Tidak adanya peran dan tanggung jawab proyek yang ditetapkan dapat menyebabkan banyak sekali masalah yang berhubungan dengan manajemen proyek - penundaan jadwal, peningkatan biaya, dan kinerja yang lebih rendah, hanya beberapa di antaranya.
Saat itulah matriks RACI, yang juga dikenal sebagai diagram RACI atau matriks penugasan tanggung jawab, muncul. 🖼️
Model RACI membantu memetakan peran dan tanggung jawab semua pemangku kepentingan, memberikan struktur dan kejelasan, dan melibatkan semua orang dari tim dalam keberhasilan pelaksanaan proyek sehingga tidak ada lagi kesalahan perhitungan.
Inilah alasan mengapa banyak orang dari dunia korporat di berbagai industri, mulai dari perawatan kesehatan hingga konstruksi, bersumpah Grafik RACI . 🙏
Apa itu Bagan Matriks RACI?
Matriks RACI adalah pendekatan sederhana untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab proyek yang membantu menghasilkan hasil yang diinginkan.
Istilah ini merupakan singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. RACI pada dasarnya menggambarkan berbagai peran yang ditugaskan kepada anggota tim yang terlibat dalam proyek dan merinci siapa yang melakukan apa.
**Penanggung jawab: Seperti yang sudah Anda duga, orang ini bertanggung jawab untuk mengambil tindakan dan memastikan bahwa tugas-tugas dalam proyek sedang dikerjakan.
Biasanya, ini adalah anggota tim atau manajer proyek yang melapor kepada A. Anda dapat memiliki lebih banyak Rs dalam RACI, dan beberapa di antaranya juga dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan .
Namun, sangat disarankan untuk tidak membesar-besarkan masalah dan menetapkan jumlah Penanggung Jawab secara berlebihan dalam matriks penugasan tanggung jawab Anda.
Penanggung Jawab: Yaitu seseorang yang memastikan semua tanggung jawab ditugaskan dengan benar, menyetujui atau menolak pekerjaan atau keputusan (pada dasarnya, orang ini adalah pengambil keputusan), dan memastikan semuanya berhasil dan tepat waktu. Menurut matriks RACI, seharusnya hanya ada satu A.
Dikonsultasikan: Ini adalah orang yang dikonsultasikan oleh tim tentang berbagai topik dan tindakan, seorang ahli. Orang ini, atau beberapa orang, memberikan umpan balik dan mengevaluasi sehingga tugas-tugas dapat dilakukan.
Diberitahu: Seseorang yang harus diberi informasi terbaru tentang kemajuan setelah semuanya selesai dan bersih, namun tidak terlibat langsung dalam prosesnya. Orang ini tidak berkontribusi dalam pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas dan tidak dimintai pendapatnya dalam hal apa pun.
Kita tahu tim manajemen proyek menyukai singkatan : PMP, KPI, SOW, dan UKM. Daftarnya terus bertambah, tetapi bagan matriks RACI memudahkan untuk menyusun keputusan dan tugas-tugas utama, tonggak pencapaian dan peran.
Keuntungan Model Bagan RACI
Dalam tim manajemen proyek yang besar, di mana anggota tim tersebar di berbagai departemen dan bergantung pada tim lain, adalah hal yang wajar jika terjadi kebingungan peran.
Dalam situasi seperti ini, tergantung pada manajer proyek atau tim proyek terkemuka untuk melangkah maju dan memastikan bahwa setiap anggota dari setiap tim menyadari apa yang diharapkan dari mereka. Hal-hal dapat menjadi lebih menantang jika pekerjaan dikelola dan dilakukan dari jarak jauh. Namun, saat itulah matriks RACI dapat membantu! 🚀
Model bagan RACI memberikan banyak sekali manfaat dalam hal ini:
- Menghilangkan kebingungan peran dan kebingungan tentang siapa yang mengambil keputusan (bisa jadi pihak yang Bertanggung Jawab atau Penanggung Jawab adalah pengambil keputusan, jadi harus diperjelas sejak awal)
- Mendorong kerja tim dan komunikasi antara semua orang yang terlibat dalam proyek, yang mengarah pada meluruskan ekspektasi
- Mencegah alokasi sumber daya yang berlebihan dan kekurangan sumber daya anggota tim dan memastikan realokasi sumber daya yang lancar saat dibutuhkan
- Ini dapat menjamin bahwa bahkan dalam kasus realokasi sumber daya, tidak ada tugas yang terlewatkan
- Dengan menggunakannya, Anda akan merampingkan komunikasi, menghilangkan resolusi konflik, menanamkan kepercayaan, dan memastikan tingkat keterlibatan yang tinggi
- Pada akhirnya, ini meningkatkan efisiensi proyek dan menghemat waktu
Perlu disebutkan bahwa bagan RACI dapat memastikan bahwa setiap hubungan dikelola dengan tepat, baik dengan pelanggan, sponsor, klien VIP, pengguna internal, pemasok, investor, eksekutif, analis, atau regulator pemerintah.
Itulah mengapa model ini cocok untuk bisnis B2B dan B2C. ✅
Kapan Menggunakan Model Bagan RACI
Matriks RACI dapat digunakan untuk semua hal dalam manajemen proyek, mulai dari memperjelas peran dan tugas anggota tim hingga menghilangkan segala bentuk kebingungan dan proses yang terhenti.
Hal yang hebat adalah matriks ini sangat fleksibel, dan Anda bisa menggunakannya di industri apa pun yang Anda geluti. 🤩
Berikut adalah beberapa contoh ketika model bagan RACI dapat membantu:
- Kebingungan peran biasanya menghalangi kemajuan dan menghambat proses persetujuan atau ketika keputusan dibuat secara sewenang-wenang, sekali lagi, karena kurangnya transparansi di sekitar peran
- Ketika wewenang, tanggung jawab, peran, dan tugas tidak didefinisikan dengan jelas
- Ketika tidak ada kejelasan tentang siapa yang harus melakukan tugas, yang mengakibatkan banyak orang mengerjakan tugas yang sama atau tidak ada yang mengerjakan tugas proyek yang seharusnya mereka kerjakan
Sebagai contoh, setiap manajer proyek atau pemilik produk entah bagaimana (secara tidak benar) dianggap bertanggung jawab atas setiap detail kecil dan keberhasilan tim proyek secara umum.
Bagan RACI mengambil beban dari peran-peran ini. Hal ini memungkinkan pengembang dan desainer untuk bertanggung jawab atas ruang lingkup pekerjaan .
Namun, perlu diingat bahwa RACI bukanlah solusi yang cocok untuk semua.
RACI sangat cocok untuk proyek-proyek yang lebih besar dan kompleks yang melibatkan banyak pemangku kepentingan. Di sisi lain, RACI tidak cocok untuk tim manajemen proyek yang lebih kecil dan proyek yang bergerak cepat karena hanya akan memperlambat proses pengambilan keputusan dan proyek secara keseluruhan.
Cara Membuat Model Bagan RACI
Sebelum Anda mulai membuat bagan RACI, pertimbangkan faktor-faktor berikut:
- Idealnya, satu orang hanya memiliki satu jenis tanggung jawab
- Penanggung jawab harus memiliki wewenang dan dapat memberikan panduan dan bantuan dalam menyelesaikan tugas
- Tetapkan satu pihak yang Bertanggung Jawab untuk setiap hasil kerja
- Setiap tugas harus dikaitkan dengan peran Penanggung Jawab dan Penanggung Jawab meskipun tidak wajib meminta masukan dari luar jika tugas tersebut tidak terlalu kompleks
- Pemangku kepentingan harus diberitahu bahkan tentang perubahan kecil dan pembaruan pada proyek
Sekarang, inilah cara membuat bagan RACI:
1. Tentukan hasil kerja
Tentukan dan buat daftar tugas-tugas utama proyek yang perlu diselesaikan dan cantumkan semuanya di sisi kiri bagan RACI, satu di bawah yang lain.
Jangan memasukkan semua hasil proyek dalam bagan, atau Anda akan menjadi terlalu terperinci dan membuatnya terlalu rumit untuk digunakan dan dipahami.
2. Mengidentifikasi peran proyek
Identifikasi anggota tim proyek dan peran mereka (Bertanggung jawab, Akuntabel, Berkonsultasi, dan Terinformasi) dan tambahkan ke bagian atas bagan, satu di samping yang lain.
Sebagai contoh, Anda dapat melakukan hal seperti ini: eksekutif proyek, manajer proyek, analis bisnis, arsitek teknis dan pengembang aplikasi.
Sebagai alternatif, Anda dapat menentukan peran berdasarkan nama. Hal ini sangat berguna karena dapat menjelaskan siapa yang melakukan apa dan jika beberapa pemangku kepentingan diberi peran yang sama.
3. Menghubungkan titik-titik
Sekarang adalah waktunya untuk menghubungkan tugas dan peran. ♻️
Menetapkan Penanggung Jawab dan Akuntabilitas per tugas adalah suatu keharusan, sementara Anda juga harus memikirkan dengan cermat siapa yang perlu dikonsultasikan dan siapa yang perlu diberi informasi tentang hasil kerja.
4. Selesaikan setiap konflik jika terjadi
Idealnya, satu anggota tim hanya ditugaskan untuk beberapa tanggung jawab saja (maksimal dua sampai tiga).
Jika ada banyak sel kosong, cobalah realokasi sumber daya (ubah Responsible menjadi Consulted).
Selain itu, jika ada terlalu banyak peran Penanggung Jawab, hal ini dapat memperlambat proses pengambilan keputusan, jadi usahakan hanya ada satu Penanggung Jawab untuk setiap tugas.
Terlalu banyak Cs juga dapat menyebabkan penundaan bagi manajer proyek karena beberapa di bawah peran konsultan sering kali dapat dialihkan ke Informed. Tidak adanya peran C dan I biasanya menunjukkan kurangnya komunikasi di dalam tim.
Contoh Matriks RACI dan Contoh Penggunaan
Contoh ClickUp
Untuk contoh batch pertama kita, kita akan menggunakan alat kesayangan kita, ClickUp . Anda dapat menyesuaikan setiap bagian dari platform ini, sehingga lebih mudah untuk membuat matriks RACI yang ideal. Saat Anda membutuhkan inspirasi atau panduan, manfaatkan fitur siap pakai dan dapat diedit Templat Perencanaan RACI di ClickUp untuk membantu Anda memulai. Unduh Templat Perencanaan RACI ClickUp secara Gratis Mari kita lihat seberapa besar fleksibilitas yang dapat kita miliki saat membuat bagan RACI di ClickUp.
Bagan RACI Sederhana dalam Tampilan Dokumen
Contoh Matriks RACI di Dokumen ClickUp
Berikut adalah contoh sempurna dari apa yang telah kami jelaskan di atas. Tampilan Dokumen ClickUp dapat digunakan untuk membuat bagan RACI tanpa membuat hal-hal yang terlalu rumit.
Pemangku kepentingan di sebelah kiri, peran di sebelah atas dan kanan. Jack, Sabrina, dan Selena bertanggung jawab untuk manajemen program , Caroll bertanggung jawab, Samatha berkonsultasi, dan Ahmed mendapat informasi.
Merupakan hal yang bagus bahwa hanya ada satu orang yang bertanggung jawab yang memegang peran sebagai Penanggung Jawab dalam hal manajemen program. Itulah masalahnya dengan pemasaran kampanye desain, pemasaran produk analisis data, pemasaran merek, dan juga kesuksesan pelanggan!
Juga mudah untuk mengetahui bahwa tidak ada sumber daya yang dialokasikan secara berlebihan. Jack adalah orang yang bertanggung jawab atas manajemen program, pemasaran merek, dan kesuksesan pelanggan, sementara dia bertanggung jawab atas pemasaran kampanye, Bertanggung jawab untuk pemasaran produk dan Dikonsultasikan untuk Analisis Data.
Matriks RACI Berkode Warna dalam Tampilan Daftar
Matriks RACI berkode warna dalam tampilan Daftar ClickUp
Tampilan Daftar ClickUp memungkinkan kita untuk lebih mendetail dengan bagan RACI. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk memberikan sentuhan warna pada keseluruhan konsep untuk membuat manajemen proyek yang terkadang membosankan menjadi lebih segar. 🌈
Anda sebenarnya dapat memilih di antara berbagai warna peran. Kami menggunakan warna biru untuk Penanggung Jawab, hijau untuk Penanggung Jawab, dan seterusnya. Semua terserah Anda untuk menyesuaikan tabel dan peran sesuai dengan keinginan Anda.
Di sini, kami juga memiliki posisi peran dan tugas yang sedikit berbeda. Tugas proyek dicantumkan di sebelah kiri, satu di bawah yang lain, sementara nama dan tanggung jawab terletak di atas dan di sebelah kanan (jika Anda lebih suka visualisasi seperti ini, itu sangat keren).
Anda juga dapat melihat bendera prioritas yang dapat memberikan arahan kepada semua orang dan menunjukkan tugas-tugas yang perlu ditangani secepatnya dan tugas-tugas yang dapat ditunda. 🚩
Model RACI dalam Tampilan Tabel
Model RACI dalam tampilan Tabel ClickUp
Tampilan Tabel memungkinkan untuk melihat lebih banyak seluk-beluk dengan bagan RACI Anda. Selain melihat peran, tugas, dan prioritas, Anda juga dapat melacak status setiap tugas dari bagan. Status sepenuhnya dapat disesuaikan; ini hanyalah contoh bagaimana Anda dapat memberi nama dan warna pada setiap status.
Contoh Bagan RACI yang Dikelompokkan Berdasarkan Status
Contoh Bagan RACI yang Dikelompokkan Berdasarkan Status di Tampilan Tabel ClickUp
Dalam tampilan Tabel, ClickUp juga memungkinkan anda untuk memfilter dan mengelompokkan tugas berdasarkan nama, peran, status, prioritas, dll. Hal ini memungkinkan Anda untuk lebih mendalami detail seluk-beluk bagan RACI Anda dan melihat tugas mana yang sedang berjalan, mana yang belum dikerjakan, dan mana yang sudah selesai.
Terakhir, seperti yang sudah diketahui, Tampilan ClickUp dan Papan Tulis adalah salah satu favorit kami! 😍
Peran RACI dalam Tampilan Papan Tulis
Peran RACI dalam Tampilan Papan Tulis ClickUp
The Papan Tulis ClickUp memudahkan untuk memvisualisasikan tugas, peran, dan peran secara terpisah, semuanya dengan sentuhan warna. Hal ini memastikan bahwa semua orang bekerja sebagai sebuah tim. Hal ini praktis tidak menyisakan ruang untuk konflik atau semangat kerja yang rendah.
Contoh Miro
Berikutnya adalah alat pemetaan pikiran yang terkenal, Miro . Mari kita lihat keajaiban RACI seperti apa yang bisa kita hasilkan.
Peta Pemangku Kepentingan RACI
Contoh Peta Pemangku Kepentingan RACI di Miro Miro adalah alat bantu luar biasa lainnya yang dapat Anda gunakan untuk menetapkan peran, tanggung jawab, dan tugas. Dalam contoh khusus ini, Miro menunjukkan bahwa Anda dapat dengan mudah membuat matriks pemangku kepentingan RACI untuk tim desain layanan.
Dapatkah Anda melihat ada sesuatu yang berbeda di sini? 🤔
Tepat sekali! Alih-alih menggunakan bagan RACI biasa, Miro memutuskan untuk mengambil pendekatan baru dan membuat segala sesuatu mulai dari peran dan tanggung jawab hingga tugas-tugas terorganisir dengan rapi menggunakan tampilan Peta. 🗺️
Anda dapat melihat pemangku kepentingan dan tugas di sebelah kiri, peran mereka (pengambil keputusan, pemberi pengaruh besar, mengelola secara dekat) divisualisasikan di bawah, dan semuanya disatukan dalam peta berbentuk lingkaran.
Anda dapat melihat bahwa peran-peran tersebut berlapis-lapis dalam lingkaran, mulai dari peran yang memiliki tanggung jawab yang lebih kecil (misalnya, Pemberi Informasi) hingga Penanggung Jawab.
Saya tidak tahu bagaimana dengan Anda, tetapi kami menyukai catatan tempel digital! Nama setiap orang dalam tim dituliskan pada catatan tempel ini, sementara peran mereka ditunjukkan dengan menggunakan emoji.
Bonus: Template Pemetaan Pemangku Kepentingan
Model Tim Pemasaran RACI
Model Tim Pemasaran RACI di Miro Miro Bagan RACI ini secara khusus dibuat untuk kebutuhan tim pemasaran. Manajemen proyek, kampanye, produk, dan pemasaran merek, serta kesuksesan pelanggan, alias hasil, diposisikan di sebelah kiri.
Tanggung jawab dan peran didefinisikan dengan jelas per tugas, sementara anggota tim dikelompokkan dan diatur dengan tepat, sehingga semua orang tahu apa yang mereka lakukan, dan apa yang dilakukan orang lain.
Ada satu orang yang bertanggung jawab untuk setiap tugas, sementara jumlah orang yang bertanggung jawab relatif seimbang.
Contoh Kodas
Terakhir namun tidak kalah penting dalam jajaran alat, kita memiliki anak baru di blok manajemen proyek, Coda . Mari kita lihat bagaimana perbandingannya dengan templat RACI sebelumnya.
Bonus: Template peta persepsi !
Contoh Matriks RACI berdasarkan Perincian Tugas
Contoh Matriks RACI berdasarkan Perincian Tugas di CodaCoda memberikan contoh praktis tentang bagaimana membuat dan menggunakan bagan RACI, bahkan jika Anda tidak sedang mengerjakan proyek yang terlalu rumit.
Semua tugas didefinisikan dengan jelas, serta semua peran (CEO, CTO, VP produk, manajer produk, desainer UI, penulis konten, dan analis keuangan) dan tanggung jawab yang ditampilkan dengan warna-warna yang jelas. Hal ini memungkinkan visibilitas dan diferensiasi yang lebih baik, dan kami juga dapat mengintegrasikannya dengan pihak ketiga perangkat lunak untuk menjadwalkan konsultasi atau bahkan melacak kemajuan setiap proyek.
Contoh Bagan RACI berdasarkan Status Tugas
Contoh Bagan RACI berdasarkan Status Tugas di Coda Coda juga memungkinkan Anda melacak status setiap tugas (belum dimulai, sedang berlangsung, selesai) pada bagan RACI, memberi kode warna pada setiap status, dan menambahkan catatan untuk memperjelas siapa yang mengerjakan tugas yang mana dan berapa banyak sumber daya yang tersedia.
Daripada memulai dari awal, Anda bisa memilih di antara beberapa templat bagan RACI lain yang akan menghemat waktu Anda yang berharga dan membuat tim Anda bekerja dengan cepat sejak detik pertama!
Bonus: Templat Matriks & Contoh Struktur Organisasi Matriks
Siapa yang diuntungkan dengan menggunakan Bagan RACI?
Manajer Proyek: Bagan RACI adalah alat yang berguna bagi manajer proyek yang perlu melacak berbagai tugas dan peran yang terkait dengan proyek. Dengan melacak peran-peran ini, akan membantu memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proyek bertanggung jawab atas tugas-tugas mereka masing-masing. Bagan RACI Manajemen Proyek adalah seorang pemasar digital dan pendiri dari HustlerEthos.com .