Apakah desktop Mac Anda seperti hutan belantara yang berantakan dengan berkas, ikon, dan folder?
Inilah kenyataannya: Menata desktop Mac Anda bukanlah hal yang sulit.
Tentu saja, ada banyak aplikasi produktivitas untuk pengguna Mac. Tapi terkadang, Anda hanya perlu beberapa tips digital decluttering untuk melakukannya dengan benar.
Dalam posting blog ini, kami akan mengajarkan Anda langkah demi langkah cara mengatur file di Mac. Kami juga akan membahas cara memperluas struktur tersebut ke dalam perangkat lunak manajemen proyek all-in-one seperti ClickUp.
12 Cara Mengatur File dan Folder di Mac
1. Atur item ke dalam folder
Di Mac Anda, klik ikon 'Finder' (ikon wajah biru dan putih) di 'Dock' untuk membuka jendela 'Finder'.
Anda dapat melihat tab 'Recents' yang menampilkan semua file terbaru Anda, terlepas dari di mana file tersebut disimpan di sistem.
Sekarang, navigasikan ke lokasi di mana Anda ingin membuat folder dokumen. Untuk contoh ini, kita asumsikan Anda ingin menempatkannya di desktop. Klik tab ‘Desktop’ di bawah ‘Favorites’ pada menu samping jendela ‘Finder’.
Selanjutnya, tekan tombol ‘Shift-Command-N’ untuk membuat folder baru di ‘Desktop’. Folder ini akan berfungsi sebagai tempat sementara untuk mengumpulkan semua file yang berserakan sebelum Anda mulai mengorganisirnya.
Anda akan menemukan folder bernama ‘Folder Tanpa Judul’ muncul di layar Anda.
Ubah nama folder menjadi ‘Organize’, lalu klik dan seret folder tersebut ke bagian ‘Favorites’ pada bilah menu samping ‘Finder’ (di bawah ‘Desktop’), seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di bawah ini.
💡Tips Pro: Anda dapat melakukannya dengan beberapa file sekaligus—cukup tekan dan tahan tombol ‘Command’, lalu klik item-item tersebut (mereka tidak perlu berada di samping satu sama lain) dan seret ke folder.
Anda juga dapat mengelompokkan item di desktop ke dalam folder dengan cepat. Pilih semua item yang ingin Anda kelompokkan, klik kanan salah satu item, lalu pilih "New Folder with Selection". Perlu diingat bahwa item yang terkunci tidak dapat dikelompokkan.
2. Buat subfolder
Kembali ke folder ‘Organize’ dan buat subfolder untuk setiap kategori utama di mana Anda ingin mengorganisir file Anda sendiri.
Untuk contoh ini, kami telah memilih kategori berikut: ‘Folder Dokumen,’ ‘Template YouTube,’ ‘Media stok,’ ‘Template PPT,’ ‘Screenshot perangkat lunak,’ ‘Bahan pemasaran,’ dan ‘Tutorial instalasi aplikasi.’
3. Gabungkan folder yang serupa
Meskipun ini mungkin terlihat seperti mencari folder duplikat, hal ini tidak semudah yang dibayangkan. Misalnya, jika Anda membuat folder dengan nama yang sama untuk lokasi yang sama, Anda mungkin secara tidak sengaja menimpa folder pertama dan kehilangan informasi penting.
Namun, seperti halnya kebanyakan hal, ada solusinya.
Sebenarnya, berikut adalah dua cara aman untuk menggabungkan folder di Mac.
Gabungkan folder menggunakan Finder
Saat Anda menambahkan folder ke lokasi yang sudah memiliki folder dengan nama yang sama, Anda akan diminta dengan pesan yang menanyakan apakah Anda ingin menghentikan proses ini, mengganti folder di lokasi tersebut, atau menggabungkan keduanya. Jika Anda memiliki file-file dengan nama yang sama, Anda sebaiknya memilih "Hentikan" untuk mencegah file-file tersebut ditimpa.
Sekarang, jika Anda ingin mempertahankan kedua folder, Anda perlu menyeret folder dan menahan tombol Option sebelum melepaskannya untuk mendapatkan opsi baru bernama “Merge”. Klik opsi tersebut.
File dengan nama yang sama akan ditambahkan angka “2” pada nama file, sehingga Anda dapat menyimpan baik file asli maupun file baru tanpa kehilangan konten apa pun.
Gabungkan folder menggunakan Terminal
Metode kedua menggunakan Terminal dan perintah bernama “ditto. ” Ini akan menggabungkan isi dua folder, termasuk subfolder di dalamnya.
Buka Terminal dan ketik: ditto ~/source_folder ~/target_folder
Anda harus mengganti nama folder sebenarnya di tempat "source_folder" dan "target_folder".
Selain itu, daripada mengetik jalur folder, Anda dapat menyeret dan meletakkan folder ke jendela Terminal Anda.
4. Tandai folder favorit Anda
Jika ada terlalu banyak folder dan subfolder, mencari folder tertentu yang sering Anda gunakan atau untuk kebutuhan khusus mungkin menjadi membingungkan. Kabar baiknya, Anda dapat menambahkan folder apa pun ke Favorites di sidebar Finder. Berikut cara melakukannya:
- Buka jendela Finder baru
- Temukan folder yang ingin Anda tandai sebagai favorit
- Seret ke sidebar Anda
5. Urutkan file berdasarkan jenis
Anda juga dapat mengelompokkan file berdasarkan 'Jenis' untuk mengelompokkan file serupa (PDF, gambar, dokumen, dll.).
Klik kanan di mana saja di folder Unduhan dan pilih ‘Sortir berdasarkan’ > ‘Jenis’. Ini akan membantu Anda melihat file apa saja yang Anda miliki dan ke mana harus memindahkannya.
Setelah Anda mengelompokkan file sesuai dengan kategori yang diinginkan, pindahkan file-file tersebut ke subfolder yang sesuai. Misalnya, foto dan video dimasukkan ke folder ‘Stock media’, sedangkan tangkapan layar dimasukkan ke folder ‘Software screenshots’.
6. Gunakan tag
Untuk memprioritaskan file penting, klik kanan pada file, pilih ‘Tags,’ dan berikan tag kustom seperti ‘Urgent’ atau ‘To-Do. ’ File yang diberi tag akan menampilkan titik berwarna di samping namanya untuk identifikasi yang mudah.
Anda dapat mengakses file yang diberi tag dengan cepat dengan mengklik warna yang sesuai di bawah 'Tags' di sidebar 'Finder'.
Baca Lebih Lanjut: 10 Aplikasi Daftar Tugas Terbaik untuk Mac
7. Coba Folder Cerdas
Untuk mengelompokkan file secara dinamis di seluruh Mac Anda, buka ‘Finder’ dan pergi ke ‘File’ > ‘New Smart Folder’
Selanjutnya, klik tombol (+) di pojok kanan atas jendela di samping 'Simpan' untuk menambahkan kriteria pencarian.
Anda akan mendapatkan dua menu tarik-turun untuk memilih opsi yang diinginkan.
Dalam contoh ini, kami telah memilih 'Tanggal terakhir diubah' dan 'sebelum' untuk cepat mengakses semua file yang memenuhi kriteria ini (tanpa memindahkan mereka dari lokasi asli mereka).
Klik tombol ‘Simpan’ di pojok kanan atas jendela dan beri nama ‘Smart Folder’ Anda
Folder 'Smart Folder' akan muncul secara otomatis di bawah menu samping 'Favorites'.
💡Tips Pro: Jika Anda memiliki dua folder dengan nama yang sama di lokasi yang berbeda, tekan tombol ‘Option’ dan seret salah satu folder ke folder lainnya. Saat diminta, pilih ‘Merge’ untuk menggabungkan isi kedua folder. Ini menghilangkan duplikat sambil menggabungkan file.
8. Kembangkan sistem penamaan file Anda
Mengorganisir file dengan sistem penamaan yang terencana dapat menghemat waktu Anda dalam mencari file.
Berdasarkan alur kerja atau dokumen pribadi Anda, sertakan hal-hal berikut dalam nama file Anda:
- Nama proyek/pribadi
- Deskripsi file ini
- Tanggal Anda mulai bekerja pada file tersebut
- Nomor versi apa pun
- Inisial Anda, jika itu adalah file yang akan Anda kirimkan kepada orang lain
Ingatlah bahwa tergantung pada tampilan Finder Anda, file-file Anda akan diorganisir secara alfabetis.
💡Tips Pro: Menambahkan tanggal di awal nama file akan membantu menjaga urutan kronologisnya, sehingga Anda dapat menemukannya lebih cepat
9. Gunakan tumpukan untuk mengatur file secara otomatis
Desktop stacks memungkinkan Anda mengatur file dalam kelompok rapi di desktop Anda. Stacks mirip dengan Smart folders, tetapi untuk desktop Anda. Stacks dapat diorganisir berdasarkan jenis, tanggal, atau tag.
Misalnya, jika Anda mengelompokkan berdasarkan jenis, semua foto Anda akan muncul dalam satu tumpukan, presentasi dalam tumpukan lain, dan seterusnya. Setiap file baru yang Anda tambahkan akan langsung dipindahkan ke tumpukan yang sesuai, memungkinkan Anda untuk menjaga semuanya tetap teratur dengan mudah.
Pastikan Anda berada di desktop, lalu klik View > Use Stacks > Tags
Untuk melihat, membuka, atau menutup Stack, Anda hanya perlu mengkliknya, dan kemudian file-file akan muncul di desktop Anda. Namun, jika Anda ingin melihat file-file tanpa membuka Stack, yang perlu Anda lakukan:
- Gerakkan mouse Anda di atas Stack
- Geser ke kiri atau kanan dengan trackpad atau mouse Anda, ikon Stack, dan ubah nama untuk mencocokkan setiap file dalam Stack
- Klik ganda pada file yang diinginkan untuk membukanya
10. Simpan file di iCloud Drive
Dengan iCloud Drive, Anda dapat menyinkronkan folder dan file Anda di berbagai perangkat. Hal ini akan membantu Anda mengakses file di perangkat Apple Anda jika Anda menggunakan beberapa iPad atau iPhone.
Begini cara mengaktifkan iCloud Drive di Mac Anda:
- Buka Pengaturan Sistem.
- Klik Apple ID > iCloud.
- Aktifkan iCloud Drive.
- Klik iCloud Drive lagi
- Pilih Opsi untuk memilih folder dan aplikasi yang ingin Anda sinkronkan dengan Mac Anda
💡Tips Pro: Jika Anda mengaktifkan iCloud Desktop dan Dokumen, Anda dapat mengakses item desktop yang sama di Mac lain dengan masuk menggunakan akun iCloud yang sama dan mengaktifkan iCloud Desktop dan Dokumen di Mac tersebut.
11. Atur file di desktop Anda
Selain mengurutkan file di desktop Anda berdasarkan nama, jenis, tanggal ditambahkan, ukuran, tag, dll., Anda juga dapat mengubah tampilan folder berdasarkan ukuran ikon, jarak grid, ukuran teks, dan lainnya.
Sesuaikan dan ubah ukuran item sesuai preferensi Anda untuk desktop yang lebih personal dan estetis. Anda juga dapat mengatur ulang file dengan rapi sesuai keinginan—cukup klik desktop, pilih View > Clean Up By, lalu pilih cara Anda ingin mengatur file tersebut.
12. Gunakan aplikasi eksternal
Akhirnya, Anda dapat menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk mengatur file dan folder Anda dengan efisien jika Anda lebih suka. Aplikasi ini tidak hanya membantu Anda melacak dan menghapus file duplikat dengan mudah, tetapi juga membantu Anda membersihkan dan merapikan folder Unduhan Anda.
Itulah dia!
Dengan langkah-langkah ini, Anda sudah selangkah lebih dekat ke desktop Mac yang rapi. Kunci utamanya adalah konsistensi—sisihkan beberapa menit setiap hari untuk mengatur file dan folder di sistem Anda, dan segera hal itu akan menjadi kebiasaan.
Ingat, sedikit usaha hari ini akan menghemat banyak masalah di kemudian hari.
Baca Lebih Lanjut: Bekerja Lebih Cerdas: Jelajahi 10 Alat AI Terbaik untuk Mac
Atur File Anda dengan Mudah Menggunakan ClickUp
Sekarang setelah Anda mempelajari trik MacBook untuk pengorganisasian file, mengapa berhenti di situ? Mari kita lanjutkan dan jelajahi ClickUp, perangkat lunak manajemen tugas yang efektif yang melampaui solusi manajemen tugas dan file.
Perangkat lunak manajemen dokumen ini dilengkapi dengan fitur canggih seperti ClickUp Docs untuk pengorganisasian file, menjadikannya pilihan yang ideal bagi individu yang ingin mengoptimalkan ruang kerja digital mereka.
Ini menyediakan alat dan fitur canggih untuk mengkategorikan, mencari, dan mengoptimalkan dokumen teks, tugas, dan proyek Anda secara dinamis dan kolaboratif.
Bicara soal menjadi lebih terorganisir di tempat kerja!
Tertarik?
1. Jelajahi ClickUp Docs
Sebagai permulaan, ClickUp Docs dapat berfungsi sebagai lemari arsip digital untuk menyimpan informasi dengan efisien.
Misalnya, Anda dapat membuat satu dokumen per klien untuk menghubungkan aset penting, seperti kontrak, ringkasan proyek, faktur, dan templat direktori. Anda juga dapat menyematkan file Google Drive atau Dropbox langsung dalam dokumen untuk akses yang mudah.
Jika file dan folder yang terkait dengan klien disimpan secara lokal (misalnya, di MacBook Anda), cukup seret file tersebut ke dalam ClickUp Doc yang sesuai. Ini menjaga semua file di satu tempat, dan Anda dapat menghindari berpindah antar aplikasi saat bekerja.
Anda juga dapat membuat tautan yang dapat dibagikan dan mengelola izin untuk anggota tim Anda di ClickUp Docs. Kontrol privasi dan pengeditan yang dimilikinya memastikan hanya orang yang berwenang yang dapat melihat dan mengakses informasi sensitif.
Untuk melangkah lebih jauh, buat Tugas ClickUp untuk setiap klien, lampirkan dokumen yang sesuai, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan tugaskan anggota tim. Integrasi ini mempermudah alur kerja pengelolaan dokumen dan organisasi proyek Anda.
Baca Lebih Lanjut: 10 Aplikasi Pengelolaan Tugas Terbaik untuk Pengguna Mac
2. Manfaatkan Panduan Hierarki Proyek ClickUp
Selanjutnya, ada Panduan Hierarki Proyek ClickUp, yang memungkinkan Anda melihat gambaran besar tanpa melewatkan detail penting apa pun.
Mari kami jelaskan kepada Anda caranya.
Di setiap Workspace pada platform, Anda dapat membuat Spaces untuk proyek atau departemen tertentu, seperti ‘Marketing’ atau ‘Client Projects’. Setiap Space dapat berisi ‘Folder’ untuk mengatur file-file terkait.
Hierarki ini memastikan setiap file memiliki tempatnya di sistem, sehingga memudahkan Anda untuk menemukan dan mengelola dokumen Anda. Misalnya, di ruang ‘Proyek Klien’, buat folder untuk setiap klien yang berisi daftar kontrak, faktur, dan hasil kerja.
3. Gunakan Daftar ClickUp
Gunakan Tampilan Daftar ClickUp untuk meningkatkan pengorganisasian ini dengan kriteria seperti jenis file, nama folder dan file, batas waktu, serta status prioritas seperti ‘Dalam Penggunaan,’ ‘Diarsipkan,’ atau ‘Dalam Peninjauan.’
Anda juga dapat mempersonalisasi Daftar dengan warna untuk menunjukkan status proyek atau membedakan pekerjaan Anda secara visual. Tapi itu belum semuanya.
4. Coba Connected Search di ClickUp
Perlu menemukan file tertentu dengan cepat?
Cukup masukkan namanya di bilah pencarian, dan ClickUp akan menampilkan tepat apa yang Anda cari, baik itu di ruang kerja ClickUp, aplikasi terhubung (misalnya, Dropbox, Slack, dan Google Drive), atau drive lokal Anda. Itulah kekuatan Pencarian Terhubung di ClickUp.
Misalnya, Anda dapat menyaring tugas berdasarkan tenggat waktu untuk mengidentifikasi apa yang memerlukan perhatian segera, seperti proposal yang segera jatuh tempo atau perpanjangan kontrak yang akan datang. Atau, beri label pada file dengan kategori seperti ‘Hukum,’ ‘Keuangan,’ atau ‘Pribadi,’ lalu saring berdasarkan label tersebut untuk menemukan dokumen tertentu.
Selain itu, ClickUp Brain, asisten AI bawaan ClickUp, mengingat kebiasaan pencarian Anda dan terus berkembang seiring waktu, memberikan hasil yang lebih akurat.
Misalnya, jika Anda sering mencari 'kontrak' yang terkait dengan klien tertentu, ClickUp Brain akan memprioritaskan hasil tersebut dalam pencarian di masa mendatang. Artinya, semakin sering Anda menggunakan platform ini, semakin cerdas platform tersebut, sehingga Anda dapat menemukan file dengan lebih cepat dan akurat.
Baca Lebih Lanjut: Kuasai waktu Anda dengan 10 Aplikasi Kalender Terbaik untuk Mac
Jangan biarkan kekacauan digital menghambat produktivitas Anda
Ada hal-hal yang lebih penting untuk dilakukan daripada membuang waktu berharga mencari dokumen penting, karena ketidak efisienan dapat dengan cepat menumpuk.
Alih-alih, ambil kendali atas waktu Anda dengan pengorganisasian file yang strategis.
Mengorganisir file dengan baik dapat mengurangi gangguan, meminimalkan kesalahan, dan memastikan operasi yang lebih lancar. Praktik ini sangat penting untuk mengoordinasikan proyek berskala besar, mengelola catatan klien, dan mengawasi dokumen sensitif.
Beruntungnya, ClickUp menyediakan alat untuk menciptakan ruang kerja terpusat dan efisien—mulai dari mengatur tugas dengan Hierarki ClickUp dan memanfaatkan Tampilan Daftar untuk penyaringan detail hingga memanfaatkan fitur canggih seperti AI.
Jadi, apa yang Anda tunggu? Daftar gratis di ClickUp hari ini dan mulailah.