf email tindak lanjut untuk klien tentang [topik].
- Bantu saya membuat rencana mingguan untuk menyeimbangkan pekerjaan dan *mengelola tugas pribadi
Keterbatasan Penggunaan Tugas ChatGPT
Meskipun Tugas ChatGPT dapat meningkatkan produktivitas, berikut ini beberapa batasan yang perlu diingat:
- Tidak ada pelacakan waktu nyata: Tidak seperti aplikasi manajemen tugas, ChatGPT tidak menyinkronkan di seluruh perangkat atau mengirim pengingat
- Tidak memiliki integrasi: Tidak terhubung dengan kalender, email, atau alat manajemen proyek Anda, sehingga Anda harus melacak tugas secara manual
- Retensi konteks terbatas: Jika Anda tidak memberikan rincian yang cukup, tanggapan mungkin terlalu luas atau kehilangan nuansa kunci
- Tidak ada fitur akuntabilitas: ChatGPT dapat menyarankan tugas, tetapi tidak akan menindaklanjuti atau memastikan Anda menyelesaikannya
- Tidak dibuat untuk manajemen proyek yang kompleks: Untuk alur kerja yang rumit dengan ketergantungan, alat khusus mungkin lebih efektif
Bagaimana cara mengatasi keterbatasan ini? 🤔📊 Gunakan ChatGPT bersama pengelola tugas untuk pelacakan waktu nyata💬 Tentukan secara spesifik permintaan Anda untuk mendapatkan lebih banyak suggestions🕰️ pengingat yang relevan Atur pengingat manual agar Anda tetap bertanggung jawab
Baca selengkapnya: Cara Menavigasi Keterbatasan ChatGPT Secara Efektif
Menggunakan Tugas dengan ClickUp
Pernahkah Anda merasa frustrasi saat merencanakan tugas dengan ChatGPT hanya untuk melupakannya beberapa jam kemudian? Tidak ada integrasi, tindak lanjut, atau rasa kepemilikan.
Hanya sebuah daftar yang berada di sana sementara tenggat waktu Anda semakin dekat. Keterbatasan ChatGPT: kurangnya pelacakan dan tidak adanya akuntabilitas dapat membuat Anda merasa terjebak dan bukannya produktif.
Di situlah ClickUp dapat membantu. Sebagai aplikasi segala hal untuk bekerja, aplikasi ini dirancang untuk membuat Anda tetap teratur, fokus, dan mendahului tenggat waktu.
Dengan AI bawaan untuk membantu Anda merencanakan dengan lebih cerdas, tugas agar pekerjaan Anda tetap terstruktur, dokumen untuk menyimpan ide, pengingat agar Anda tidak melewatkan tenggat waktu, dan obrolan bawaan agar tim Anda tetap terhubung, ClickUp memberikan semua yang Anda perlukan untuk bekerja-di satu tempat. Dan itu baru permulaan.
Mari kita lihat bagaimana ClickUp Tasks dapat menyederhanakan manajemen tugas untuk Anda.
Manajemen tugas terpusat yang lengkap
Menggunakan banyak alat hanya untuk melacak tugas? Anda tidak sendirian. Berpindah-pindah platform secara terus-menerus dapat membuang waktu hingga 32 hari kerja dalam setahun, waktu yang seharusnya bisa Anda gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Dengan ClickUp Tasks, semua yang Anda perlukan untuk merencanakan, menugaskan, dan melacak pekerjaan ada di satu tempat. Tidak perlu lagi berpindah-pindah aplikasi untuk memeriksa siapa yang menangani apa atau mencari-cari informasi terbaru. Tugas-tugas Anda tetap selaras, dan beban kerja Anda tetap terorganisir, sehingga meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan.
Contoh: Anda memimpin peluncuran produk dengan tim beranggotakan sepuluh orang, namun setiap orang menggunakan alat bantu yang berbeda-satu orang melacak tugas di spreadsheet, orang lain mengelola tenggat waktu di kalender, dan pembaruan tim tersebar di Slack dan email. Ini sangat berantakan.
Beralihlah ke ClickUp, dan semuanya-tugas, tanggal jatuh tempo, dan tanggung jawab-terdapat dalam satu dasbor tugas bersama. Anggota tim dapat menetapkan item tindakan, mengomentari tugas secara langsung, dan mendapatkan pembaruan waktu nyata tanpa berpindah-pindah aplikasi. Tidak ada lagi tenggat waktu yang terlewat, pesan yang hilang, atau alat yang kelelahan-hanya alur kerja yang ramping yang membuat peluncuran Anda tetap pada jalurnya. 🚀
Contoh lain yang bisa dipertimbangkan adalah The People Piece, sebuah organisasi yang mengintegrasikan nilai-nilai kemanusiaan ke dalam tempat kerja. Mereka berjuang dengan inefisiensi karena alur kerja yang tersebar di berbagai alat seperti Excel, Slack, dan Dokumen Word.
Sejak mengadopsi ClickUp, mereka dapat memusatkan semuanya di satu tempat. Sekarang, ClickUp membantu mereka mengatur pekerjaan berdasarkan inisiatif dan menyelaraskannya dengan proses yang ada.
Mari jelajahi semua cara yang bisa Anda lakukan untuk menyesuaikan tugas demi produktivitas maksimum di ClickUp:
1. Menambahkan Status Khusus ke tugas
Anda dapat menyesuaikan Status Tugas di ClickUp sesuai alur kerja Anda. Misalnya, tim konten dapat menjalankan postingan blog melalui tahap 'Penyusunan', 'Pemformatan', dan 'Tinjauan Editorial' sebelum dipublikasikan, sementara tim perangkat lunak dapat menempatkan kode baru yang menunggu persetujuan di tahap 'Pengujian' untuk menangkap bug atau masalah apa pun, diikuti dengan 'Penerapan' saat kode siap ditayangkan.
2. Kategorikan tugas ke dalam jenis tugas yang tepat
Mengklasifikasikan tugas berdasarkan kategori atau kompleksitasnya. Misalnya, Anda bisa mengelompokkan tugas pengembangan ke dalam 'Epics', 'Bugs', 'Support', dll.
3. Menetapkan tingkat prioritas
Untuk memprioritaskan tugas Anda dengan lebih baik, tetapkan tingkat prioritas dengan kode warna yang berbeda, seperti mendesak, tinggi, normal, dan rendah.
Misalnya, pertimbangkan untuk menandai permintaan klien sebagai 'mendesak' dan menandai rapat internal sebagai prioritas 'rendah' jika permintaan tersebut sesuai dengan alur kerja tim Anda.
📮Klik Wawasan: Pikir daftar tugas Anda sudah berhasil? Pikirkan lagi. Survei kami menunjukkan bahwa 76% profesional menggunakan sistem prioritas mereka sendiri untuk manajemen tugas. Namun, penelitian terbaru menegaskan bahwa 65% pekerja cenderung fokus pada tugas-tugas yang mudah dibandingkan tugas-tugas yang bernilai tinggi tanpa penentuan prioritas yang efektif.
Prioritas Tugas ClickUp mengubah cara Anda memvisualisasikan dan menangani proyek yang kompleks, dengan mudah menyoroti tugas-tugas penting. Dengan alur kerja bertenaga AI ClickUp dan bendera prioritas khusus, Anda akan selalu tahu apa yang harus ditangani terlebih dahulu.
👉🏼Want untuk menjadi lebih baik dalam membuat prioritas? Tonton tips dari pakar dalam video kami di bawah ini:
3. Menangkap detail di Bidang Khusus
Tambahkan bidang khusus seperti tanggal, tautan, atau nomor ke setiap tugas agar semua konteks tetap terpusat dan mudah dirujuk. Misalnya, Anda dapat menambahkan tautan sumber ke tugas 'Penelitian', sehingga memudahkan rekan tim yang ditugaskan untuk merujuk ke sumber tersebut.
4. Mengelola ketergantungan tugas dan merencanakan hasil dengan lebih baik
Buat Ketergantungan Tugas di ClickUp untuk memastikan tugas dependen atau sekunder tidak dapat dimulai hingga tugas utama selesai, sehingga alur kerja Anda tetap lancar dan teratur. Sebagai contoh, tugas seperti 'Menulis laporan proyek' tidak dapat dimulai sampai 'Pengumpulan data proyek' selesai.
5. Menambahkan tugas dalam beberapa daftar
Atur tugas dengan kategori serupa dalam daftar terpisah sambil menyimpannya dalam satu ruang kerja. Misalnya, jika Anda memiliki postingan blog yang ditugaskan ke Editor 1 di tim Anda, postingan tersebut dapat muncul di bawah daftar postingan blog kumulatif untuk semua editor yang digabungkan serta secara terpisah di daftar postingan blog yang ditugaskan secara khusus ke Editor 1.
fakta Menarik: Anda dapat membuat hingga 50.000 tugas terjadwal atau berulang di setiap daftar di ClickUp, masing-masing dengan hingga 1.000 subtugas dan subtugas bersarang. Namun, batas untuk deskripsi tugas tidak boleh melebihi 256 KB.
Baca Lebih Lanjut: Aplikasi & Alat Bantu Outliner Terbaik untuk Mengelola Tugas
6. Membuat tugas dan subtugas dengan AI
ClickUp Brain, asisten AI asli ClickUp, membantu menghasilkan, menyempurnakan, dan mengotomatiskan pembuatan tugas berdasarkan masukan Anda.
Inilah cara kerjanya:
- Cukup jelaskan apa yang Anda butuhkan, dan ClickUp Brain akan membuat tugas terstruktur dengan judul, deskripsi, tanggal jatuh tempo, dan subtugas yang relevan
- Aplikasi ini menganalisis tugas dan alur kerja Anda yang ada untuk menyarankan item tindakan yang relevan, sehingga mengurangi entri manual
- ClickUp Brain memahami ketergantungan, prioritas, dan tenggat waktu, sehingga menyarankan pengoptimalan tugas agar sesuai dengan alur kerja Anda dengan lebih baik
- Perlu mengubah tugas? AI dapat menyempurnakan deskripsi tugas, meringkas pembaruan yang panjang, atau memformat ulang detail agar lebih jelas
Dengan memanfaatkan ClickUp Brain, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan admin dan lebih banyak waktu untuk menjalankan tugas secara efisien.
🧠Fakta Menyenangkan: Dengan memasangkan ClickUp Automations dengan ClickUp Brain, Anda bisa mengotomatiskan tugas yang berulang-ulang dengan menggunakan perintah jika-maka dalam bahasa alami!
7. Mengatur pengingat khusus dan tugas berulang
Salah satu keunggulan terbesar ClickUp dibandingkan ChatGPT (atau bahkan alat manajemen tugas lainnya) adalah kemampuannya untuk mengatur pengingat yang sangat disesuaikan dan tugas berulang-memastikan tidak ada yang terlewatkan.
ClickUp memungkinkan Anda mengatur pengingat untuk waktu tertentu atau memicunya berdasarkan kondisi (misalnya, saat tugas sudah lewat jatuh tempo atau tonggak pencapaian proyek semakin dekat).
Dengan Tugas Berulang di ClickUp, Anda bisa menjadwalkan tugas untuk diulang setiap hari, setiap minggu, setiap bulan, atau berdasarkan penyelesaian. Fitur ini sangat cocok untuk:
- Pemeriksaan tim mingguan
- Laporan bulanan
- Tindak lanjut klien
- Tinjauan proyek rutin
💡Tip Pro: Tidak seperti daftar tugas statis, ClickUp secara otomatis memperbarui tanggal jatuh tempo untuk tugas yang berulang dan memungkinkan kustomisasi penuh - tetapkan aturan pengulangan yang berbeda, tetapkan anggota tim, dan bahkan tambahkan dependensi.
8. Nikmati kompatibilitas lintas perangkat dan lintas platform
ClickUp Tasks kompatibel dengan semua sistem operasi, mulai dari Android hingga iOS dan MacOS hingga Windows. Anda juga bisa mengakses tugas dan alur kerja proyek di smartphone, tablet, dan desktop.
👀Tahukah Anda: Dengan ClickUp, Anda bahkan dapat menyematkan konten ke dalam tugas Anda dengan menempelkan tautan ke platform seperti YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress, dan Figma.
Bagi organisasi mana pun yang kesulitan mengelola proyek mereka, ClickUp akan membantu dalam kolaborasi tugas. Dengan perangkat lunak ini, orang-orang dapat melacak item daftar tugas dan mengerjakan tugas-tugas tersebut dalam waktu yang ditentukan. Ini juga membantu tim manajemen proyek untuk melacak kemajuan proyek secara keseluruhan untuk memastikan tenggat waktu terpenuhi.
Bagi organisasi mana pun yang kesulitan mengelola proyek mereka, ClickUp akan membantu dalam kolaborasi tugas. Dengan perangkat lunak ini, orang-orang dapat melacak item daftar tugas dan mengerjakan tugas-tugas tersebut dalam waktu yang ditentukan. Ini juga membantu tim manajemen proyek untuk melacak kemajuan proyek secara keseluruhan untuk memastikan tenggat waktu terpenuhi.
Mulai secara gratis
ClickUp Tasks tersedia dalam versi premium dan gratis. Dengan demikian, Anda bisa membuat tugas terjadwal dan berulang tanpa batas hingga kapasitas penyimpanan Anda mencapai 100 GB.
Setelah penyimpanan Anda mencapai batas yang ditentukan, Anda harus meningkatkan paket.
Versi berbayar ClickUp menawarkan fitur dan fungsi tambahan untuk mengelola alur kerja yang luas dan melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek. Inilah yang dikatakan oleh klien ClickUp tentang kemampuan ClickUp:
penghematan biaya 50% melalui konsolidasi alat: 3 alat dalam satu platform yang kuat dengan setengah harga (dan fitur yang lebih baik).
penghematan biaya 50% melalui konsolidasi alat: 3 alat dalam satu platform yang kuat dengan setengah harga (dan fitur yang lebih baik).
Untuk menyederhanakan manajemen tugas, Templat Manajemen Tugas ClickUp menyediakan pendekatan terstruktur untuk memprioritaskan dan mengatur pekerjaan.
Templat ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan fokus pada tugas-tugas yang paling penting sekaligus menawarkan opsi tampilan yang fleksibel, termasuk format papan, kalender, dan daftar.
Gunakan untuk:
- Kategorikan tugas berdasarkan departemen, prioritas, dan status untuk pengawasan yang jelas
- Memantau kemajuan tugas dan bandwidth tim untuk meningkatkan efisiensi
- Menjadwalkan, menetapkan, dan menyelesaikan tugas dengan mudah agar proyek tetap berada di jalurnya
Dengan memanfaatkan templat ini, tim dapat menjaga kejelasan, meningkatkan akuntabilitas, dan mendorong produktivitas.
Tingkatkan Kolaborasi dan Produktivitas dengan Tugas ClickUp
Manajemen tugas yang efisien merupakan inti dari semua yang Anda lakukan, baik di tempat kerja maupun dalam kehidupan. Dengan ClickUp Tasks, Anda dapat dengan mudah menjadwalkan, menetapkan, dan menyesuaikan tugas untuk meningkatkan kolaborasi dan produktivitas tim.
Tampilannya yang fleksibel dan daftar yang dapat disesuaikan sangat cocok untuk tim mana pun, apa pun ukuran atau industrinya. Ini seperti memiliki semua yang Anda butuhkan di satu tempat sehingga Anda bisa berhenti mengkhawatirkan hal-hal kecil dan fokus pada hal yang benar-benar penting.
Daftar ClickUp hari ini dan rebut kembali kendali.