Anda menjawab satu pertanyaan tentang reset kata sandi, lalu pertanyaan lain tentang printer macet, dan tak lama kemudian, Anda merasa seperti ensiklopedia berjalan.
Bukankah akan luar biasa jika proses ini bisa disederhanakan?
Pikirkan templat permintaan layanan! Pengguna dapat mengisinya, memberikan semua detail yang Anda butuhkan untuk segera bertindak dan menyelesaikan masalah—tidak perlu lagi mencari-cari informasi atau bermain telepon—hanya informasi yang jelas dan penyelesaian masalah yang lebih cepat.
Template ini dapat disesuaikan untuk departemen yang berbeda, menghemat banyak waktu dan frustrasi bagi semua orang.
Artikel blog ini menjelaskan 10 templat permintaan layanan gratis yang dapat membantu Anda menangani permintaan layanan tanpa kehilangan kesabaran!
Apa Itu Templat Permintaan Layanan?
Template permintaan layanan adalah formulir yang sudah disiapkan sebelumnya untuk mempermudah pengajuan permintaan. Mereka memandu Anda melalui proses, memastikan Anda menyertakan semua detail penting untuk penyelesaian yang lebih cepat.
Apakah monitor Anda berkedip-kedip? Templat mungkin meminta model perangkat Anda, pesan kesalahan, dan deskripsi singkat.
Apakah Anda membutuhkan lisensi perangkat lunak baru? Templat dapat meminta nama program, pengguna yang diinginkan, dan alasan.
Template ini menyederhanakan proses bagi pengguna (tidak perlu lagi repot mengumpulkan informasi) dan tim layanan (permintaan yang jelas memudahkan perbaikan lebih cepat).
Apa yang Membuat Templat Permintaan Layanan yang Baik?
Sebuah templat permintaan layanan yang baik harus menyederhanakan proses dan tidak membingungkan pengguna dengan informasi berlebihan.
Berikut adalah beberapa aspek utama yang perlu Anda perhatikan:
- Pertanyaan yang terfokus: Hanya meminta informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tanpa membebani pengguna dengan detail yang tidak relevan
- Bahasa sederhana: Menghindari istilah teknis dan menggunakan bahasa Inggris yang mudah dipahami oleh semua orang
- Kolom yang sudah terisi otomatis: Mengisi informasi pengguna atau departemen secara otomatis berdasarkan kredensial login
- Logika kondisional: Menampilkan atau menyembunyikan pertanyaan berdasarkan jawaban sebelumnya (misalnya, jika 'Masalah' adalah 'Masalah printer', tampilkan bidang 'Model')
- Unggah lampiran: Memungkinkan pengguna untuk mengunggah tangkapan layar, log kesalahan, atau file terkait
- Fungsi pencarian: Memungkinkan pengguna menemukan templat yang sesuai untuk masalah mereka
- Bagian yang terorganisir: Template mengelompokkan pertanyaan terkait (misalnya, informasi kontak, deskripsi masalah)
- Opsi jawaban multiple: Menggunakan menu dropdown, tombol radio, atau kotak centang untuk pilihan umum
- Petunjuk yang jelas: Jelaskan secara singkat informasi apa yang dibutuhkan di setiap kolom
Jika beberapa atau semua fitur ini termasuk dalam formulir permintaan layanan Anda, pengguna akan senang, dan menyelesaikan tugas akan menjadi lebih cepat.
10 Template Formulir Permintaan Layanan Gratis
Dengan menggunakan 10 templat permintaan layanan gratis dari ClickUp, Anda dapat menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Baik Anda mengelola layanan dukungan IT, menulis laporan insiden, atau menangani operasi layanan pelanggan umum, templat yang dapat disesuaikan ini menyediakan dasar yang sempurna untuk mengumpulkan informasi penting, melacak kemajuan dengan efisien, dan memastikan layanan yang lancar.
1. Template Formulir Permintaan Layanan ClickUp
Apakah Anda kesulitan melacak permintaan dari karyawan dan kontak eksternal? Template Formulir Permintaan ClickUp menawarkan solusi sederhana untuk menangkap, mengkategorikan, dan mengelola permintaan Anda.
Template ini memungkinkan Anda untuk:
- Jaga visibilitas yang jelas tentang progres permintaan. Gunakan status seperti 'Dalam Proses,' 'Permintaan Baru,' atau 'Ditolak' untuk menjaga semua orang tetap terinformasi. Misalnya, departemen IT dapat menggunakan 'Menunggu Perangkat Keras' atau 'Membutuhkan Informasi Tambahan' untuk tahap-tahap spesifik dalam alur kerja mereka
- Kumpulkan informasi yang Anda butuhkan untuk menangani permintaan dengan efektif. Buat bidang kustom seperti 'Tujuan,' 'Atasan Langsung,' atau 'Departemen' untuk menyesuaikan formulir dengan kebutuhan Anda. Misalnya, tim pemasaran dapat menggunakan bidang 'Nama Kampanye' untuk mengkategorikan permintaan yang terkait dengan inisiatif pemasaran tertentu
- Akses informasi dengan mudah menggunakan tampilan yang dapat disesuaikan. Pilih dari opsi bawaan seperti 'Daftar Pengguna' atau 'Status Permintaan', atau buat sendiri seperti 'Permintaan Prioritas Tinggi' untuk pengelolaan yang lebih terfokus
Template ini dirancang untuk siapa saja yang perlu mengelola permintaan dari berbagai sumber, baik internal maupun eksternal. Misalnya, manajer tim dapat menggunakannya untuk mengelola permintaan karyawan terkait peralatan, akses, cuti, dan sebagainya.
Demikian pula, departemen HR dapat menggunakannya sebagai formulir umpan balik atau survei untuk menyederhanakan proses onboarding karyawan baru, menangani permintaan cuti, atau mengelola pertanyaan lain yang berkaitan dengan karyawan.
2. Template Permintaan Layanan ClickUp
Menjaga agar permintaan layanan pelanggan tetap terkendali sangat penting untuk efisiensi tim dan kepuasan pelanggan. Template Permintaan Layanan ClickUp mengatasi tantangan ini secara langsung, menyediakan sistem komprehensif namun fleksibel untuk mengelola dan memberikan layanan yang luar biasa.
Template daftar ini tidak hanya sekadar mencatat permintaan. Ia memungkinkan Anda untuk:
- Organisir dengan status kustom: Lacak kemajuan dengan lancar menggunakan opsi seperti 'Diblokir,' 'Permohonan Baru,' dan 'Selesai,' atau sesuaikan sesuai bidang Anda. Misalnya, untuk menangani masalah teknis, status kustom akan menampilkan 'jenis perangkat'
- Mengumpulkan informasi detail: Gunakan sembilan atribut kustom seperti 'Screenshot' dan 'Email Kontak' dan lainnya untuk memahami dengan jelas kebutuhan dan masalah setiap pelanggan
- Gunakan tampilan yang dapat disesuaikan: Atur informasi dengan mudah melalui enam konfigurasi ClickUp, termasuk 'Kesalahan yang Telah Diselesaikan' dan 'Berdasarkan Prioritas'. Misalnya, gunakan tampilan tabel untuk melihat semua kesalahan yang telah diselesaikan dalam format spreadsheet dan tinjau solusi yang diberikan
- Tingkatkan manajemen proyek: Lacak waktu yang dihabiskan, gunakan tag, atur peringatan ketergantungan, dan manfaatkan integrasi email untuk alur kerja yang lebih efisien. Misalnya, gunakan pelacak waktu untuk melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah sejak pertama kali dilaporkan, sehingga Anda dapat mengidentifikasi penyedia layanan terbaik dan membandingkan waktu penyelesaian
Anda juga dapat mengatur ClickUp Automations untuk memperbarui anggota tim tentang solusi yang diberikan untuk setiap permintaan layanan.
3. Template Permintaan Perubahan ClickUp
Template Permintaan Perubahan ClickUp fleksibel dan membantu Anda mengelola proses perubahan dengan efisien. Template ini memastikan bahwa semua perubahan dievaluasi, disetujui, dan diimplementasikan dengan lancar.
- Gunakan status yang disesuaikan: Jaga visibilitas yang jelas dalam proses peninjauan dan persetujuan. Gunakan status seperti 'Ditugaskan untuk Peninjauan,' 'Menunggu Implementasi,' dan 'Sudah Diimplementasikan' untuk menjaga semua pihak tetap terinformasi. Misalnya, tim pengembangan perangkat lunak mungkin menggunakan 'Dalam Pengujian' atau 'Membutuhkan Peninjauan Kode' untuk tahap-tahap spesifik dalam alur kerja persetujuan perubahan
- Meningkatkan pengambilan keputusan: Kumpulkan semua informasi yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. Gunakan 14 bidang kustom yang tersedia, seperti 'Dampak Ruang Lingkup,' 'Pemeriksa,' atau 'Tanggal Implementasi,' untuk menyesuaikan templat dengan permintaan perubahan spesifik. Misalnya, tim pemasaran dapat menggunakan bidang 'Nama Kampanye' dan 'Tanggal Peluncuran Target' untuk menilai dampak dari usulan redesign situs web
- Tampilan terorganisir dan fleksibel: Navigasi permintaan perubahan dengan mudah menggunakan opsi bawaan seperti 'Lokasi Proyek' atau 'Formulir Permintaan Perubahan', atau buat sendiri seperti 'Perubahan Berisiko Tinggi' untuk analisis yang lebih terfokus
- Pelacakan permintaan yang lebih baik: Catat waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan permintaan, tambahkan tag untuk menyaring formulir permintaan, dan atur peringatan ketergantungan untuk menghindari hambatan
Proses permintaan perubahan yang efektif memerlukan jadwal yang jelas. ClickUp membantu Anda memvisualisasikan jadwal ini dengan tampilan Kalender ClickUp untuk menandai tanggal penting untuk pengajuan permintaan, mendapatkan persetujuan, dan implementasi perubahan. Representasi visual ini memastikan semua orang tetap berada di halaman yang sama dan menghindari keterlambatan.
Inilah yang dikatakan seorang pelanggan ClickUp tentang tampilan Kalender:
Pandangang beban kerja dan kalender memudahkan perencanaan kapasitas
Pandangang beban kerja dan kalender memudahkan perencanaan kapasitas
4. Template Permintaan Informasi ClickUp
Sederhanakan komunikasi dan jaga proyek konstruksi Anda tetap berjalan lancar dengan Template Permintaan Informasi ClickUp. Template ini memfasilitasi seluruh proses Permintaan Informasi (RFI), memastikan semua permintaan tercatat, dikelola, dan diselesaikan dengan efisien.
Template ini menyediakan:
- Pelacakan terpusat: Tampilan RFI Log memberikan gambaran lengkap tentang semua RFI yang diterima. Catat detail seperti waktu permintaan awal, perkiraan waktu respons, penyesuaian biaya dan jadwal, serta penyelesaian masalah, sehingga semuanya terorganisir di satu tempat
- Pengumpulan informasi yang mudah: Tampilan Formulir Pengajuan RFI menyederhanakan proses pembuatan RFI dengan formulir yang dapat disesuaikan dan mudah diisi. Kumpulkan semua informasi yang diperlukan dari pemohon dengan cepat dan mudah, menghilangkan risiko kehilangan detail penting
- Definisi ruang lingkup yang jelas: Tampilan Ruang Lingkup RFI memberikan pemahaman yang jelas tentang permintaan spesifik, informasi yang relevan, dan dokumen terkait. Hal ini memastikan semua pihak yang terlibat berada di halaman yang sama dan menghindari kebingungan
- Progres visual: Pantau progres setiap RFI dengan tampilan Papan Proyek. Lacak tugas melalui status kustom seperti Permintaan Baru dan Tanggapan Dikirim untuk menjaga pemangku kepentingan tetap terinformasi
- Memulai dengan mudah: Panduan Memulai memberikan Anda semua informasi yang diperlukan untuk mulai menggunakan templat dengan efektif, meminimalkan waktu pengaturan dan memaksimalkan efisiensi
5. Template Dukungan IT ClickUp
Apakah tim IT Anda menerima aliran permintaan dukungan yang terus menerus? Mulai dari gangguan internet hingga layar biru, menjaga agar semuanya berjalan lancar bisa terasa sangat melelahkan.
Template Dukungan IT ClickUp memastikan semua permintaan tercatat, diprioritaskan, dan diselesaikan dengan efisien, menjaga produktivitas pengguna Anda. Begini caranya:
- Penerimaan tiket yang mudah: Tampilan Formulir Permintaan Dukungan IT menyediakan formulir ramah pengguna untuk mengirimkan permintaan baru. Kumpulkan detail penting seperti jenis perangkat dan informasi kontak, serta lampirkan tangkapan layar atau video untuk komunikasi yang jelas tentang masalah yang dihadapi
- Klasifikasi terorganisir: Tampilan "Permohonan Berdasarkan Jenis Item" menampilkan daftar tiket untuk masalah serupa. Gunakan bidang kustom seperti 'Departemen' dan 'Jenis Dukungan yang Dibutuhkan' untuk mengkategorikan permohonan agar dapat ditangani dengan efisien
- Visualisasi alur kerja: Pertahankan gambaran jelas tentang semua permintaan terbuka dengan tampilan "Permintaan Berdasarkan Status". Tampilan papan Kanban ini menampilkan status setiap permintaan—Baru, Penilaian, Eskalasi, atau Selesai—memastikan tidak ada yang terlewat
- Anggota tim yang lebih berdaya: Panduan Memulai (Getting Started Guide) memberikan tim Anda semua informasi yang dibutuhkan untuk menangani permintaan dengan efektif dalam format dokumen yang praktis
Tips pro: Menjaga komunikasi dengan pemangku kepentingan sangat penting untuk membangun kepercayaan dan memastikan pengalaman dukungan yang positif. Perbarui status tugas ClickUp saat Anda menyelesaikan masalah. Transparansi ini memungkinkan pengguna melacak progres permintaan mereka dan mempromosikan rasa kolaborasi. Anda juga dapat menggunakan templat IT untuk membantu proses ini.
6. Template Permintaan Layanan IT ClickUp
Insiden IT yang tidak terduga dapat mengganggu operasional dan berdampak pada produktivitas. Template Laporan Insiden IT ClickUp membantu tim Anda mendokumentasikan, melacak, dan menyelesaikan insiden dengan efisien, meminimalkan downtime, dan memastikan kelangsungan bisnis.
Termasuk:
- Pencatatan komprehensif: Buat log laporan insiden terpusat di tampilan Tabel. Catat semua detail penting, termasuk tanggal, waktu, sistem yang terpengaruh, log yang relevan, dan informasi tambahan untuk gambaran lengkap tentang peristiwa tersebut
- Penangkapan data yang dapat disesuaikan: Gunakan bidang kustom untuk menyesuaikan templat sesuai kebutuhan Anda. Tangkap detail seperti 'Jenis Insiden,' 'Tingkat Keparahan,' 'Sistem Perangkat Lunak,' dan 'Departemen' untuk pengelompokan dan pelacakan insiden yang mudah
- Dokumentasi tanggapan terperinci: Buat tugas untuk mendokumentasikan tanggapan yang diambil untuk menangani insiden. Ini termasuk langkah-langkah mitigasi yang diterapkan, seperti pemulihan data atau penutupan sistem, memastikan adanya catatan yang jelas tentang proses penyelesaian
- Review menyeluruh: Tetapkan tugas berulang untuk meninjau laporan yang telah diselesaikan. Hal ini memastikan semua informasi yang diperlukan termasuk dan akurat, serta mempromosikan budaya integritas data
- Identifikasi tren: Laporan insiden IT adalah catatan historis yang berharga. Dengan memanfaatkan fitur pencarian dan penyaringan yang kuat di ClickUp, Anda dapat mengidentifikasi masalah yang berulang dan menerapkan solusi jangka panjang untuk memperkuat infrastruktur IT secara keseluruhan
7. Template Permintaan Kreatif ClickUp
Apakah Anda kewalahan dengan email dan mengejar persetujuan? ClickUp's Creative Request Template adalah pelampung penyelamat Anda! Alat yang powerful ini menyederhanakan seluruh proses permintaan kreatif, dari konsep awal hingga pengiriman akhir, memastikan komunikasi yang jelas, manajemen proyek yang efisien, dan alur kerja yang lebih lancar bagi semua pihak yang terlibat.
Template yang dapat disesuaikan ini dilengkapi dengan:
- Formulir yang disederhanakan: Tampilan Formulir Permintaan Kreatif memungkinkan pemangku kepentingan atau anggota tim untuk mengirimkan permintaan dengan mudah. Formulir ramah pengguna ini menangkap semua detail penting yang Anda butuhkan untuk memulai, meminimalkan komunikasi bolak-balik
- Komunikasi yang jelas: Tampilan "Mulai Di Sini" memberikan gambaran singkat tentang templat, memastikan semua orang memahami cara mengirimkan permintaan dengan efektif
- Pandangaan terpusat: Tampilan Daftar Permintaan Kreatif memberikan pandangan terorganisir dari semua permintaan yang masuk. Gunakan bidang kustom seperti 'Penanggung Jawab,' 'Diminta Oleh,' dan 'Prioritas' untuk penyaringan dan prioritas yang mudah
- Pelacakan kemajuan visual: Tetaplah memiliki kendali penuh atas alur kerja kreatif Anda dengan tampilan Creative Request Pipeline bergaya Kanban. Tampilan ini memisahkan tugas ke dalam tujuh status yang berbeda, termasuk 'Dalam Proses,' 'Menunggu Persetujuan,' dan 'Sudah Diselesaikan,' memastikan visibilitas yang jelas tentang kemajuan setiap permintaan
8. Template Permintaan Tim ClickUp
Mengelola tim jarak jauh bisa menjadi tantangan, terutama saat melacak permintaan yang beragam. Mulai dari membutuhkan peralatan baru hingga meminta bantuan HR, mengikuti kebutuhan individu bisa terasa membingungkan, terutama jika Anda tidak memiliki perangkat lunak layanan pelanggan.
Template Permintaan Tim ClickUp dapat membantu karyawan mengatasi kelelahan dalam mengajukan permintaan, dan Anda dapat menyelesaikannya melalui:
- Pandang terpusat: Tampilan Daftar menyediakan sumber informasi tunggal untuk semua permintaan tim. Pantau statusnya dengan sekali pandang, menghilangkan kebingungan, dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama
- Pengajuan permintaan yang disederhanakan: Tampilan Formulir Permintaan Internal memungkinkan karyawan mengajukan permintaan dengan cepat dan mudah. Bagian-bagian terstruktur untuk detail, prioritas, dan jenis memastikan semua informasi penting tercatat sejak awal
- Visualisasi alur tugas: Pertahankan pandangan yang jelas tentang proses penyelesaian permintaan dengan tampilan papan. Tugas-tugas diorganisir ke dalam lima status yang berbeda, seperti 'Permintaan Baru' dan 'Selesai', dengan fitur seret dan lepas untuk memindahkan tugas melalui status yang berbeda demi pelacakan yang efisien
- Prioritasasi yang mudah: Tampilan Jenis Permintaan memungkinkan pemimpin untuk mengkategorikan dan memprioritaskan permintaan berdasarkan kategori (misalnya, persediaan, bantuan teknis). Hal ini memastikan permintaan ditangani secara efisien dan kebutuhan tim terpenuhi dengan efektif
9. Daftar Permintaan Fitur ClickUp
Apakah Anda menginginkan sistem yang lancar untuk mengelola permintaan fitur? Lihatlah Template Daftar Permintaan Fitur ClickUp! Template yang powerful ini memungkinkan Anda mengumpulkan, mengevaluasi, memprioritaskan, dan melacak permintaan fitur secara efektif, memastikan pengembangan produk Anda selaras dengan kebutuhan pengguna dan tujuan strategis:
Begini caranya:
- Kumpulkan data dengan mudah: Manfaatkan ClickUp Forms untuk mengumpulkan permintaan fitur saat pelanggan mengirimkan ide mereka. Catat umpan balik dan saran berharga di satu tempat terpusat, menghilangkan risiko kehilangan ide penting
- Triage yang efisien: Proses 'Triage' memungkinkan Anda mengkategorikan permintaan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Ini mempercepat evaluasi awal dan memastikan setiap permintaan mendapatkan perhatian yang sesuai
- Prioritas berdasarkan data: Melampaui pengambilan keputusan subjektif. Evaluasi dampak dan kelayakan setiap permintaan, memungkinkan Anda memprioritaskan fitur berdasarkan nilai strategis dan sumber daya yang tersedia dalam tampilan daftar terorganisir
- Komunikasi yang jelas dan tindakan: Tetapkan tugas, lacak kemajuan, dan informasikan pemangku kepentingan dengan pelacakan kemajuan real-time dan tampilan Chat bawaan di ClickUp. Hal ini mendorong transparansi dan memastikan semua pihak sejalan dengan peta jalan pengembangan
10. Template Permintaan Kerja ClickUp
Hapus kebingungan dan nikmati eksekusi permintaan proyek yang lancar dengan Template Permintaan Kerja ClickUp! Template ini memungkinkan Anda untuk mengorganisir tugas dan melacak kemajuan secara efisien, memastikan setiap proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.
Ini memungkinkan:
- Proses penerimaan dan persetujuan yang jelas: Gunakan Formulir Permintaan Kerja untuk mengumpulkan semua informasi yang diperlukan di awal. Hal ini memastikan semua pihak berada di halaman yang sama sejak awal, meminimalkan pekerjaan ulang dan penundaan
- Visibilitas proyek terpusat: Tampilan Ringkasan Permintaan menampilkan dasar dari setiap permintaan kerja, mencatat detail penting seperti nama proyek, deskripsi, dan jadwal untuk visibilitas yang jelas
- Manajemen tugas visual: Ubah pesanan kerja Anda menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dengan tampilan Papan. Representasi visual ini memungkinkan Anda menugaskan anggota tim, menetapkan tenggat waktu, dan memantau kemajuan secara real-time, mendorong alur kerja kolaboratif
- Rincian tugas yang komprehensif: Tampilan Daftar Tahapan memungkinkan Anda menyesuaikan templat sesuai kebutuhan. Sertakan bidang kustom penting seperti nama tugas, deskripsi, prioritas, dan anggota tim yang ditugaskan untuk gambaran lengkap setiap permintaan kerja
- Proses peninjauan yang disederhanakan: Tetapkan proses peninjauan yang jelas menggunakan Milestones di ClickUp. Ini memastikan manajer proyek, pemimpin tim, atau pemangku kepentingan lainnya dapat meninjau dan menyetujui permintaan kerja secara efisien, sehingga proyek tetap berjalan lancar
Sempurnakan Manajemen Permintaan Layanan Anda dengan ClickUp
Template permintaan layanan mengstandarkan pengumpulan informasi dan menyederhanakan alur kerja. Hal ini berarti waktu penyelesaian yang lebih cepat, pelanggan yang lebih puas, dan beban kerja yang lebih ringan bagi mereka yang menangani fungsi dukungan ini.
Selain templat ini, Anda dapat memanfaatkan ClickUp sebagai platform manajemen proyek lengkap yang memungkinkan Anda mengelola tugas dengan mudah, membuat formulir kustom untuk mengumpulkan detail spesifik, dan mengotomatisasi pekerjaan berulang. Selain itu, alat AI-nya memberikan saran cerdas dan menyederhanakan pekerjaan.
Dengan menggabungkan efisiensi templat permintaan ini dengan fitur manajemen proyek yang kuat dari ClickUp, Anda dapat mengubah cara Anda memberikan layanan dan menjaga tim Anda tetap beroperasi dengan performa optimal.
Daftar ke ClickUp hari ini!