Apakah desktop Mac Anda seperti hutan belantara yang berantakan penuh dengan file, ikon, dan folder?
Inilah faktanya: Menata desktop Mac Anda bukanlah hal yang sulit.
Tentu saja, ada banyak aplikasi produktivitas untuk pengguna Mac. Namun, terkadang Anda hanya membutuhkan beberapa tips untuk merapikan file digital agar semuanya teratur.
Dalam postingan blog ini, kami akan mengajarkan Anda langkah demi langkah cara mengatur file di Mac. Kami juga akan membahas cara menerapkan struktur tersebut ke dalam perangkat lunak manajemen proyek all-in-one seperti ClickUp.
Apa Saja Cara Terbaik untuk Mengatur File dan Folder di Mac?
Agar Mac Anda tidak berubah menjadi tumpukan berantakan, gabungkan struktur folder yang sederhana dengan alat Finder yang secara otomatis mengelompokkan, memberi label, dan menampilkan file yang Anda butuhkan dengan cepat.
- Buat struktur yang rapi: Buat folder utama “Organize”, tambahkan subfolder kategori, gabungkan duplikat dengan aman, dan tandai sebagai favorit folder yang sering digunakan di Finder untuk akses cepat.
- Gunakan fitur pengorganisasian Finder: Urutkan berdasarkan Jenis, tambahkan label warna untuk prioritas, buat Folder Cerdas untuk tampilan dinamis, dan gunakan Tumpukan Desktop untuk mengelompokkan file secara otomatis.
- Jadilah konsisten: Gunakan sistem penamaan file yang konsisten, sinkronkan folder penting dengan iCloud Drive, jaga kebersihan desktop dengan Clean Up By, dan gunakan aplikasi pembersih eksternal jika diperlukan.
1. Atur item ke dalam folder
Di Mac Anda, klik ikon ‘Finder’ (ikon wajah berwarna biru dan putih) di ‘Dock’ untuk membuka jendela ‘Finder’.
Anda akan dapat melihat tab ‘Recents’ yang menampilkan semua file terbaru Anda, terlepas dari di mana file-file tersebut disimpan di sistem.
Sekarang, buka lokasi tempat Anda ingin membuat folder dokumen. Anggap saja Anda ingin menyimpannya di desktop untuk contoh ini. Klik tab ‘Desktop’ di bawah ‘Favorites’ pada menu samping jendela ‘Finder’.
Selanjutnya, tekan tombol ‘Shift-Command-N’ untuk membuat folder baru di ‘Desktop’. Folder ini akan berfungsi sebagai tempat sementara untuk mengumpulkan semua file yang berserakan sebelum Anda mulai mengaturnya.
Anda akan melihat folder bernama ‘Untitled Folder’ muncul di layar Anda.
Ubah nama folder menjadi ‘Organize’, lalu klik dan seret folder tersebut ke bagian ‘Favorites’ pada bilah menu samping ‘Finder’ (tepat di bawah ‘Desktop’), seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di bawah ini.
💡Tips Pro: Anda dapat melakukan ini pada beberapa file sekaligus—cukup tekan dan tahan tombol ‘Command’, lalu klik item-item tersebut (mereka tidak perlu berada di samping satu sama lain) dan seret ke dalam folder.
Anda juga dapat dengan cepat mengelompokkan item di desktop ke dalam folder. Pilih semua item yang ingin Anda kelompokkan, klik kanan salah satu item, lalu pilih "Buat Folder Baru dengan Pilihan". Ingatlah bahwa item yang terkunci tidak dapat dikelompokkan.
2. Buat subfolder
Kembali ke folder ‘Organize’ dan buat subfolder untuk setiap kategori utama tempat Anda ingin mengatur file-file Anda.
Untuk contoh ini, kami telah memilih kategori-kategori berikut: ‘Folder Dokumen,’ ‘Template YouTube,’ ‘Media stok,’ ‘Template PPT,’ ‘Tangkapan layar perangkat lunak,’ ‘Materi pemasaran,’ dan ‘Tutorial instalasi aplikasi.’
3. Gabungkan folder yang serupa
Meskipun ini mungkin terlihat seperti mencari folder duplikat, hal ini tidak sesederhana itu. Misalnya, jika Anda membuat folder dengan nama yang sama di lokasi yang sama, Anda mungkin secara tidak sengaja menimpa folder pertama dan kehilangan informasi penting.
Namun, seperti halnya kebanyakan hal, ada solusinya.
Sebenarnya, berikut ini dua cara untuk menggabungkan folder di Mac dengan aman.
Gabungkan folder menggunakan Finder
Saat Anda menambahkan folder ke lokasi yang sudah memiliki folder dengan nama yang sama, Anda akan diminta untuk memilih apakah ingin menghentikan proses ini, mengganti folder yang ada di lokasi tersebut, atau menggabungkan keduanya. Jika Anda memiliki file berbeda dengan nama yang sama, sebaiknya pilih “Hentikan” untuk mencegah file-file tersebut terhapus.
Sekarang, jika Anda ingin mempertahankan kedua folder tersebut, Anda perlu menyeret folder tersebut dan menahan tombol Option sebelum melepaskannya untuk menampilkan opsi baru bernama “Merge”. Klik opsi tersebut.
File dengan nama yang sama akan ditambahkan angka “2” pada nama filenya, sehingga Anda dapat menyimpan baik file asli maupun file baru tanpa kehilangan konten apa pun.
Gabungkan folder menggunakan Terminal
Metode kedua menggunakan Terminal dan perintah bernama “ditto.” Ini akan menggabungkan isi dua folder, termasuk subfolder di dalamnya.
Buka Terminal dan ketik: ditto ~/source_folder ~/target_folder
Anda harus mengganti “source_folder” dan “target_folder” dengan nama folder yang sebenarnya.
Selain itu, daripada mengetikkan jalur folder, Anda bisa menyeret dan meletakkan folder ke jendela Terminal.
4. Tandai folder Anda sebagai favorit
Jika ada terlalu banyak folder dan subfolder, mencari folder tertentu yang sering Anda gunakan atau untuk kebutuhan khusus bisa jadi sangat merepotkan. Kabar baiknya, Anda dapat menambahkan folder apa pun ke Favorit di bilah samping Finder. Berikut cara melakukannya:
- Buka jendela Finder baru
- Temukan folder yang ingin Anda tandai sebagai favorit
- Seret ke bilah samping
5. Urutkan file berdasarkan jenis
Anda juga dapat mengelompokkan file berdasarkan ‘Jenis’ untuk mengelompokkan file yang serupa (PDF, gambar, dokumen, dll.).
Klik kanan di mana saja di dalam folder Unduhan dan pilih ‘Urutkan berdasarkan’ > ‘Jenis’. Ini akan membantu Anda melihat file apa saja yang Anda miliki dan ke mana harus memindahkannya.
Setelah Anda mengelompokkan file sesuai dengan kategori yang diinginkan, pindahkan file-file tersebut ke subfolder yang sesuai. Misalnya, foto dan video dimasukkan ke dalam folder ‘Media stok’, sedangkan tangkapan layar dimasukkan ke dalam folder ‘Tangkapan layar perangkat lunak’.
6. Gunakan tag
Untuk memprioritaskan file penting, klik kanan pada file, pilih ‘Tag,’ dan berikan tag khusus seperti ‘Urgent’ atau ‘To-Do.’ File yang diberi tag akan menampilkan titik berwarna di samping namanya untuk memudahkan identifikasi.
Anda dapat mengakses file yang diberi tag dengan cepat dengan mengklik warna yang sesuai di bawah ‘Tags’ pada bilah samping ‘Finder’.
Baca Selengkapnya: Aplikasi Daftar Tugas Terbaik untuk Mac
7. Coba Folder Cerdas
Untuk mengelompokkan file secara dinamis di seluruh Mac Anda, buka ‘Finder’ dan pilih ‘File’ > ‘New Smart Folder’.
Selanjutnya, klik tombol (+) di pojok kanan atas jendela di sebelah ‘Simpan’ untuk menambahkan kriteria pencarian.
Anda akan melihat dua menu tarik-turun untuk memilih opsi yang diinginkan.
Dalam contoh ini, kami telah memilih ‘Tanggal dimodifikasi terakhir’ dan ‘sebelum’ untuk mengakses dengan cepat semua file yang memenuhi kriteria ini (tanpa memindahkan file-file tersebut dari lokasi aslinya).
Klik tombol ‘Simpan’ di pojok kanan atas jendela dan beri nama ‘Folder Cerdas’ Anda.
‘Smart Folder’ akan muncul secara otomatis di bawah menu samping ‘Favorites’.
💡Tips Pro: Jika Anda memiliki dua folder dengan nama yang sama di lokasi yang berbeda, tekan tombol ‘Option’ dan seret salah satu folder ke folder lainnya. Saat diminta, pilih ‘Gabungkan’ untuk menggabungkan isi kedua folder tersebut. Hal ini akan menghilangkan duplikat sambil menggabungkan file.
8. Kembangkan sistem penamaan file Anda
Menyusun strategi pengorganisasian file dengan sistem penamaan dapat menghemat waktu Anda dalam mencari file.
Sesuai dengan alur kerja atau dokumen pribadi Anda, sertakan hal-hal berikut dalam nama file Anda:
- Nama proyek/pribadi
- Deskripsi file ini
- Tanggal Anda mulai mengerjakan file tersebut
- Nomor versi apa pun
- Inisial Anda, jika itu adalah file yang akan Anda kirimkan kepada orang lain
Ingatlah bahwa tergantung pada tampilan Finder Anda, file-file Anda akan diatur berdasarkan abjad.
💡Tips Pro: Menempatkan tanggal di awal nama file akan membantu menyusunnya secara kronologis sehingga Anda dapat menemukannya lebih cepat
9. Gunakan tumpukan untuk mengatur file secara otomatis
Tumpukan desktop memungkinkan Anda mengatur file dalam kelompok yang rapi di desktop Anda. Tumpukan mirip dengan Folder Cerdas, tetapi untuk desktop Anda. Tumpukan dapat dikelompokkan berdasarkan jenis, tanggal, atau tag.
Misalnya, jika Anda mengelompokkan berdasarkan jenis, semua foto Anda akan muncul dalam satu tumpukan, presentasi dalam tumpukan lain, dan seterusnya. Setiap file baru yang Anda tambahkan akan langsung dipindahkan ke tumpukan yang sesuai, sehingga Anda dapat menjaga semuanya tetap rapi dengan mudah.
Pastikan Anda berada di Desktop, lalu klik View > Use Stacks > Tags
Untuk melihat, membuka, atau menutup Stack, Anda hanya perlu mengkliknya, dan file-file tersebut akan muncul di Desktop Anda. Namun, jika Anda ingin melihat file-file tersebut tanpa membuka Stack, yang perlu Anda lakukan:
- Arahkan kursor mouse Anda ke atas Stack
- Geser ke kiri atau kanan dengan trackpad atau mouse Anda, ikon Stack, dan nama akan berubah sesuai dengan setiap file di dalam Stack
- Klik ganda pada file yang diinginkan untuk membukanya
10. Simpan file di iCloud Drive
Dengan iCloud Drive, Anda dapat menyinkronkan folder dan file Anda di berbagai perangkat. Hal ini akan membantu Anda mengakses file di seluruh perangkat Apple Anda jika Anda menggunakan beberapa iPad atau iPhone.
Berikut cara mengaktifkan iCloud Drive di Mac Anda:
- Buka Pengaturan Sistem.
- Klik Apple ID > iCloud.
- Aktifkan iCloud Drive.
- Klik iCloud Drive lagi
- Pilih Opsi untuk memilih folder dan aplikasi yang ingin Anda sinkronkan dengan Mac Anda
💡Tips Pro: Jika Anda mengaktifkan iCloud Desktop dan Dokumen, Anda dapat mengakses item desktop yang sama di Mac lain dengan masuk menggunakan akun iCloud yang sama dan mengaktifkan iCloud Desktop dan Dokumen di Mac tersebut.
11. Atur file di desktop Anda
Selain mengelompokkan file di desktop berdasarkan nama, jenis, tanggal ditambahkan, ukuran, tag, dan sebagainya, Anda juga dapat mengubah tampilan folder berdasarkan ukuran ikon, jarak antar kotak, ukuran teks, dan lainnya.
Sesuaikan dan ubah ukuran item sesuai preferensi Anda untuk desktop yang lebih personal dan estetis. Anda juga dapat mengatur ulang file dengan rapi kapan saja—cukup klik desktop, pilih View > Clean Up By, lalu pilih cara Anda ingin mengatur file tersebut.
12. Gunakan aplikasi eksternal
Terakhir, Anda dapat menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk mengatur file dan folder Anda secara efisien jika Anda mau. Aplikasi ini tidak hanya membantu Anda melacak dan menghapus file duplikat dengan mudah, tetapi juga membantu Anda menelusuri dan membersihkan folder Unduhan yang berantakan.
Itulah dia!
Dengan langkah-langkah ini, Anda sudah berada di jalur yang tepat menuju desktop Mac yang rapi. Kuncinya adalah konsistensi—sisihkan beberapa menit setiap hari untuk mengatur file dan folder di sistem Anda, dan segera hal ini akan menjadi kebiasaan.
Ingat, sedikit usaha hari ini akan menghemat banyak repot di kemudian hari.
Baca Selengkapnya: Bekerja Lebih Cerdas: Jelajahi Alat AI Terbaik untuk Mac
Bagaimana ClickUp Dapat Membantu Anda Mengatur File di Luar Desktop Mac Anda
Jika Anda ingin pengorganisasian file yang lebih dari sekadar folder Finder dan pembersihan desktop, ClickUp membantu Anda memusatkan dokumen dan mengelolanya secara kolaboratif.
- Simpan + atur semuanya di satu tempat: Gunakan ClickUp Docs sebagai lemari arsip digital untuk mengatur aset klien/proyek, menyematkan file Drive/Dropbox, mengontrol izin, dan menghubungkan Docs langsung ke ClickUp Tasks dengan tanggal jatuh tempo dan pemilik.
- Jaga agar pekerjaan tetap terorganisir secara konsisten dalam skala besar: Gunakan Panduan Hierarki Proyek ClickUp (Ruang → Folder → Daftar) dan Tampilan Daftar ClickUp untuk mengelompokkan file dan pekerjaan berdasarkan jenis, prioritas, tenggat waktu, dan status (misalnya, Sedang Digunakan/Diarsipkan).
- Temukan apa pun secara instan dengan pencarian bertenaga AI: ClickUp’s Enterprise Search + ClickUp Brain (dan ClickUp Brain MAX ) memungkinkan Anda mencari di seluruh ruang kerja dan aplikasi terhubung (Google Drive/Dropbox/Slack), menampilkan file berdasarkan konten/tag, dan bahkan menyarankan penandaan otomatis untuk pencarian yang lebih cepat.
Sekarang setelah Anda mempelajari trik-trik MacBook untuk mengatur file, mengapa berhenti di situ saja? Mari kita melangkah lebih jauh dan menjelajahi ClickUp, perangkat lunak manajemen tugas yang efektif yang melampaui solusi manajemen tugas dan file.
Perangkat lunak manajemen dokumen ini dilengkapi dengan fitur canggih seperti ClickUp Docs untuk pengorganisasian file, menjadikannya pilihan yang tepat bagi individu yang ingin mengoptimalkan ruang kerja digital mereka.
Aplikasi ini menyediakan alat dan fitur canggih untuk mengkategorikan, mencari, dan mengoptimalkan dokumen teks, tugas, dan proyek Anda secara dinamis dan kolaboratif.
⭐ Pengubah Permainan
Bagaimana ClickUp Brain MAX mengubah cara pengorganisasian file dan folder
ClickUp Brain MAX membawa pengorganisasian file ke level berikutnya dengan menggabungkan fitur AI canggih dengan integrasi mendalam di seluruh ruang kerja dan aplikasi terhubung Anda. Begini cara kerjanya:
- Fitur Ubah Suara Menjadi Teks untuk tindakan file instan: Gunakan fitur ubah suara menjadi teks pada perangkat Anda untuk mendiktekan kueri pencarian atau instruksi guna menemukan file, folder, atau dokumen dengan cepat di ClickUp dan aplikasi yang terhubung
- Terhubung ke semua aplikasi Anda: Cari dan ambil file yang disimpan di ClickUp serta platform terintegrasi seperti Google Drive, Dropbox, dan Slack. Pengalaman pencarian terpadu ini membantu Anda menemukan dokumen di mana pun file tersebut disimpan, semuanya langsung dari dalam ClickUp
- Beberapa model bahasa besar (LLM) untuk pengorganisasian yang lebih cerdas: Dengan akses ke beberapa model bahasa besar, Brain MAX dapat memahami permintaan yang kompleks dan kaya konteks. Misalnya, Anda dapat bertanya, “Tampilkan semua aset pemasaran dari kuartal lalu,” dan Brain MAX akan menampilkan file dan dokumen yang relevan, bahkan jika tersebar di berbagai folder atau aplikasi terhubung
- Penandaan dan pengelompokan otomatis: Brain MAX dapat menyarankan tag untuk file dan dokumen berdasarkan isinya, sehingga memudahkan Anda menyaring dan menemukan informasi berdasarkan proyek, departemen, atau label khusus
1. Jelajahi ClickUp Docs
Sebagai permulaan, ClickUp Docs dapat berfungsi sebagai lemari arsip digital untuk menyimpan informasi secara efisien.
Misalnya, Anda dapat membuat satu dokumen (Doc) per klien untuk menghubungkan aset-aset penting, seperti kontrak, ringkasan proyek, faktur, dan templat direktori. Anda juga dapat menyematkan file Google Drive atau Dropbox langsung ke dalam dokumen tersebut agar mudah diakses.
Jika file dan folder yang terkait dengan klien disimpan secara lokal (misalnya, di MacBook Anda), cukup seret file-file tersebut ke dalam ClickUp Doc yang sesuai. Hal ini membuat semuanya tersimpan di satu tempat, dan Anda dapat menghindari berpindah-pindah antar aplikasi saat bekerja.
Anda juga dapat membuat tautan yang dapat dibagikan dan mengelola izin untuk anggota tim Anda di ClickUp Docs. Kontrol privasi dan pengeditan yang dimilikinya memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat melihat dan mengakses informasi sensitif.
Untuk melangkah lebih jauh, buat Tugas ClickUp untuk setiap klien, lampirkan dokumen yang sesuai, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan tunjuk anggota tim. Integrasi ini mempermudah alur kerja pengelolaan dokumen dan pengorganisasian proyek Anda.
Baca Selengkapnya: 10 Aplikasi Pengelolaan Tugas Terbaik untuk Pengguna Mac
2. Manfaatkan Panduan Hierarki Proyek ClickUp
Selanjutnya ada Panduan Hierarki Proyek ClickUp, yang memungkinkan Anda melihat gambaran besar tanpa melewatkan detail penting apa pun.
Kami akan menjelaskannya kepada Anda.
Di dalam setiap Workspace pada platform ini, Anda dapat membuat Spaces untuk proyek atau departemen tertentu, seperti ‘Pemasaran’ atau ‘Proyek Klien’. Setiap Space dapat berisi ‘Folder’ untuk mengatur file-file yang terkait.
Hierarki ini memastikan setiap file memiliki tempatnya sendiri dalam sistem, sehingga memudahkan Anda menemukan dan mengelola dokumen-dokumen Anda. Misalnya, di dalam Ruang ‘Proyek Klien’, buatlah folder untuk setiap klien yang berisi daftar kontrak, faktur, dan hasil kerja.
3. Gunakan Daftar ClickUp
Gunakan Tampilan Daftar ClickUp untuk meningkatkan pengorganisasian ini dengan menentukan kriteria seperti jenis file, nama folder dan file, tenggat waktu, serta status prioritas seperti ‘Sedang Digunakan,’ ‘Diarsipkan,’ atau ‘Sedang Ditinjau.’
Anda juga dapat menyesuaikan Daftar dengan warna untuk menunjukkan status proyek atau membedakan pekerjaan Anda secara visual. Namun, itu belum semuanya.
4. Coba Fitur Pencarian Perusahaan di ClickUp
Perlu menemukan file tertentu dengan cepat?
Fitur Pencarian Perusahaan ClickUp dirancang untuk pengguna tingkat lanjut yang perlu menemukan file, tugas, atau pesan di tengah data yang sangat besar. Fitur ini mencari seluruh ruang kerja ClickUp Anda dan semua aplikasi yang terhubung, serta menampilkan hasil berdasarkan nama file, konten, tag, dan bahkan riwayat pencarian Anda sebelumnya.
Dengan filter lanjutan, Anda dapat menyaring hasil berdasarkan tenggat waktu, label, atau jenis file—sehingga Anda selalu dapat menemukan apa yang Anda butuhkan dengan cepat.
Misalnya, Anda dapat menyaring tugas berdasarkan tenggat waktu untuk mengidentifikasi apa yang memerlukan perhatian segera, seperti proposal yang akan segera jatuh tempo atau perpanjangan kontrak yang akan datang. Atau, beri label pada file dengan kategori seperti ‘Hukum,’ ‘Keuangan,’ atau ‘Pribadi,’ lalu saring berdasarkan label-label tersebut untuk menemukan dokumen tertentu.
Selain itu, ClickUp Brain, asisten AI bawaan ClickUp, mengingat kebiasaan pencarian Anda dan terus berkembang seiring waktu, sehingga memberikan hasil yang semakin akurat.
Misalnya, jika Anda sering mencari ‘kontrak’ yang terkait dengan klien tertentu, ClickUp Brain akan memprioritaskan hasil tersebut pada pencarian di masa mendatang. Artinya, semakin sering Anda menggunakan platform ini, semakin cerdas platform tersebut, sehingga Anda dapat menemukan file dengan lebih cepat dan akurat.
📮ClickUp Insight: 30% responden kami mengandalkan alat AI untuk riset dan pengumpulan informasi. Namun, adakah AI yang dapat membantu Anda menemukan file yang hilang di tempat kerja atau utas Slack penting yang lupa Anda simpan?
Ya! Fitur Pencarian Perusahaan yang didukung AI dari ClickUp dapat langsung mencari di seluruh konten ruang kerja Anda, termasuk aplikasi pihak ketiga yang terintegrasi, untuk menampilkan wawasan, sumber daya, dan jawaban. Hemat hingga 5 jam dalam seminggu dengan fitur pencarian canggih ClickUp!
Baca Selengkapnya: Kelola waktu Anda dengan Aplikasi Kalender Terbaik untuk Mac
Bagaimana Cara Mencegah Tumpukan File Digital Menghambat Produktivitas Anda dengan ClickUp
Ada hal-hal yang lebih penting untuk dilakukan daripada membuang-buang waktu berharga untuk mencari dokumen penting, karena ketidakefisienan dapat dengan cepat menumpuk.
Sebaliknya, kelola waktu Anda dengan mengatur file secara strategis.
Menata file dengan benar dapat mengurangi gangguan, meminimalkan kesalahan, dan memastikan operasi yang lebih lancar. Praktik ini sangat penting untuk mengoordinasikan proyek berskala besar, mengelola catatan klien, dan mengawasi dokumen sensitif.
Untungnya, ClickUp menyediakan alat untuk menciptakan ruang kerja yang terpusat dan efisien—mulai dari mengatur tugas dengan Hierarki ClickUp dan memanfaatkan Tampilan Daftar untuk penyaringan detail hingga memanfaatkan fitur canggih seperti AI.
Jadi, tunggu apa lagi? Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini dan mulailah.