Mempekerjakan tim ahli tidak menjamin kesuksesan jika Anda belum menetapkan peran dan tanggung jawab tim secara tepat. 🧑🤝🧑
Definisi pekerjaan yang buruk dapat menyebabkan kesalahpahaman, berkurangnya fokus, pengiriman yang gagal, tumpang tindih pekerjaan, ketidaksesuaian pemanfaatan sumber daya dan ketidakpuasan karyawan. Menurut survei yang dilakukan oleh Effectory 75% karyawan yang memiliki kejelasan peran dalam pekerjaan melaporkan tingkat kepuasan yang lebih baik di tempat kerja.
Mendefinisikan peran, tanggung jawab, dan bahkan prosedur adalah bagian dari buku pedoman setiap pemimpin. Namun prosesnya bisa melelahkan dan memakan waktu, terutama jika Anda memiliki tim yang besar. Untungnya, Anda tidak perlu memulai dari awal, berkat templat peran dan tanggung jawab.
Kami akan membahas 10 templat terbaik untuk menetapkan tugas dan alur hirarki dalam organisasi Anda. Ulasan singkat kami akan membantu Anda menemukan templat yang tepat dalam waktu singkat!
Apa Itu Templat Peran dan Tanggung Jawab?
Keberhasilan perusahaan mana pun, terlepas dari ukuran dan bidang pekerjaannya, bergantung pada seberapa baik karyawannya memahami dan melaksanakan tugas mereka. Pemimpin dan Manajer SDM dapat menggunakan templat peran dan tanggung jawab untuk menyajikan berbagai tugas, tanggung jawab pekerjaan, dan ekspektasi kinerja untuk peran tersebut.
Bagian default biasanya dilengkapi dengan panduan untuk membantu Anda memperjelas:
- Jabatan dengan kompetensi dan keterampilan yang diinginkan
- Departemen pelaporan atau manajer proyek yang harus diselaraskan dengan
- Aliran komunikasi hierarkis (yaitu, kepada siapa karyawan melapor)
- Perincian tanggung jawab utama dan peran anggota tim lainnya
- KPI dan metrik untuk evaluasi
Templat tanggung jawab membantu Anda merancang tugas pekerjaan sesuai dengan tujuan dan sasaran tim . Selain mencegah miskomunikasi, hal ini berguna untuk:
- Evaluasi kinerja: Metrik kinerja yang ditetapkan membantu Anda mengukur seberapa baik kinerja anggota tim dibandingkan dengan peran yang telah ditetapkan
- SDM: Deskripsi pekerjaan yang jelas membantu departemen SDM menemukan karyawan yang sesuai
- Pengembangan karyawan: Rekan tim yang sadar akan tugas lebih mungkin untuk mengembangkan keterampilan mereka dan berpartisipasi dalamproses pengambilan keputusan dengan percaya diri
- **Tingkat perputaran karyawan yang rendah: Peran yang didefinisikan dengan jelas menghilangkan unsur kebingungan dari persamaan, meningkatkan rasa aman dalam pekerjaan dan mengurangi pergantian karyawan
Apa yang Membuat Templat Peran dan Tanggung Jawab yang Baik?
Templat peran dan tanggung jawab yang baik harus memiliki karakteristik berikut:
- Struktur yang jelas: Templat harus mudah diikuti dan memiliki bagian yang jelas yang membahas berbagai aspek peran pekerjaan, mulai dari tanggung jawab hingga pengaturan hirarkis
- Pemantauan kemajuan: Banyak templat teratas menawarkan opsi untukmelacak kemajuan karyawansehingga membuat dokumen berguna untuk latihan evaluasi
- Fitur-fitur kustomisasi: Karena profil pekerjaan dapat berubah karena peristiwa ekspansi atau restrukturisasi, templat harus memiliki ruang untuk pembaruan bagian yang mudah
- Aksesibilitas: Rekan tim yang relevan, seperti penilai kinerja dan pemimpin tim, harus dapat mengakses dokumen tersebut
- Dukungan kolaboratif: Templat harus memungkinkan kontribusi dari kepala proyek yang berbeda, terutama jika pekerjaan tersebut memerlukan tugas yang mencakup beberapa departemen
10 Templat Peran dan Tanggung Jawab yang Akan Digunakan pada Tahun 2024
Kami telah memeriksa lusinan template peran dan tanggung jawab dan memilih 10 opsi teratas yang dapat diterapkan ke berbagai peran modern. Mari langsung saja kita bahas! 🤩
1. Templat Peran dan Tanggung Jawab Manajemen Proyek ClickUp
Gunakan Templat Peran dan Tanggung Jawab Manajemen Proyek ClickUp untuk mengatur tim Anda dan mendefinisikan tugas mereka
Keberhasilan proyek apa pun bergantung pada organisasi-harus ada garis besar yang jelas tentang siapa yang melakukan apa, bagaimana, dan kapan. The Templat Peran dan Tanggung Jawab Manajemen Proyek ClickUp membantu Anda membuat ringkasan ringkas namun komprehensif tentang keterlibatan setiap karyawan dalam sebuah proyek dan memastikan transparansi maksimum.
Daya tarik template ini terletak pada fleksibilitasnya - dapat digunakan untuk semua bidang, mulai dari pengembangan perangkat lunak AI hingga pembuatan boneka Barbie. 💗
Bagian-bagian yang dibuat dengan cermat membantu Anda menentukan peran, menetapkan tanggung jawab, dan merencanakan proyek. Anda mulai dengan bagian Nama Proyek umum yang menguraikan proyek Anda tujuan dan sasaran .
Beberapa bagian penting yang ramah proyek meliputi:
- Temui Tim: Di bagian ini Anda dapat menyebutkan orang-orang yang terlibat dalam proyek dan mendiskusikan tanggung jawab mereka. Anda bisa menjelaskan sedetail yang Anda inginkan-tidak ada batas karakter maksimum yang perlu dikhawatirkan!
- Garis Waktu Proyek :Merinci pekerjaan menjadi bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola (tugas), tetapkan target, dan gambarkan pada garis waktu
- Anggaran dan Sumber Daya: Perkirakan berapa biaya yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas dan sisakan ruang untuk menampilkan biaya yang sebenarnya. Anda dapat membandingkan keduanya untuk mendapatkan hasil yang tepatalokasi sumber daya di masa depan
Lampirkan templat ke tugas dan buat repositori terpusat info proyek untuk tim Anda. Anda dapat menggunakan templat ini sebagai dokumen eksternal-berbagi dengan pemangku kepentingan Anda dan mitra untuk memberi tahu mereka tentang proyek terbaru Anda, memperkenalkan mereka kepada tim Anda, dan memberi mereka informasi terbaru.
2. Templat Matriks Peran dan Izin ClickUp
Templat Matriks Peran dan Izin ClickUp membantu Anda membuat rantai komando dan memberikan tugas kepada orang yang tepat dalam beberapa klik
Mendefinisikan tanggung jawab setiap individu dalam tim Anda tidaklah cukup-Anda perlu menjabarkan bagaimana peran yang berbeda saling berinteraksi satu sama lain dan menjelaskan tingkat akses dan izin setiap karyawan.
Lakukan hal ini dengan menggunakan templat Templat Matriks Peran dan Izin ClickUp dan memastikan kerja tim yang efisien dan komunikasi terbaik yang mengalir ke arah yang benar. 🌊
Templat ini memastikan setiap anggota tim mengetahui kepada siapa mereka melapor dan mencegah kekeliruan dengan menetapkan rantai komando hirarkis yang transparan. Templat ini menawarkan dua tampilan Daftar (Tugas Internal dan Tugas Eksternal) dan tampilan Papan (Tugas Departemen).
Tampilan Tugas Internal mendefinisikan tugas-tugas di samping peran-peran internal yang diperlukan untuk alur kerja berbasis persetujuan . Berikan informasi mengenai departemen (seperti Penjualan, Operasi, atau Pemasaran) dan beri tanda centang di bawah peran yang terlibat dalam suatu tugas. Tentukan orang yang bertanggung jawab dan berikan komentar tambahan di kolom Keterangan. Tampilan Tugas Eksternal mirip dengan tampilan sebelumnya, hanya saja dalam kasus ini, fokusnya adalah pada peran eksternal seperti grosir, pekerja lepas, dan pengecer.
Tampilan Tugas Departemen adalah Papan Kanban di mana tugas-tugas dari tampilan sebelumnya ditampilkan sebagai kartu dan dikelompokkan berdasarkan departemen yang bertanggung jawab (seperti Pemasaran, SDM, atau Layanan Pelanggan ). Gunakan untuk memvisualisasikan beban kerja tim.
Templat ini menawarkan beberapa peran pekerjaan secara default, seperti CEO, wakil presiden, pemimpin tim, dan kepala SDM, namun Anda dapat memperbarui basis data untuk menyelaraskannya dengan struktur perusahaan Anda.
3. Templat Matriks Kontrol Akses Berbasis Peran ClickUp
Tentukan peran pengguna dan tentukan tingkat akses untuk setiap karyawan Anda dengan Templat Matriks Kontrol Akses Berbasis Peran ClickUp
Menerapkan protokol keamanan adalah bagian penting dalam melindungi aset digital organisasi, namun menentukan tingkat akses karyawan bisa jadi melelahkan. The Templat Matriks Kontrol Akses Berbasis Peran ClickUp menyederhanakan proses penetapan kontrol akses yang sesuai.
Templat ini didesain dengan menjaga kontrol akses berbasis peran (RBAC) dengan mempertimbangkan pendekatan ini. Anda dapat menentukan tingkat akses setiap karyawan terhadap informasi sensitif untuk mencegah pelanggaran keamanan dan meningkatkan proses pengambilan keputusan yang didukung data.
Templat ini terutama membantu mengatur protokol ini dengan bantuan tiga tampilan.
Tampilan yang paling berguna adalah tampilan Matriks Kontrol Akses. Di sinilah Anda mendefinisikan item yang spesifik untuk bidang pekerjaan Anda dan menyesuaikan tingkat akses untuk setiap item. ClickUp menyediakan tujuh tingkat kontrol akses:
- Otorisasi
- Membuat
- Melihat
- Memperbarui
- Kembalikan
- Menghapus
- Mengkonfigurasi
Pilih apa yang dapat dilakukan oleh setiap peran pengguna dengan item tertentu dengan memilih satu atau beberapa tingkat kontrol akses dari daftar tarik-turun.
Dua tampilan lainnya (tampilan Pengguna Eksternal dan Pengguna Internal) memungkinkan Anda melihat tugas yang dikelompokkan menurut jenis peran. Sesuaikan peran berdasarkan hierarki organisasi Anda.
4. Templat Matriks Penugasan Tanggung Jawab ClickUp
Gunakan Template Matriks Penugasan Tanggung Jawab ClickUp untuk memvisualisasikan proses di perusahaan Anda dan menentukan peran setiap karyawan
Matriks penugasan tanggung jawab (RAM) adalah bagan manajemen proyek yang menguraikan peran semua orang yang terlibat dalam sebuah inisiatif. The Templat Matriks Penugasan Tanggung Jawab ClickUp menyediakan bagan siap pakai yang membantu memvisualisasikan bagaimana setiap anggota staf berkontribusi pada sebuah proyek.
Ini adalah template Papan Tulis. Untuk yang belum tahu, Papan Tulis ClickUp adalah alat digital yang sangat mudah disesuaikan yang ideal untuk memvisualisasikan ide, bertukar pikiran, dan bekerja dengan tim Anda secara real time, di mana pun lokasi Anda.
Templat ini memberi Anda Papan Tulis dengan matriks yang dibuat oleh para ahli. Kolom-kolomnya mewakili proses yang berbeda, sementara baris-barisnya menampilkan masing-masing karyawan. Cukup unduh templat gratis dan ubah nama kolom dan baris sesuai dengan kebutuhan Anda.
Tambahkan bakat visual pada RAM Anda dengan bantuan emoji. Secara default, ClickUp menawarkan empat emoji untuk menggambarkan siapa:
- Bertanggung jawab ⚒️
- Bertanggung jawab 🦾
- Berkonsultasi 💼
- Diinformasikan 🤳
Setelah selesai, kisi-kisi visual menjadi sumber umum untuk mengidentifikasi personel kunci dan latihan komunikasi.
5. Template Matriks RACI ClickUp
Gunakan Templat Matriks RACI ClickUp untuk menguraikan peran anggota staf Anda dalam berbagai tugas dan aktivitas
Anda dapat menebaknya Templat Matriks RACI ClickUp didasarkan pada matriks RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed). Pada dasarnya, template ini memiliki semangat yang sama dengan template sebelumnya yang telah kita bahas. Namun yang satu ini memiliki desain yang lebih rumit untuk mendukung pemantauan tugas.
Menggunakan Templat RACI cukup sederhana, bahkan jika Anda baru mengenal filosofi RACI. Kami sarankan untuk memulai dari tampilan Matrix-di sinilah Anda akan menetapkan peran tim untuk empat elemen RACI. Edit peran pekerjaan agar sesuai dengan struktur perusahaan Anda.
Templat ini menawarkan konfigurasi tampilan yang berbeda untuk memantau tugas-tugas. Sebagai contoh, tampilan Status Proyek sangat ideal untuk menetapkan tenggat waktu yang realistis dan memantau kemajuan setiap tugas. Anda dapat membuat dan menetapkan tugas untuk setiap peran dan menambahkan atribut status seperti Diblokir, Selesai, Sedang Berlangsung, Tinjauan Internal, dan Harus Dilakukan.
Tampilan Tim Proyek lebih sesuai untuk melacak tugas individu. Tampilan Project Leadership memberikan anggota tim Anda wawasan cepat tentang siapa yang bertanggung jawab untuk tugas atau subtugas tertentu. Adapun tampilan Sumber Daya Eksternal mengumpulkan semua aset eksternal yang Anda perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.
6. Template Model DACI ClickUp
Templat Model DACI ClickUp memungkinkan Anda mendefinisikan keterlibatan setiap anggota tim dalam tugas yang berbeda dan meningkatkan proses pengambilan keputusan
Model DACI adalah kerangka kerja pengambilan keputusan yang didasarkan pada penugasan peran spesifik kepada anggota tim untuk mempercepat dan menyederhanakan proses dan menghindari kebingungan. 'DACI' adalah singkatan dari Driver, Approver, Contributor, dan Informed. The (DACI) adalah singkatan dari Templat Model DACI ClickUp mengikuti kerangka kerja ini sampai ke T.
Berbagai tampilannya memungkinkan Anda menetapkan label yang tepat untuk tim Anda dan memetakan garis pertanggungjawaban. Mulailah dengan Tampilan Daftar DACI untuk menambahkan tugas ke anggota tim, menentukan status prioritas, dan tahap pengambilan keputusan. Tampilan praktis lainnya termasuk:
- tampilan Prioritas: Untuk menentukan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Anda dapat menambahkan catatan untuk penjelasan tambahan atau kiat-kiat berharga
- tampilan DACI Board: Ini adalah papan Kanban yang menampilkan tugas dari tampilan Daftar DACI sebagai kartu. Papan ini mengurutkan kartu tugas berdasarkan tahap pengambilan keputusan (seperti Latar Belakang, Pengumpulan Data, dan Alternatif). Ubah kriteria pengurutan dengan menekan tombol Group By di sudut kanan atas layar
- tampilan papan: Papan Kanban ini mengurutkan tugas berdasarkan statusnya, yang dapat berupa Belum Dimulai, Dalam Proses, dan Selesai
Seperti templat ClickUp lainnya, templat ini 100% dapat disesuaikan - sesuaikan dengan kebutuhan Anda Bidang Khusus menambahkan tampilan baru, dan mengedit bagian untuk memastikan latihan DACI Anda selaras dengan bisnis Anda.
7. Template Perencanaan RACI ClickUp
Templat Perencanaan ClickUp RACI membantu Anda memvisualisasikan peran tim Anda untuk setiap aktivitas yang berhubungan dengan proyek
Jika Anda menyukai tata letak RACI untuk mendefinisikan peran tim, kami memiliki opsi luar biasa lainnya untuk Anda! The Templat Perencanaan RACI ClickUp dapat menjadi pilihan Anda untuk memberikan kejelasan peran, memvisualisasikan dan meningkatkan proses dan mengidentifikasi orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas, memberikan saran, atau membuat keputusan.
Ini adalah templat Doc dan tidak dilengkapi dengan banyak tampilan, tetapi itu tidak membuatnya kurang berharga. Ini adalah alat yang ideal bagi para pemimpin yang ingin membuat garis besar visual satu sumber aktivitas proyek dan peran pengguna. Karena didasarkan pada pendekatan RACI, Anda mengelompokkan pengguna berdasarkan kategori berikut ini:
- Penanggung jawab: Ini adalah pemilik tugas, orang yang bertanggung jawab atas penyelesaian
- Accountable: Untuk pengguna yang diharapkan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan inti
- Dikonsultasikan: Gunakan klasifikasi ini untuk pengguna yang memberikan masukan tetapi tidak berpartisipasi dalam pengambilan keputusan. Mereka tidak akan bertanggung jawab atas penyelesaian atau keberhasilan proyek
- Terinformasi: Klasifikasi ini untuk pengguna yang mengikuti perkembangan proyek namun biasanya tidak berpartisipasi dalam pengambilan keputusan
Templat ini menawarkan tabel dengan posisi pekerjaan dan aktivitas proyek. Tentukan peran setiap orang yang terlibat dalam proyek dengan menempatkan R, A, C, atau I pada bidang yang sesuai. Beri kode warna pada kolom-kolom tersebut agar lebih mudah dibedakan dan bagikan tabel tersebut kepada tim Anda agar semua orang mengetahui hal yang sama.
8. Templat SOP Tanggung Jawab Pekerjaan ClickUp
Sederhanakan proses pelatihan Anda dan pastikan konsistensi di seluruh organisasi Anda dengan Template SOP Pelatihan dan Pengembangan Karyawan ClickUp
Bagi sebagian besar bisnis, prosedur operasional standar (SOP) adalah peta jalan menuju kesuksesan. 🪙
SOP adalah peta jalan menuju kesuksesan Template SOP Tanggung Jawab Pekerjaan ClickUp memungkinkan Anda membuat SOP berbasis peran yang terperinci, yang dapat berisi instruksi tentang cara menyelesaikan tugas yang berbeda, menjaga kualitas pekerjaan, dan menjadi efisien. Templat ini memastikan karyawan Anda mengadopsi pendekatan standar untuk pekerjaan mereka, meminimalkan risiko kesalahan.
The Templat SOP menawarkan bagian yang sudah jadi dengan teks standar industri untuk mendefinisikan SOP dengan lantang dan jelas. Isi bagian tujuan, ruang lingkup, dan prosedur serta tambahkan sumber daya tambahan di bagian bawah dokumen (jika perlu).
Jika Anda baru dalam menulis SOP, ikuti panduan bawaan templat untuk melanjutkan. Anda dapat dengan mudah membuat garis besar rantai delegasi dan menyertakan prekursor komunikasi yang Anda harapkan untuk diikuti.
Untuk membuat SOP Anda lebih berorientasi pada tindakan, sesuaikan bagian tujuan template dan gunakan sebagai pernyataan kerja (SOW) . Tentukan SOW lebih lanjut dengan menambahkan ruang lingkup proyek, tujuan, jadwal, dan proyek hasil kerja dan menjelaskan siapa yang melakukan apa dan kapan.
9. Templat Deskripsi Pekerjaan Microsoft Word oleh Betterteam
Buat deskripsi pekerjaan yang sempurna untuk dokumentasi internal atau iklan lowongan kerja dengan Templat Deskripsi Pekerjaan Microsoft Word oleh Betterteam
Punya posisi terbuka untuk diisi? Templat Deskripsi Pekerjaan Microsoft Word oleh Betterteam membantu Anda mendeskripsikan posisi secara terperinci melalui struktur yang terorganisir.
Anda memiliki empat bagian - Laporan Kepada, Ikhtisar Pekerjaan, Tanggung Jawab dan Tugas, dan Kualifikasi. Setiap bagian dilengkapi dengan panduan tentang apa yang harus ditulis dan bagaimana. Sebagai contoh, pada bagian Kualifikasi, templat menginstruksikan Anda untuk menyertakan poin-poin penting seperti tingkat pendidikan, pengalaman, atau keahlian spesifik yang Anda cari untuk menarik kandidat yang sesuai.
Format Microsoft Word dari templat ini membuatnya 100% dapat dikustomisasi. Tambahkan bagian tambahan, ubah font, dan sesuaikan templat agar sesuai dengan branding perusahaan Anda.
10. Templat Peran dan Tanggung Jawab Pekerjaan Microsoft Word oleh Template.net
Templat Peran dan Tanggung Jawab Pekerjaan Microsoft Word oleh Template.net membantu Anda menguraikan tugas-tugas yang menyertai suatu pekerjaan di organisasi Anda
Berikan kejelasan pada posisi pekerjaan di perusahaan Anda dan fasilitasi transparansi peran dengan Templat Peran dan Tanggung Jawab Pekerjaan Microsoft Word oleh Template.net.
Templat ini menyediakan kerangka kerja yang sempurna untuk membuat iklan lowongan kerja - mendefinisikan jabatan, jenis posisi, departemen, dan rantai komando. Bagian utama dari templat ini berfokus pada deskripsi pekerjaan yang mendetail. Di sinilah Anda memasukkan setiap informasi tentang pekerjaan yang akan membantu Anda menarik kandidat yang tepat.
Templat dokumen peran dan tanggung jawab tersedia dalam format Microsoft Word dan Google Docs, sehingga Anda bisa memilih salah satu yang Anda sukai. Meskipun mungkin tidak memiliki opsi kolaborasi dan visualisasi yang canggih, templat ini sangat ideal bagi mereka yang menginginkan solusi tanpa lonceng dan peluit. 🔔
Anda bisa mengubah bagian-bagiannya untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Sebagai contoh, sertakan bagian tentang keahlian khusus yang dibutuhkan oleh pekerjaan, baik itu memiliki sertifikat tertentu atau berbicara bahasa asing.
Bangun Tim yang Sempurna dengan Templat Peran dan Tanggung Jawab Ini
Tim yang sempurna tidak dibentuk secara acak-mereka disusun dengan hati-hati.
Tanpa peran dan tanggung jawab karyawan yang jelas, perusahaan Anda bagaikan kapal di lautan tanpa kompas dan dek yang penuh dengan pelaut tak terlatih. Tidak peduli seberapa keras mereka berusaha, kapal tidak akan pernah mencapai tujuannya. ⛴️
Gunakan templat yang kami sediakan untuk memberikan arahan kepada tim Anda dan manfaatkan keahlian mereka sebaik-baiknya. Jelajahi 1.000+ templat lain di perpustakaan ClickUp dan temukan alat bantu untuk mendukung berbagai proses bisnis dalam sekejap!