Apakah Anda mengambil lebih banyak pekerjaan karena sumber daya yang terbatas?
Atau apakah Anda mendapati bahwa Anda terus-menerus mengalami konflik sumber daya karena terlalu banyak memberikan tugas kepada tim Anda?
Mengelola sumber daya yang tersedia tidak hanya menantang, namun juga merupakan bagian penting dari pekerjaan bagi setiap pemimpin tim. Jika dilakukan dengan benar, proses teknik manajemen proyek dari penyamarataan sumber daya membantu tim bekerja lebih efisien dengan mendistribusikan pekerjaan secara strategis secara adil di antara anggota tim Anda.
Sering kali, Anda tidak selalu membutuhkan sumber daya tambahan seperti staf dan perangkat lunak. Sebaliknya, Anda harus menyelesaikan konflik sumber daya pada tahap perencanaan sehingga Anda dapat menghindari masalah sejak awal.
Jika Anda penasaran tentang perataan sumber daya dan bertanya-tanya bagaimana cara melakukannya, kami di sini untuk membantu. Kami akan membahas apa sebenarnya resource leveling itu, bagaimana cara kerjanya, dan tips yang dapat Anda gunakan untuk menguasainya.
Mari kita selami.
Apa yang dimaksud dengan Perataan Sumber Daya?
Perataan sumber daya adalah teknik manajemen proyek digunakan untuk mengelola waktu dan ketersediaan dari karyawan internal, kontributor eksternal seperti agensi dan pekerja lepas, atau perangkat lunak untuk menyelesaikan proyek dalam kerangka waktu dan anggaran yang telah disepakati.
Tujuan dari perataan sumber daya adalah melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit. Biasanya, perataan sumber daya dikendalikan oleh manajer proyek atau pemimpin tim yang perlu mengurangi penundaan yang disebabkan oleh prioritas yang saling bertentangan atau tuntutan simultan untuk sumber daya yang sama.
Anda mungkin juga pernah mendengar penyamarataan sumber daya yang disebut dengan berbagai istilah seperti alokasi sumber daya manajemen beban kerja, atau mengelola ketergantungan sumber daya. Pada dasarnya, semua istilah ini sama dan memiliki tujuan yang sama-mengelola sumber daya yang tersedia, mencegah konflik sumber daya, dan memastikan anggota tim tidak kekurangan atau kelebihan sumber daya.
Bagaimana sumber daya didefinisikan
Dalam manajemen proyek, sumber daya umumnya terbagi dalam dua kategori:
- Sumber daya tidak berwujud: Kekayaan intelektual, proses, keterampilan, ide, dan waktu
Sumber daya berwujud: Sumber daya manusia dan keuangan, perangkat lunak,material, real estat Tidak semua tim akan mengelola jenis sumber daya yang sama persis, namun sebagian besar, ada kesamaan yang cocok untuk semua tim. Sebagai contoh, sebagian besar manajer proyek sebenarnya mengelola sumber daya yang tersedia seperti:
- Jam kerja: Jumlah jam kerja yang tersedia atau yang digunakan untuk menyelesaikan tugas dan keseluruhan proyek
- Keterampilan dan keahlian: Menggunakan keterampilan tim atau individu yang diketahui untuk menyelesaikan proyek lebih cepat
- Tenaga kerja: Jumlah anggota tim dan jam kerja mereka yang tersedia untuk menyelesaikan proyek
- Anggaran: Dana yang tersedia atau yang digunakan untuk menyelesaikan proyek
- Material: Jumlah bahan yang tersedia atau digunakan untuk proyek (sering kali merupakan aspek penting darimanajemen konstruksi)
Sangat mudah untuk melacak nilai sumber daya berwujud dan tidak berwujud dalam bidang khusus untuk semua tugas Anda
Manfaat dari penyamarataan sumber daya
Manfaat penyamarataan sumber daya bergantung pada jenis sumber daya dan kendala-kendala yang ada dari keseluruhan proyek. Tanpa perencanaan yang efektif manajemen sumber daya anda akan berada dalam salah satu dari dua situasi berikut:
- Alokasi yang berlebihan: Menugaskan lebih banyak sumber daya ke sebuah proyek daripada yang tersedia dari tim Anda
- Kurang alokasi: Tidak menjadwalkan sumber daya yang cukup untuk mencapai penyelesaian proyek
Jika alokasi sumber daya Anda kurang atau lebih, Anda tidak menggunakan sumber daya secara optimal. Hal ini secara alami mengurangi efisiensi sumber daya Anda dan, pada gilirannya, meningkatkan biaya proyek Anda.
Dengan perataan sumber daya yang tepat, proyek Anda tidak hanya dapat diselesaikan dengan lebih cepat, tetapi juga lebih efisien. Dan efisiensi ini memiliki keuntungan tersendiri:
- Mengurangi stres tim: Perataan sumber daya menghindari tim Anda bekerja terlalu keras atau kurang memanfaatkan sumber daya untuk menghindari kelelahan dan menjaga keseimbangan dan keadilan. Hal ini membantu mengidentifikasi di mana sumber daya tambahan diperlukan sambil memahami kebutuhan Andakapasitas tim Anda untuk mendelegasikan tugas dengan tepat
- Peningkatan laba atas investasi: Alokasi sumber daya yang efisien membuat setiap sumber daya yang tersedia dapat digunakan secara maksimal sehingga Anda tidak menghabiskan waktu atau uang yang tidak perlu untuk menambah sumber daya demi mencapai target penyelesaian proyek
- **Risiko dan pengawasan yang terbatas: Anggota tim yang kelebihan beban jauh lebih mungkin menghasilkan pekerjaan dengan kesalahan, yang akan berkorelasi dengan penundaan proyek, kemacetan, dan bahkan kegagalan total proyek
- Komunikasi yang lebih baik: Dengan alat yang tepat, perataan sumber daya dapat membuat visibilitas ke dalam beban kerja, yang akan meningkatkan transparansi,komunikasi timdan kepercayaan dalam kepemimpinan
Tampilan Beban Kerja ClickUp memberikan wawasan tentang metrik proyek Anda agar selangkah lebih maju
Teknik dan Contoh Perataan Sumber Daya yang Paling Umum
Jadi, Anda sudah tahu apa itu perataan sumber daya dan mengapa itu penting. Tapi bagaimana sebenarnya cara melakukannya?
Pertama, sebaiknya pahami setiap teknik resource leveling agar Anda tahu apa yang terbaik untuk alur kerja Anda! 💡
Pelacakan cepat Pelacakan cepat dalam manajemen proyek adalah ketika tugas-tugas diselesaikan lebih cepat dari jadwal. Hal ini memungkinkan Anda untuk memanfaatkan waktu luang di
garis waktu proyek sekaligus memungkinkan Anda untuk mengatasi potensi kendala sumber daya.
Menabrak
Crashing terjadi ketika Anda mengurangi waktu pengerjaan tugas dengan mengalokasikan lebih banyak sumber daya atau menambah jam kerja tim. Ini adalah cara yang bagus untuk memangkas waktu dari sebuah proyek ketika ada tenggat waktu yang sulit.
Metode jalur kritis 
Pahami ketergantungan proyek anda melalui fitur jalur kritis di ClickUp Metode jalur kritis (CPM) adalah teknik yang digunakan dalam manajemen proyek yang memungkinkan Anda mengetahui tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Dengan mengetahui jalur kritis, Anda dapat mengidentifikasi tugas mana yang dapat ditunda sehingga Anda dapat membebaskan sumber daya untuk tugas-tugas lainnya.
Selain itu, jalur kritis pada dasarnya adalah jumlah minimum tugas yang harus Anda selesaikan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Perataan sumber daya
Tingkatkan manajemen waktu anda selangkah lebih maju dengan tampilan Beban Kerja ClickUp dan lihat bagaimana estimasi waktu anda per tugas dibandingkan dengan total waktu dalam seminggu
Perataan sumber daya menggunakan sumber daya yang ada untuk menyelesaikan tugas alih-alih mencari bantuan tambahan. Teknik perataan sumber daya ini adalah cara yang bagus untuk menghindari anggota tim yang terlalu banyak bekerja dan memastikan bahwa setiap tugas diselesaikan dengan cara yang efisien.
Perataan sumber daya juga ideal untuk digunakan ketika semua anggota tim Anda memiliki terlalu banyak pekerjaan.
5 Tips Utama Untuk Perataan Sumber Daya yang Efektif
Anda adalah ahli dalam meratakan sumber daya pada saat ini! Namun, masih sangat bermanfaat bagi pemimpin tim untuk mengetahui cara terbaik menangani permintaan sumber daya. Mari kita lihat lima praktik terbaik untuk alokasi sumber daya!
1. Buatlah perkiraan yang realistis tentang kebutuhan sumber daya proyek Anda
Sebelum Anda memulai sebuah proyek, buatlah perkiraan yang realistis mengenai berapa banyak sumber daya yang mungkin dibutuhkan proyek Anda. Meskipun Anda bisa menggunakan teknik perataan sumber daya di kemudian hari, namun yang terbaik adalah mempersiapkan proyek Anda secara berlebihan.
Melihat dan melacak estimasi waktu dengan mudah ke tugas ClickUp untuk manajemen sumber daya yang lebih baik
Jangan mengira-ngira ketersediaan sumber daya dan kapasitas tim Anda. Anda harus merencanakan untuk setiap kemacetan mendadak atau tugas-tugas di menit-menit terakhir yang dapat menggagalkan jadwal proyek Anda. Semakin realistis Anda dengan ketersediaan sumber daya Anda, semakin baik Anda dapat menyelesaikan proyek tepat waktu.
Bonus: Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya Pemasaran
2. Mengidentifikasi semua potensi kesenjangan sumber daya proyek Anda
Kesenjangan sumber daya terjadi ketika isu atau masalah yang tidak terduga muncul setelah kickoff yang dapat menghambat jadwal proyek. Misalnya, jika Anda mengelola sebuah tim penulis selama bulan liburan yang sibuk, Anda mungkin akan mendapatkan sumber daya yang terbatas jika beberapa anggota tim mengambil cuti yang sama.
Memecah ruang lingkup proyek menjadi bagian-bagian kecil hasil kerja dan dengan mudah melacak hasil kerja untuk setiap tahap, dan fase tim yang terlibat dalam Papan Tulis ClickUp
Terserah kepada manajer proyek atau pemimpin tim untuk merencanakan ke depan untuk potensi kesenjangan sumber daya proyek. Penyamarataan sumber daya bukan hanya tentang meratakan beban kerja-ini tergantung pada apakah Anda mempertimbangkan kesenjangan sumber daya selama perencanaan proyek awal Anda.
Dan untuk menghindari kesenjangan ini, pastikan Anda menentukan ruang lingkup proyek sehingga Anda tidak terjebak dengan dua anggota tim ketika Anda merencanakan enam orang untuk menyelesaikan proyek. Hampir tidak mungkin untuk mencegah semua kesenjangan sumber daya, tetapi sedikit persiapan dan tinjauan bisa sangat membantu.
bonus:_ *Templat Analisis Kesenjangan* _!**_
3. Membuat daftar tugas prioritas
Selalu buat daftar tugas dan sumber daya yang diprioritaskan saat menangani proyek Anda. Ini adalah cara yang sederhana namun efektif untuk mengetahui dengan jelas apa yang perlu diprioritaskan jika terjadi konflik atau kendala. 📄
Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki dua proyek pengembangan yang sedang berlangsung yang membutuhkan anggota tim tambahan - proyek pertama memiliki jadwal yang fleksibel dan proyek lainnya memiliki tenggat waktu yang ketat. Masalahnya adalah Anda hanya memiliki satu pengembang yang tersisa.
Ke proyek mana Anda akan menugaskan pengembang tersebut?
Mengelompokkan tugas di Papan Kanban berdasarkan status, Bidang Khusus, Prioritas, dan lainnya di tampilan Papan ClickUp
Anda ingin menugaskan mereka ke proyek kedua dengan tenggat waktu yang ketat. Meskipun ini adalah contoh penyamarataan sumber daya yang sederhana, memprioritaskan tugas memastikan Anda mengetahui apa yang paling membutuhkan perhatian demi kebaikan jadwal proyek!
Belajar mengelola sumber daya dengan kalender sumber daya !
4. Menerapkan manajer sumber daya khusus
Jika Anda belum menebaknya, mengelola sumber daya Anda bukanlah tugas yang mudah. Ini sangat memakan waktu dan melibatkan banyak sekali variabel.
Itulah mengapa Anda harus selalu mencoba untuk memiliki manajer sumber daya khusus yang menangani setiap dan semua kebutuhan penyamarataan sumber daya. Orang ini mendedikasikan waktu mereka untuk menguasai jalur kritis dan mengelola beberapa proyek sesuai dengan batas sumber daya mereka.
Ketika satu orang memiliki proses ini, Anda memusatkan tanggung jawab, sehingga membuat perataan sumber daya menjadi lebih mudah untuk dikelola. Selain itu, Anda tidak akan menambahkan tanggung jawab manajemen sumber daya ke dalam tim Anda, sehingga mereka dapat fokus pada proyek yang sebenarnya beban kerja proyek .
5. Melacak semua yang anda realokasi
Mungkin terlihat mudah untuk memindahkan beberapa tugas, ikut serta dalam beberapa perataan sumber daya, atau memindahkan proyek ke sumber daya tambahan Anda. Namun, semuanya perlu dilacak. Anda perlu mengetahui di mana tugas-tugas Anda awalnya ditugaskan atau Anda berisiko mengalami masalah besar dalam proses alokasi sumber daya Anda.
Mengapa?
Tanpa pelacakan, Anda berisiko menugaskan pekerjaan yang tidak sesuai, melewatkan langkah-langkah dalam jadwal proyek, atau kehilangan informasi penting tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. Jika Anda tidak melacak semua sumber daya Anda secara menyeluruh dan ke mana sumber daya tersebut dialihkan, proyek Anda pasti akan mengalami masalah yang merugikan. 📈
Gunakan widget grafik burndown di ClickUp untuk mengukur produksi di atas garis waktu proyek untuk menemukan masalah sumber daya yang potensial Alat alokasi sumber daya dapat melacak semua tugas Anda, dan untuk tim yang lincah, Anda dapat menjalankan grafik burndown untuk mengukur produksi Anda dengan apa yang telah ditetapkan. Intinya, Anda membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat disesuaikan dan memusatkan upaya tim Anda.
Templat Perataan Sumber Daya untuk Keberhasilan Manajemen Proyek dari Ujung ke Ujung
Ingin mengalokasikan sumber daya Anda dengan lebih cepat? Mulailah dengan templat!
Kami memiliki lima templat ClickUp terbaik yang bisa Anda gunakan-secara gratis-untuk mulai mengelola beban kerja tim Anda dengan lebih efisien.
1. Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp
Ketahui anggaran, penerima tugas, jenis hasil, pemangku kepentingan, dan tim yang bertanggung jawab dalam satu tampilan sederhana
Sebagai manajer proyek, Anda perlu mengetahui di mana sumber daya Anda diinvestasikan. Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp adalah alat yang hebat untuk meratakan sumber daya. Itu karena alat ini memberi Anda visi yang jelas tentang di mana sumber daya Anda berakhir dan apa yang mungkin perlu dikocok.
Templat ini sangat bagus untuk melacak semua bahan, tenaga kerja, anggaran, dan jam kerja Anda dalam satu tempat. Gunakan tampilan daftar untuk melihat secara menyeluruh apa yang ditugaskan pada tim Anda dan bagaimana kesesuaiannya dengan jadwal proyek. Unduh Template Ini
2. Templat Perencanaan Sumber Daya ClickUp
Mendistribusikan sumber daya dengan mudah menggunakan Templat Perencanaan Sumber Daya oleh ClickUp Templat Perencanaan Sumber Daya ClickUp adalah alat yang bagus untuk meratakan sumber daya dan meratakan sumber daya dengan menggunakan tampilan Kanban dengan fungsi seret dan lepas untuk realokasi.
Templat ini juga membantu mengidentifikasi sumber daya apa saja yang tersedia, siapa yang memilikinya, dan kapan sumber daya tersebut tersedia. Pastikan sumber daya didistribusikan secara efektif dan memungkinkan manajer untuk mengidentifikasi dan mengatasi kendala sumber daya yang potensial sebelum hal itu muncul dengan template ini.
Anda juga dapat memprioritaskan tugas dan pastikan sumber daya yang tepat tersedia saat dibutuhkan. Unduh Templat Ini
3. ClickUp Templat Bagan Gantt Sederhana
Gunakan fitur seret dan lepas di Templat Bagan Gantt Sederhana ClickUp untuk menetapkan ulang tugas dan memahami ketergantungannya Bagan Gantt adalah representasi visual dari tugas, sumber daya, dan jadwal proyek. Templat bagan Gantt membantu manajer proyek mengidentifikasi di mana sumber daya harus dialokasikan, memantau kemajuan, dan mengidentifikasi potensi hambatan.
Dan dengan Templat Bagan Gantt Sederhana dari ClickUp anda dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan memastikan bahwa tugas-tugas diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran melalui garis waktu visual. Dengan templat ini Anda dapat:
- Memvisualisasikan kemajuan tugas tim Anda diTampilan Gantt dari ClickUp dan ketahui siapa yang mengerjakan apa secara sekilas
- Merinci dan mempelajari bagaimana tugas-tugas terhubung dengan tujuan keseluruhan dan ketergantungan untuk menyelesaikan proyek Unduh Template Ini ### 4. Template Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp
Dapatkan tampilan status sumber daya Anda untuk mengetahui tahap, departemen, jenis, anggaran, tanggal jatuh tempo, dan banyak lagi
Berapa total biaya sumber daya yang Anda harapkan? Templat Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp adalah alat yang bagus untuk mengetahui hal tersebut.
Ini juga membantu memastikan bahwa sumber daya didistribusikan secara efisien, memungkinkan tim proyek untuk fokus pada tugas-tugas yang perlu diselesaikan tepat waktu dan dalam anggaran yang diusulkan. Templat ini dilengkapi dengan lima status, enam bidang khusus, dan tujuh jenis tampilan. Unduh Templat Ini
5. Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp
Visualisasikan berapa banyak pekerjaan yang ditugaskan ke kontributor individu serta setiap tim Anda dengan tampilan Beban Kerja di ClickUp
Untuk perincian yang lebih rinci dan visual dari setiap beban kerja anggota tim Anda, fitur Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp sangat penting. Templat ini juga dapat melihat beban kerja tim secara keseluruhan, yang ideal untuk pemimpin yang mengelola pod atau beberapa tim.
Gunakan templat ini untuk mengetahui siapa yang dapat mengambil lebih banyak pekerjaan atau proyek baru. Lihat secara visual berapa banyak pekerjaan yang saat ini ditugaskan untuk setiap individu atau tim secara keseluruhan. Dan apakah Anda perlu menggunakan estimasi waktu, volume tugas, poin sprint, atau bidang khusus untuk memantau beban kerja, templat ini dapat melakukan semuanya. Unduh Templat Ini
Mulai Proses Perataan Sumber Daya Anda Dengan ClickUp
Meratakan sumber daya tidak harus menjadi tugas yang sulit dilakukan sendiri. Anda hanya membutuhkan alat yang tepat untuk melacak, mengukur, membuat tolok ukur, dan mengatur pekerjaan Anda dalam dasbor visual.
Untungnya, Anda bisa mengatur proses perataan sumber daya secara menyeluruh dengan alat manajemen proyek ClickUp yang dapat disesuaikan. ClickUp adalah alat manajemen proyek terbaik di dunia perangkat lunak manajemen proyek terkemuka .
Apakah Anda memerlukan bantuan dengan penugasan sumber daya, penjadwalan proyek, perataan otomatis, atau penjadwalan dengan sumber daya terbatas-ClickUp siap membantu Anda! Dan tidak seperti yang lain alat manajemen proyek , ClickUp menyesuaikan dengan kebutuhan perataan sumber daya tim Anda-bukan sebaliknya.
Ini sangat fleksibel sehingga Anda tidak terkungkung dalam bidang yang telah ditentukan dan dasbor yang terbatas. Gunakan salah satu templat gratis ClickUp untuk mengimplementasikan strategi perataan sumber daya Anda sendiri!