Bahkan di tengah transformasi digital yang ada di mana-mana, HR jarang sekali melakukan perubahan. Akibatnya, departemen HR sering kali merasa terjebak di jalur lambat sementara bisnis terus melaju.
Anda tentu sudah mencoba praktik terbaik, strategi dari buku-buku HR ternama, dan mengimplementasikan perangkat lunak HR. Jika semua itu tidak memberikan hasil yang Anda inginkan, Agile HR mungkin adalah jawabannya.
Dalam artikel blog ini, kami akan membahas apa itu Agile HR dan bagaimana Anda bisa menerapkannya di organisasi Anda untuk kinerja yang lebih baik.
Apa yang dimaksud dengan Agile HR?
Agile HR adalah pendekatan baru terhadap fungsi sumber daya manusia, yang terinspirasi dari metodologi pengembangan perangkat lunak yang gesit. Pendekatan ini menggabungkan kerangka kerja agile/Scrum untuk menciptakan praktik HR yang lebih mudah beradaptasi, kolaboratif, dan berulang agar selaras dengan manajemen bisnis modern.
Tim SDM yang gesit berfokus pada:
- Struktur granular: Memecah proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan mudah dikelola, dilaksanakan dalam siklus pendek yang dikenal sebagai sprint
- Pusat pada pelanggan: Berfokus pada kebutuhan manajemen perekrutan (pelanggan internal) dan kandidat
- Lingkaran umpan balik: Secara aktif mengumpulkan umpan balik dari semua pemangku kepentingan dan beradaptasi dengan tuntutan yang muncul berdasarkan wawasan
- Kolaborasi: Memprioritaskan kolaborasi lintas fungsi di seluruh bisnis, keuangan, SDM, dan tim lainnya
Jika hal tersebut tampak seperti sesuatu yang sudah biasa Anda lakukan, izinkan kami menunjukkan kepada Anda perbedaan halus antara HR yang lincah dan tradisional.
Apa Perbedaan Antara HR Agile dan HR Tradisional?
Sederhananya, HR tradisional mirip dengan metode pengembangan waterfall, sedangkan HR agile seperti, ya, lincah. Jika Anda tidak terbiasa dengan istilah-istilah tersebut, berikut ini adalah rangkuman singkat tentang Agile vs waterfall.
Sekarang, mari kita lihat perbedaan antara HR yang gesit dan tradisional.
| SDM yang gesit | SDM Tradisional | |
|---|---|---|
| Tujuan | Meningkatkan ketangkasan dan inovasi | Kepatuhan, kinerja tenaga kerja, dan meminimalkan risiko |
| Struktur | Fleksibel dan mudah beradaptasi | Kaku dan hierarkis |
| Kolaborasi | Kolaborasi dan pemberdayaan lintas fungsi | Struktur organisasi yang telah ditentukan dengan silo departemen |
| Pengambilan keputusan | Pengambilan keputusan yang terdesentralisasi | Pengambilan keputusan terpusat |
| Proses | Iteratif dan inkremental | Berurutan dan linier |
| Fokus | Berpusat pada pelanggan, fokus pada pemberian nilai kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal | Berpusat pada operasi internal, dengan fokus pada tugas-tugas administratif dan kepatuhan |
| Kemampuan beradaptasi | Tinggi dengan kemampuan untuk mengumpulkan umpan balik dan menyesuaikan strategi yang sesuai | Rendahnya kesulitan merespons perubahan lingkungan eksternal dan permintaan pasar |
Manfaat dan Tantangan dari Agile HR
Agile HR mengubah cara perekrut, kandidat, manajer, pemimpin departemen, dan C-Suite dalam melakukan pendekatan terhadap manajemen sumber daya manusia. Hal ini memodernisasi perencanaan dan praktik sumber daya manusia. Ini memiliki manfaat yang signifikan dan kuat.
Keterlibatan karyawan: Dengan melibatkan karyawan dalam proses pengambilan keputusan, mendorong umpan balik, dan memberikan kesempatan untuk pembelajaran Agile, metode ini menciptakan rasa kepemilikan dan rasa memiliki di antara karyawan.
Kinerja perekrut: Agile HR memungkinkan perekrut untuk bekerja sama dengan manajer perekrutan, meminimalkan asumsi dan titik kegagalan. Hal ini memperluas pengetahuan kolektif, secara dramatis meningkatkan hasil perekrutan.
Kepuasan kerja: Pendekatan agile memungkinkan tim lintas fungsi untuk mengambil peran yang bervariasi dan berkontribusi pada proyek yang bermakna. Hal ini menghilangkan karyawan yang merasa stagnan atau bosan dengan peran mereka-membawa keaktifan yang sangat dibutuhkan secara konsisten.
Retensi: Praktik-praktik Agile HR seperti personalisasi, peningkatan berkelanjutan, umpan balik 360 derajat, kolaborasi lintas fungsi, dll. dapat meningkatkan tingkat retensi.
Tantangan yang Dihadapi Tim HR Agile
Meskipun banyak manfaatnya, menerapkan HR yang lincah bukan berarti tanpa tantangan. Beberapa tantangan yang paling umum dihadapi oleh tim SDM adalah sebagai berikut.
Pergeseran budaya: Menerapkan agile adalah perubahan budaya, pola pikir, dan perilaku sehari-hari. Resistensi terhadap perubahan tersebut di seluruh organisasi perlu diatasi.
Alokasi sumber daya: Inisiatif SDM yang tangkas membutuhkan waktu, anggaran, dan personel yang terampil. Organisasi mungkin menghadapi tantangan dalam mengalokasikan sumber daya ini secara efektif, terutama jika mereka beroperasi dengan kapasitas terbatas atau prioritas yang bersaing.
Integrasi dengan sistem yang sudah ada: Sistem lama mungkin tidak mendukung kelincahan dan fleksibilitas yang dibutuhkan oleh HR yang lincah, sehingga menyebabkan inefisiensi dan kemacetan. Organisasi perlu berinvestasi untuk memperbarui atau mengganti sistem yang sudah ketinggalan zaman dan memastikan integrasi yang mulus dengan praktik-praktik SDM yang lincah.
Dengan secara proaktif mengatasi tantangan-tantangan ini dan memanfaatkan manfaat dari HR yang tangkas, organisasi dapat menciptakan fungsi yang lebih tangkas, responsif, dan berpusat pada karyawan yang dapat mencapai KPI HR dan mendorong kesuksesan organisasi.
Peran Agile dalam SDM
Agile HR bukanlah alat atau proses perubahan yang sederhana. Ini adalah cara mendasar di mana tim HR berpikir, berbicara, dan bertindak. Berikut adalah bagaimana nilai-nilai Agile dapat diadaptasi agar sesuai dengan fungsi HR.
SDM yang gesit untuk rekrutmen
Lewatlah sudah hari-hari di mana proses lowongan kerja dan wawancara yang panjang. Agile HR berfokus untuk menarik talenta terbaik dengan cepat. Hal ini mungkin melibatkan taktik-taktik tangkas, seperti:
- Menggunakan media sosial untuk penjangkauan yang ditargetkan alih-alih posting lowongan kerja yang luas
- Wawancara berpasangan, seperti pemrograman berpasangan untuk menyederhanakan percakapan
- Mengotomatiskan proses penerimaan lamaran, penjadwalan wawancara, pengiriman pembaruan email, dll. dengan alat yang relevan
Agile HR untuk keterlibatan karyawan
Model SDM yang gesit menumbuhkan budaya kepemilikan dan keterlibatan karyawan, dengan menggunakan artefak dan proses yang gesit.
- Umpan balik pada semua aktivitas yang berhubungan dengan karyawan agar tetap dekat dengan kebutuhan pelanggan
- Membuka saluran komunikasi untuk berbagi ide dan wawasan
- Kolaborasi digital dan terbuka
Agile HR untuk penilaian kinerja
Ucapkan selamat tinggal pada tinjauan tahunan! Pendekatan Agile HR menekankan pada manajemen kinerja yang berkelanjutan dengan penetapan tujuan, pemeriksaan rutin, dan fokus pada percakapan pengembangan daripada evaluasi. Pendekatan ini secara fundamental mengubah manajemen talenta sebagai sebuah praktik.
Tim yang tangkas akan melakukan tinjauan bulanan dan triwulanan, bukan tahunan. Mereka memecah tujuan tahunan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil untuk setiap minggu/bulan. Mereka memprioritaskan umpan balik 360 derajat.
Agile HR untuk retensi karyawan
Agile HR menumbuhkan budaya pembelajaran dan pengembangan. Ini memberdayakan karyawan untuk tumbuh dalam peran mereka dan memberikan peluang inovatif untuk kemajuan karier.
Hal ini memberdayakan mereka untuk mengidentifikasi dan mengejar peluang di dalam organisasi, meskipun tidak berhubungan langsung dengan pekerjaan mereka saat ini.
Perlu bantuan untuk memulai? Gunakan salah satu templat HR gratis ini.
Metodologi SDM Agile
Sekarang, ada beberapa prinsip agile, seperti fokus pada umpan balik, memberikan hasil secara bertahap, dan kolaborasi daripada kompetisi, yang dapat dengan mudah diterapkan dalam praktik HR tradisional.
Namun, HR yang lincah perlu melakukan lebih dari itu. Hal ini perlu dilakukan lebih dari sekadar praktik-praktik kecil dan merangkul pendekatan yang menyeluruh. Beberapa model yang umum diikuti adalah:
1. Scrum
Pengembangan perangkat lunak Scrum adalah kerangka kerja dengan kotak waktu yang memecah proyek-proyek besar menjadi sprint pendek selama dua minggu. Jika Anda seorang praktisi HR yang memimpin proyek, seperti mengembangkan program orientasi baru atau merombak proses tinjauan kinerja, Scrum adalah struktur yang bagus untuk diterapkan.
Agar berhasil mengimplementasikan proyek SDM dengan cara Scrum:
Berpikirlah dalam sprint: Pisahkan pekerjaan menjadi bagian-bagian kecil yang dapat dikelola yang dapat diselesaikan dalam 1-2 minggu.
Buat daftar pekerjaan: Menerima permintaan dari tim bisnis dan mengaturnya dalam daftar pekerjaan yang diprioritaskan dengan jelas.
Prioritaskan: Gunakan proses yang mirip dengan cerita pengguna untuk memprioritaskan tugas-tugas yang perlu diselesaikan dalam setiap sprint.
Jalankan rapat dan retrospeksi: Adakan rapat harian untuk membahas rencana hari itu dan menghilangkan hambatan. Diskusikan keberhasilan dan kegagalan dalam retrospeksi sprint.
Mengukur kemajuan: Siapkan sub-tugas untuk digabungkan ke dalam tugas dan proyek sehingga Anda dapat melacak kemajuan secara efektif.
2. Kanban
Kanban menggunakan papan visual untuk mengelola alur kerja. Tugas-tugas diwakili oleh kartu-kartu yang bergerak melintasi berbagai tahap (misalnya, harus dilakukan, sedang berlangsung, selesai). Tim HR dapat mengatur papan Kanban mereka untuk tujuan yang paling relevan bagi mereka, seperti jalur perekrutan untuk setiap peran.
Untuk memanfaatkan Kanban secara maksimal, pertimbangkan hal-hal berikut ini.
- Memetakan proses: Memecah setiap proses menjadi beberapa tahapan yang dapat dibayar di papan Kanban
- Identifikasi parameter: Buatlah daftar hal-hal yang Anda perlukan untuk setiap tugas, seperti penerima tugas, tenggat waktu, kriteria penerimaan, dll.
- Bekerja dalam alur: Melatih tim untuk memikirkan tugas-tugas sebagai sebuah aliran dari satu tahap ke tahap lainnya
3. DevOps
Pengembangan perangkat lunak DevOps dibangun berdasarkan pemberdayaan tim, otomatisasi, dan peningkatan berkelanjutan. Prinsip-prinsip ini dapat diterapkan pada DevOps dengan:
- Merangkul teknologi dan membuat portal layanan mandiri bagi karyawan untuk mengakses sumber daya SDM (misalnya, pendaftaran tunjangan, dokumen kebijakan)
- Mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti klaim pengeluaran, persetujuan cuti, dll.
- Mengintegrasikan dengan sistem lain seperti penggajian atau manajemen kinerja untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang tenaga kerja
- Secara terus menerus meningkatkan berdasarkan kinerja, umpan balik, pengamatan, dan ekspektasi yang muncul
Bonus: Panduan dasar tentang DevOps vs Agile
4. Produk yang layak minimum
Dalam perangkat lunak, ini berarti membuat versi sederhana dari suatu produk atau layanan untuk mengumpulkan umpan balik awal dan mengulanginya dengan cepat. Untuk tim SDM yang lincah, hal ini bisa sangat berguna, terutama dalam program manajemen perubahan.
Jika Anda sedang mempertimbangkan struktur kompensasi baru, Anda bisa mengujicobakannya dalam skala yang lebih kecil (misalnya, departemen atau tim baru) sebelum meluncurkannya ke seluruh organisasi.
Hal ini memungkinkan penyesuaian cepat berdasarkan pengalaman pengguna di dunia nyata dan menghindari pemborosan sumber daya untuk manajemen SDM yang tangkas yang mungkin tidak sesuai dengan karyawan.
Apa pun model HR Agile yang Anda pilih, Anda memerlukan rencana implementasi. Anda beruntung!
Menerapkan Agile HR di Tim Anda
Siap untuk mengubah tim SDM Anda menjadi pembangkit tenaga listrik yang lincah? Berikut panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memulai dan menyederhanakan prosesnya.
1. Menilai dan menyelaraskan
Kumpulkan data: Mulailah dengan memahami kondisi tim Anda saat ini dan kondisi masa depan yang diinginkan. Lakukan survei, kelompok fokus, atau percakapan empat mata. Buat dokumentasi Agile untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk perbaikan.
Tentukan tujuan Anda: Menyelaraskan tujuan SDM dengan tujuan bisnis secara keseluruhan. Apa saja metrik SDM utama yang ingin Anda tingkatkan? Gunakan kerangka kerja tujuan SMART untuk meningkatkan peluang Anda untuk mencapainya.
Tidak tahu harus mulai dari mana? Templat Peta Jalan Tim Agile ClickUp dapat membantu memvisualisasikan tempat Anda dalam konteks organisasi yang lebih besar.
2. Membangun tim SDM yang lincah
Kumpulkan tim: Saat memilih anggota tim SDM untuk mengawali inisiatif SDM Agile Anda, pertimbangkan keterampilan, pengalaman, dan kemauan untuk menerima perubahan. Mereka yang sudah terbiasa dengan Agile dan menyetujui metodenya mungkin merupakan pilihan terbaik Anda.
Keluar dari jalan mereka: Agile hanya berhasil jika dibangun di atas pemberdayaan. Berdayakan tim agile Anda untuk menjadi mandiri dan dorong mereka untuk membuat keputusan di antara mereka sendiri.
3. Menerapkan praktik-praktik yang gesit
Pilih kerangka kerja Anda: Pilih metodologi agile (Scrum, Kanban, dll.) yang paling sesuai dengan proses HR Anda.
Jelaskan praktik-praktik Anda: Rancang bagaimana Anda akan mempraktikkan HR yang lincah, artefak apa yang akan Anda pertahankan, dan proses apa yang akan Anda ikuti
Jadikan praktik-praktik agile terlihat dan dapat diakses untuk memastikan bahwa tim Anda menerimanya dengan antusias. Gunakan Template Buku Pegangan HR ClickUp untuk membuat panduan utama Anda untuk semua hal tentang HR yang gesit.
Langkah 4: Menerapkan dan mengulang
Berkomunikasi: Beri tahu anggota tim HR Agile Anda tentang perubahan cara kerja Anda. Diskusikan filosofi dan butir-butir tindakannya. Dorong mereka untuk tidak setuju dan berdebat dengan mereka secara aktif.
Pecah pekerjaan menjadi beberapa sprint: Bagilah proyek yang lebih besar menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola dengan tujuan, tenggat waktu, dan kriteria penerimaan yang jelas.
Jadilah transparan: Jadikan informasi dapat diakses dan mudah diserap dengan alat bantu visual seperti papan Kanban ClickUp. Dengan cara ini, semua orang akan selalu memiliki pandangan yang jelas tentang pekerjaan yang sedang berlangsung.
Kumpulkan umpan balik dan beradaptasi: Kumpulkan umpan balik dengan cara formal dan informal. Secara formal, lakukan survei atau wawancara untuk mengukur kinerja.
Secara informal, amati bagaimana karyawan bereaksi terhadap perubahan. Identifikasi apa yang mereka sukai dan apa yang mereka benci. Berusahalah untuk memahami pola pikir SDM yang lincah. Memperlambat atau mempercepat adopsi SDM lincah berdasarkan umpan balik.
Luncurkan Praktik HR Agile Anda dengan ClickUp
Manajemen SDM yang lincah adalah sebuah perjalanan, bukan tujuan. Meskipun awalnya merupakan paradigma pengembangan perangkat lunak, saat ini, prinsip-prinsip agile umumnya diikuti di berbagai fungsi, dan HR juga perlahan-lahan merangkulnya.
Untuk mendorong perubahan organisasi ini menuju HR yang lincah, Anda membutuhkan perangkat yang tajam. ClickUp dirancang untuk menjadi alat yang tepat.
Dengan manajemen proyek yang kuat, kemampuan kustomisasi, kolaborasi, dan banyak lagi, ClickUp adalah mitra yang sempurna dalam perjalanan transformasi Agile Anda. Lihat bagaimana ClickUp dapat membantu Anda membangun tim HR yang lincah dan berkinerja tinggi!