Cara Membuat dan Menggunakan Bagan RASIC untuk Kesuksesan Proyek

Uang berhenti di sini

Tanda di meja Presiden Harry S. Truman

Dalam setiap upaya kelompok, setiap orang harus tahu apa yang menjadi tanggung jawab mereka - dan orang lain. Dalam manajemen proyek, kejelasan peran dan tanggung jawab sangatlah penting. Memahami siapa yang bertanggung jawab atas apa yang dapat membuat perbedaan antara kesuksesan proyek dan kekacauan total. Tanda meja Presiden Truman yang terkenal mengingatkan kita bahwa akuntabilitas tidak bisa ditawar.

Jika Anda pernah menjadi bagian dari sebuah proyek di mana ada tugas yang terlewatkan atau tenggat waktu yang terlewat, Anda mungkin bertanya, 'Tunggu, siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas ini?

Si A mengira itu adalah tanggung jawab si B, sedangkan si B beranggapan bahwa si C yang seharusnya melakukannya. 🤔

Ketika tim berjuang untuk membatasi peran dan tanggung jawab, dari perusahaan rintisan hingga perusahaan besar, Bagan RASIC dapat membantu. Baik Anda seorang manajer proyek, pemimpin tim, atau analis bisnis, bagan ini dapat merampingkan komunikasi dan meningkatkan tata kelola proyek .

Mari kita lihat apa itu Bagan RASIC, bagaimana cara membuatnya, dan bagaimana cara menggunakannya secara efektif. 🚀

Apa Itu Bagan RASIC?

Bagan RASIC adalah matriks penugasan tanggung jawab yang membantu tim proyek memperjelas dan mengomunikasikan peran individu yang bertanggung jawab di berbagai tugas.

Bagan ini menawarkan cara terstruktur untuk memetakan peran-peran ini dalam kaitannya dengan tugas atau keputusan tertentu, memastikan kejelasan dan mengurangi tumpang tindih atau kebingungan. 🤝

Bagan RASIC dibuat berdasarkan Bagan Perencanaan RACI menambahkan dimensi baru dengan menyertakan 'Dukungan' untuk membantu mengelola proyek yang kompleks dengan lebih baik. Dengan mendefinisikan siapa yang melakukan apa, Bagan RASIC mendorong efisiensi, akuntabilitas, dan kolaborasi yang lancar-semua unsur penting untuk sukses.

Baca juga: Efek Zeigarnik: Kendalikan Tugas yang Belum Selesai untuk Produktivitas yang Lebih Baik

Komponen Bagan RASIC

Untuk memahami sepenuhnya cara kerja Bagan RASIC untuk pengembangan kapasitas mari kita uraikan komponen-komponen utamanya:

Bertanggung Jawab (R)

Orang yang bertanggung jawab (atau tim) yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan adalah pelaku utama dari tugas tersebut dan bertanggung jawab untuk menyelesaikannya. Dalam banyak kasus, lebih dari satu orang mungkin bertanggung jawab atas bagian tugas yang berbeda.

📌 Misalnya, dalam peluncuran produk, manajer produk kemungkinan besar adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan rilis.

Akuntabel (A)

Orang yang memastikan tugas diselesaikan. Mereka memegang kepemilikan akhir dan bertanggung jawab atas hasilnya. Untuk mencegah kebingungan, biasanya hanya satu orang yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.

📌 Kepala produk mungkin bertanggung jawab atas keberhasilan peluncuran secara keseluruhan, memastikan produk memenuhi standar dan tenggat waktu perusahaan.

Supportive (S)

Individu yang secara aktif terlibat dalam menyelesaikan tugas. Meskipun mereka tidak secara langsung memiliki tugas atau keputusan, peran mereka adalah memberikan dukungan dan memastikan keberhasilan tugas.

📌 Seorang desainer grafis mendukung kampanye tim pemasaran dengan aset visual.

Informasi (I)

Orang-orang ini harus selalu mendapatkan informasi tentang kemajuan dan hasil tugas. Mereka tidak harus mengambil tindakan, namun mereka tetap mendapatkan informasi terbaru tentang statusnya.

📌 Tim penjualan perlu diberi tahu tentang peluncuran produk baru untuk mempersiapkan presentasi mereka.

Konsultasi (C)

Orang-orang yang memberikan masukan atau saran sebelum suatu tugas diselesaikan. Mereka menawarkan wawasan atau keahlian tetapi tidak bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas tersebut.

📌 Tim hukum dapat dikonsultasikan untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan.

💡Kiat Profesional: 'Bertanggung jawab' dan 'Dapat dipertanggungjawabkan' mungkin terdengar mirip, tetapi sebenarnya tidak. Tanggung jawab adalah tentang memenuhi tugas yang diberikan; akuntabilitas adalah tentang memiliki hasil dari tugas-tugas tersebut. Seseorang bertanggung jawab atas tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab anggota timnya.

Komponen-komponen ini bersatu untuk memberikan gambaran yang jelas tentang siapa yang memainkan peran apa dalam sebuah proyek, memastikan tidak ada kesenjangan atau tumpang tindih tanggung jawab di sepanjang siklus hidup proyek.

RASIC vs RACI

Sebelum kita memahami cara membuat Bagan RASIC, mari kita bahas pertanyaan umum: Apa perbedaan antara Bagan RASIC dan Bagan RACI? Model RACI ? 📝

Bagan RACI digunakan secara luas di manajemen waktu proyek . RASIC mengambil langkah lebih jauh dengan menambahkan peran Pendukung. Elemen tambahan ini sangat berguna untuk proyek-proyek yang lebih besar di mana tugas-tugasnya kompleks dan mungkin memerlukan bantuan ekstra di luar pelaku dan pengambil keputusan.

Menambahkan peran 'Pendukung' dapat memperjelas siapa yang seharusnya mengulurkan bantuan. Hal ini untuk menghindari jebakan umum yang sering terjadi, yaitu orang menduplikasi upaya atau membiarkan tugas-tugas dukungan yang diperlukan tidak dilakukan.

Intinya, RASIC memberikan fleksibilitas dan kejelasan yang lebih besar kepada tim proyek saat mendistribusikan tanggung jawab.

Baca Juga: 15 Teknik Manajemen Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas Tim Anda

Cara Membuat Bagan RASIC

Setelah kita mengetahui apa itu Bagan RASIC, mari kita pelajari cara membuatnya. 🛠️.

Untuk panduan ini, kita akan membahas cara membuat Bagan RASIC di alat manajemen proyek seperti ClickUp . Alat ini memungkinkan Anda untuk mengatur dan melacak tanggung jawab tim Anda secara visual.

Langkah 1: Buat ruang dan daftar baru

via ClickUp Mulailah dengan membuat Space baru untuk proyek Anda. Kemudian, buatlah sebuah Daftar khusus untuk Bagan RASIC Anda. Untuk lebih jelasnya, namakan 'Bagan RASIC Proyek'.

Langkah 2: Tambahkan kolom yang relevan

Setelah daftar Anda dibuat, Anda perlu mengatur kolom-kolom untuk Bagan RASIC Anda.

Sesuaikan kolom kolom yang akan disertakan:

• Penanggung jawab: Orang atau tim yang akan melakukan pekerjaan yang sebenarnya
• Accountable: Individu yang pada akhirnya bertanggung jawab atas tugas tersebut
• Mendukung: Mereka yang menawarkan bantuan atau sumber daya tambahan
• Terinformasi: Individu yang perlu terus diberi informasi terbaru
• Dikonsultasikan: Para ahli atau pemangku kepentingan yang masukannya diperlukan untuk pengambilan keputusan

Langkah 3: Tentukan peran dan tanggung jawab

Setelah kolom-kolom Anda tersedia, saatnya menentukan peran spesifik untuk setiap tugas. Mulailah dengan mengidentifikasi tugas-tugas atau keputusan utama dalam proyek Anda. Untuk setiap tugas, tetapkan individu pada kolom Bertanggung Jawab, Bertanggung Jawab, Mendukung, Memberi Informasi, dan Berkonsultasi.

Proses ini memastikan bahwa setiap tugas memiliki kepemilikan yang jelas dan tidak ada langkah yang terlewatkan.

Contoh: Jika proyek Anda membangun situs web perusahaan baru, tetapkan 'Bertanggung jawab' kepada pengembang web, 'Bertanggung jawab' kepada manajer proyek, 'Mendukung' kepada desainer grafis, 'Dikonsultasikan' kepada spesialis SEO, dan 'Diinformasikan' kepada tim pemasaran. Dengan cara ini, semua orang tahu peran mereka sejak awal.

Langkah 4: Tambahkan sasaran tugas

Gunakan perintah Bidang Khusus untuk melacak detail tambahan, seperti tenggat waktu, tingkat prioritas, atau tahapan proyek. Menambahkan bidang ini membantu Anda memantau kemajuan setiap tugas, memastikan tidak ada yang terlupakan.

Baca juga: 11 Templat Penetapan Tujuan & Pelacak Gratis untuk Excel & ClickUp

Langkah 5: Visualisasikan dengan bagan dan tampilan Gantt

Gunakan fitur Grafik Gantt ClickUp untuk memvisualisasikan jadwal tugas, ketergantungan, dan kepemilikan.

Selain itu, fitur Tampilan Tabel ClickUp dan Board View dapat membantu melacak tugas dari berbagai perspektif, memastikan setiap orang mengetahui tanggung jawab dan ekspektasi pengiriman.

Tampilan Tabel juga menyediakan:

• Gambaran umum yang jelas: Menyajikan tugas-tugas Anda dalam format tabel, sehingga mudah untuk melihat detail setiap tugas secara sekilas
• Kustomisasi: Sesuaikan kolom untuk menampilkan informasi yang Anda butuhkan untuk Bagan RASIC Anda.
• Pemfilteran dan pengurutan: Memfilter dan mengurutkan tugas berdasarkan berbagai kriteria, seperti Penanggung Jawab, Pertanggungjawaban, tanggal jatuh tempo, atau status. Hal ini memudahkan untuk mengidentifikasi tugas yang membutuhkan perhatian segera atau untuk menganalisis beban kerja anggota tim yang berbeda
• Manajemen tugas: Membuat tugas baru, menugaskan tugas tersebut kepada anggota tim, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan melacak kemajuannya secara langsung di dalam tampilan
• Integrasi dengan tampilan lain: Gunakan Tampilan Tabel bersama dengan tampilan lainnyaTampilan ClickUpseperti Tampilan Papan dan Tampilan Bagan Gantt

Langkah 6: Lacak kemajuan dan sesuaikan peran

Melacak kemajuan dan membuat penyesuaian yang diperlukan sangat penting untuk menjaga Bagan RASIC Anda tetap efektif di sepanjang siklus hidup proyek.

Memantau kemajuan tugas: Gunakan fitur Klik Tampilan Tugas untuk mendapatkan pembaruan terperinci tentang status setiap tugas, memastikan bahwa tanggung jawab terpenuhi dan tenggat waktu berada di jalurnya. Bar kemajuan dan status penyelesaian platform ini menyediakan indikator visual untuk memberikan informasi kepada semua orang. Selain itu, Anda dapat menambahkan orang-orang tertentu sebagai 'pengamat' pada sebuah tugas di ClickUp, bagi mereka yang perlu terus diberi 'Informasi' atau 'Konsultasi'"

Sesuaikan peran sesuai kebutuhan: Proyek berkembang, dan tanggung jawab tim dapat berubah. Tinjau Bagan RASIC secara teratur dan perbarui peran untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan proyek. Misalnya, jika suatu tugas menjadi lebih kompleks dan membutuhkan masukan tambahan, perbarui peran Consulted atau Supportive untuk menjaga kejelasan dan efisiensi.

Gunakan otomatisasi: Sederhanakan penyesuaian peran dengan menyiapkan otomatisasi yang memberi tahu anggota tim ketika ada perubahan. Hal ini akan mengurangi komunikasi manual dan memastikan semua orang tetap selaras.

Langkah 7: Berkolaborasi dan berkomunikasi secara efektif

ClickUp menawarkan beberapa fitur untuk mendorong kolaborasi dan komunikasi yang lancar di antara anggota tim Anda:

Komentar dan diskusi tugas: Tambahkan komentar secara langsung ke tugas untuk memberikan pembaruan, umpan balik, atau klarifikasi secara real-time. Tandai anggota tim untuk melibatkan mereka ke dalam diskusi, memastikan respons yang cepat dan mengurangi kebutuhan akan alat komunikasi eksternal.

Sebutan dan pemberitahuan: Gunakan @sebutan dalam komentar untuk memberi tahu individu atau kelompok dengan segera, mengarahkan perhatian mereka pada pembaruan yang penting.

Lampiran dan tautan: Lampirkan file, dokumen, atau tautan yang relevan secara langsung ke tugas untuk memberikan semua informasi yang diperlukan kepada anggota tim di satu tempat, sehingga meminimalkan bolak-balik mencari sumber daya.

Notifikasi khusus: Siapkan notifikasi yang disesuaikan sehingga peran Konsultan dan Pemberi Informasi tahu kapan masukan mereka diperlukan. Otomatiskan peringatan untuk memastikan bahwa mereka yang berperan sebagai Pendukung tetap terlibat pada tahap yang tepat dalam proyek.

💡Tip Pro: Buat pengingat berulang dalam ClickUp untuk meninjau Bagan RASIC Anda secara mingguan atau dua mingguan, untuk memastikan semua orang tetap mengetahui tanggung jawab mereka dan potensi pembaruan.

Langkah 8: Mengoptimalkan Bagan RASIC untuk Efisiensi

Mengoptimalkan Bagan RASIC Anda membantu menjaga kejelasan dan meningkatkan alur kerja di seluruh proyek.

Ketergantungan tugas: Tentukan dan petakan ketergantungan antar tugas untuk menunjukkan bagaimana peran yang berbeda (seperti Konsultan atau Pendukung) perlu berinteraksi. Pendekatan proaktif ini dapat mencegah kemacetan dan menjaga proyek tetap berjalan dengan lancar.

Dasbor khusus untuk KPI: Rancang dasbor yang menampilkan indikator kinerja utama (KPI) yang relevan dengan Bagan RASIC Anda. Sertakan widget seperti:

Grafik burnup dan burndown: Melacak kemajuan terhadap jadwal proyek.

Widget pelacakan waktu: Memantau berapa banyak waktu yang dialokasikan untuk tugas-tugas dan mengidentifikasi apakah ada penyesuaian yang diperlukan.

Kemajuan tugas: Memvisualisasikan peran mana yang berkontribusi secara efektif dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Pengingat alur kerja otomatis: Menerapkan otomatisasi yang memberi tahu anggota tim mengenai tenggat waktu yang akan datang atau ketika masukan mereka diperlukan. Misalnya, siapkan peringatan untuk anggota tim dalam peran Informed untuk memastikan mereka menerima pembaruan tepat waktu.

Tinjau dan perbaiki: Tinjau secara berkala keseluruhan struktur Bagan RASIC Anda untuk mengidentifikasi ketidakefisienan. Sesuaikan kolom, tampilan tugas, atau Bidang Khusus untuk membuat bagan menjadi lebih jelas dan fungsional.

ClickUp Template Perencanaan RACI

Jika Anda ingin menghemat waktu dengan menggunakan Bagan RASIC yang sudah jadi, Anda dapat menggunakan berbagai macam templat bagan RACI gratis . Sebagai contoh, lihat yang bermanfaat Templat Perencanaan RACI ClickUp yang dapat dengan mudah disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Unduh Templat Ini

Templat Perencanaan RACI ClickUp

Templat bagan RACI ini membantu mendefinisikan proyek peran dan tanggung jawab yang juga dapat diadaptasi untuk Bagan RASIC.

Hal ini memungkinkan Anda untuk mengatur Status Khusus yang mewakili peran yang berbeda dalam Bagan RASIC: Bertanggung jawab, Akuntabel, Mendukung, Terinformasi, dan Berkonsultasi.

Hal ini membuat penugasan dan pelacakan tanggung jawab setiap orang pada tugas apa pun menjadi lebih mudah.

💡Tips Cepat:

• Gunakan status yang jelas dan berbeda untuk setiap peran untuk menghindari kebingungan. Tetapkan tanggung jawab selama fase perencanaan proyek untuk memastikan setiap anggota tim mengetahui peran mereka dalam setiap tugas
• Buat Bidang Khusus seperti 'Dikonsultasikan', 'Mendukung', atau 'Diinformasikan' untuk menambahkan lebih banyak perincian pada bagan Anda. Perbarui bidang-bidang ini secara teratur seiring dengan kemajuan tugas untuk menjaga keselarasan tim
• Gunakan List View untuk perincian tanggung jawab individu dan Gantt View untuk menemukan kemacetan atau tumpang tindih dalam kepemilikan tugas. Hal ini dapat membantu merampingkan alur kerja Anda dengan mengidentifikasi kesenjangan atau kelebihan dalamakuntabilitas tim
  • Soroti bagaimana peran yang berbeda (seperti Konsultan atau Pendukung) perlu berinteraksi sebelum sebuah tugas dilanjutkan dengan menggunakan Ketergantungan Tugas. Petakan ketergantungan ini di awal siklus hidup proyek
• Atur otomatisasi yang memberi tahu anggota tim proyek 'Dikonsultasikan' atau 'Diinformasikan' ketika masukan diperlukan untuk mencegah penundaan. Selain itu, otomatiskan pengingat untuk mereka yang berperan sebagai Pendukung agar mereka tetap terlibat pada tahap yang tepat dalam proyek
• Gunakan komentar untuk memberikan pembaruan waktu nyata atau umpan balik kepada anggota tim yang bertanggung jawab dan pendukung. Dengan cara ini, tidak perlu lagi mengadakan rapat atau komunikasi tambahan di luar ClickUp, sehingga semua informasi yang relevan dapat tersimpan di satu tempat
• Sesuaikan dasbor untuk melacak indikator kinerja utama (KPI) yang terkait dengan peran dan tugas dalam Bagan RASIC Anda

Kasus Penggunaan Terbaik untuk Bagan RASIC

Bagan RASIC banyak digunakan untuk manajemen proyek di seluruh industri. Berikut adalah beberapa contohnya:

1. Konstruksi

Dalam proyek konstruksi, koordinasi antara berbagai pemangku kepentingan (arsitek, insinyur, kontraktor, dan pejabat pemerintah) sangat penting. Katakanlah Anda sedang membangun kompleks komersial.

Bagan tersebut dapat terlihat seperti ini:

Bagan RASIC untuk konstruksi

2. Kesehatan

Menerapkan teknologi baru dalam perawatan kesehatan membutuhkan koordinasi yang cermat untuk memenuhi standar peraturan, teknis, dan perawatan pasien.

Sebagai contoh, berikut adalah bagan RASIC jika Anda ingin menerapkan Sistem Rekam Medis Elektronik:

Bagan RASIC untuk perawatan kesehatan

3. Pengembangan TI dan perangkat lunak

Proyek pengembangan perangkat lunak mengharuskan tim untuk menugaskan setiap tugas tertentu dengan jelas dan jelas untuk menjamin hasil proyek yang positif.

Pertimbangkan sebuah contoh proyek: pengembangan perangkat lunak untuk aplikasi perbankan. Bagan RASIC Anda bisa jadi sebagai berikut:

Bagan RASIC untuk TI

💡Tip Profesional: Sorot interaksi antar peran dengan Ketergantungan Tugas di ClickUp untuk memetakan handoff yang penting. 🤝

4. Pemasaran dan periklanan

Selanjutnya, mari kita ambil contoh bagaimana pendekatan RASIC untuk proyek pemasaran. Katakanlah Anda meluncurkan kampanye pemasaran baru.

Inilah Bagan RASIC Anda:

Bagan RASIC untuk pemasaran

Untuk tim yang sudah terbiasa dengan model RACI, beradaptasi dengan Bagan RASIC dapat memberikan kedalaman yang lebih dengan memasukkan peran Pendukung. Meskipun model RACI merupakan kerangka kerja yang sangat baik untuk mendefinisikan peran, dimensi tambahan RASIC membantu tim menavigasi proyek yang kompleks dengan lebih baik dan mengalokasikan peran pendukung secara efektif.

baca Juga:* 10 Template Perencanaan Sumber Daya Gratis di Excel & ClickUp

Membuat Cetak Biru untuk Keberhasilan Proyek dengan Bagan RASIC

Ambiguitas dapat memperlambat tim, menciptakan ketegangan yang tidak perlu, atau menyebabkan kesalahan yang merugikan. Bagan RASIC menghilangkan risiko-risiko ini dengan menawarkan pendekatan visual yang terstruktur terhadap peran dan tanggung jawab.

Dengan mendefinisikan siapa yang Bertanggung Jawab, Akuntabel, Mendukung, Terinformasi, dan Dikonsultasikan, tim Anda dapat beroperasi dengan lebih tepat, memastikan bahwa tugas-tugas diselesaikan tepat waktu dan semua orang tahu tempat mereka dalam proses manajemen proyek. 📋

Hal ini juga memungkinkan komunikasi yang lebih lancar dan perencanaan produktivitas karena setiap anggota tim tahu persis siapa yang harus didekati untuk mendapatkan keputusan, umpan balik, atau pembaruan.

Menggunakan alat bantu seperti ClickUp untuk membuat dan mengelola Bagan RASIC Anda akan memperkuat manfaat ini. Templatnya yang dapat disesuaikan, fitur kolaborasi waktu nyata, dan visualisasi intuitif (seperti bagan Gantt) memudahkan untuk mengadaptasi prinsip-prinsip RASIC ke proyek apa pun, terlepas dari ukuran atau kompleksitasnya.

Dengan menggunakan ClickUp, Anda memastikan bahwa Bagan RASIC Anda berevolusi dengan proyek Anda, memungkinkan Anda untuk menyesuaikan peran, memantau kemajuan, dan mengoptimalkan alur kerja. Coba ClickUp hari ini dan bekerja dengan lebih cerdas! ✨