Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa beberapa tim terus-menerus menemukan kembali diri mereka sendiri dan berkembang sementara yang lain berjuang untuk mengikutinya? Anda tidak sendirian! Banyak dari kita yang pernah mengalaminya, bertanya-tanya bagaimana cara membuka tingkat inovasi dan produktivitas di tempat kerja.
Saus rahasianya di sini adalah 'pengembangan kapasitas'
Ini adalah tentang memberdayakan setiap anggota tim untuk mengenali dan menggunakan kekuatan unik mereka.
Dalam bisnis, di mana perubahan adalah satu-satunya hal yang konstan, kemampuan untuk membangun dan mengembangkan kemampuan adalah perbedaan yang 'nyata' antara berkembang dan bertahan.
Pikirkan pengembangan kapasitas sebagai investasi untuk meningkatkan kemampuan tim Anda-dengan keterampilan yang lebih tajam dan semangat untuk melakukan sesuatu.
Blog ini membahas pengembangan kapasitas dan manfaatnya secara rinci. Kami berbagi contoh dan strategi untuk mengembangkan kapasitas organisasi dalam tim Anda atau di tingkat individu.
Apa itu Pengembangan Kapasitas?
Istilah pengembangan kapasitas adalah proses yang memungkinkan tim untuk mengembangkan dan memperkuat keterampilan dan kemampuan. Hal ini, pada gilirannya, membantu tim mencapai tujuan mereka, mengelola tantangan di tempat kerja, membangun tata kelola yang baik, dan berkontribusi pada pertumbuhan organisasi secara lebih efektif.
Konsep ini mencakup berbagai kegiatan, mulai dari mempelajari keterampilan keras seperti komputasi awan atau pengumpulan dan analisis data hingga mengembangkan keterampilan lunak seperti presentasi, pemikiran strategis, dan manajemen waktu serta penilaian kapasitas di tingkat institusi.
Strategi pengembangan kapasitas memfasilitasi individu untuk bertanggung jawab atas pembelajaran mereka, mengidentifikasi kebutuhan dan prioritas mereka dan membuat rencana strategis untuk mengatasinya, sehingga menghasilkan stabilitas organisasi.
Pembangunan Kapasitas Vs. Perencanaan Kapasitas
Meskipun membangun kapasitas dan merencanakannya mungkin terlihat serupa, keduanya merupakan dua konsep yang berbeda yang penting untuk kesuksesan tim. Perencanaan kapasitas berfokus pada kemampuan tim Anda untuk melakukan lebih banyak pekerjaan dengan memperluas sumber dayanya.
Namun, pengembangan kapasitas adalah tentang meningkatkan kemampuan tim untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan melengkapi diri mereka dengan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan.
**Mengapa Pengembangan Kapasitas Penting?
Ketika membangun kapasitas untuk tim Anda atau di tingkat organisasi, ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan:
1. Peningkatan kolaborasi dan produktivitas
Anggota tim Anda memiliki pemahaman yang sama mengenai hambatan dan peluang pertumbuhan sehingga dapat berbagi praktik terbaik, mengumpulkan sumber daya, dan belajar dari pengalaman orang lain.
Mereka cenderung bekerja secara optimal untuk mencapai tujuan bersama, yang meningkatkan tingkat kepuasan dan mengurangi kejenuhan. Pengembangan kapasitas organisasi memperkuat komunitas dan memberikan dukungan timbal balik kepada para anggota untuk mengatasi masalah-masalah kompleks di tempat kerja.
2. Lebih banyak ruang untuk inovasi dan kreativitas
Pengembangan kapasitas mendorong individu untuk berpikir kreatif dan mengembangkan ide dan solusi baru untuk berbagai tantangan.
Hal ini membantu mereka memperluas cakupan pekerjaan mereka untuk melayani lebih banyak orang atau melayani orang-orang yang sudah bekerja dengan mereka secara efisien.
Kebebasan kreatif ini mengarah pada peningkatan proses bisnis dan moral karyawan yang lebih tinggi, yang pada gilirannya berdampak positif bagi organisasi.
3. Perencanaan strategis dan pengambilan keputusan dengan gambaran besar
Pengembangan kapasitas membantu anggota tim Anda melihat gambaran besar dan mengantisipasi masalah di tempat kerja, misalnya, meningkatkan anggaran proyek , pengiriman yang tertunda, dan salah urus perataan sumber daya .
Hal ini menjauhkan mereka dari mode reaktif dan membuat mereka menjadi ahli strategi yang unggul. Dengan daftar persyaratan yang jelas dan rencana strategis, tim Anda dapat membuat keputusan yang tepat, bahkan saat terjadi gangguan, sehingga secara efektif meningkatkan kapasitas organisasi.
Lacak kinerja dan beban kerja karyawan dengan dasbor yang dapat disesuaikan di ClickUp
4. Daya adaptasi dan ketahanan yang lebih besar
Pengembangan kapasitas menciptakan lingkungan pembelajaran berkelanjutan dan pengembangan berkelanjutan bagi individu untuk maju secara efisien dalam karier mereka, yang sangat penting untuk beradaptasi lebih cepat dan membangun ketahanan di antara tim.
Kualitas ini membuat mereka lebih siap untuk merespons keadaan darurat atau krisis dan mendorong pemulihan dan pembangunan kembali dengan cepat.
5. Memenuhi harapan pemangku kepentingan
Tim terbaik berfungsi seperti mesin yang diminyaki dengan baik. Mereka memenuhi tenggat waktu mencapai tujuan, dan membuat para pemangku kepentingan puas dengan kemajuannya.
Pengembangan kapasitas menyelaraskan sumber daya dengan tuntutan proyek untuk manajemen yang proaktif dan sadar.
6. Memaksimalkan pertumbuhan individu*
Memiliki ruang untuk mengenali kekuatan dan kelemahan serta menerapkan taktik yang berbeda untuk mengatasinya akan meningkatkan kepercayaan diri anggota tim Anda.
Mereka ingin mengambil lebih banyak tanggung jawab dan menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien. Dukungan pengembangan kapasitas juga mengembangkan kemampuan mereka untuk menginspirasi dan membimbing orang lain.
Contoh Prakarsa Pengembangan Kapasitas Organisasi
Meskipun konsepnya luas, namun siapa pun dapat mengimplementasikannya di berbagai tingkatan. Mari kita pelajari beberapa kegiatan pengembangan kapasitas:
1. Program-program pengembangan kepemimpinan
"Seorang pemimpin mengetahui jalan, menempuh jalan, dan menunjukkan jalan."
Hampir tidak mungkin untuk mencapai apa pun tanpa kepemimpinan yang solid. Namun, bukan berarti orang-orang yang berada di puncak membuat keputusan yang lebih penting bagi organisasi. Manajer dan pemimpin tim Anda di berbagai tingkatan berkontribusi pada keseluruhan misi dan tujuan.
Program pengembangan kepemimpinan mendorong pemikiran strategis, pengambilan keputusan, dan keterampilan manajemen tim -misalnya, inisiatif pengembangan kapasitas untuk melatih karyawan yang berpotensi tinggi guna mempersiapkan mereka untuk peran tingkat eksekutif.
2. Lokakarya peningkatan keterampilan
Salah satu cara paling sederhana untuk membangun kapasitas adalah dengan meningkatkan keterampilan anggota tim Anda melalui taktik pembelajaran terstruktur.
Misalnya, perusahaan teknologi dapat menyediakan kamp pelatihan coding untuk coder muda yang baru bergabung sehingga mereka dapat melakukan lompatan ke depan dan mengerjakan proyek-proyek yang kompleks dengan lebih cepat. Atau perusahaan manufaktur menawarkan pelatihan tentang teknologi produksi baru.
3. Kemitraan pendampingan
Efektivitas inisiatif pengembangan kapasitas meningkat dengan adanya kemitraan mentoring di mana para profesional yang berpengalaman membimbing staf junior. Misalnya, keterampilan kepemimpinan karyawan junior dapat dikembangkan dengan memasangkan mereka dengan karyawan yang lebih senior. Bimbingan ini dapat berupa pengembangan kapasitas, pertumbuhan pribadi, atau nasihat karier.
Contoh lainnya adalah dua karyawan dengan pengalaman yang sama namun di departemen yang berbeda saling membimbing satu sama lain untuk mengasah kemampuan manajemen waktu mereka agar dapat mencapai lebih banyak hal dalam peran mereka saat ini.
4. Gugus tugas
Terkadang, proses organisasi juga perlu diperbaiki. Gugus tugas yang berfokus pada penghapusan ketidakefisienan memulai pembangunan kapasitas dengan menilai sistem, mengidentifikasi ketidaksesuaian, dan memperbaikinya.
Misalnya, jika tim keuangan Anda masih membuat faktur dan tanda terima secara manual di Excel, buatlah templat untuk dokumen-dokumen yang sering digunakan. Atau, jika tidak ada proses yang tepat untuk penerimaan karyawan baru, buatlah alur kerja yang mudah diikuti.
Dengan menghilangkan ketidakefisienan tersebut, karyawan menghemat waktu dan memiliki kejelasan yang lebih baik tentang bagaimana melakukan pekerjaan mereka. Fokus Anda pada mendefinisikan produktivitas karyawan akan mengoptimalkan hasil dan kualitas pekerjaan.
5. Pelatihan kebijakan dan advokasi
Cara lain untuk membangun kapasitas adalah dengan mendorong anggota tim untuk berpartisipasi dalam kegiatan yang dapat meningkatkan kesadaran publik akan misi tanggung jawab sosial organisasi Anda.
Hal ini dapat mencakup pelatihan untuk menjalankan kampanye untuk mengadvokasi tujuan tertentu, menjadi sukarelawan di LSM dan organisasi nirlaba, atau berkonsultasi dalam mengembangkan teknik dan strategi penggalangan dana untuk sebuah organisasi.
Bentuk pelatihan ini akan meningkatkan alokasi sumber daya dan tenaga sukarelawan yang dicurahkan ke dalam organisasi.
Komponen Kegiatan Peningkatan Kapasitas
Ketika membangun kapasitas, ketiga elemen ini berkontribusi pada pengalaman praktis, apa pun bidang fokus atau departemennya.
1. Memperkuat ekosistem
Dalam pengembangan kapasitas, salah satu hal terbaik yang dapat dilakukan adalah menciptakan jaringan atau ekosistem vendor, konsultan, dan penyedia teknologi yang secara kolektif memenuhi berbagai kebutuhan Anda.
Pendekatan jaringan pada tingkat sistemik memastikan inisiatif tidak terisolasi tetapi menerima dukungan dari keahlian, sumber daya, dan kerangka kerja infrastruktur yang komprehensif.
2. Melibatkan para pemangku kepentingan
Dengan melibatkan para pemangku kepentingan dalam penetapan tujuan dan pelaksanaannya, kegiatan peningkatan kapasitas Anda akan lebih relevan dengan kebutuhan dan konteks khalayak sasaran Anda. Relevansi ini memastikan bahwa upaya peningkatan kapasitas dapat diterima dengan baik dan tepat sasaran.
3. Pertimbangkan implikasi masa depan dari upaya-upaya tersebut*
Ciptakan inisiatif pengembangan kapasitas yang dapat ditingkatkan dan diadaptasi dari waktu ke waktu, sehingga memberikan manfaat dalam jangka panjang. Antisipasi kebutuhan sumber daya sehingga anggota tim yang paling membutuhkan dukungan tidak perlu menunggu terlalu lama.
Pada saat yang sama, berdayakan individu untuk melanjutkan inisiatif secara mandiri. Hal ini melibatkan pengembangan keterampilan di bidang teknis dan bidang-bidang lain seperti bimbingan, pelatihan, dan transfer pengetahuan .
Menjaga komponen-komponen ini tetap berada di garis depan ketika terlibat dalam kegiatan pengembangan kapasitas akan memperkuat kemitraan dan mencapai hasil yang Anda inginkan untuk tim Anda.
Lima Langkah untuk Membangun Kapasitas di Tempat Kerja
Dengan pendekatan yang tepat, pengembangan kapasitas dapat menjadi pengubah permainan bagi tim (dan organisasi) Anda. Berikut adalah lima langkah untuk membantu Anda memulai:
1. Kategorikan kemampuan sebagai inti, pendukung, dan strategis
Kaji kebutuhan spesifik tim Anda. Lakukan survei dan wawancara serta lakukan diskusi kelompok untuk memahami berbagai hambatan yang dihadapi oleh anggota tim yang berbeda.
Berdasarkan informasi yang terkumpul, buatlah daftar yang termasuk dalam kemampuan yang penting (inti), kemampuan yang bermanfaat (pendukung), dan kemampuan yang dapat memberikan keunggulan kompetitif (strategis).
Sebagai contoh, kemampuan inti meliputi keterampilan kerja dasar, pendukung, kolaborasi tim dan keterampilan komunikasi, dan strategi dapat melibatkan keahlian teknologi tingkat lanjut (misalnya, pengkodean).
Berdasarkan klasifikasi tersebut, tetapkan Sasaran SMART untuk pengembangan kapasitas. Sebagai contoh:
Spesifik: Meningkatkan kemahiran tim pengembangan perangkat lunak Anda dalam kerangka kerja JavaScript seperti Node.js dan React.
Ukuran: Setiap anggota tim harus menyelesaikan kursus pengembangan full-stack tingkat lanjut dan mengimplementasikan proyek menggunakan teknologi, menunjukkan setidaknya 20% peningkatan efisiensi pengembangan. Memvisualisasikan dan mengelola proyek apa pun dengan Papan Tulis ClickUp .
Curah gagasan untuk membuat tren menjadi milik Anda dan melacak wawasan industri dengan Papan Tulis ClickUp
Dapat dicapai: Menyediakan akses ke kursus online dan sesi pelatihan internal serta mendelegasikan waktu reguler untuk belajar.
Relevan: Meningkatkan keahlian sangat penting untuk meningkatkan kualitas produk perangkat lunak Anda.
Terikat waktu: Bertujuan untuk menyelesaikan pelatihan dalam waktu sembilan bulan.
Anda dapat melakukan pengembangan kapasitas dan perencanaan kapasitas di Excel untuk mendapatkan wawasan berharga tentang beban kerja tim Anda untuk proyek saat ini dan yang akan datang. Namun, Excel mungkin bukan alat bantu pengembangan kapasitas terbaik karena terbatasnya fitur kolaborasi dan kurangnya tampilan manajemen proyek yang interaktif seperti Daftar, Kalender, dan Board View.
Sebagai alternatif, ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan untuk proses peningkatan kapasitas yang efisien dan templat siap pakai untuk membantu Anda memulai dan menjalankannya.
Raih kesuksesan lebih cepat dengan menggunakan Sasaran ClickUp . Tentukan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis di platform, sehingga tim Anda selalu mengetahui perkembangannya.
Unduh templat ini
2. Menyesuaikan program pelatihan dalam berbagai format
Setelah Anda menetapkan tujuan, ketahuilah bahwa setiap orang mungkin memiliki titik awal yang berbeda. Sesuaikan program pengembangan kapasitas yang dapat diadaptasi oleh anggota tim Anda berdasarkan tujuan dan sasaran .
Pastikan materi dan metode penyampaiannya sesuai dengan gaya dan kemampuan belajar yang berbeda.
Sertakan lokakarya, pelatihan di tempat kerja, dan kursus online agar proses pengembangan keterampilan tetap menarik dan efektif.
Misalnya, untuk meningkatkan kemahiran dalam kerangka kerja JavaScript, tim dapat melakukan latihan pengkodean interaktif, menghadiri lokakarya di mana mereka dapat membuat kode secara real-time dan menerima umpan balik langsung, serta berpasangan dengan pengembang berpengalaman yang berbagi praktik dan kiat terbaik.
Selain itu, dorong tim Anda untuk mengerjakan proyek atau tugas kecil menggunakan framework sebelum mereka siap untuk mengerjakan proyek berskala besar.
3. Mendokumentasikan proses-proses penting dengan alat bantu kolaboratif
Untuk mencapai tujuan, tim Anda harus memiliki peta jalan yang jelas tentang bagaimana mereka harus mencapainya. Hal ini tidak hanya akan menghilangkan ambiguitas mengenai langkah selanjutnya dan meningkatkan efisiensi, namun juga akan mendukung keberlanjutan jangka panjang seiring dengan pergantian karyawan.
Kembangkan panduan terperinci dengan petunjuk langkah demi langkah, rentang waktu, peran dan tanggung jawab, serta templat yang diperlukan atau pemanfaatan sumber daya protokol.
Libatkan semua anggota tim dalam proses dokumentasi. Tangkap wawasan dan pengalaman langsung yang penting untuk menangkap realitas bagaimana proses bekerja dan di mana perbaikan dapat dilakukan.
Mengelola beberapa L & D jadwal proyek melacak kemajuan, dan memastikan semua aspek proyek selaras dengan tujuan tim dan organisasi menggunakan ClickUp Gantt Charts .
Dari mengelola prioritas hingga merencanakan jadwal dan melihat kemajuan, lakukan semuanya dengan Gantt Charts di ClickUp
Atur ketergantungan pada tugas Anda dengan menautkan ke tugas, file, Dokumen, dan lainnya. Visualisasikan proses apa pun dengan tim Anda dan buat proses tersebut mudah diikuti. Fitur ini sangat penting untuk mencantumkan langkah-langkah yang diperlukan untuk membangun kapasitas dan memastikan semua aktivitas berjalan sesuai rencana.
Menetapkan rutinitas untuk meninjau dan memperbarui dokumentasi proses - seiring dengan berkembangnya prosedur dan wawasan baru yang diperoleh dari waktu ke waktu.
4. Tentukan metrik pengukuran dan evaluasi*
Lacak kemajuan semua anggota tim dan nilai dampak keseluruhan dari strategi pengembangan kapasitas Anda dengan menggunakan metrik berikut ini:
Akuisisi keterampilan: Mengukur peningkatan kompetensi atau keterampilan tertentu sebelum dan sesudah menyelesaikan pelatihan. Gunakan penilaian kapasitas, ikuti tes, atau lakukan simulasi untuk tujuan ini.
Tingkat keterlibatan: Memantau tingkat keterlibatan dan partisipasi dalam program. Kembangkan survei mengenai kepuasan kerja, relevansi pelatihan, dan penerapannya untuk mengetahui pendapat tim Anda.
Tingkat kelulusan: Lacak persentase anggota tim yang menyelesaikan pelatihan. Tingkat penyelesaian yang rendah dapat mengindikasikan adanya masalah dengan desain atau relevansi program.
Pemanfaatan keterampilan: Mengukur peningkatan kinerja pasca pelatihan. Carilah perubahan dalam tingkat produktivitas (misalnya, penyelesaian tugas yang lebih cepat) dan kualitas output (misalnya, umpan balik dari pemangku kepentingan yang lebih baik).
Lacak kemampuan tim Anda dengan Templat Matriks Kemampuan ClickUp !
Soroti keahlian setiap anggota tim dengan Templat Matriks Kemampuan ClickUp ini
5. Terhubung dengan organisasi lain 5
Saat memiliki alat perencanaan dan pengembangan kapasitas untuk Anda berbagi pengetahuan internal dan pengembangan diperlukan, Anda juga harus berkomitmen untuk terhubung dengan dan belajar dari rekan-rekan dari organisasi lain.
Buatlah daftar masalah dan tantangan yang ingin Anda dapatkan bantuannya dari orang lain dan mulailah mencari tahu apa yang telah mereka lakukan yang ingin Anda tiru.
Hubungan semacam itu sering kali menghasilkan jaringan yang mendukung, yang menawarkan panduan, bimbingan, dan peluang untuk pengembangan profesional. Hal ini tidak hanya meningkatkan kemampuan organisasi secara individu, namun juga memperkuat industri dan komunitas.
Selain itu, pertimbangkan untuk menggunakan templat perencanaan kapasitas untuk mengelola sumber daya Anda dan melihat apakah sumber daya tersebut berada di bawah, di atas, atau sesuai kapasitas.
Sebagai contoh, templat Templat Perencanaan Sumber Daya oleh ClickUp adalah cara yang mudah untuk mengalokasikan sumber daya dalam tim dan memvisualisasikan kapasitas sumber daya di satu tempat. Gunakan wawasan ini untuk mengoptimalkan beban kerja, mengantisipasi potensi masalah, dan menyelaraskan tim pada hal yang paling penting bagi organisasi.
Unduh template ini
Memanfaatkan Potensi Tim Anda yang Belum Termanfaatkan dengan Pengembangan Kapasitas
Banyak tim di seluruh organisasi sering kali merasa terlalu lemah, berjuang untuk mengikuti tuntutan yang terus berkembang hanya karena mereka tidak memiliki kompetensi yang sesuai atau pandangan ke depan untuk maju.
Ubah hal tersebut dengan pengembangan kapasitas organisasi.
Identifikasi kesenjangan keterampilan pada anggota tim Anda untuk menyesuaikan program pelatihan yang selaras dengan tujuan organisasi Anda dan mendorong manajemen talenta-akses ratusan kerangka kerja yang telah dibuat sebelumnya untuk pembelajaran terstruktur, pelacakan kemajuan, dan mengukur upaya pengembangan kapasitas Anda. Daftar di ClickUp secara gratis .